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Control

Alexinny P. Albelaez, Carlos P. Sanchez, Cesar P. Oliveros, Esteban P. Machado, Letzimar

M. Mares y Paola P. López.

Universidad Nacional Experimental de Guayana.

Ciudad Guayana, 17 de junio de 2024

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El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen

estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones,

prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. (Münch, p. 55)

El control, como función administrativa, forma parte del ciclo conocido como proceso

administrativo, constituye la última de sus fases, le corresponde la comprobación de las

acciones y programas planificados para determinar si se cumplen los objetivos fijados y

plantear medidas de corrección y mejora cuando sea posible.

A continuación, se presentan, de manera sintética, algunas de las principales

características del control como etapa del proceso administrativo, sus funciones, objetivo, los

pasos dentro de su propio proceso y algunos de sus principales tipos.

Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases

mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas

se dividen en planeación, dirección, organización y control. Como observamos, el control es

la última etapa del proceso administrativo. Esta etapa consiste en medir y corregir el
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desempeño de las actividades y procesos que se llevan a cabo para asegurar que los objetivos

de la empresa sean alcanzados.

Tiene las siguientes funciones:

I. Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los desvíos indeseables o

comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando

dentro de la empresa.

II. Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o funciones

de los colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos se han desviado o

presentan irregularidades, esta regulación los hará volver a las actividades ya

planeadas.

III. Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte del proceso

administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.

Objetivo

El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo se haga

conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o

desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición

Proceso de control

El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático de regular o

medir las actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los

objetivos y expectativas establecidos en sus planes (Bernal y Sierra, p. 211). A fin de

identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar su repetición, la

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función de control, como fase del proceso administrativo, se desarrolla dentro de un proceso

compuesto por las siguientes fases:

1. Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o

comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:

 De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias,

materias primas, número de horas de trabajo.

 De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.

 De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo

medio de elaboración de un producto.

 De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.

2. Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

3. Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el desempeño

de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si

hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado.

4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.

El control es un medio de retroinformación que sirve para reiniciar el proceso

administrativo. Si el fin último de la administración es la calidad y eficiencia, la manera de

verificar que esto se ha logrado es a través del control. (Munch, p. 56. 2007)

El sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de

retroalimentación cuyo propósito central es identificar oportunidades de mejoramiento que

les permitan a las organizaciones una mejora continua en la optimización de sus recursos y el
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logro de sus resultados en función de una mejor competitividad, mediante un mejor

desempeño de las actividades. (Bernal y Sierra, p. 211)

Mancera (p. 5), propone una variación al proceso de control, dice que el verdadero

proceso de control incluiría los siguientes pasos:

 Una fase de planificación de objetivos para cada segmento de la organización.

 Ejecutar los objetivos.

 Medir los resultados.

 Interpretar los resultados.

 Emprender acciones correctoras. Estas acciones correctoras, a su vez podrían ser de

tres tipos:

o Modificar la actuación del segmento cuyos resultados son insatisfactorios.

o Modificar el objetivo inicialmente asignado.

o Modificar la estructura del segmento y organizarlo de otro modo, asignando

objetivos particulares a cada subsegmento.

Tipos de control

Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:

 Control Preliminar: Es el realizado antes de que el proceso operacional comience.

Esto incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar

que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

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 Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección,

vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a

cabo bajo las condiciones requeridas.

 Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los

resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.

Importancia del control dentro del proceso administrativo

De acuerdo con Munch (p. 57. 2007), el control es una función del proceso

administrativo de vital importancia, dado que:

 Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.

 Promueve el aseguramiento de la calidad.

 Protege los activos de la empresa.

 Se garantiza el cumplimiento de los planes.

 Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.

 Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y evitar que

se repitan.

 Es el fundamento para reiniciar el proceso de planeación y sus etapas.

Herramientas y técnicas de control

El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo que se conoce

como el sistema de control de la empresa u organización. Dichas técnicas son aplicadas a lo

largo y ancho de la firma, en todas sus áreas funcionales, con el propósito de evaluar el
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desempeño en todos los niveles, por cargo, por actividad, por proceso, por departamento, por

área y en general, a fin de establecer las desviaciones y, a través de esas medidas, determinar

las acciones correctivas necesarias.

Algunas de las técnicas de control son enunciadas a continuación

 Auditoría. De gestión o administrativa, interna, financiera, contable, externa, legal,

operativa, informática.

 Reportes e informes.

 Indicadores de gestión, productividad y desempeño.

 Contabilidad.

 Presupuestos.

 Diagramas.

 Modelos matemáticos.

Las siguientes son algunas de las preguntas más comunes que se realizan antes de

decidir el uso de herramientas y técnicas de control:

 ¿Qué se va a medir?

 ¿Quién llevará a cabo la acción o proceso?

 ¿Con cuáles elementos de control se cuenta?

 ¿Existe un nivel de aceptación de errores?

 ¿A quién le interesa el posible reporte?

 ¿Qué se puede hacer a partir de obtener la información?

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El control es uno de los pasos más importantes dentro del proceso administrativo, ya

que, en este, se observan todas las irregularidades que se presentaron en el proceso y facilita

que se vuelvan a hacer de acuerdo a su planeación. Sin embargo, todos los pasos son

importantes y se deben de cumplir cada uno a su tiempo, utilizando la herramienta necesaria

para mantener un buen control de la organización, por lo tanto, es de vital importancia

comprender estas herramientas y generar los cambios necesarios en la empresa.

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Referencias

Navarrete Lozano Karla E. (2019, diciembre 20). El control dentro del proceso

administrativo. Qué es, objetivo, proceso, importancia y tipos. Recuperado de

https://www.gestiopolis.com/el-control-dentro-del-proceso-administrativo/