JUNTA DE DECANOS DE COLEGIOS DE CONTADORES

PUBICOS DEL PERU

COLEGIO DE CONTADORES PUBLICOS DE ANCASH

XXVI CONGRESO NACIONAL DE

CONTADORES PUBLICOS DEL
PERU
CPC. AUREA MEZA BARRON
Ancash 29, 30, 31 de agosto y 01 de setiembre del 2018

“LA ERA DIGITAL Y LA INTERNACIONALIZACION

DE LOS NEGOCIOS, RETOS DE LA PROFESION
CONTABLE”

TEMA:
TRABAJO TECNICO INDIVIDUAL
(ENSAYO)

4. SECTOR PUBLICO

4.1 CONTROL PREVIO DE LA DOCUMENTACION

QUE SUSTENTAN LAS TRANSACCIONES (Y/O
OPERACIONES CONTABLES) EN LA
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Autor: CPC. Héctor Rodrigo Calderón Soto

 CONTROL PREVIO DE LA DOCUMENTACION QUE SUSTENTAN LAS
TRANSACCIONES (Y/O OPERACIONES CONTABLES) EN LA
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.

RESUMEN

La investigación tiene como objetivo brindar un tratamiento adecuado del control previo
y análisis de toda la documentación contenida en los expedientes antes de su traslado
hacia las oficinas de contabilidad y de tesorería. El control previo es el filtro principal
para efectivizar los desembolsos e inversiones que como parte de la ejecución
presupuestal realizan todas las entidades públicas.

El control previo permite optimizar la gestión y el uso de los recursos públicos recibidos
y por lo tanto un registro sincero en la contabilidad gubernamental, propendiendo a su
vez en la generación de valores, eficiencia e identificación con la sociedad en un claro
acatamiento de las normas legales y lucha contra la corrupción.

PALABRAS CLAVES:

Control previo
Filtro principal
Optimizar la gestión
 ABSTRACT

The objective of the research is to provide an adequate treatment of the prior control and
analysis of all the documentation contained in the files before their transfer to the
accounting and treasury offices. The prior control is the main filter to effect the
disbursements and investments made by all public entities as part of the budget
execution.

The previous control allows to optimize the management and use of the public resources
received and therefore a sincere register in government accounting, in turn propending
the generation of values, efficiency and identification with society in a clear fulfillment
with the legal norms and fight against corruption.
 INTRODUCCION

La investigación se considera inédito y relevante debido a que la implementación de un

eficiente control previo en las actividades administrativas, económicas y financieras en
las entidades públicas del Perú, permitirá optimizar la gestión, el manejo óptimo de los
recursos públicos recibidos y un correcto registro de la contabilidad gubernamental, a su
vez se proponen alternativas de solución a la problemática actual existente como por
ejemplo son los casos de incumplimiento de las normas legales y el delito de
corrupción.

El presente trabajo, pone en consideración, aspectos fundamentales al servicio de las

entidades públicas del Perú, pues tiene como objetivo enfocar acciones y
procedimientos para mejorar el desarrollo de un control previo para un eficiente
desempeño laboral y obtener mejores resultados. El control previo y análisis de la
documentación resulta prioritario en las actividades que desarrollan las entidades
públicas asociándolo con una generación de valores, de ética, de responsabilidad,
eficiencia y la identificación plena con la institución, para ello es fundamental el
cumplimiento irrestricto de las normas legales. Actualmente no existe un control previo
adecuado para el desarrollo de las actividades que realizan las entidades públicas, por
eso la investigación es relevante y las propuestas de solución contribuirán a un mejor
control previo como herramienta de mejora de la gestión pública que repercutirá a su
vez en el proceso de un mejor servicio a la comunidad por parte de las entidades
públicas.
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA.

La investigación se sustentó en la revisión de los expedientes que son tramitados por las
oficinas de compras, contrataciones y abastecimiento de las entidades públicas, a través
de la investigación realizada se pudo observar que si existen faltas de eficiencia en las
distintas unidades y dependencias públicas.

De acuerdo a lo observado, podemos mencionar que en las oficinas públicas los

manuales de Organización y Funciones MOF) necesita correcciones y/o actualizaciones
para evitar duplicidad en las funciones y no permite un buen desenvolvimiento del
personal.

El personal no está actualizado o capacitado en lo que se refiere a la aplicación de las

normas legales y tributarias, es necesario una mejora y actualización permanente, no
existe meritocracia en los cargos asignados, lo que ocasiona que la persona que toma un
puesto no conoce la problemática, ni los antecedentes, en el desarrollo de las actividades
porque no son de la especialidad de contabilidad.

Estas deficiencias no permiten un desarrollo con eficacia y la prontitud requerida; en lo

referente a pagos a los proveedores, control y verificación de los documentos fuentes de
los materiales adquiridos e ingresados a los almacenes.

Una breve historia nos indica que durante principios del nuevo siglo XXI se crean en el
Perú gobiernos regionales. Mediante la Ley de Bases de la Descentralización,
promulgada el 17 de julio de 2002, y la Ley orgánica de Gobiernos Regionales
promulgada el 19 de noviembre de 2002 surgen Gobiernos Regionales, uno por cada
departamento y uno en la Provincia Constitucional del Callao; y se le dio a la
municipalidad metropolitana de Lima rango de gobierno regional. Sin embargo las
personas electas para conducir estos gobiernos no han tenido previamente capacitación
en la aplicación de la normatividad vigente.

Asimismo con fecha 27/01/2007 el MEF emite la Directiva de Tesorería Nº

001‐2007‐EF/77.15, aprobada por la Resolución Directoral Nº 002‐2007‐EF/77.15
en que presenta lo siguiente:

Artículo 5: El registro del proceso de ejecución del gasto. Es decir todo gasto se sujeta
al proceso de la ejecución presupuestal y financiera, debiendo registrarse en el SIAF-
SP los datos relacionados con su formalización en el marco de las normas legales
aplicables a cada una de sus etapas: Compromiso, Devengado y Pago. Sin embargo no
precisa que a su vez debería efectuarse un filtro profundo en forma física de los
expedientes.

Articulo 8º.- Documentación para la fase del Gasto Devengado: El devengado se

sustenta únicamente con alguno de los siguientes documentos:
1. Factura, boleta de venta u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de
conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT.
2. Orden de Compra u Orden de Servicio en contrataciones o adquisiciones de menor
cuantía o el Contrato, acompañado con la respectiva factura, únicamente en los casos
a que se refiere el inciso c) del numeral 9.1 del artículo 9º.
3. Valorización de obra acompañada de la respectiva factura.
4. Planilla Única de Pagos de Remuneraciones o Pensiones, Viáticos, Racionamiento,
Propinas, Dietas de Directorio, Compensación por Tiempo de Servicios.
5. Relación numerada de recibos por servicios públicos como agua potable, suministro
de energía eléctrica o telefonía, sustentada con los documentos originales.
6. Formulario de pago de tributos.
7. Relación numerada de Servicios No Personales
8. Nota de Cargo bancaria.
9. Resolución de reconocimiento de derechos de carácter laboral, tales como Sepelio y
Luto, Gratificaciones, Reintegros o Indemnizaciones.
10. Documento oficial de la autoridad competente cuando se trate de autorizaciones
para el desempeño de comisiones de servicio.
11. Resolución de Encargos a personal de la institución, Fondo para Pagos en Efectivo,
Fondo Fijo para Caja Chica y, en su caso, el documento que acredita la rendición de
cuentas de dichos fondos.
12. Resolución judicial consentida o ejecutoriada.
13. Convenios o Directivas de Encargos y, en su caso, el documento que sustenta
nuevas remesas.
14. Norma legal que autorice Transferencias Financieras.
15. Norma legal que apruebe la relación de personas naturales favorecidas con
subvenciones autorizadas de acuerdo a Ley.
16. Otros documentos que apruebe la DNTP.

En este caso el uso de “otros documentos” ha permitido que se utilicen “recibos

administrativos” sobre todo en caso de dado de movilidades, así como las
“declaraciones juradas simples” al momento de la rendición de cuentas.

Artículo 9º.- Formalización del Gasto Devengado:

9.1 El Gasto Devengado se formaliza cuando se otorga la conformidad con alguno de
los documentos establecidos en el artículo precedente luego de haberse verificado,
por parte del área responsable, una de las siguientes condiciones:
a) La recepción satisfactoria de los bienes;
b) La prestación satisfactoria de los servicios;
c) El cumplimiento de los términos contractuales en los casos que contemplen
adelantos, pagos contra entrega o entregas periódicas de las prestaciones en la
oportunidad u oportunidades establecidas en las bases o en el contrato;
9.2 El Gasto Devengado es registrado afectando en forma definitiva la Específica del
Gasto Comprometido, con lo cual queda reconocida la obligación de pago.

Es decir el registro contable y el devengado prácticamente se formalizan incluyendo

también los recibos de movilidad administrativos y las declaraciones juradas simples
que es justamente la puerta abierta para tergiversar la rendición de cuentas

Artículo 37º.- Fondo Fijo para Caja Chica.

Podrá utilizarse el Fondo Fijo para Caja Chica para gastos con cargo a fuentes de
financiamiento distintas a la de Recursos Ordinarios.
Es decir la Caja Chica debe implementarse con fondos obtenidos por recursos propios,
conocidos como Recursos Directamente Recaudados (RDR)

Artículo 40º.- “Encargos” a personal de la institución.

40.1 Puede utilizarse, excepcionalmente, la modalidad de “Encargo” a personal
expresamente designado para la ejecución del gasto que haya necesidad de realizar,
atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los
objetivos institucionales, a las condiciones y características de ciertas tareas,
estableciéndose que, para cada caso, se realice la descripción del objeto del “Encargo”,
los conceptos del gasto, sus montos máximos, las condiciones a que deben sujetarse las
adquisiciones y contrataciones a ser realizadas y el tiempo que tomará el desarrollo de
las mismas, señalando el plazo para la rendición de cuentas debidamente
documentada, la que no debe exceder los tres (3) días hábiles después de concluida
la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en
el exterior del país en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) días calendario.

Artículo 71º.- Uso excepcional de Declaración Jurada para sustentar gastos.

71.1 La Declaración Jurada es un documento sustentatorio de gastos únicamente
cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por
la SUNAT.
71.2 El Director General de Administración o el funcionario que haga sus veces
determina de manera expresa los casos, lugares o conceptos en los que se utilizará la
Declaración Jurada como sustento de gastos.

Asimismo el Decreto Supremo Nº 007-2013-EF del 23 de enero 2013 en su artículo 3

señala que en la rendición de cuentas por viáticos podrá sustentarse hasta un 30%
mediante Declaración Jurada siempre que no sea posible obtener comprobantes de
pago según Sunat y la rendición de cuentas deberá presentarse dentro de 10 días
hábiles.

Con fecha 08/04/2016 se público la Resolución Directoral Nº 013-2016-EF/52.03 que

señala en el artículo 3 que el uso de la Declaración Jurada para sustentar gastos por
comisión de servicios, no es aplicable para las rendiciones de cuenta por concepto de
viáticos por comisiones de servicio tal como lo señala el artículo 71 de la Resolución
Directoral Nº 002-2007-EF/77.15, precisando que la norma que rige para estos
efectos es el Decreto Supremo Nº 007-2013-EF.

Es decir deja de lado los casos o lugares o conceptos por los que no sea posible
obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo
establecido por la SUNAT a su vez precisa que bastará una Declaración Jurada
Simple para rendir cuentas hasta por un 30 % alargando el plazo de rendición
hasta 10 días

Mediante Resolución Directoral Nº 001‐2011‐EF/77.15 del 21 de enero de 2011 se

dictan disposiciones complementarias que modifican diversos artículos de la Resolución
Directoral Nº 002‐2007‐EF/77.15, siendo las más relevantes lo siguiente:

“Artículo 10º.‐ De la Caja Chica

10.1 La Caja Chica es un fondo en efectivo que puede ser constituido con Recursos
Públicos de cualquier fuente que financie el presupuesto institucional para ser
destinado únicamente a gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que,
por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programados.
Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicio
no programados.
10.2 Las Unidades Ejecutoras y Municipalidades pueden constituir sólo una Caja
Chica por fuente de financiamiento.”

Es decir ahora se puede aperturar dos cajas chicas, uno por Recursos Ordinarios (RO) y
otro por Recursos Directamente Recaudados (RDR), siendo lo absurdo que permite
utilizar caja chica para viáticos.

Asimismo las instituciones públicas emiten “Directivas” que en algunos aspectos

del uso de caja chica se contraponen a la Directiva del MEF, por ejemplo crean lo
siguiente:

“asignación de movilidad local sustentado en un recibo administrativo cuyo

modelo es elaborado por la institución”
“combustibles para comisión de servicios”
“otros servicios de terceros aprobados por el Director de Administración”
“los documentos sustentatorios podrán tener una antigüedad de hasta 45 días
calendario”

Por otro lado el Reglamento de Comprobantes de Pago emitido por la Sunat mediante
Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT de fecha 24/01/1999 y Resolución
de superintendencia Nº 113-2018/SUNAT de fecha 27.04.2018 no es difundido en las
entidades públicas.

Ante estos casos y ante la situación social y las remuneraciones congeladas en el

sector público, el deterioro de la educación, la desconfianza en las autoridades
gubernamentales y la pérdida de valores ha creado condiciones para el no cumplimiento
de las normas legales en el sector público, facilitando la degeneración del funcionario y
servidor público, además de fomentar el delito de corrupción. De ahí que el problema de
incumplimiento de la normatividad perjudican el control previo en las entidades
públicas del país.

Actualmente la gran mayoría de titulares y trabajadores del sector público

desconocen profundamente los dispositivos legales, cuyas consecuencias se reflejan al
tramitar expedientes incompletos, entrega de rendiciones de cuenta fuera de los plazos y
sin sustento.

Técnica y profesionalmente sabemos que el cumplimiento de las normas

permitirá un buen y mejor desenvolvimiento en la gestión pública, los funcionarios y
servidores públicos deben tener un rol protagónico en la eficiencia del servicio. Resulta
indiscutiblemente un deber cívico el conocimiento de la normatividad del sector en
donde realizan sus labores diarias, es por eso que el presente trabajo de investigación
ayudará a incentivar a los trabajadores del sector público a cumplir con la normatividad,
recuperar los valores y luchar frontalmente contra la corrupción.
PLANTEAMIENTO ANTE ESTA REALIDAD

El desconocimiento de la normatividad, que incluye la inexistencia de manuales

(MAPRO), reglamentos (ROF) y Directivas internas, o existiendo estos documentos se
encuentran desactualizados, impide el fortalecimiento de los controles en las
instituciones públicas y sus consecuencias atentan contra la registración sincera de la
contabilidad gubernamental.

Ante la realidad descrita se plantea la necesidad de buscar alternativas de

solución en el campo de la aplicación del control previo de la documentación como
parte de la iniciativa de una nueva política de eficiencia y control previo especializado
de las diversas actividades en el sector público.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

OBJETIVO GENERAL

Conocer si la aplicación irrestricta de la normatividad vigente permite un adecuado

control previo de la documentación y de los expedientes que sustentan las transacciones
de gastos, compras e inversiones procurando una mayor eficiencia de la gestión en el
sector público y es una base importante en la lucha contra la corrupción.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

a) Analizar si el establecimiento del control previo de los expedientes que se

tramitan en el sector público, permite verdaderamente un buen sustento para el
devengado y la contabilización gubernamental.

b) Determinar en forma técnica si la obligatoriedad del cumplimiento de las

normas, permite mejor organización de los expedientes que se tramitan en el
sector público.

METODOLOGIA

El presente estudio por la forma como se ha planteado, reúne las características de una
investigación aplicada, en razón que se utilizan conocimientos sobre el control previo y
se verá su aplicación en las entidades del sector público donde se determinará su efecto
en la gestión y lucha contra la corrupción.

El principal método utilizado en la investigación es el descriptivo y la principal técnica

utilizada ha sido el análisis documental.

JUSTIFICACION

El presente trabajo de investigación obedece a la oportunidad de ampliar y afianzar

conocimientos del tema de control previo y sus resultados contribuirán implementar
medidas correctivas en los casos de expedientes incompletos o rechazados.
IMPORTANCIA

Los resultados son útiles para la eficiencia de la gestión

RESULTADOS

Inicialmente el control previo alcanzó los objetivos trazados en aquellas entidades

públicas en que se implementaron, sin embargo, el control previo se fue convirtiendo
paulatinamente en un mecanismo de control de rutina más no como un filtro especial en
la inspección de los expedientes y documentos que luego son tramitados hacia las
oficinas de contabilidad y tesorería.

Dentro de los principales resultados que viene demostrando el programa de control

previo se han detectado entre otras inconsistencia, expedientes con documentos no
fehacientes de las actividades; y en los casos irregulares detectados se vienen ampliando
las medidas correctivas y sanciones correspondientes.

Este comportamiento trajo como consecuencia administración deficiente, registros

no tan ciertos, incumplimiento de requisitos y plazos

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

1.- Los documentos que forman parte de los expedientes deben cumplir fielmente los
requisitos y características exigidas por las normas, previos a su devengamiento y
pago, puesto que sin el cumplimiento de estos requisitos no se podrá tramitar dichos
expedientes.

2.- Ordenar a los Titulares, funcionarios y servidores acatar irrestrictamente lo indicado

en la normatividad vigente, evitando generar distorsiones en las labores cotidianas.

3.- Que las oficinas de control previo deben tener a la mano el PAC, ROF, MOF,
MAPRO, las directivas de tesorería del MEF y todas las Directivas internas.

4.- Un trabajador del estado al no efectuar correctamente el control previo pude incurrir
en tres tipos de responsabilidad: la responsabilidad administrativa, la
responsabilidad Civil y la responsabilidad penal.

5.- Desarrollar el control previo de la documentación contable, antes del devengado y

giro dando conformidad a través de su visación o devolviendo a las dependencias,
la documentación no sustentada o con errores, e informando a la Dirección
Administrativa sobre el proceso de control efectuado.

6.- No se aplica una evaluación de la eficacia como herramienta de mejora, para efectos
de las transferencias de fondos y pagos de proveedores.
7.- No se aplica el monitoreo permanente como herramienta de mejora, para efectos de
la supervisión y monitoreo.

8.- Informar mensualmente sobre las rendiciones pendientes, por los usuarios del
sistema, de acuerdo a las normas y directivas vigentes.

RECOMENDACIONES

1.- Contar con revisiones físicas y electrónicas evitando perder recursos como el tiempo.

2.- Incorporar obligatoriamente la constitución de la oficina de Control Previo en todas

las instituciones públicas.

3.- Revisar y actualizar las normas legales y las directivas de caja chica y de viáticos por
encargos principalmente.

4.- Asegurar el cumplimiento de los dispositivos legales en todas las oficinas y

dependencias usuarias.

5.- Implementar el Sistema de Control Previo y Control Interno a través de las políticas
y procedimientos establecidos, para mejorar la eficiencia en el uso de los recursos y
que evite la pérdida de los mismos, de esta manera se estará contribuyendo a mejorar
el ambiente de control.

6.- Promover que el personal tenga más cuidado y preocupación por los controles, lo
que va repercutir en su actuar diario, consiguiendo un trabajo transparente, confiable,
lo que permitirá tomar decisiones para una adecuada gestión.

7.- Tener mayor participación de profesionales en el área de Control Previo,

Contabilidad y Tesorería con la finalidad de volcar sus conocimientos y experiencias
al personal.

8.- Aplicar las modalidades de control previo establecido por el numeral 1 literal A del
acápite VII de la Directiva Nº 001-2005-CG/OCI-GSNC:
a) Veedurías.
b) Absolución de Consultas.
c) Orientación de oficio.
d) Promoción de cumplimiento de la Agenda de Compromiso de la entidad.
e) Promoción del Control Interno.
f) Promoción de Programas de capacitación.
g) Agenda de Compromisos del OCI.

9.- Implementar el sistema de control previo en todas las entidades públicas acorde a lo
señalado por la contraloría aplicando lo siguiente:
a) Ambiente de control: es necesario llevar a cabo un proceso de sensibilización y
socialización sobre el Control Interno con el objeto de persuadir e involucrar a
todos los funcionarios y servidores públicos de la entidad sobre el rol activo que
desempeñan en la implementación del SCI.
b) Evaluación de riesgos: se debe prepararse en caso se presente un riesgo y pueda
dificultar el objetivo que se pide.
c) Actividades de Control Gerencial: todas las instituciones deben de contar con
políticas, procedimientos que permitan asegurar el manejo de estos suministros.
d) Información y Comunicación: señala como debe ser la información que va
fluir internamente en la institución, de forma confiable y oportuna.
e) Supervisión
 BIBLIOGRAFIA:

 Directiva de Tesorería del MEF Nº 001‐2007‐EF/77.15, aprobada por la

Resolución Directoral Nº 002‐2007‐EF/77.15 de fecha 27/01/2007
 Resolución Directoral Nº 001‐2011‐EF/77.15 de fecha 21/01/2011
 Reglamento de Comprobantes de Pago emitido por la Sunat mediante
Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT de fecha 24/01/1999
 Resolución de superintendencia Nº 113-2018/SUNAT de fecha 27/04/2018