UDO-EXTENSIÓN CANTAURA: ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CÁTEDRAS: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTABLES

SEMESTRES: 8vo.

PROFESORA: Lcda. MARITZA BETANCOURT

HORARIO: LUNES DE 4:00 A 6:00 PM / VIERNES DE 2:00 A 4:00 PM

GUÍA N° 3: ELABORACION DE MANUALES

1. Concepto de Manual:
1.1. Instrumento administrativo, que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática, información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización
y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones
o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado
al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
(www.definición.org/manual, 2011 citado por Falquez Erika y Paredes Evelyn,
2012, p. 12)
1.2. Es aquel documento que contendrá la descripción de las actividades que deben
ser observadas en la realización de las funciones de una unidad administrativa
o varias de ellas. En él se incluyen los puestos y unidades administrativas con
sus correspondientes participaciones y responsabilidades y también todos
 aquellos recursos, informaciones y elementos necesarios que contribuyen al
funcionamiento de excelencia de una empresa. (www.steemit.com, 2022, ¶ 1)
2. Objetivos: La elaboración de un manual, contempla el informar y capacitar a las
personas, sobre sus funciones, pasos a seguir, relaciones, políticas y/o normativas de
una organización. De igual manera, al contar con manuales, se minimiza el riesgo
de que exista duplicidad de funciones, y se establece y determina claramente las
responsabilidades de todas las personas que participan en un proceso. Así mismo,
los manuales propician la uniformidad en el trabajo, sirven como medio de
integración al nuevo personal, entre otras. Veamos sus objetivos de forma explícita:
a) Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a
cargo de la institución, los puestos y unidades administrativas que
intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los
formatos a utilizar para la realización de las actividades indicadas en el
procedimiento.
b) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
c) Determinar en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
d) Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su
vigilancia.
e) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer
y cómo deben hacerlo.
f) Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de las
funciones.
g) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y métodos.

3. Ventajas y Limitaciones de los Manuales

3.1 Ventajas
Totalizan las funciones y procedimientos que se ejecutan en una
organización. Registran todas las prácticas estipuladas dentro de la
organización y sirven como fuente de consulta.
Permiten que las gestiones administrativas y la toma de decisiones no
queden supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos de los
funcionarios de la organización, ya que estarán regidas por normas que
mantienen continuidad a través del tiempo.
Establecen las acciones a seguir y las responsabilidades que deben
asumir en situaciones de incertidumbre o dudas respecto al área que
debe actuar o a la decisión a tomar.
Minimiza el riesgo de que realicen gestiones administrativas contrarias a
los requerimientos de la organización, impidiendo la excusa del
desconocimiento.
Permiten llevar un registro de la evolución de la organización, mediante
la actualización de la versión de los manuales, según sea necesario, de
acuerdo a los cambios operativos que puedan presentarse a través del
tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones
delegadas al existir un instrumento que define con exactitud cuáles son
los actos delegados.
Facilita identificar las necesidades de capacitación que pudiera tener el
personal, al conocer específicamente las funciones que ejecuta y los
conocimientos y actualizaciones que debe recibir para ejecutar su
trabajo.
Permiten la oportuna solución de conflictos al establecer las relaciones
jerárquicas y responsabilidades de cada funcionario.
Ayudan a la planificación, coordinación y control de la empresa al tener
claramente determinados los objetivos y las responsabilidades para
cumplirlos.
Agilizan el tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes debían
ser analizadas, evaluadas y resueltas en cada caso.
Determinan la participación de cada componente de la organización en
el lugar más adecuado, de acuerdo a las metas y objetivos que se hayan
establecido en la empresa.
 3.2. Limitaciones o Desventajas

La elaboración de los manuales, implica un costo de redacción y

fabricación, y en muchos casos, la contratación de terceros para el
levantamiento de información y determinación de procesos.
Actualización: Exige una constante actualización, dado que la
pérdida de vigencia de su contenido, acarrea su total inutilidad.

4. Requisitos de los Manuales

Las características principales que debe llevar son:

Tabla de contenido. Es conveniente establecer un índice, ya sea formado de acuerdo

a la materia objeto de la publicación, por numeración progresiva general o por
numeración particular, con la finalidad de eficientar y dar rapidez a la localización
del tema.
Introducción. En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de
contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente
encuadradas, así como contar con una guía escrita que cubra los aspectos de
organización y operación.
Instrucciones para el uso del manual.
Cuerpo del manual. Se refiere a la división del manual en sus diversos capítulos. Se
presenta en carpetas, con hojas sustituibles o intercambiables y separadores.
Flujograma.
Glosario de términos.
Conclusiones.
Recomendaciones.

5. Presentación de los Manuales

En esta etapa se establece el diseño y la presentación que se utilizará para la
elaboración de los Manuales Administrativos, es importante considerar lo siguiente:
1. Redacción. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, de
 manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible,
procurando no utilizar siglas ni abreviaturas.
2. Elaboración de diagramas. Se utilizan los siguientes: estructura orgánica y
diagrama de flujo. Su elaboración deberá hacerse empleando las más sencillas y
conocidas en el medio, uniformando su presentación a fin de facilitar la
comprensión de los mismos.
3. Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea fácil de leer,
consultar, estudiar y conservar.
4. Validación de la Información. Es necesario que la validación la lleven a cabo
los responsables de las áreas a las que corresponden los manuales, con la finalidad
de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y las
actividades que realizan.
5. Autorización del Manual. Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle
la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la Entidad, o
bien del área a la que corresponda el documento, con el propósito de poder iniciar la
reproducción del mismo y posteriormente su distribución.

6. Tipos de Manual

Existen diversos tipos de manuales, entre los que podemos mencionar los
siguientes:
6.1.1 Manuales de organización: Los manuales de organización, describen la
manera en que está formalmente organizada una empresa, incluyendo al
menos la siguiente información:
Misión de la empresa: Explicación sintetizada del objetivo
que persigue el área de una empresa.
Funciones básicas.
Autoridad: identificación de los funcionarios que dependen
de él, y a quien reporta él.
Responsabilidades de cada cargo.
Características y especificaciones de cada puesto.
 Este tipo de manuales tiene por objeto comunicarle a cada jefe por
escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y
fuera de la empresa. Los manuales deben distribuiré completo a todos los
jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los
jefes.

6.1.2 Manuales de Procedimientos: Los manuales de procedimientos

describen en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a
cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos
procedimientos.
El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control
Interno, el cual es un documento instrumental de información detallado
e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
reglamentos sobre las distintas operaciones o actividades que se deben
realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas,
secciones, departamentos y servicios. (Gómez Giovanny, 2001 citado
por Gallegos Ismael, 2014, p. 25)
Objetivos:
1. Ser una guía para las operaciones de la organización y que estas se
desarrollen de una manera eficiente.
2. Ser una guía para el entrenamiento del personal.
3. Facilitar la comunicación e interpretación de los procedimientos y
políticas contables.
Un manual de procedimientos debe incluir al menos la siguiente
información:
Contenido de un manual de procedimientos:
Caratula
Objetivos y Alcance
Instrucciones y codificaciones utilizadas
 Flujograma
Descripción de los procedimientos.
Formularios
Glosario
Índice
Fecha de emisión, visión, vigencia, reemplazo y revisión.
6.1.3 Manual del empleado: El manual del empleado, contiene los objetivos
de la empresa, las actividades que desarrolla, la situación en el mercado,
los planes de incentivos para los empleados, la programación de la
carrera, así como los derechos y obligaciones.
6.1.4 Manual del puesto del trabajo: Los manuales del puesto de trabajo
describen en forma pormenorizada, las tareas que le corresponden a un
cargo específico, en cada uno de los procedimientos en los que les
corresponden intervenir. Se debe mencionar el ¿por qué?, ¿cómo? y
¿para qué?
Los Manuales del Puesto de Trabajo presentan la siguiente información:
Objetivos.
Funciones del sector.
Descripción de procedimientos.
Tareas a realizar.
Instrucciones.
Responsabilidad.

6.1.5 Manual departamental:

Es un manual más específico que el organizacional, pues detalla aún más

el funcionamiento de cada área dentro de una organización. En este, se
observa el rol de cada área, su composición y sus objetivos.
Igualmente, en dicho manual se registran los procedimientos y normas
que deben seguir quienes hacen parte de cada departamento,
garantizando así el correcto funcionamiento del mismo.
 En este tipo de manuales, se encuentra por ejemplo descripción de cada
puesto de trabajo del departamento, sus objetivos, relaciones con otras
áreas, presupuestos, recursos humanos y materiales, etc.

6.1.6 Manual de políticas:

Este manual se enfoca principalmente en cómo deben desempeñarse los

ejecutivos de una organización en particular. Es decir, registra las
instrucciones para que los altos cargos de la compañía puedan llevar a
cabo los objetivos de la misma.
Cabe aclarar que este tipo de manuales no se refiere al campo
gubernamental o de partidos políticos, sino al control de los altos
ejecutivos dentro de una empresa.
Dicho manual debe contener información tal como organigrama, puestos
y tareas de ejecutivos, presupuestos, objetivos, normas y procedimientos
de estos, entre otros.

6.1.7 Manual de técnicas:

Puede decirse que este es el manual más detallado y específico de todos

los mencionados antes, pues detalla aún más los procedimientos y
procesos de la organización.
Este manual es un complemento del manual de procedimientos, pues
toma estos elementos y los explica con mucha más claridad y precisión.
Este manual plasma por ejemplo las tareas específicas para cada
funcionario de un área específica, sus objetivos, diagramas de tareas,
bibliográficas o referencias como herramienta a dichas tareas, glosario de
términos, entre otras ayudas.
6.1.8 Manual de finanzas:

Este manual está enfocado principalmente a la parte financiera de la

organización, involucrando las áreas de cartera, tesorería o contaduría.
Aquí, se plantean las normas y procesos a seguir en dichas áreas para el
uso de los recursos financieros.
En este manual se encuentran por ejemplo los flujos de caja, ingresos y
egresos de la compañía, presupuestos, balances generales y estados de
resultados.

6.1.9 Manual de sistema:

El manual de sistemas especifica las tareas y procesos a desarrollarse

cuando se forma un nuevo sistema, es decir, cuando se da la integración
de diversas áreas o personas de otros departamentos.
Acá se encuentran por ejemplo las funciones y nuevos roles de cada
empleado dentro del nuevo sistema, sus responsabilidades, área,
diagramas de procesos, entre otros.

6.1.10 Manual de calidad:

Este es uno de los manuales más importantes dentro de una organización,

pues es el que registra los procesos de calidad de la organización. Esto
es, toda la información necesaria para determinar la productividad de la
empresa, su servicio y calidad.
En dicho manual, se encuentran por ejemplo indicadores de calidad,
gráficos de seguimiento a indicadores, diagramas de flujo, versión de
indicadores, glosario de términos y mediciones de productividad.
 7. Elaboración de un Manual

Fases de la elaboración de un manual.

1. Planificación del Trabajo.

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los

manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades
administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca.
Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con
el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.

También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se
utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de
información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la
elaboración de los manuales.

1. Búsqueda de la Información.

Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información
necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas
establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta
información se puede realizar mediante:

Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o

electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del
manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de
reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de
labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
 Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra
escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas,
observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los
funcionarios que la conocen.

2. Análisis de la Información.

Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual,
esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el
desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser
utilizadas las siguientes preguntas:

¿Qué trabajo o actividad se hace?

¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del

responsable ¿Quién lo hace?

¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?

¿Para qué se realiza el trabajo?

¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?

¿Cuándo o en qué momento se hace?

¿Por qué se hace?

Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las

actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se
presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la
secuencia y lógica de la información.
 3. Elaboración del Manual.

Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el

manual, para ello se debe considerar:

La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un

vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo

La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico,

estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.

El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica,

que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de
forma.

4. Validación del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al
jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual,
para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las
responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a
la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

5. Autorización del Manual.

Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto,
el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá
autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y
distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas
correspondientes.
 6. Difusión y distribución del Manual.

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el

mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los
funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica.
Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal
electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la
información organizacional de la institución.

7. Revisión y Actualización del Manual.

Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a
los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de
las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan
apegados a la realidad institucional.

Importante

Es de suma relevancia para la seguridad la elaboración de manuales, los cuales son las
guías básicas para realizar cada una de las actividades que se llevan a cabo en cualquier
organización. Ahora bien, la importancia de los manuales viene implícita en el contenido,
ya que al ser documentos de consulta para todos los empleados, conocen desde el principio,
tanto los quehaceres de cada uno, como lo que no se debe hacer en la organización.
Recordemos que es una herramienta de consulta, donde la información puede modificarse
de acuerdo al crecimiento y a las nuevas maneras de operación, así como los cambios que
se susciten en las unidades. (www.steemit.com, 2022, ¶ 1)

También es importante informar cada vez que existan cambios en los manuales, no sólo
en el de Operaciones, sino en todos los demás. Por último recomendamos ampliamente
considerar que los manuales tienen que ser prácticos y no estén simplemente abandonados
en los archivos, es preciso poner en funcionamiento todos los conocimientos transmitidos y
recopilados dentro de estos documentos para asegurar la seguridad de todos y cada uno de
los integrantes de la organización. (www.steemit.com, 2022, ¶ 1).
¡ÉXITO Y QUE DIOS LES BENDIGA!