CIRCULAR

3-2022-000120
28/06/2022 10:02:40 a. m.
Bogotá

PARA: DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES

ACADÉMICOS Y COORDINADORES DE FORMACIÓN INTEGRAL, GESTIÓN EDUCATIVA Y
PROMOCIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS DE LAS REGIONALES Y CENTROS DE
FORMACIÓN Y COORDINADORES DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA.

ASUNTO: Lineamientos depuración de

información aprendices vigencias vencidas.

Teniendo en cuenta los avances de los procesos de depuración de información de aprendices

con situaciones pendientes por definir en las vigencias vencidas al interior de los Centros de
Formación en el sistema de gestión académico administrativo SOFIA Plus y en concordancia
con los principios de eficiencia, eficacia y transparencia en la gestión de los procesos,
procedimientos de certificación del SENA, la prestación de sus servicios con pertinencia y
calidad, se precisan los siguientes lineamientos para la depuración de información de
situaciones académicas:
1. Las Direcciones Regionales realizarán el seguimiento al proceso de depuración de
información teniendo en cuenta el procedimiento planes de mejoramiento, registrado en
compromiso por la ruta Compromiso / Desarrollo Organizacional / Documentos del Proceso
/ Instructivo Planes de Mejoramiento con el código DO-I-006 acompañado por el líder siga
de la regional.
2. Los coordinadores de formación integral, gestión educativa y promoción y relaciones
corporativas de cada una de las Regionales en cooperación con los homólogos de sus
Centros de Formación y Coordinadores Académicos establecerán, los planes de mejora y
las revisiones trimestrales durante la vigencia y adelantarán la depuración de información
académica consignada en los reportes distribuidos por regional y Centro de Formación con
la casuística pendiente de solucionar.
3. Así mismo por mecanismo de control se establece que al último día del mes de marzo de
cada vigencia se subsanen y definan las novedades que queden pendientes del año
inmediatamente anterior, cada plan de mejora deberá ser remitido por el coordinador de
formación integral, gestión educativa y promoción y relaciones corporativas de la regional
a su profesional contacto de administración educativa de la Dirección de Formación
Profesional Integral.
Los Centros de Formación deben establecer mecanismos de control para la realización de
la etapa productiva dentro de los tiempos establecidos en la normatividad vigente , con la
suficiente antelación para evitar la deserción.
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4. Los subdirectores de los Centros de Formación y su equipo de trabajo (Comité de
Evaluación y Seguimiento) son los responsables de revisar, documentar, validar y gestionar
los procesos de depuración de la información de los aprendices, para lo cual se deben
apoyar en la idoneidad de la documentación en cada caso y deberán analizar cada
situación en particular teniendo en cuenta las implicaciones que se pueden generar del
debido proceso a aplicar.

Vigencias vencidas formación complementaria: fichas que superen tres meses después de la
fecha fin de la ficha.
Vigencias vencidas formación titulada: fichas que superen el periodo establecido en el
reglamento del aprendiz para la entrega de evidencias de la etapa productiva y cumplimiento
de los demás requisitos para certificación.

A continuación, se relacionan los casos pendientes por definir y su correspondiente

aplicación, atendiendo al debido proceso:

Tabla 1: CASOS DE APRENDICES SIN DEFINICIÓN ACADÉMICA - VIGENCIAS VENCIDAS

CASOS APLICACIÓN
1 Aprendices de cualquier Como acciones correctivas establecidas por el MIPG y
nivel y modalidad de teniendo en cuenta el compromiso de la calidad de la
formación en los siguientes información en el SENA, el centro de Formación realizará
estados: inducción, el seguimiento mensual para que la población de
formación, condicionado, aprendicesen período de ejecución de la etapa productiva
aplazado y reingresado. pueda desarrollar este proceso en el tiempo establecido
en los programas de formación y antes de cumplir los
Antes del vencimiento de dieciocho (18) meses después de terminada la etapa
términos como causal de lectiva para definir la modalidad de la etapa productiva.
deserción (2 años después de
finalizada la etapa lectiva) El Centro de Formación realizará bimensualmente un
informe con análisis cualitativos y cuantitativos de la
gestión de esta depuración, este lo remitirán al
Coordinador Misional de la Regional y al Asesor del Grupo
de Administración Educativa de la Dirección de Formación
Profesional Dirección General. Vencido este plazo el
aprendiz quedará expuesto a la declaración de deserción
como lo establece el Reglamento del Aprendiz (Acuerdo
00007 de 2012, Articulo 22 Numeral 4 literal d), o la norma
que lo sustituya.
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2 Aprendices de cualquier El Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de
nivel y modalidad de formación estudia y sugiere declarar la deserción.
formación en los siguientes
estados: inducción, La decisión que tome el Comité de evaluación y seguimiento
formación, condicionado, se registrará en el acta de comité y servirá de instrumento
aplazado y reingresado. para la elaboración del acto administrativo que será firmado
por el subdirector de centro, el cual será notificado
Vencimiento de Términos personalmente al aprendiz, para lo cual se le citará en día y
como causal de deserción: hora hábil al centro de formación, mediante una
Aprendices que superaron el comunicación escrita que será remitida a la última dirección
periodo establecido en el de residencia y al correo electrónico registrados en el
reglamento del aprendiz para sistema de gestión académico administrativo.
la entrega de evidencias de la
realización de la etapa De no comparecer al centro de formación en la fecha y hora
productiva y cumplimiento de establecida dentro de los 5 días hábiles siguientes, el Centro
los demás requisitos para fijará el acto administrativo por edicto en cartelera o blog
certificación. del Centro de Formación, por el término de diez días hábiles
desde su fijación. Se dejará evidencia de la fecha de fijación
y desfijación, mediante acta firmada por el responsable de
publicar el edicto y dos testigos. Si pasados los diez días
hábiles no se presenta ningún recurso, el acto
administrativo se declara en firme y se procede a su registro
en el sistema académico administrativo, dentro los
siguientes 5 días hábiles siguientes a la desfijación del
edicto.

Teniendo en cuenta que se va a aplicar la deserción se

debe proceder a la cancelación de la matrícula de acuerdo
con el Reglamento del Aprendiz.

Tabla 2: CASOS DE APRENDICES DE FORMACION TITULADA DE LOS DIFERENTES NIVELES EN

ESTADO POR CERTIFICAR DE VIGENCIAS VENCIDAS -CONTACTABLES

CASOS APLICACIÓN

Aprendices en estado Por 1) Se le informará al aprendiz su situación académica

3 Certificar de los niveles de actual al correo electrónico o dirección de residencia
formación laboral y tecnológica registrada en SOFIA Plus a través del sistema de servicio
y todas las modalidades de al ciudadano. El aprendiz dentro de los 5 días hábiles
formación, un (1) año siguientes a la notificación informará mediante
calendario después de haberse comunicación escrita su interés en el proceso de
registrado el juicio evaluativo certificación o retiro.
de la etapa productiva en el
sistema de gestión académico Cuando el aprendiz desea certificarse:
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 CASOS APLICACIÓN
administrativo. 2) Si el aprendiz informa mediante comunicación escrita su
intención de obtener su certificado, luego de que haya
transcurrido un (1) año después de evaluada la etapa
productiva, se tienen en cuenta los siguientes ítems:

2.1) El aprendiz solicita traslado a una ficha en ejecución:

debe manifestarlo por escrito y radicado en el centro de
formación y por el sistema de gestión académico
administrativo. La etapa productiva realizada en la ficha
origen tiene validez en la ficha destino. Este traslado aplica
por una sola vez. En el evento de solicitar un nuevo traslado
procede la cancelación de la matrícula.
2.2) El Centro de formación estudia y aprueba el traslado a
una ficha en ejecución. De no contar con el programa
vigente para realizar el traslado al aprendiz la coordinación
académica procederá a estudiar la mejor opción de
formación para sugerírsela al aprendiz. De aceptarla el
aprendiz, el centro de formación gestionará la inscripción y
matricula especial. De igual forma, reconocerá sus saberes
previos los cuales serán ingresados a la ficha del programa
de formación aceptado por el aprendiz en el sistema de
información académico administrativo. Esta acción se
dejará documentada en acta la cual el centro de formación
garantizará su custodia y preservación.

Nota: Si el programa realizado no es el mismo, el centro de

formación le sugerirá al aprendiz un programa vigente
dentro de la misma red tecnológica o red de conocimiento

2.3) El aprendiz de nivel tecnólogo, que esté dentro de los

términos definidos en el reglamento del aprendiz vigente
(plazo para la entrega de evidencias de la etapa productiva y
cumplimiento de los demás requisitos para certificación), y
tenga pendiente la presentación de la prueba SABER TyT
podrá gestionar su inscripción a la prueba en la plataforma
PRISMA en la primera fecha disponible de acuerdo con el
cronograma definido por el ICFES.

2.4) El aprendiz que se traslade a una ficha reciente, se

deberá actualizar en la totalidad de las competencias del
programa correspondiente y gestionar el trámite
administrativo para su certificación en los términos del
Reglamento del Aprendiz

Cuando el aprendiz desiste de la certificación:

1) El aprendiz solicita retiro de la formación: debe

manifestarlo por escrito radicado al centro de formación y
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 CASOS APLICACIÓN
por el sistema de gestión académico administrativo.
2) La decisión que tome el Comité de evaluación y
seguimiento se registrará en el acta de comité y servirá de
instrumento para la elaboración del acto administrativo
debidamente firmado por el subdirector de centro y será
notificado personalmente al aprendiz, para lo cual se le
citará en día y hora hábil al centro de formación, mediante
una comunicación escrita que será remitida a la última
dirección de residenciay al correo electrónico registrados en
el sistema de gestión académico administrativo. De no
comparecer al centro de formación dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes al envío de la comunicación, el Centro
fijará el actoadministrativo por edicto en cartelera o blog del
Centro de Formación, por el término de diez días hábiles
desde su fijación. Se dejará evidencia de la fijación y
desfijación, mediante acta firmada por el responsable de
publicar el edicto y dos testigos. Si pasados los diez días
hábiles no se presenta ninguna reclamación, el acto
administrativo se declara en firmey se procede a su registro
en el sistema académico administrativo, dentro de los
siguientes quince (15) días calendario a la desfijación del
edicto.

Tabla 3: CASOS DE APRENDICES DE FORMACION TITULADA DE LOS DIFERENTES NIVELES EN

ESTADO POR CERTIFICAR DE VIGENCIAS VENCIDAS – NO CONTACTABLES

CASOS APLICACIÓN

Aprendices de formación Una vez aplicado, agotado, documentado y resguardada la

titulada (Laboral y documentación del debido proceso a los aprendices, y de no
tecnológica) en cualquiera de ser contactables el centro de formación procede con su
4 las modalidades, que se cancelación, para lo cual se gestionará la activación de la
encuentren en estado Por ficha y la reversión del último juicio de aprendizaje emitido.
Certificar.
El subdirector de centro procederá a emitir una resolución
motivada de la sugerencia realizada por el comité de
evaluación y seguimiento, como soporte legal para realizar
la deserción de los aprendices que se encuentran en la
misma situación.

El centro de formación procederá a ingresar la novedad de

deserción como mecanismo de depuración.
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Tabla 4: CASOS DE APRENDICES DE FORMACIÓN COMPLEMENTARIA EN ESTADO EN FORMACIÓN
O POR CERTIFICAR DE VIGENCIAS VENCIDAS

CASOS APLICACIÓN
Aprendices de formación Pasados 3 meses después de terminada la ficha de
complementaria en formación complementaria los centros de formación
cualquiera de las deberán:
5 modalidades, que se
encuentren en formación o 1. A los aprendices que no participaron en la formación
por certificar. o que no presentaron las evidencias para evaluación
de los juicios evaluativos, el instructor asignado a la
ficha deberá hacer el registro del juicio evaluativo
como NO APROBADO en el sistema de gestión
académico administrativo.
2. A los aprendices en estado por certificar una vez
vencidos los términos (tres meses después de
terminada la ficha) el centro deformación procede a
la cancelación de la matrícula. En el evento en el cual
la ficha está terminada se solicita al Grupo de
Administración Educativa de la Dirección General para
su activación.

Recordemos la importancia de revisar y aplicar lo establecido en las Circulares:

• 3-2013-000013 del 16/03/2013: directrices para el cambio de datos básicos en el
aplicativo.
• 3-2013-000052 del 12/06/2013: orientaciones para unificar y o
modificar documentos deidentificación de usuarios en el aplicativo SOFIA
Plus desde el rol de Agente GAE.
• 3-2014-000084 del 07/04/2014: seguimiento a la verificación de los estados de
documentos.
• 3-2015-000155 del 09/10/2015: verificación de inconsistencias calidad de
datos corte mes dejulio de 2015.
• 3-2019-00115 de 25/07/2019: lineamientos para la prestación de
servicios de formación, certificación de competencias laborales, gestión de
empleo y servicios de emprendimiento a ciudadanos venezolanos y otros
extranjeros
• 3-2022-000043 del 28/02/2022: lineamiento Temporal para la prestación
de servicios de formación y certificación de los migrantes venezolanos con
Permiso por Protección Temporal.

Adicionalmente, se deberá dar cumplimiento a los documentos GFPI_F_013 Guía para

desarrollar los procesos formativos, y GFPI_G_018 Guía para la certificación académica.
El subdirector de Centro y sus coordinadores documentarán, organizarán y salvaguardarán
la documentación generada por la aplicación de los debidos procesos, esta será auditable
por entes de control.
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El centro de formación por ningún motivo expedirá certificaciones de aprendices asociados
a fichas de vigencias vencidas como se establece en este lineamiento.
Esta circular Deroga la Circular Numero 000080 de 2021.

Cordialmente,
Firmado digitalmente
Nidia Goméz por Nidia Goméz Pérez

Pérez Fecha: 2022.06.24

18:11:34 -05'00'

NIDIA GÓMEZ PÉREZ

Directora de Formación Profesional

Proyectó:
Rosario Fernandez de Soto Pombo
Abogada Contratista- Grupo Gestión Estratégica y Administrativa

Carlos Julio Rodríguez Garzón Contratista Grupo de Administración Educativa

Jaime Andres Perez Contratista Grupo de Administración Educativa

Revisó:

Claudia Patricia Forero Londoño Coordinador Grupo de Ejecución de la Formación

Edgar Adrián Zambrano Tamayo Coordinador Grupo de Aseguramiento de la calidad de Formación
Profesional Integral

Emilia Aguirre Leguizamo Coordinadora Grupo de Gestión Curricular

Hellmann Yesid Rusínque
Coordinador Grupo de Ejecución de la Formación Virtual
Janeth Adriana Mariño Cepeda
Coordinadora Grupo de Administración Educativa

Lily Johanna Jara Rubiano

Coordinadora Grupo de Bienestar al Aprendiz y Atención al Egresado
Nancy Dioneth Briceño Moreno
Coordinadora Grupo SENNOVA.
María Fernanda Silva Coronado Abogada Contratista Dirección de Formación Profesional MFSC

Jorge Albeiro Martínez Pineda Contratista Dirección de Formación Profesional - Escuela Nacional de Instructores

Jenny Adriana Amaya Bustos Contratista Dirección de Formación Profesional - Gestión Estratégica y Administrativa

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