SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

Software para los

Negocios

CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES

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Curso Software para los negocios (2258)

Formato Manual de curso
Autor Cibertec
Título Software para los negocios
Edición 2da ed.
Versión 2018
Páginas 202 p.
Elaborador Castillo Liñan, Joe Alexander
Revisor Sanchez Rubio, Marco Antonio

CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES

Índice
Presentación.........................................................................................................................................................1
Red de contenidos...............................................................................................................................................3

Unidadde aprendizaje 1........................................................................................................................................5

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL .....................................................................................................5
1.1 TEMA 1: Fórmulas y referencias de celdas.............................................................................................7
1.1.1.Introducción a Excel.................................................................................. 7
1.1.2.Uso de operadores.................................................................................. 10
1.1.3.Fórmulas ................................................................................................ 12
1.1.4. Referencias de direcciones de celdas..................................................... 13
1.1.5.Referencias de celdas relativas, absolutas y mixtas ................................. 14
1.2 TEMA 2: Formato de celdas.................................................................................................................... 18
1.2.1.Formato de celdas .................................................................................. 19
1.2.2.Formato de números............................................................................... 25
1.2.3.Formato condicional................................................................................ 27

Unidadde aprendizaje 2..................................................................................................................................... 51

GRÁFICOS...................................................................................................................................................... 51
2.1 TEMA 3: Gráficos...................................................................................................................................... 51
2.1.1.Tipos de gráficos..................................................................................... 53
2.1.2.Creación de gráficos ............................................................................... 60

Unidadde aprendizaje 3..................................................................................................................................... 70

3.1 TEMA 4: Funciones.................................................................................................................................. 70
3.1.1.Definición y estructura de una función ..................................................... 71
3.1.2.Herramienta autosuma ............................................................................ 78
3.1.3.Funciones matemáticas y estadísticas..................................................... 81
3.2 TEMA 5: Funciones de búsqueda......................................................................................................... 83
3.2.1.Función BuscarV() .................................................................................. 84
3.2.2.Función BuscarH() .................................................................................. 85
3.2.3.Funciones de búsqueda anidadas ........................................................... 90
3.2.4.Función Si.Error().................................................................................... 92
3.3 TEMA 6: Funciones lógicas.................................................................................................................... 95
3.3.1.Funcion SI() ............................................................................................ 95
3.3.2.Funciones anidadas SI() con Y() ........................................................... 102
3.3.3.Funciones anidadas SI() con O() ........................................................... 103

Unidadde aprendizaje 4...................................................................................................................................113

GESTIÓN DE DATOS..................................................................................................................................113
4.1 TEMA 7: Herramientaspara la gestión dedatos ...............................................................................115
4.1.1.Tabla de datos ...................................................................................... 115
4.1.2.Ordenar datos....................................................................................... 117
4.1.3.Subtotales............................................................................................. 135
4.2 TEMA 8: Filtro dedatos..........................................................................................................................147
4.2.1.Filtros automáticos con criterios cerrados o abiertos .............................. 147
4.2.2.Filtros Avanzados ................................................................................. 159
4.3 TEMA 9: Tablas y gráficos dinámicos.................................................................................................175
4.3.1.Crear tablas dinámicas básicas ............................................................. 175
4.3.2.Aplicar diseño a tablas dinámicas .......................................................... 184
4.3.3.Crear gráficos dinámicos....................................................................... 187
4.3.4.Tabla dinámica con agrupamiento de datos ........................................... 189
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4.3.5.Tabla dinámica con campo calculado .................................................... 194

4.3.6.Tabla dinámica con segmentación de datos .......................................... 197
Bibliografía.....................................................................................................................................................197

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Presentación
El curso de Software para los Negocios que pertenece a la línea de software de
aplicaciones, se dicta en las carreras que ofrece la Institución. Brinda a los alumnos un
conjunto de herramientas en el manejo de datos con Microsoft Excel para la elaboración
de hojas de cálculo, que es una de las más utilizadas en el medio laboral.

El presente manual para el curso de Software para los Negocios ha sido diseñado bajo
la modalidad de unidades de aprendizaje, las cuales, a la vez, cuenta con un conjunto
de temas que serán desarrollados durante el presente ciclo. En cada unidad de
aprendizaje, hallará los logros que debe alcanzar y el tema con sus respectivos
contenidos. Por último, encontrará las actividades que deberá desarrollar en cada
sesión que le permitirá reforzar lo aprendido en la clase.

Esta asignatura es de naturaleza práctica. Se inicia con el reconocimiento del entorno

operativo de Excel. Luego, se trabaja con fórmulas y referencias de celdas. Además, se
crea gráficos. Se emplea funciones básicas, lógicas y de búsqueda. Finalmente, se
maneja la tabla de datos con ordenamiento, filtros, subtotales y tablas dinámicas.

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Red de contenidos

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INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL

• Fórmulas y Referencias de celdas
• Formato de Celdas

GRÁFICOS
• Gráficos

FUNCIONES
• Funciones Matemáticas y Estadísticas
• Funciones de Búsqueda
• Funciones Lógicas

GESTIÓN DE DATOS
• Herramientas para la Gestión de Datos
• Filtro de Datos
• Tablas y Gráficos Dinámicos

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Unidad de aprendizaje 1

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UNIDAD

INTRODUCCIÓN A
1
MICROSOFT EXCEL
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al término de la unidad, el alumno conoce el uso de operadores en Excel. Utiliza
fórmulas empleando las referencias de celdas. Aplica formato de celdas y
condicional.

T EMARIO
1.1 Tema 1 : Fórmulas y referencias de celdas
1.1.1 : Introducción a Excel
1.1.2 : Uso de los operadores
1.1.3 : Fórmulas
1.1.4 : Referencias de direcciones de celdas
1.1.5 : Referencias de celdas relativas, absolutas y mixtas

1.2 Tema 2 : Formato de celdas

1.2.1 : Formato de celdas
1.2.2 : Formato de números
1.2.3 : Formato condicional

ACTIVIDADES PROPUESTAS

• Los alumnos identifican los operadores a emplear en Excel

• Los alumnos escriben fórmulas aplicando referencias de celda
• Los alumnos aplican formato de celdas
• Los alumnos aplican formato condicional

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TEMA 1: FÓRMULAS Y REFERENCIAS DE CELDAS

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1.1.1 Introducción a Excel

Microsoft Office Excel es una herramienta de análisis de datos de

fácil uso y manejo empleado en instituciones o empresas para
registrar, procesar y compartir información que permita tomar
desiciones adecuadas.

1.1.1.1. Novedades

La nueva versión de Excel 2016 tiene las siguientes nuevas características:

• Incluye nuevos tipos de gráficos: rectángulos, proyección solar, histograma, cajas y
bigotes, y cascada orientada al manejo de información financiera.
• Contiene una funcionalidad integrada que aporta facilidad y
rapidez para encontrar y traer todos los datos que necesita en
un solo lugar, por medio del grupo Obtener y transformar de
la ficha datos.
• Incluye una doble interfaz para el uso con el mouse y otra táctil para tabletas, la cual
convierte a formato digital una ecuación matemática escrita “a mano”, ya sea con un
lápiz digital, el mouse o incluso el dedo.
• El panel Datos está potenciado por el buscador de Microsoft “Bing”. Ofrece
definiciones de artículos wikis y búsquedas relacionadas. Este panel se muestra al
seleccionar una palabra, presionar el botón derecho y elegir la opción Búsqueda
inteligente.

• Con la opción de Análisis rápido, se obtiene una vista previa de los datos con
formato condicional, gráficos, totales, minigráficos, etc.
• Se presenta nuevas funciones en las diferentes categorías de función.

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• Permite la colaboración con otros usuarios y guardar una copia en la

nube OnDrive por medio de la opción Compartir y el ingreso de una
cuenta de correo Microsoft.

1.1.1.2. Reconocimiento del entorno de Excel

En la siguiente gráfica, se muestra las partes de la ventana de Excel 2016:

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En una hoja de cálculo, se admite más de un millón de filas y más de 16,000 columnas
para el registro de datos.

Filas

Las filas en Excel 2016 son las divisiones horizontales y en total tiene 1’048,576 filas,
identificadas con números.

Columnas
Las columnas en Excel 2016 son las divisiones verticales y, en total, tiene 16,384
columnas, identificadas con letras mayúsculas desde A hasta XFD.

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1.1.2. Uso de los operadores

1.1.2.1. Operadores

Un operador es un símbolo que representa una determinada operación, lo cual

especifica el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula,
como suma, resta, multiplicación o unión. Hay un orden predeterminado en el que se
produce el cálculo, pero puede cambiar si se hace uso de los paréntesis.

1.1.2.2. Operadores matemáticos

Permiten ejecutar operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación,

división y potencia. Dichas operaciones junto a los números generan resultados
numéricos. Se tiene lo siguiente:

Operador Operación Ejemplo Resultado

+ (signo más) Suma =4+2 6
– (signo menos) Resta =4-2 2
* (asterisco) Multiplicación =4*2 8
/ (slash) División =4/2 2
% (signo de porcentaje) Porcentaje =20% 0.2
^ (acento circunf lejo) Exponenciación =4^2 16
() (paréntesis) Agrupación =(4+2)*3 18

1.1.2.3. Operadores de comparación

Permiten comparar dos valores cuyo resultado es un valor lógico: VERDADERO o

FALSO. Se tiene lo siguiente:

Operador Operación Ejemplo Resultado

= (signo igual) Igual a =4=2 FALSO
> (signo mayor que) Mayor que =4>2 VERDADERO
< (signo menor que) Menor que =4<2 FALSO
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que =4>=2 VERDADERO
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que =4<=2 FALSO
<> (signo distinto de) Dif erente o distinto de =4<>2 VERDADERO

1.1.2.4. Operador de concatenación de texto

Permite unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un s olo
elemento de texto. Considere que todo valor de texto inicia y termina con las comillas
dobles (“valor de texto”). Se tiene lo siguiente:

Operador Operación Ejemplo Resultado

& (Ampersand o Une dos o
=“Perú ” & “en ” & “Rusia 2018” Perú en Rusia 2018
Y Comercial) más valores

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1.1.2.5. Operadores de referencia

Permite combinar dos o más referencias de celdas para crear una sola referencia. Se
tiene lo siguiente:

Operador Operación Ejemplo Resultado

Ref erencia el contenido de A1
: (signo dos puntos) Rango A1:D5
hsta D5
; o , (signo punto y coma Une las dos ref erencias de
Unión A1:D5,F1:H5
o coma) rango
Produce un rango con las
(espacio) Intersección A1:D5 B3:F8
celdas comunes de los rangos

1.1.2.6. Precedencia de los operadores en las fórmulas

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel inician
con un signo igual (=), indicando al programa que los caracteres siguientes constituyen
una fórmula compuesta por los operandos y los diferentes operadores de cálculo. Según
el orden específico de cada operador de la fórmula, Excel calcula la fórmula de izquierda
a derecha.
Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia, por ejemplo, un operador
de multiplicación y otro de división, Excel evaluará los operadores de izquierda a
derecha. Al combinar varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las
operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla:

Operador Descripción
() Agrupación
- Número negativo (como en –5)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y División
+y- Suma y Resta
& Concatenación
= < > <= >= <> Comparación

Por ejemplo, si se tiene escrito lo siguiente en una hoja de Excel:

Se opera de la siguiente manera: los paréntesis que rodean la primera parte de la

fórmula indican a Excel que calcule A1*5 primero y, después, divida el resultado entre
la resta de los valores de las celdas B1 y C1, finalmente multiplicado por 2 .

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1.1.3 Fórmulas

Las fórmulas realizan cálculos u otras acciones con la información de la hoja de cálculo.

Toda fórmula inicia con el signo igual (=), seguido de los datos a procesar.

Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 4 por 6 y luego resta 2 al resultado. Después,
suma el cociente de 15 y 3, cuya respuesta final es 27.

Una fórmula puede contener funciones, referencias de celdas, operadores y números

constantes.

Por ejemplo:

Donde:
• Función PRODUCTO (): Es una función que devuelve la multiplicación de dos o
más números.
• Celdas A1 y A2: Son referencias de celdas que devuelven el valor contenido en
ellas, en este caso 5 y 7 respectivamente.
• Operador Slash (/): Es el signo que representa la división de dos valores.
• Número contante: El número 2 se mantendrá fijo durante la operación.

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1.1.4 Referencias de direcciones de celdas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica
a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar
en una fórmula.

Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una
fórmula, o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También, puede
hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros.

Por ejemplo:

Donde:
• A1, B1, C1: Son referencias de las celdas de la hoja activa y devuelven los valores
10, 15 y 20, respecivamente.
• Hoja2! C3: Es la referencia de celda que devuelve el valor ubicado en la celda C3
de la Hoja2 del mismo libro.

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1.1.5 Referencias de celdas relativas, absolutas y mixtas

1.1.5.1 Referencia de celda relativa

Una referencia de celda relativa en una fórmula, como B1, se basa en la posición relativa
de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la
posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la
fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente.

De forma predeterminada, al elegir una celda que formará parte de una fórmula, estas
tendrán referencias relativas.

Por ejemplo, si copia una fórmula con referencia relativa de la celda C1 a la celda C2,
se ajusta de manera automática la primera fórmula hacia la siguiente celda hacia abajo
(por filas), caso similar sucede al copiar la fórmula con referencia relativa de la celda A3
a la celda B3 hacia la derecha (por columnas).

1.1.5.2 Referencia de celda absoluta

Una referencia de celda absoluta en una fórmula como $B$1 siempre hace referencia a
una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene
la fórmula, la referencia absoluta permanece constante. Si se copia la fórmula en filas o
columnas, la referencia absoluta no se ajusta.

De forma predeterminada, al elegir una celda que formará parte de una fórmula, estas
tendrán referencias relativas y será necesario cambiarlas a referencias absolutas,
usando el símbolo del Dólar ($) antes de la letra de la columna y antes del número de la
fila. También, se consigue presionando la tecla F4.

Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B4 a la celda B5, permanece
constante la referencia $B$1.

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1.1.5.3 Referencia de celda mixta

Una referencia de celda mixta en una fórmula puede tener lo siguiente:

• Una columna relativa y una fila absoluta. Por ejemplo: B$2. o
• Una columna absoluta y una fila relativa. Por ejemplo: $B2.

Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa

y la referencia absoluta permanece constante. Si se copia la fórmula en filas o columnas,
la referencia relativa se ajusta, de manera automática, y la referencia absoluta no se
ajusta. Para cambiar la referencia, se usa el símbolo del Dólar ($) antes de la letra de la
columna o antes del número de la fila. También, se consigue presionando la tecla F4.

Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda B5 a la celda B6 y luego a las
celdas C5 y C6, las referencias sin $ se ajustan y las que tienen $ se mantienen
constante dependiendo del arrastre y sentido al copiar.

Actividades

1. En una hoja nueva, se escribe las fórmulas con las referencias de celdas necesarias
para completar el siguiente cuadro, considere lo siguiente:
• IGV: Multiplique 18% por el Monto.
• Total: Sume Monto e IGV.
• Total General: Sume todos los valores del total.

2. En otra hoja, se escribe las fórmulas con las referencias de celdas necesarias para
completar el siguiente cuadro, considere lo siguiente:
• Interés: Multiplique Capital por el Interés Fijo (celda C3).
• Monto Soles: Sume Capital e Interés.
• Monto Dólares: Divida Monto Soles con el Cambio (C4).

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• Total General: Sume los valores de cada columna Capital, Interés, Monto Soles
y Monto Dólares
• % Capital: Divida Capital con el Total General del Capital.

3. En otra hoja, se escribe una sola fórmula con referencia de celda mixta para
completar el siguiente cuadro. Se tiene lo siguiente:

Ingresos 2014 aumentado por el % Incremento por Mes

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Resumen
1. La nueva versión de Excel 2016 ofrece nuevas herramientas que permiten realizar
trabajos de forma sencilla y rápida.

2. Las fórmulas son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesar los
valores contenidos en las celdas de una hoja del libro de trabajo .

3. Las fórmulas están conformadas por valores numéricos, llamados operandos, por
operadores y con frecuencia por funciones. Para introducir una fórmula en una celda,
se debe escribir como primer carácter el signo igual (=).

4. De forma predeterminada, Excel utiliza referencias de celdas relativas; es decir, la

referencia al ser copiada en otras celdas, se ajustará automáticamente. Para
cambiar la referencia de celdas en una fórmula, se utiliza la tecla de función F4.

Se puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=MN17KV6G97I
o https://www.youtube.com/watch?v=K8v4qjXQ8MU
o https://www.youtube.com/watch?v=DBGqr9PoDn8
o https://www.youtube.com/watch?v=V9mGQ_SUf Qc

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TEMA 2: FORMATO DE CELDAS

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1.2.1 Formato de celdas

El formato se refiere al cambio de aspecto de las celdas y su contenido (letras, números,

borde, fondo, etc.). Para dar formato a las celdas, se usa la ficha Inicio y los grupos
Fuente, Alineación, Número y Estilos.

También, es posible cambiar estas opciones con el menú contextual y la opción

Formato de celdas.

Se utiliza estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz. Un
ejemplo de ello es el siguiente:

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1.2.1.1 Formatos de fuente

En la ficha Fuente, puede encontrar la posibilidad de cambiar la apariencia del texto, del
mismo modo que se cambia en el programa de Microsoft Word.

También puede realizar cambios en el

contenido y el relleno de la celda en el
grupo Fuente de la f icha Inicio.

1.2.1.2 Formatos de alineación

Se utiliza los formatos de alineación para cambiar la posición de los datos en la celda.

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A continuación, se detalla las opciones.

Opción Descripción
Seleccione una opción en el cuadro de lista horizontal para cambiar
la alineación horizontal del contenido de la celda. De f orma
predeterminada, Microsoft Excel alínea el texto a la izquierda, los
Horizontal números a la derecha y los valores lógicos o de error se centran. La
alineación horizontal predeterminada es general. Si cambia la
alineación de los datos, no cambiará el tipo de datos.

Seleccione una opción en el cuadro de lista vertical para cambiar la

alineación del contenido de la celda. De f orma predeterminada,
Vertical
Microsoft Excel alínea el texto verticalmente en la parte inferior de
una celda. La alineación horizontal predeterminada es general.

Sangra el contenido de una celda desde cualquier borde de la

Sangría celda, en f unción de si elige horizontal o vertical. Cada incremento
del cuadro Sangría es equivalente al ancho de un carácter.

Seleccione una opción en orientación para cambiar la alineación del

texto de las celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de
Orientación
giro no estén disponibles si se seleccionan otras opciones de
alineación.

Establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada.

Utilice un número positivo en el cuadro Grados para girar el texto
seleccionado desde la esquina inf erior izquierda a la esquina
Grados
superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el
texto desde la esquina superior izquierda a la esquina inf erior
derecha de la celda seleccionada.
Seleccione las opciones disponibles en el control texto para ajustar
Control del texto
el aspecto del texto en una celda.
Ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneas
Ajustar texto ajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del
contenido de la celda.
Reduce el tamaño aparente de los caracteres de f uente de forma
que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la
Reducir hasta ajustar columna. El tamaño de carácter se ajusta automáticamente al
cambiar el ancho de la columna. El tamaño de la fuente aplicada no
cambia.

Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La

Combinar celdas ref erencia de celda para una celda combinada es la celda de la
esquina superior izquierda del rango original seleccionado.

Seleccione una opción en el cuadro dirección del texto para

Dirección del texto
especif icar el orden de lectura y la alineación.

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También puede realizar cambios en el grupo

Alineación de la f icha Inicio.

1.2.1.3 Formatos de bordes

Se utiliza los formatos de bordes para aplicar un estilo y color de línea a la celda o grupo
de celdas seleccionadas.

1.2.1.4 Estilos de celdas

Microsoft Office Excel proporciona un gran número de

estilos de tabla (o estilos rápidos) predefinidos que
puede utilizar para dar formato, rápidamente, a una
tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen
sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla
personalizada.

Aunque, solo se puede eliminar los estilos de tabla personalizada, puede quitar cualquier
estilo de ello para que ya no se aplique a los datos.

Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones de

estilos rápidos para los elementos de ello, como las filas de encabezado y de totales, la
primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas.

Aplicar estilos de celda

Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las celdas presentan
un formato coherente, se puede usar un estilo de celda.

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Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de características de formato,

como fuentes. Para aplicar estilos de celda, se debe hacer lo siguiente:
1. Seleccione las celdas a modificar.
2. Realice clic en la ficha Inicio, grupo Estilos opción Estilos de celda.

3. Seleccione el estilo de celda de su preferencia.

También, se puede crear sus propios estilos de celda haciendo clic a la penúltima opción
del listado de estilos.

Si se quiere borrar un estilo aplicado, debe seleccionar el estilo Normal.

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1.2.2 Formato de números

Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas
las fechas y las horas, sin que cambie el número.

El formato de número no afecta el valor real de la celda que Microsoft Excel. Se usa para
realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas.

A continuación, se detalla las opciones.

Opción Descripción

Formato de número predeterminado que se aplica cuando se

escribe un número. La mayor parte de los números a los que se
aplica el f ormato con la opción General se muestra tal y como se
General escribe. No obstante, si la celda no es lo suficientemente ancha para
mostrar todo el número, el f ormato General redondea los números
con decimales. El formato General también usa la notación científica
(exponencial) para los números grandes (12 o más dígitos).

Se usa para la presentación de números en general. Se puede

especificar el número de posiciones decimales que se va a usar, el
Número
uso de un separador de miles y el modo en que se muestra los
números negativos.

Se usa con los valores monetarios y muestra el símbolo de moneda

predeterminada junto a los números. Se puede especificar el
Moneda número de posiciones decimales que se va a usar, el uso de un
separador de miles y el modo en que se muestra los números
negativos.
Este f ormato, también, se usa para valores monetarios. Además,
Contabilidad alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una
columna.

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Muestra los números de serie que representan f echas y horas,

según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificada.
Los f ormatos de f echa que comienzan con un asterisco (*)
Fecha
responden a cambios de la configuración regional de fecha y hora,
que se especifican en el Panel de control. Los f ormatos sin asterisco
no se ven af ectados por ese panel.

Muestra los números de serie que representan fechas y horas como

valores de hora, según el tipo y la configuración regional (ubicación)
especificada. Los formatos de hora que comienzan con un asterisco
Hora (*) responden a cambios de la conf iguración regional de f echa y
hora, que se especifica en el Panel de control. Los f ormatos sin
asterisco no se ven af ectados por la configuración del Panel de
control.

Multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado con un

Porcentaje símbolo de porcentaje (%). Puede especificar el número de
posiciones decimales que desea usar.
Muestra un número como tal según el tipo de f racción que se
Fracción
especif ique.

Muestra un número en notación exponencial, en el que se

reemplaza parte del número por E+n, donde E (exponente)
multiplica el número anterior por 10 elevado a n. Por ejemplo, un
Científico f ormato Científ ico de 2 decimales muestra 12345678901 como
1,23E+10; 1,23 se multiplica por 10 elevado a la décima potencia.
Se puede especificar el número de posiciones decimales que se
desea usar.

Este f ormato trata el contenido de una celda como texto y lo muestra

Texto
tal como se escribe e incluso si se escriben números.
Muestra un número como un código postal, un número de teléfono
Especial
o un número de seguridad social.

Permite modificar una copia de un código de f ormato de número

existente. Se usa para crear un f ormato personalizado que se
Personalizado agregue a la lista de códigos de f ormato de número. Se puede
agregar entre 200 y 250 f ormatos de número personalizados según
la versión de idioma de Excel que esté instalada en su equipo.

También puede realizar cambios en la f icha Inicio

y en el grupo Número de la cinta de opciones.

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1.2.3 Formato condicional

El formato condicional aplicado a un grupo de celdas grafica la tendencia de los datos,

revisa su estado con relación al resto, encuentra y resalta valores máximos y/o mínimos,
entre otras opciones.

Al emplear formato condicional, permite fácilmente realizar las siguientes tareas:

• Resalta los valores de tipo número dentro de un grupo de celdas que sea
superiores o inferiores a una constante específica.
• Resalta los valores de tipo texto dentro de un grupo de celdas que cumpla una
condición, por ejemplo, estar contenido o no dentro de la celda, de iniciar o
terminar con algún valor de texto específico.
• Resalta los valores de tipo fecha dentro de un grupo de celdas que cumpla una
condición, por ejemplo, que sea de la semana pasada, del mes pasado, entre
otros.
• Resalta los “n” primeros o últimos valores dentro de un grupo de celdas.
• Resalta los valores por encima o por debajo del promedio en un grupo de celdas.
• Resalta los valores máximos o mínimos en un grupo de celdas.

Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de

condiciones o criterios. Si la condición es verdadera, en el rango de celdas, se aplicará
el formato establecido. Si la condición no se cumple, el rango de celdas no tendrá el
formato establecido.

Por ejemplo, se necesita resaltar las recaudaciones superiores a 10,000 usando

análisis rápido.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna denominada Recaudación.

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b. Haga clic en el botón de Análisis rápido ubicado en la esquina inferior derecha o

presione CTRL + Q. Luego, en la pestaña Formato, elija Mayores.

c. En el cuadro, escriba el número 10000 y verá cómo los valores que cumplen la
condición son resaltados con los colores predeterminados de fuente y relleno.

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Los tipos de regla que se pueden considerar al establecer formatos condicionales son
los siguientes:

Tipo de Regla Descripción

Identif ica números, f echas y texto específicos en un

Valor de celda
grupo de datos.

Identif ica un número o texto modificado de f orma

Valor de celda (con fórmula)
dinámica en un grupo de datos.

Valores por encima o por debajo Identif ica los valores por encima o por debajo del
del promedio promedio en un grupo de datos.

Determina cuáles son los “n” mejores valores en un

Valores superiores e inferiores
grupo de datos.

Resalta las f ilas únicas o duplicadas en una lista de

Único o duplicado
datos.

Se observa la tendencia de los números en un grupo

Conjunto de iconos
de celdas.

Compara por medio de dif erentes criterios los

Conjunto de iconos
números en un grupo de celdas.

Rellena con un color que depende del valor en la

Barras de datos
celda.

Rellena con dif erentes colores cada celda que

Escala de 3 colores
depende del valor en el grupo de datos.

Compara los datos en una celda f uera del rango de

Basado en fórmulas
celdas con f ormato condicional.

Resalta una f ila completa en la que debe cumplirse

Basado en fórmulas
una condición.

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Resaltar reglas de celdas

Al elegir esta opción, se encuentra las

alternativas: Es mayor que, Es menor
que, Entre, Es igual a, Texto que
contiene, Una fecha y Duplicar valores,
los cuales permiten comparar los
valores numéricos, de texto o fechas
con una determinada condición.

Por ejemplo, dentro de la columna de

Ventas se desea resaltar aquellos
valores que sean inferiores a 2500.

Además, se cuenta al final con la

opción Más reglas… para indicar otra
condición y personalizar el formato a
aplicar.

Ejemplo 1:

Resalte las cantidades vendidas a partir de 17.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna denominada Cantidad Vendida.

b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, elige
Resaltar reglas de celdas. Después, indique Más reglas…

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c. En el cuadro denominado Editar regla de formato, cambie la condición a mayor o

igual que y escriba el valor 17. Luego, presione el botón Formato… y aplique el
formato de su preferencia (negrita, color de fuente, color de relleno).

d. Presione el botón Aceptar de todos los cuadros. Al final, se obtendrá el siguiente

resultado:

Ejemplo 2:

Resalte los productos que contenga el texto “fólder”.

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Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna denominada Producto.

b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, elige
Resaltar reglas de celdas. Después, indique Texto que contiene…

c. En el cuadro denominado Texto que contiene, escriba el texto fólder y luego cambie
por el formato personalizado de su preferencia (cursiva, color de fuente, color de
relleno).

d. Presione el botón Aceptar de todos los cuadros. Al final, se obtendrá el siguiente

resultado:

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Ejemplo 3:

Resalte las fechas de venta correspondientes al mes de abril del 2018.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna Fecha de Venta.

b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, se

debe Resaltar reglas de celdas y después Entre…

Al usar la opción Un fecha…, solo se tendrá disponible opciones que

se podrán usar con relación a la f echa actual, como Ayer, Hoy, Esta
semana, entre otros.

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c. En el cuadro Entre, escriba el rango de fechas 01/04/2018 y 30/04/2018. Luego,

cambie por el formato personalizado de su preferencia (negrita, color de fuente, color
de relleno).

d. Presione el botón Aceptar de todos los cuadros. Al final, se obtendrá el siguiente

resultado:

Ejemplo 4:
Resalte los códigos de vendedor que sean duplicados.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna Código.

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b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, se

debe Resaltar reglas de celdas y después Duplicar valores…

c. En el cuadro Duplicar valores, puede elegir la opción Duplicar o Único. Para este
caso, se elige Duplicar. Luego, cambie por el formato personalizado de su
preferencia (negrita cursiva, color de fuente, color de relleno).

d. Presione el botón Aceptar de todos los cuadros. Al final, se obtendrá el siguiente

resultado:

Reglas superiores e inferiores

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Al elegir esta opción, se encuentra las

alternativas: 10 superiores, 10% de
valores superiores, 10 inferiores, 10% de
valores inferiores, Por encima del
promedio y Por debajo del promedio, los
cuales permiten resaltar los valores más
altos o más bajos en un rango de celdas
según un valor específico que se indique.

Por ejemplo, dentro de la columna

denominada Ventas, se desea resaltar los
4 valores más altos del mes.

Además, se cuenta al final con la opción

Más reglas… para indicar otra condición
y personalizar el formato a utilizar.

-Ejemplo 1:

Resalte las tres recaudaciones más bajas.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna denominada Recaudación.

b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, elige
Reglas superiores e inferiores y después 10 inferiores…

c. En el cuadro 10 inferiores, escriba 3. Luego, cambie por el formato personalizado

de su preferencia (cursiva, color de fuente, color de relleno).

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Presione el botón Aceptar de todos los cuadros. Al final, se obtiene el siguiente

resultado:

Ejemplo 2:

Resalte las ventas por encima del promedio.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna denominada Ventas.

b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, elige
Reglas superiores e inferiores. Después, se indica Por encima del promedio…

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c. En el cuadro Superior al promedio, cambie por el formato personalizado de su

preferencia (negrita, color de fuente, color de relleno).

d. Presione el botón Aceptar de todos los cuadros. Al final, se obtendrá el siguiente

resultado:

1.2.3.1 Barras de datos

Al elegir esta opción, se puede

visualizar el valor de una celda con
relación a las demás por medio de la
longitud de la barra de datos que se
aplica en la celda. Una barra más
grande representa un valor más alto y
una barra más corta representa un
valor más bajo. Las barras de datos
son útiles para encontrar números más
altos y más bajos especialmente con
grandes cantidades de datos.

Por ejemplo, dentro de la columna

denominada Ventas, se desea
representar los valores con barra de
datos y observar fácilmente los valores
mayores y menores.

Además, se cuenta al final con la opción Más reglas… para personalizar el formato a
usar.

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Ejemplo 1:

Resalte con barras de datos la cantidad vendida.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna denominada Cantidad Vendida.

b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, se

elige Barras de datos. Después, indique el color de relleno de su agrado.

c. Luego, se obtendrá el siguiente resultado:

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Ejemplo 2:

Resalte las ventas con barras de datos personalizados.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna denominada Ventas.

b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, elige
Barras de datos. Después, indique Más reglas…

c. En el cuadro denominado Editar regla de formato, cambie la apariencia de la barra

como relleno (degradado), color (por el de su agrado), borde (sólido) y color de borde
(por el de su agrado).

d. Presione el botón
Aceptar. Al
final, se obtendrá el
siguiente
resultado:

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Opcionalmente, podría mostrar solo la barra y ocultar los valores

numéricos; para ello, en el cuadro, marque la casilla denominada
Mostrar solo la barra.

Se obtendrá el siguiente resultado:

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Conjuntos de íconos

Al elegir esta opción, se puede

visualizar un conjunto de íconos para
clasificar los datos en tres, cuatro o
cinco categorías, que se definen en
rangos numéricos o porcentuales que
serán representados por un ícono.

Por ejemplo, se desea representar las

ventas con un conjunto de íconos de 3
flechas, la flecha verde hacia arriba
representa valores más altos, la flecha
hacia un lado amarilla representa
valores medios y la flecha roja hacia
abajo representa valores más bajos
.

Además, se cuenta al final con la

opción Más reglas… para
personalizar el formato a utilizar.

Ejemplo 1:

Resalte con conjuntos de íconos la recaudación del mes de enero.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna enero.

b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, elige
Conjuntos de íconos. Después, indique la opción 3 signos.

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c. Luego, se obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo 2:

Resalte con conjuntos de íconos personalizados (usando porcentajes) la recaudación

del mes de febrero. Considere lo siguiente:
• El ícono cuatro cuadros rellenos ( ): Se usa ello cuando el valor es mayor o
igual a 80%.
• El ícono estrella de plata ( ): Se usa ello cuando el valor es menor a 80% y
mayor o igual a 55%.
• El ícono círculo rojo ( ): Se usa ello cuando el valor es menor a 55%.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione los valores de la columna febrero.

b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, elige
Conjuntos de íconos. Después, indique Más reglas…

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En el cuadro denominado Editar regla de formato, cambie los íconos y los valores
según lo señalado.

c. Luego, se obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo 3:

Resalte con conjuntos de íconos personalizados (usando números) la recaudación del

mes de marzo. Considere lo siguiente:
• El ícono círculo verde ( ): Se usa ello cuando el valor es mayor a 15000.
• El ícono semáforo ámbar ( ): Se usa ello cuando el valor es menor o igual a
15000 y mayor a 12000.
• El ícono diamante rojo ( ): Se usa ello cuando el valor es menor o igual a
12000.

Se procede de la siguiente manera:

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a. Seleccione los valores de la columna marzo.

b. Seleccione la ficha Inicio / grupo Estilos / opción Formato condicional. Luego, elige
Conjuntos de íconos. Después, indique Más reglas…

c. En el cuadro Editar regla de formato, cambie los íconos y los valores según lo
señalado.

d. Luego, se obtendrá el siguiente resultado:

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Puede modificar y/o eliminar todas las reglas creadas para un rango de
celdas o en la hoja actual. Para ello, seleccione la f icha Inicio / grupo
Estilos / opción Formato condicional, luego Administrar reglas…

En el cuadro denominado Administrador de reglas de formato

condicionales, elija las reglas a mostrar; luego, seleccione la
regla y presione el botón Editar regla o Eliminar regla. Por
ejemplo, en Mostrar reglas de formato para, elija la opción Esta
hoja; luego, verá las tres reglas creadas en los ejercicios
anteriores.

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Uso de Fórmulas

Puede incluir f órmulas para determinar un f ormato para un grupo de

celdas.

Ejemplo 4:
Resalte toda la f ila de datos si la recaudación mensual promedio es
inf erior a 11,000.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione todos los valores de la tabla de datos.

b. Seleccione la f icha Inicio / grupo Estilos / opción Formato

condicional; luego, indique Nueva regla…

c. En el cuadro denominado Editar regla de formato, elija Utilice

una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
Luego, escriba la f órmula =$F5<11000 y aplique el f ormato de
su pref erencia (negrita, color de f uente, color de relleno).

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d. Luego, se obtendrá el siguiente resultado:

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Resumen
1. El formato de celdas permite aplicar una adecuada presentación a la información
contenida en una hoja de Excel.

2. El formato condicional permite resaltar un grupo de celdas de acuerdo a su valor .

3. Puede aplicarse a valores de tipo texto, número y fecha.

4. Se tiene las siguientes opciones de formato condicional: resaltar reglas de celdas,

reglas superiores e inferiores, barras de datos, conjuntos de íconos y el uso de
fórmulas.

5. Cada formato condicional es una regla, la cual se puede editar o eliminar mediante
el cuadro denominado Administrador de reglas de formato condicionales.

Se puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=FouYg_oUugo
o https://www.youtube.com/watch?v=hU-dBMOnL08
o https://www.youtube.com/watch?v=6w_RA38aX6c
o https://www.youtube.com/watch?v=0ZYC5lbAq1M
o https://www.youtube.com/watch?v=PLMM4I6Alc8
o https://www.youtube.com/watch?v=IvNEXXZrUGc

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Unidad de aprendizaje 2

UNIDAD

2
GRÁFICOS
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al término de la unidad, el alumno crea y edita gráficos que representen la
información contenida en los cuadros de datos para la toma de decisiones.

T EMARIO
2.1 Tema 3 : Gráficos
2.1.1 : Tipos de gráficos
2.1.2 : Creación de gráficos

ACTIVIDADES PROPUESTAS

• Los alumnos seleccionan adecuadamente los datos para la creación de

gráficos.
• Los alumnos crean y modifican los elementos de un gráfico.

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2.1. TEMA 3: GRÁFICOS

Los gráficos representan la información contenida
en un cuadro de datos en imágenes que facilitan a
los usuarios analizar, comparar y revisar las
tendencias de los datos. En Excel, los gráficos
pueden ser parte de una hoja de cálculo o podría
ocupar toda una hoja de gráfico.

En la nueva versión de Excel 2016, es

mucho más fácil crear y editar los gráficos
para brindarles un aspecto profesional.

Solo basta con seleccionar los datos y en

la opción denominada Análisis rápido se
podrá elegir el gráfico más adecuado para
la información elegida.

Además, se cuenta con el grupo Gráficos

de la ficha denominada Insertar para
elaborar los gráficos más comunes y
conocidos por la mayoría de usuarios.

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Elementos de los gráficos

Un gráfico contiene varios elementos. Algunos de ellos se presentan de forma

predeterminada y otros se pueden agregar o quitar según las necesidades. Para
cambiar la presentación de los elementos del gráfico, puede moverlos a otras
ubicaciones dentro del gráfico o cambiar su tamaño o su formato.

(1) El Área del gráfico es toda la imagen que incluye todos los elementos.
(2) Los Títulos son los textos descriptivos que se alinean con un eje (vertical u
horizontal) o se centra en la parte superior de un gráfico.
(3) Se refleja el Área de trazado del gráfico.
(4) Los puntos de datos son los valores individuales trazados en un gráfico y
representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas
denominadas Marcadores de datos.
(5) Los Ejes son las líneas que rodean el área de trazado de un gráfico utilizado como
marco de referencia de medida.
(6) La Etiqueta de datos es la que proporciona información adicional acerca de un
marcador de datos que se puede usar para identificar los detalles de un punto de
datos.
(7) La Leyenda es el cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las
series de datos o categorías de un gráfico.

2.1.1 Tipos de gráficos

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Excel 2016 admite muchos tipos de gráficos. A continuación, se muestra una galería de
ejemplos de ello para que pueda determinar qué tipos de gráficos son los mejores para
sus datos.

2.1.1.1. Columnas

Se puede trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en
un gráfico de columnas. Esto es útil para mostrar cambios de datos en un período de
tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías se organizan en el eje horizontal y los

valores en el eje vertical. Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de
gráfico:

Columna agrupada y columna agrupada 3D

Estos gráficos comparan los valores entre categorías. Un
gráfico de columna agrupada muestra valores en
rectángulos verticales en 2D. Un gráfico de columnas
agrupadas 3D, de forma simple, muestra los datos con
perspectiva 3D.

Columna apilada y columna 3D apilada

Estos gráficos comparan las partes del total. Además,
muestran cómo las partes del total cambian con el
transcurso del tiempo. Puede utilizar un gráfico de columnas
apiladas cuando tiene varias series de datos y desea
destacar el total.

Columna 100% apilada y columna 3D 100% apilada

Estos gráficos comparan el porcentaje con que contribuye cada valor a un total de
categorías. Puede utilizar estos tipos de gráficos cuando
tenga tres o más series de datos y desee destacar las
contribuciones al conjunto, especialmente, si el total es el
mismo para cada categoría.

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Columnas 3D
Estos gráficos comparan los valores entre algunas categorías. Utilizan
tres ejes que se pueden modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un
eje de profundidad) y comparar puntos de datos. Muestra algunas
columnas en frente de otras.

Cilindro, Cono y Pirámide

Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están disponibles en los mismos tipos de
gráficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D proporcionados para gráficos de
columnas rectangulares. Muestran y comparan datos de la misma manera. La única
diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindro, cono y pirámide
en lugar de rectángulos.

2.1.1.2. Barra

Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

Utilice un gráfico de barras cuando las etiquetas de eje son largas y los valores que se
muestran son duraciones.

Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Barra agrupada y Barra 3D agrupada.
• Barra apilada y Barra 3D apilada.
• Barra 100% apilada y Barra 3D 100% apilada.
• Cilindro, cono y pirámide horizontal.

Considere lo mencionado para los gráf icos de columnas.

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2.1.1.3. Circular

En un gráfico circular, se puede representar contenidos en una columna o una fila de

una hoja de cálculo. Los gráficos circulares solo tienen una serie de datos.

Utilice un gráfico circular para los siguientes casos:

• Solo tenga una serie de datos que desee trazar.
• Ninguno de los valores que desea trazar es negativo.
• Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
• No tiene más de siete categorías.
• Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

2.1.1.4. Línea

Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, e stablecidos frente
a una escala común y por tanto son ideales para mostrar tendencias en datos a
intervalos iguales.

Utilice un gráfico de líneas para los siguientes casos:

• Las etiquetas de categorías son textos y representan valores que están

separados entre sí, por ejemplo, meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo
de gráfico es válido, especialmente, si hay más de una serie. Si solo hay una, se
recomienda utilizar un gráfico de categorías.
• Utilice, también, un gráfico de líneas si tiene etiquetas numéricas con valores
separados entre sí de manera uniforme, especialmente años.
• Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de
dispersión.
2.1.1.5. Dispersión XY o de burbujas

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Los gráficos de dispersión o de

burbujas muestran la relación entre los
valores numéricos de varias series de
datos o trazan dos grupos de números
como una única serie de coordenadas
XY.

Este gráfico muestra intervalos

desiguales o agrupaciones de datos.
Se usa para mostrar y comparar
valores numéricos, por ejemplo, datos científicos, estadísticos y de ingeniería.

Utilice un gráfico de dispersión o de burbujas para los siguientes casos:

• Se desea cambiar la escala del eje horizontal.

• Se desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.
• Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
• Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
• Se desea mostrar con eficacia datos de hoja de cálculo que incluyen pares o
conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un
gráfico de dispersión para revelar más información acerca de los valores
agrupados.
• Se desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos, en lugar de
diferencias entre puntos de datos.
• Se desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo, a
una mayor cantidad de datos que se incluya en un gráfico de dispersión, mejores
serán las comparaciones que podrá realizar.

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2.1.1.6. Área

Los gráfios de áreas son similares a los gráficos de líneas con la diferencia que la zona
por debajo de ella se rellena de un color. Los gráficos de áreas destacan la magnitud
del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total
en una tendencia.

Utilice un gráfico de áreas para los siguientes casos:

• Se desee representar y comparar la magnitud del cambio con el transcurso del
tiempo.
• Se desea mostrar la tendencia en el tiempo.

2.1.1.7. Radial

El gráfico radial muestra los valores relativos a un punto central. También, es conocido
como gráfico de telaraña o de estrella debido a su aspecto al representar los datos.

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2.1.1.8. Superficie

El gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos o más
conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican
áreas que están en el mismo rango de valores.

Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean
valores numéricos.

2.1.1.9. Anillo

En un gráfico de anillos, se pueden representar datos organizados únicamente en

columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de
anillos muestra la relación de las partes con un todo, pero puede contener más de una
serie de datos.

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2.1.1.10. Cotizaciones

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en

una hoja de cálculo en un gráfico de cotizaciones. Este gráfico se utiliza con mayor
frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Por ejemplo, se
tiene el siguiente cuadro de cotizaciones:

Se puede insertar el siguiente gráfico de cotizaciones:

Se presenta las siguientes observaciones:

Datos Representación Explicación

La línea central representa los

En la fecha 09/05/2017, se tiene los
siguientes datos: valores máximos (línea hacia arriba)
y mínimos (línea hacia abajo).
Se usa un cuadro ascendente (color
blanco) que indica que el valor del
cierre es mayor al de apertura.

La línea central representa los

En la fecha 30/04/2017, se tiene los
siguientes datos: valores máximos (línea hacia arriba)
y mínimos (línea hacia abajo).
Se usa un cuadro descendente
(color negro) que indica que el valor
del cierre es menor al de apertura.

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2.1.2 Creación de gráficos

2.1.2.1 Crear un gráfico

Se procede de la siguiente manera:

a. Para crear un gráfico en Excel, es necesario tener un cuadro con la información a

representar. Un ejemplo de ello es el siguiente:

b. Luego, se debe seleccionar los datos que serán las categorías y series del gráfico.
Un ejemplo de ello es el siguiente:

También, puede seleccionar celdas no continuas, presionando la tecla

CTRL junto al grupo de celdas a representar. Un ejemplo de ello es el
siguiente:

Aquí, se representa todas las áreas junto a los valores del mes de
mayo.

Aquí, se representa las áreas de RRHH y atención al cliente junto

a los valores de los meses de abril y junio.

c. En la ficha Insertar, grupo Gráficos, elija el tipo de gráfico a usar.

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d. Luego, elija el subtipo del gráfico. Un ejemplo de ello es el siguiente: Tipo Columnas
y Subtitpo Columna Agrupada 3D.

e. Se obtendrá el siguiente resultado:

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2.1.2.1.2 Editar un gráfico

2.1.2.1.2.1 Cambio rápido

En Excel 2016, es posible cambiar de forma rápida los elementos que se muestran en
el gráfico por medio de los botones que aparecen en el extremo superior a la derecha.

Añada las etiquetas de datos.

Cambie al estilo 3.

Oculte el área RRHH y el mes mayo.

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2.1.2.1.3 Diseño del gráfico

Al seleccionar el gráfico, tiene diferentes opciones en la ficha denominada Diseño.

Entre las opciones que se puede elegir, se encuentra lo siguiente:

Oculte la leyenda.

Cambie al Diseño 7.

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Cambie al Estilo11.

Intercambie las categorías y series.

Cambie el origen de los datos del gráfico.

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Elija otro tipo y subtipo de gráfico.

Elija otra ubicación para el gráfico actual.

2.1.2.1.4 Formato del gráfico

Al seleccionar el gráfico, tiene diferentes opciones en la ficha Formato.

Entre las opciones que se puede elegir, se encuentra lo siguiente:

Cambie la configuración del elemento elegido (Selección Actual) desde el panel que
aparece al lado derecho.

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Cambie el Estilo de forma: Relleno, Contorno y Efectos de forma del elemento elegido;
también, puede elegir más opciones desde el panel que aparece al lado derecho.

Cambie los Estilos de WordArt: Relleno, Contorno y Efectos de texto del elemento
elegido. También, puede elegir más opciones desde el panel que aparece al lado
derecho.

Actividades

1. En una hoja nueva, escriba la siguiente tabla de datos:

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2. Seleccione los datos convenientes y cree los siguientes gráficos:

• Gráfico de columnas

Gráfico de áreas

• Gráfico circular

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3. En otra hoja, escriba la siguiente tabla de datos:

4. Seleccione los datos convenientes y cree los siguientes gráficos:

• Gráfico de líneas

• Gráfico de barra

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Resumen
1. Presentar los datos en forma gráfica permite compararlos, observar sus cambios,
verlos en forma conjunta y sintetizada.

2. Los diferentes tipos y subtipos de gráficos permiten presentar, convenientemente,

los datos contenidos en un cuadro, siendo los más comunes: Columnas, Barras,
Circular, Líneas y Áreas.

3. Los gráficos se pueden editar para crear una mejor presentación y apariencia.

Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos tratados en esta unidad:

o https://www.youtube.com/watch?v=LrFm5mE7gLg
o https://www.youtube.com/watch?v=l32PbDaFJuE
o https://www.youtube.com/watch?v=ef EtcaHUhv4

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Unidad de aprendizaje 3

UNIDAD

3
FUNCIONES
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE 2
Al término de la unidad, el alumno escribe y/o inserta funciones de manera individual o
anidada para la toma de decisiones y recuperación de datos en una hoja de cálculo .

T EMARIO
3.1 Tema 4 : Funciones matemáticas y estadísticas
3.1.1 : Definición y estructura de una función
3.1.2 : Herramienta autosuma
3.1.3 : Funciones matemáticas y estadísticas

3.2 Tema 5 : Funciones de búsqueda

3.2.1 : Función BuscarV()
3.2.2 : Función BuscarH()
3.2.3 : Funciones de búsqueda anidadas
3.2.4 : Función SI.Error()

3.3 Tema 6 : Funciones lógicas

3.3.1 : Función SI()
3.3.2 : Funciones anidadas SI() con Y()
3.3.3 : Funciones anidadas SI() con O()

ACTIVIDADES PROPUESTAS

• Los alumnos insertan funciones con sus respectivos argumentos o

parámetros para obtener un resultado específico.
• Los alumnos insertan funciones matemáticas y estadísticas para resumir
una tabla de datos.
• Los alumnos insertan funciones de búsquedas para ubicar un dato dentro
de una tabla de datos de manera vertical u horizontal.
• Los alumnos insertan funciones lógicas para la toma de decisión correcta,
según sea el caso.

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TEMA 4: FUNCIONES MATEMÁTICAS Y ESTADÍSTICAS

3.1.1. Definición y estructura de una función

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más
valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se
mostrará en la celda que se introdujo la fórmula. La sintaxis de cualquier
función es la siguiente:

Para escribir una función, debe tomar en cuenta lo siguiente:

• Una fórmula o función debe empezar con el signo igual ( = ).
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis (). No deje
espacios antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
• Los argumentos deben separarse por un punto y coma ( ; ). En ocasiones, el
separador de argumentos es la coma ( , ). Ello dependerá de la configuración
regional de la computadora.

Existen casos en los que, para obtener una respuesta, se deben utilizar
varias f unciones en una sola f órmula. A este tipo de f unciones, se les
denomina Funciones anidadas.

Si utiliza f unciones anidadas, debe saber el número máximo es de 64

niveles.

3.1.1.1. Insertar funciones manualmente

Se puede insertar una función escribiéndola directamente en la celda o en la barra de

fórmulas. Debe ir precedida del signo = (igual) del mismo modo que las fórmulas. Un
ejemplo de ello es el siguiente:

Se tiene la función SUMA() para calcular la sumatoria de un grupo de números.

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Insertar funciones desde el asistente

Se puede insertar funciones usando el asistente incorporado en Microsoft Excel 2016.

Para ello, después de habernos situado en la celda deseada, se hará clic en el ícono
Insertar función del grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas.

En cuadro Insertar función, se puede escribir el nombre de una función o parte de ella
en Buscar una función, luego se presiona la tecla Enter. Otra alternativa es seleccionar
una categoría en el cuadro de lista O seleccionar una categoría y elegir la función
deseada en Seleccionar una función. Una vez elegida una opción se hará un clic en
el botón Aceptar.

Luego, en en el cuadro Argumentos de función, se escribe las referencias a las celdas

que contienen los valores a trabajar, o bien se hará clic en el boton y se seleccionará.
En la parte inferior derecha, se irá mostrando el resultado actual de la misma. Cuando
se haya definido los parámetros a usar, se hará clic en el botón Aceptar para insertar la
función.

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3.1.1.2. Insertar funciones desde la biblioteca de funciones

Se puede acceder rápidamente a las funciones usando los íconos del grupo denominado
Biblioteca de funciones que corresponde a la ficha Fórmulas.

En dicha ficha, también se dispone de otros grupos y opciones para el manejo de

funciones:

3.1.1.3. Nombre de referencias de celdas

Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, cuyo

propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. La siguiente información
muestra ejemplos habituales de nombres y de cómo pueden mejorar la claridad y la
comprensión.

Tipo de ejemplo Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre

Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)
Constante =PRODUCTO(A5; 0.18) =PRODUCTO(Precio; IGV)
Fórmula =SUMA(B1:F20; -G5) =SUMA(Existencias; -Pedidos)
Tabla C4:G36 =MayoresVentas

Tipos de nombres

Se pueden crear y utilizar varios tipos de nombres:

• Nombre definido: Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas,
una fórmula o un valor de constante. Puede crear sus propios nombres definidos,
aunque, en ocasiones, Microsoft Office Excel los crea por el usuario, por ejemplo,
cuando se establece un área de impresión.
• Nombre de tabla: Es un conjunto de datos relacionados que se guardan en
registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla
predeterminados, como Tabla1, Tabla2, etc., cada vez que inserte una tabla de
Excel, pero le puede cambiar el nombre para darle un mayor significado.

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• El ámbito de un nombre: Todos los nombres tienen un ámbito para una hoja
de cálculo específica o para todo el libro.

Crear y especificar nombres

Se puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:

• Cuadro de nombres: Está ubicado en la barra de fórmulas. Es la forma más
adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.
• Crear un nombre a partir de una selección: Es posible crear nombres que
parten de los rótulos de fila y de columna existente mediante una selección de
celdas de la hoja de cálculo.
• Cuadro Nombre nuevo: Desde este cuadro de diálogo, es posible tener más
flexibilidad al crear nombres, por ejemplo, especificar un ámbito de nivel de hoja
de cálculo local o crear un comentario de nombre.

Reglas de sintaxis para los nombres

A continuación, se muestra una lista de las reglas de sintaxis que necesita conocer para
crear y editar referencias estructuradas.

Restricción Descripción

El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un

carácter de subrayado (_) o una barra inversa ( \ ). El resto
Caracteres válidos
de los caracteres del nombre pueden ser letras, números,
puntos y caracteres de subrayado.

Nombres de celda no Los nombres no pueden ser iguales a la ref erencia de una
permitidos celda, como Z$100 o L1C1.

No se permiten espacios. Use el carácter de subrayado (_) y

Los espacios o son válidos el punto (.) como separadores de palabras. Un ejemplo de ello
es el siguiente: Ventas_Impuestos o Primer.Trimestre.

Longitud del nombre Un nombre puede contener un máximo de 255 caracteres.

Los nombres pueden contener letras en mayúsculas y

minúsculas. Excel no dif erencia entre caracteres en
Distinción entre mayúsculas mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si creó
y minúsculas el nombre Ventas y a continuación crea otro nombre
denominado VENTAS en el mismo libro, Excel le pide que elija
un nombre único.

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No puede usar las letras "C", "c", "L" ni "l" como nombre definido, ya que estas dos letras
se usan como formas abreviadas para seleccionar una fila o columna de la celda
seleccionada.

Crear un nombre para la celda o el rango de celdas de una hoja de cálculo

• Seleccione la celda, el rango de celdas continuas o rango de celdas no

adyacentes a los que se desee asignar un nombre.
• Haga clic en el Cuadro de nombres ubicado en el extremo izquierdo de la barra
de fórmulas.

• Escriba el nombre que desee usar para referirse a la selección. Considere las
reglas vistas anteriormente.
• Presione la tecla ENTER.
• También, puede crear nombre a un rango que use la ficha Fórmulas y las
opciones del grupo denominado Nombres definidos.

3.1.2. Herramienta autosuma

Una de las tareas más comunes para las hojas de cálculo es la de sumar. Como los
números casi siempre se encuentran en una fila o en una columna, Excel tiene un botón
especial, que hace una estimación acerca de qué números se quier en sumar.

Cuando ella resulte correcta, se han ahorrado varios pasos. Para el uso de ello, se
sugiere realizar los siguientes pasos:
1. Seleccione las celdas con los datos numéricos.
2. Elija la opción Autosuma de la ficha Inicio / grupo Modificar.
3. Se insertará la función con el rango sugerido.

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La opción de Autosuma, también, contiene cálculos estadísticos como Promedio,

Contar números, Máx, Mín o elegir Más funciones.

3.1.2.1. Función Suma()

Suma todos los números dentro de un rango de celdas.

Sintaxis:

3.1.2.2. Función Promedio()

Devuelve el promedio o media aritmética de los números dentro de un rango de celdas.

Sintaxis:

3.1.2.3. Funciones Max() / Min()

Son funciones que devuelven respectivamente el mayor o menor valor numérico dentro
de un rango de celdas.

Sintaxis:

3.1.2.4. Funciones Contar() / Contara()

La función Contar() devuelve la cantidad de celdas que contienen valores numéricos. En

cambio, la función Contara() devuelve la cantidad de celdas que contienen cualquier tipo de
valor siempre y cuando no se encuentre vacío.

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Sintaxis:

Ejemplo:

Del siguiente cuadro de ventas, calcule los datos solicitados en el resumen.

Actividades

1. En una hoja nueva, escriba los siguientes datos y con las funciones vistas
anteriormente, complete los totales y el cuadro de resumen.

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2. En otra hoja, escriba los siguientes datos y con las funciones tratadas anteriormente.
Luego, complete los totales y el cuadro de resumen.

3.1.3. Funciones matemáticas y estadísticas

3.1.3.1. Función Sumar.Si()

Es una función matemática que suma los valores numéricos contenidos en un rango de
celdas que cumplan una determinada condición o criterio.

Sintaxis:

A continuación, se especificará los términos de la sintaxis.

• Rango: Es el rango de celdas que desea evaluar.

• Criterio: Es la condición en forma de número, expresión o texto que determina
las celdas que se van a sumar.
• Rango_suma: Es el rango de las celdas que se van a sumar.

Las celdas contenidas en rango_suma se suman solo si las celdas

correspondientes del rango coinciden con el criterio.

Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el

argumento rango.

Existe la f unción SUMAR.SI.CONJUNTO, la cual suma las celdas de un

rango que cumplen varios criterios.

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Ejemplo 1:

Del siguiente cuadro de ventas, calcule el total de ventas en la sucursal norte y sur.

3.1.3.2. Función Contar.Si()

Es una función estadística que cuenta las celdas no vacías dentro de un rango de celdas
y que cumplen con la condición o criterio especificado.

Sintaxis:

A continuación, se especificará los términos de la sintaxis.

• Rango: Es el rango de celdas que desea contar.

• Criterio: Es la condición en forma de número, expresión o texto, que determina
las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse
como 2, "3", ">4", "azul", “*Perú*”.

Existe la f unción CONTAR.SI.CONJUNTO, que cuenta el número de

celdas, dentro del rango, que cumplen varios criterios.

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Ejemplo 2:

Del siguiente cuadro de ventas, calcule el número de ventas en la sucursal norte y sur.

3.1.3.3. Función Promedio.Si()

Es una función estadística que devuelve el promedio o media aritmética dentro de un

rango de celdas que cumpla una determinada condición o criterio.

Sintaxis:

A continuación, se especificará los términos de la sintaxis.

• Rango: Es el rango de celdas que desea evaluar.

• Criterio: Es la condición en forma de número, expresión, referencia de celda o
texto, que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los
criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "*Perú" o B4.
• Rango_promedio: Es el rango de las celdas que se van a promediar. Si se
omite, se utiliza el rango.

Las celdas contenidas en rango_promedio se promedian solo si las

celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio.

Si rango_promedio se omite, se promedian las celdas contenidas en

el argumento rango.

Existe la f unción PROMEDIO.SI.CONJUNTO, que devuelve el

promedio o media aritmética de todas las celdas que cumplen varios
criterios.

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Ejemplo 3:

Del siguiente cuadro de ventas, calcule el promedio de ventas en la sucursal norte y sur.

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3.2. TEMA 5: FUNCIONES DE BÚSQUEDA

Las funciones de búsqueda permiten ubicar una determinada información asociada a

una fila o columna. Con ello, es posible preparar reportes sencillos como se muestra a
continuación:

Puede insertar f unciones de la categoría Búsqueda y referencia dentro

del grupo Bilbioteca de Funciones de la f icha Fórmulas.

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3.2.1. Función BuscarV()

Realiza una búsqueda vertical en la primera columna de un

rango o matriz y devuelve el dato asociado de una determinada
columna.

La función BuscarV() se utiliza cuando los valores que se

desean localizar están ubicados en una columna situada a la izquierda de los datos que
desea encontrar; es decir, se utiliza en cuadros organizados verticalmente.

Sintaxis:

A continuación, se especificará los términos de la sintaxis.

• Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. El

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
• Matriz_buscar_en: Es la tabla de información que se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna
de Matriz_buscar_en pueden ser de tipo texto, número o valor lógico.
• Indicador_columnas: Es el número de columna de Matriz_buscar_en desde la
cual debe devolverse el valor coincidente.
• Ordenado: Es un valor lógico que especifica si BuscarV() debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una
coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia
exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a Valor_buscado. Si es
FALSO, BuscarV() encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna,
devolverá el valor de error #N/A.

Antes de utilizar la f unción BUSCARV, es recomendable asignar un

nombre a cada matriz o rango de celdas a usarse con la f inalidad de
f acilitar la comprensión de la f unción.

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3.2.2. Función BuscarH()

Realiza una búsqueda horizontal en la primera fila de un rango

o matriz y devuelve el dato asociado de una determinada fila.

La función BuscarH() se utiliza cuando los valores de

comparación se encuentren en la primera fila de una tabla de datos y desee encontrar
información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Utilice esta
función en cuadros organizados horizontalmente.

Sintaxis:

A continuación, se especificará los términos de la sintaxis.

• Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la matriz.

Valor_buscado: Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
• Matriz_buscar_en: Es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice
una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera fila de
Matriz_buscar_en pueden ser de tipo texto, número o valor lógico.
• Indicador_filas: Es el número de fila de Matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si Indicador_filas es 1, devuelve el valor de la
primera fila, si Indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila y así
sucesivamente. Si Indicador_filas es menor que 1, BuscarH () devuelve el valor
de error #¡VALOR!, si Indicador_filas es mayor que el número de filas en
Matriz_buscar_en, BuscarH() devuelve el valor de error #¡REF!
• Ordenado: Es un valor lógico que especifica si BuscarH () debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una
coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia
exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a Valor_buscado. Si es
FALSO, BuscarH() encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna,
devolverá el valor de error #N/A.

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Ejemplo 1:

En un libro nuevo, escriba la siguiente información en la Hoja1:

Luego, en la Hoja2 escriba la siguiente información:

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Se procede de la siguiente manera:

a. En la Hoja1, seleccione el rango B7:F11 y asigne el nombre de Artículos.

b. En la Hoja1, seleccione el rango C15:E17 y asigne el nombre de Marcas.

c. En la Hoja1, seleccione el rango B22:C24 y asigne el nombre de Mensajes.

d. En la Hoja2, en la celda C4, escriba =BUSCARV (, luego haga clic en el botón

Insertar función de la barra de fórmulas para completar los argumentos.

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e. En el cuadro denominado Argumentos de función, complete los siguientes valores:

Observe que el valor buscado es C2, porque este dato se encuentra

en la primera columna de la matriz llamada Artículos.El indicador de
columnas es 2, porque el nombre del artículo asociado a este código
se encuentra en la segunda columna de la matriz. Ordenado está en 0,
porque la búsqueda que se necesita realizar debe buscar la
coincidencia exacta (también se pudo usar el valor FALSO).

f. Luego, haga clic en el botón Aceptar y observe que el resultado será Liquid paper.

g. En la celda C6 escriba la función =BUSCARV (C2; Articulos; 3; 0), la cual devuelve

Artesco.

h. En la celda C8, escriba =BUSCARH (, luego haga clic en el botón Insertar función
de la barra de fórmulas para completar los argumentos.

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i. En el cuadro denominado Argumentos de función, complete los siguientes valores:

Observe que ahora el valor buscado es C6, porque este dato se

encuentra en la primera f ila de la matriz llamada Marcas. El indicador
de filas es 2, porque el porcentaje de oferta asociado a esta marca se
encuentra en la segunda fila de la matriz. Ordenado está en 0, porque
la búsqueda que se necesita realizar debe buscar la coincidencia
exacta.

j. Luego, haga clic en el botón Aceptar y observe que el resultado será 11.27% (aplique
el formato respectivo de porcentaje con dos decimales).

Actividades

1. En la Hoja2, utilice las funciones BuscarV() y BuscarH() donde sea necesario para
completar el resto de los datos del cuadro de consulta (Stock, Precio, Regalo y
Mensaje).

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2. En la Hoja3, escriba la siguiente información:

3. Utilice las funciones BuscarV() y BuscarH() .Ello es necesario para completar el

cuadro de consulta (Cliente, Zona y Encargado) asociado al número del DNI.

3.2.3. Funciones de búsqueda anidadas

Conforme la información crece y se vuelve más compleja por su contenido, será

necesario repartir los datos en varias tablas de datos que podrán estar distribuidas en
forma vertical y/o de forma horizontal. Para este tipo de casos, será necesario trabajar
con dos funciones de búsqueda, denominándose funciones anidadas.

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Sintaxis:

Según como se distribuyen los datos, es posible tener las siguientes combinaciones:

Búsqueda vertical dentro de otra búsqueda vertical

Búsqueda horizontal dentro de una búsqueda vertical

Búsqueda vertical dentro de una búsqueda horizontal

Búsqueda horizontal dentro de otra búsqueda horizontal

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3.2.4. Función Si.Error()

Una forma de validar lo devuelto por una función de búsqueda ya sea en su modo simple
o de forma anidada, es usando la función Si.Error ().

Esta función evalúa la operación y si no encuentra un valor, en vez de mostrar el error

#N/A se puede señalar un mensaje más apropiado como “Valor no existe”, “Dato no
encontrado”, entre otros.

Por lo general, se aplica cuando no se ha escrito o se encuentra vacío el valor a buscar.

Sintaxis:

A continuación, se especificará los términos de la sintaxis.

• Valor: Es cualquier valor, expresión, referencia o función que será evaluado.

• Valor_si_error: Se indica el valor, expresión o referencia a mostrar si se
encuentra un error.

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Ejemplo 2

En un libro nuevo, escriba la siguiente información en la Hoja1:

Luego, en la Hoja2 escriba la siguiente información:

Se procede de la siguiente manera:

a. En la Hoja1, seleccione el rango B3:E12 y asigne el nombre de Clientes.

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b. En la Hoja1, seleccione el rango H2:J3 y asigne el nombre de Zona.

c. En la Hoja1, seleccione el rango G7:I9 y asigne el nombre de Tipo.

d. En la Hoja2, en la celda C5 escribe lo siguiente:

=BUSCARV(C4;Clientes;2;0)

e. En la Hoja2, en la celda C6 escribe lo siguiente:

=BUSCARH(BUSCARV(C4;Clientes;3;0);Zona;2;0)

f. En la Hoja2, en la celda C7 escribe lo siguiente:

=BUSCARV(BUSCARV(C4;Clientes;4;0);Tipo;3;0)

g. En la Hoja2, valide cada celda con la función Si.Error(), para que se muestre un
valor vacío si la búsqueda devuelve un error cuando no hay un código a buscar:
=SI.ERROR (BUSCARV (C4;Clientes;2;0);"")

=SI.ERROR(BUSCARH(BUSCARV(C4;Clientes;3;0);Zona;2;0);"")

=SI.ERROR(BUSCARV(BUSCARV(C4;Clientes;4;0);Tipo;3;0);"")

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3.3. TEMA 6: FUNCIONES LÓGICAS

Este tipo de funciones son sumamente importantes sobre todo por la frecuencia con las
que se usan. Por lo general, son utilizadas en funciones anidadas.

Puede insertar f unciones de la categoría lógicas, utilizando la f icha

Fórmulas y el grupo Bilbioteca de Funciones.

3.3.1. Funcion SI()

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y

fórmulas.

La función SI devuelve un valor si la condición especificada es

VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Sintaxis:

A continuación, se especificará los términos de la sintaxis.

• Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica. Este
argumento puede utilizar cualquier operador de comparación (>, >=, <, <=, <>, =).
• Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica
es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Debe dar
sustitutorio" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la
función SI muestra el texto "Debe dar sustitutorio". Este argumento, también,
puede ser otra fórmula, por ejemplo, A3*19%.
• Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
FALSO. Este argumento tiene las mismas consideraciones que el argumento
Valor_si_verdadero.

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Como se trató en temas anteriores, Excel proporciona f unciones

adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en
una condición.

Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena
de texto o un número dentro de un rango d e celdas, utilice la f unción
CONTAR.SI().

Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número

dentro de un rango, utilice la f unción SUMAR.SI().

Consideraciones:

• Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y

valor_si_falso para crear pruebas más complicadas.
• Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función
SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
• Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la
matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

Ejemplo 1:

En un libro nuevo, escriba la siguiente información en la Hoja1:

Se pide lo siguiente:
Muestre “Aprobó el curso” en la
columna Comentario, si el promedio
es a partir de 13, caso contrario
muestre “Desaprobó el curso”.

Se procede de la siguiente manera:

a. En la celda D5, escribe =SI (, luego haga clic en el botón Insertar función de la
barra de fórmulas para completar los argumentos.

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b. En el cuadro Argumentos de función, complete los siguientes valores:

c. Luego, haga clic en el botón Aceptar y observe que el resultado será Desaprobó el
curso.

d. Autollene la fórmula en las siguientes celdas y obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo 2:

Escriba la siguiente información en la Hoja2:

Se pide lo siguiente:

Calcule el 4% de la venta en la
columna Descuento, si la of erta
es “A”, caso contrario calcule el
2% de la venta.

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Se procede de la siguiente manera:

a. En la celda D5, escriba la función =SI(C5="A";4%*D5;2%*D5) y luego presione la

tecla ENTER.

b. Autollene la fórmula en las siguientes celdas y obtendrá el siguiente resultado :

Actividades

1. En un libro nuevo, escriba la siguiente información en la Hoja1:

2. Utilice la función lógica SI() para completar las columnas Descuento y Nuevo
Monto considerando:
• Descuento: Si el cliente es "Computele", calcule el 5% de la mitad del monto,
caso contrario, calcule el 2% de la tercera parte del monto.
• Nuevo Monto: Para el local “Callao", calcule el monto disminuido en 10%,
caso contrario, calcule el monto disminuido en 5%.

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3. Al terminar, tendrá los siguientes resultados:

3.3.2. Funciones anidadas SI() con Y()

3.3.2.1. Función Y()

La función Y() permite evaluar varias condiciones a la vez. Devuelve VERDADERO si

todas las condiciones se evalúan como VERDADEROS, en cualquier otro caso devuelve
FALSO.

Sintaxis:

A continuación, se especificará los términos de la sintaxis:

Valor_lógico1; Valor_lógico2;… son entre 1 y 255 condiciones que se pueden definir,

cada codición es evaluada como verdadero o falso. Los argumentos pueden ser valores
lógicos, matriciales o referencias.

Si recuerda, en lógica, la conjunción, se representa a través del símbolo ^ y resulta

verdadera solo si todos los componentes son verdaderos, en cualquier otro caso será
falso. Aquí, se muestra la tabla de verdad para la conjunción que es, exactamente, la
misma regla aplicada en la función Y().

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Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como

VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o
ref erencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento matricial o de ref erencia contiene texto o celdas vacías,

dichos valores se pasarán por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la f unción Y()

devuelve el valor de error #¡VALOR!

3.3.2.2. Anidamiento de la función SI() con Y()

La función Y() solo devuelve VERDADERO o FALSO. Es posible unirla o anidarla con
la función SI(), con la cual se puede resolver casos de mayor complejidad.

Sintaxis:

Ejemplo 3

En un libro nuevo, escribe la siguiente información en la Hoja1:

Se pide lo siguiente:

Evalúe si el valor de la columna A es

mayor que 10 y si el valor de la
columna B es menor que 5.

Se procede de la siguiente manera:

a. En la celda D5 escriba =Y(, luego haga clic en el botón Insertar función de la

barra de fórmulas para completar los argumentos.

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b. En el cuadro Argumentos de función, complete los siguientes valores:

c. Luego, haga clic en el botón Aceptar y observe que el resultado será VERDADERO.
d. Autollene la fórmula en las siguientes celdas y obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo 4

Escriba la siguiente información en la Hoja2:

Se pide lo siguiente:

Muestre “Aprobado” en la
columna Observación, si
todas las notas son
aprobadas a patir de 13,
caso contrario muestre
“Rendir Sustitutorio”.

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Se procede de la siguiente manera:

a. En la celda F5 escribe la siguiente función:

=SI(Y(C5>=13;D5>=13;E5>=13);"Aprobado";"Rendir Sustitutorio")

b. Presione la tecla ENTER, luego autollene la fórmula en las siguientes celdas y

obtendrá el siguiente resultado:

Actividades

1. En un libro nuevo, escriba la siguiente información en la Hoja1:

2. Utilice la función lógica SI() anidada con la función Y() para completar las columnas
Estado y Descuento considerando lo siguiente:
• Estado: Si el cliente es "Nextview" y el monto es superior de 2800, muestre
“Meta alcanzada”, caso contrario, muestre "En proceso".
• Descuento: Para el monto hasta 3000 del local “Lima", calcule el 4% del
monto, caso contrario, calcule el 1% del monto.

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3. Al terminar, tendrá los siguientes resultados:

3.3.3. Funciones anidadas SI() con O()

3.3.3.1. Función O()

La función O() permite evaluar varias condiciones

a la vez. Devuelve VERDADERO si alguna de las
condiciones se evalúa como VERDADERO, solo
devuelve FALSO si todas las condiciones se
evalúan como FALSOS.

Sintaxis:

A continuación, se especificará los términos de la sintaxis.

• Valor_lógico1; Valor_lógico2;… son entre 1 y 255 condiciones que se pueden

definir, cada codición es evaluada como verdadero o falso. Los argumentos
pueden ser valores lógicos, matriciales o referencias.

Si recuerda, en lógica, la disyunción se representa a través del símbolo v y resulta falsa

solo si todos los componentes son falsos, en cualquier otro caso será verdadera. Aquí
se muestra la tabla de verdad para la disyunción que es, exactamente, la misma regla
aplicada en la función O().

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Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como

VERDADERO O FALSO, o los argumentos deben ser matrices o
ref erencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento matricial o de ref erencia contiene texto o celdas vacías,

dichos valores se pasarán por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la f unción O()

devolverá el valor de error #¡VALOR!

3.3.3.2. Anidamiento de la función SI() con O()

La función O() solo devuelve VERDADERO o FALSO. Es posible unirla o anidarla con
la función SI(), con la cual se puede resolver casos de mayor complejidad.

Sintaxis:

Ejemplo 5

En un libro nuevo, escribe la siguiente información en la Hoja1:

Se pide lo siguiente:

Evalúe si el valor de la columna A es

mayor que 10 o si el valor de la
columna B es menor que 5.

Se procede de la siguiente manera:

a. En la celda D5, escribe =O(, luego haga clic en el botón Insertar función de la
barra de fórmulas para completar los argumentos.

b. En el cuadro denominado Argumentos de función, complete los siguientes valores:

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c. Luego, realiza clic en el botón Aceptar y observa que el resultado será

VERDADERO.

d. Autollene la fórmula en las siguientes celdas y obtendrá el siguiente resultado :

Ejemplo 6

Escribe la siguiente información en la Hoja2:

Se pide lo siguiente:

Muestre “Sin Certificado” en

la columna Observación, si
cualquier nota es inferior de
13, caso contrario muestre
“Certif icado”.

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Se procede de la siguiente manera:

a. En la celda F5 escribe la función:

=SI(O(C5<13;D5<13;E5<13);"Sin Certificado";"Certificado")

b. Presiona la tecla ENTER, luego autollene la fórmula en las siguientes celdas y

obtendrá el siguiente resultado:

Actividades

1. En un libro nuevo, escribe la siguiente información en la Hoja1:

2. Utilice la función lógica SI() anidada con la función O() para completar las columnas
denominadas Estado y Descuento considerando lo siguiente:

• Estado: Si el cliente es “Metrosa” o "Nextview", muestre “Definir Oferta”, caso

contrario, muestre "Sin Oferta".
• Descuento: Para el monto superior de 3200 o del local “Breña", calcule el
5% del monto, caso contrario, calcule el 2% del monto.

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3. Al terminar, tendrá los siguientes resultados:

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Resumen
1. Las funciones de Excel son operaciones que se usan en tareas específicas para
devolver un determinado resultado. Sus argumentos varían según la función.

2. Las funciones matemáticas y estadísticas permiten resumir la información de cuadro

de datos.

3. Las funciones matemáticas vistas en el presente manual son SUMA() y

SUMAR.SI().

4. Las funciones estadísticas vistas en el presente manual son PROMEDIO(), MAX(),

MIN(), CONTAR(), CONTARA(), CONTAR.SI() y PROMEDIO.SI().

5. Las funciones de búsquedas permiten ubicar un dato dentro de una tabla de datos
ya sea de forma vertical u horizontal.

6. Las funciones de búsquedas son BUSCARV() y BUSCARH(). Estas pueden

anidarse y validar con la función SI.ERROR().

7. Las funciones lógicas permiten evaluar condiciones y según el resultado

VERDADERO o FALSO. Se realiza algún tipo de cálculo. Se muestra un mensaje,
entre otras tareas.

8. Las funciones lógicas son SI(), Y(), O(). Estas pueden anidarse una con otra.

Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=VuOeOktuGjg
o https://www.youtube.com/watch?v=8N3l5Rg2Qu4
o https://www.youtube.com/watch?v=XnQW_ehOsxs
o https://www.youtube.com/watch?v=ZPNRveruSCA
o https://www.youtube.com/watch?v=TD-_DvLz0go
o https://www.youtube.com/watch?v=pDauY5BX5zA
o https://www.youtube.com/watch?v=2NuZKYd5zd4
o https://www.youtube.com/watch?v=HOg1xtDy4lA
o https://www.youtube.com/watch?v=b58o8Cf A7f o
o https://www.youtube.com/watch?v=4D6ros6xK08

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Unidad de aprendizaje 4

UNIDAD

4
GESTIÓN DE DATOS
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE 2
Al término de la unidad, el alumno conoce los elementos de una tabla de datos, ordena
y filtra la información. Además, resume los datos por medios subtotales, tablas y gráficos
dinámicos aplicando diferentes criterios.

T EMARIO
4.1 Tema 7 : Herramientas para la gestión de datos
4.1.1 : Tabla de datos
4.1.2 : Ordenar datos
4.1.3 : Subtotales

4.2 Tema 8 : Filtro de datos

4.2.1 : Filtros automáticos con criterios cerrados o abiertos
4.2.2 : Filtros avanzados

4.3 Tema 9 : Tablas y gráficos dinámicos

4.3.1 : Crear tablas dinámicas básicas
4.3.2 : Aplicar diseño a tablas dinámicas
4.3.3 : Crear gráficos dinámicos
4.3.4 : Tabla dinámica con agrupamiento de datos
4.3.5 : Tabla dinámica con campo calculado
4.3.6 : Tabla dinámica con segmentación de datos

ACTIVIDADES PROPUESTAS

• Los alumnos ordenan una tabla de datos por diferentes campos.

• Los alumnos crean subtotales de diferentes niveles.
• Los alumnos aplican filtros en una tabla de datos.
• Los alumnos crean tablas y gráficos dinámicos aplicando diferentes
criterios.

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4.1. TEMA 7: HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE DATOS

4.1.1. Tabla de datos

4.1.1.1. Definición

En Excel, una tabla de datos es una colección de datos organizados y que guardan
relación entre sí. Por ejemplo, está la tabla de datos con la información del personal de
una empresa, la tabla de datos con la información de los alumnos de una institución
educativa, la tabla con las ventas realizadas en una compañía, etc.

Con la información contenida en una tabla de datos, se puede realizar operaciones

comunes como ordenar, filtrar, crear subtotales o resumir con tablas dinámicas.

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4.1.1.2. Elementos

Los elementos de una tabla de datos son los siguientes:

1. Campos

Los campos son las columnas que forman la tabla. Cada columna contiene datos de un
mismo tipo como textos, números, alfanuméricos o calculados.

2. Registros

Los registros son las filas de datos que forman la tabla. Cada fila contiene datos de
diferentes tipos.

La intersección entre un campo y un registro se denomina Dato.

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4.1.2. Ordenar datos

4.1.2.1. Por uno o varios campos

En Excel, una herramienta esencial para organizar los datos es el

orden que se puede aplicar por uno o varios campos. Por ejemplo,
se puede ordenar por apellidos una lista de alumnos o clientes,
ordenar por ventas una lista de productos vendidos, ordenar por
iconos o por colores de celda una lista de pedidos. En cualquiera de
los casos anteriores, el ordenamiento permite ubicar fácilmente un
registro o grupos de registros y presentar la información de manera conveniente.

La información se puede ordenar por los siguientes criterios:

• Texto: Se ordena de forma alfabética de la A a la Z o de la Z a la A.
• Números: Se organiza de menor a mayor o de mayor a menor.
• Fechas y horas: Se ordena de más antiguos a más recientes o de más recientes a
más antiguos.

1. Ordenar por un campo

Es posible ordenar una tabla de datos por sólo un campo a la vez.

Ejemplo 1
En la Hoja1, ingrese la información de la siguiente tabla de datos y luego ordene por el
campo distrito de forma ascendente.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa en el nombre del campo distrito o en un dato del mismo
campo.

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En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Ordenar de A a Z.

b. Luego, obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo 2
Con la tabla de datos anterior, ordene por el campo ventas de forma descendente.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa en el nombre del campo ventas o en un dato del mismo
campo.

b. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando Ordenar de Z a A.

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Luego, se obtendrá el siguiente resultado:

2. Ordenar por varios campos

Es posible ordenar una tabla de datos por varios campos a la vez, definiendo así niveles
de ordenamiento para generar grupos con un mismo valor.

Ejemplo 3

Ordenar por dos campos

En la Hoja2, ingrese la información de la siguiente tabla de datos y luego ordene por el
campo denominado Área de forma ascendente y luego por el campo sueldo de forma
descendente.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Ordenar.

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c. En el cuadro Ordenar, realice las acciones mostradas.

Al elegir el campo área que es de tipo texto, el orden por defecto en el

criterio de ordenación es A a Z, es decir, de f orma ascendente. De
manera similar, sucedería con los tipos de datos número y fecha.

d. Haga clic en el botón aceptar y luego se obtendrá el siguiente resultado:

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Ejemplo 4

Ordenar por tres campos

Con la tabla de datos anterior, ordene por el campo género de forma descendente;
luego, por el campo cargo de forma ascendente y; después, por el campo fecha de
nacimiento de forma descendente.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Ordenar, elimine

los niveles del ejemplo anterior con el botón Eliminar nivel.

c. En el cuadro Ordenar, defina los niveles de ordenamiento, para ello realiza lo

siguiente:
• Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Género y cambie el Criterio
de ordenación a Z a A.
• Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Cargo y cambie el Criterio
de ordenación a A a Z.
• Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Fecha de Nacimiento y
cambie el Criterio de ordenación a De más recientes a más antiguos.

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d. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:

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4.1.2.2. Por listas personalizadas

Es posible ordenar por medio de un orden diferente al ascendente o descendente

usando una lista personalizada creada previamente.

Ejemplo 5: Usar una lista predefinida (existente en Excel)

En la Hoja3, ingrese la información de la siguiente tabla de datos y luego ordene por el
campo Mes de Venta en el orden enero, febrero, marzo y abril.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

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En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Ordenar.

b. En el cuadro Ordenar, elija el campo Mes de Venta y en Criterio de ordenación

elija Lista personalizada…

c. En el cuadro Listas personalizas, elija la lista enero, febrero, marzo, … y presione

el botón Aceptar.

d. Al regresar al cuadro Ordenar, se verá:

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e. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo 6
Crear una lista personalizada
En la Hoja2, ordene por el campo área con el orden RRHH, sistemas, ventas y
publicidad.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

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En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Ordenar.

b. En el cuadro Ordenar, elija el campo Área y en Criterio de ordenación, elija Lista

personalizada…

c. En el cuadro Listas personalizas, escriba los valores de la lista, al finalizar presione

el botón Agregar y luego el botón Aceptar.

d. Al regresar el cuadro Ordenar, se observará lo siguiente:

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e. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:

También, es posible invertir el orden de la lista personalizada.

4.1.2.3. Según colores e íconos

En Excel, es factible la aplicación a los datos de una tabla de color a la fuente o celda,
así como incorporar a la celda un ícono, los cuales pueden ser aplicados directamente
o a través de los formatos condicionales. Por lo tanto, aquellos registros que cumplan
con el criterio de color o ícono podrán ser ordenados de acuerdo al criterio de
ordenamiento se que quiera aplicar.

Se puede ordenar la información de la siguiente manera:

• Color de celda: Se puede usar un color de relleno aplicado a la celda.

• Color de fuente: Se puede utilizar un color de fuente aplicado al contenido de la

celda.

• Ícono de celda: Se puede aplicar a través de un formato condicional.

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1. Ordenar por color de celda / color de fuente

Ejemplo 7
En la Hoja4, ingrese la información de la siguiente Tabla de datos y luego ordene por
el color aguamarina (es posible elegir cualquier campo, debido a que el color se aplica
a todo el registro).

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos / grupo Ordenar y Filtrar / elija el comando Ordenar.

c. En el cuadro Ordenar, elija el campo Vendedor, luego en Ordenar según elija Color
de celda y en Criterio de ordenación elija el color aguamarina.

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d. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:

e. Si vuelve a ingresar al cuadro Ordenar, cambia la última columna a En la parte

inferior.

f. Luego, presione el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

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2. Ordenar por ícono de celda

Ejemplo 8
En la Hoja2, ordene por el campo sueldo usando los íconos en el orden: verde, rojo y
amarrillo.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Ordenar, elimine

los niveles del ejemplo anterior con el botón Eliminar nivel.

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c. En el cuadro Ordenar, defina los niveles de ordenamiento, para ello realice lo

siguiente:
• Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Sueldo; en Ordenar según,
elija Icono de celda; y en Criterio de ordenación, elija el ícono verde.
• Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Sueldo; en Ordenar según,
elija Icono de celda; y en Criterio de ordenación, elija el ícono rojo.
• Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Sueldo; en Ordenar según,
elija ícono de celda; y en Criterio de ordenación, elija el ícono amarrillo.

También, es posible cambiar los valores de la última columna En la

parte superior para que se inviertan los resultados y aparezcan En la
parte inferior.

d. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:

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Actividades

1. En un libro nuevo, escriba la siguiente tabla de datos. Luego, copie toda la tabla en
una hoja nueva para desarrollar cada caso.

2. Usando la herramienta ordenar, desarrolle cada uno de los siguientes casos (uno
por hoja):
a. Ordene por vendedor de forma ascendente.
b. Ordene por distrito de forma ascendente y luego por ventas de forma
descendente.
c. Ordene por tipo y distrito de forma ascendente y unidades de forma
descendente.
d. Ordene por mes de venta según el color de celda naranja en la parte superior.
e. Ordene por ventas según el ícono de celda en el orden amarrillo, verde y rojo.
f. Ordene por tipo en el orden enlatados, pescado, verduras, secos y carnes.
g. Ordene por mes de venta en el orden abril, marzo, febrero y enero, luego por
unidades de forma descendente.

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4.1.3. Subtotales

4.1.3.1. Definición

La herramienta de Subtotales permite resumir una tabla de datos por uno o varios
campos y para cada resumen se puede realizar uno o más cáculos. Por ejemplo, se
puede obtener la suma de las unidades vendidas por cada sucursal, el promedio de la
venta por producto, la cuenta de los registros de cada sucursal y departamento, etc.

Los resultados de un subtotal se verán en un formato de esquema,

es decir, por niveles que se podrá mostrar y ocultar celdas de
acuerdo a lo que se necesita. Cada nivel se representa por un
número, el último nivel muestra toda la información de la tabla de
datos, el primer nivel muestra el resumen general y los niveles
intermedios muestran la información de manera parcial.

Antes de aplicar un subtotal, es importante ordenar la tabla de

datos de acuerdo a los resultados que se desea obtener, por
ejemplo:
• Si se necesita la suma de las unidades vendidas por cada
sucursal, previamente, se debe ordenar por sucursal.
• Si se necesita el promedio de la venta por producto, previamente, se debe
ordernar por producto.

Se aplicará el orden predeterminado, es decir, de f orma ascendente.

Recuerde que, también, puede utilizar el orden por lista personalizada

visto en el tema anterior.

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4.1.3.2. Con un nivel de agrupamiento

Ejemplo 1
Con la información de la siguiente tabla de datos, halle el promedio del sueldo por cargo.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la tabla.

b. Ordene la tabla de datos por el campo Cargo.

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Observe cómo se agrupan los valores en el campo

Cargo. Aquí se puede apreciar 5 bloques o grupos
dif erentes: administrador, contador, doctor, ingeniero y
marketing. Considere que para cada grupo se hará un
cálculo.

c. En la ficha Datos / grupo Esquema / elija el comando Subtotal.

d. En el cuadro Subtotales, elija Cargo en el área Para cada cambio en, elija
Promedio, en el área Usar función y solo marque la casilla del Sueldo en el área
Agregar subtotal a.

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e. Haga clic en el botón Aceptar, elija el nivel de esquema 2 y obtendrá el siguiente

resultado:

Para una mejor presentación de los resultados, se pueden ocultar las

columnas B, C, D, E, G, H, J, lo cual no es necesario hacer al realizar
subtotales.

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 139
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4.1.3.3. Con dos o más niveles de agrupamiento

1. Subtotal con cálculos distintos para un mismo campo

Ejemplo 2
Con la tabla de datos anterior, halle el número de registros y la suma del sueldo por
distrito. Para resolver este ejemplo, se utiliza Subtotal anidado; es decir, se creará un
primer subtotal y luego se añadirá otro.

Se procede de la siguiente manera:

a. Quite el subtotal creado en el ejemplo anterior, haga clic en el botón Quitar todos
del cuadro Subtotales.

Observe que al abrir el cuadro Subtotales, aparece el último subtotal

aplicado en la tabla de datos, pero si se cierra el libro, aparecerá los
valores por def ecto establecidos por Excel.

b. Ordene la tabla de datos por el campo Distrito.

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SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

c. En la ficha Datos / grupo Esquema / elija el comando Subtotal.

d. Para el primer subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Distrito en el área Para

cada cambio en, elija Cuenta en el área Usar función y solo marque la casilla del
Distrito en el área Agregar subtotal a. Finalmente, desmarque la casilla
Reemplazar subtotales actuales.

Para realizar el conteo, es recomendable usar el mismo campo usado

en las áreas Para cada cambio en y Agregar subtotal a.

Es recomendable desmarcar la casilla Reemplazar subtotales

actuales desde el primer cálculo, debido a que se añadirá otro subtotal.

Si no se realiza este último paso, el siguiente subtotal reemplazará el

actual y no habrá anidamiento de subtotales.

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 141
SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

e. Sin elegir un nivel de esquema, vuelva a elegir el comando Subtotal.

f. Para el segundo subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Distrito en el área Para

cada cambio en, elija Suma en el área Usar función y solo marque la casilla del
Sueldo en el área Agregar subtotal a.

g. Haga clic en el botón Aceptar, elija el nivel de esquema 3 y obtendrá el siguiente

resultado:

Para una mejor presentación de los resultados, se ha ocultado las

columnas B, C, D, E, H, J, lo cual no es necesario hacer al realizar
subtotales.

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 142
SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

2. Subtotal con cálculos distintos para dos campos diferentes

Ejemplo 3
Con la tabla de datos anterior, halle el máximo valor de los años de servicio por género
y la suma del sueldo por cargo. Para resolver este ejemplo, se usará el Subtotal
anidado; es decir, se creará un primer subtotal y luego se añadirá otro.

Se procede de la siguiente manera:

a. Quite los subtotales creados en el ejemplo anterior. Para ello, haga clic en el botón
Quitar todos del cuadro Subtotales.

b. Ordene la tabla de datos por el campo Género y luego por el campo Cargo.

c. En la ficha Datos / grupo Esquema / elija el comando Subtotal.

d. Para el primer subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Género en el área Para

cada cambio en, elija Max. en el área Usar función y solo marque la casilla de los
Años de Servicio en el área Agregar subtotal a. Finalmente, desmarque la casilla
Reemplazar subtotales actuales.

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e. Sin elegir un nivel de esquema, vuelva a elegir el comando Subtotal.

f. Para el segundo subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Cargo en el área Para

cada cambio en, elija Suma en el área Usar función y solo marque la casilla del
Sueldo en el área Agregar subtotal a.

g. Haga clic en el botón Aceptar, elija el nivel de esquema 3 y obtendrá el siguiente

resultado:

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Actividades

1. En un libro nuevo, escriba la siguiente tabla de datos, luego copie toda la tabla en
una hoja nueva para desarrollar cada caso:

2. Usando la herramienta subtotales, desarrolle cada uno de los siguientes casos (uno
por hoja):
a. Halle el número de registros por producto.
b. Halle el promedio de la venta total por vendedor.
c. Halle el promedio del precio de venta (campo Precio Venta) por medida.
d. Halle el total de las unidades por departamento de destino (campo Dpto
Destino).
e. Halle el número de registros y el total de las unidades por vendedor.
f. Halle el mínimo valor del precio de venta (campo Precio Venta) y unidades por
producto.
g. Halle el máximo y mínimo valor de la venta total por departamento de destino
(campo Dpto Destino) y vendedor.
h. Halle la suma y el promedio de las unidades por producto y medida.

Resumen

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1. Una tabla de datos se organiza en campos y registros.

2. Ordenar una tabla de datos permite presentar de diversas formas la información

según nuestra necesidad. Para ello, se ordena según el tipo de datos del campo:
por Texto de forma (alfabética A-Z o viceversa), por Número de Menor a mayor o
viceversa y por Fecha de Más antiguos a Más recientes o viceversa, además de
utilizar una lista personalizada. También, se tiene la opción de usar un color de celda,
un color de fuente o un ícono de celda.

3. Los subtotales permiten resumir una tabla de datos y realizar un cálculo para uno o
varios campos.

4. Antes de iniciar con los subtotales, es necesario ordenar la tabla de datos de

acuerdo a la necesidad planteada. Sin este primer paso, no aparecerá los resultados
esperados.

5. Al utilizar subtotales, se crea un esquema con diferentes niveles, los cuales permite
mostrar u ocultar la información.

6. Es importante seguir una secuencia ordenada al momento de crear los subtotales

anidados, ya que, si erramos en un nivel, será necesario quitar todos los subtotales
creados e iniciar todo el proceso de nuevo.

Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema.

o https://www.youtube.com/watch?v=SQdPMPbEEns
o https://www.youtube.com/watch?v=0hkYoJrFyAs
o https://www.youtube.com/watch?v=N_pYFXbgC48
o https://www.youtube.com/watch?v=WTbbeEPHJLk
o https://www.youtube.com/watch?v=nB67mA43enM
o https://www.youtube.com/watch?v=kdU3cOU_TAU

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4.2. TEMA 8: FILTRO DE DATOS

Los filtros en Excel permiten definir criterios en uno o en varios campos de una tabla de
datos cuyo resultado es un grupo de registros que cumplen dichas condiciones. Los
autofiltros no necesitan demasiadas explicaciones. Son rápidos y directos, sin
complicaciones. Sin embargo, los filtros avanzados requieren construir una tabla de
criterios que señalen las condiciones o criterios a filtrar.

Por ejemplo, dentro de una tabla de datos de un instituto educativo, se puede filtrar
aquellos alumnos que hayan aprobado o desaprobado un determinado curso. Otro caso
se puede obtener aquellos alumnos que viven en un determinado distrito y que sean
becados, etc.

4.2.1. Filtros automáticos con criterios cerrados o abiertos

También, se denomina Autofiltros. Permite aplicar criterios simples por medio

de la selección de valores en cada campo de manera individual marcando o
desmarcando una casilla o indicando criterios que usa el cuadro Autofiltro
personalizado. Se puede definir hasta dos condiciones.

Para filtrar datos, se utiliza el comando Autofiltro que es una manera fácil y rápida de
ubicar un grupo de información. Para utilizar esta herramienta, se debe elegir la tabla de
datos y activar la opción de Filtros, y usar las listas desplegables asociadas a los
nombres de los campos.

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1. Filtrar por un campo

Ejemplo 1
En la Hoja1, ingrese la información de la siguiente tabla de datos y luego filtre al personal
femenino.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Filtro.

c. En el botón del campo Género, desmarque la casilla (Seleccionar todo) y luego

marque la casilla del valor F.

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d. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

En la barra de estado, se podrá observar el número de registros que

cumplen el criterio.

Este mensaje desaparece al cambiar a otra hoja o al cerrar el libro . Para

ver la cantidad de registros, puede usar el siguiente procedimiento:
a. Ubíquese en la primera celda del primer resultado.
b. Luego, presione la combinación de teclado Control + Shift +
Tecla direccional hacia abajo:

c. En la barra de estado, al lado derecho se observará lo siguiente:

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2. Filtrar por dos campos

Ejemplo 2
Con la tabla de datos anterior, filtre al personal masculino del distrito San Miguel.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En el botón del campo Género, desmarque la casilla (Seleccionar todo) y luego

marque la casilla del valor M. Después, presione el botón Aceptar.

c. En el botón del campo Distrito, desmarque la casilla (Seleccionar todo) y luego

marque la casilla del valor San Miguel.

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d. Haga clic en el botón Aceptar y luego se obtendrá el siguiente resultado:

3. Filtrar por un campo texto

Ejemplo 3

Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo apellido paterno inicie con la letra
“M”.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En el botón del campo Paterno, elija Filtros de texto / Comienza por…

c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba “M” en el primer criterio (opción

comienza por).

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d. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

Observe que también cuenta con las opciones de Es

igual a, No es igual a, Termina con, Contiene, No
contiene y Filtro personalizado.

Además, puede hacer uso del comodín * (asterisco)

para representar varios caracteres o letras y del
comodín ? (interrogación) para representar un
carácter o letra.

4. Filtrar por un campo texto usando comodín “*”

Ejemplo 4
Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo apellido paterno inicie con la letra
“G”, use el comodín * (asterisco).

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En el botón del campo Paterno, elija Filtros de texto / Es igual a…

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c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba “G*” en el primer criterio (opción es

igual a).

d. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

5. Filtrar por un campo texto usando comodín “?”

Ejemplo 5
Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo segundo carácter en el distrito es
“a”, use el comodín “?” (interrogación).

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En el botón del campo Distrito, elija Filtros de texto / Es igual a…

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c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba “?a*” en el primer criterio (opción es

igual a).

d. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

6. Filtrar por un campo numérico de un rango cerrado

Ejemplo 6
Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo sueldo sea entre 1500 y 2000.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En el botón del campo Sueldo, elija Filtros de número / Entre…

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c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba 1500 en el primer criterio (opción es

mayor o igual a) y 2000 en el segundo criterio (opción es menor o igual a).

d. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

Observe que también cuenta con las opciones de Es

igual a, No es igual a, Mayor que, Mayor o igual que,
Menor que, Menor o igual que, Diez mejores, Superior
del promedio, Inf erior al promedio y Filtro
personalizado.

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7. Filtrar por un campo numérico de un rango abierto

Ejemplo 7
Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo Sueldo sea inferior al promedio.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En el botón del campo Sueldo, elija Filtros de número / Inferior al promedio.

c. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

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8. Filtrar por un campo fecha

Ejemplo 8
Con la tabla de datos anterior, filtre al personal que haya nacido antes del año 1980.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En el botón del campo Fecha Nacimiento, elija Filtros de fecha / Antes…

c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba 01/01/1980 en el primer criterio

(opción es anterior a).

Considere que una f echa se expresa como dd/mm/aaaa y al momento

de escribir el valor este debe adecuarse a dicha sintaxis.

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d. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:

Observe que también

cuenta con otras
opciones orientadas
al manejo de f echas,
entre ellas se tiene lo
siguiente:

Actividades

1. En un libro nuevo, escriba la siguiente tabla de datos, luego copie toda la tabla en
una hoja nueva para desarrollar cada caso:

2. Usando la herramienta de filtro automático, desarrolle cada uno de los siguientes

casos (uno por hoja):
a. Filtre los registros cuyo departamento de destino (campo Dpto Destino) sea
Loreto.
b. Filtre los registros cuyo vendedor sea Joaquín Castillo con venta total superior
de 4500.
c. Filtre los registros con precio de venta (campo Precio Venta) superiores del
promedio.
d. Filtre los registros cuyo código termine en “5”. Use comodín.
e. Filtre los registros cuya fecha de venta (campo Fecha Venta) sea de primer
trimestre del año 2014.

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4.2.2. Filtros Avanzados

Esta herramienta permite aplicar criterios complejos que no

pueden ser resueltos mediante los filtros automáticos.

Para utilizar los filtros avanzados, es necesario escribir las

condiciones para el filtro en un espacio denominado Tabla de
criterios. Además, esta opción nos brinda la posibilidad de
copiar los resultados en otro lugar diferente a la tabla de datos.

Las razones de usar filtro avanzado en vez de los autofiltros, son las siguientes:
• Permite la variedad de criterios; es decir, la posibilidad de filtrar una tabla que
combina varios criterios de varios campos y usa a su vez condiciones “Y” con
condiciones “O”.
• Permite la posibilidad de ubicar los resultados del filtro en otro lugar, es decir, no
ocultar ningún registro de la tabla original. De esta manera, los registros que
cumplen las condiciones señaladas son copiados en otra zona.
• Permite la opción de personalizar los campos de los resultados que se ubican
en otra zona; es decir, solo indica algunos campos al momento de aplicar el filtro
avanzado.

Para poder hacer un filtro avanzado Excel, se necesita saber tres cosas:
• ¿Dónde está la tabla original?
• ¿Dónde está el “rango de criterios”?
• ¿Dónde se requiere ubicar los resultados del filtro?, de ser necesario.

4.2.2.1. Tabla de Criterios con una o más condiciones

La tabla de criterios tiene una estructura similar a una tabla de datos, compuesta por
columnas y filas que permite establecer las condiciones que se aplicarán en el filtro
avanzado.

Estructura general

Se observa lo siguiente:
• En la primera fila, se define los nombres de los campos que pertenecen a la
tabla de datos.
• A partir de la segunda fila, se define los valores para cada campo. La tabla de
criterios es considerada por Excel de la siguiente manera:
o Cada fila tendrá la unión Y; es decir, se cumplirá: Campo 1 con el valor
X1 y Campo 2 con el valor Y1 y Campo 3 con el valor Z1, etc.
o Cada columna tendrá la unión O; es decir, se cumplirá lo siguiente:
Campo 1 con el valor X1 o el valor X2, etc.

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Es recomendable ubicar la tabla de criterios por encima o por debajo de

la tabla de datos, debido a que, al aplicar el filtro, las filas de la hoja de
cálculo se ocultan y los criterios def inidos lo harán, también.

1. Filtrar por dos campos (Unión Y)

Ejemplo 1
Con la información de la siguiente tabla de datos, filtre los contadores con sueldo inferior
a 2000.

Se procede de la siguiente manera:

a. En la parte superior de la tabla de datos, escriba la siguiente tabla de criterios:

Puede escribir o copiar cada nombre de campo desde la tabla de datos.

Para valores numéricos puede utilizar los operadores de

comparación: > (Mayor que), >= (Mayor o igual que), < (Menor que),
<= (Menor o igual que), = (Igual a) y <> (Dif erente de).

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b. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

c. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Avanzadas.

d. En el cuadro Filtro avanzado, verifique que sea correcto el rango mostrado y que
pertenece a la tabla de datos en el área Rango de la lista y luego seleccione el
rango de la tabla de criterios que aparecerá en el área Rango de criterios.

Observe que los rangos son escritos con ref erencia absoluta.

También, puede usar el nombre de rango para el Rango de la lista.

e. Haga clic en el botón Aceptar. Luego, obtendrá el siguiente resultado:

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En la barra de estado, podrá observar el número de registros que

cumplen el criterio.

Este mensaje desaparece al cambiar a otra hoja o al cerrar el libro. Para

ver la cantidad de registros, puede usar el siguiente procedimiento:
a. Ubíquese en la primera celda del primer resultado.
b. Luego, presione la combinación de teclado Control + Shift +
Tecla direccional hacia abajo:

c. En la barra de estado, al lado derecho observará lo siguiente:

2. Filtrar por dos campos (Unión O)

Ejemplo 2
Con la tabla de datos anterior, filtre los contadores o el personal con sueldo inferior a
2000.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los siguientes
valores:

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c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

d. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Avanzadas.

e. En el cuadro Filtro avanzado, seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios que

aparecerá en el área Rango de criterios.

f. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

3. Filtrar números con rangos

Ejemplo 3
Con la tabla de datos anterior, filtre el personal cuyo sueldo sea entre 1200 y 1500.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los siguientes
valores:

c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

d. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Avanzadas.

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e. En el cuadro Filtro avanzado, seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios que

aparecerá en el área Rango de criterios.

f. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

4. Filtrar fechas

Ejemplo 4
Con la tabla de datos anterior, filtre el personal nacido entre los años 1975 y 1985.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los siguientes
valores:

Considere que una f echa se expresa en dd/mm/aaaa y al momento de

escribir el valor este debe adecuarse a dicha sintaxis.

c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

d. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Avanzadas.

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e. En el cuadro Filtro avanzado, seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios que

aparecerá en el área Rango de criterios.

f. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

5. Filtrar con tabla de criterios cruzada

Ejemplo 5
Con la tabla de datos anterior, filtre el personal masculino del distrito de Lima junto al
del Callao con sueldo superior a 1400.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los siguientes
valores:

La tabla de criterios cruzada nos permite establecer condiciones

complejas que no podrán resolverse con Autofiltro. Aquí, se puede
def inir dos condiciones que dan como resultado el cruce o la unión de
ambos criterios.

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c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

d. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Avanzadas.

e. En el cuadro Filtro avanzado, seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios que

aparecerá en el área Rango de criterios.

f. Haga clic en el botón Aceptar. Luego, obtendrá el siguiente resultado:

6. Filtrar y copiar los resultados con todos sus campos en otra ubicación

Ejemplo 6
Con la tabla de datos anterior, filtre el personal femenino del cargo Marketing junto a los
del cargo Administrador que no sea de Lima. Copie los resultados a partir de la celda
M9.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

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b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los siguientes
valores:

c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

d. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Avanzadas.

e. En el cuadro Filtro avanzado, seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios que

aparecerá en el área Rango de criterios. Luego, active Copiar a otro lugar y en el
área Copiar a seleccione la celda M9.

f. Haga clic en el botón Aceptar. Luego, obtendrá el siguiente resultado:

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En la barra de estado no aparece la cantidad de registros.

Utilice el siguiente procedimiento:

a. Ubíquese en la primera celda del primer resultado. (celda M10)
b. Luego, presione la combinación de teclado Control + Shift +
Tecla direccional hacia abajo:

c. En la barra de estado, al lado derecho observará lo siguiente:

7. Filtrar y copiar los resultados con parte de sus campos en otra ubicación

Ejemplo 7
Con la tabla de datos anterior, filtre el personal del cargo Doctor o Marketing ambos con
sueldo superior a 2000. Copie los resultados a partir de la celda M9. Solo considere los
campos Paterno, Nombres, Cargo, Distrito y Sueldo.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre los resultados del filtro anterior. En la celda M9 presione la combinación de

teclas CTRL + E y luego elija Borrar / Borra todo del grupo Modificar en la ficha
Inicio.

b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie la tabla de criterios con los

siguientes valores:

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c. Para los resultados, escriba o copie los campos solicitados a partir de la celda M9.

d. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

e. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Avanzadas.

f. En el cuadro Filtro avanzado, seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios que

aparecerá en el área Rango de criterios. Luego, active Copiar a otro lugar y en el
área Copiar a seleccione el rango M9:Q9.

g. Haga clic en el botón Aceptar. Luego, obtendrá el siguiente resultado:

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4.2.2.2. Tabla de Criterios con uso de comodines

Los comodines son símbolos especiales que representan un carácter o un conjunto de

caracteres, se tiene lo siguiente:
• Asterisco (*): Representa uno o más caracteres. Por ejemplo, el texto “ca*a”
puede representar palabras como: “casa”, “cama”, “caja”, etc. Pero , también,
podría representar “carta”, “cascada”, “caseta”, “cabeza”, etc.
En este caso la longitud de la palabra no importa mientras que comience co n
“ca” y termine con “a” se reemplazará con cualquier cantidad y combinación de
caracteres. Además de esto, el asterisco puede representar la ausencia de
carácter, así que, si tuviéramos la palabra “caa” también sería considerada.
• Signo de interrogación (?): Representa un solo carácter. Por ejemplo, el texto
“ca?a” puede representar palabras como “casa”, “cama”, “caja”, “cana”, “capa”
siempre y cuando sean de cuatro letras, ya que solamente se está remplazando
el signo de interrogación por otro carácter.

El valor escrito dentro de la tabla de criterios debe ser una expresión que reflej e lo que
se necesite filtrar. Una expresión se inicia con el signo igual (=) y luego entre comillas y
el signo de igual (=) se escribe el valor. Por ejemplo, después de escribir =”=*Perú”, al
presionar la tecla Enter, se tendrá =*Perú lo cual filtra los valores que terminen en Perú.

Ejemplo 8
Con la tabla de datos anterior, filtre el personal cuyo apellido paterno inicie con “M” y su
cargo tenga como penúltima letra la “o”.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre los resultados del filtro anterior, en la celda M9. Presione la combinación de
teclas CTRL + E y luego elija Borrar / Borra todo del grupo Modificar en la ficha
Inicio.

b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los siguientes
valores:

Debajo del campo Paterno escriba lo siguiente:

=”=M*”

Debajo del campo Cargo escriba lo siguiente:

=”=*o?”

c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

d. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Avanzadas.

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e. En el cuadro Filtro avanzado, seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios que

aparecerá en el área Rango de criterios.

f. Haga clic en el botón Aceptar. Luego, se obtendrá el siguiente resultado:

4.2.2.3. Tabla de criterios con fórmulas

Se puede usar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula,
para lo cual se debe tomar en cuenta los siguientes puntos importantes:
• La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.
• La fórmula debe iniciar con el signo igual (=).
• La fórmula que se usa para los criterios tiene que usar una referencia relativa
para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila de datos, para
las demás refernencias usadas en la fórmula tiene que ser referencias absolutas;
por ejemplo, =$A4>Promedio ($A$4:$A$9).
• En el título o rótulo del campo que use fórmula, puede ir vacío o escribir un valor
diferente al nombre del campo, por ejemplo: Resultados del promedio.

Ejemplo 9
Con la tabla de datos anterior, filtre el personal cuyo género sea “M” y su sueldo sea
superior al promedio del personal.

Se procede de la siguiente manera:

a. Borre el filtro anterior. Para ello, haga clic en el comando Borrar del grupo
Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

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b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los siguientes
valores:

Al escribir la siguiente f órmula:

=$G10>PROMEDIO($G$10:$G$24)

La celda $G10 hace ref erencia a cada valor del campo Sueldo. Para
ello, solo es necesario señalar la primera celda con ref erencia mixta.

El rango $G$10:$G$24 hace ref erencia a todos los valores del campo
Sueldo. Para ello, es necesario señalar el rango con ref erencia
absoluta.

El campo donde está la fórmula debe estar vacío o puede usar un texto
ref erente a la operación realizada.

c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

d. En la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / elija el comando Avanzadas.

e. En el cuadro Filtro avanzado, seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios que

aparecerá en el área Rango de criterios.

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f. Haga clic en el botón Aceptar. Luego, obtendrá el siguiente resultado:

Actividades

1. En un libro nuevo, escriba la siguiente tabla de datos. Luego, copie toda la tabla en
una hoja nueva para desarrollar cada caso.

2. Usando la herramienta de filtro avanzado, desarrolle cada uno de los siguientes

casos (uno por hoja):
a. Filtre los registros cuya fecha de venta (campo Fecha Venta) pertenezca al
segundo trimestre del año 2014.
b. Filtre los registros cuyo departamento de destino (campo Dpto Destino) inicie
con “A” o con “L” y su precio de venta (campo Precio Venta) sea inferior de 40.
c. Filtre los registros cuyo departamento de destino (campo Dpto Destino) sea
Cuzco con unidades a partir de 80 junto a los del departamento Tacna con fecha
de venta (campo Fecha Venta) correspondiente al primer bimestre del año 2014.
d. Filtre los registros del producto Pantalón con medida M junto a los productos
Camisa con venta total hasta 2000. Copie los resultados a partir de la celda L10.
e. Filtre los registros cuya fecha de venta (campo Fecha Venta) sea del mes de
abril con precio de venta (campo Precio Venta) superior de 60. Copie los
resultados a partir de la celda L10 y considere solo los campos: Producto,
Vendedor, Fecha Venta, Precio Venta y Dpto Destino.

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Resumen
1. Filtrar una tabla de datos permite presentar solo los registros que cumplan con un
determinado criterio ya sea para un campo o varios campos.

2. Se puede aplicar filtros de acuerdo al tipo de cada campo: por Texto, usando valores
fijos o con comodines (*, ?); por Número, utilizando los operadores de comparación;
por Fechas, también, usando los operadores de comparación y la sintaxis
dd/mm/aaaa.

3. Adicionalmente, se puede aplicar filtros avanzados que use una tabla de criterios
cruzada para condiciones complejas.

4. Además, se puede copiar los resultados en un lugar distinto de la tabla de datos y

personalizar los campos a mostrar.

Se puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=7x7uIc1dBdU
o https://www.youtube.com/watch?v=2G-p-aY9wf Q

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4.3. TEMA 9: TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

La creación de Tablas dinámicas es
una de los principales procesos
utilizados en el ambiente laboral,
debido a que permiten presentar la
información de una tabla de datos
como un informe de resumen. Se
realizan cálculos y se puede analizar
de manera sencilla su contenido.
Además, puede convertir fácilmente
dicho informe en un gráfico dinámico
para comparar y revisar las
tendencias de los datos para una
correcta toma de decisiones en un
ambiente de producción.

Dentro de una tabla dinámica, podrá realizar las siguientes operaciones:

• Se consolidar y resume los valores de uno o varios campos.
• Se realiza operaciones de suma, promedio, cuenta, entre otros.
• Se agrupa los valores de un campo tipo fecha o número.
• Se crea campos calculados.
• Se segmenta la información que usa los valores de uno o varios campos.

4.3.1. Crear tablas dinámicas básicas

Para crear una tabla dinámica, se debe tener en cuenta las siguientes secciones o
áreas:

A continuación, se especificará los términos de la tabla dinámica:

Área Descripción

Los campos que se ubiquen en esta sección servirán para filtrar el informe
FILTROS
de la tabla dinámica. Puede elegir uno o varios valores por campo.

Cada valor de campo ubicado en esta sección estará distribuido por filas.
FILAS Por ejemplo, si se ubica el campo Género, se genera dos f ilas: una para
masculino y otra para f emenino.

Cada valor de campo ubicado en esta sección estará distribuido por

COLUMNAS columnas. Por ejemplo, si se ubica el campo Género , se genera dos
columnas: una para Masculino y otra para Femenino.

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Aquí se consolidan los valores del campo ubicado en esta sección que usa
VALORES
las f unciones de Suma, Cuenta, Promedio, Máx, Min, entre otras.

En Excel 2016, puede crear una tabla dinámica con solo seleccionar la tabla de datos y
utilizar la opción de Análisis rápido.

1. Tabla dinámica usando análisis rápido

Ejemplo 1
Con la siguiente tabla de datos, inserte una tabla dinámica que use la opción de Análisis
rápido.

Se procede de la siguiente manera:

a. Seleccione toda la tabla de datos.

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b. Haga clic en botón de Análisis rápido ubicado en la esquina inferior derecha y en

la pestaña Tablas. Elija la primera tabla dinámica recomendada por Excel.

c. En una hoja nueva, se obtendrá el siguiente resultado:

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2. Tabla dinámica que use las áreas filas y valores

Ejemplo 2
Con la tabla de datos anterior, inserte, en una nueva hoja, un informe de tabla dinámica
que muestre el promedio de la venta por categoría.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos / grupo Tablas / elija el comando Tabla dinámica.

El comando Tablas dinámicas recomendadas permite elegir un

inf orme recomendado por Excel muy parecido a los que se encuentra
en la opción de Análisis rápido visto en el ejemplo anterior.

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c. En el cuadro Crear tabla dinámica, verfique que el rango de la tabla de datos es

correcto y que este marcado la opción Nueva hoja de cálculo.

También, puede elegir la opción Hoja de cálculo existente para ubicar

la tabla dinámica en una hoja creada anteriormente en el libro.

d. Haga clic en el botón Aceptar y se obtendrá el siguiente resultado:

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e. Al ubicarse dentro de la tabla dinámica, se muestra al lado derecho el panel Campos

de tabla dinámica.

Si cierra este panel, se podrá mostra de nuevo usando el comando Lista

de campo ubicado en la f icha Analizar / grupo Mostrar.

f. Desde este panel, se muesta lo siguiente:

• En la parte superior, se podrá ver los nombres de todos los campos de la tabla
de datos y además podrá marcar la casilla asociada en cada campo, dicho
campo marcado será ubicado en una de las áreas de acuerdo al tipo de dato que
contenga.
• En la parte inferior, se podrá acceder a cada área de la Tabla dinámica y
administrar los campos agregados y cambiar la función de los cálculos de
resumen.

g. Marque la casilla de los campos Categoría y Venta. Observe que los campos son
enviados a las áreas de Filas y Valores respectivamente.

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También, puede arrastrar los campos hacia las áreas y viceversa,

incluso, puede arrastrar el campo y cambiarlo a otra área.

De manera predeterminada, la función usada para un campo numérico

es Suma.

h. Obtendrá el siguiente resultado como tabla dinámica. Para cambiar la función a

promedio, haga doble clic en el campo Suma de Venta.

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También, puede elegir la opción Configuración de campo de valor al

dar un clic en el campo Suma de Venta ubicado en el área Valores.

i. En el cuadro Configuración de campo de valor, cambie la función Suma a

Promedio y escriba como Nombre personalizado Venta Promedio .

j. Además, desde este cuadro, puede cambiar el formato del número con un clic en el
botón Formato de número.

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k. Haga clic en el botón Aceptar de cada cuadro y obtendrá el siguiente resultado:

3. Tabla Dinámica usando las áreas filas, columnas y valores

Ejemplo 3
Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinámica
que muestre la suma de la cantidad por vendedor y región.

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos / grupo Tablas / elija el comando Tabla dinámica.

c. En el cuadro Crear tabla dinámica, verfique que el rango de la tabla de datos es

correcto y que este marcado la opción Nueva hoja de cálculo.

d. Haga clic en el botón Aceptar y arrastre los campos Vendedor, Región y Cantidad
hacia las áreas de Filas, Columnas y Valores respectivamente.

e. Obtendrá el siguiente resultado:

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4.3.2. Aplicar diseño a tablas dinámicas

Después de crear una tabla dinámica y agregar los campos que desea analizar, puede
cambiar el diseño de los datos, que le facilitará la lectura y el análisis de la tabla
dinámica, para lo cual se dispone de la ficha “Diseño” en las “Herramientas de tabla
dinámica” de la cinta de opciones.

Puede mejorar la apariencia y distribución de los campos de la tabla dinámica con solo
escoger uno de los estilos de tabla dinámica disponible, por ejemplo:

Puede cambiar el diseño de los datos mediante…

a. Grupo Diseño, para reorganizar la presentación de los contenidos de la tabla

dinámica y modificando aspectos básicos de diseño.

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Se tiene lo siguiente:
• Opción Subtotales. - No muestra o reubica los subtotales de cada grupo de la
tabla dinámica.

• Opción Totales generales. - No muestra o muestrar los totales generales de la

tabla dinámica.

• Diseño de Informe. - Cambia la distribución de los campos de la tabla dinámica.

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• Filas en blanco. - Inserta entre cada grupo un espacio en blanco.

b. Grupo Opciones de estilo de tabla dinámica. - Resalta los componentes de la

tabla dinámica que restringe la selección de estilos que se muestran en el grupo que
se encuentran justo a su derecha.

Grupo Estilos de tabla dinámica.- Aplica un formato de presentación ya

preestablecido en una galería de estilos, basta hacer un clic en el estilo deseado .

Ejemplo 4
En la tabla dinámica anterior, aplique formato de esquema y cambie el estilo de la tabla
dinámica.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla dinámica o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Diseño / grupo Diseño / elija el comando Diseño de informe y la opción

Muestra en formato esquema se obtendrá el siguiente resultado:

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c. En la ficha Diseño / grupo Estilos de tabla dinámica / elija el estilo de su preferencia,

luego obtendrá el siguiente resultado:

4.3.3. Crear gráficos dinámicos

Los Gráficos dinámicos se utilizan para

proporcionar una representación gráfica de
un informe de tabla dinámica y que se
ajusta automáticamente al aplicar cualquier
filtro sobre la información.

Con un gráfico dinámico, le será más fácil

darles sentido a los datos, porque tendrá
control de filtros interactivos en el mismo
gráfico, lo que le permitirá rápidamente un
subconjunto de datos.

La modificación del diseño es similar al que

se realiza con un informe de tabla
dinámica. Cuando se realizan cambios en
un campo dentro de uno de los informes, también, se modifica el campo correspondiente
del otro informe.

Ejemplo 5
Con la tabla de dinámica anterior, represente sus valores mediando un gráfico dinámico.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla dinámica o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Analizar, grupo Herramientas / elija el comando Tabla dinámica.

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c. En el cuadro Insertar gráfico, elija el tipo y subtipo de su preferencia. Para este

ejemplo, se usará el tipo Barra y el subtipo Barra 3D agrupada.

d. Haga clic en el botón Aceptar y se obtendrá el siguiente resultado:

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En el gráf ico dinámico, se puede aplicar las opciones y herramientas

vistas en el Tema 3: Gráficos del presente manual.

Para ocultar los botones, elija el comando Botones de campo (parte

superior) ubicado en el grupo Mostrar u ocultar de la f icha Analizar.

Se obtendrá el siguiente resultado:

4.3.4. Tabla dinámica con agrupamiento de datos

La agrupación de datos en una tabla dinámica puede ayudarle a mostrar un subconjunto

de datos a analizar que sean difíciles de manejar por ejemplo los campos fecha u hora
en la tabla dinámica.

1. Tabla dinámica con agrupamiento de fechas

Ejemplo 6
Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinámica
que muestre la suma de la Venta por Mes de Venta y Trimestre. Aplique el estilo de
tabla de su preferencia, cambie el diseño del informe a tabular y muestre los subtotales.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos / grupo Tablas / elija el comando Tabla dinámica.

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c. En el cuadro Crear tabla dinámica, verfique que el rango de la tabla de datos es

correcto y que este marcado la opción Nueva hoja de cálculo.

d. Haga clic en el botón Aceptar y arrastre los campos Fecha de Venta y Venta hacia
las áreas de Filas y Valores, respectivamente.

En Excel 2016, el agrupamiento por f echas es automático. Observe

como se agrega el campo Trimestres.

e. Obtendrá el siguiente resultado:

f. Aplique el estilo de tabla de su preferencia y cambie el formato de número a

contabilidad.

g. Si desea quitar o cambiar la forma en que se agrupan los valores, ubique la celda
activa en el primer dato del campo de la tabla dinámica y elija el comando Agrupar
campos del grupo Agrupar de la ficha Analizar.

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h. En el cuadro Agrupar, puede marcar o desmarcar cualquiera de las opciones,

como: Meses, Trimestres, Años.

i. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:

j. Cambie el diseño del informe con la opción Mostrar en formato tabular ubicado en
el grupo Diseño de la ficha Diseño.

k. Agregue los subtotales con la opción Mostrar todos los subtotales en la parte
inferior del grupo ubicado en el grupo Diseño de la ficha Diseño.

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El diseño en forma tabular solo permite mostrar los subtotales en la

parte inf erior. En cambio, el diseño en forma de esquema permite
mostrar los subtotales en la parte inf erior o en la parte superior.

l. Finalmente, se obtendrá el siguiente resultado:

2. Tabla dinámica con agrupamiento de números

Ejemplo 7
Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinámica
que muestre la suma de la Venta por Categoría y agrupada por Cantidad (inicia en 10
hasta 30 de 5 en 5). Aplique el estilo de tabla y diseño de informe de su preferencia.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos / grupo Tablas / elija el comando Tabla dinámica.

c. En el cuadro Crear tabla dinámica, verfique que el rango de la tabla de datos es

correcto y que este marcado la opción Nueva hoja de cálculo.

d. Haga clic en el botón Aceptar y arrastre los campos Vendedor, Cantidad, Categoría
y Venta hacia las áreas de Filtros, Filas, Columnas y Valores, respectivamente.

e. Aplique el estilo de tabla de su preferencia, cambie el formato de número a

Contabilidad. Para agrupar, debe ubicar la celda activa en el primer resultado de la
columna Etiquetas de fila.

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f. Luego, elija el comando Agrupar campos del grupo Agrupar de la ficha Analizar.

g. En el cuadro Agrupar, escriba 10 en la zona Comenzar en. Luego, escriba 5 en la

zona Por.

h. Cambie el diseño del informe por el de su preferencia. De manera opcional, puede

elegir que se muestren los totales generales para filas y/o columnas desde la opción
Totales generales ubicados en el grupo Diseño de la ficha Diseño.

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i. Finalmente, obtendrá el siguiente resultado:

En el campo ubicado en el área Filtros, puede elegir uno o varios

valores según su necesidad.

4.3.5. Tabla dinámica con campo calculado

En una tabla dinámica puede utilizarse los datos incluidos en la lista de origen, pero
también puede incorporarse el cálculo de datos denominado como campo calculado.

Ejemplo 8
Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinámica
que muestre la suma de la Comisión (el cual se obtiene del 8% de la Venta) por
Categoría y Producto. Aplique el estilo de tabla y diseño de informe de su preferencia.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos / grupo Tablas / elija el comando Tabla dinámica.

c. En el cuadro Crear tabla dinámica, verfique que el rango de la tabla de datos es

correcto y que este marcado la opción Nueva hoja de cálculo.

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d. Haga clic en el botón Aceptar y arrastre los campos Categoría y Producto hacia el
área de Filas.

e. Aplique el estilo de tabla de su preferencia y cambie el diseño de informe a tabular.

f. Para agregar el cálculo, elija la opción Campo calculado del comando Campos,
elementos y conjuntos ubicado en el grupo Cálculos de la ficha Analizar.

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g. En cuadro Insertar campo calculado, escriba el nombre del campo y su respectiva

fórmula: =Venta * 8%

También, puede hacer doble clic en Venta desde la lista de Campos.

Además, es válido escribir la f órmula =Venta * 0.08

h. Haga clic en el botón Aceptar, cambie el formato de número de la Comision a

Contabiliad y obtendrá el siguiente resultado:

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Observe que el campo calculado Comision forma parte de los campos

en el panel derecho.

Para modificar un campo calculado, debe ingresar al cuadro Insertar

campo calculado, elegir el campo calculado, escribir la nueva f órmula
y presionar el botón Aceptar.

Para eliminar un campo calculado, debe ingresar al cuadro Insertar

campo calculado, elegir el campo calculado y presionar el botón
Eliminar

4.3.6. Tabla dinámica con segmentación de datos

Otra opción disponible es la segmentación de datos para poder filtrar la información

mostrada en la tabla dinámica. Ello genera un sisterma de consulta sobre los datos y
que va a quedar a manera de agrupación de datos.

Ejemplo 9
Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinámica
que muestre la suma de la Comisión por Vendedor y Región, segmentado por Producto.
Aplique el estilo de tabla y diseño de informe de su preferencia.

Se procede de la siguiente manera:

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.

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b. En la ficha Datos / grupo Tablas / elija el comando Tabla dinámica.

c. En el cuadro Crear tabla dinámica, verfique que el rango de la tabla de datos es

correcto y que este marcado la opción Nueva hoja de cálculo.

d. Haga clic en el botón Aceptar y arrastre los campos Vendedor, Región y Comision
(campo calculado creado en el ejemplo anterior) hacia las áreas de Filas, Columnas
y Valores, respectivamente.

e. Aplique el formato Contabilidad, el estilo de tabla de su preferencia y cambie el

diseño de informe a tabular.

f. Para segmentar, elija el comando Insertar Segmentación de datos del grupo Filtrar
de la ficha Analizar.

g. En el cuadro Insertar Segmentación de datos, marque la casilla del campo

Producto.

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h. Haga clic en el botón Aceptar, se verá el segmento Producto, el cual se puede

cambiar su configuración para que se muestre en dos columnas con el comando
Columnas ubicado en el grupo Botones de la ficha Opciones. Además, cambie su
color con el Estilo de Segmentación de datos de su preferencia.

Como podemos apreciar, la segmentación de datos proporciona

botones por cada valor del campo que permite filtrar los datos de la tabla
dinámica.

Además, la segmentación de datos nos indica el estado actual del

f iltrado aplicado, lo cual f acilita el entendimiento de lo que se muestra
exactamente en un inf orme de tabla dinámica f iltrado.

Para marcar más de un valor, haga clic en cada valor presionando la

tecla Control (CTRL).

i. Seleccione los valores Equipo de Sonido, PSP, Reproductor DVD y Wii. Finalmente,
obtendrá el siguiente resultado:

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Antes de eliminar el segmento con la tecla Suprimir (Supr), quite el filtro

haciendo clic en el botón Borrar f iltro :

Actividades

1. En un libro nuevo, escriba la siguiente tabla de datos, luego creará cada tabla
dinámica en una hoja nueva.

2. Usando la herramienta de tabla dinámica, desarrolle cada uno de los siguientes

casos (uno por hoja):
• Caso 1

• Caso 2

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• Caso 3: Considere el campo calculado IGV (18% de la Venta Total).

• Caso 4

• Caso 5

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Resumen
1. Las tablas dinámicas permiten consolidar la información de una tabla de datos.

2. Permite distribuir los campos denominados Filas, Columnas, Filtro y Valores.

3. Se tiene la opción de agrupar campos por fechas o por números.

4. Se puede crear campos calculados para realizar cálculos adicionales con la

información existente.

5. La segmentación de datos es una forma de filtrar la información.

Se puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=1tt3iJMzUsw
o https://www.youtube.com/watch?v=w1lZcsll12M
o https://www.youtube.com/watch?v=EBtiQL6L2f 4

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Bibliografía
Centro de Información

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Pascual, F. (2014) Excel 2013.Manual básico. Bogotá: Ediciones de la U.

(005.54E PASC 2014)

Frye, C. (2013) Excel 2013: Paso a paso. Madrid: Anaya Multimedia.

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Menchén, A. (2014) Tablas dinámicas en Excel 2013. México, D. F.: Alfaomega.

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Enlaces a páginas web

Aprendizaje de Excel (2016). Microsoft .Recuperado de https://support.office.com/es-

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