UNIVERSIDAD DE LAS CIENCIAS Y EL ARTE DE COSTA RICA

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN EMPRESARIAL

CON ÉNFASIS EN RECURSO HUMANOS

EVALUACIÓN 1
GRUPO 5

PROFESORA ENCARGADA: LICDA. ELGAR PÉREZ ROJAS

ALUMNOS:
ALPÍZAR FALLAS KAREN
CASTILLO HIDALGO ARIANA
GARCÍA MENDOZA ESTEFFANI
MÉNDEZ CHINCHILLA DIEGO
RODRIGUEZ CASTRO EVELYN

II CUATRIMESTRE

JUNIO
2024
 INSTRUCCIONES GENERALES
Valor total del examen 50 puntos
Fecha de presentación: martes 18/06/2024 11:59pm
❖ Planteamiento del caso

MANPIÑA FULL SERVICE S.A. es una mediana empresa, donde Clara inició a laborar en
enero del 2017, siendo la primera asistente que tenía el Gerente ya que anteriormente
todo lo hacía él, generando muchos conflictos por la saturación de tareas. Inicialmente
empezó tramitando documento legales y administrativos, creación de un archivo de
Excel para realizar un inventariado de equipos, herramientas y productos de la
empresa, la organización de documentación administrativa, organización de sus
proveedores y clientes para hacer un seguimiento de manera ordenada del pago y
cobro de facturas, creación de una agenda electrónica de clientes y proveedores.

Con el transcurrir del tiempo Clara ha podido constatar de que si una empresa no
cuenta con una misión, visión y

valores claros no podrá establecer objetivos para su desarrollo, ya que son factores
estratégicos fundamentales para su estrategia empresarial, además es de gran
importancia tener conocimiento de los equipos, insumos y herramientas con las que
cuenta la empresa para saber cómo poder responder ante los requerimientos del
mercado, su desconocimiento puede llevar a la empresa a compras innecesarias,
vencimiento de productos, entre otros.

La capacitación continua del personal también es una herramienta primordial, que

permite mejorar los conocimientos, habilidades o conductas y actitudes del personal
de la empresa y junto con la seguridad y salud en el trabajo, que no solo debe ser
indispensable porque exista una ley, sino también por su objetivo de prevenir daños
en la integridad física y mental de los trabajadores que sean consecuencia, guarden
relación o sobrevengan durante el trabajo. La combinación de estas dos ayuda a crear
equipos de trabajo más unidos, responsables y sobre todo identificados con la
empresa.

La comunicación clara y oportuna ayuda en la coordinación y dirección y es

fundamental en toda empresa, porque de transmitir datos erróneos o a destiempo
puede darse la pérdida de tiempo y malos resultados en la producción.

Clara ha podido aprender todo lo que conlleva el proceso de producción, los

estándares de calidad que deben cumplir, su cuidado, así como la variedad de estos,
entre otros.

El cargo que ha desempeñado es de Asistente de la Gerencia, descrito así debido a que

la empresa solo cuenta con el puesto de Gerente General, cumpliendo las funciones de
gerencia y de administración en la empresa.

El objetivo del puesto ha sido ejecutar los procesos administrativos de la empresa,

para ello se debe cumplir un número de funciones que en su mayoría son repetitivas,
pero también existen escenarios nuevos siendo retos en los que se debe hacer uso de
análisis, creatividad, dinamismo, discreción, relaciones comerciales, buena
comunicación, entre otras competencias; este tipo de competencias no nacen se
desarrollan junto con la experiencia a lo largo del tiempo, entre los retos presentados
es la organización y planificación de la documentación administrativa haciendo uso de
programas informáticos (Microsoft office), aprender sobre la cosecha de las frutas, la
elaboración de la descripción de los puestos de trabajo de la empresa y sobre todo
tener la iniciativa para poder hacer frente a los diferentes escenarios con la finalidad
de seguir creciendo, no solo como persona sino también en lo profesional y así aportar
en el crecimiento de la empresa.

A Clara le corresponde encender y apagar los equipos de la oficina (computadoras,

impresoras, etc.). Revisa los pendientes del día anterior antes de iniciar labores y la
agenda de su jefe inmediato a quien le debe informar sobre las actividades del día.
Atiende las llamadas telefónicas y gestiona según indicaciones del Gerente. Así como
también agenda los compromisos y juntas de éste.

Recibe, clasifica, registra, distribuye y archiva la documentación administrativa de

forma diaria para concretar el orden. Redacta documentación de reportes diarios,
cotizaciones, entre otros.

Aparte realiza llamadas a clientes y proveedores para coordinar las actividades y

entregas del día. Registra los pedidos realizados por los clientes y coordina con el jefe
de operaciones para su entrega, quien lidera la sección de transporte y la sección de
producción coordinada por una jefatura encargada de la cuadrilla.

Elabora facturas a clientes, guías de transporte, entre otros y recibe y revisa las
facturas y comprobantes de los gastos efectuados que luego debe entregar al Gerente
General.

Digita la facturación de proveedores o el ingreso de suministros o materia prima a la

sucursal y lleva el control de productos en el almacén.

Apoya en el registro contable y archivo de facturas. Realiza trámites bancarios como:

depósitos, transferencias, entre otros, manteniendo un registro de estos.

Da seguimiento a las órdenes de compra y a las órdenes de pago, así como a los pagos
de servicios (agua, luz e internet), pago de impuestos, préstamos, entre otros pagos,
para que su cancelación sea oportuna.

También se encarga de coordinar con el Jefe de Operaciones las tareas diarias a

realizar en campo, así como el suministro de materiales y equipo de trabajo necesario
para el personal de campo.

Solicita cotizaciones, compra de pasajes y otras reservas necesarias. Realiza la compra

de insumos para la oficina y mantiene al Gerente General informado sobre las
actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada en el transcurso del día
según el grado de importancia.
Planifica actividades como reuniones con clientes, reuniones navideñas de
trabajadores, entre otros. Y cualquier otra actividad indicada por el Gerente General.

El Gerente General ha identificado que en su mayoría las tareas son repetitivas y que
provocan pérdida de tiempo, falta de identificación de los trabajadores hacia la
empresa, entre otros.

Con el objetivo de subsanar esta situación el Gerente General está convencido de que
un análisis y descripción de puestos va a ayudar a la empresa a diseñar la descripción
de cada puesto que compone la organización: Gerente General, Asistente de Gerencia,
Encargado de Transporte, Jefe de Cuadrilla y Operarios.

Es importante considerar que esta descripción de puestos se debe ir actualizando con

la finalidad de mejorar a futuro, debido a que las organizaciones no son estables, ya
que éstas se encuentran en constante cambio a lo largo del tiempo.

Resultado del análisis de puesto se determinó que para el desempeño del puesto
asistencial se requiere que el candidato o persona que lo realice tenga conocimientos
en herramientas de Microsoft como Excel para poder llevar el inventario de equipos,
herramientas y productos de la empresa. Así como la organización de los proveedores
y clientes para hacer un seguimiento de manera ordenada del pago y cobro de
facturas, la creación de agendas de clientes y proveedores, siendo la introducción de
información mediante macros.

También requiere conocimientos técnicos sobre cuentas contables para poder llevar
un orden y separación de documentos administrativos según criterios como
proveedores, clientes, facturación, etc.

Uno de los aportes más importantes que se obtuvo del levantamiento de la

información para el análisis del puesto es que la necesidad de que el titular del puesto
tenga conocimiento avanzado de un grado universitario en la carrera Administración
de Empresas y contar con vasta experiencia en el desempeño de puestos similares.
Siendo imprescindible al menos un año de realizar las labores relacionadas.
Es deseable que cuente con conocimiento en el idioma inglés y que tenga formación en
paquetes de Microsoft Office a nivel intermedio. Así como un grado técnico en
seguridad y salud ocupacional.

Debido a la naturaleza del puesto, es necesario que en el ejercicio de las funciones el

trabajador sea proactivo, capacidad para trabajar en equipo, habilidad para la atención
al cliente, aptitudes para la comunicación verbal y escrita, redactar informes.
Capacidad para priorizar tareas y ser organizado. Capaz de mantener información
confidencial, prestar atención al detalle y mucha discreción.

Dentro de las responsabilidades de Clara están la de cuidar los equipos y material de

oficina que tiene a su disposición para realizar las tareas, ordenar la documentación
administrativa para un fácil manejo y ubicación de esta. Resguardo y mantenimiento
de la confidencialidad de la información suministrada por la organización y por el
cliente. Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud ocupacional.

INSTRUCCIONES

1. De acuerdo con la información proporcionada, cuál sería el método más

adecuado para obtener la información para realizar la descripción de los
diferentes puestos de la empresa. Justifique su respuesta. (5pts)
2. Diseñe la estructura organizacional que permita determinar las relaciones de
jerarquía y subordinación que se dan en la empresa. (15pts)
3. Con base en el formato dado del descriptivo del puesto Gerente General
(siguiente página), diseñe el descriptivo de manera que se defina los procesos y
describa las funciones de cada proceso, así como el perfil del puesto que
desempeña Clara. (30 pts)

DESARROLLO
 1. De acuerdo con la información proporcionada, cuál sería el método más
adecuado para obtener la información para realizar la descripción de los
diferentes puestos de la empresa. Justifique su respuesta. (5pts)

La descripción y el análisis del puesto de trabajo están muy relacionados en sus

finalidades y en el proceso de obtención de datos, se diferencian entre sí: la
descripción va orientada al contenido del puesto de trabajo (qué hace el ocupante,
cuándo lo hace, cómo lo hace y por qué lo hace), mientras que el análisis pretende
estudiar y determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y
las condiciones que el puesto de trabajo exige para ser desempeñado de manera
adecuada; dicho análisis es la base para evaluar y clasificar los puestos de trabajo, con
el propósito de compararlos.

Dado como se describe nos parece que sería útil un método mixto, donde se
desarrollen la entrevista, la cual dará la mayor parte de la información necesaria ya
que si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de todos los
aspectos del puesto de trabajo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que
comprende el puesto de trabajo, y de los porqués y los cuándo; puede hacerse con
relación a las habilidades requeridas para ocupar el puesto de trabajo, permite
intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros puestos de trabajo
semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si es necesario, consultar al
supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son válidos. Nos
va a garantizar una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual
permite la eliminación de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados
obstructores y obstinados; este método está basado en el contacto directo y en los
mecanismos de colaboración y participación.
Por otro lado podemos aplicar el método de observación ya que aún es una empresa
relativamente pequeña que lo permite, ya que éste será la base conforme vaya
creciendo su planilla. Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más
antiguo históricamente como por su eficiencia; Su aplicación es mucho más eficaz
cuando se consideran estudios de micromovimientos, y de tiempos y métodos; este
análisis del puesto de trabajo se efectúa observando al ocupante del puesto de trabajo,
de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista
de puestos de trabajo anota los datos clave de su observación en la hoja de análisis de
puestos de trabajo. Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que
comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos.

Los puestos de trabajo rutinarios permiten la observación directa, ya que el volumen

de contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observación; ya que
no en todos los casos la observación responde todas las preguntas ni disipa todas las
dudas, por lo general va acompañada de entrevista y análisis con el ocupante del
puesto de trabajo o con el supervisor.
 2. Diseñe la estructura organizacional que permita determinar las relaciones de
jerarquía y subordinación que se dan en la empresa. (15pts)

Estructura Organizacional:

Modelo de estructura organizacional:

Modelo Lineal: Las decisiones se centran en una sola persona, que es la que
toma las decisiones y tiene la responsabilidad del mando, en el caso de la
empresa MANPIÑA FULL SERVICE S.A, la toma de decisiones y responsabilidad
recae en el gerente general.

Estructura Jerárquica empresa MANPIÑA FULL SERVICE S.A

● Gerente General: Máxima autoridad, es el que toma todas las

decisiones y tiene la responsabilidad del mando, asigna y distribuye
trabajo a los subordinados (Asistente de Gerencia, Jefe de
Operaciones, Encargado de transporte, Jefe de Cuadrilla y
Operarios), quienes a su vez le reportan al jefe inmediato, y estos a
su vez al Gerente General.
● Asistente de Gerencia: Cumple funciones de gerencia y de
administración en la empresa, su jefe inmediato es el gerente
general al que debe mantener informado sobre actividades y
situaciones que se presenten en la empresa; así como cumplir con
las funciones y tareas asignadas por el gerente; además también
debe coordinar con el Jefe de Operaciones la entrega de los pedidos
realizados por los clientes, las tareas diarias a realizar en el campo,
así como el suministro de materiales y equipo de trabajo para el
personal de campo.
● Jefe de operaciones: Su jefe inmediato es el Gerente General,
lidera la sección de transporte y la sección de producción coordinada
por una jefatura encargada de la cuadrilla, además coordina con la
 asistente de gerencia la entrega de los pedidos realizados por los
clientes, las tareas diarias a realizar en campo, el suministro de
materiales y equipo necesario para el personal de campo.
● Jefe de Cuadrillas y Operarios: Su jefe inmediato es el Jefe de
Operaciones, es el encargado de liderar la cuadrilla y a los operarios
en la sección de producción.
● Encargado de transportes: Su jefe inmediato es el jefe de
Operaciones, es el encargado de gestionar y coordinar las
actividades relacionadas con el transporte en la empresa.

MANPIÑA FULL SERVICE S.A

3. Con base en el formato dado del descriptivo del puesto Gerente General
(siguiente página), diseñe el descriptivo del puesto de manera que se defina los
procesos y describa las funciones de cada proceso, así como el perfil del puesto
que desempeña Clara. (30 pts)
 RESPONSABILIDADES
IMPACTO EN LA GESTIÓN RELACIONES DE TRABAJO ACTIVOS, EQUIPO E INSUMOS
1. Ordenar la documentación 1. Organización con los 1. Cuidar los equipos y material
administrativa para un fácil proveedores y clientes. de oficina que tiene a su
manejo y ubicación de esta. 2. Creación de agendas de disposición para realizar las
Resguardo y mantenimiento clientes y proveedores. tareas.
de la confidencialidad de la 3. Planificar actividades 2. Coordinar el suministro de
información suministrada. como reuniones con materiales y equipo de trabajo
2. Cumplir con las normas y clientes, reuniones necesario para el personal de
procedimientos de seguridad navideñas de trabajadores campo de operaciones las
y salud ocupacional. etc. tareas diarias de la
3. Mantener al Gerente General 4. Buen servicio al cliente. organización.
informado sobre las 5. Manejar las consultas de
actividades realizadas y/o los clientes.
cualquier irregularidad.
4. Apoya en el registro contable
(recibe, clasifica, registra,
distribuye)
5. Liderazgo para la gestión de
la organización.
CONDICIONES DEL TRABAJO
MEDIO AMBIENTE EXIGENCIAS FÍSICAS
1. Tener capacitación continua del personal que 1. Seguridad y salud en el trabajo, que debe ser
permite mejorar los conocimientos, indispensable también por su objetivo de
habilidades o conductas y actitudes del prevenir daños en la integridad física y
personal de la empresa. mental de los trabajadores que sean
2. Tener una buena comunicación para crear consecuencia, guarden relación o
equipos de trabajo más unidos, responsables sobrevengan durante el trabajo.
y sobre todo identificados con la empresa,
con la finalidad de seguir creciendo no solo
como persona sino también en lo
profesional.