Conoce los conceptos básicos para liquidar tu nómina - Colombia

Todas las personas y empresas que generen empleo legal en Colombia deben
hacer el proceso de liquidación de nómina a todos sus empleados.

Ejemplo: La empresa Ejemplar tiene vinculados, bajo contrato a termino

indefinido, a 10 empleados. Paga nómina cada 30 días. La empresa Ejemplar
debe conocer los conceptos básicos para poder liquidar la nómina de sus
colaboradores de acuerdo a la norma.

En este artículo aprenderás:

1. Conceptos que debes tener en cuenta para liquidar tu nómina.

2. Cómo liquidar tu nómina.
3. Liquidación de prestaciones sociales.

Conceptos que debes tener en cuenta para la liquidación de tu nómina

Antes de realizar la liquidación de tu nómina, es importante que tengas claro lo

siguiente:

 Datos del empleado al que se le realizará el pago.

 Salario base mensual del empleado.
 Días laborados por el empleado.
 ¿El empleado tiene derecho a auxilio de transporte?
 ¿El empleado ha trabajado horas extras?
 ¿En la liquidación de empleado se debe tener en cuenta el recargo
nocturno?
 ¿El empleado tiene ingresos no constitutivos de salario?

Una vez tengas identificados estos conceptos podrás iniciar el proceso de

liquidación de nómina.

¿Cómo liquidar la nómina?

La liquidación de nómina es un proceso que consiste en calcular los valores

devengados por los días trabajados, así como las deducciones que se le
realizan al salario del empleado en un periodo de tiempo determinado con el fin
de obtener un valor total a pagar.

Conoce qué deberá pagar el empleador y qué se le deducirá al empleado:

Obligaciones
Empleado Empleador
Deducciones Devengado
4% Salud Salario básico
4% Pensión Horas extras
Auxilio de transporte
Otras deducciones Seguridad social
Libranzas 12% Pensión
Créditos con empleador 8.5% Salud
Aportes al FSP 0.522% ARL
Parafiscales
2% SENA
3% ICBF
 4% Caja de compensación

 Devengado: total de ingresos para el empleado, incluye salario,

comisiones, horas extras, viáticos, recargos, bonificaciones y es la base
para el calculo de la seguridad social, parafiscales y prestaciones
sociales.
 Auxilio de transporte: es una prestación a favor de los empleados
que ganan hasta 2 salarios mínimos mensuale legales
vigentes, cuya finalidad es la de ayudarlos con los gastos del
transporte desde la casa al sitio de trabajo. Su valor lo estipula el
gobierno.
 Seguridad social: cuando un empleado se vincula a una compañía debe
tener garantías por parte del empleador en caso de que le suceda algo
en términos de salud, un accidente de trabajo o en el momento del retiro
laboral de este.
 ARL: el porcentaje dependerá del tipo de riesgo de la actividad que
realice el empleado. Se calculan sobre el devengado.

o Tasa de cotización ARL Colombia

Nivel de riesgo %
Riesgo I 0.522%
Riesgo II 1.044%
Riesgo III 2.436%
Riesgo IV 4.350%
Riesgo V 6.960%

 Parafiscales: los aportes parafiscales son aportes de carácter obligatorio,

que contribuyen al sostenimiento del SENA, ICBF y Caja de
Compensación y se calculan sobre el devengado.
 Fondo se solidaridad pensional (FSP): es una cuenta en la que se
recauda un porcentaje del salario de trabajadores o pensionados que
devenguen más de 4 salarios mínimos. La ley laboral establece que
todo trabajador que perciba más de cuatro (4) SMMLV deberá destinar
al fondo mencionando un aporte que inicia en un 1 % de lo devengado.

Caso práctico liquidación de Nómina

Salario básico: $1.160.000

Comisiones: $200.000

Auxilio de transporte: $140.606

Días laborados: 30 días

Crédito de libranza: $100.000

Apropiaciones de
Devengado Valores Valores
nómina
Salario básico $1.160.000 Seguridad social
Comisiones $200.000 Salud 8.5% $115.600
Auxilio de
$140.606 Pensión 12% $163.200
transporte
Total devengado $1.500.606 ARL 0.522% $7.099
Total $285.899
Deducciones
Aportes a salud
$54.400 Aportes parafiscales
4%
Aportes a pensión
$54.400 Sena 2% $27.200
4%
Crédito por Caja de
$100.000 $54.400
libranza compensación
Total
$208.800 ICBF 3% $36.000
deducciones
Total $117.600
Total nómina a
$1.291.806
pagar
(Total devengado - total deducciones) Total apropiaciones $360.264

Importante: las deducciones de salud y pensión y apropiaciones de nómina se

calcularon sobre una base de $1.360.000 (salario básico + comisiones).

Descarga un formato de liquidación de nómina aquí.

Prestaciones sociales

Las prestaciones sociales es uno de los conceptos que logra diferenciar un

contrato laboral de un contrato por prestación de servicios, donde las personas
que trabajan bajo esa última modalidad no tienen derecho a prestaciones
sociales.

Sin embargo, en el proceso de liquidación de nómina de una persona cuya

vinculación con su empleador es bajo contrato laboral, podrá disfrutar de:

 Cesantías: es una especie de “ahorro obligado” ya que es algo que se le

guardará al empleado hasta el momento de que finalice la relación
laboral con el empleador. Esta prestación equivale a un mes de salario
por un año trabajado.
 Intereses sobre las cesantías: Es el rendimiento sobre el valor de
las cesantías acumuladas al 31 de diciembre y corresponde al 12 %.
Este monto se debe entregar directamente a los trabajadores antes
del 31 de enero del año siguiente.
 Prima de servicios: Este también será un pago equivalente a un mes de
salario por un año trabajado, pero a diferencia de las cesantías, dicho
salario se divide en 2 pagos que se deben realizar, el primer pago antes
del 31 de junio y el segundo pago antes del 20 de diciembre.
 Vacaciones: Es un derecho que tiene todo empleado, un descanso de
15 días pagados por la empresa, por un año trabajado.

Provisión prestaciones sociales mensuales:

 8.33% Cesantías.
 1% Intereses sobre las cesantías.
 8.33% Prima de servicios.
 4.17 % Vacaciones.

Caso práctico liquidación de prestaciones sociales

Salario básico: $2.000.000

Auxilio de transporte: $140.606

Días laborados: 30 días

Conceptos liquidación
Valores
prestacionales sociales
Total días laborados 30
Salario $2.000.000
Auxilio de transporte $140.606
Total salario base liquidación $2.140.606
Prestaciones sociales
Primas
(Salario base + Aux. de transporte) X $178.312
8.33%
Cesantias
(Salario base + Aux. de transporte) X $178.312
8.33%
Interes de cesantias
$1.783
(Cesantias X 1%)
Vacaciones
(Salario base + sin Aux. de transporte) $83.400
X 4.17%
Total liquidación prestacionales
$441.807
sociales

Partes de la nómina – Conceptos a liquidar

16 marzo, 2021

Liquidar la nómina es un tema que corresponde a todas las empresas, pero que
puede ser confuso para aquellos emprendimientos que están comenzando y se
enfrentan a su primera vez.

Para hacerlo fácil y que conozcas cuáles son los conceptos que corresponden
al pago de la nómina, en este artículo te estaremos hablando de 3 pilares
fundamentales que son partes de la nómina en Colombia: devengado,
deducciones y apropiaciones.
¿Qué es la liquidación de nómina?

La liquidación de nómina es un pago periódico que realizan las empresas o

empleadores a sus empleados, detallando los cálculos por el salario
devengado junto a las retenciones y deducciones.

¿Cada cuánto tiempo se debe liquidar la nómina?

Dependiendo del periodo establecido en el contrato laboral, el pago de nómina a

empleados puede hacerse de manera semanal, quincenal o mensual.
Usualmente, la mayoría de las empresas lo realiza el 15 y último día de cada
mes.

¿Cuáles son las partes de la nómina?

La nómina está integrada por los siguientes elementos:

1. Salario devengado

El devengado es el valor total que percibe el empleado dentro del periodo

establecido en su contrato laboral.

El salario devengado está compuesto por:

 Salario básico
 Horas extras
 Comisiones
 Recargos nocturnos
 Recargos dominicales y festivos
 Comisiones
 Auxilio de transporte
 Viáticos

Todos estos conceptos se suman para obtener el total del devengado y conocer
lo que el trabajador debe recibir ese mes o quincena.

2. Deducciones

Se tratan de los valores que se descuentan del salario devengado del trabajador.

Dentro de ellos podemos encontrar:

 Seguridad social a cargo del trabajador:

o 4% de aportes a salud
o 4% de aportes a pensión

 Libranzas
 Embargos judiciales
 Cuotas por sindicatos
 Créditos con el empleador
 Aportes al fondo de solidaridad pensional

Nota: no todas estas deducciones son obligatorias y aplican a todos los

empleados por igual, dependerán de cada caso. Por ejemplo, el aporte al fondo
de solidaridad pensional solo aplica para aquellos empleados que generen más
de 4 salarios mínimos.

Además, es importante tener en cuenta que las empresas no pueden descontar

del salario de sus empleados valores que no estén autorizados por el trabajador
o por alguna ley competente.
3. Provisiones o apropiaciones

Las apropiaciones son valores que deben ser pagados por la empresa además
del salario del empleado.

Estas podemos agruparlas en:

 Prestaciones sociales

 Prima de servicios
 Auxilio de cesantías
 Intereses sobre cesantías

 Seguridad social

 Aportes a pensión
 Aportes a salud
 Riesgos laborales

 Aportes para fiscales

 Sena
 Cajas de compensación
 ICBF

Concepto de nómina a liquidar

Al liquidar una nómina se deben incluir una serie de conceptos que van más allá
del salario establecido en el contrato laboral del empleado.

Nota: no todas las empresas deben pagar aportes al Sena, al ICBF. Puedes
consultar más en el siguiente enlace: Exoneración de aportes parafiscales y
seguridad social.

Además, es importante aclarar que las apropiaciones en la nómina se pagan en

un periodo de tiempo totalmente distinto al salario devengado. Puede ser al
finalizar el mes, de forma semestral, como la prima de servicios o de forma anual
como el caso de las cesantías.

Obligación a emitir Nómina Electrónica ante la DIAN

Sea porque ya generas nómina para el pago de tus empleados o porque está
pronto a hacerlo, es importante que tengas en cuenta el concepto de “Nómina
Electrónica”, que no es más que un comprobante (archivo .XML) que le brinda a
las empresas la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos
a la DIAN como un soporte de costos y deducciones.

Información de interés: Conoce en el siguiente enlace los planes y precios de

la Nómina Electrónica en Alegra. ¡Incluso hay una versión gratuita para
pequeñas empresas!
Mira nuestro video complementario sobre Nómina Electrónica

Además, de acuerdo a la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021 que

modifica a la antigua Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la
generación de Nómina Electrónica es obligatoria y debe hacerse dentro de
los plazos estipulados por la DIAN:

 Empresas con entre 1 y 10 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a
generar Nómina Electrónica el 1 de diciembre de 2021.

 Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: tienen como fecha máxima
para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de noviembre de 2021.

 Empresas con entre de 101 y 250 empleados: tienen como fecha máxima para
iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de octubre de 2021.

 Empresas con más de 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a
generar Nómina Electrónica el 1 de septiembre de 2021.

*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas

con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del
documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del
citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de
2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de
marzo, abril y mayo de 2022 los diez primeros días hábiles del mes de junio de
2022.

*La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, estableció que los

sujetos NO obligados a expedir factura electrónica que requieran soportar los
costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán
realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de
nómina electrónica correspondiente al mes de junio de 2022, durante los 10
primeros días hábiles del mes de julio de 2022.

Ahora que ya sabes cuáles son las partes de la nómina en Colombia, te

recomendamos consultar este artículo para conocer la diferencia entre liquidar la
nómina y presentar la Nómina Electrónica. Si tienes alguna duda, no dudes en
escribirnos en los comentarios.

¿Qué es la nómina y cuáles son sus partes?

¿Sabías que todas las personas y empresas (ya sean grandes, pequeñas o
medianas) que generen empleo legal en Colombia tienen que hacer el
proceso de liquidación de nómina para cada uno de sus empleados?

¿Qué es la nómina?

La nómina es un documento que se debe entregar a cada trabajador

dependiendo de la forma de pago, es decir, mensual o quincena, en el
desprendible de nómina debe aparecer de forma detallada el salario que recibe
junto con todas las deducciones legales según cada caso. En este artículo te
contamos todo lo que debería tener tu software de nómina y cuánto debería
costarte.

En diferentes procesos de las empresas se aplican conocimientos relacionados

con las partes de la nómina; es decir que es importante que conozcas cuáles
son estos componentes que permiten una mejor organización y completitud de la
nómina. Un proceso en el que esta información cobra valor es al momento de
emitir el desprendible de pago de la nómina de tus colaboradores. En este caso
debes revisar que la información esté organizada y a la vez completa.

La estructura de la nómina debe tener las siguientes partes:

Parte de la
Descripción
Nómina

Datos de identificación de la empresa, como nombre,

Empresa
dirección y código de cuenta de cotización.

Información del empleado, incluyendo nombre completo,

Datos del
número de identificación, tipo de contrato, categoría laboral y
trabajador
antigüedad en la empresa.

Periodo que se Período de tiempo que abarca la nómina, ya sea mensual o

liquida quincenal, para el cual se realiza el pago.

Ingresos totales que recibe el empleado, como salario

Percepciones
básico, horas extras, comisiones, entre otros.

Monto descontado de la nómina, incluyendo aportes a salud

Deducciones
y pensión, embargos, retenciones, etc.

Base de Valor utilizado para calcular los aportes a seguridad social y

cotización otros conceptos.

Valor líquido a Monto final que el trabajador recibe después de deducciones

percibir y retenciones.

Fecha y lugar de Fecha en la cual se emite el desprendible de nómina y lugar

emisión donde se realiza la transacción.

Firma y sello de la empresa y del trabajador para validar la

Firma y sello
autenticidad del documento.

¿Cuáles son las partes de la nómina?

La nómina se encuentra conformada por tres partes muy importantes que son el
devengado, las deducciones y las apropiaciones. A continuación, las
explicaremos con más detalle para que las tengas claras, aunque siempre es
importante que se vincule a otras funcionalidades de tu software de
gestión, como tu sistema de producción y contabilidad.

El devengado

Este es el valor total de ingresos que recibe tu empleado al mes o en la

quincena. El devengado se compone por el salario básico, las horas extras, los
recargos nocturnos y diurnos, los dominicales y festivos laborados, las
comisiones, el auxilio de transporte legal, entre otros.

Deducciones

Las deducciones tienen que ver con el valor que se le descuenta de la nómina al
trabajador. Dentro de las deducciones podemos encontrar los aportes a salud y
pensión que deben pagar los empleados. En otros casos también es posible
encontrar las libranzas, embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional,
retenciones en la fuente y cualquier otro descuento autorizado por los
trabajadores.

Neto a pagar

Lo que resulta de restar las deducciones al total devengado, es lo que se conoce

como el salario neto a pagar, este valor es el que recibe de forma efectiva el
trabajador.

Te puede interesar: ¿Cuánto se debe descontar de la nómina en salud y

pensión?

Las apropiaciones

Las apropiaciones son el valor que la empresa debe pagar, es decir los
siguientes:

 la salud y pensión en el porcentaje correspondiente según la legislación

vigente.
 Los riesgos profesionales
 El aporte a parafiscales como son el SENA, la caja de compensación
familiar y el ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
 Las prestaciones sociales como son la prima de servicios, cesantías,
intereses sobre las cesantías, dotación, vacaciones, etc.

¿Por qué se llaman apropiaciones?

Estos conceptos tienen este nombre porque en comparación con el devengado,

que debe pagarse finalizando el mes, las apropiaciones deben ser pagadas en
los primeros días del mes siguiente o un año después según el concepto, por
esta razón la empresa se debe apropiar o provisionar con el fin de conseguir los
recursos suficientes para pagar en su totalidad estos conceptos a cada
trabajador. Aquí puedes leer todo lo que debes saber de tu software de
nómina.

¿Por qué saber más sobre la estructura de la nómina?

Debes tener presente que la nómina es un documento indispensable, tanto

para la empresa, como para la relación laboral que tienes con tus
trabajadores. Se entrega a cada trabajador dependiendo del periodo de pago
acordado.

En la nómina aparece de forma detallada el salario que debe recibir cada

trabajador y las deducciones que tuvo en su salario, por cada periodo trabajado.
Por lo general, las deducciones son obligatorias con el fin de cumplir con la
legislación vigente.

Conocer todos estos aspectos hará que puedas resolver todas las dudas de tus
trabajadores y que al mismo tiempo hagas una gestión de nómina adecuada con
el fin de evitar sanciones y problemas legales con los trabajadores o cualquier
otra entidad.

Revisa aquí nuestro artículo sobre las sanciones asociadas a la liquidación

errónea de tu nómina.

¿Por qué tus empleados deben conocer la nómina?

En muchas empresas el pago de la nómina se convierte en un problema porque

sus trabajadores tienen muchas dudas sobre lo que se les está pagando y lo que
se les deduce.

Las empresas de gran tamaño que cuentan con departamentos de Recursos

Humanos pueden tomarse el tiempo para aclarar las dudas que tienen sus
empleados sobre el pago de su nómina, pero en las empresas con tamaños más
reducidos es posible que la función de aclarar las dudas de la nómina esté a
cargo de la propia administración de la empresa. Aquí te contamos quién hace
el manejo del software de nómina en tu empresa.En conclusión y según la
experiencia que tenemos con muchos de nuestros clientes, es importante que
crees un plan de capacitación de nómina con el fin de que tus
colaboradores aprendan lo necesario sobre la nómina y así evitar que la
productividad se pare por estos temas o peor aún, que tu fuerza de trabajo utilice
métodos obsoletos como plantillas de nómina en Excel o generación de la
nómina manualmente.

¿Qué debe tener el formato para el pago de la nómina?

El formato estandarizado para el pago de la nómina se encuentra regulado por la

legislación vigente y cuenta con una estructura y contenido mínimo que para
todos los casos se debe respetar. El contenido mínimo del formato de nómina
es el siguiente.

Datos de la empresa y del trabajador

Dentro de los datos de identificación de la empresa es importante que se

encuentre la dirección del centro de trabajo y el código de cuenta de cotización
al que pertenece el trabajador.
Dentro de los datos básicos del trabajador es importante que se consigne el
nombre completo, el número de identificación, el tipo de contrato, su categoría
laboral y la antigüedad que tiene en la empresa.

Periodo de liquidación y detalles de la retribución

El periodo de liquidación de la nómina es uno de los aspectos más importantes,

esto se debe a que con este el trabajador puede saber el tiempo laborado que
se le está pagando. Otro de los aspectos que no puede faltar en el formato de tu
nómina es el detalle de las percepciones salariales y extrasalariales que
constituyen la retribución bruta del colaborador. En este artículo te contamos
cómo hacer más fácil esta liquidación y cómo deberías elegir el mejor
software para tu empresa.

Detalle de deducciones y salario líquido

Los detalles de las deducciones que se practican al salario bruto de los

trabajadores es uno de los aspectos que más debes tener en cuenta, esto se
debe a que es en el que más se fijan los trabajadores y por tal razón hay que ser
específico en su deducción. Tener clara la legislación vigente y conocer lo
otros tipos de deducciones que se deban aplicar en la nómina, como los
anticipos o los embargos en la nómina.

El salario líquido tiene que ver con el dinero que debe recibir cada trabajador
una vez se le realicen todos los descuentos en la nómina, así se cierran los
pagos pendientes para cada trabajador en cada periodo estipulado. Todo
podrás hacerlo mucho más fácil con un software de nómina. Revisa aquí
cómo liquidar tu nómina usando un software.

Otros de los datos con los que debe contar tu formato de nómina son: el lugar, la
firma y el sello tanto del trabajador como del encargado de la empresa.

¿Cómo subir la nómina a la DIAN?

Para subir la nómina electrónica a la DIAN desde el software de Nómina de

Loggro, es importante seguir algunos pasos clave para asegurar un proceso
fluido y cumplir con las regulaciones establecidas. Antes de la transmisión, es
necesario contar con los datos de pago del mes correspondiente.

Si utilizas el plan Nómina LITE de Loggro, asegúrate de importar la plantilla

adecuada para los pagos. En caso de tener otro plan y generar los pagos
directamente desde el sistema, verifica que los pagos del mes a transmitir estén
en estado pagado o por pagar, según corresponda.

La transmisión de la Nómina Electrónica debe realizarse por mes y por

empleado, independientemente de la frecuencia de pago de la empresa. Si tu
compañía no está obligada a llevar contabilidad, debes transmitir la Nómina
Electrónica al hacer efectivo el pago a los empleados. Por otro lado, si tu
compañía sí está obligada a llevar contabilidad, puedes transmitir la Nómina
Electrónica cuando esté por pagar o pagada en el sistema.

Antes de realizar la primera transmisión de la Nómina, asegúrate de configurar

correctamente los parámetros en la sección de Organización en la pestaña de
Parámetros. Esto es fundamental para asegurar que el período correspondiente
a la primera nómina que transmitirás con Loggro esté configurado de manera
adecuada.

Para consultar los pagos importados o generados desde el sistema, dirígete a

Nómina > Gestión de Pagos de Nómina, y en la pestaña de Historial de Pagos
encontrarás toda la información relevante.
La transmisión de la Nómina ante la DIAN se realiza ingresando a Nómina >
Gestión Nómina Electrónica. Desde allí, en la parte superior derecha,
encontrarás el botón “Transmitir Nómina”. Al hacer clic en esta opción, el
sistema te solicitará confirmar el mes para el cual se realizará la transmisión.

Una vez confirmada la información, el sistema iniciará el proceso de transmisión

y mostrará un mensaje informativo en la parte superior. Luego podrás visualizar
en la ventana la información de la nómina que se está transmitiendo con su
respectivo estado.

Recuerda estar atento al “Estado General” de las nóminas transmitidas, ya que

es importante verificar que no haya rechazos por parte de la DIAN. El estado
final de todas las nóminas transmitidas debe ser “Transmitida con éxito”.

¿Por qué un software de nómina puede ayudarte con tu nómina?

Si no eres experto en el tema de la gestión de nómina, te recomendamos que

utilices un software de nómina para tu empresa. Podrás estar al día, tanto en
el pago a tus trabajadores, como en todos los lineamientos legales relacionados
con la nómina y de esta forma puedes evitar problemas legales y fiscales por no
pagar como debe ser.

Los sistemas de nómina están creados para facilitar esta tarea, esto se debe a
que son capaces de automatizar toda la información relacionada, realizan
cálculos en pocos segundos, hacen las deducciones pertinentes, emiten
comprobantes e informes de nómina y muchos otros procesos y factores que
debes tener en cuenta a la hora de liquidar tu nómina.

En conclusión, la nómina es un documento muy importante dentro de la relación

laboral que tiene la empresa con sus trabajadores, por esta razón es importante
que conozcas las partes de la nómina y sepas responder de forma apropiadas a
las dudas que surgen. En Loggro contamos con uno de los mejores sistemas de
nómina para que esta labor sea más fácil, también contamos con un equipo de
expertos que pueden resolver tus dudas en el momento que más lo necesites
Nomina electrónica – Obligados y requisitos

La Dian ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica,

como un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento al
parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario.

Tabla de contenido (Ver/Ocultar)

 Qué es la nómina electrónica.

 Cómo se genera la nómina electrónica.
 Obligados a generar la nómina electrónica.
 Periodo de generación de la nómina electrónica.
 Contenido de la nómina electrónica.
 ¿Qué se reporta en la nómina electrónica?
 Plazo para la implementación de la nómina electrónica.
 Reporte electrónico de pago por servicios.

Qué es la nómina electrónica.

La nómina electrónica que debe ser enviada a la Dian y validada por esta, y
hace referencia más exactamente a la generación del soporte del pago de la
nómina electrónica, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la
Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.
La nómina como tal es generada por el aplicativo de nómina que tenga cada
software contable, o generada manualmente por cada empleador, procedimiento
independiente a la generación de soporte de pago electrónico que se envía a la
Dian, que es de lo que trata la resolución 0013 de 2021.

Para tal efecto, el software de contabilidad o de liquidación de nómina integrará

sus módulos con la herramienta de la Dian para unificar el procedimiento de
generación y reporte como actualmente se hace con la facturación. De esta
forma, luego de liquidarse la nómina se genera el documento soporte de pago
de nómina que electrónica que será enviado a la Dian para su validación, y
contendrá los valores liquidados a cada empleado, según los requerimientos de
la Dian en el anexo técnico de la resolución 0013 de 2021.

Cómo se genera la nómina electrónica.

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe
hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnica señaladas
por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta.
Funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio
o contratar con u proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.
Así como sucedió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los
distintos softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un
servicio adicional.

Facturación electrónica.Personas y empresas que están obligadas a expedir

factura electrónica, procedimientos y requisitos para expedirla.
Para generar la nómina electrónica primero se debe habilitar el servicio en la
página de la Dian, para luego implementarla, lo que requiere un software propio
o de un proveedor tecnológico, la firma digital y configurar o parametrizar todo lo
necesario para que pueda empezar a enviar los documentos electrónicos de
nómina.

Obligados a generar la nómina electrónica.

Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está
en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de
implementación fijado en la resolución 0013 de 2021.

El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente

respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:
«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el
documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del
citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre
la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en
cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral
o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del
empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el
impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos
descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando
aplique.»

La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que

tenga el empleador, por tanto, desde 1 empleado surge tal obligación.
Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran
soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si
un empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina
electrónica.

Recordemos lo que señala la resolución en sus considerandos:

«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina
electrónica se configura como documento soporte de costos,
deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos
que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y
 reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del
empleador.»

Es decir que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del
impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.
Al tenor de lo señalado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3,
también se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la
fase lectiva o práctica.

Periodo de generación de la nómina electrónica.

La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo
de pago del salario acordado con los trabajadores.
Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
«El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se
refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse
para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de
que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o
inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la
información relacionada con los conceptos de valores devengados
de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia,
respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación
laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a
las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente
anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte,
de Contenido de la nómina electrónica.»

Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus

nóminas en el mes respectivo para hacer el reporte mensual.

El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la

Dian, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, según señala
el artículo 8 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
«Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución,
tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago
de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento,
dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual
corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una
vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por
pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose
generar la información-, de conformidad con lo señalado en el
artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.»

En razón a que la resolución no dice si son 10 días calendario o 10 días hábiles,

se entiende que son 10 días hábiles en aplicación del artículo 62 de la ley 4 de
1913.

Contenido de la nómina electrónica.

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente
información según el artículo 5 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina
electrónica.
. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del
sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago
. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración
consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de
nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de
pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos
de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte
de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total
devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA
ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación
con la información y contenido de que trata el presente artículo.
. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución,
utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios
prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo
técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
. Fecha y hora de generación.
. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de
acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al
momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad,
integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del
proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
En el método de pago se debe reportar si es en efectivo o mediante pago
bancario, y si es mediante el sistema bancario se debe informar el banco, el tipo
de cuenta y el número de la cuenta en la que se consigna el salario de cada
trabajador.

¿Qué se reporta en la nómina electrónica?

Del contenido de la nómina electrónica se deduce que en esta se reportan
aspectos como:
 Identificación del trabajador y del empleador.
 Salario del trabajador junto con trabajo extra y recargos nocturnos,
dominicales y festivos.
 Viáticos discriminando los destinados a medios de transporte,
manutención y alojamiento.
 Auxilio de transporte.
 Vacaciones, incluyendo la fecha de su inicio y la fecha de su terminación.
 Pago de prima de servicios, cesantías e intereses sobre cesantías.
 Pago de incapacidades y licencias de maternidad incluyendo fechas.
 Cuenta bancaria en la que se paga la nómina.
 Libranzas y un largo etcétera contenido el anexo técnico.
La nómina electrónica exige un gran nivel de detalle de cada concepto, fecha y
número de días.

Plazo para la implementación de la nómina electrónica.

Las nuevas empresas o empleadores cuentan con un plazo de 2 meses desde
que hacen el primer pago a sus trabajadores para iniciar el proceso de la nómina
electrónica.
La habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que
se hace el primer pago, y a partir de esa fecha se tiene un plazo de 2 meses
para hacer la implementación definitiva.
Para los plazos entendemos que sólo se consideran los empleados vinculados
mediante contrato de trabajo, de aprendizaje o pensionados, de manera que no
se tienen en cuenta los contratistas vinculados mediante contrato de prestación
de servicios.

Reporte electrónico de pago por servicios.

En la nómina electrónica se reportan los pagos laborales derivados de un
contrato de trabajo, no los pagos derivados de un contrato de servicios ni
comercial.
 Documento equivalente a la factura.Documentos equivalentes a a factura,
requisitos que deben cumplir, y contribuyentes que pueden expedirlos.
Los pagos que se realicen por concepto de servicios personales en virtud de un
contrato de prestación de servicios, se reportan a la Dian por medio de la factura
electrónica que deberá expedir el contratista, y si este no está obligado a
facturar, se hace por medio del documento equivalente a la factura (Documento
soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir
factura de venta o documento equivalente.).