ACTIVIDAD #2,3, 4 y 5

PRESENTADO POR:
IRENE GÓMEZ ORTIZ ID 799326
IGMAR CORREA ID:977154
IRMA TERESA CONTRERAS JÁUREGUI ID:
JHONATAN ADRIAN MEDRANO ID: 853708
MONICA MEJIA ID: 801261

TUTOR:
LUISA ANDREINA ARENALES VALERO
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
AUDITORIA Y ASEGURAMIENTO II
NRC 15-60172
SAN JOSÉ DE CÚCUTA
2024

1
 Índice

1.Empresa
1.1 Razón Social ………….....................................................................................5
1.2 NIT ………….....................................................................................5
1.3 Actividad Económica...........................................................................................5
1.4 Objeto social …………........................................................................................5
1.5 Historia …………………......................................................................................5
1.6 Constitución ………….........................................................................................6
1.7 Misión …………...………....................................................................................6
1.8 Visión …………...................................................................................................6
1.09 Tamaño ………………......................................................................................6
1.10 Estructura ……………......................................................................................8

2. Estados Financieros

2.1 Estado de Resultado Integra…….......................................................................9

2.2 Estado de la situación financiera..................................................................10
2.3 Estado de cambios en el patrimonio ............................................................11
2.4 Estado de Cambios en el Flujo de Efectivo .................................................12

3. carta encargo …….............................................................................................13

4. itinerario de actividades ....................................................................................14
5. cronograma ………............................................................................................19
6. recursos …………..............................................................................................20
7. manual de perfil del cargo…………………………………………………………. 21

2
8 manual de funciones de cargo ……………………………………………………24

9. contrato individual de trabajo a término indefinido ………………. 42

10. inducción del personal ……………………………………………………45

11. lista chequeo hoja de vida ………………………………………………47

12. formato de análisis de cargos …………………………………………50

13. ficha técnica del aspirante ………………………………………………55

14. referencias……………………………………………………………………58

………………………………………………………………….

3
MARCAS AUDITORIA
comprobado 
verificado ¥
documentación sustentaría Ƨ
verificado con libros Ʃ
sumatoria vertical ǁ
sumatoria horizontal ǀ
calculo verificado ɸ
circularizado ©
circularización confirmada Ω
inspección física λ

4
1.1 Razón social: AGENCIA DE ADUANAS REPRESENTACIONES J
GUTIERREZ SAS NIVEL 1
1.2 NIT: 890505268-4
1.3 Actividad económica: 5229
Dirección: CLL 22n AV camilo daza 12 85 ZN industrial
Ciudad: Cúcuta norte de Santander
Teléfono: (607)5818181
Correo electrónico: [email protected]

1.4 Objeto social

El objeto social de AGENCIA DE ADUANAS REPRESENTACIONES J

GUTIERREZ SAS NIVEL 1,es ejecutar la actividad de agenciamiento aduanero,
actividad auxiliar de la función pública aduanera, prestando todos los servicios
necesarios para orientar y facilitar a los particulares el cumplimiento de las normas
legales existentes en la materia de importaciones, exportaciones, transito
aduanero o cualquier operación o procedimiento aduanero inherente a la actividad
de agenciamiento aduanero y sus actividades conexas. Código CIIU otras
actividades complementarias del transporte que incluye los servicios transitarios:
agencia de aduanas conforme al anexo de la resolución 139 DIAN noviembre 21
de 2012.

1.5 Nuestra historia

En noviembre de 1984 se funda la empresa motivada por la necesidad manifiesta

de los empresarios importadores y exportadores de la frontera Colombo-
venezolana. En la década de los noventa, la empresa se especializó en el manejo
de las importaciones desde Venezuela en vehículos y repuestos para
concesionarios de las marcas Ford y Fiat que operaban en Colombia.

5
En el año de 1995 la empresa cumpliendo las exigencias de la DIAN obtuvo la
certificación de autorización para ejercer la actividad como Sociedad de
Intermediación Aduanera a nivel nacional, ejerciendo ininterrumpidamente. En la
década actual, la empresa se consolida y toma el rumbo de empresa familiar,
mediante la inclusión de nuevos socios. En el 2008, el gobierno transforma a las
SIA a Agencias de Aduanas diferenciándolas en niveles, por lo que la clasificación
la empresa fue homologada como Agencia de aduanas, nivel 1.

1.6 Constitución

Por Escritura Pública No. 2690 del 13 de noviembre de 1984 de la Notaria 2a. De
Cucuta
inscrito en esta Cámara de Comercio el 14 de noviembre de 1984, con el No.
840961 del Libro IX, se constituyó la persona jurídica de naturaleza comercial
denominada REPRESENTACIONES J. GUTIERREZ Y CIA. LIMITADA.

1.7 Misión

Nuestra misión es prestar un servicio de agenciamiento aduanero de excelente

calidad a nivel nacional, cumpliendo con todas las exigencias gubernamentales y
empresariales en el contexto de economía global, ofreciendo un servicio eficiente,
seguro y a la vanguardia de la tecnología siguiendo los lineamientos de código de
ética de la empresa y los estándares de calidad, buscando siempre la mejora
continua de nuestros procesos, consolidándonos como una de las empresas más
sólidas y confiables el país.

1.8 Visión

Para el año 2025 ser un operador económico autorizado (OEA), como resultado
del crecimiento continúo moderado y el compromiso con la calidad y la seguridad
de nuestros procesos; ofreciendo a nuestros clientes todos los servicios
relacionados con las operaciones de comercio exterior.

1.09 Tamaño
N° 35 empleados oficinas
Cúcuta 19
Cartagena 3
Bogotá 4

6
 Barraquilla 1
Buenaventura 5
Medellín 3

7
1.10 Estructura
8
 2 Estados financieros
2.1 estado de resultados integral

9
2.2 Estado de la situación financiera

10
2.3 Estados de cambios en el patrimonio

11
2.4 Estado de cambios en el flujo de efectivo

12
3.
Cucuta,11 de abril 2024

13
GC Auditoria y consultores SAS

AGENCIA DE ADUANAS REPRESENTACIONES J GUTIERREZ SAS NIVEL 1

CLL 22N AV CAMILO DAZA 12 85 ZONA INDUSTRIAL

Sr. Jorge Gutiérrez Leal

Reciba ante todo un cordial saludo. Por medio de la presente queremos dejar
constancia de que ustedes han solicitado que se realice una auditoría de
AGENCIA DE ADUANAS REP J GUTIERREZ SAS NIVEL 1. En este sentido,
detallamos que la auditoría solicitada comprende al área del SIG sistema integral
de gestión (SIG) en recursos humanos de la empresa.
Por lo tanto, nos place comunicarle que aceptamos llevar a cabo la auditoría
solicitada, y que para la consecución de la misma nos basaremos en las normas
legales vigentes basado en el Decreto 1072 de 2015 Resolución 0312 de 2019.
Evidentemente, es necesario que se planifique y ejecute de manera adecuada
esta revisión a fin de certificar el buen funcionamiento de su empresa.
Es nuestro deber informarle que la auditoría será realizada aplicando distintos
procedimientos que nos permitirán obtener evidencia de documentos de su
compañía.
Dichos procedimientos serán competencia del auditor, al igual que la valoración de
riesgos que se exponga. Al final, se le comunicará por escrito las deficiencias que
sean identificadas.
Para llevar a cabo esta auditoría, usted deberá proporcionarnos acceso a toda la
información que sea necesaria, así como también a la documentación
concerniente área de recursos humanos. Además, si durante la auditoría es
requerida cualquier otra información extra, deberá ser suministrada.
Por otro lado, los honorarios por los servicios que prestaremos serán fijados en
base al tiempo que se emplee para llevar a cabo la auditoría. En este sentido, los
honorarios son por la cantidad de $4.000.000. Para dar inicio al proceso de

14
auditoría es necesario que se pague un 30% por adelantado y el resto del monto
una vez que finalice el trabajo, bajo una intensidad horaria de 3 visitas a la
semana, cada una de 4 horas durante un mes.
Finalmente, podemos asegurarle que nuestro equipo de auditoría le proporcionará
a la dirección general de su compañía informes detallados cada semana durante
el tiempo que dure el proceso.
En caso de estar de acuerdo con lo anteriormente expuesto, le solicitamos que
firme y devuelva a nuestra dirección una copia de este documento para certificar
que aceptan los acuerdos relacionados con la auditoría.

Atentamente,
GC Auditores y Consultores SAS

4. ITINERARIO DE ACTIVIDADES

15
 AUTORIDAD RESPONSABLES
GERENTE, SUBGERENTE Recursos humanos

Administrar el recurso humano cumpliendo todos los requisitos

4. 1
legales y del Sistema Integrado de Gestión (SIG) aplicables a la
OBJETIVO
empresa.
4.2 Este proceso comprende la selección, formación y administración
ALCANCE del recurso humano de la empresa.

4.3
DESTINO
ORIGEN ACTIVIDAD (QUÉ)
DE
DE ENTRADA MÉTODO (CÓMO LO SALIDA
LA
LA HACE)
SALIDA
ENTRADA
1.Perfiles y
Perfiles Responsabilidades de
Normativida
Cargo
d aduanera.
Contador
General.
Perfiles
Auxiliares
exigidos
contables
para los
Operativos
agentes de
Secretaria
aduana y
Gerencia Definir las Manual de Autoridad y
auxiliares
subgerencia competencias Perfiles de responsabl
de aduana.
requeridas para los Cargo es del
funcionarios de la Proceso
Competenci empresa en lo
as relacionado con: Manual de Todo el
Alta requeridas - Educación Funciones personal
Dirección para los - Formación
cargos de la - Habilidades
empresa - Experiencia
Incidencia
de cada
Proceso:
cargo en la
Mejora
seguridad
Continua
de la
empresa
Alta Determinaci 2. Necesidades de Vacantes en la Autoridad y
Dirección ón de Personal organización responsabl
necesidade es del
s de Proceso
personal
16
 Definir las necesidades
de personal, de acuerdo Todo el
con el volumen de personal
trabajo, la apertura de
nuevas sucursales, o a
la necesidad de cubrir
vacantes que se
presenten.
ORIGEN DESTINO
ACTIVIDAD (QUÉ)
DE DE
ENTRADA MÉTODO (CÓMO LO SALIDA
LA LA
HACE)
ENTRADA SALIDA
Determinaci 3. Contratación del
ón de las Vacantes Personal
Necesidade identificada
s de s
Personal
Hojas de
Vida,
soportes
Personas Revisar hojas de vida Autoridad y
que
interesadas Preseleccionar hojas de responsabl
demuestren
en aplicar a vida y entrevistar Funcionarios es del
el
las candidatos. seleccionados y Proceso
cumplimient
vacantes contratados
o del
Seleccionar a la Todo el
Perfil de
persona más adecuada personal
Cargo
Controles para ocupar la vacante
para la disponible
Proceso: identificació
Mejora ny
Continua conocimient
o del
personal
4. Inducción del Funcionarios Autoridad y
Funcionario Personal nuevos responsabl
Selección y
s Inducir a los inducidos a: es del
Contratació
seleccionad funcionarios nuevos a: Proceso
n de
os y - Generalidades de la - Generalidades
Personal
contratados empresa de la empresa Todo el
- Sistema Integrado de - Sistemas de personal
17
 Gestión
- Responsabilidades del
cargo
- Toma de conciencia
sobre la importancia del Gestión
aporte del personal al -
cumplimiento de los Responsabilida
objetivos del SIG des del Cargo

ORIGEN DE ACTIVIDAD (QUÉ)

DESTINO DE
LA ENTRADA MÉTODO (CÓMO LO SALIDA
LA SALIDA
ENTRADA HACE)
Exigencias
5. Administración del Cumplimiento
Normativida sobre la
Personal de las
d Legal en Seguridad
exigencias en
Seguridad Social y la
Seguridad
Social administración
Social
del personal Autoridad y
Desarrollo de Afiliar al personal contratado responsables
las funciones a EPS, ARP y ARP del Proceso
Permisos,
del cargo
ascensos,
Requerimiento Realizar todas las memorandos Todo el
Personal de s y/o actividades relacionadas con personal
y todo lo
la empresa situaciones la administración del relacionado
adicionales personal. con la
presentadas en
Administració
el desarrollo
n del personal
del trabajo

Desempeño de 6. Evaluación del Debilidades,

Personal de Desempeño del Personal riesgos y
las funciones
la empresa fortalezas
del cargo
Los funcionarios de la identificadas Autoridad y
empresa se autoevalúan, en el responsables
posteriormente la Alta desempeño del Proceso
Dirección evalúa el del personal
Desempeño desempeño de los Todo el
Alta observado del funcionarios de la empresa Necesidades personal
Dirección personal de la de
empresa Verificar aporte del personal capacitación
al cumplimiento de los identificadas
objetivos del SIG

18
 5. CRONOGRAMA

CRONOGRAMA

PLAN D E Recursos humanos AGENCIA DE ADUANAS REPJ GUTIERREZ SAS NIV

TRABAJO 1

19
 SEMANA SEMANA SEMAN SEMANA
ACTIVIDADES PROCESO FRECUENC
1 2 A3 4
Revisar las carpetas
Perfiles y de los funcionarios
3 veces *
responsabilidades para verificar si
semana
del cargo cumplen con los
requisitos exigidos
necesidades del 3 veces *
personal semana
Que la empresa nos
aporte las
contratación del evidencias y 3 veces *
personal necesidad con que semana
requiere para la
debida revisión

Inducción del 3 veces *

personal semana

Revisar las
Administración del 3 veces *
afiliaciones de los
personal semana
funcionarios

Evaluación de
3 veces *
desempeño del
semana
personal

6. RECURSOS

Para desarrollar una auditoría de recursos humanos se requieren los siguientes

recursos:
1. Sistema de información de Recursos Humanos (SIRH)

20
2. Sistema de nóminas
3. Documentación del plan de pensiones
4. Manuales de empleados y otros documentos de políticas y procedimientos
5. Contratos laborales y registros de empleados
6. Registros de asistencia y horarios laborales
7. Evaluaciones de desempeño y registros de capacitación
8. Encuestas de satisfacción y retroalimentación de los empleados

7.MANUAL DE PERFILES DEL CARGO

MANUAL DE M - HUM - 01
PERFILES DE CARGO
V. 1 ENERO
2023

CARGO REQUISITO PERFIL DE CARGO

EDUCACIÓN FORMACIÓ EXPERIENC CONVALIDACI

N: IA ÓN
Cursos, ó
Seminarios,
21
 ó Talleres,
ó
Diplomados
5 AGENTE DE Título Actualizació Dos (2) años Cinco (5) años
ADUANA profesional o n en de de experiencia
título de normatividad experiencia relacionados
tecnólogo en aduanera relacionados con actividades
comercio con de comercio
exterior o actividades exterior
carreras de comercio
afines exterior
6 AUXILIAR DE Título de Bachiller
ADUANA técnico en
comercio Dos (2) años de
exterior o experiencia
carreras relacionados
afines con actividades
de comercio
exterior
CARGO REQUISITO PERFIL DE CARGO

EDUCACIÓ FORMACIÓ EXPERIENC CONVALIDACI

N N: IA ÓN
Cursos, ó
Seminarios,
ó Talleres,
ó
Diplomados
7 CONTADOR Contador Manejo de Más de dos N / A.
Office y (2) años en Debe cumplir
Paquetes áreas afines los requisitos
contables del Perfil de
Cargo
8 AUXILIAR Profesional o Más de seis Bachiller
CONTABLE estudiante (6) meses en
universitaria áreas afines Un (1) año de
de experiencia en
Contaduría Contabilidad

9 RESPONSAB Ingeniero Cursos, o Más de seis Profesional o

LE CÓDIGO Industrial, o seminarios o (6) meses en tecnólogo en
DE ÉTICA Administrado talleres áreas áreas
r de relacionados relacionadas relacionadas
Empresas, o con con con comercio
22
 Profesional Recursos Comercio exterior
en Comercio Humanos Exterior
Exterior y/o Salud Experiencia de
Ocupacional un (1) año
trabajando en
Sistemas de
Gestión de
Calidad
10 SECRETARIA Bachiller o Secretariado Más de un Dos (2) años de
tecnóloga en o Manejo (1) año en experiencia en
áreas básico de áreas afines áreas afines
administrativ Sistemas
as
11 AUXILIAR DE Bachiller Tener moto Más de dos Dos (2) años de
OFICINA propia. (2) años en experiencia en
Saber áreas afines actividades
conducir relacionadas
moto. con comercio
Manejo exterior
Básico de
Sistemas
12 PASANTE Estudiante Comercio No se N/A
universitario Exterior requiere
de Comercio
Exterior o
carreras
afines.
Mínimo
octavo (8°)
Semestre

CARGO HABILIDADES PARA EL CARGO

1 GERENTE Identificación y cumplimiento de requisitos legales, Motivación

del personal hacia el trabajo en equipo y logro de resultados,
Conocimiento del código de aduanas y arancel, Interpretación
de la normatividad aduanera, Manejo de sistemas
2 SUBGERENT informáticos de la DIAN
E

23
3 COORDINAD Actualización permanente en los requisitos aplicables al
OR SISTEMA S.I.G., Creatividad para dinamizar y mejorar el S.I.G.,
INTEGRADO Capacidad de comprometer al personal con la
DE GESTIÓN implementación del S.I.G., Alineación del S.I.G. con los
intereses y expectativas de la Alta Dirección
4 AUDITOR Orientación a la identificación objetiva de hallazgos,
INTERNO Identificación y revisión de los requisitos aplicables al SGC,
Asertividad y empatía en la comunicación con los auditados,
Manejo de un lenguaje sencillo y práctico, Cumplimiento de
los horarios de auditoría y en la entrega de informes

5 AGENTE DE Conocimiento del código de aduanas y arancel, Interpretación

ADUANA de la normatividad aduanera, Manejo de sistemas
informáticos de la DIAN, Organización en el manejo de
6 AUXILIAR DE documentos de las operaciones de agenciamiento aduanero
ADUANA

7 CONTADOR Actualización permanente en la normatividad contable y

tributaria, Buen manejo de los registros y soportes contables,
Manejo de paquetes contables

8 AUXILIAR Sólo para las Auxiliares Contables: Eficacia y rapidez en la

CONTABLE realización de la facturación

Sólo para el Contador: Cumplimiento oportuno de las

obligaciones tributarias y financieras.
CARGO HABILIDADES PARA EL CARGO

9 RESPONSAB Conocimiento de la metodología interna para la realización de

LE CÓDIGO las operaciones de agenciamiento aduanero, Interpretación
DE ÉTICA de la normatividad aduanera, Actualización permanente en los
requisitos aplicables al S.I.G., Conocimiento y manejo del
Código de Ética de la empresa
10 SECRETARIA Comunicación asertiva con los funcionarios y visitantes de la
empresa, Organización en la recepción y distribución de
documentos, Diligenciamiento de los registros del S.I.G. que
hacen parte de su trabajo, Conocimiento del sistema de
colores para la clasificación de las operaciones de
agenciamiento aduanero, y asignación de D.O. en los casos
que aplique

24
11 AUXILIAR DE Capacidad de ubicarse en la ciudad para programar su
OFICINA trabajo, Eficacia y rapidez en la realización de los trámites
asignados, Conocimiento del sistema de colores para la
clasificación de las operaciones de agenciamiento aduanero,
y asignación de D.O. en los casos que aplique, Conocimiento
de la metodología para el archivo de los registros de las
operaciones de agenciamiento aduanero
12 PASANTE Conocimientos teóricos básicos de Comercio Exterior,
Receptividad de las instrucciones recibidas, Manejo básico de
sistemas informáticos de la DIAN

REGISTROS REQUERIDOS

EDUCACIÓN Fotocopia del Diploma o Acta de Grado

Estudiante universitario: Fotocopia constancia de estudios,
o Convenio Universitarios en el caso de los pasantes

FORMACIÓN Fotocopias diplomas cursos, congresos, talleres o seminarios

HABILIDADES Evaluación de Desempeño

EXPERIENCIA Certificaciones laborales que indiquen el tiempo trabajado

CONVALIDACIÓN Puede darse mediante educación, formación o experiencia.Es

necesario presentar los registros que demuestren la
educación, formación o experiencia, tal como se indica
anteriormente en las casillas correspondientes a estos
requisitos

8. MANUAL DE FUNCIONES DEL CARGO

PROCESOS DE APOYO

25
 RECURSOS HUMANOS

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Jefe inmediato:
Nombre del cargo: JUNTA DE SOCIOS
N° cargos: 1
GERENTE Jefe superior:
JUNTA DE SOCIOS

Procesos que participa: GESTIÓN DIRECTIVA, AGENCIAMIENTO ADUANERO,

COMPRAS,

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Dirección general de la sede principal y las sucursales de la empresa, dirigiendo

la asignación de recursos y el funcionamiento general de la empresa.

PERFIL DE CARGO

Para conocer el perfil del cargo, ver el documento M – HUM – 01 Manual de

Perfiles de Cargo

FUNCIONES

 Elaborar la planeación estratégica de la empresa

 Elaborar el presupuesto anual de la empresa y revisar constantemente su
ejecución, haciendo los ajustes que se consideren necesarios.
 Revisar la ejecución del presupuesto de la empresa.
26
 Provisionar los recursos necesarios para garantizar la eficacia de los
procesos de la organización.
 Definir los canales de comunicación de la organización.
 Programar las revisiones por la dirección y con base en los resultados
observados, tomar medidas para la mejora continua.
 Buscar los medios para tener acceso inmediato y preciso a las
modificaciones de la normativa legal que rige la operación de agenciamiento
aduanero y garantizar su eficiencia. Informar al área de recursos humanos
para programar las capacitaciones necesarias al personal de la empresa
sobre estas actualizaciones.
 Definir todo lo relacionado con el servicio que se le ofrecerá al cliente, como
tiempo de servicio, tarifas, alternativas de pago, etc.
 Verificar que se estén cumpliendo todas las disposiciones legales que rigen
la operación de agenciamiento aduanero.
 Garantizar las competencias y habilidades de los agentes y auxiliares de
aduana para asegurar el correcto desarrollo de los trámites de
agenciamiento aduanero.
 Determinar las necesidades de adquisición de bienes y servicios, de acuerdo
a los requerimientos de la organización y las exigencias de la DIAN; así
como autorizar la adquisición de dichos bienes y servicios
 Participar activamente en la selección y evaluación de proveedores
 Determinar las necesidades de personal
 Participar activamente en la selección y evaluación de personal.
 Tomar decisiones de acuerdo a lo observado en las evaluaciones de
desempeño del personal de la empresa.
 Desarrollar estrategias comerciales para penetrar en nuevos mercados
 Conocimiento de los clientes
 Negociaciones

AUTORIDAD

Toma de decisiones en cuanto a:

 Asignación de recursos
 Apertura de nuevas sucursales
 Aceptación de clientes y proveedores
 Supervisión de operaciones de agenciamiento aduanero
 Continuidad del personal

27
 RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN

Operaciones de agenciamiento aduanero, cumplimiento de requisitos legales,
funcionamiento de las sucursales, desempeño del personal
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Deberá guardar reserva sobre todos los actos que conozca en desarrollo de su
cargo, excepto cuando dicha reserva sea levantada por disposición legal.
Reserva sobre la información financiera de la empresa

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Jefe inmediato:
Nombre del cargo: GERENTE
N° cargos: 1
SUBGERENTE Jefe superior:
JUNTA DE SOCIOS

Procesos que participa: GESTIÓN DIRECTIVA, AGENCIAMIENTO ADUANERO,

COMPRAS,

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Aplica para la sede principal y todas las sucursales

Administración de los recursos de la empresa, Realización de la gestión
comercial, Supervisión de las operaciones de agenciamiento aduanero, Control
de las certificaciones y el cumplimiento de requisitos legales.

28
 PERFIL DE CARGO

Para conocer el perfil del cargo, ver el documento M – HUM – 01 Manual de

Perfiles de Cargo

FUNCIONES

 Revisar el cumplimiento en la realización de las operaciones de

agenciamiento aduanero
 Contacto permanente con los clientes
 Aprobar las facturas de los trámites de agenciamiento aduanero
 Administración del recurso humano de la empresa
 Garantizar las competencias y habilidades de los agentes y auxiliares de
aduana para asegurar el correcto desarrollo de los trámites de
agenciamiento aduanero.
 Ejecutar la labor de Tesorería
 Supervisión de la Gestión Contable
 Elaborar la planeación estratégica de la empresa
 Elaborar el presupuesto anual de la empresa y revisar constantemente su
ejecución, haciendo los ajustes que se consideren necesarios.
 Definir todo lo relacionado con el servicio que se le ofrecerá al cliente, como
tiempo de servicio, tarifas, alternativas de pago, etc.
 Verificar que se estén cumpliendo todas las disposiciones legales que rigen
la operación de agenciamiento aduanero

 Determinar las necesidades de adquisición de bienes y servicios, de acuerdo

a los requerimientos de la organización y las exigencias de la DIAN; así
como autorizar la adquisición de dichos bienes y servicios

 Desarrollar estrategias comerciales para penetrar en nuevos mercados

 Conocimiento de los clientes
 Relaciones Públicas

AUTORIDAD

Toma de decisiones en cuanto a:

 Asignación de recursos
 Apertura de nuevas sucursales
 Aceptación de clientes y proveedores
 Supervisión de operaciones de agenciamiento aduanero
 Continuidad del personal
29
 RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN

Operaciones de agenciamiento aduanero, cumplimiento de requisitos legales,
funcionamiento de las sucursales, desempeño del personal
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Deberá guardar reserva sobre todos los actos que conozca en desarrollo de su
cargo, excepto cuando dicha reserva sea levantada por disposición legal.
Reserva sobre la información financiera de la empresa

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Jefe inmediato:
Nombre del cargo: SUBGERENTE
N° cargos: 01
CONTADOR PUBLICO Jefe superior:
GERENTE

Procesos que participa: Operativos contables

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Profesional Contador Público encargado de Asesorar a la gerencia en temas

contables, financieros tributarios y de Control con base en los informes
contables que deben ser trabajados a luz de Normas y Principios Contables
Generalmente aceptados.

PERFIL DE CARGO
30
Para conocer el perfil del cargo, ver el documento M – HUM – 01 Manual de
Perfiles de Cargo

FUNCIONES

 Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área contable.

 Elaborar y certificar los estados financieros mensuales con información
oportuna y verídica
 elaborar preparar la planilla de pago de nómina de los empleados.
 Elaborar, digitar, presentar y pagar la planilla única integral (PILA) de aportes
parafiscales y de seguridad social.
 Controlar el correcto registro de los auxiliares de contabilidad
 Revisar causaciones, corroborando los cálculos presentados especialmente
en lo relacionado con las retenciones en la fuente
 Elaborar las declaraciones de impuestos Nacionales y Distritales
 Revisar, elaborar y firmar conciliaciones bancarias
 Revisar y comparar gastos mensuales
 Elaborar y presentar información Tributaria a la DIAN y pagar las
declaraciones tributarias de la empresa.
 Cierre contable anual, elaboración y certificación de Estados Financieros
anuales y presentación a la junta de socios y entidades oficiales.
 Mantener en orden y actualizado el archivo de documentos contables (notas,
Recibos de caja, Declaraciones, etc.)
 Coordina la ejecución de políticas relacionadas con el área contable,
asegurándose que se cumplan los principios de contabilidad y las normas
internacionales, al igual que las políticas de la Entidad y las normas fiscales
vigentes.
 Velar por que los libros y documentos que conforman la contabilidad cumplan
con los requisitos legales, jurídicos y tributarios exigidos por el estatuto
tributario y el código de comercio.
 Velar por que todos los movimientos y transacciones tengan soporte
contable.
 Velar por la conservación y archivo de todos los documentos contables.
 Revisar y verificar que todos los tramites (D.O) abiertos en la página web
hayan sido facturados oportunamente.
 Elaborar, presentar y pagar en los formularios prescitos anualmente por el
municipio las declaraciones de industria y comercio y avisos y tableros y tasa
bomberil.
 Firmar las declaraciones tributarias cuando se requiera.
 Elaborar, digitar, presentar y firmar a través del prevalidador y del sistema
muisca de la DIAN, información exógena en medios magnéticos a la DIAN.

31
 Presentar ante los prevalidadores del municipio sobre el impuesto de
industria y comercio.
 Atender y dar respuesta a los requerimientos oficiales de índole tributaria
 Vigilar y desarrollar todo lo relacionado con el proceso de ingreso,
contratación y retiro del personal.
 Liquidar las vacaciones del personal y mantener actualizado y el registro de
vacaciones.
 Dirigir el programa de salud ocupacional
 Solicitar autorización de facturación (cada 2 años)
 Todas las demás funciones relacionadas con su profesión que le asigne su
jefe.

AUTORIDAD

Toma de decisiones en cuanto a:

 Distribución de trabajo sobre los auxiliares contables

 Asignación de tareas estableciendo prioridades

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN

 Auxiliares contables

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Deberá guardar reserva sobre todos los actos que conozca en desarrollo de su
cargo, excepto cuando dicha reserva sea levantada por disposición legal.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Jefe inmediato: N° cargos: 03

AUXILIAR CONTABLE CONTADOR PUBLICO
Jefe superior:

32
 SUBGERENTE

Procesos que participa: Operativos contables

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Técnico o tecnólogo en el área de contabilidad y Finanzas o afines quien

registrará las transacciones comerciales bajo las directrices del Contador
Público de tal manera que se generen informes veraces y oportunos que
servirán de base para la toma de decisiones.

PERFIL DE CARGO

Para conocer el perfil del cargo, ver el documento M – HUM – 01 Manual de

Perfiles de Cargo

FUNCIONES

 Liquidar, Facturar y registrar todos los tramites (D.O) que han sido abiertos.
 Hacer pagos electrónicos a terceros.
 Revisar el correo institucional
 Hacer recibos de caja
 Hacer comprobantes de egresos.
 Elaborar las conciliaciones bancarias con sus respectivos ajustes y soportes.
 Hacer notas débitos.
 Hacer notas créditos.
 Hacer notas de contabilidad.
 Hacer traslados electrónicos entre cuentas de la empresa.
 Alimentar la página web con las fechas de facturación de todos los tramites
(D.O) que han sido abiertos.
 Velar por que todas las transacciones financieras tengan los soportes
contables.
 Registrar todos los soportes contables.
 Velar por la conservación y archivo de los documentos contables, así como
los documentos de orden administrativo.
 Realizar el Backup al sistema de contabilidad constantemente.
 Realizar el estado de cuenta para el respectivo recaudo de cartera.
 Todas las demás funciones relacionadas con su profesión que le asigne su
jefe.
AUTORIDAD
33
Toma de decisiones en cuanto a:

 Prioridad de las tareas asignadas

 Distribución del tiempo para cada labor

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN

Ninguna
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Deberá guardar reserva sobre todos los actos que conozca en desarrollo de su
cargo, excepto cuando dicha reserva sea levantada por disposición legal.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Jefe inmediato:
Nombre del cargo:
SUBGERENTE
AGENTE DE N° cargos: 7
Jefe superior:
ADUANAS
GERENTE

Procesos que participa: Operativos de aduanas

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Asesorar a clientes de la Empresa en el cumplimiento de las normas legales

relacionadas con los procedimientos aduaneros y las actividades de comercio
exterior con representación ante la DIAN.

34
 PERFIL DE CARGO

Para conocer el perfil del cargo, ver el documento M – HUM – 01 Manual de

Perfiles de Cargo

FUNCIONES

 Actualizarse permanentemente en la normatividad aduanera

 Revisar la legalidad y conformidad a las normas de los documentos para
realizar los trámites de agenciamiento aduanero
 Revisar que los documentos de cada trámite de agenciamiento estén
completos e informar al cliente de los documentos que le hace falta
presentar, en el caso que corresponda.
 Realizar los trámites de agenciamiento aduanero ante el sistema muisca,
siglo XXI, Vuce y demás entidades con que se relacione.
 Crear declaraciones de importación, declaraciones andinas del valor, las
declaraciones de tránsito aduanero (DTA), las solicitudes de autorizaciones
de embarque y cualquier otro documento que se tramite ante las autoridades
correspondientes.
 Diligenciar en el sistema del ministerio de comercio, industria y turismo los
certificados de origen para los trámites de exportación.
 Coordinar la apertura de las mercancías para inspecciones Dian
 Revisar y aprobar los tramites de agenciamiento aduanero realizado por los
auxiliares de aduanas.
 Mantenerse en contacto con el cliente para asesorarlo, así como para
atender dudas, consultas y comentarios.
 Velar por el cumplimiento del sistema de gestión de calidad
 Todas las demás funciones relacionadas con su profesión que le asigne su
jefe.

AUTORIDAD

Toma de decisiones en cuanto a:

 Distribución de trabajo sobre los auxiliares de aduanas.

 Prioridad del trabajo y distribución del tiempo.

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN

 auxiliares de aduana
35
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Deberá guardar reserva sobre los actos que conozca en desarrollo de su cargo,
excepto cuando dicha reserva sea levantada por disposición legal.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Jefe inmediato:
Nombre del cargo:
SUBGERENTE
AUXILIAR DE N° cargos: 17
Jefe superior:
ADUANAS
GERENTE

Procesos que participa: Operativos de aduanas

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Asesorar a clientes de la Empresa en el cumplimiento de las normas legales

relacionadas con los procedimientos aduaneros y las actividades de comercio
exterior sin representación ante la DIAN.

PERFIL DE CARGO

Para conocer el perfil del cargo, ver el documento M – HUM – 01 Manual de

Perfiles de Cargo

FUNCIONES

36
 Actualizarse permanentemente en la normatividad aduanera
 Revisar la legalidad y conformidad a las normas de los documentos para
realizar los trámites de agenciamiento aduanero
 Revisar que los documentos de cada tramite de agenciamiento estén
completos e informar al cliente de los documentos que le hace falta
presentar, en el caso que corresponda,
 Realizar los trámites de agenciamiento aduanero, bajo la supervisión de un
agente de aduana.
 Estar presente en las inspecciones físicas y documentales.
 Descargar todos los documentos relacionados con cada trámite de
agenciamiento aduanero (exportación, importación o transito aduanero).
 Todas las demás funciones relacionadas con su profesión que le asigne su
jefe.

AUTORIDAD

Toma de decisiones en cuanto a:

 Prioridad de las tareas asignadas

 Distribución del tiempo para cada labor

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN

 Ninguna.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Deberá guardar reserva sobre los actos que conozca en desarrollo de su cargo,
excepto cuando dicha reserva sea levantada por disposición legal

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

37
 Jefe inmediato:
Nombre del cargo: SUBGERENTE
N° cargos: 1
SECRETARIA Jefe superior:
GERENTE

Procesos que participa: Operativos de aduanas

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Atención personal y telefónica de público, Realización de las compras rutinarias

y Manejo de correspondencia.

PERFIL DE CARGO

Para conocer el perfil del cargo, ver el documento M – HUM – 01 Manual de

Perfiles de Cargo

FUNCIONES

 Atender llamadas telefónicas.

 Atender a los clientes, proveedores y demás visitantes que lleguen a las
instalaciones de la empresa.
 Recibir llamadas y transferirlas a los funcionarios de la empresa.
 Enviar y recibir documentos vía fax.
 Abrir D.O.´s que identifican los trámites de agenciamiento aduanero.
 Manejar el envío de correspondencia local, nacional e internacional.
 Recibir la correspondencia que llega a la empresa y distribuirla a los
funcionarios que corresponda.
 Informar mensualmente a la Subgerente sobre las existencias de
consumibles.
 Realizar todos los pedidos y compras de la empresa, aunque puede darse el
caso en el Gerente o Subgerente decidan realizar la compra directamente,
por motivos de seguridad, complejidad de las especificaciones del equipo a
comprar, u otras razones que ellos tengan en cuenta para eso.
 Recibir los pedidos y compras realizadas, verificarlos, y cuando sea

38
 necesario, hacer los cambios pertinentes. Si el pedido fue realizado
directamente por el Gerente o Subgerente, debe informarles al momento en
que el pedido llegue.
 Todas las demás funciones relacionadas con su profesión que le asigne su
jefe inmediato.

AUTORIDAD

Toma de decisiones en cuanto a:

 Prioridad de las tareas asignadas

 Distribución del tiempo para cada labor

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN

 Ninguna.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Deberá guardar reserva sobre los actos que conozca en desarrollo de su cargo,
excepto cuando dicha reserva sea levantada por disposición legal

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Jefe inmediato:
Nombre del cargo:
SUBGERENTE
AUXILIAR DE N° cargos: 3
Jefe superior:
OFICINA
GERENTE

Procesos que participa: Operativos de aduanas

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Apoyar la realización de operaciones de agenciamiento aduanero, por medio de

la realización de diligencias administrativas y bancarias relacionadas, y el
soporte en actividades internas de la empresa, relacionadas con las operaciones
39
de agenciamiento aduanero.

PERFIL DE CARGO

Para conocer el perfil del cargo, ver el documento M – HUM – 01 Manual de

Perfiles de Cargo

FUNCIONES

 Atender llamadas telefónicas.

 Atender a los clientes, proveedores y demás visitantes que lleguen a las
instalaciones de la empresa.
 Enviar y recibir documentos vía fax.
 Abrir D.O.´s que identifican los trámites de agenciamiento aduanero.
 Sacar fotocopias y estar al tanto del estado de las fotocopiadoras y sus
insumos
 Descargar mandatos originales.
 Realizar las diligencias y actividades asignadas por los Agentes o Auxiliares
de Aduanas, relacionadas con los trámites de agenciamiento aduanero.
Estas diligencias y actividades pueden realizarse en bancos, consulados,
oficinas del Ministerio de Comercio Exterior, Gobernaciones, oficinas del ICA,
oficinas del INVIMA, DIAN, u otras entidades que participen en las
operaciones de comercio exterior realizadas por los clientes de la empresa.
 Archivar los registros de los trámites de agenciamiento aduanero realizados
en la empresa.
 Todas las demás funciones relacionadas con su profesión que le asigne su
jefe inmediato.

AUTORIDAD

Toma de decisiones en cuanto a:

 Prioridad de las tareas asignadas

 Distribución del tiempo para cada labor

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN

40
  Ninguna.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Deberá guardar reserva sobre los actos que conozca en desarrollo de su cargo,
excepto cuando dicha reserva sea levantada por disposición legal

9. CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO A TERMINO INDEFINIDO

41
 CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO A TERMINO INDEFINIDO

NOMBRE DEL EMPLEADOR: DIRECCION:

AGENCIA DE ADUANAS CALLE 22N AVENIDA CAMILO
REPRESENTACIONES J. DAZA Nº 12 - 85 ZONA
GUTIÉRREZ SAS NIVEL 1 INDUSTRIAL - CÚCUTA PBX
NIT 890.505.268-4 5818181
NOMBRE DEL TRABAJADOR: DIRECCION:

LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO: CARGO:

SALARIO: PERIODO DE PAGO:

FECHA INICIACION DE LABORES: LUGAR DESEMPEÑO DE

LABORES:

CIUDAD DE CONTRATACION: FECHA DE CONTRATACION:

Nombre del gerente, identificado con cédula de ciudadanía No. de Cúcuta, actuando a
en nombre de AGENCIA DE ADUANAS REPRESENTACIONES J GUTIERREZ SAS NIVEL 1
con NIT 890.505.268-4, domiciliada en Cúcuta, quien en adelante se denominara
EMPLEADOR; y NOMBRE DEL FUNCIONARIO identificada con cédula de ciudadanía No.
XX.XXX.XXX de _________, domiciliada en Cúcuta, quien en adelante se denominara
TRABAJADOR, acuerdan celebrar el presente CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO A
TERMINO INDEFINIDO que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA.-
OBJETO: El EMPLEADOR contrata los servicios personales del TRABAJADOR para
desarrollar el cargo de _________________ y los que se deriven de estas labores.
PARÁGRAFO.- El TRABAJADOR acepta los cambios de labores decididos por el
EMPLEADOR siempre que sus condiciones laborales se mantengan y no afecten su
honor, dignidad o sus derechos mínimos ni impliquen desmejoras sustanciales o graves
para él, de conformidad con lo dispuesto por el ARt. 23 del C.S.T. modificado por el
Art.1 de la Ley 50/90. SEGUNDA.- INICIACIÓN Y JORNADA DE TRABAJO: El
TRABAJADOR iniciará labores a partir del dd de mm de aaaa, con una jornada laboral
42
ordinaria de 48 horas semanales distribuidas así: Lunes a viernes de 7am a 12 p.m. y
de 2 p.m. a 6 p.m. sábados de 8 a.m. a 1,30 p.m., distribuidas conforme lo permite el
artículo 164 del Código Sustantivo del Trabajo. TERCERA.- LUGAR DE TRABAJO: El
lugar de trabajo será en las oficinas de la empresa, y puede ser modificado por
acuerdo entre las partes, siempre que las condiciones laborales del trabajador no
sufran desmejora o se disminuya su remuneración o le cause perjuicio. CUARTA.-
REMUNERACION: El EMPLEADOR pagará al TRABAJADOR por la prestación de sus
servicios un salario mensual de CANTIDAD EN LETRAS ($XXX.XXX) mas el auxilio de
transporte, pagaderos en forma quincenal, que incluye la remuneración de los
descansos dominicales y festivos de que tratan los Capítulos I,II, y III del Titulo VII del
C.S.T. QUINTA.- PERIODO DE PRUEBA: Acuerdan las partes fijar como periodo de
prueba los primeros 60 días a partir de la vigencia de este contrato de acuerdo a los
artículos 76 a 80 del C.S.T). Durante este periodo las partes pueden dar por terminado
unilateralmente el contrato, sin que por este hecho se cause el pago de indemnización
alguna. En el caso de existir prorroga o nuevo contrato entre las partes se entiende
que no existirá para ese nuevo contrato un periodo de prueba. SEXTA.-
OBLIGACIONES: El TRABAJADOR deberá cumplir con las siguientes obligaciones: a) a
poner al servicio del EMPLEADOR toda su capacidad normal de trabajo, en el
desempeño de las funciones propias del oficio mencionado y en las labores anexas y
suplementarias del mismo, de conformidad con las ordenes e instrucciones que le
imparta el EMPLEADOR directamente o a través de sus representantes. b) a prestar
sus servicios en forma exclusiva al empleador; es decir, a no prestar directa ni
indirectamente servicios laborales a otros EMPLEADORES, ni a trabajar por cuenta
propia en el mismo oficio, durante la vigencia de este contrato; y c) a guardar absoluta
reserva sobre los hechos, documentos físicos y/o electrónicos informaciones y en
general, sobre todos los asuntos y materias que lleguen a su conocimiento por causa o
con ocasión de su contrato de trabajo. d) Cumplir con la jornada de trabajo dentro de
los turnos y horario señalado por el EMPLEADOR. d) Las demás consagradas en el
artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo. SEPTIMA. - TRABAJO NOCTURNO,
SUPLEMENTARIO, EN DOMINICALES Y

FESTIVOS: El trabajo suplementario o en horas extras, así como el trabajo en

domingo o festivo en los que legalmente deba concederse descanso, será remunerado
conforme lo dispone expresamente la Ley, al igual que los respectivos recargos
nocturnos. Es de advertir que dicho trabajo debe ser autorizado por el empleador o sus
representantes, para efectos de su reconocimiento. Cuando la necesidad de este
trabajo se presente de manera imprevista o inaplazable, deberá ejecutarse y darse
cuenta de él por escrito, a la mayor brevedad al EMPLEADOR o su representante para
su aprobación. El EMPLEADOR, en consecuencia, no reconocerá ningún trabajo
suplementario que no haya sido autorizado previamente o avisado inmediatamente.
OCTAVA. TERMINACION UNILATERAL - JUSTAS CAUSAS PARA DESPEDIR: Son
justas causas para dar por terminado unilateralmente el presente contrato, por
cualquiera de las partes, las expresadas en los artículos 62 y 63 del C.S.T modificados
por el Art. 7 del decreto 2351/65 y además, por parte del EMPLEADOR, las faltas que
para el efecto se califiquen como graves los reglamentos internos que forman parte del
presente contrato. Expresamente se califican en este acto como faltas graves la
violación a las obligaciones y prohibiciones contenidas en la cláusula SEXTA de este
contrato. NOVENA.- DURACION DEL CONTRATO: La duración del contrato será
indefinida, mientras subsistan las cusas que le dieron origen y la materia del trabajo.
DECIMA EFECTOS.- El presente contrato reemplaza en su integridad y deja sin efecto
cualquier otro contrato verbal o escrito, que se hubiera celebrado entre las partes con

43
anterioridad. DECIMA PRIMERA-MOFICICACIONES.- Cualquier modificación al
presente contrato debe efectuarse por escrito y anexarse a este documento.
CLAUSULA ADICIONAL. AUXILIO POR MOTOCICLETA. El EMPLEADOR pagará la
suma de CANTIDAD EN LETRAS ($XXX.XXX) al TRABAJADOR como medio de
transporte para facilitar el cabal desempeño de sus funciones, en concordancia con el
Artículo 128 CST subrogado por el Artículo 15 Ley 50/1990, por tanto no forma parte
salarial, el TRABAJADOR perderá el derecho al presente por el no suministro del objeto
del auxilio (motocicleta) parte integrante de esta cláusula.

Para constancia se firma por las partes, en la ciudad de San José de Cúcuta a los DD
de MM de AAAA.

EMPLEADOR TRABAJADOR

________________________ ________________________

C. C. No. C. C. No.

TESTIGO

________________________
C. C. No.

44
 10. INDUCCIÓN DEL PERSONAL

INDUCCIÓN DEL PERSONAL

Nombre del funcionario

Cargo Cédula

INDUCCIÓN GENERAL A LA EMPRESA

El funcionario manifiesta haber recibido la información general que
describe la naturaleza de la empresa, como misión, visión, descripción del
servicio de agenciamiento aduanero prestado, además de ser presentado a
los funcionarios de la organización

FECHA FIRMA FUNCIONARIO FIRMA

NUEVO COORDINADO
R SIG
INDUCCIÓN AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)
El funcionario manifiesta haber recibido la siguiente información sobre el
Sistema Integrado de Gestión: CALIDAD - ISO 9001 / CONTROL Y
SEGURIDAD - BASC V.4 / 2008

- Política Integrada de Calidad, y Control y Seguridad

- Objetivos Integrados de Calidad, y Control y Seguridad
- Información sobre el(los) proceso(s) del/los) que será responsable
- Procedimientos, instructivos y formatos relacionados con su trabajo
- Indicadores relacionados con los procesos de los que será responsable

Además de haber recibido todos los documentos del SIG relacionados con
su trabajo.

FECHA FIRMA FUNCIONARIO FIRMA

NUEVO COORDINADO
R SIG
INDUCCIÓN AL CARGO

45
El funcionario manifiesta haber recibido instrucciones para el desarrollo
de las labores relacionadas con el cargo que empieza a ejercer.

FECHA FIRMA FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO

NUEVO QUE ENTRENA
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
El funcionario manifiesta haber sido informado sobre el Reglamento
Interno de Trabajo, Código de Ética, Horario de Trabajo y Conducto
Regular de Asuntos Laborales.

FECHA FIRMA FUNCIONARIO FIRMA

NUEVO
INFORMACIÓN PERIODO DE PRUEBA
El funcionario ha demostrado la capacidad para realizar adecuadamente
las funciones de su cargo, el cual continuará ejerciendo en la
organización. SÍ ____ NO ____

FECHA FIRMA GERENTE /REPRESENTANTE DEL

EMPLEADOR

11. LISTA CHEQUEO HOJA DE VIDA

46
 LISTA CHEQUEO HOJA DE VIDA

Nombre:

Cargo:
Fecha de ingreso:

CONTRATO
NOMINA TEMPORAL SENA
FIJ INDE
Contrato Vigente con Firmas O F

DOCUMENTO SI NO N/A

INFORMACION GENERAL -Hoja de vida

Hoja de vida corporativa
Fotocopia Documento identidad

SOPORTE DE COMPETENCIAS
Diploma y o titulos:
Tecnolog Bachille
Profesional o Tecnico r
Actas de Grado
Experiencia certificada
Otros Cursos

SEGURIDAD SOCIAL - VINCULACIONES

Afiliacion salud EPS
Afiliacion pension obligatoria AFP
Afiliacion Riesgos profesionales ARL
Afiliacion caja de compensacion CCF
Examen ocupacional de ingreso
Examen ocupacional periodico
Examen ocupacional egreso
Otro examen ocupacional
47
Comunicación Examenes ocupacionales
Notificacion Fondo de cesantias
Apertura Cuenta nomina
Carnet
tarjeta profesional (Contador/ Revisor fiscal)
RUT (Contador, Agentes, Auxiliares)
Formato 1526 presentacion personas DIAN (Agentes y Auxiliares)
Poder actuacion resolucion 046-19 Art 57 PAR 3 (solo auxiliares)

REGISTROS
Estudio de seguridad :
Contralor Polici Fosyg
Procuraduria ia a Ruaf a
Multa
s
Lista clinton Simit viales Medidas preventivas
Estudio de competencia y seguridad
Induccion de personal / Reinduccion
Evaluacion induccion / Reinduccion
Perfil y descripcion de funciones
Perfil sociodemografico
Visita Domiciliaria
Acuerdo de confidencialidad
Registro de firmas y sellos
Registro de huellas
Entrega dotacion
Entrega de EPP
Aceptacion de renuncia
Entrevista de retiro
Paz y salvo
Devolucion de dispositivos y/entrega de cargo
Acta entrega cargo
Formato 1843 Desvinculacion DIAN (Agentes /Auxiliares)
Acta destruccion carnet empresarial
Liquidacion contrato laboral

DOCUMENTOS EMITIDOS POR LA EMPRESA EN EL DESARROLLO DEL EJERCICIO

Comunicaciones y circulares
memorandos, llamados de atencion, acta de cargos y descargos
Permisos
vacaciones
liquidaciones
48
Verificado por: Fecha:

12. FORMATO DE ANÁLISIS DE CARGOS

49
 FORMATO DE ANÁLISIS DE CARGOS

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

1 NOMBRE COMPLETO

2 NOMBRE DEL CARGO

3 ÁREA

4 JEFE INMEDIATO

5 PERSONAS A LAS QUE TAMBIÉN LE REPORTA

CARGO MOTIVO

6 PUESTOS BAJO SU CARGO

INFORMACIÓN QUE LE
NOMBRE DEL CARGO REPORTA

7 CONTACTOS PERMANENTES
DENTRO DE LA EMPRESA
CARGO MOTIVOS DEL CONTACTO

50
 FUERA DE LA EMPRESA
EMPRESA / CARGO MOTIVOS DEL CONTACTO

JORNADA NORMAL
8 DE TRABAJO

JORNADAS
ADICIONALES DE
9 TRABAJO

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA

1
0 ACTIVIDADES DIARIAS O PERMANENTES

1
1 ACTIVIDADES DE MENOR FRECUENCIA ( De 1 a 3 Veces por Semana)

1
2 ACTIVIDADES ESPORÁDICAS
ACTIVIDAD FRECUENCIA

51
 ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO

HABILIDAD

1
3 NIVEL DE ESCOLARIDAD

Secund Tecnól Profesi Posgr Otr

Primaria aria ogo onal ado o

Nombre Carrera

1
4 CONOCIMIENTOS NECESARIOS

Mecanogra Contabilid
Leer y escribir fiar ad

Cuáles?
Paquetes computacionales

Idiomas Especifique

OTROS CONOCIMIENTOS

1
5 EXPERIENCIA

6 3 años en
Ninguna meses 1 año 2 años adelante

1
6 CAPACITACIÓN REQUERIDA

Sólo al inicio de su Periódicament

No Requiere trabajo e*

52
 Esporádicamente* Constantemente*

Frecuencia*

OBSERVACIONES

1
7 INICIATIVA

Toma decisiones
sobre el trabajo
Debe cumplir órdenes
Toma decisiones sobre el propio y el de
trabajo propio otros

OBSERVACIONES

1
8 ESFUERZO FÍSICO

Estar caminando
Cargar cosas* Bajar y subir escaleras de un
constantemente lado a otro

Se desplaza constatemente de un lado a otro*

Permanecer en la misma postura ¿Cómo?
durente mucho tiempo*

OBSERVACIONES*

1
9 RESPONSABILIDAD

Gestión
Dirige Personal* Atiende público* Comercial

Responsabilidad por
Manejo de dinero* equipos* Archivo*

53
 Trámites y/o procesos* Envío y recepción*

OBSERVACIONES

2
0 LUGAR DE TRABAJO

Fuera de la Agencia de
Dentro de la Agencia de Aduanas Aduanas* Ambos*

OBSERVACIONES*

OBSERVACIONES GENERALES

Si considera que hay información importante relacionada con su cargo, que no se le ha

preguntado en el formato, por favor menciónela en las siguientes líneas

13. FICHA TECNICA DEL ASPIRANTE

54
 FICHA TECNICA
DEL ASPIRANTE
CIUDAD
FECHA: :
DATOS PERSONALES
APELLIDOS COMPLETOS NOMBRES COMPLETOS

DOCUMENTO DE IDENTIDAD CIUDAD Y FECHA DE EXPEDICION

ME
FECHA DE NACIMIENTO: DIA S AÑO
CIUDAD DPTO
DOMICILIO DE
RESIDENCIA:
BARRIO O
URBANIZACION:
CELU
TELFONO: LAR FOTO
CIUDAD DPTO
CORREO
ELECTRONICO:
CERTIFICADO
JUDICIAL Nº FECHA DE EXPEDICION
PROFESION u
OFICIO
CARGO AL QUE SE
POSTULA:
SALARIO AL QUE
ASPIRA:
M
O
VEHICUL T BICICL
O O ETA OTRO
LICENCIA DE CATEGORI
CONDUCIR A:
ESTADO SOLTE CASA UNION
CIVIL: RO DO LIBRE DIVORCIADO VIUDO
INFORMACION SOBRE SEGURIDAD SOCIAL
A.
F.
E.P.S. P. A.F.C.
ESTUDIOS
NIVEL DE AÑOS
ESTUDIOS CURSADOS TITULO OBTENIDO ESTABLECIMIENTO
Basica primaria
55
Secundaria
Técnico
Tecnologo
Tecnico
Universitario
Profesional
Universitario
Especialista:
SEMINARIOS, DIPLOMADOS, CURSOS ESPECIALIZADOS:

Nota: Se deben anexar todos los diplomas y certificaciones sin excepción.

EXPERIENCIA LABORAL EN COMERCIO EXTERIOR
TELEFON TIEMPO
EMPRESA DIRECCION O CARGO U OCUPACION LABORADO

Nota: Se deben anexar todas las certificaciones sin excepción.

DATOS FAMILIARES
APELLIDOS DOC.
COMPLETOS NOMBRES COMPLETOS IDENTIDAD
MADRE
PADRE
CONYU
GE

HIJOS:

INFORMACION CLINICA
ENFERMEDA ALERGIA
DES SY
OPERACIONES ACCIDENTES
PREEXIS
DIAGNOSTIC
ADAS TENCIAS

56
 PERFIL PERSONAL Y PROFESIONAL (breve descripcion de sus capacidades,aptitudes y
habilidades )

REFERENCIAS PERSONALES Y FAMILIARES

OCUPACI
NOMBRE ON EMPRESA TELEFONO

VERIFICACION:

Firma, Huella FECHA:

Anexar documento de
identidad por ambas caras.

57
14 . REFERENCIAS

www.aduanasjgutierrez.com
https://milcartas.net/empresa/encargo-auditoria/
https://modelos-de.com/cartas/encargo-de-auditoria/
https://profinomics.com/como-hacer-una-auditoria-de-recursos-humanos-paso-a-
paso/

58