CURSO VIRTUAL

PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
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GUÍA PARA PREPARAR, EJECUTAR Y CERRAR LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

OBJETIVO DE APRENDIZAJE:

Este curso sugiere una guía de los lineamientos a desarrollar en cada una de las etapas
que intervienen antes, durante y después de la toma física de inventarios y la cual ha sido
preparada dentro del marco general del proceso estándar de inventarios, de tal forma que
usted pueda preparar a su organización

DEFINICIONES:

• Inventario Físico, es la verificación y/o confirmación periódica que desarrollan las

organizaciones sobre la existencia, integridad y valuación de los productos,
materiales o bienes patrimoniales que tienen, por medio del conteo físico uno a
uno de cada elemento y su posterior comparación con los registros en los estados
financieros.

• Existencia: Los activos, los pasivos y el capital existen, son reales.

• Integridad: Todas las transacciones y eventos que debieron haber sido

registrados, han sido registradas.

• Valuación: Los activos, los pasivos y el capital están incluidos en los estados
financieros con los saldos apropiados y cualquier ajuste por valuación está
debidamente registrado.

• Materia Prima: Son todos aquellos artículos adquiridos para la producción y los
cuales no tienen ningún proceso de transformación al momento de realizar el
inventario.

• Producto en proceso: Son aquellos artículos que se encuentran en etapa de

producción o parcialmente terminados, y para los cuales en la medida que se
perfecciona su producción, se aumenta el valor que adquieren.

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 • Producto Terminado: Son todos los artículos que han pasado por el proceso total
de producción, siendo transferidos del área de producción a distribución, y se
encuentran listos para ser entregados al cliente final.

• Inventario Físico Anual: Conteo manual de cada uno de los productos y/o
artículos que componen la totalidad del inventario de la compañía y el cual es
realizado para el cierre fiscal del año
• Inventario Físico Parcial: Conteo manual realizado a una población especifica de
productos, realizado en periodos específicos a lo largo del año contable y en
donde la selección de los productos a inventariar se orienta a controlar la
existencia de los productos bien sea por su materialidad dentro del valor total del
inventario, o por sus niveles de rotación.

• Inventario en Tránsito: Son todos aquellos productos y/o mercancía que si bien
no se encuentra físicamente en Casa Matriz o en las filiales al momento de hacer
el inventario físico, se encuentra en desplazamiento físico entre dos puntos de la
compañía y por tanto su registro en el sistema corresponde a una localización
virtual.

• Inventario obsoleto: Es el inventario que pasado un tiempo, está deteriorado,

vencido o sin vigencia.

• Inventario de lenta rotación: Son aquellos productos que no tiene una fácil salida
en el mercado.

• Inventario dañado: Son los productos que por su mal estado no están disponibles
para la venta.

• Almacenamiento Caótico: La asignación de las localizaciones para el producto,

se realiza en la medida que se recibe la mercancía sin llevar un orden concreto
sobre su ubicación, sino que únicamente se realiza de acuerdo con la
disponibilidad de espacios.

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 • Almacenamiento Ordenado: Cada producto tiene asignando un único lugar, en
donde únicamente puede colocarse la mercancía del mismo tipo.

• Almacenamiento en Bloque: Los productos se colocan uno junto a otro según el

orden de llegada y sin dejar espacios entre uno y otro.

• Referencia: Código de identificación tanto en el sistema como físicamente de

cada uno de los productos que componen el inventario.

• Localización: Son todas aquellas ubicaciones registradas tanto en el módulo de

inventarios como en su ubicación física, siendo igual el número de localizaciones
del sistema como las existentes físicamente.

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PREPARACIÓN DEL INVENTARIO:

La preparación de los inventarios parte de la definición que debe tener toda organización
dentro de su estructura organizacional, como en sus políticas y procedimientos de las
áreas responsables de realizar los inventarios, así como de participar activamente en su
ejecución.

Así las cosas, el líder de organizar el inventario deberá analizar las posibles fechas para
la realización del inventario, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

a. Fecha del cierre contable

b. Días con mayor número de entrega de pedidos
c. Días con mayor número de ingreso de productos y/o materias provenientes de los
proveedores
d. Visitas de entes de control externo o interno
e. Actividades de capacitación y/o integración.

Una vez se han analizado las anteriores variables, el líder de realizar el inventario, deberá
presentar una propuesta con diferentes alternativas de días para su realización, de tal
forma que las áreas involucradas en la realización del inventario, tales como producción,
ventas, compras, contabilidad y administración acuerden la mejor fecha, propendiendo por
reducir el impacto en las operaciones de la organización.

COMUNICACIÓN DE LA FECHA DE INVENTARIOS

Una vez se ha definido la fecha del inventario, se deberá realizar un comunicado a toda la
organización informando la fecha de la realización del inventario, por lo cual deberá
asegurarse que dicho comunicado llegue a todas las áreas y niveles de la organización.
De igual forma, se deberá comunicar tanto a los clientes como proveedores la fecha límite
para la recepción y entrega de productos.

Adicionalmente, según las políticas y procedimientos que definen las áreas que deben
participar activamente en el inventario, se deberá solicitar la confirmación por escrito de la
participación de los funcionarios, asegurando que el día o días del inventario tendrán

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disponibilidad en su agenda y por tanto no tendrán ningún impedimento para su
asistencia.

ELEMENTOS DE LAS BODEGAS

Si bien las bodegas en donde se encuentran los productos a inventariar se deben

caracterizar por el continuo orden y aseo, se recomienda que el líder del inventario realice
un recorrido por la bodega, verificando los siguientes aspectos:

• Aseo general de la bodega

• Adecuada marcación de las rutas de evacuación, así como la existencia de los
elementos de primeros auxilios y el adecuado funcionamiento de la red contra
incendios.
• Elementos de dotación suficientes y en buen estado para todos los funcionarios de
la bodega, tales como casco, gafas, botas, guantes y batas.
• Estado de los montacargas, escaleras y demás elementos para el conteo en
alturas.
• Adecuada calibración de los equipos de peso y lectura, necesarios para la
realización del inventario.

PRODUCTOS A INVENTARIAR

El líder del inventario deberá verificar que se cumpla con los siguientes parámetros tanto
de los productos a inventariar como de los que no forman parte del inventario de la
organización:

• Ubicación de los productos en la localización que corresponde

• Identificación adecuada de los productos (sticker, código de barras)
• Los productos obsoletos o dañados deben estar separados del inventario en buen
estado, así como deben estar plenamente identificados o rotulados.
• Los productos de mayor valor deben estar adecuadamente custodiados.

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 • Toda mercancía facturada que no pueda ser retirada para la fecha del inventario,
deberá ser separada del inventario, adjuntando una copia de la documentación
soporte de su facturación, así como deberá identificarse de forma visible que no
forma parte del inventario.
• El inventario que se encuentre en custodia de terceros deberá contar con toda la
documentación soporte.
• Se debe definir la logística que tendrá la toma física del inventario en custodia de
terceros, pues es fundamental que un funcionario de la organización verifique
tanto su existencia como su estado.
• En caso de contar con bodegas en diferentes puntos geográficos, se debe
coordinar el desplazamiento de los funcionarios que participaran en dichos
inventarios.

PREPARACIÓN DEL INSTRUCTIVO PARA EL INVENTARIO

Toda toma física de inventarios debe contar con un instructivo que sea lo suficientemente
claro y entendible para los participantes del inventario, y el cual contenga como mínimo lo
siguiente:

• Fecha, hora y ubicación donde se realizará el inventario.

• Indicaciones para el ingreso a la bodega.
• Descripción del vestuario que se debe llevar, y en caso de ser necesario
instrucciones sobre la organización del cabello y uñas.
• Descripción de las funciones y responsabilidades de la Mesa de Control.
• Nombre del funcionario líder de la Mesa de Control.
• Relación de los funcionarios que hacen parte de la mesa de control, y los cuales
no deberán estar involucrados en la operación que administra y custodia los
inventarios.
• Definir y documentar los grupos de conteo para el primero, segundo y posible
tercer conteo, los cuales deberán estar conformados por funcionarios externos a la
administración del inventario, así como deberán ser rotados entre los equipos de
cada conteo.
• Asignar a los grupos de conteo el acompañamiento de un operario del inventario.

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 • Límite de fechas para el ingreso y salida de producto tanto físico como en el
sistema.
• Metodología a seguir para la realización del corte de documentos, así como
relación de los documentos que deben ser objeto de dicho corte.

FUNCIONES DE LA MESA DE CONTROL:

• Realizar un recorrido por la bodega, validando su correcta organización.

• Confirmar el corte de documentos
• Recibir y resolver las dudas e inquietudes que surjan antes y durante el inventario.
• Velar por el cumplimiento de los horarios y días asignados para el inventario.
• Verificar que todo el personal que participa en los conteos cuentan con los
elementos necesarios tanto de seguridad como de registro.
• Verificar la entrega de las planillas numeradas para el conteo o de los equipos de
radio frecuencia, según sea el caso.
• Validar la realización de los dos conteos, así como del tercer conteo en los casos
que se requiera
• Confirmar por medio de recorridos en las zonas, que toda localización inventariada
cuenta con los registros que evidencian la realización de los conteos.
• Gestionar la rotación de los equipos entre el primero y el segundo conteo.
• Una vez se finaliza el inventario se debe verificar que todas las localizaciones
cuentan con la evidencia del primero y segundo conteo.
• Acompañar el proceso de digitación y transferencia de la información de los
inventarios.
• Coordinar el reporte con las diferencias definitivas.
• Acompañar la elaboración del ajuste realizado a las diferencias presentadas,
previa autorización del nivel adecuado.
• Lineamientos para la entrega de información a la mesa de control.
• Descripción de los productos a inventariar
• Metodología para realizar el conteo de las unidades, incluyendo instrucciones para
el registro de las unidades contadas en las planillas y las cuales no deben tener
tachones, ni enmendaduras.

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 • Instrucciones para la utilización de las herramientas para el conteo, tal como lector
del código de barras, básculas y demás elementos de medición requeridos.
• Instrucciones para la lectura de las referencias.
• Instrucciones para el conteo de unidades por peso o tamaño.

CAPACITACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO

Se sugiere que mínimo una semana antes de la realización del inventario, se programe la
capacitación con los funcionarios que participaran en el inventario y la cual debe
orientarse a cubrir los siguientes aspectos:

• Identificación de las rutas de evacuación.

• Ubicación de los elementos de primeros auxilios.
• Reconocimiento en la bodega.
• Organización de los productos en la bodega (familias de productos, tamaño,
almacenamiento caótico, almacenamiento en bloque o almacenamiento ordenado,
entre otros.)
• Identificación de los diferentes tipos de productos.
• Identificación de los productos que por sus características o composición son de
cuidado en su manipulación.
• Identificación de las zonas en donde se encuentra el producto en mal estado
• Instrucciones para el conteo de productos por peso o medidas.
• Identificación de los productos con su referencia para el registro en las planillas de
conteo.
• Explicación de la utilización de las herramientas para el conteo, tales como
lectores de código de barras.
• Elementos de seguridad que se deben utilizar en el inventario.
• Conteo de elementos en alturas.
• Descripción del trabajo en equipo que deben realizar los grupos conteo.

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DURANTE EL INVENTARIO:

• Confirmar la asistencia de todos los participantes, verificando que todos los grupos
de conteo se encuentren completos.
• Realizar la presentación a los grupos de conteo de su correspondiente líder de
equipo y de sus funciones.
• Verificar que las planillas asignadas para registrar los resultados del conteo no
incluyan las unidades que deben existir según los saldos de inventarios.
• Realizar la entrega de las planillas asignadas para registrar los conteos a cada
grupo, así como los elementos para realizarlo (esferos, calculadoras y/o lector de
código de barras).
• Realizar la entrega de las planillas que corresponden al inventario obsoleto,
dañado o de lenta rotación.
• Verificar que todos los participantes cuenten con los elementos de seguridad
necesarios para realizar el conteo.
• Confirmar el corte de documentos.
• Generar un reporte del sistema con los saldos del inventario antes de iniciar la
toma física, conservando los registros de su generación.
• Validar que no se realiza ningún ingreso o salida de mercancía, de tal forma que
los resultados del inventario no se vean afectados.
• Realizar dos conteos a todos los elementos que conforman el inventario y en caso
de registrar diferencias entre el primero y el segundo conteo, realizar un tercer
conteo.
• Los grupos de conteo deben asegurarse de contar todas las existencias
asignadas, así como deben dejar la evidencia de dichos conteos según
instrucción.
• Los grupos de conteo no deben registrar enmendaduras ni tachaduras en las
planillas de conteo.
• Al momento de realizar el segundo y tercer conteo, se debe verificar que los
grupos de conteo estén organizados de acuerdo a la planeación.

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 • La Mesa de Control debe verificar que se reciben todas las planillas de registro del
conteo según su consecutivo, así como el que las mismas no registren tachaduras
o enmendaduras.
• La Mesa de Control debe indicar cuales son los terceros conteos que se deben
realizar.

DESPUÉS DE LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO

• El ingreso de los resultados de los conteos debe hacerse siempre que se ha

validado previamente que los resultados del primero y segundo conteo son
iguales.
• Generar el reporte de las diferencias presentadas entre los saldos físicos y los del
sistema.
• Una vez se han identificado las diferencias entre los resultados del conteo físico y
los saldos registrados en el kardex, se debe proceder a realizar la aclaración de
las causas de las diferencias.
• Se debe entregar por parte del administrador de los inventarios, toda la
documentación soporte de los movimientos de los productos o materiales que
tuvieron diferencias.
• Se debe solicitar la autorización al nivel superior que corresponda de la
autorización de ajustes. Todos los ajustes realizados deben quedar debidamente
soportados y autorizados, para lo cual se debe generar el listado de ajustes
realizados, así como del reporte definitivo del inventario físico y del inventario
valorizado.
• Se debe preparar la conciliación entre el módulo de inventarios y el libro mayor y
de existir diferencias analizar sus implicaciones en los estados financieros para
proceder a tomar las acciones pertinentes.
• Preparar el correspondiente informe con los resultados de los inventarios.

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