Edición de hojas

1. PEGADO ESPECIAL
Vamos a ver utilidades y opciones sobre la edición de hojas de cálculo de Excel que te pueden
ayudar en tu trabajo. En el libro de Excel abierto tenemos una lista de préstamos de libros de una
biblioteca de una cidudad. Para cada libro se indica a quién se le ha dejado y la fecha. También los
lectores les han puesto una puntuación, según lo que les ha gustado.

Ya sabes cómo cortar o copiar y pegar datos de Excel: utiliza los botones Cortar , Copiar
y Pegar de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones (o las combinaciones de teclas
equivalentes) o pulsa y arrastra con el ratón. Aparte de estas posibilidades estándar, Excel dispone
de varias opciones de Pegado especial, lo que nos permitirá hacer procesos de pegado más
complejos.
Haz clic en la celda F11.
Cópiala en el portapapeles mediante el botón Copiar .

Selecciona la celda F8 como área de pegado.

Pulsa en la flecha del botón Pegar y selecciona la opción Pegado especial.

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En el cuadro de diálogo que aparece al seleccionar esta opción podemos indicar qué parte de los
atributos de la celda queremos pegar en la nueva posición.

Entre las distintas opciones de pegado están:

Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición. Esto significa pegar su
contenido, su formato, sus comentarios, etc.
Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que están escritas en la barra de fórmulas.
Valores: solo pega los valores como se muestran en las celdas.

El resto de opciones de pegado son:

Comentarios: solo se copian las notas o comentarios de las celdas.
Validación: se copian las reglas de validación de entrada de datos.
Todo utilizando el tema de origen: pega el contenido de la celda en el formato del
tema de documento tienen los datos copiados.
Todo excepto bordes: pega los valores y los formatos, pero no los bordes de las celdas
copiadas.
Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna al valor del ancho que tiene
la celda que has copiado.
Formatos de números y fórmulas: pega las fórmulas y todas las opciones de formato
de números de las celdas que has copiado.
Formatos de números y valores: pega los valores y todas las opciones de formato de
números de las celdas que has copiado.

Formatos: pega solo el formato de la celda copiada en la celda o celdas destino, de forma
que, a partir de ese momento, aunque parezca que estén vacías, tendrán asociado un formato.

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Selecciona la opción Formatos y acepta el cuadro de diálogo.

Introduce el valor 42480, aceptando con .

Observa que, aunque has introducido un valor numérico, este valor se muestra en formato de
fecha, ya que antes habíamos copiado el formato de la celda F11 a la celda F8.

Escribe ahora el valor 2 y pulsa .

Haz clic de nuevo en F9 y copia la celda en el portapapeles.

Selecciona el rango de celdas D5..D11.
Vuelve a acceder al cuadro de diálogo del Pegado especial.
En el apartado de Operación hay una serie de operaciones matemáticas que puedes utilizar para
combinar los datos del área que has copiado con los del área en la que vas a pegar.
Se puede elegir entre Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir o no seleccionar ninguna de las
operaciones.
Por defecto no se hace ninguna operación.
Activa la operación de Sumar y acepta.
Observa los valores de las celdas seleccionadas. Se ha sumado 2 a los valores que había antes en
estas celdas, porque 2 es el valor de la celda F9 que habíamos copiado.

El Pegado especial solo estará disponible cuando hayas utilizado el comando Copiar,
no si has utilizado Cortar.

La casilla de Saltar blancos del cuadro del Pegado especial la tendrás que activar cuando haya
celdas en blanco en el área que hayas copiado y no quieras escribir encima de las celdas del área
de pegado.
Si quieres trasponer una selección de celdas, es decir, cambiar filas por columnas, activa la casilla
de verificación Transponer.

Despliega el menú del botón Pegar pulsando en su flecha inferior.

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Desde los distintos botones o iconos de este menú puedes elegir opciones específicas que se
utilizarán al pegar, como si quieres pegar solo los valores de las celdas , los formatos de las
celdas o las fórmulas .

Las celdas en las que pegues datos no cambian su anchura, sino que se mantienen con la que
tenían antes de pegar. Si quieres que al pegar también se copie el ancho de la celda origen a la
celda destino, puedes seleccionar la opción Mantener ancho de columnas de origen .

La opción Imagen permite pegar los datos copiados como una imagen estática,
mientras que en el caso de Imagen vinculada se trata de una imagen especial vinculada
a los datos de origen, por lo que, si cambian estos datos, también cambiará la imagen.

La opción Pegar vínculo (o el botón equivalente Pegar vínculos del cuadro de diálogo
Pegado especial) pega los datos y establece un vínculo con el origen de los datos. O sea, que si
los datos del origen (de las celdas copiadas) cambian, los datos pegados también cambiarán.

Pulsa la tecla para cerrar el menú.

Desde el icono de Opciones de pegado también tienes acceso a estas opciones

específicas de pegado, que puedes seleccionar tras realizar la operación de pegado.
Pulsa en la flecha del botón Copiar .

Con la opción Copiar como imagen puedes copiar lo que tengas seleccionado como una imagen,
para luego pegar dicha imagen donde quieras.

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Cancela también el menú de este botón.

Recuerda que también puedes usar el botón Copiar formato , que permite copiar el formato
de una celda a otra u otras de una forma rápida y sencilla.

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2. ORGANIZAR CON PANELES

Si has creado una hoja de cálculo grande, puede ser que, en algún momento, quieras ver dos o
más partes al mismo tiempo. Para hacer esto, Excel permite dividir la ventana en dos o cuatro
paneles.

Recuerda que otra posibilidad disponible es la creación de nuevas ventanas con el

mismo libro, que puedes ejecutar desde el botón Nueva ventana de la pestaña

Vista de la Cinta de opciones.

Sin embargo, con la división en paneles no puedes acceder a cada panel a través de la barra
de tareas de Windows, cosa que sí puedes hacer al abrir nuevas ventanas con el mismo libro
y tampoco puedes minimizar una ventana del libro.

Al dividir una hoja en paneles, cualquier cambio que hagas en un panel se hace también en los
otros, ya que estás trabajando en la misma hoja de cálculo. Para indicar la posición donde situar
la división de paneles, nos situaremos en una celda que esté en la columna y línea de celdas donde
dividir la hoja en cuatro paneles.
Haz clic en la celda F12. Muestra la pestaña Vista de la Cinta de opciones. Pulsa el botón
Dividir del grupo de comandos Ventana para dividir en paneles.

Pulsando el botón Dividir se crean dos barras de división, una horizontal y otra vertical,
que dividen a la hoja en cuatro paneles.

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La división en paneles o secciones de una hoja puede utilizarse para recorrer las celdas
de datos de una hoja dejando fijas las celdas de títulos; o para copiar y pegar datos en una
hoja con un gran tamaño.

Cada panel o sección tiene su propia barra de desplazamiento horizontal y vertical con las que
puedes desplazarte dentro de un panel, mientras que el otro panel permanece en la misma
posición. De esta forma, podrás mostrar distintas partes de la hoja en cada panel.
Para quitar una división, haz doble clic en cualquier punto de la barra de división que divide los
paneles.
Haz doble clic en la marca para eliminar la división de paneles vertical.
También puedes arrastrar la barra de división que separan los paneles para desplazarla y
situarla donde quieras.
Arrastra la barra de división pulsando y arrastrando entre las marcas.
Elimina la división de paneles horizontal.
Por otro lado, también puedes inmovilizar paneles, de forma que tendremos filas y columnas que
permanecerán fijas o bloqueadas al desplazarte por la hoja de cálculo.

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En este caso, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una fila, columna o celda, según
como queramos inmovilizar la hoja:
Para dividir horizontalmente y bloquear filas, debes seleccionar la fila situada debajo del
punto en el que quieres incluir la división.
De manera similar, para dividir verticalmente, selecciona la columna de la derecha del punto
donde debe aparecer esta división.
Para bloquear filas y columnas y dividir la hoja en cuatro paneles, selecciona la celda situada
por debajo y a la derecha del punto donde quieres que aparezca la división.
Selecciona la fila 5. Recuerda que tienes que pulsar sobre el título de fila.

Pulsa el botón Inmovilizar del grupo de comandos Ventana para ver sus opciones.

Después de seleccionar la fila, columna o celda adecuada, accede a la opción Inmovilizar paneles
para dividir la hoja en paneles, bloqueando las filas o columnas correspondientes.
Las otras opciones crean paneles bloqueando la primera fila o la primera columna de la hoja.

Selecciona el comando Inmovilizar paneles del menú de este botón Inmovilizar .

De esta forma hemos inmovilizado la sección de arriba, que es la que tiene los títulos de la tabla.
Pulsa tres veces en la flecha inferior de la barra de desplazamiento vertical de la hoja.

Observa cómo hemos movido los datos, mientras que los títulos han permanecido fijos en la parte
superior.

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Con el comando Inmovilizar paneles siempre se fija la sección superior o la izquierda,

dependiendo de si has seleccionado una fila o una columna. Si tienes seleccionada una celda,
se inmoviliza la sección superior izquierda a dicha celda.

De forma parecida a las divisiones, la inmovilización de paneles es útil si quieres separar unos
datos de otros en la misma hoja de cálculo, lo que es de gran ayuda en hojas con listas muy
extensas.
En el ejemplo actual, al inmovilizar los títulos, podemos verlos siempre al desplazarnos por la
lista de libros, lo que nos puede ayudar a la hora de trabajar con los datos.
Vamos a disponer la hoja como estaba antes.

Accede a la opción Movilizar paneles del botón Inmovilizar .

Al inmovilizar paneles, la opción Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que
puedas desbloquear las filas o las columnas inmovilizadas.

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3. OCULTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

Otra posibilidad de edición de las hojas es ocultar determinadas filas o columnas. Esto puede
servir para que no molesten unas celdas mientras estás trabajando con otras. Una vez hayas
acabado la edición, puedes volver a mostrar las filas o columnas ocultas.

Si seleccionas una celda, podrás ocultar la fila o columna en la que se encuentra;

mientras que, si seleccionas varias celdas, podrás ocultar todas las filas o columnas que
abarque dicha selección.

Lo primero es seleccionar las filas o columnas que queremos ocultar.

Puedes seleccionar una sola fila o columna, así como varias filas o columnas, que pueden estar
seguidas o no.
Pulsa en el título de la fila 13 y arrastra hasta el de la fila 21, para seleccionar todas estas filas.

Muestra la pestaña Inicio de la Cinta de opciones. Pulsa el botón Formato del grupo

de comandos Celdas y despliega el submenú Ocultar y mostrar.

Desde las opciones de este submenú puedes ocultar las filas o las columnas seleccionadas.
También puedes utilizar este submenú para volver a mostrarlas después.
Selecciona la opción Ocultar filas. Selecciona la celda A1.
Observa cómo, en la hoja, ahora se pasa de la fila 12 a la 22, ya que hemos ocultado de la fila 13
a la 21.

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Selecciona las celdas de la A12 a la B22.

Hemos realizado una selección que incluye algunas celdas ocultas.
Si ahora copiamos o cortamos, Excel también copiará o cortará las celdas ocultas.
Mueve las celdas seleccionadas hasta la celda G1, arrastrando desde la parte superior de la celda
A12.
Al mover las celdas, puedes comprobar de una manera más clara cómo realmente sí que habíamos
seleccionado las celdas ocultas.
Deshaz la última acción.

Puedes copiar únicamente las celdas visibles, sin necesidad de mostrar las celdas
ocultas para seleccionar las adecuadas. Para esto, sigue los siguientes pasos:
Primero selecciona el rango de celdas que tiene las celdas que quieres copiar, aunque
este rango de celdas contenga celdas ocultas.

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En el menú del botón Buscar y seleccionar (en la pestaña Inicio de la Cinta

de opciones), selecciona la opción Ir a Especial (o selecciona la opción Ir a y pulsa el

botón Especial en el cuadro de diálogo que aparece).
En el siguiente cuadro de diálogo (Ir a Especial), selecciona la opción Solo celdas
visibles y acepta.
De esta forma se seleccionarán únicamente las celdas visibles que están dentro del rango de
celdas que tienes seleccionado. A continuación, podrías mover las celdas, cortarlas, copiarlas
y pegarlas en otro lugar.

Si quieres que no se incluyan determinadas celdas al copiar o cortar, es posible que sea necesario
mostrar las celdas ocultas para poder seleccionar claramente las celdas adecuadas.

Otra forma de ocultar una fila o una columna es a través del menú contextual que
aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre el título de fila o de columna,
eligiendo la opción Ocultar.

Realmente, lo que hacemos al ocultar filas o columnas es establecer su alto o ancho,

respectivamente, al valor 0. Por lo tanto, también puedes ocultar una fila o columna cambiando el
tamaño de la misma.
Para volver a mostrar las filas o las columnas ocultas, primero realiza una selección de celdas,
que incluya una fila por encima y una por debajo de las filas ocultas; o una columna por la
izquierda y una por la derecha de las columnas ocultas.
A continuación, selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar columnas en el submenú Ocultar

y mostrar del botón Formato .

Otra posibilidad es utilizar la opción Alto de fila o Ancho de columna en este mismo botón e
introducir un valor en el cuadro de diálogo.

Accede a la opción Mostrar filas desde el botón Formato .

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La opción Ocultar hoja del botón Formato oculta la hoja u hojas seleccionadas, con lo

que ya no se verán en la lista de hojas de la parte inferior izquierda de la ventana.

Para mostrar las hojas ocultas, utiliza la opción Mostrar hoja.

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4. COMPARAR LIBROS
Supongamos que has enviado este libro de Excel a otra persona, esta ha realizado cambios y te lo
ha devuelto.
¿Cómo puedes saber las diferencias que hay entre el libro enviado y el que te ha devuelto?
Dispones del comando Ver en paralelo , que te permite ver de una forma rápida
las diferencias que pueden haber entre dos libros de Excel.
Con este comando podrás desplazarte por los dos libros a la vez y buscar las diferencias entre
ellos.
Lo primero que tenemos que hacer es abrir los dos libros que queremos comparar.
Pulsa en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage y selecciona la opción Abrir.
Accede a la opción Examinar y abre el libro Listado de prestamos 2.xlsx.
Vamos a comparar este libro que acabamos de abrir con el primer libro.
Muestra la pestaña Vista de la Cinta de opciones.
Para comparar libros, se utilizan los botones Ver en paralelo , Desplazamiento sincrónico y
Restablecer posición de la ventana, que se encuentran en el grupo de comandos Ventana de
esta pestaña de la Cinta de opciones.

Pulsa el botón Ver en paralelo .

Si tienes más de dos libros abiertos, al pulsar el botón Ver en paralelo para activar esta
opción, tendrás que elegir el libro con el que compararás el libro actual.

Ahora puedes ver las ventanas de los dos libros a la vez.

Si está activo el botón Desplazamiento sincrónico , te podrás
desplazar por los dos libros al mismo tiempo: al mover uno, también se moverá el otro.

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Pulsa cuatro veces en la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento vertical del libro de
arriba.
De esta forma podríamos ir viendo las ventanas de los dos libros a la vez, para buscar las posibles
diferencias que existan entre ellos.
El botón Restablecer posición de la ventana te permite volver
a poner las ventanas de los libros que estás comparando en sus posiciones iniciales, por si has
movido alguna y quieres volver a tenerlas como estaban al principio.
Pulsa el botón Ver en paralelo para desactivarlo y cerrar la comparación de
los libros en paralelo.
Accede a la opción Cerrar en la vista Backstage para cerrar el libro Lista de libros 2.xlsx.
Como ves, Excel dispone de varias utilidades y características para facilitarte el trabajo con las
hojas: inmovilización o división en paneles, ocultar filas y columnas, comparar libros, etc.
En determinadas ocasiones, estas opciones te pueden ser muy útiles.

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Después de copiar algo al portapapeles, a través de la opción Pegado especial del menú del

botón Pegar podrás elegir lo que quieres pegar (todo, las fórmulas, solo los valores, los

formatos, etc.).
Además, este comando también permite hacer operaciones con lo que has copiado y con lo que
hay en la zona donde lo copies, y también cambiar las filas por columnas al pegar.

Desde los iconos del menú del botón Pegar o desde las opciones del botón Opciones de

pegado que aparece después de realizar una operación de pegado puedes elegir
opciones específicas de pegado (pegar solo los valores de las celdas, solo los formatos, pegar
como una imagen o como una imagen vinculada, pegar como vínculo, etc.).
Puedes dividir horizontal y verticalmente en cuatro paneles; para ello, pulsa el botón Dividir
del grupo de comandos Ventana en la pestaña Vista de la Cinta de opciones. Puedes
arrastrar las barras de división para ajustar el tamaño de los paneles.
Otra posibilidad es inmovilizar paneles, para tener unas filas o columnas bloqueadas al
desplazarnos por la hoja de cálculo: tras seleccionar la fila, columna o celda adecuada, selecciona

la opción Inmovilizar paneles del menú del botón Inmovilizar , que está en el grupo de

comandos Ventana de la pestaña Vista de la Cinta de opciones.

En este grupo de comandos también está la opción Ver en paralelo, que te permite ver las
ventanas de dos libros al mismo tiempo y desplazarte por ellos a la vez, para poder compararlos y
ver si hay diferencias entre ellos.
Desde el menú Ocultar y mostrar del botón Formato (que está en el grupo de comandos
Celdas de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones) puedes ocultar las filas o columnas
seleccionadas, así como la hoja actual o las hojas seleccionadas. De una manera equivalente,
también puedes ocultar una fila o columna estableciendo su alto o ancho a 0.

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