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Diagnóstico y Planeación del Talento Humano en Grupo VyS Ltda.

Jorge A. Figueredo, Cristian L. Galeano, Maria F. Morales y Luisa F. Soler.

Programa de Administración en seguridad y salud en el trabajo, Programa de Administración

Financiera y Programa de Administración de Empresas, Corporación Universitaria Minuto de Dios

Gerencia del Talento Humano – Actividad N° 2

Prof. Armando Melo Calderón

20 de mayo de 2023
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Diagnóstico y Planeación del Talento Humano en Grupo VyS Ltda.

Este documento es realizado con la finalidad de analizar la importancia que tiene la

descripción, el análisis y el diagnóstico de los cargos que se desempeñan dentro de una

organización, presentando un diagnóstico inicial, es decir la descripción actual del cargo, donde se

identifican los problemas y necesidades que se evidencian, planteado planes de acción que

permitan mejorar la calidad laborar de los trabajadores, dando soluciones optimas a las

necesidades y problemas evidenciados, y finalmente generando un diagnóstico final, donde se

plantea como debe ser el cargo.

Buscar una persona idónea para el cargo que se solicita no siempre es una actividad fácil,

más aún cuando no se cuenta con la descripción de las necesidades básicas del cargo, como son

las funciones y actividades que se desempeñan en el mismo, tener esta información nos permite

encontrar de manera más fácil y ágil candidatos idóneos.

La descripción de un cargo por lo general nos ayuda a determinar la importancia del

mismo, la relación que maneja con otros cargos dentro de la empresa, identifica las características

que debe tener un aspirante, describe las habilidades mínimas necesarias, el nivel educativo que

debe tener el perfil, las responsabilidades y deberes propias, y finalmente permitirá la selección de

un candidato, la orientación de un nuevo trabajador y la evaluación de desempeño laboral.

Importancia del análisis y descripción de cargos.

El análisis y descripción de los puestos de trabajo para una empresa es importante ya que

permite conocer a detalle las labores y las habilidades que se debe tener en cada puesto, nos

permite tener claridad en cuanto a funciones específicas de cada uno permitiendo que otras

personas relacionadas al mismo puedan desempeñar las funciones en caso de que se presente

algún problema con el trabajador encargado.

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Descripción de Cargos.

Para la descripción de los cargos se mantiene el mismo perfil en relación con, lo que se

espera del aspirante, el desempeño y valores que se espera de cada uno de ellos laboralmente y

las habilidades como persona y trabajador.

 Personal: Creatividad, con capacidad para crear, innovar y dar ideas, habilidad

para trabajo bajo presión, demostrando capacidad para mantener el desempeño esperado frente

a situaciones de alta demanda, tensión o conflicto, capacidad para poder extractar y concluir con

respecto a un evento o documento observado, manejo y resolución problemas.

 Desempeño Laboral: Responsabilidad, cumplimiento de funciones, tareas, normas

y/o reglamentos internos de la empresa, planificación de las actividades y tareas, gestión de la

información que se le suministra, uso y manejo de herramientas y equipos, cuidado con los

equipos asignados.

 Habilidades: Capacidad para relacionar con los compañeros, con respeto,

tolerancia y comprensión, fomentando el trabajo en equipo y las sanas relaciones que permitan la

ayuda mutua, para la realización de tareas que aportan y contribuyen al logro de un objetivo, con

liderazgo, que le permita coordinar, organizar y guiar el trabajo de su equipo, al logro de los

objetivos, en forma efectiva. Habilidad para la evaluación de datos y líneas de acción, para

conseguir tomar decisiones lógicas y efectivas.

A continuación, se describe el objetivo, el nivel de educación que se solicita, la formación,

la experiencia y puntos específicos de cada cargo, que permitan determinar de forma más certera

y fácil la búsqueda y selección de personas que aspiren a ocupar estos cargos, así mismo se

determinan las funciones y responsabilidades que son propias de cada uno de ellos, permitiendo

un manejo más ágil de la información que se suministre de los cargos a los demás empleados:
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Profesional de Gestión Humana.

El objetivo del cargo es brindar la asistencia requerida en el proceso para garantizar el

cumplimiento de requisitos del proceso y la atención del cliente interno. Debe contar con una

educación de Profesional en psicología, con formación en cursos o seminarios en administración

del personal, un año de experiencia en cargos similares.

Funciones:

 Preselección y Selección de candidatos. Realización de entrevistas y aplicación de

Pruebas psicológicas.

 Aplicación de filtros en cada una de las etapas del proceso de selección hasta

obtener la terna de candidatos para las vacantes.

 Seguimiento y control de los procesos de selección vigentes.

 Verificación de referencias personales, familiares, académicas y laborales.

 Diligenciamiento de los documentos internos soporte del proceso de selección.

 Realizar las afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social del personal

contratado. (EPS, ARL, AFP, CCF).

 Solicitud, seguimiento y validación de cursos de vigilancia, de supervisión, de

operador de medios tecnológicos y de escolta, registro en la página de la Superintendencia de

Vigilancia y Seguridad privada.

 Entrega de credenciales al personal operativo de la organización.

 Brindar apoyo cuando la Gerencia de Gestión Humana lo requiera para el registro

y actualización de la base de datos del personal de la organización.

 Archivar documentación en la carpeta individual del trabajador.

 Las demás funciones inherentes al cargo indicadas por su jefe inmediato.

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Coordinador de Compras.

El objetivo del cargo es ejecutar la compra de productos, procesos y servicios asegurando

que se cumpla con los requisitos técnicos específicos y otros requisitos de establecidos para

garantizar la calidad. Debe contar con una educación como Profesional en Administración,

Contaduría, Ingeniería Industrial, Economía o carreras afines, con conocimientos en Técnicas de

Negociación, Manejo de Proveedores, Servicio al Cliente y Seguridad, un año de experiencia en

cargos similares.

Funciones:

 Solicitar cotizaciones de productos, procesos y/o servicios comunicando los

requisitos a los proveedores.

 Comparar y evaluar las cotizaciones sugiriendo la mejor opción de compra

basándose en el cumplimiento de requisitos específicos y los criterios establecidos en

procedimientos internos de la organización.

 Generar Orden de Compra y enviar a proveedores confirmando vía telefónica el

inicio de la compra.

 Verificar con el proveedor las fechas, cantidades y otras condiciones de entrega.

 Comunicar a la coordinación de Almacén los productos/pedidos y fechas en las

que se recibirán, confirmando los requisitos y condiciones de entrega pactados.

 Realizar la trazabilidad de la entrega de los productos, procesos y servicios

verificando que se hayan efectuado en forma oportuna, con calidad y en las condiciones pactadas.

 Recibir, verificar y registrar las facturas de compra, haciendo radicación en el

departamento financiero.

 Solicitar y mantener debidamente almacenados los documentos soporte de los

proveedores seleccionados de acuerdo con el procedimiento establecido.

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 Llevar registro de desempeño de los proveedores seleccionados y tomar acciones

para eliminar la causa de no conformidades en el desempeño.

 Realizar la medición de los indicadores de gestión del proceso de compras.

 Ejecutar el procedimiento GL-PR-001 "Solicitud y entrega de Dotación y EPP"

(Equipos de protección personal)

 Crear y/o actualizar las estructuras de costos de los proyectos a instalar con el fin

de revisar los requerimientos y generar las órdenes de compra pertinentes, realizando el control

respectivo.

Auxiliar Contable.

El objetivo del cargo es ejecutar todas las actividades relacionadas con el registro contable

resultantes de las actividades comerciales de V&S LTDA, recopilar, registrar y analizar la

información contable para la elaboración de los Estados Financieros, manteniéndola actualizada y

automatizada, para su utilización por las diferentes áreas. Debe contar con una educación como

Profesional en Contaduría, Administración de empresas, Ciencias Económicas y/o Administrativas

o Tecnólogo en carreras afines, preferiblemente Diplomado o Especialización en temas contables y

financieros. Conocimientos en Normas NIIF, un año de experiencia en cargos similares.

Funciones:

 Aplicación de Pagos en el sistema contable

 Mantener la información contable actualizada.

 Causación de cuentas por pagar por centros de costos.

 Originar y contabilizar a diario los comprobantes de egreso.

 Proporcionar saldo diario de bancos, manteniendo datos reales.

 Listar informe semanal y mensual de las cuentas por pagar.

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 Realizar conciliaciones bancarias.

 Elaboración y pago de nómina.

 Imprimir registros contables a diario para revisión.

 Elaboración de notas derivadas de las conciliaciones.

 Mantener la información contable actualizada.

 Recibir solicitud y elaborar facturación.

 Elaboración de Recibos de Caja.

 Registro contable de Nómina por centros de Costo.

 Elaboración de Planillas de pago a EPS, Pensiones, Cesantías y demás Parafiscales.

 Gestión de cobro diario de Cartera.

 Informe mensual de facturación por centros de Costo.

 Informe mensual de Cartera.

Diagnóstico de Cargos.

A continuación, se realiza el diagnostico de cada uno de los cargos seleccionados, en ese

se identifican los problemas que presentan y que a su vez generan una necesidad que se debe

suplir y dar respuesta de forma pronta y oportuna.

Profesional de Gestión Humana.

 Conflicto de intereses. Recomendar/Escoger un candidato para el puesto sin

buscar en la bolsa de empleo o al interior de la empresa.

 No realizar el filtro correcto de los candidatos de acuerdo con las necesidades del

cargo, por lo que se podrían generar reprocesos en la selección de personal. Para esto es necesario

que el área solicitante especifique detalladamente los requisitos del cargo, así como el perfil del

candidato.
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Coordinador de Compras.

 Necesidad de capacitar al personal sobre el procedimiento estipulado en la

empresa, haciendo énfasis en el manual de procedimiento y demás documentos que contengan

información relevante para el cargo; realizando un refuerzo cada seis meses como mínimo.

 Conflicto de intereses, problema que se puede presentar cuando hay proveedores

que ofrecen dádivas a cambio de la compra; por lo que el director debe implementar el respectivo

seguimiento a los proveedores de manera periódica.

Auxiliar Contable.

 Capacitación en el aplicativo utilizado por la empresa para contabilizar las

operaciones contables. Al ingreso del personal se debe realizar la capacitación respectiva y al mes

se debe evaluar al personal.

 Incentivar al personal con cursos y actualizaciones referentes a las normas

contables internacionales y locales. Para esto, la empresa otorgará las capacitaciones a todo costo

para el empleado buscando la eficacia en su labor.

Plan de acción

A continuación, se especifican los planes de acción que se plantean para brindar respuesta

a los problemas y necesidades que se evidenciaron en cada uno de los cargos que fueron

seleccionados.

Profesional de Gestión Humana.

Identificar en los trabajadores las causas y consecuencias que generan actos de

inseguridad y omisión en cada una de las tareas que están realizando para así determinar

estrategias que contribuyan a disminuir los riesgos y asistan a la alta productividad en la empresa.
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Coordinador de Compras.

Implementar programas que permitan la evolución del desempeño y comportamiento

organizacional donde se evidencie la divulgación de manuales de funciones, procesos de

evaluación del desempeño laboral y costos del material informativo que se llevara a cabo.

Auxiliar Contable.

Sistematizar el departamento de contabilidad mediante la realización de estudios a

programas que permitan realizar los ajustes a las necesidades de la organización logrando así la

eficiencia en el manejo de la información general contable de la empresa.

Conclusiones.

 Para que los cargos antes mencionados tengan la mejoría esperada, es necesario

que los planes de acción sean ejecutados a cabalidad sin dejar atrás el trato

amable con los funcionarios.

 Es importante el estudio de los cargos que están en una compañía, esto ayuda a

fortalecer y determinar las necesidades que se puedan presentar en los diferentes

departamentos o áreas de trabajo. La relación que pueden tener entre sí, hace

necesario estudiar cual representa mayor relevancia o “peso” frente a las demás

que la componen.

 Cuando se analizan las funciones que se realizan en un cargo determinado se

puede ver la capacidad a la cual se está enfrentando el funcionario y desde allí

poder ver si es viable encargar otras tareas adicionales o si, por el contrario, es

necesario validar si se pueden encargar a otros sub cargos que puedan apalancar

las actividades. Esto ayudará a que la distribución del trabajo permita optimizar

tiempos de respuesta o eficacia en los procesos.