Transportación 2023-2024

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Secretario | Lcdo. Eliezer Ramos Parés | [email protected].

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16 de febrero de 2023

Subsecretario asociado, subsecretario de Administración, subsecretario para


Asuntos Académicos y Programáticos, secretaria asociada de Educación
Especial interina, secretarios auxiliares, directores de divisiones, institutos y
oficinas, gerentes y subgerentes, directores ejecutivos, directores de áreas y
programas, superintendentes regionales, superintendentes de escuelas,
superintendentes auxiliares, directores de Centro de Servicios de Educación
Especial, facilitadores docentes, directores de escuela, consejeros
profesionales y maestros

Enlace Firmado
Lcdo. Eliezer Ramos Parés
Secretario

DIRECTRICES PARA LOS SERVICIOS DE TRANSPORTACIÓN ESCOLAR DE


LOS ESTUDIANTES PARTICIPANTES DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN
ESPECIAL PARA EL AÑO ESCOLAR 2023-2024

La transportación escolar es uno de los servicios relacionados que tiene


disponible el Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) para los
estudiantes con discapacidad elegibles al Programa de Educación Especial.
Su propósito es garantizar que estos tengan acceso a los servicios educativos
y relacionados recomendados en su Programa Educativo Individualizado
(PEI).

Durante la reunión con el Comité de Programación y Ubicación (COMPU)


para la creación, revisión o enmienda al PEI, de determinar que el estudiante
es elegible para recibir los servicios de transportación, se completará el
cuestionario de elegibilidad a los servicios, disponible en la parte VIII. b–
Servicios del PEI por medio de la plataforma Mi Portal Especial (MiPE). Una
vez determinado el servicio de transportación apropiado para el estudiante
y firmado el PEI, el director de escuela (para los estudiantes matriculados en
su escuela), el facilitador docente o el director del Centro de Servicios de
Educación Especial (CSEE) (para los estudiantes no públicos, Head Start o
Homebound) certificarán que los servicios recomendados se canalicen
conforme con las directrices aquí emitidas.

P.O. Box 190759, San Juan, Puerto Rico 00919-0759•Tel: (787) 773-6178
El Departamento de Educación no discrimina de ninguna manera por razón de edad, color, sexo, nacimiento, condición de
veterano, ideología política o religiosa, origen o condición social, orientación sexual o identidad de género, discapacidad o
impedimento físico o mental, ni por ser víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho.
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En la reunión de COMPU, para ofrecer los servicios de beca de


transportación, deben participar aquellas personas requeridas por la
reglamentación vigente.

Con el propósito de dar uniformidad a los procedimientos relacionados con


la transportación escolar, les informamos las disposiciones del «Reglamento
de Transportación Escolar», en su artículo 8 – Responsabilidad del director
de escuela, en su artículo 11 – Solicitud de servicio, y en su artículo 12 – Trámite
de la solicitud, en las que se establece lo siguiente:

I. Transportación regular

1. Una vez el PEI, en el cual se recomienda el servicio, pase a estatus


firmado, el sistema MiPE generará el formulario SAEE-11 Solicitud de
servicios de transportación. Este formulario se archivará en el expediente
físico del estudiante.

2. El director de escuela se asegurará de que el estudiante elegible a la


transportación regular tenga una solicitud de transportación regular por
medio de la plataforma Sistema de Manejo de Transportación Escolar
Plus (SMTE+). De no tenerla, completará la solicitud de recomendación
para el servicio de transportación escolar. Del director no tener acceso a
la SMTE, completará el formulario Solicitud de Creación de Cuenta para
el Sistema de manejo de Transportación Escolar (SMTE).

II. Transportación por porteador

1. Una vez el PEI, en el cual se recomiende el servicio, pase a estatus


firmado, la plataforma MiPE generará el formulario SAEE-11 Solicitud de
servicios de transportación. Este formulario se archivará en el expediente
físico del estudiante.

2. El sistema MiPE enviará, mediante interfase, el formulario SAEE-11 al


sistema SMTE+ para realizar el proceso correspondiente a la
coordinación del servicio de transportación por porteador.

3. La certificación de asistencia al servicio de transportación por porteador


se validará de acuerdo con lo siguiente:

a. Transportación por porteador al servicio educativo, se validará por


medio de la plataforma SIE. Para esto, el director de escuela se
asegurará de que los maestros registren la asistencia diaria del
estudiante en dicho sistema.
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b. La Certificación de Servicios de Transportación por Porteador, de


una institución o centro privado, debe ser recogida por el
porteador que ofrece el servicio. Esta se incluirá como anejo en su
facturación mensual presentada en SMTE+ para validar los días de
servicios facturados. Esta debe estar completada en todas sus
partes, con el sello oficial y certificada por el representante de la
institución.

c. Al momento de la disponibilidad, la transportación por porteador


al servicio de terapia se validará por medio de la plataforma MiPE
Finanzas. Los proveedores de servicios certifican la asistencia a
través de dicho sistema.

4. Si durante el transcurso del año escolar, el COMPU determina que un


estudiante dejará de ser elegible a los servicios de transportación o
cuando los padres rechacen el servicio, el maestro de Educación Especial
procederá, de forma inmediata, a enmendar el PEI para eliminar los
servicios de transportación. Una vez esta enmienda al PEI esté en estatus
firmado, los servicios cesarán.

5. De surgir algún problema con el servicio de transportación, el director de


escuela utilizará la sección de incidencias que se incluye en el SMTE+. La
Unidad de Transportación de la oficina regional educativa (ORE) tendrá
una cantidad de días fijos para solucionar la situación, informándole la
acción tomada.

III. Becas de transportación

A. Una vez determinada la necesidad de transportación escolar mediante


beca de transportación, el director, facilitador docente o director del
CSEE, según corresponda, procederá a completar el cuestionario de
transportación en la parte VIII. b del PEI en MiPE. Una vez completado, el
sistema habilitará los campos correspondientes a este servicio para la
información requerida en la Hoja de acuerdo de millaje y tarifa.

B. Proceso para el cálculo de millaje y pago de la beca de transportación al


servicio educativo y de terapia:
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1. Una vez completado el proceso de registrar la información


correspondiente en el PEI y en MiPE y esté en estatus firmado,
el sistema proveerá, para imprimir, la Hoja de acuerdo de millaje
y tarifa del estudiante para la firma del padre, de la madre o del
encargado y la del director de la escuela. El original de este
documento tiene que permanecer en el expediente físico del
estudiante.

2. El director de escuela junto con el padre, la madre o el


encargado determinarán la distancia en millas desde el punto
de partida A hasta el punto de llegada B de acuerdo con el
servicio al cual fue elegible el estudiante, ver tabla con las rutas
correspondientes a cada servicio:

Servicio para el cual requiere beca Punto de Punto de Lugar de regreso


de trasportación partida A llegada B del estudiante
para efectos del
cálculo de millaje
1. Servicio educativo (escuela Hogar Escuela o Hogar
pública y privada) instituto

Nota: cuando el padre que brinda


la transportación al estudiante
trabaja cerca o en la misma ruta
hacia la escuela, el cálculo del
millaje será considerando
solamente la porción del desvió
que realice para llegar a la escuela.

2. Servicio de terapia (estudiante Escuela o Corporación Escuela o


público y privado) instituto u oficina del instituto
proveedor
3. Servicio de terapia (estudiante Hogar Corporación Hogar
Homebound) u oficina del
proveedor
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4. Servicio de terapia sábados * Hogar Corporación Hogar


u oficina del
proveedor
5. Estudiante con recomendación Hogar Corporación Hogar
de servicio de terapia fuera del u oficina del
horario escolar del estudiante, y proveedor
que no tiene beca al servicio
educativo
6. Estudiante con recomendación Escuela o Corporación Escuela o
de servicio de terapia fuera del instituto u oficina del instituto
horario escolar del estudiante, y proveedor
que cuenta con beca al servicio
educativo

* Servicios de terapia sábado se refiere a aquellos estudiantes que el servicio de


terapia está disponible solamente los sábados. En el caso de que el estudiante
tome una misma terapia tanto en la semana como los sábados, el cálculo de
millaje que prevalece para efectos de la beca es desde la escuela a la
corporación, igual al punto 2 de la tabla.

3. Para el cálculo del millaje, deberán utilizar las siguientes


aplicaciones:
a. Google Maps,
b. Wase.com,
c. cualquier otra aplicación o página web que ofrezca la
alternativa que pueda calcular millaje entre dos puntos y
se pueda imprimir para mantener como evidencia en el
expediente del estudiante.

4. En caso de que el Google Maps muestre más de una ruta, el


director de escuela deberá seleccionar la ruta más corta y
accesible. Hay que recordar que deben realizar el cálculo en
millas no kilómetros.

5. La distancia en millas, indicada entre los puntos A y B, será


multiplicada por dos (2) para determinar ida y vuelta. El total de
esta ecuación es la cantidad de millas que ingresarán en el PEI
de MiPE. El sistema no reconoce números decimales por lo cual
el resultado de la ecuación deberá ser redondeado.
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6. El sistema MiPE, una vez ingrese la cantidad de millas,


multiplicará la cantidad de millas por la tarifa establecida de
cuarenta centavos (.40) por milla. El resultado será el total de la
beca diaria que se pagará al estudiante.

7. En caso de que no se pueda determinar la distancia bajo el


mecanismo anteriormente descrito, debido a que los puntos A
o B no aparecen en el mapa, el director de la escuela o el
representante autorizado identificará el punto más cercano a la
residencia o a la escuela para establecer la distancia junto con
el padre, la madre o el encargado. Este mecanismo utilizado
para determinar la cantidad de millas tiene que estar
documentado y la evidencia tiene que permanecer en el
expediente físico del estudiante.

8. Luego de firmado el PEI, si el total de millas es mayor a 50,


deberá enviar a la Secretaría Asociada de Educación Especial
(SAEE) la Solicitud de aumento de millaje, para esto usará el
correo electrónico: [email protected]. Con la
solicitud, someterán:
a. Evidencia de la pantalla de la aplicación seleccionada
para calcular el millaje en la que se presente el punto de
partida A y el punto de llegada B, y el total de millas.
b. Minuta en la que se establezca la justificación del total de
millaje.
c. Información con los datos del remitente, incluyendo el
correo electrónico para contactarlo, en caso de necesitar
información adicional.

9. Los funcionarios que realicen este proceso en la escuela o en el


CSEE, son responsables de la veracidad y exactitud de la
cantidad de millas establecidas en la Hoja de acuerdo de millaje
y tarifa, en el PEI. Dicha hoja debe contemplar claramente lo
siguiente:
a. Para los servicios de beca al servicio educativo, deberán
ingresar la dirección física del hogar del estudiante y la
dirección física de la escuela o instituto.
b. Para los servicios de beca a terapia, deberán ingresar la
dirección física de la escuela y la dirección física de la
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corporación u oficina del proveedor en la cual el


estudiante recibirá la terapia.

10. Para el proceso del pago de la beca de transportación al servicio


educativo en escuela pública, la SAEE tomará del SIE la
información de los datos demográficos del estudiante y los días
lectivos del año escolar que asistió al servicio educativo.
Transcurrido el mes, creará un informe con la información que
provee el sistema, para proceder con el pago de la beca al
servicio educativo de forma automática.

11. Para el proceso del pago de la beca de transportación al servicio


de terapia para los estudiantes que los reciben mediante una
corporación que tenga contrato con la SAEE durante el año
escolar 2023-2024, el maestro ya no tendrá que preparar la
nómina de beca para terapia, ya que la asistencia se recogerá
de forma automática con la facturación presentada por el
proveedor. El maestro tendrá accesible la lista de proveedores
con contrato en el MiPE, para su referencia.

12. Para el proceso del pago de la beca de transportación al servicio


educativo de los estudiantes de escuelas privadas que reciben
servicios, a través de algún colegio o institución que tenga
contrato con la SAEE durante el año escolar 2023-2024, el
director de la escuela, facilitador docente o director del CSEE
según corresponda, no tendrá que preparar la nómina de beca,
ya que la asistencia se recogerá de forma automática con la
facturación presentada por la escuela privada mediante el
MiPE.

13. Para el proceso del pago de los servicios de beca de


transportación a estudiantes privados que reciben servicio
educativo y de terapia con proveedores que no tienen contrato
con la SAEE, el director de la escuela, el facilitador docente o el
director del CSEE según corresponda, tendrá que preparar
mensualmente, las nóminas de estos estudiantes (documento
EdEsp-NE, Rev. Marzo/2022).
a. Se incluirá el nombre del acompañante en la misma
nómina, si aplica. Ver información del acompañante
en el punto C de esta directriz.
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b. Una vez que el padre, la madre o el encargado


entregue a la escuela las Certificaciones de Asistencia
a Terapia, deben poncharlas, procesar las nóminas de
forma inmediata dentro de los próximos 15 días
calendario y enviarlas a la SAEE para el pago.
c. La escuela debe mantener copia en sus archivos de
todos los documentos para poder presentarlos, en
caso de ser necesario.

14. El pago de la beca al servicio educativo será emitido al


estudiante mediante depósito en una tarjeta de débito que se
le entregará al padre, la madre o el encargado del estudiante
tan pronto esté disponible. Esta tarjeta no tiene fecha de
vencimiento. De presentarse algún problema el padre, la madre
o el encargado deberá comunicarse a la SAEE para realizar las
gestionar correspondientes.

15. Para que la SAEE pueda emitir el pago de la beca al servicio


educativo del estudiante ubicado en una escuela pública
elegible a estos servicios, es importante que la escuela se
asegure de:
a. mantener la asistencia actualizada en el SIE,
b. que el PEI del estudiante se encuentre en el MiPE en
estatus firmado,
c. que todo cambio en la elegibilidad a los servicios de
beca de transportación se incluya de forma inmediata
en el PEI electrónico (MiPE) del estudiante,
d. que la cantidad de millas sea la correcta de acuerdo
con el punto de partida A y de llegada B (ida y vuelta),
e. que la información demográfica del estudiante se
encuentre actualizada en el SIE y en el MiPE,
incluyendo el número de seguro social.
f. que no exista cruce entre las fechas de inicio del PEI
original y la de inicio de las enmiendas. En caso de que
ocurra, se comunicará con el personal de la SAEE para
que le ofrezca la asistencia técnica necesaria.

16. El maestro y el director de la escuela serán los responsables de


cualquier pago que se emita indebidamente, a causa de no
mantener actualizada la asistencia del estudiante en el SIE. Se
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reitera que cualquier cambio de elegibilidad en los servicios de


beca de transportación o para establecer un millaje menor o
mayor al correspondiente, se debe registrar inmediatamente
en el sistema MiPE.

17. Ningún funcionario escolar o de escuela privada entregará las


nóminas a los padres, las madres o los encargados para el
trámite de entrega en la SAEE. El documento de Certificación
de Asistencia a Citas de Terapias tiene que estar certificado y
completado en todas sus partes, incluidas las fechas y las firmas
correspondientes.

18. Para los efectos de pago, las certificaciones de un estudiante a


terapias en diferentes disciplinas, si estas se realizan el mismo
día y lugar, y en un horario corrido o cercano, se contará como
una sola visita a terapia. Igualmente, sucedería en una terapia
realizada dos veces en el mismo día y lugar, se contará como
una sola, independientemente que sea en horas diferentes.

19. En el caso de hermanos elegibles a beca de transportación al


servicio educativo, si están ubicados en la misma escuela y
asisten los mismos días, para efectos del pago, solo se pagará a
un estudiante. Solo se pagará a los dos hermanos si asisten días
diferentes.

20. En el caso de hermanos que son elegibles a beca de


transportación a servicio de terapia, para efectos de pago, la
certificación a terapia en diferentes disciplinas, , se contará
como una sola visita a terapia si estas se realizan el mismo día,
lugar y en horario corrido o cercano. Solo se pagará a los dos
hermanos cuando asistan diferentes días o que asistan a
lugares de terapia diferente.

21. En el caso de un estudiante que asista a una misma terapia


realizada dos veces el mismo día y lugar, se contará como una
sola, independientemente que sea en horas diferentes.

22. Es indispensable que la Certificación de Asistencia a Citas de


Terapias incluya la firma del especialista, que sea legible y
constante, el número de licencia y la dirección del lugar en el
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cual ofreció la terapia. Debe estar libre de tachones o borrones;


de tener alguna corrección, la iniciará la persona que hizo el
arreglo.

23. Con el propósito de agilizar el proceso de pago de las nóminas


de becas de transportación, la escuela o CSEE que cuente con
el equipo necesario podrá enviar los documentos
correspondientes (certificaciones, nóminas, etc.) debidamente
cumplimentados y escaneados en PDF al correo electrónico:
[email protected]. Es importante que la escuela
envíe el número de teléfono para que el personal de la SAEE
pueda contactarlos en caso de que se requiera información
adicional.

24. Antes de enviar los documentos por correo electrónico, es


importante que esté identificado, en el asunto del correo, el
nombre de la ORE, SIE del estudiante y breve asunto (ejemplo:
Caguas, 01010101, Nóminas). Los documentos anejados deben
de ser legibles y estar completados en todas sus partes. Debe
tener el nombre y el número de SIE del estudiante, el nombre
de la escuela y la ORE donde está registrado. La escuela y el
CSEE mantendrán en sus archivos los documentos originales,
los cuales podrán ser solicitados en cualquier momento para
monitorias y auditorías.

25. La SAEE solicitará los fondos para el pago de beca de


transportación por medio del área de Finanzas del DEPR y los
depositará en la cuenta bancaria de la SAEE, mediante la cual
se emitirán los pagos correspondientes o de acuerdo con el
proceso de pago que establezca el DEPR para estos propósitos.

26. El CSEE, en caso de recibir alguna tarjeta de débito por


concepto del pago de beca de transportación, deberá realizar
las gestiones pertinentes para entregarla de forma expedita al
padre, a la madre o al encargado del estudiante.

6. Deberes y responsabilidades del director de escuela, director de la


escuela tributaria, facilitador docente y director del CSEE.
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a. Será responsable de completar en el sistema la información


requerida relacionada con los servicios de transportación, a más
tardar el 15 de junio de 2023.

b. Firmará la nómina de beca para servicios de terapia, con lo cual


certifica que la información y el procedimiento se realizaron
correctamente y de acuerdo con lo establecido en esta directriz.
En caso de que el estudiante no asista al servicio, deberá
someter la Certificación Escolar de no Recibo de Certificaciones
de Asistencia y de Nómina de Becas de Transportación.

c. Se asegurará de que la información en los sistemas MiPE, SIE y


en los documentos relacionados con las becas de
transportación esté completa.

d. El director o la persona designada de la escuela tributaria será


responsable de tramitar las nóminas para el desembolso de la
beca a todo estudiante que reciba servicios relacionados de
Educacion Especial en otras instituciones para lo cual la ORE le
enviará la solicitud mediante comunicación escrita con copia
de la Hoja de acuerdo de millaje y tarifa. Es obligatorio que la
información en el PEI de estos estudiantes esté registrada en el
sistema MiPE para que la SAEE pueda procesar el pago
correspondiente.

e. Mantendrá archivada la comunicación escrita de la ORE, la


minuta del COMPU que estableció la necesidad de los servicios
de transportación y la Hoja de acuerdo de millaje y tarifa.

7. Responsabilidad del padre, la madre o el encargado

a. Entregar al director de la escuela, al facilitador docente o al


director del CSEE, la Certificación de Asistencia a Citas de
Terapias a cada terapia, debidamente firmada por el
especialista; dicho documento debe estar libre de tachaduras o
borrones y estar completado en todas sus partes, en bolígrafo
con tinta color azul. El padre, la madre o el encargado deberá
entregar el documento en la escuela a más tardar al quinto (5.to)
día después de finalizado cada mes escolar.
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C. Acompañante

1. El COMPU puede determinar la necesidad de la presencia de un


acompañante en el vehículo en el que se transporta un estudiante con
discapacidad, cuando resulta evidente que el niño o joven no puede viajar
sin la supervisión y la asistencia de un adulto, adicional al chofer, aun
cuando se utilicen medidas de seguridad como los cinturones o asientos
especiales, sin que esto represente un riesgo real a su seguridad o a la de
otras personas en el mismo vehículo que le acompañan.

2. Para propósitos de desembolso de beca de transportación al


acompañante, es indispensable que el COMPU haya determinado que el
estudiante no puede viajar sin acompañante para el servicio para el cual
existe la necesidad del servicio de beca de transportación. Por otra parte,
no se considerará al padre, la madre o el encargado u otra persona como
acompañante, cuando este conduce el vehículo en el cual transporta al
estudiante o cuando se monte en el vehículo para efectos de acompañar
al chofer.

3. El pago de la beca de transportación al acompañante se emitirá junto con


el pago al estudiante una vez se procese.

4. En caso de que un asistente de servicios contratado por el DEPR sea el


acompañante, este no aplica para el desembolso de beca.

5. Solo se considerará el desembolso al acompañante, fuera de los términos


anteriormente indicados; cuando el COMPU tenga evidencia de que tanto
el estudiante como el padre, la madre o el encargado utilizan
transportación pública.

Estas directrices tendrán vigencia inmediatamente.

Para más información, se pueden comunicar a la Secretaría Asociada de


Educación Especial al número de teléfono 787 773 6178 o a través del correo
electrónico: [email protected]. Es importante que, indique el
nombre del estudiante, el número de SIE, nombre de la escuela y la ORE a la
que pertenece para canalizar su comunicación efectivamente.

Recabamos la colaboración de todos y el estricto cumplimiento de estas


directrices.
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Anejos

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