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EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

“Donde la labor se transforma en virtud”
CONTABILIDAD FINANCIERA AUXILIAR CONTABLE

Un ajuste contable es una regularización que tiene que hacer la empresa,

habitualmente a cierre de ejercicio, para imputar de forma correcta los
ingresos, gastos, activos y pasivos a sus ejercicios correspondientes.

así lo contemplaba el decreto 2649 de 1993 en su artículo 58:

Ajustes.” Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios
para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados
que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente
y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.
Son unas correcciones contables necesarias para obtener el resultado contable de forma
correcta. Aunque los ajustes contables afectan tanto a activos y pasivos como a ingresos
y gastos, los más importantes son los que afectan a estos últimos, ya que van a modificar
el resultado contable.

Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una
revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores.

Es importante distinguir los ajustes contables de los ajustes extracontables, que son los
que se realizan fuera de la contabilidad para ajustar los gastos e ingresos de una empresa
a los gastos e ingresos fiscales.

Tipos de ajustes contables

No hay un listado cerrado de ajustes contables, pero los más habituales son los
siguientes:

1. Ajuste por amortización del inmovilizado.

Los inmovilizados de una empresa pueden perder valor por el uso, por el paso del tiempo
o por circunstancias excepcionales. Cuando pierden valor por el uso y por el paso del
tiempo (que será en cualquier caso) se realizan los ajustes por amortización. Aplicando un
coeficiente de amortización a la valoración del inmovilizado, se obtiene la cuota por
amortización, que se contabiliza como un gasto y, por tanto, minora el resultado contable.
Este ajuste se realiza a fecha de cierre de ejercicio o en el momento de venta de un
inmovilizado.

2. Ajuste por deterioros.

En ocasiones, los activos de una empresa pierden valor por circunstancias excepcionales.
Los deterioros afectan a todos los activos de la empresa, no solo a los inmovilizados. Por
ejemplo, cuando un cliente nos debe una cantidad de dinero y entra en concurso de
acreedores, el crédito de ese cliente pierde valor. O cuando tenemos unas mercancías en
el almacén y se produce una inundación, esas mercancías pierden valor. Cuando ocurren
estas circunstancias, se debe realizar un ajuste por deterioro. Este deterioro se
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contabiliza como un gasto y, por tanto, minora el resultado contable. Se puede realizar
a fecha de cierre de ejercicio o en el momento en el que se detecta el deterioro.

3. Regularización de existencias.

A 31 de diciembre, se realiza la valoración de las existencias finales que están en el

almacén. Se calcula la diferencia con respecto a las existencias iniciales del almacén a
fecha de 1 de enero (el denominado asiento de variación de existencias). Si aumentan
las existencias se contabiliza como un ingreso, mientras que si disminuyen se contabiliza
como un gasto.

4. Periodificación de gastos e ingresos: gastos e ingresos anticipados.

Este ajuste nos permite imputar los ingresos y los gastos al ejercicio que
corresponda. Son ingresos y gastos que hemos contabilizado en el ejercicio actual, pero
que realmente pertenecen a ejercicios futuros. De ahí la denominación de “gastos o
ingresos anticipados”. A continuación, se muestra un ejemplo de gastos anticipados:

Ejemplo gastos anticipados. Imaginemos que el 1 de diciembre del año X contratamos

un seguro de 100 unidades monetarias para 4 meses. A 31 de diciembre nos damos
cuenta que hemos contabilizado un gasto por seguros de 100 unidades monetarias, pero
al año X solo se le debería imputar 1 mes de los 4 de duración del seguro. Es decir, al año
X se le deberían imputar 25 u.m. (1/4 de 100) y al año X+1 se le deberían imputar 75 u.m.
(3/4 de 100). Por tanto, a 31 de diciembre se realizaría un ajuste por gastos anticipados
para imputar únicamente 25 u.m. y no las 100 u.m. que se contabilizaron el 1 de
diciembre.

La periodificación siempre se realizará en fecha de cierre del ejercicio (31 de diciembre).

5. Ajustes por revalorización de activos y pasivos

En ocasiones, existe la obligación legal de contabilizar la revalorización de activos y

pasivos. Si es así, se tiene que realizar un ajuste por revaloración de activos o pasivos a
fecha de cierre de ejercicio. Este ajuste solo realiza si el legislador así lo ha
establecido. A continuación de muestra un ejemplo de revalorización de activos:

ejemplo revalorización de activos. A fecha de 1 de junio hemos adquirido 100 acciones de

una empresa cotizada por 10 u.m. / acción. El Plan General de Contabilidad establece
que a 31 de diciembre hay que realizar una revalorización de las acciones por su valor de
cotización. A fecha 31 de diciembre, estas acciones cotizan a 15 u.m. /acción. Entonces
tenemos que realizar un ajuste por revalorización de 500 u.m. (100 acciones x (15 u.m. -
10 u.m. ) ). Estas 500 u.m. son un ingreso.

6. Reclasificación de largo a corto plazo

Finalmente, hay deudas y derechos de cobro que a 31 de diciembre están contabilizadas

a largo plazo pero al pasar al año siguiente son de corto plazo y así deberían estar
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contabilizadas. Cuando ocurre esto debemos realizar la reclasificación del largo al corto
plazo. Con un ejemplo se entenderá mejor:

Reclasificación de una deuda de largo a corto plazo. El 1 de abril del año X contraemos
una deuda que tenemos que devolver en 15 meses, es decir, el 1 de julio del año X+1. A
fecha de 1 de abril del año X la contabilizamos como deuda a largo plazo (porque es a
más de 12 meses). Sin embargo, cuando llega el 31 de diciembre del año X solo quedan
6 meses para que tengamos que devolver esa deuda. Por tanto, tendremos que
reclasificar esa deuda al corto plazo (porque es a menos de 12 meses).

Asientos contables de cierre

El cierre del ejercicio contable es una de las actividades obligatorias que impone la Administración, a
través del Plan General Contable, a todas las empresas con el objetivo de conocer la situación real de
tu negocio. Esta actividad consiste en realizar el cierre de las cuentas de la empresa y analizar el
estado de las mismas, al final del año.
Para realizar correctamente el cierre contable debes seguir los siguientes pasos:
- Balance de comprobación de sumas y saldos. - Revisar el cuadro de cuentas del Plan General
Contable. - Recuento de existencias. - Reclasificación de Deudas y Créditos. - Ajustes por
periodificación. - Regularización de ingresos y gastos. - Amortizaciones e inmovilizado material de la
empresa. - Cierre de los libros contables. -Realizar el asiento de regulación. -Asiento de Cierre. -
Asiento de apertura. Además de todas estas acciones, no hay que olvidar que junto al cierre contable,
hay que realizar el Cierre Fiscal.
¿Cuáles son las cuentas que se cierran?
Definición de cierre contable. El cierre contable es el proceso que consiste en cancelar
las cuentas de resultados (compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de
venta y costos de producción) y trasladar dichas cifras a las cuentas de balance
respectivas (activo, pasivo y patrimonio)

Durante el ejercicio, la empresa contabiliza numerosas operaciones de ingresos y gastos.

Pero en ocasiones, a fecha de cierre de ejercicio (que habitualmente es el 31 de
diciembre) pueden existir ingresos y gastos contabilizados, que pertenecen a otros
ejercicios; o ingresos y gastos que están sin contabilizar y pertenecen al actual ejercicio.
Para obtener correctamente el resultado contable, en función del criterio de devengo, se
realizan los ajustes contables.

Cuando se hace el cierre contable al finalizar el periodo contable, se deben

elaborar los respectivos asientos contables de cierre.
Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de
resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905], determinando así el
resultado del ejercicio para luego trasladarlo a la cuenta de patrimonio que
corresponda.
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Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se

procede a cancelar cada una de las cuentas de ingresos, gastos y costos para
determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en los
comprobantes de cierre.
Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y
las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de
cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros.
Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el mismo valor
que tienen acumulado.
Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la
cuenta 5205 la suma de $600.000:
Cuenta Debito Crédito
4135 1.000.000
5205 600.000

Cancelación de cuentas [La cuenta 4135 es de saldo crédito y la cuenta 5205

de saldo debito por lo que debitaremos la primera y acreditaremos la segunda]:
Cuenta Debito Crédito
4135 1.000.000
5905 1.000.000
5205 600.000
5905 600.000

Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $400.000
[C1.000.000-D600.000], saldo que también debemos cancelar contra la cuenta
del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio.
Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una
utilidad, la cuenta 5905 la cancelamos contra la cuenta 3605:
Cuenta Debito Crédito
5905 400.000
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3605 400.000

De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que al

hacer el cierre contable sólo nos quedan las cuentas de balance [activos,
pasivos y patrimonio].
Los valores contenidos en las cuentas de resultado al hacer el cierre se
incorporan al patrimonio como utilidad o como pérdida.
Lo primero que se ha hecho es cancelar cada cuenta de resultado contra la
cuenta 5905, y luego la cuenta 5905 se cancela contra la cuenta 36.

Contabilidad empresarial

Si tienes una empresa, sabrás que es obligatorio llevar la contabilidad de la empresa así
como presentar una serie de documentos ante Hacienda que verifiquen el estado de la
entidad.

Un momento clave para todas las empresas se produce al final del año, con el cierre
contable y cierre del ejercicio fiscal. Vamos a ver en qué consiste.

Cierre contable

Tal y como establece el Plan General Contable, las empresas deben empezar a hacer
el cierre contable de su empresa a finales de año. Hacer el cierre del ejercicio contable
no es una tarea sencilla, por lo que vamos a ver, paso a paso cómo cerrar el ejercicio
contable de la empresa.

¿Qué es el cierre del ejercicio contable?

El cierre del ejercicio contable es el cierre de las cuentas de la empresa y el análisis de

las mismas, que sirve para conocer el estado de la misma así como trasladar la
información sobre la situación de la empresa a la Administración. Siempre decimos
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que llevar al día la contabilidad de una empresa es importante, pero se vuelve

imprescindible cuando se trata de entregar documentación al Estado informando de la
situación de la Sociedad.

Fecha cierre del ejercicio contable

El cierre contable varía en función de la empresa. Generalmente, el año contable de la

empresa coincide con el año natural. Si tu empresa sigue la norma general, el cierre
contable 2019 será el día 31 de diciembre de 2019.

Una vez realizado el cierre contable de la empresa, las empresas tienen los 6 meses
posteriores para presentar las cuentas a Hacienda. Por ejemplo, en el caso de las
empresas que hayan cerrado el año fiscal el 31 de Diciembre de 2019, tendrán hasta
Junio de 2020 para presentar los documentos ante Hacienda.

Es importante llevar al día la gestión de tu empresa para que, en el momento de realizar

la contabilidad a final de año, no suponga un quebradero de cabeza. Mantener la
información ordenada y centralizada en un mismo espacio es la solución para que
el cierre contable y el cierre fiscal del final de año sean más llevaderos.

Cierre contable paso a paso

Vamos a ver, paso a paso, cómo se hace el cierre contable de fin de año de tu
empresa y qué documentos debes tener en cuenta.

En primer lugar, se debe comprobar que la contabilidad de la empresa esté cuadrada, es

decir que los datos cuadren con lo que se establece en los Libros de la empresa, así
como realizar todos los ajustes necesarios para poder realizar el Asiento de Cierre. Una
vez comprobado que no hay errores, podremos empezar a cerrar el año contable de la
empresa.
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Balance de comprobación de sumas y saldos

Antes de la regularización de las cuentas de ingresos y gastos, se debe comprobar que

los datos de contabilidad coinciden con aquello definido en el Libro Diario. De este modo,
se comprueba que no hay errores en los Libros de la empresa.

Revisar el cuadro de cuentas del Plan General Contable

En el Plan General Contable se establece el cuadro de cuentas. Se trata de un listado en

el que se incluye todos los elementos que se consideran en la contabilidad de la empresa.
Para poder efectuar el cierre contable de la empresa, se debe comprobar que no haya
ningún error en ninguna de las siguientes cuentas o grupos:

 Grupo 1 – Financiación básica

 Grupo 2 – Activo no corriente

 Grupo 3 – Existencias

 Grupo 4 – Acreedores y deudores por operaciones comerciales

 Grupo 5 – Cuentas financieras

 Grupo 6 – Compras y gastos

 Grupo 7 – Ventas e ingresos

 Grupo 8 – Gastos imputados al patrimonio neto

 Grupo 9 – Ingresos imputados al patrimonio neto

Recuento de existencias

Para poder cerrar el ejercicio contable, debemos considerar todas aquellas existencias no
consumidas. De este modo, tenemos que restar las existencias no consumidas de las
compras realizadas durante el año, cifra que debería cuadrar con el número de
existencias que tenemos en la actualidad. Se trata de una forma para comprobar que no
hay ningún error.
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Reclasificación de Deudas y Créditos

En primer lugar, debemos considerar todas las deudas que quedan pendientes el propio
año contable así como todos los créditos que quedan pendientes de cobrar, a las que
debemos hacer frente en el siguiente ejercicio contable. Este será el primer ajuste que
debemos hacer antes de hacer el cierre contable.

Ajustes por periodificación

En primer lugar, se debe hacer un ajuste en las cuentas, ya que no todos los gastos e
ingresos se tendrán en cuenta para realizar el cierre contable. Todos aquellos gastos
que se deban anticipar para “beneficio” del próximo año como, por ejemplo, el alquiler del
local en el que desarrollar la actividad el mes de enero, no se debe incluir en el ejercicio
contable del mismo año, sino que se tendrá en cuenta en el siguiente año, que es cuando
sucede.

Por lo tanto, tanto los gastos como los ingresos anticipados, formarán parte del ejercicio
contable al que hagan referencia. Si ese alquiler se disfruta en enero de 2020, el alquiler
de ese mes, pasará al ejercicio contable de 2020.

Regularización de ingresos y gastos

Se trata de la más que famosa cuenta de pérdidas y ganancias, que todo empresario
debe haber oído alguna vez. La diferencia entre ingresos y gastos, es decir, el grupo 7 y
el grupo 6, del cuadro de cuentas del Plan General Contable.

Por otro lado, también se debe considerar la regularización de las cuentas de patrimonio
neto, la cual resulta de la diferencia entre el grupo 8 y 9, los Gastos imputados al
patrimonio neto y los Ingresos imputados al patrimonio neto.

Amortizaciones e inmovilizado material de la empresa

Se debe considerar el valor de todas aquellas amortizaciones, así como del inmovilizado
material de la empresa para hacer el cierre contable de la empresa correctamente.
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Cierre de los libros contables

Una vez ya se ha realizado los pasos anteriores, se debe cerrar los libros contables de
una empresa. Concretamente, el libro de inventarios y las cuentas anuales, en el que
debe quedar constante el cierre contable.

Así como para autónomos es necesario llevar el libro de registro de facturas, la empresa
también está obligada a llevar el registro contable de la entidad en libros fiscales,
mercantiles y contables.

¿Qué es el asiento de regularización?

Al final del cierre contable, se debe realizar la diferencia entre ingresos y gastos de la
empresa, a esto se le llama realizar el asiento de regulación. Según la cifra que se
obtenga, las empresas podrán saber si han tenido un año de pérdidas o de ganancias.

 En el caso que hayan tenido más ingresos que gastos, tendrán un resultado
positivo y hablaremos de acreedor.

 Del caso contrario, el resultado será negativo y hablaremos de pérdida.

Para entender el estado de la empresa. Aunque, si quieres saber cómo va tu empresa con
información actualizada, puedes usar Quipu, el programa de facturación online que se
integra con tu programa de contabilidad, para que puedas conocer el estado de la
empresa donde y cuando quieras. En Quipu te ofrecemos un gestor para tu negocio que
pueda llevar al día la contabilidad de tu empresa y hacer el cierre contable de tu negocio
por tí. Empieza en Quipu con un gestor y deja de esperar al final del año para conocer
cómo va tu negocio.

¿Cuál es el asiento de cierre en contabilidad?

El asiento de cierre se define como el momento en el que se cierra la contabilidad del

ejercicio. Es decir, el momento en que se deja de registrar de forma momentánea las
operaciones, supondrá el final de un ejercicio contable y el inicio de otro.
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Asiento de apertura en contabilidad

Para poder iniciar el nuevo año contable, debes realizar el asiento de apertura en
contabilidad. Este asiento es necesario para que quede registrado las cuentas del año
anterior.

Contrariamente al asiento de cierre, se debe cambiando de posiciones los resultados. Es

decir, todo lo que iba en el “Debe”, tiene que pasar al “Haber” y, por otro lado, todo lo que
iba en el “Haber”, tiene que ir en el “Debe”.

Cierre Fiscal de la empresa

En paralelo al cierre contable del año, sucede el cierre fiscal. Toda empresa, al terminar
el cierre contable, debe realizar el cierre fiscal. Se trata de las acciones que se realizan
para dejar el año fiscal, referente a los tipos impositivos, listo.

Entre los documentos a presentar, se encuentran los siguientes:

 Impuestos de Sociedades

 Entrega de los modelos anuales, como el 390 de IVA

 Amortización de activos