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UNIDAD 1
DOCUMENTOS COMERCIALES NO NEGOCIABLES
• Documentos comerciales no negociables de apoyo a la organización empresarial.
• Documentación empleada en transacciones bancarias.
• Proforma, Vale de Caja chica, Contrato de trabajo, Contrato de arrendamiento:
Conceptos y utilidades.
• Documentos tributarios: su uso correcto.
• Factura, Nota de venta, Liquidación de compras y servicios, Comprobantes de
retención, concepto y utilidad.
• Nota de crédito y Nota de débito: concepto, utilidad y diferencia.
• Guía de remisión: concepto y utilidad.
• Bienes con tarifa general del IVA y Bienes Exentos o con tarifa 0%.
• Cálculo del Iva en la elaboración de documentos tributarios. Tener interés,
actitud investigativa y participativa en el estudio de los documentos mercantiles.

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Documentos comerciales no negociables

de apoyo a la organización empresarial
Estos documentos son importantes para la
organización empresarial ya que ayudan a llevar un
registro adecuado de las operaciones comerciales y a
mantener una comunicación clara con clientes,
proveedores y otras partes interesadas.

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RECIBO

Un recibo es un
documento físico
utilizado para reflejar o
dejar constancia de la
realización de un pago
pendiente.

PARTES DE UN RECIBO
TALONARIO CUERPO

Cantidad en
$ números y
Cantidad en letras
números y
letras

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VALE DE CAJA CHICA

Este documento es
utilizado como respaldo
del manejo económico
de parte de la persona
encargada del Fondo de
Caja Chica.
El Fondo de caja chica,
sirve en las empresas
para efectuar pagos
menores o emergentes.

ELEMENTOS DEL VALE DE CAJA CHICA

RAZÓN
SOCIAL DE Nombre del
LA EMPRESA documento
Número del
documento

Cantidad en
números y
LUGAR Y
letras
FECHA DE
EMISIÓN

Nombre del Concepto o

beneficiario motivo de la
entrega del
dinero

Visto bueno
de quien
autoriza Firmas de
legalización

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ORDEN DE TRABAJO
Una orden de trabajo es un
documento que describe el
servicio o trabajo que se
debe realizar: los datos de las
personas implicadas, los
lugares, los materiales, los
costos, el tiempo estimado y
cualquier dato relevante para
la ejecución del trabajo.
En las empresas industriales
se llama “Orden de
Producción”.

ELEMENTOS DE LA ORDEN DE TRABAJO

NOMBRE DEL DOCUMENTO
DATOS DE LA “ORDEN DE TRABAJO”
EMPRESA
(EMISOR)
NÚMERO DEL DOCUMENTO
DATOS DEL
CLIENTE
FECHA DE FECHA DE
EMISIÓN ENTREGA

DETALLE DEL
TRABAJO

FIRMA DE
AUTORIZACION FIRMA DE
RESPONSABLE
DE TRABAJO

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LA PROFORMA
Este documento también se
lo conoce como COTIZACIÓN
Es utilizado por los
comerciantes para atender
los requerimientos de los
clientes, que quieren
conocer los precios de un
producto o servicio.
Solo es de carácter
informativo, por lo que no
tiene validez legal comercial.
Generalmente, tiene fecha de
caducidad.

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ELEMENTOS DE LA PROFORMA
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
PROFORMA
DATOS DEL
EMISOR:
LA EMPRESA NÚMERO DE LA
PROFORMA

FECHA DEL
DATOS DEL DOCUMENTO
CLIENTE
PERÍODO DE
VALIDEZ DEL
DETALLE DE DOCUMENTO
ARTÍCULOS O
SERVICIOS
SOLICITADOS POR
EL CLIENTE
SUMA TOTAL DEL
PEDIDO
VENDEDOR O (HAY PROFORMAS
ASESOR QUE TIENEN IVA)
RESPONSABLE
FIRMA CLIENTE
NOTAS (OPCIONAL)
ADICIONALES

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SOLICITUD DE MATERIALES
Este documento es enviado desde las
diferentes áreas de trabajo de una
empresa al departamento de bodega
con la finalidad de solicitar la entrega de
material que se requiere para alguna
actividad específica.
Es de uso interno, y ayuda al control de
materiales y el buen uso de los bienes
de la empresa.

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ELEMENTOS DE LA SOLICITUD DE
DATOS DE LA EMPRESA NOMBRE DEL DOCUMENTO
MATERIALES
NÚMERO DEL
NOMBRE,
DOCUMENTO
CARGO DEL
SOLICITANTE

LUGAR Y
FECHA DE
NOMBRE, EMISIÓN
CARGO DEL
DESTINATARIO

DETALLE DE
LOS
MATERIALES

FIRMA DEL
SOLICITANTE FIRMA DEL NOTA: ALGUNA INDICACIÓN
RESPONSABLE SOBRE EL MANEJO DE LOS
DE BODEGA MATERIALES

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ORDEN DE COMPRA
En las empresas es necesario la organización,
sobre todo cuando se tienen diferentes
necesidades, según los departamentos que
existan en una empresa.
Una orden de compra, también llamada orden
de pedido o nota de pedido es un documento
mediante el cual el comprador solicita
mercancías al vendedor.
Este documento es un respaldo tanto para el
comprador, como para el vendedor, porque se
puede conocer quién se responsabiliza del pago
de la transacción.

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1 PROCESO DE EMISIÓN DE UNA ORDEN DE COMPRA

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2

En primer lugar, se
debe averiguar las
El vendedor recibe la orden de
necesidades de la
compra original y entrega la
empresa, puede ser
mercadería solicitada y el
por cada
comprador se queda con una
departamento.
copia y recibe la mercadería.
Según el requerimiento se buscan las mejores opciones de
proveedores, se solicitan COTIZACIONES, para poder realizar el
pedido.
NOTA: ESTE DOCUMENTO TIENE UTILIDAD PARA EL COMPRADOR Y PARA EL VENDEDOR

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ELEMENTOS DE LA ORDEN DE COMPRA NOMBRE DEL

DOCUMENTO
DATOS DE LA
EMPRESA: EMISOR/ NÚMERO DEL
COMPRADOR DOCUMENTO

NOMBRE DEL LUGAR Y FECHA

DESTINATARIO: DE EMISIÓN
PROVEEDOR /VENDEDOR

REFERENCIA A
UNA COTIZACIÓN
SOLICITADA

CANTIDAD DE
PRODUCTOS Y VALORES
VALORES UNITARIOS TOTALES MAS
IMPUESTOS
FORMA DE PAGO
FIRMA DEL
FIRMA DEL VENDEDOR
EMISOR QUIEN ENTREGA
QUIEN PAGA EL PEDIDO

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NOTA DE ENTREGA
Una nota de entrega es un documento utilizado
en las empresas comerciales, para dejar
constancia de la entrega física de uno o varios
productos a los clientes.
Generalmente se utiliza cuando:
• Son ventas de grandes cantidades de
productos.
• Se realizan compras online, y existe grandes
distancias entre comprador y vendedor.
• Se entregan muestras gratis o canjes
• Por ventas en consignación

El original se lo entrega al cliente, la copia se

queda con el emisor.

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ELEMENTOS DE LA NOTA DE ENTREGA

NOMBRE DEL
DATOS DE LA DOCUMENTO
EMPRESA NUMERO DEL
(VENDEDOR) DOCUMENTO
FECHA DE EMISIÓN
DATOS DE DETALLE DE LOS
CLIENTES PRODUCTOS QUE
SE ENTREGAN
OBSERVACIONES
DEL PRODUCTO
VALOR TOTAL

ALGUNAS
EMPRESAS
COLOCAN
FIRMA DE CLIENTE IMPUESTOS
O DE QUIEN RECIBE
FIRMA DE QUIEN
ENTREGA

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