Base Datos Ms Access

Descargar como docx, pdf o txt
Descargar como docx, pdf o txt
Está en la página 1de 9

Definición:

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos


pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una
biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en
su mayoría por documentos y textos impresos en papel e
indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo
tecnológico de campos como la informática y la electrónica,
la mayoría de las bases de datos están en formato digital,
siendo este un componente electrónico, y por ende se ha
desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al
problema del almacenamiento de datos.

Una base de datos se puede definir como un conjunto de


información relacionada que se encuentra agrupada ó
estructurada.

Desde el punto de vista de la informática, la base de datos es un


sistema formado por un conjunto de datos almacenados en
discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de
programas que manipulen ese conjunto de datos.

Características
Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

1. Independencia lógica y física de los datos.


2. Redundancia mínima.
3. Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
4. Integridad de los datos.
5. Consultas complejas optimizadas.
6. Seguridad de acceso y auditoría.
7. Respaldo y recuperación.
8. Acceso a través de lenguajes de programación estándar

Información general

Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene


varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada,
cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como
empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y
campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de
datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Tabla de clientes en Access que muestra el diseño de los


registros y los campos

Un registro: contiene datos específicos, como información


acerca de un determinado empleado o un producto.

Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la


tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico.

Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por


ejemplo, Contoso, Ltd. o [email protected].

Propiedades de tabla y campo


Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede
establecer para controlar sus características o su
comportamiento.

Hojas de propiedades de tabla y campo


1. Propiedades de tabla

2. Propiedades de campo

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son


atributos de una tabla que afectan a la apariencia o al
comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de
la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la
vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de
tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que
se va a mostrar la tabla de manera predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en


una tabla y define una de las características del campo o un
aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer
algunas propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las
propiedades de campo también se pueden establecer en la vista
Diseño por medio del panel Propiedades del campo.

Claves
Los campos que forman parte de una relación de tabla se
denominan claves. Una clave consta por lo general en un
campo, pero puede estar compuesta por más de un campo.
Existen dos tipos de claves:

Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave


principal. Una clave principal está compuesta de uno o más
campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de
forma exclusiva. A menudo, hay un número de identificación
único, como un número de identificador, un número de serie o
un código, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que
tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número
de identificador único de cliente. El campo de identificador de
cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una
clave principal contiene más de un campo, normalmente se
compone de campos ya existentes que, en conjunto,
proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una
combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la
clave principal de una tabla sobre contactos. Para obtener más
información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una
tabla.

Clave externa Una tabla puede tener una o más claves


externas. Este tipo de clave contiene valores que se
corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla.
Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada
pedido tenga un número de identificación de cliente que se
corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de
identificador de cliente es una clave externa de la tabla
Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la


base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se
puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por
ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla
Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el
campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de


clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de
identificador de la tabla Clientes y luego se crea una relación
entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos,
usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes.
Siempre que desee ver información sobre el cliente de un
pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla
Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.
Relación de tabla de Access mostrada en la ventana Relaciones
1. Una clave principal, que se reconoce por el icono de clave
junto al nombre de campo.

2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave).

No agregue un campo si espera que cada entidad única


representada en la tabla podrá requerir un valor mayor que para
el campo. Continuando con el ejemplo anterior, si desea
comenzar a realizar un seguimiento de pedidos realizados por
sus clientes, no agregue un campo a la tabla ya que cada
cliente tendrá más de un pedido. En lugar de eso, cree una
nueva tabla para almacenar los pedidos y, a continuación, cree
una relación entre las dos tablas.

Tipos de Bases de Datos


Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de
acuerdo al contexto que se esté manejando, la utilidad de las
mismas o las necesidades que satisfagan
1) Según la variabilidad de la base de datos
 Bases de datos estáticas
Son bases de datos de solo lectura, utilizadas primordialmente
para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden
utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de
datos a través del tiempo, realizar proyecciones,
tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia
empresarial.
 Bases de datos dinámicas
Son bases de datos donde la información almacenada se
modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como
actualización, borrado y edición de datos, además de las
operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo,puede ser
la base de datos utilizada en un sistema de información de un
supermercado.

2) Según el contenido

 Bases de datos bibliográficas


Sólo contienen un subrogante (representante) de la fuente
primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base
de datos bibliográfica contiene información sobre el autor,
fecha de publicación, editorial, título, edición, de una
determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o
extracto de la publicación original, pero nunca el texto
completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de
datos a texto completo (o de fuentes primarias —Por
ejemplo,
una colección de resultados de análisis de laboratorio,
entre otras..

 Bases de datos de texto completo


Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el
contenido de todas las ediciones de una colección de revistas
científicas.

Directorios
Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.

 Bases de datos o "bibliotecas" de información química o


biológica
Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de
información proveniente de la química, las ciencias de la
vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

 Las que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas.


 Las bases de datos de rutas metabólicas.
 Bases de datos de estructura, comprende los registros de
datos experimentales sobre estructuras 3D de
biomoléculas-
 Bases de datos clínicas.
 Bases de datos bibliográficas (biológicas, químicas,
médicas y de otros campos).

INFORMES

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información


contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un
sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total
de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la
base de datos con alguno de los siguientes propósitos:

Mostrar o distribuir un resumen de los datos.


Archivar instantáneas de los datos.

Aportar detalles sobre un registro concreto.

Crear etiquetas.

Partes de un informe
Es posible crear informes “no enlazados” que no
muestren datos, pero para el objeto de este
artículo, se dará por sentado que un informe está
enlazado a un origen de datos como una tabla o
consulta. El diseño de un informe se divide en
secciones que se pueden ver en la vista Diseño.
Para crear mejores informes, debe comprender
cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la
sección en la que eligió colocar un control
calculado determina cómo calcula Access los
resultados. En la siguiente lista se muestra un
resumen de los tipos de sección y sus usos:
Sección Cómo se muestra la sección al Dónde se puede usar la
imprimirse sección
Encabezado Al inicio del informe. El encabezado del informe se
del informe usa para ofrecer información
que normalmente aparecería
en una página de portada,
como un logotipo o un título
y una fecha. Cuando se
Sección Cómo se muestra la sección al Dónde se puede usar la
imprimirse sección
coloca un control calculado
que usa la función de
agregado de suma en el
encabezado del informe, el
resultado de la suma se
calcula para todo el informe.
El encabezado del informe se
imprime antes del
encabezado de página.
Encabezado Al principio de cada página. El encabezado de página se
de página usa para repetir el título del
informe en todas las páginas.
Encabezado Al inicio de cada grupo de El encabezado de grupo se
de grupo registros nuevo. usa para imprimir el nombre
del grupo. Por ejemplo, en
un informe que se agrupa
por producto, use el
encabezado de grupo para
imprimir el nombre del
producto. Cuando se coloca
un control calculado que usa
la función de agregado de
suma en el encabezado de
grupo, la suma se calcula
para el grupo actual. Puede
tener varias secciones de
encabezado de grupo en un
informe en función del
número de niveles de
agrupación que haya
agregado. Para más
información sobre cómo
crear encabezados o pies de
página de grupo, vea la
sección Agregar
agrupaciones, ordenaciones
o totales.
Detalle Aparece una vez por cada fila Aquí se colocan los controles
del origen de registros. que constituyen el cuerpo
principal del informe.
Sección Cómo se muestra la sección al Dónde se puede usar la
imprimirse sección

Pie del Al final de cada grupo de El pie de grupo se usa para


grupo registros. imprimir información de
resumen de un grupo. Puede
tener varias secciones de pie
de grupo en un informe en
función del número de
niveles de agrupación que
haya agregado.
Pie de Al final de cada página. El pie de página se usa para
página imprimir números de página
o información sobre cada
página.
Pie del Al final del informe. El pie de informe se usa para
informe imprimir totales de los
Nota: En la vista Diseño, el pie del informes u otra información
informe aparece debajo del pie de
de resumen de todo el
página. Sin embargo, en las demás
informe.
vistas (la vista Presentación, por
ejemplo, o cuando el informe se
imprime o se obtiene una vista
previa del mismo) el pie de informe
aparece encima del pie de página,
inmediatamente después del último
pie de grupo o línea de detalle en la
última página.
CONSULTAS

Qué son las consultas?

En Access, las consultas son como las preguntas que se realizan para buscar información
relacionada, incluso muy específica, en la base de datos.

En las consultas, a veces se utilizan datos de una sola tabla y otras de varias. Por ejemplo,
puede que desee buscar solo el número de teléfono de un contacto, lo que requiere una
consulta simple de un campo de número de teléfono de una persona determinada en una
tabla de contactos. O bien, puede combinar datos de más de una tabla, como la información
de cliente y la información del pedido, para ver los pedidos de un cliente.

En Access, una consulta es un objeto de base de datos. No almacena datos. En su lugar,


muestra los datos almacenados en tablas y hace que esos datos estén disponibles para que
pueda trabajar con ellos. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas, de otras
consultas o de una combinación de ambas. Por ejemplo:

Vea los datos con una consulta de selección. Busque y vea información de una o más tablas
especificando los criterios que deben cumplir los datos y detalle qué valores se mostrarán. Por
ejemplo, podría querer ver todos los productos creados por Tailspin Toys.

Especifique criterios y busque sobre la marcha. Cree consultas reutilizables que siempre le
soliciten criterios de búsqueda. Por ejemplo, podría crear una consulta que le pida al usuario el
nombre del proveedor que quiera buscar y luego muestre todos los productos adquiridos de
ese proveedor.

Actualice o agregue datos a partir de la consulta. Consulte datos y después use los resultados
para introducir o actualizar la información de forma automática. Por ejemplo, si Tailspin Toys
ha agregado "TT" al comienzo de los nombres de todos sus productos, busque todos los
productos de la empresa y luego actualice los nombres de producto para que cada entrada
comience por "TT", todo mediante una consulta de actualización.

Elimine datos a partir de una consulta. Busque información o registros y después elimínelos.
Por ejemplo, si Tailspin Toys cierra y los productos de la empresa ya no están a la venta,
busque todos sus productos y elimínelos de forma automática de las tablas relacionadas.

También podría gustarte