Definición e Importancia

Una organización, es un grupo social compuesto por personas naturales, tareas y administraciones que forman
una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes, servicios o normativas para satisfacer las
necesidades de una comunidad dentro de un entorno, y así poder lograr el propósito distintivo que es su misión. Es un sistema de
actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia
de la organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar
conjuntamente para lograr un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar
todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar
los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas
para estos propósitos.
Existen varias escuelas filosóficas que han estudiado la organización como sistema social y como estructura de acción, tales como
el estructuralismo y el empirismo. Para desarrollar una teoría de la organización es preciso primero establecer sus leyes o al menos
principios teóricos para así continuar elaborando una teoría sobre ellos. Un camino sería clasificar y mostrar las diferentes formas de
organizaciones que han sido más , tales como la burocracia como administración o elementos que componen la organización y que
igualmente han sido ya muy tratados, tales como el liderazgo formal e informal. Como metodología, esto se llama investigación
operativa y en el ámbito de las ciencias sociales es el campo de estudio de la sociología de la organización. Un nuevo uso está
emergiendo en las organizaciones: la gestión del conocimiento. Típicamente, la organización está en todas partes, lo que dificulta su
definición independiente o sin involucrarse en una aplicación particular.

Importancia
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a
cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.). lo que obviamente redunda en la necesidad de
efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones o responsabilidades.

Características
Los elementos principales de toda organización son los siguientes:

 Un objetivo.
 Elementos personales.
 La dirección.
 La división del trabajo, que es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el
objetivo de mejorar la eficiencia.

Criterios de departamentalización
Los criterios de departamentalización son los que nos permitirán realizar la división y el agrupamiento de las funciones y actividades
en unidades específicas con la finalidad de aplicar un modelo de organización especifico. Para llegar a determinar esos criterios se
tiene que aplicar el siguiente procedimiento:

 a) Listar todas las funciones de la empresa

 b) Clasificar según su función
 c) Agruparlas según orden jerárquico
 d) Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas
 e) Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.
 f) Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
 g) El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades
específicas de la empresa y las funciones involucradas.
Ese procedimiento nos permitirá tener un conocimiento especifico de la situación década empresa y la posibilidad de tener diversos
criterios de cómo dividimos y agrupamos las funciones y actividades, según los tipos de departamentalización más conocidos y
usados.
A partir de los diferentes criterios de cómo dividimos y agrupamos las funciones y actividades, podemos establecer que los tipos de
departamentalización mas mencionados por la teoría, son los siguientes:

 1) Departamentalización por números simples

 2) Departamentalización por tiempo
 3) Departamentalización por Función Empresarial
 4) Departamentalización por Territorial o Geográfica
 5) Departamentalización por tipo de cliente
 6) Departamentalización por procesos o equipos
 7) Departamentalización por productos
 8) Departamentalización Mixta
 9) Departamentalización matricial

 Organización formal e informal

 Organización formal
 Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de
acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que
está en el papel.
 Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de
cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
 En otros términos, es la organización formalmente oficializada.
 Organización informal:
 Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización
formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
 Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen
en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
 La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas
posiciones de la organización formal.
 Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.
 La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen
espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la
organización formal.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, incluyen las estructuras
departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una
organización:

 Desempeña un papel informativo.

 Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

 Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

 Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Tipos de organigrama:

1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las
autoridades en niveles decrecientes.
5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.
Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de
fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado.

Manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos
con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción
que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación
con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y
proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la
empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los
esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe
contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente
de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las
necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la
organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la
empresa.

Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil
puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con
la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos

Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan:

 Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización

 Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización
 Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
 Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la
uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
 Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias
 Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
 Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
 Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus
atribuciones
 Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
 Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
 Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones
pertinentes
 Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en
general o alguno de sus elementos componentes.
 Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.
 Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales

Definición de Flujograma

Un flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un
proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de
todo tipo a partir de símbolos.

Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un determinado proceso para la identificación de, por
ejemplo, las entradas de los proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos del proceso.

Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e identificar las oportunidades de mejorar la situación actual;
diseñar un nuevo proceso en el cual aparezcan incorporadas aquellas mejoras; facilitar la comunicación entre las personas
intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta informaciones sobre los procesos.

Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos para representar las diversas etapas del proceso, las
personas o sectores implicados, la secuencia de las operaciones y la circulación de documentos y de datos.

Entre los símbolos más comunes se destacan: elipse-límites (identifica el inicio y el fin de un proceso), rectángulo-operaciones
(representa una etapa del proceso; tanto el nombre de la etapa como de quien se encarga de ejecutarla, se inscriben dentro del
símbolo), cuadrado recortado por debajo-documentos (documento que resulta de la correspondiente operación; en el interior se anota
el nombre que corresponda) y rombo-decisión (representa al punto del proceso en el cual hay que tomar una decisión. La pregunta se
inscribe dentro del rombo y dos flechas que salen del mismo enseñan la dirección del proceso en función de la respuesta real.

Existen diversos tipos de flujograma: de acuerdo a la forma (vertical, horizontal, panorámico o arquitectónico), por el propósito (de
forma, de labor, de método, analítico, de espacio, combinado).
 INTITUTO TECNICO SUPERIOR DE COMERCIO

INSCO– ESAE

ORURO - BOLIVIA

TRABAJO PRACTICO

NOMBRES: Junnior ríos Vásquez

CURSO: 1° “C” NOCHE

MATERIA: administración