TRANSFORMANDO

E
Escribiendo una nueva historia

Manual de Procedimientos

"ALMACEN"

JUNTA DE AGUA POTABLE Y

ALCANTARILLADO DEL MUNICIPIO DE
AHOME

I
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Revisión 01
PROCEDIMIENTO DE OPERACiÓN

ALMACEN 01/02/21 I Pág.2 de 11

I

CONTENIDO

1. PROPÓSITO 3

2. ALCANCE 3

3. POLITICA 3

4. DOCUMENTOS Y TERMINOLOGíA APLICABLE .4

5. AUTORIDAD 4

6. PROCEDIMIENTO 5

7. RESPONSABILIDAD 8

8. CONTROL DE REGISTROS 9

9. CONTROL DE REVISIONES 9

10.- HISTÓRICO DE INDICADORES 9

11. FLUJOGRAMA 10

REV.01 PO-ADR-08
O_)~f~DMA. PROCEDIMIENTO DE OPERACiÓN

Revisión 01 ALMACEN I 01/02/21 I Pág.3 de 11

1. PROPÓSITO
Garantizar que 10$ insumos que se reciben en el almacén cumplan con los requisitos
establecidos en el pedido y requisición. Además de garantizar el resguardo,
conservación y su entrega.

2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades relacionadas con la recepción almacenamiento, entrega y
resguardo de los bienes de consumo que ingresan al almacén general de JAPAMA.

3. POLíTICA
Nuestra política es atender todas las solicitudes de nuestros empleados, en cuanto a
sus necesidades de bienes e insumos (suministro de herramientas, refacciones,
materiales, equipo de seguridad, químico, eléctrico, entre otros), buscando la mejorar
atención a nuestros solicitantes.

3.1 Todos los bienes adquiridos y solicitados por el almacén general de JAPAMA sin
excepción alguna deberán ser entregados al almacén.
3.2 Se deberán hacer devoluciones de mercancías cuando se
comprueben deficiencias en la calidad de los productos suministrados imputables al
proveedor dentro del período de garantía, devolviéndose el o los lotes afectados, en
estos casos, el proveedor deberá reponer a JAPAMA el 100% del producto que
presente anomalías.
3.3 El responsable del almacén deberá registrar diariamente en el sistema
electrónico de información las entradas y salidas correspondientes.
3.4 El almacén general deberá surtir los bienes de los lotes de mayor antigüedad
para evitar su caducidad y obsoiescencia.

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Revisión 01
PROCEDIMIENTO DE OPERACiÓN

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3.5 El responsable del almacén deberá generar y entregar al jefe del departamento
de recursos materiales, cada semestre, un informe de los insumos obsoletos, dañados
y de lento movimiento.

4. DOCUMENTOS Y TERMINOLOGíA APLICABLE

4.1. Documentos Aplicables
Requisición de material FADR-07
Salida de almacén FADR-09
Entrada a almacén FADR-23
Inventario de almacén FADR-26
Devolución de productos FADR-28

4.2. Terminología Aplicable

Proveedor. - Persona o empresa que abastece de algunos artículos necesarios.

Requisición de material. - Documento con el cual se solicita un material.
Salida de almacén. - Documento con el cual se da salida del almacén de material.
Solicitante. - Persona que solicita un material.
Entrada a almacén. - Es el documento que contiene la relación de todos los productos
que ingresan al almacén diariamente.
Orden de compra. -Documento que avala al proveedor la compra de material. (FADR-
08).

5. AUTORIDAD
5.1. El subgerente de recursos materiales y/o el almacenista general tienen la
autoridad de rechazar o aceptar una solicitud de material u orden de compra cuando no

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cumpla con los requisitos del punto 6.1.1 de este procedimiento.

5.2. El subgerente de recursos materiales y/o el almacenista, tiene la autoridad para

.rechazar o devolver al proveedor cualquier producto que sea detectado como
deteriorado o dañado por el transporte o cualquier otro defecto visible. Por medio del
formato de devolución de productos (FADR-28).

6. PROCEDIMIENTO
Este se inicia una vez que se recibe una requisición o una petición formal de parte de
los diversos departamentos de la Institución, este puede ser de dos tipos: a través del
formato FADR-07 Requisición de material y/o a través de oficio institucional.

6.1. Almacén
6.1.1. El solicitante requiere materiales a través del formato de requisición de material
(FADR-07), misma que se entrega al área de compras con la firma autógrafa del
subgerente o gerente de área solicitante.
La forma requisición de material (FADR-07) deberá contener:
6.1.1.1. Especificar clara y precisamente las características del producto solicitado,
quien lo requiere, el número de unidades que se requieren y el destino que tendrá en
caso de que exista o se adquiera.
6.1.1.2. .No tener borrones, tachaduras o enmendaduras.

6.1.2. El almacenista recibe la requisición de material (FADR-07) y este verifica que el

requisito citado en el punto anterior se cumpla, verifica la existencia del material
solicitado, en caso de que exista procede a surtir el material y elabora salida de
almacén. (FADR-09).

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PROCEDIMIENTO DE OPERACiÓN

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6.1.3. En caso de no existir el material, el almacenista genera una requisición en el

módulo financiero para la adquisición del material faltante y la turna de manera
electrónica al subgerente de recursos materiales quien iniciará con el proceso de
compra llenando la orden de compra (FADR-08). El almacenista recibe del proveedor el
material o producto solicitado en la orden de compra (FADR-08), realiza la inspección
preliminar correspondiente al estado aparente del material o producto, verifica que tanto
unidades como precios establecidos en la orden de compra coincidan con los de la
factura de entrada, entregada por el proveedor acompañada de la orden de compra
(FADR-08), si las condiciones del producto en cuanto a la apariencia son aceptables, el
precio, las unidades y las características solicitadas se cumplen, el almacenista
ingresara el material o producto al inventario de almacén a través de una entrada a
almacén (FADR-23).

6.1.4. El almacenista entrega el material al solicitante, el solicitante debe verificar que el

material o producto solicitado es el que está recibiendo, una vez que se asegura que se
cumple con todos los requerimientos de la requisición, debe estampar su firma al recibir
el material o producto en el salida de almacén (FADR-09) correspondiente elaborado
por el almacenista, dando fin al trámite. Cuando se ha efectuado una compra y después
de la revisión preliminar realizada por el almacenista o subgerente de compras, el
solicitante indica que el material o producto no es el requerido según lo establecido en
la Requisición de material (FADR-07), lo entrega al almacenista para que este lo
devuelva al proveedor para su reposición, efectuando a su vez todos los registros de
entrada y salida correspondientes en el inventario.

6.2. Recepción de material

6.2.1. Al recibir mercancía nueva, esta deberá ser verificada por almacenista para

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O~~f,~MD~ PROCEDIMIENTO DE OPERACiÓN

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corroborar su validez de entrada cumpliendo con las especificaciones de compra.

Posteriormente se deberá registrar su llegada de inmediato.

6.2.2. Al igual que en el software de inventario, se debe llevar a cabo el registro de

entrada manualmente.

6.2.3. Seguido del registro de mercancía nueva, se procede a su pronta codificación

correspondiente, para ubicarlo según sus datos y características.

6.2.4. Aunado a lo anterior se deberá guiar el producto a su lugar asignado dentro del
almacén, lo cual debe coincidir tanto el código incrustado en el producto como su
espacio en anaquel y almacén.

6.3. Despachode artículos

ú
6.3.1. El almacenista deberá ubicar rápidamente el artículo codificado a la petición
realizada.

6.3.2. Se procede a entregar el artículo después de registrar su salida electrónicamente

en sus dos maneras existentes (software de inventario y Excel).

6.3.3. En caso de agotar el artículo en inventario o que la existencia marque el mínimo

especificado en la etiqueta codificada, se procede a elaborar una requisición al
departamento de compras por parte del jefe de almacén, cuidando de no exceder el
máximo del producto a surtir.

NOTA 1: Para su sencillo acomodo y búsqueda se sugiere codificar el producto de la

manera que esto entraría en acción dentro de la estandarización y orden.

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Revisión 01
PROCEDIMIENTO DE OPERACiÓN

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7. RESPONSABILIDAD

7.1. El subgerente de recursos materiales y/o el almacenista verificarán que los

requisitos de la documentación se cumplan:
7.1.1. Requisición de material (FADR-07)
7.1.2. Salida de almacén (FADR-09)
7.1.3.' Entrada a almacén (FADR-23)

7.2. El subgerente de recursos materiales y/o el almacenista entregará los

materiales según lo indique la requisición de material (FADR-07).

7.3. El subgerente de recursos materiales vigilará que el encargado del almacén

tenga el acomodo de los materiales de manera organizada y en estado de inventario.

7.4. Será responsabilidad del almacenista clasificar, ordenar, identificar, entregar,

recibir, dar entrada, y/o salida a los materiales; mantener limpios espacios, anaqueles,
depósitos.7.5 Se programará auditorias 1 vez al año al almacén por parte de
contraloría, y se tomara un registro de faltantes de material si es que existe dicho
faltante.

7.5. Almacén realizara auditorias selectivas periódicamente, para llevar un control

interno correcto del material que se encuentra en su área según el formato inventario
selectivo de almacén (FADR-26)

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o.Jfu}J;'.e-DMt- PROCEDIMIENTO DE OPERACiÓN

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Revisión 01 I
8. CONTROL DE REGISTROS

REQUISIC N GAVETA DE
ALMACENISTA 1 AÑO
DE MATERIAL ARCHIVO
VALE DE GAVETA EN ARCHIVO
FADR-09 SALIDA DE ALMACENISTA 1 AÑO
ESCRITORIO MUERTO
ALMACÉN
ENTRADA A GAVETA EN ARCHIVO
FADR-23 ALMACENISTA 1 AÑO
ALMACEN ESCRITORIO MUERTO
INVENTARIO ARCHIVO
GAVETA DE
FADR-26 SELECTIVO ALMACENISTA 1 AÑO
ESCRITORIO MUERTO
DEALMACEN
DEVOLUCION ARCHIVO
GAVETA DE
FADR-28 DE ALMACENISTA 1 AÑO
ESCRITORIO MUERTO
PRODUCTOS

9. CONTROL DE REVISIONES

Alta de procedimiento bajo los requerimientos de la

norma ISO 9001:2015
01 01/02/2021 Actualización del procedimiento bajo los
uerimientos de la norma ISO 9001:2015

10.- HISTÓRICO DE INDICADORES

Actual Tener una desviación no mayor al 5% en los

inventarios selectivos de almacén.
2 Actual Pasar a compra el 100% de las requisiciones de
productos nuevos o de poca movilidad en el
almacén un azo no r a 24 horas.
3 Actual Generar el 100% de las requisiciones de los
materiales para garantizar el abastecimiento delos
roductos de alto consumo en almacén.

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O.)~f~Mf. PROCEDIMIENTO DE OPERACiÓN

Revisión 01 ALMACEN I 01/02/21 I Pág.10 de 11

11. FLUJOGRAMA

Veriflcaci·ón
de
firmade
autorización.

Identificacióny
SI_' entrega de
articulas al
solicitante.

Fin

Ingreso de
productos a
Inventario a
traves de la
entrada al
sistema
(FADR-Z3)

NO

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o_)fu>f:~Ml'- PROCEDIMIENTO DE OPERACiÓN

ALMACEN I
Revisión 01
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PROCEDIMIENTO DE OPERACiÓN
ALMACÉN

Nombre y Firma Nombre y Firma

ELABORO: REVISO:

Elvia Alejandra Aldaz José de Jesús Gracia

Galaviz Diaz
Subgerente de
Jefa de Almacén Recursos Materiales
~DV\d
I
VI-") A \Jtlt
Nombre Firma Nombre

REV.01 PO-ADR-08