Capitulo1apa2 2024

Capítulo 1 : Definición de Procesos IDEA
Administrativos.
Automatización de Procesos Administrativos 2
ÁREA APA
6.53
Automatización de Procesos
Administrativos 2.
Introducción:
En el presente capítulo encontrará los pasos necesarios para
definir un problema administrativo.
Por lo regular una investigación se origina por medio de la
selección de un problema, en ocasiones, el no tener la certeza y
claridad del tema puede afectar al funcionamiento de una
organización, es por ello por lo que como parte del estudio de
casos el punto de partida para la elaboración de las diversas
tareas será una clara selección del problema.
• Aplicar conceptos administrativos.
• Visualizar los sistemas en la

organización para poder realizar
Objetivos del diagnósticos y presentar
capítulo : soluciones.
• Aplicar el modelo IPO para

comprender los procesos.
Bienvenidos a la semana 1 del curso de Automatización
de Procesos Administrativos 2.
• Concepto administrativo.
• Enfoque sistémico y modelo IPO( método para
analizar el proceso administrativo)
• Establecer procesos en la administración
• Modelos de Procesos Organizacionales.
5
Reflexiones iniciales:
Antes de comenzar con el desarrollo del capítulo 1 reflexione y comparta en clase con su tutor referente a lo siguiente:
01 02
¿Qué aprendió en el curso de ¿Cómo define un proceso
Automatización de Procesos administrativo ?
Administrativos 1 ?
Automatización de Procesos Administrativos 2 6

COMPETENCIAS A FORTALECER :
Aplica los conceptos y principios del proceso administrativo: la

planeación, organización, dirección en la gestión de las
organizaciones.
Visualiza los sistemas en la organización desde el enfoque

sistémico para poder realizar diagnósticos y presentar soluciones.
Aplica el modelo IPO para comprender los procesos.
Automatización de Procesos Administrativos 2 7

Capítulo 1
Definición de Procesos
Administrativos.
Concepto de Proceso Administrativo.
Funciones que conforman los procesos
administrativos.
PLANIFICACIÓN/PREVISIÓN Qué se quiere hacer y con qué
Es el conjunto de las actividades
o funciones administrativas
ORGANIZACIÓN/ INTEGRACIÓN Como se va a hacer
interrelacionadas , cuyo fin es
aprovechar al máximo los
recursos de la organización o DIRECCIÓN Cómo se debe hacer y quiénes
empresa de la forma correcta y

CONTROL/EVALUACIÓN Cómo se hizo.
eficiente.
Concepto de Planificación y aspectos relacionados:
OBJETIVOS: Pasos hacia donde se dirigen las acciones y
Es un proceso fines de la empresa. Estos son generales, específicos, a
corto, mediano, o largo plazo.
donde se
establecen los
objetivos y se METAS: Es cuando se realizan parcialmente los objetivos,
selecciona el son objetivos cuantificables.
medio más
adecuado para
lograrlos. POLÍTICAS.: Son los criterios generales que orientan la
acción, son flexibles ayudan a tomar decisiones.
Principios de la planificación:
UNIDAD DE DIRECCIÓN: Todos los

FLEXIBILIDAD: Deben permitir
planes de la organización se
cambios imprevistos.
integran al plan general.
PARTICIPACIÓN: Todo el personal

de la organización debe poseer RENTABILIDAD: Al elaborarse se
conocimiento de él, para el logro debe lograr una relación de
de los objetivos propuestos y balance en el costo-beneficio.
alcanzar la meta.
Elementos de la planificación:
MISIÓN Objeto, el propósito y la razón de ser de la organización o
empresa.
VISIÓN Hacia donde quiera ir la organización o empresa.
VALORES Son cualidades, principios y creencias que posee la organización

para guiar las decisiones y prácticas dentro de la empresa.
REGLAS O NORMAS Señalamientos y órdenes que rigen a la empresa.

Sistema de Planeación:
El sistema de planeación considera los siguientes elementos:
INSUMOS / PROCESOS/ PRODUCTOS.
INSUMOS Proceso de Planeación. Producto

• La organización 1. Planteamiento de objetivos.
2. Enumerar formas alternativas para determinar • Planes
• Su personal objetivos.
• Presupuesto 3. Desarrollo de las premisas en las cuales se
organizacionales
• Materia basarán alternativas. • Planes Estratégicos.
4. Priorización de alternativas.
Administrativa 5. Desarrollo de planes • Planes Tácticos.
• Equipo 6. Poner en marcha los planes. • Planes operacionales.
Organización ( Principios organizacionales)
Especialización: Al ser Equilibrio de Dirección- Definición de
Unidad de Mando:
el campo de trabajo Control: Un gerente no Puestos:Cada puesto
Para cada función debe
más específico para un debe sobrecargarse al debe definirse por
existir un solo jefe o
trabajador, mayor será ejercer la autoridad escrito en actas , o
mando.
la eficiencia y destreza. directa. manuales de puestos.
Funciones: Se refieren Jerarquías: Se les Atribuciones: Al

a las actividades que conoce como los elaborarse se debe
realizan las diferentes niveles de autoridad y lograr una relación de
áreas de la responsabilidad de la balance costo-
organización. organización. beneficio.
Sistema de Organización:
El sistema de planeación considera los siguientes elementos:
INSUMOS / PROCESOS/ PRODUCTOS
Dirección ( Principios) :
Supervisión Directa: Se refiere al apoyo y comunicación que el dirigente tiene con sus subordinados.
Vía Jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de información establecidos por la
organización.
Resolución del Conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la
gestión administrativa.
Aprovechamiento del Conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las
metas de la organización, que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar nuevas estrategias
Dirección:
ETAPAS
Toma de decisiones. Es la elección de un curso de acciones entre dos o más alternativas.
Integración. Elegir los recursos para poner a andar las decisiones establecidas en la ejecución de
los planes.
Motivación Es proporcionar un ambiente adecuado que impulse a los miembros de la
organización.
Comunicación.
Es el proceso por el cual se recibe y transmite información.
Supervisión. Es vigilar y guiar a los subordinados para que las actividades sean realizadas
adecuadamente.
Autoridad. Faculta a las personas dentro de una organización a dar órdenes y exigir que sean
cumplidas por el personal que tenga a su cargo.
Control:
PRINCIPIOS
Equilibrio A cada grupo que se le delegue autoridad se le debe proporcionar el grado de
responsabilidad de control.
Oportuno. El control debe aplicarse antes que se presente el error.
Objetivos. El control existe en función de los objetivos, es un medio para alcanzarlos.

Desviaciones. Se deben analizar para conocer las causas que las originaron y tomar medidas para
evitarlas en el futuro.
Costeabilidad Se debe tomar en cuenta lo que representa tiempo y dinero.
Excepción. El control se aplicará de preferencia a las actividades excepcionales o representativas.
Función Este principio señala que la persona o función que está realizando en control no se debe involucrar
controladora. con la actividad relacionada.
ELEMENTOS DEL CONTROL
El control es cíclico y repetitivo . Lo componen cuatro elementos.
Establecer Tipos de estándares:
estándares 1. De cantidad.
2. De calidad.
3. De tiempo.
4. De costos.
Medición del Compara el desempeño con el estándar establecido, para su verificación ante desvíos o variaciones es
desempeño. decir errores o fallas relacionadas con el desempeño esperado.
Correcciones. Control preventivo.
Control Supervisión.
Control Correctivo
Control correctivo o Se centra en los resultados finales obtenidos utilizando medidas correctivas necesarias que ameritan
retroalimentación. mejores del proceso. Entre las técnicas utilizadas se pueden mencionar:
Contables, auditoria, presupuestos, reportes, formas, archivos, gráficas , métodos cuantitativos,
estadísticas, cálculos probabilísticos.
Enfoque sistémico y Modelo IPO:
• Modelo IPO ( Input ,
• Enfoque sistémico. process, output)
Es una manera de analizar y ver • Es útil para separar la parte funcional :
las cosas que nos rodean. ¿QUÉ HACE?, y su parte estructural:
Consiste en separar las ¿CÓMO LO HACE?
funciones de los elementos que • Se identifican primero los objetivos y
pertenecen a la estructura, es resultados deseados.
decir , da mayor énfasis a las • Existe un ambiente que es todo
funciones del sistema y luego a aquello que está fuera del sistema.
la estructura. • Existe una frontera que separa al
ambiente y al sistema.
EJEMPLO:
MODELO IPO:
DIAGRAMA DEL MODELO IPO:
ELEMENTOS
ELEMENTOS
INSUMOS PRODUCTOS
(INPUTS) ELEMENTOS (OUTPUTS)
ELEMENTOS
AMBIENTE
RETROALIMENTACIÓN
PASOS PARA REALIZAR EL MODELO IPO:
PASOS DESCRIPCIÓN
1 Determinar las salidas del sistema: Describir los productos terminados o los resultados
producidos por el sistema.
2 Determinar las entradas del sistema: representa los insumos que describen los
productos terminados o los resultados producidos por el sistema.
3 Determinar los procesos necesarios para generar las salidas con base a las entradas.
4 Determinar los elementos del sistema.

5 Establecer retroalimentación
25
Conclusiones:
En resumen, la definición de procesos administrativos es esencial

para el funcionamiento eficiente y efectivo de cualquier
organización. Proporciona un marco de referencia claro, mejora la
calidad y la consistencia, facilita la toma de decisiones y promueve
la colaboración y la comunicación dentro de la empresa.
Coordinación APA
• Msc. Humberto Ajcú.
• Ma. Andrea Morales Chan.
Libro………………: Automatización de Procesos Administrativos 2

Autor……………..: Ing. Nidia Giorgis Ramazzini de Orozco
Automatización de Procesos 27
Administrativos 1

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• Visualizar los sistemas en la

• Aplicar el modelo IPO para

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Aplica los conceptos y principios del proceso administrativo: la

Visualiza los sistemas en la organización desde el enfoque

Aplica el modelo IPO para comprender los procesos.

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empresa de la forma correcta y

UNIDAD DE DIRECCIÓN: Todos los

PARTICIPACIÓN: Todo el personal

VALORES Son cualidades, principios y creencias que posee la organización

REGLAS O NORMAS Señalamientos y órdenes que rigen a la empresa.

INSUMOS Proceso de Planeación. Producto

Funciones: Se refieren Jerarquías: Se les Atribuciones: Al

Objetivos. El control existe en función de los objetivos, es un medio para alcanzarlos.

Excepción. El control se aplicará de preferencia a las actividades excepcionales o representativas.

4 Determinar los elementos del sistema.

En resumen, la definición de procesos administrativos es esencial

Libro………………: Automatización de Procesos Administrativos 2

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