CRB-D-003

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE

AUDITORIAS INTERNAS Versión: 01

Fecha: septiembre de 2021

REVISADO POR: APROBADO POR:

COORDINADOR DE GESTIÓN DE CALIDAD COORDINADORA ADMINISTRATIVA

COORDINADOR SG-SST
 CRB -D- 003
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE
AUDITORIA INTERNA Versión: 01

Fecha: Julio de 2016

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento estándar para el desarrollo de Auditorias Internas que

permita evaluar la eficacia del Sistema de gestión Integral y que se cumplan las políticas y
directrices organizacionales. Además, identificar oportunidades de mejora en los
procesos, actividades del sistema, en los requisitos especificados en la norma NTC-
ISO:9001/2015, Decreto 1072/2015 y Resolución 0312 del 2019; y en los procedimientos
establecidos.

Este procedimiento describe las actividades básicas a ejecutar en una auditoria y

proporciona directrices para establecer, efectuar y documentar la Auditoria en el Sistema
de Gestión Integral.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para todos los procesos establecidos por la organización, con
el fin de verificar el cumplimiento de la implementación del Sistema de Gestión Integral
(Sistema de Gestión de la Calidad / Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo).

3. RESPONSABILIDADES

Responsabilidades del Auditor:

 Realizar un estudio de los temas o actividades a auditar.

 Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas.
 Realizar reunión de apertura.
 Desarrollo de la auditaría (examinar el grado de cumplimiento del sistema de
Gestión Integral).
 Elaboración informe de auditoría.
 Reunión de cierre (Informar los resultados).
 Verificar la eficacia de las acciones correctivas.
 Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoria.

La Coordinador administrativa, Coordinador SGSST (según la auditoria a realizar), es el

responsable de elaborar el programa de auditorías y de coordinar con el auditor y
auditados la ejecución de las mismas.
 CRB -D- 003
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE
AUDITORIA INTERNA Versión: 01

Fecha: Julio de 2016

El personal auditado toma las acciones correctivas, a las no conformidades encontradas

en su respectivo proceso, en caso de que aplique.

4. DEFINICIONES:

Sistema integral: Es la estructura organizacional y los procedimientos

necesarios para implementar la administración de la
calidad o Seguridad y Salud en el Trabajo, bajo la
norma NTC-ISO-9001:2015 o Decreto 1072/2015

Auditor: Una persona preparada y calificada para efectuar las

Auditorias.

Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos verificados o

cualquier otra información relevante para la
auditoria.

Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la

auditoria recopilada frente a los criterios de la
auditoria.
Auditoria Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado
para obtener evidencias de la auditaría, evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar la extensión
y grado en que se cumplen los criterios de auditaría
del sistema de gestión fijado por la organización.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Las demás definiciones que aplican al presente procedimiento se encuentran

contempladas en la Norma NTC – ISO:9000. Fundamentos y Vocabulario.

5. REFERENCIAS

NTC- ISO: 9000:2005: Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y

Vocabulario.

NTC-ISO: 9001:2015: Sistema de Gestión Calidad. Requisitos.

DECRETO 1072/2015: Decreto único de reglamento del sector trabajo

 CRB -D- 003
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE
AUDITORIA INTERNA Versión: 01

Fecha: Julio de 2016

RESOLUCION 0312/2019 Estándares mínimos del SGSST

6. DESCRIPCIÓN

6.1. Generalidades

En la organización se desarrollan Auditorías Internas para evaluar la efectividad del

Sistema de Gestión Integral, teniendo en cuenta las siguientes directrices:

 Las auditorías internas se programan cada año o cuando se requieran, según lo

establecido en el formato de programa de auditorías internas CRB-F-004 y en el
formato CRB-F-108, Plan Anual de Trabajo, las auditorias propias del Sistema de
Gestión y Seguridad en el trabajo se deben planificar con la participación del
COPASST.

 Por decisión de la Sub-Gerencia y/o Coordinadora Administrativa, se pueden

programar Auditorias extraordinarias, cuando se detecten procesos en la
organización que no cumplan con el Sistema Integral.

 La programación de los auditores se realizará teniendo en cuenta que no se

pueden auditar su propio trabajo, deberá ser otra persona que conozca su labor.

 Las auditorías internas pueden ser ejecutadas por un auditor interno o externo a la
organización, los auditores cumplirán con la competencia requerida por la
organización: Educación: Profesional, Formación: Curso de auditor interno,
Habilidades: Las habilidades son adquiridas en el curso de auditor interno,
Experiencia: mínimo haber realizado una auditoria interna o haber participado
como auditor observador.

 La Coordinadora administrativa/Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo,

son responsables desde su proceso, brindar el soporte y la coordinación para
ejecutar las auditorías internas; y de facilitar la comunicación entre el auditor y el
auditado. El auditor debe acogerse a este procedimiento, incluyendo los formatos
anexos, para realizar el seguimiento al Sistema de Gestión Integral.

6.2. Planeación de auditorías internas

a. Programación de auditorías internas del Sistema de Gestión Integral:

 CRB -D- 003
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE
AUDITORIA INTERNA Versión: 01

Fecha: Julio de 2016

EL programa de auditorías internas, es una matriz de decisión, en la que se califican: el

estado, importancia y resultados de auditorías previas de los diferentes procesos; como
criterios para determinar la frecuencia de auditoría, alcance, metodología y selección de
auditores por proceso auditado.

El estado del proceso se califica según el porcentaje de cumplimiento de las metas

establecidas para el mismo, como se describe en la escala a continuación.

Escala de estado
Porcentaje de cumplimiento indicador Valoración
≥ 100% 1
70% - 99% 2
≤ 70% 3

La importancia del proceso, se califica según la escala que se encuentra a continuación,

teniendo en cuenta el grado de afectación del mismo al plan estratégico de la
organización.

Escala de importancia
Grado de impacto al Plan Estratégico Valoración
Alto 3
Medio 2
Bajo 1

Los resultados de auditorías previas se califican, según la escala definida para tal fin,
teniendo en cuenta el número de no conformidades detectados en el proceso.

Escala auditorías previas

No conformidades detectadas Valoración
0 1
1–3 2
4–6 3

Después de calificados los criterios, se multiplica el valor obtenido en cada uno, como se
muestra a continuación:

Total = (Valoración estado X Valoración importancia X Valoración auditorias previas)

 CRB -D- 003
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE
AUDITORIA INTERNA Versión: 01

Fecha: Julio de 2016

Con el valor total, se ingresa a la tabla de frecuencia que se muestra a continuación,

identificando el número de auditorías a realizar por proceso durante el año siguiente,
siendo el máximo número de auditorías posible 3 y mínimo 1.

Escala de frecuencia
Total obtenido Frecuencia
1-9 1
10 - 18 2
19 - 27 3

Definido el número de auditorías a realizar por proceso al año, se establecen fechas de

auditoría, criterios para ser auditados, alcance, auditor y metodología empleada.

NOTA: Las auditorias del SG-SST se programarán por lo mínimo una vez al año, y su
verificación será realizada según los estándares mínimos de la Resolución 0312 de 2019.

5.3. Desarrollo de la auditoria interna:

La auditoría se inicia con la reunión de apertura, se desarrolla y termina con la reunión de

cierre con el auditado. Luego se prepara el informe de auditoría para presentarlo a los
auditados.

Dentro del proceso global de la Auditoria se identifican los siguientes pasos:

a. Preparación de la Auditoria

El auditor interno prepara la auditoria teniendo en cuenta el alcance de la misma, el cual

se define en el programa de auditoría (CRB-F-004) y elabora las listas de verificación (CRB-
F-005) con los procedimientos respectivos de cada proceso y en caso del SG-SST se tiene
en cuenta la programación que se encuentra en el Plan Anual de Actividades CRB-F-108.

Así mismo para la ejecución de auditorías del Sistema de Gestión integral, se tendrán en
cuenta los siguientes criterios, sin limitarse a:

CRITERIOS SISTEMA DE GESTIÓN APLICABLE

VENTA PRODUCCIÓN GESTION ADMTVA GERENCIAL SGC SGSST

 Planeación Estratégica X X
 Requisitos del Cliente X X X X X
 CRB -D- 003
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE
AUDITORIA INTERNA Versión: 01

Fecha: Julio de 2016

 Requisitos Norma NTC-ISO

X X X X X
9001
 Requisitos Decreto 1072 X X X X X
 Manual de Gestión Integral X X X X X X
 Requisitos legales aplicables
X X X X X X
al Sistema de gestión Integral
 Gestión de riesgos
X X X X X X
Operacionales
 Matriz de peligros X X X X X
 Procedimientos SGI X X X X X X
 Requisitos Legales X X X X X X
 Requisitos propios de la
X X X X X X
Organización SGI
 Investigación de accidentes X X X X X
 Tasas de accidentalidad y
X X X X X
enfermedades laborales
 Revisión del Sistema de
X X X X X X
Gestión Integral
 Resultado de Auditorias
X X X X X X
previas
 Resultado de indicadores de
X X X X X X
gestión
 Seguimiento Acciones
X X X X X X
correctivas / Preventivas
 Hojas de Vida del personal X X X
 Desempeño de Proveedores y
X X X
contratistas
 Diagnóstico de condiciones
X
de Salud
 Resultados de Programas de
X
vigilancia

b. Alcance de las auditorias del Sistema de Gestión Integral:

El alcance de la auditoría describe la extensión y los límites de la auditoría, tales como

ubicación (oficina administrativa o plantaciones), actividades y procesos que van a ser
auditados, así como el período de tiempo cubierto por la auditoría
 CRB -D- 003
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE
AUDITORIA INTERNA Versión: 01

Fecha: Julio de 2016

c. Ejecución de la Auditoria

Reunión de Apertura

Su propósito es la presentación de los miembros del equipo auditor, revisar los objetivos y
el alcance, describir la forma de ejecución de la evidencia se establece en el informe de
auditoría interna formato (CRB-F-006) y para el SG-SST en el formato (CRB-F-150)

Evaluación en Sitio

Los Auditores se desplazan a los lugares establecidos para:

 Recolección de evidencias, con entrevistas, verificación de documentos y

observaciones, formato CRB-F-005.
 Seguir los registros para verificar implantación, cumplimiento, conformidad,
desempeño y trazabilidad.
 Observar los hechos, para lo cual determina: qué ocurre, donde ocurre, cuantas
veces ocurre, porqué ocurre, quiénes están involucrados.
 Verificar que las evidencias estén soportadas mediante, declaraciones
escuchadas, documentos leídos, registros examinados, hechos observados.
 Observaciones de la auditoria: Deben estar documentadas en el formato CRB-F-
005. En la reunión de cierre se determina cuales son incluidas en el informe
como “No Conformidades”.

Para la realización de las auditorías internas en el sistema de gestión de seguridad y salud

en el trabajo, se realizará con el formato CRB-F-098 (Auditoria interna, de contratistas y
proveedores del SG-SST) y el auditor tiene en cuenta los siguientes aspectos en sitio:

 El cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo.

 El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado.
 La participación de los empleados.
 El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas.
 El mecanismo de comunicación de los contenidos del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), a los empleados.
 La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST);
 La gestión del cambio.
 La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones.
 El alcance y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST) frente a los proveedores y contratistas.
 CRB -D- 003
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE
AUDITORIA INTERNA Versión: 01

Fecha: Julio de 2016

 La supervisión y medición de los resultados.

 El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales, y su efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo
 El desarrollo del proceso de auditoría.
 La evaluación por parte de la alta dirección.

Evaluación de Hallazgos

El Auditor interno analiza los hallazgos encontrados en el día de auditoria y realiza el

levantamiento de acciones correctivas cuando aplique, para presentarlo en la reunión de
cierre.

Reunión de Cierre

Se realiza con el auditado a quien se le presentan los resultados de la auditoria,

asegurando que entienden los mismos y cuáles son las No conformidades encontradas, la
evidencia se establece en el formato CRB-F-006, en el campo de Reunión de
Apertura/Cierre y para el SG-SST en el formato CRB-F-150.

Informe Final de Auditoria:

Es un resumen de la auditoria con los resultados y las oportunidades de mejora

encontradas. Este informe es diligenciado en el formato CRB-F-006 y para el caso del SG-
SST se diligencia el formato CRB-F-150, por el auditor asignado.

d. Seguimiento

El auditado investiga las causas de las “No Conformidades”, luego propone al auditor las
acciones correctivas y el plazo para solucionar la “No Conformidad”.

El auditor evalúa la propuesta y determina si ésta es conforme para darle solución,

informa a la Coordinadora administrativa ó Coordinador del SGSST, la fecha propuesta
para la acción y cierre. El auditor verifica la implementación con evidencia objetiva y si es
eficaz realiza el cierre de la “No Conformidad”. De lo contrario programa otro plazo e
informa al Coordinadora administrativa/Coordinador de seguridad y salud en el trabajo.
 CRB -D- 003
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE
AUDITORIA INTERNA Versión: 01

Fecha: Julio de 2016

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

ANEXOS

FORMATO DOCUMENTO
CRB-F-004 Programación de Auditoria Interna
CRB-F-005 Lista de Verificación