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1. CICLO DE ALMACENAMIENTO
1.1 DEFINICION
El ciclo de almacenamiento comprende la recepción, en la cual se registra el
vehículo, conductor y condiciones de la carga. Continúa con el almacenaje de
insumos manera ordenada. Procede con el despacho, se realiza el pedido, a
través de una orden de compra, con especificaciones técnicas del producto.

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1.2 OPERACIONES DE ALMACEN

 RECEPCIÓN
Comprende las siguientes acciones
o Descarga, de las mercancías.
o Desembalaje de las mercancías
o Inspección y verificación de las
mercancías, como su documentación
antes de las descarga.
o registrar (nota o informe de ingreso) las
mercancías.

 ALMACENAMIENTO
Comprende las siguientes acciones
o Obtener instrucciones sobre la ubicación.
o Registrar las ubicaciones utilizadas.
o Colocar las mercancías en su ubicación.
o Obtener instrucciones de reposición.
o Reponer el área de “picking”.
o Informar/ eliminar los productos dañados.
o Registrar las mercancías almacenadas.
o Informar de las acciones del almacenaje.

 DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN
Comprende las siguientes acciones
o Recoger los documentos de picking
o Recoger el equipo para el transporte
o Comprobar y recoger la cantidad apropiada
o Notificar las discrepancias/ daños en los productos
o Trasladarse al área de clasificación, consolidación, empaquetado y envío
o Notificar las necesidades de reposición
o Completar y transmitir la documentación
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 ENTREGA
Comprende las siguientes acciones
o Son entregados por el almacén, a cambio de una orden o nota de
salida,
o Los encargados del almacén deben asegurarse de contar con
documentos de control de las salidas (comprobantes, pedido de salida).
o La entrega la hace el mismo almacén o puede entregarse en el lugar del
proceso de producción.
o Consolidar la carga de los productos.
o Confirmar la documentación de los productos.

 CONTROL
Comprenden las siguientes acciones
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o El control se realiza durante todo el proceso de almacenamiento, de los

artículos y el movimiento de los mismos, y el control de las existencias.
o La importancia de la tarjeta de Kárdex, en ella se indica los diversos
movimientos de cada ítem, según las notas de ingreso y salida.
o Hacer periódicamente un recuento recurrente de mercancías a intervalos
específicos.
o Realización de auditorías de almacén con regularidad en busca de
deterioros, robos y posibles errores humanos.

2. NORMATIVAS DE ALMACENIEMTO
2.1 OBJETIVO DE LAS NORMATIVAS
Su objetivo es de establecer normas, procedimientos y responsabilidades
para un correcto funcionamiento de almacenes tanto en el sector público y
privado
Las normas en un almacén están basadas en la evaluación de riesgos y su
prevención. se unen unas medidas específicas para el almacén, un lugar en
el que deben regir estrictas normas logísticas debido a sus particularidades
de manipulación de mercancía y de uso de carretillas y EPP o para
los trabajos en altura, a la hora de almacenar mercancías.

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 Normas de circulación en los pasillos

La circulación por los pasillos debe estar bien regulada para evitar choques y
atropellos. Estas normas logísticas deben ser puestas en conocimiento de los
trabajadores y es muy importante que se respeten para evitar accidentes.
Entre las medidas más básicas de seguridad a implantar se incluyen:
 El ancho de los pasillos debe ser suficiente para que las máquinas
puedan circular sin peligro y el transporte y manejo de las mercancías se
efectúe sin problemas.
 La zona de cruce de los pasillos, debe estar bien señalizada para evitar
choques.
 Vías exclusivas para desplazamiento de personas: establecer pasillos
seguros, sin vehículos.
 Sin obstáculos: mantener los pasillos despejados, no abandonar
mercancía ni ningún otro material en una zona de paso.
 Señalización de los desniveles

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 Correcta manipulación y almacenamiento de mercancías

Es muy importante que las cargas se manipulen y almacenen de forma
equilibrada y que estén bien fijadas para evitar su caída o el desprendimiento
de parte de la mercancía. Además, es imprescindible que los sistemas de
almacenaje sean los apropiados para cada una de las cargas. Para ello, se
precisa con sistemas de paletización seguros (pallets Jack)

Tanto en pallets como en montacargas, deben estar correctamente

acomodadas en los largueros de las estanterías para evitar caídas.
Asimismo, nunca se debe sobrepasar el peso máximo de carga indicado por
el fabricante.

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 Salidas de emergencia y señalización.

Las salidas de emergencia tienen que estar bien señalizadas y, por
supuesto, libres de obstáculos. En definitiva, listas para cumplir su función en
caso de evacuación. Al igual que la señalización de seguridad de fácil
apreciación y ubicación en los almacenes.

 Buena ventilación e iluminación

Como en cualquier entorno laboral, una buena ventilación e iluminación
favorecen que el trabajo se pueda realizar en buenas condiciones.

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 Equipos de Protección Individual

Los trabajadores de los almacenes deben utilizar en algunas ocasiones
Equipos de Protección Individual (EPI). Se les proporcionarán en función de
sus tareas y a los riesgos a los que estén expuestos. Los más habituales son
el calzado de protección (muchas veces con puntera reforzada para mitigar
posibles golpes), los guantes y los cascos para proteger la cabeza.

 Prevención de riesgos
En un almacén, es crucial estudiar y detectar estos riesgos, ya que pueden
ser de diferente naturaleza en función del tipo de producto
almacenado (tóxico, inflamable, de gran envergadura), la forma de trabajo (si
interviene maquinaria o todo se realiza de forma manual) y del tipo de
almacén y sus características .

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 Normas básicas a tomar en cuenta.

o Respetar las señales de seguridad dentro del almacén

o Usar siempre el EPP adecuado en todo momento hasta finalizar la
jornada laboral.
o Disponer de una buena iluminación (mínimo de 300 lux), así como de
ventilación suficiente en el almacén.
o Tener salidas libres de obstáculos, claramente señalizadas y con medidas
de seguridad obligatorias: luces de emergencia, barras anti-pánico,
salidas laterales, etc.
o Disponer de extintores señalizados y que sean fácilmente accesibles.
o Los pasillos del almacén deben permitir la circulación fluida de las
mercancías, asegurando un ancho mínimo para el manejo y transporte de
los productos dentro el almacén.
o Evitar los cruces en el trayecto de mercancías para evitar colisiones.

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En lo que respecta a los conductores de montacargas y otras maquinarias

(pallets Jack) en el almacén, deben seguir las siguientes medidas de
seguridad y preventivas:
o Asegurarse de que todos los vehículos y máquinas funcionen
correctamente y sin riesgos.
o Conducir con prudencia, respetando en todo momento los límites de
velocidad (sin superar los 20 km/h y 10 km/h en ciertos tramos) y las
distancias de seguridad.
o Transportar la carga siempre equilibrada.
o Tener una buena visibilidad en todo momento, mediante espejos, faros
de cruce, etc.
o Revisar el material tanto de los equipos de protección como de la
maquinaria, para asegurar su perfecto estado y óptimo funcionamiento.
o Asegurarse de que todos los vehículos y máquinas funcionen
correctamente y sin riesgos.
o Conducir con prudencia, respetando en todo momento los límites de
velocidad (sin superar los 20 km/h y 10 km/h en ciertos tramos) y las
distancias de seguridad.

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3. ADMINISTRACION DE ALMACEN EN
OBRAS PÚBLICAS

3.1 OBJETIVO
Establecer normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la
administración de almacenes en el organismo del sector público y en las
obras publicas ejecutadas por el Estado.
BASE LEGAL
 Decreto Legislativo No 534-Ley del Instituto Nacional de Administración
Publica
 Decreto Ley No 22056 que instituye el sistema Nacional de
Abastecimientos.
 Resolución Jefatural No 118-80-INAP/DNA que aprueba las Normas
Generales del sistema Nacional de Abastecimientos.

3.2 NORMAS ESPECÍFICAS

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El almacén es una área física seleccionada bajo los criterios y técnicas

adecuadas, destinadas a la custodia y conservación de los bienes que van a
emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos. Las
actividades que en él se realiza esencialmente son las que corresponden a
los procesos técnicos de abastecimientos denominados almacenamiento y
distribución.
En cada organismo a que nivel central o desconcentrado, el órgano de
abastecimiento tendrá a su cargo la organización e implementación de uno o
más almacenes para la custodia temporal de los bienes que suministra.
Es responsabilidad del jefe de almacén entre otros:
a) Presentar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a
la entidad
b) Proteger y controlar las existencias en custodia.
c. Velar por la seguridad y mantenimiento el local y equipos de almacén.
d. Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido.
e. Coordinar la oportuna reposición de stock.
f. Emitir los reportes de movimiento de bienes en el almacén.

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g) Son factores a considerar en la selección y organización del local de

almacén lo siguiente:
El área requerida debe permitir que las operaciones que en ella se realicen
se efectúen en un área física adecuada, sin que tropiece con inconvenientes
por falta de espacio. Se determina en base a la cantidad y volumen de los
bienes previstos para adquirir, incluyendo proyecciones de futuras
aplicaciones.
Seguridad: el lugar geográfico y el local deben reunir condiciones que eviten
el deterioro o merma ocasionadas por agentes atmosféricos, así como
preservar la integridad Humana y física ante acciones de terceros o de
desastres naturales.

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3.3 RECEPCION DE MATERIALES

Es el proceso mediante el cual los productos que han sido adquiridos a un
proveedor, llegan al almacén para que sean clasificados, controlados y
colocados en él almacén.
Contemplar que el proceso de recepción no interfiera con otras actividades
que ejecuta la institución; deberá existir vías de acceso para personas y
vehículos a fin de que los proveedores entreguen sin dificultades sus
artículos.
Los materiales según su naturaleza de los bienes, se debe tener en
consideración el peligro que pueden o no ocasionar al personal que labora en
el almacén así como a la comunidad ejemplo:
Explosivos,
Productos químicos
Productos tóxicos o radioactivos, etc.

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3.4 VERIFICACION Y CONTROL

Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en
un lugar predeterminado independientemente de la zona de almacenaje.
La verificación cuantitativa se efectuara para comprobar que las cantidades
recibidas son iguales a las que se consignan a la documentación de recibo
incluye las comprobaciones dimensiones de identificación tales como
longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presión, temperatura, etc.
La verificación cualitativa se efectúa en presencia de la persona que hace la
entrega para comprobar la calidad y características de los bienes en el
momento de la recepción.

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3.5 INTERNAMIENTO
Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares
previamente asignados. Se ejecutan las labores siguientes:
o Agrupar los bienes según su tipo periodo de vencimiento, dimensión, etc.

o Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la

zona de almacenaje, de manera que su identificación sea ágil y oportuna.
o Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas diferentes.

o En caso que los espacios disponibles resulten reducidos se procederá a

internar en zonas previstas para las ampliaciones.

o Si el almacén de abastecimientos no cuenta con los equipos o ambientes

especiales, para el almacenamiento, estos se internarán a través de otros
órganos u organismos que cuenten con ellos.

o La responsabilidad de la custodia corresponde a estos últimos. El jefe de

almacén efectúa la constancia del ingreso y la conformidad del mismo.

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3.6 REGISTRO Y CONTROL

Ubicados los bienes en la zona de almacenaje se procederá a registrar su
ingreso en la tarjeta de control visible, la misma que será colocada junto al
grupo de bienes registrados.
Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros
conceptos distintos a la compra se procederá previamente a formular la
correspondiente nota de entrada a almacén.
Documentos que se utilizan para el registro y control de materiales.

o Nota de entrada de almacén NEA (se utiliza para el ingreso de bienes por
concepto de donaciones, transferencias o traspaso)
o Facturas
o La hoja de Kardex (se detallarán los movimientos de existencias de los
bienes)
o Notas de ingreso (registro de los tipos de bienes que ingresan al almacén)
o Notas de entrada y salida (se detallaran tanto las salidas como la entrada
de mercancías por concepto de adquisición).

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3.7 CUSTODIA
Se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados conserven las
mismas características físicas, numéricas en que fueron recibidas. Las
acciones concernientes a la custodia son las siguientes:

Protección a los materiales

Se debe establecer tratamientos específicos que son necesarios a cada
artículo almacenado a fin de protegerlos de elementos naturales, humedad,
luz, lluvia, temperatura, etc., los cuidados específicos por aplicar serán las
estipuladas en normas técnicas, manual del fabricante u otros textos
especializados.
Protección del local de almacén
Son las tareas físicas destinadas a ejecutar dentro del almacén a través de
medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado,
mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de futuros riesgos interno y
externo.
Protección al personal de almacén
Se debe contemplar todos los aspectos al personal por los daños que puedan
ocasionar a su integridad física. Se les dotara de los equipos e implementos
necesarios para la adecuada manipulación de materiales.

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3.8 FASES EN EL PROCESO DE DISTRIBUCION

INTERNA DEL ALMACEN DE OBRAS
Formulación del pedido
Formulario de pedido-comprobante de salida.
Autorización de despacho
Se otorgará salida para aquellos bienes que figuran en el respectivo cuadro
de necesidades
Acondicionamiento de materiales
Se dirigirá los pedidos de los bienes atreves de comprobantes de salida
aprobados y dispondrá el acondicionamiento de los bienes para su entrega.
Control de materiales
Se establece un control de salida de materiales el que será encargado al
personal de seguridad o vigilancia; o una persona que para tal función se
designe.
Entrega al usuario
En el momento de hacerse la entrega de materiales, se cuidará que la
persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y consciente

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3.9 DOCUMENTACION QUE DEBE MANEJAR EL

ALMACENERO DE OBRAS PÚBLICAS
o Llevar el cuaderno de almacén y Kardex; realizar el llenado del mismo
diariamente

o Hacer visar el cuaderno de visitas

o Llevar el cuaderno de cargos

o Reportar el movimiento de materiales en forma mensual para la

elaboración del informe mensual

o Elaborar y firmar el acta de internamiento de materiales al final de la obra.

o Visar la PECOSA en señal de conformidad de la llegada del insumo.

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