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El Protocolo

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EL PROTOCOLO

Este recurso fue recopilado por el Prof. José Manuel Volquez Novas con ayuda de los libros de Castillo
Ogando, N. 2000. Manual de Derecho Notarial Dominicano. Moca, Republica Dominicana. Editora Dalis,
Pérez, L. 1895. Tratado de Derecho Notarial. Madrid, España y
Ley No. 8905 que crea el Colegio de Notarios. Promulgada en fecha 24 de febrero del 2005.

Antecedentes Históricos

El origen legal más remoto del protocolo parece estar en el derecho Justiniano, ya
que en el capítulo segundo de la Novella XLV, dada en Constantinopla en el año
537, mandó que los notarios de oriente no escribiesen los documentos en papel
blanco, sino en el protocolo, esto en el papel que arriba llevaba impresa la fecha
de su entrega al notario, el nombre del gloriosísimo conde de las sacras
liberalidades (sacrasrum largitionum), y la fecha de su redacción, reputándose por
falsas las que no se escribiesen en el protocolo.

El papel no podía cortarse, sino mantenerse intacto; y el documento debía


contener, ante todo, el resumen abreviado del acto, vale decir, el “protocollum”,
que era la primera colación, escritura o apuntación como encabezamiento de la
carta. Ello servía de base para la extensión del instrumento, que se entregaba “in
totum”bajo de pena de no valer, razón por la que el notario no conservaba en su
poder el original o matriz.

El Fuero Real fue el primer cuerpo de leyes, de orden general y con sentido
histórico que el derecho español proporcionó con la noción de “protocolo” .
Concluido y publicado a fines de 1254 o a principios de 1255; pero la Novísima
Recopilación, merced a la Pragmática de Alcalá, es el antecedente más próximo
del protocolo.

La Pragmática de Alcalá, dada el 7 de junio de 1503 por los Reyes Católicos, se


refiere a la institución del protocolo disponiendo que debía ser un libro en el cual
los escribanos fueran asentando por extenso las notas de las escrituras otorgadas
ante ellos y de ellas expidieran copias a las partes.

Los españoles llevaban otro libro en el cual se escribían los aspectos esenciales
de los negocios jurídicos a celebrar, antes de la redacción definitiva del
documento, denominándose este libro como “El Minutario”. Después que las
partes interesadas, hubieren examinado, corregido y puestos de acuerdo con el
contenido del minutario, se redactaba el instrumento público en forma definitiva,
sin alteración ni cambio alguno.

La Pragmática del Alcalá, estableció el Protocolo Notarial y en sus disposiciones


ya preveía el caso de una persona que no pudiera firmar.
Con la formación del Sacro Imperio Romano-Germánico, su emperador
Maximiliano I, ordenó el dictado de la constitución “De notariis et tabellionibus”que
se promulgo en Colonia en 1512 y en la misma se realiza una reforma y
ordenación en pro del ejercicio del notariado.

El emperador mandó que “cada notario procure de todos modos tener y conservar
con gran cuidado, y dejar después de sí un protocolo”.

Disposiciones Legales Sobre el Protocolo.

Entre los artículos 33 al 40 y el artículo 52 de la Ley No. 301 se encuentran las


reglas referentes al protocolo notarial.

La obligatoriedad de tenerlo para los actos auténticos; volúmenes anuales;


numeración de las actas; foliado de todas las hojas de cada volumen; márgenes
de las hojas, tanto en ambos lados como en la parte de abajo; apertura y cierre del
volumen anual; la posibilidad de la división del volumen anual en varios tomos; la
obligación de protocolizar cada año a más tardar el día 31 de marzo; la
responsabilidad del Notario en relación con la integridad y conservación de los
protocolos.

Los artículos 41,42, y 63, tratan lo relativo al libro Índice de actos auténticos,
mientras que la expedición de Copias es regulada por los artículos del 43 al 50 y lo
relativo a las nulidades es tratado en el artículo 51.

Sobre el destino, custodia y/o uso de los archivos notariales hay que estudiar los
artículos 53 al 55, en donde se halla todo lo relativo a licencias, suspensiones,
cesación de funciones de Juez de Paz, muerte, renuncia, destitución,
inhabilitación.

Requisitos y Formalidades del Protocolo.

El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del Notario,
conteniendo cada uno todas las actas que se escrituren entre el primer día de
enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. Dichas actas
deben llevar el número que les corresponda, escrito en letras y por estricto orden
de fecha. Las hojas deben ser foliadas, es decir marcadas con el número que les
pertenezca y escribírsele en letras y guarismos o dígitos.

Todas las hojas de las escrituras matrices, tendrán un margen blanco de cuatro
centímetros por la parte en que haya de encuadernarse y uno de dos centímetros
por la opuesta. Además se dejará en las dos plantas de la hoja, otro margen de
cinco centímetros por la parte donde comienzan a escribirse los renglones.
Todas las hojas del protocolo, serán firmadas por el Notario en el margen de cinco
centímetros, a excepción de aquellas que por el contenido del documento se
hallan llenas con notas debidamente firmadas por el Notario, las partes y los
testigos.
Otras formalidades exigidas:

a). Los instrumentos deben de redactarse en español, escribirse a máquina o a


mano de manera legible y sin abreviaturas;

b). Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose uno a


continuación del orto, en orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento sólo
debe quedar espacio para las firmas;

c). El protocolo debe llevar foliación cardinal escrita en cifras;

d). El cuerpo del Instrumento las fechas, números o cantidades se expresarán


con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, prevalece lo
escrito en letras;

e). Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que
transcriban se copian de manera textual;

f). Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea
antes de que sea firmado el instrumento.

Contenido del Protocolo.

En sentido estricto, el libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendrá
los originales de las actas auténticas que escriture entre el primero de enero y el
31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se
colocarán los documentos que se anexen al mismo como comprobantes.

Apertura del Protocolo.

Es ordenado por la Ley del Notariado que desde el primer día de cada año los
notarios abran el volumen del protocolo correspondiente a ese año.

El protocolo se abre cada año con la primera escritura que se hace, la cual llevará
siempre el número UNO y principiará en la línea del folio inicial. La forma indicada
en su artículo 38, para la apertura del protocolo se hace extendiendo una nota que
diga de esta manera:

“Volumen del Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes al año de...


( )”.
En la ciudad de….., Municipio de…….., Provincia de……., al primer (1er.) día del
mes de enero del año… ( )”.
Cierre del Protocolo.

El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también
puede cerrarse en cualquier momento que el notario dejare de ejercer la función.
El cierre debe contener: la fecha, el número total de instrumentos autorizados,
indicando cuántos de ellos son escrituras públicas y el número de actas de
protocolización, si las hubieren; así como el total de folios utilizados;
observaciones si fueren necesarias y la firma del notario.

Señala el segundo párrafo del artículo 38 de la Ley dominicana que debe


extenderse una nota análoga el último día del año para cerrar el volumen que
haga constar lo siguiente:

“Concluye el volumen del Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes


al año…. ( ), que contiene…. ( ) Instrumentos y…. ( ) folios, escriturados durante
el mismo por el infrascrito Notario”. En la ciudad de….., Municipio de…., Provincia
de, a los treinta y un (31) días del mes de diciembre del año…. ( ). A seguidas se
coloca la fecha en letras, la firma y el sello profesional del Notario.

¿Qué son el libro Índice, los Folios y la Minuta?

Libro Índice

Por las disposiciones combinadas de los artículos 41 y 42 de la ley sobre


notariado es obligatorio tener un libro índice con todas las actas auténticas que se
escrituren. Este índice contendrá la fecha y naturaleza del acta, los nombres de
las partes y nombres de testigos y la relación del registro. Deberá ser firmado y
sellado en la primera y última hoja por el Presidente del Juzgado de Primera
Instancia del Distrito \Instancia del Distrito judicial a que pertenezca el notario y,
porque la ley lo indica expresamente, exonerado del pago de cualquier tipo de
impuesto.

Para cumplir con el artículo 63 de la ley, una copia de este índice redactado
conforme al artículo 41 de la legislación notarial debe ser enviada por los notarios
a la Secretaría de la suprema Corte de Justicia dentro del primer trimestre de cada
año, es decir, hasta el día 31 de marzo.

Los Folios

Los folios son las hojas numeradas, selladas y autorizadas que serán
cronológicamente utilizadas y ordenadas y sólidamente empastadas para
constituir los libros. Cada folio se utilizará por ambas caras, constituyéndose por
dos páginas.

Para asentar las escrituras y actas en los folios, deberán utilizarse procedimientos
de escritura o impresión que sean firmes, indelebles y legibles. La parte utilizable
del folio deberá aprovecharse al máximo posible, no deberán dejarse espacios en
blanco y las líneas que se impriman deberán estar a igual distancias unas de
otras.

Minuta

Una minuta es un original de un acto auténtico, del que no puede desprenderse el


oficial público que es su depositario. Es, dicho de otra manera, un acto original
emanado de la autoridad administrativa o judicial, o para nuestro caso específico,
el acto entregado por notario que la ley prescribe que debe conservarse.

Es obligatorio de tener los actos auténticos; volúmenes anuales; numeración de


las actas; foliado de todas las hojas de cada volumen; márgenes de las hojas,
tanto en ambos lados como en la parte de abajo; apertura y cierre del volumen
anual; la posibilidad de la división del volumen anual en varios tomos; la obligación
de protocolizar cada año a más tardar el día 31 de marzo; la responsabilidad del
Notario en relación con la integridad y conservación de los protocolos.

El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del Notario,
conteniendo cada uno todas las actas que se escrituren entre el primer día de
enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. Dichas actas
deben llevar el número que les corresponda, escrito en letras y por estricto orden
de fecha. Las hojas deben ser foliadas, es decir marcadas con el número que les
pertenezca y escribírsele en letras y guarismos o dígitos.

En sentido estricto, el libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendrá
los originales de las actas auténticas que escriture entre el primero de enero y el
31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se
colocarán los documentos que se anexen al mismo como comprobantes.

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