RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA EJECUTIVA

Lima,2 1 DIC 2018 Nº.24 3r -2018-SERVIR-PE

VISTO, el Informe Técnico Nº 243-2018-SERVIR/GDSRH de la Gerencia de Desarrollo

del Sistema de Recursos Humanos;

CONSIDERANDO:

Que, mediante Decreto Legislativo N° 1023, se creó la Autoridad Nacional del Servicio
Civil-SERVIR, como Organismo Técnico Especializado, rector del Sistema Administrativo de
Gestión de Recursos Humanos, que comprende el conjunto de normas, principios, recursos,
métodos, procedimientos y técnicas utilizados por las entidades del sector público en la
gestión de los recursos humanos;

Que, mediante la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, se aprobó un nuevo régimen del
Servicio Civil, con la finalidad que las entidades públicas del Estado alcancen mayores niveles
de eficacia y eficiencia y presten efectivamente servicios de calidad a la ciudadanía, así como
para promover el desarrollo de las personas que lo integran;

Que, el artículo 3 del Reglamento General de la Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil,
aprobado por Decreto Supremo N° 040-2014-PCM señala los procesos que, como mínimo,
contienen los sub sistemas del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos; así en
el caso del subsistema de Gestión del Empleo, uno de los procesos que lo integran, es el de
administración de legajos;

Que, el numeral 1 del artículo 14 del Reglamento que establece disposiciones relativas
a la publicidad, publicación de proyectos normativos y difusión de normas legales de carácter
general, aprobado por Decreto Supremo N° 001-2009-JUS señala que: "Sin perjuicio de lo
establecido en el artículo 2, las entidades públicas dispondrán la publicación de los proyectos
de normas de carácter general que sean de su competencia en el Diario Oficial El Peruano, en
sus Portales Electrónicos o mediante cualquier otro medio, en un plazo no menor de treinta
(30) días antes de la fecha prevista para su entrada en vigencia, salvo casos excepcionales.
É Dichas entidades permitirán que las personas interesadas formulen comentarios sobre las
medidas propuestas";

Que, mediante documento de visto, la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos

Humanos, propone el proyecto de Directiva "Normas de Gestión para el Proceso de
Administración de Legajos de los Servidores Civiles"; por lo que resulta necesario disponer la
publicación de dicho proyecto, su exposición de motivos así como el plazo para la recepción de
comentarios que las personas interesadas formulen sobre el particular;

Con la visación de la Gerencia General, la Gerencia de Desarrollo del Sistema de

Recursos Humanos y la Oficina de Asesoría Jurídica y;

De conformidad con lo establecido en el Decreto Legislativo Nº 1023, que crea la

Autoridad Nacional del Servicio Civil; el Reglamento General de la Ley Nº 30057, Ley del
Servicio Civil aprobado por Decreto Supremo Nº 040-2014-PCM; el Reglamento de

1 2
Organización y Funciones de SERVIR, aprobado por Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM y
modificatorias.

SE RESUELVE:

Artículo r.-Disponer, a partir de la fecha, la publicación en el Portal institucional de la

Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR (www.servir.gob.oe) del proyecto de Directiva
"Normas de Gestión para el Proceso de Administración de Legajos de los Servidores Civiles"; y,
su exposición de motivos, a fin que las personas interesadas formulen comentarios sobre dicha
propuesta.

Artículo r.- Los comentarios que cualquier persona natural o jurídica considere
pertinente alcanzar, deberán remitirse a la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos
Humanos, al siguiente correo electrónico: [email protected] y serán
recibidos durante los veinte (20) días calendarios siguientes a la fecha de la publicación a que
alude el artículo I.* de la presente Resolución.

Artículo r.- Disponer la publicación de la presente Resolución en el Diario Oficial El

Peruano yen el Portal Institucional de SERVIR (www.servingob.pe).

Regístrese, comuníques ublíquese.

JUAN C CELEN
o
• AU AD NACIONAL DEL
ERVICIO CIVIL

2J2
 Gerencia de
Desarrollo del Sistema de
PERÚ Presidencia
Recursos Humanos
del Consejo de Ministros

PROYECTO DE DIRECTIVA
NORMAS DE GESTIÓN PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LEGAJOS DE LOS
SERVIDORES CIVILES

1. OBJETIVO
La presente Directiva tiene por objetivo establecer las normas y pautas que deben seguir las
entidades públicas para la gestión del proceso de administración de legajos, que comprende la
administración de la información de los servidores civiles, a través de la apertura, organización,
custodia y control de los legajos de los servidores civiles.

2. FINALIDAD
La presente Directiva tiene por finalidad estandarizar y uniformizar la gestión del proceso de
administración de legajos de los servidores civiles, en las entidades públicas, que permitirá
contar con información actualizada, oportuna y confiable del servidor civil, lo cual será de
utilidad para la gestión de otros procesos del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos
Humanos.

3. BASE LEGAL
a. Decreto Legislativo Nº 1023, Ley que crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil, Rectora
del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos y sus modificatorias.
b. Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil, y sus modificatorias.
c. Ley Nº 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
d. Ley Nº 28175, Ley Marco del Empleo Público.
e. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
f. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
g. Decreto Legislativo Nº 681, modificado por la Ley Nº 26612, que regula el "Uso de
Tecnologías avanzadas en materia de documentos e información".
h. Decreto Supremo Nº 040-2014-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley del Servicio Civil.
i. Decreto Supremo Nº 041-2014-PCM, que aprueba el Reglamento del Régimen Especial para
Gobiernos Locales.
j. Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº
27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
k. Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
1. Decreto Supremo Nº 003-2013-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley de Protección de
Datos Personales, en adelante Reglamento de la Ley de Protección de Datos Personales.
m. Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, y sus modificatorias.
n. Directiva Nº 002-2014-SERVIR/GDSRH Normas para la gestión del Sistema Administrativo
de Gestión de Recursos Humanos en las entidades públicas, aprobada mediante Resolución
de Presidencia Ejecutiva Nº 238-2014-SERVIR/PE.

4. ALCANCE
Se encuentran comprendidas dentro de los alcances de la presente Directiva, las entidades
sujetas al Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos señaladas en el artículo 3
del Decreto Legislativo Nº 1023, en concordancia con el artículo 1 de la Ley Nº 30057.

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5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1. DEFINICIONES

Para efecto de la presente directiva, se consideran las siguientes definiciones:

a. Aplicativo Informático de legajos digitales: Herramienta informática implementada

por la entidad pública para la administración del legajo en archivo digital. La
herramienta debe tener las mismas secciones establecidas para el legajo en archivo
físico, conforme al numeral 6.2.1. de la presente directiva.

b. Legajo: Es un instrumento de gestión que contiene información personal y

administrativa del servidor civil, relacionada directa o indirectamente con la
trayectoria del servidor en el servicio civil.

Los legajos se clasifican en:

• Legajo activo: Para los servidores que cuentan con vínculo vigente en la
administración pública, en cualquier régimen laboral.
• Legajo pasivo: Para los servidores que ya no cuentan con vínculo vigente en la
entidad.

Los legajos pueden ser administrados tanto en archivos físicos como en archivos
digitales:
• Legajo en archivo físico: contiene la información del servidor civil en documentos
físicos, foliados y ordenados en orden cronológico.
• Legajo en archivo digital: contiene la información del servidor civil en documentos
digitalizados en formato PDF u otra microforma que defina la entidad, en el
aplicativo informático implementado por la entidad pública.

c. Datos personales: De acuerdo a lo señalado en el numeral 4 del artículo 22 del

Reglamento de la Ley de Protección de Datos Personales, los datos personales
contienen información numérica, alfabética, fotográfica u otros, sobre los hábitos
personales que los identifica o las hace identificables a través de los medios que
a
pueden ser razonablemente utilizados. También se regulan los datos sensibles y datos
relacionados con la salud, que requieren de un tratamiento particular.

d. Datos relacionados con la salud: De conformidad con el numeral 5, del artículo 22 del
Reglamento de la Ley de Protección de Datos Personales, los datos relacionados con la
salud es aquella información sobre la salud pasada, presente o futura de una persona,
ya sea física o mental, incluyendo el grado de discapacidad y su información genética.

e. Datos sensibles: El numeral 6 del artículo 29 del Reglamento de la Ley de Protección de

Datos Personales, es aquella información referida a características físicas, morales o
emocionales, hechos o circunstancias de su vida afectiva o familiar, hábitos personales
que corresponden a la esfera más íntima del servidor.

f. Entidad Pública: Solo para efectos del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos
Humanos y en concordancia con lo establecido en el literal a) del artículo IV del Título

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Preliminar del D.S. Nº 040-204-PCM, se define lo siguiente:

■ Entidad pública Tipo A: A aquella organización que cuente con personería jurídica
de derecho público, cuyas actividades se realizan en virtud de potestades
administrativas, y por tanto se encuentran sujetas a las normas comunes de
derecho público.
• Entidad pública Tipo B: A aquellas que cumplan con los siguientes criterios:
- Ser un órgano desconcentrado, proyecto, programa o unidad ejecutora
conforme a la Ley Nº 28411 de una entidad pública Tipo A.
- Tener competencia para contratar, sancionar y despedir, conforme a su manual
de operaciones o documento equivalente.
- Contar con una oficina de recursos humanos o la que haga sus veces, conforme
a su manual de operaciones o documento equivalente.
- Contar con un titular; entendiéndose como la máxima autoridad administrativa
y/o una alta dirección o la que haga sus veces, conforme a su manual de
operaciones o documento equivalente.
- Contar con resolución del titular de la entidad pública a la que pertenece
definiéndola como entidad Tipo B.

Cuando en la presente Directiva se haga mención expresa a entidades, se entenderá

indistintamente a las entidades públicas Tipo A y Tipo B, salvo que se haga mención
expresa a alguna de ellas.

Microformas: De conformidad con el Decreto Legislativo Nº 681 modificado por la Ley

Nº 26612, es aquella imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de
un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo,
que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico,
informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos
equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la
ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias
impresas, esencialmente iguales al documento original. Están incluidos en el concepto
de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o
telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por
procedimientos técnicos de microfilmación.

h. Proceso de administración de legajos: Comprende la administración y la custodia de la

información y documentación de cada servidor civil. El proceso incluye el registro, la
actualización, la conservación y el control de los documentos del servidor civil. Así
como la administración y actualización de las declaraciones juradas de los servidores
civiles.

i. Servidores civiles: Comprende a los servidores de todas las entidades públicas,

vinculados mediante el régimen de la Ley del Servicio Civil, Ley Nº 30057, el Decreto
Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del
Sector Público, el Decreto Legislativo Nº 728, Ley de Productividad y Competitividad
Laboral y el Decreto Legislativo Nº 1057, Decreto Legislativo que regula el régimen
especial de Contratación Administrativa de Servicios y las carreras especiales
establecidas en la Ley Nº 30057.

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5.2. RESPONSABILIDADES

a. La oficina de recursos humanos de las entidades, o la que haga sus veces, tiene las
siguientes responsabilidades:
i. Conduce y gestiona el proceso de administración de legajos, relacionada con la
apertura, archivo, custodia y control de los legajos.
ii. Solicita copia simple de las declaraciones juradas de ingresos y de bienes y rentas
de autoridades, funcionarios y servidores públicos a la oficina de administración de
la entidad, o la que haga sus veces, con el fin de incorporarlas al legajo del servidor
civil, en concordancia con la Resolución de Contraloría Nº 328-2015-CG que
aprueba la Directiva Nº 013-2015-CG/GPROD "Presentación, Procesamiento y
Archivo de las Declaraciones Juradas de Ingresos, y de Bienes y Rentas de los
Funcionarios y Servidores Públicos del Estado".
iii. Verifica la autenticidad de los documentos presentados por los servidores civiles,
en los casos que corresponda.
iv. Desarrolla y aplica iniciativas de mejora continua al proceso de administración de
legajos de servidores civiles.
v. Evalúa periódicamente el cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva.

b. Los servidores civiles tienen los siguientes derechos y responsabilidades:

i. Presentar la información requerida para la administración de su legajo.
ii. Revisar y/o actualizar la información contenida en su legajo.
iii. Solicitar la rectificación de cualquier dato incorrecto o inexacto contenido en el
legajo.
iv. Garantizar la autenticidad, veracidad y legalidad de la documentación que presenta
para la incorporación a su legajo, bajo responsabilidad del inicio de procedimiento
administrativo ante las instancias correspondientes.

O 0. DEL N,. 5.3. SOBRE EL ACCESO A LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL LEGAJO DEL SERVIDOR CIVIL

o o De conformidad con lo establecido en el artículo 72 del Texto Único Ordenado- TUO de la

I
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en concordancia con el artículo 22
sPN del Decreto Supremo Nº 003-2013-JUS, Reglamento de la Ley de Protección de Datos
Personales, toda persona puede solicitar información del contenido del legajo de los
servidores civiles, mediante el procedimiento de acceso a la información, siempre que no
afecte la intimidad personal y/o familiar del servidor civil, o información relacionada con
los datos personales del mismo.

6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1. REGISTRO DE INFORMACIÓN DE SERVIDORES CIVILES

Con la finalidad que la entidad pública cuente con información actualizada de todos sus
servidores civiles con vínculo vigente, ésta debe implementar un registro de información
de sus servidores civiles en formato digital que contenga la siguiente información como
mínimo:

a) Apellidos y nombres del servidor civil.

b) N' de Documento de Identidad.

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c) Nombre del puesto.

d) Régimen laboral.
e) Grupo de servidor civil (aplicable a servidores del régimen de la Ley Nº 30057) o
Clasificación que estable la Ley Marco del Empleo Público (Ley 28175), según
corresponda.
f) Órgano o unidad orgánica a la que pertenece el servidor.

6.2. ADMINISTRACIÓN DE LEGAJOS DE SERVIDORES CIVILES

De conformidad con el artículo 1312 del Reglamento General de la Ley, las entidades
públicas pueden administrar los legajos tanto en archivos físicos como en archivos
digitales. En todos los casos, la entidad pública deberá adoptar las medidas pertinentes
para evitar la pérdida de la información del contenido de los legajos.

De acuerdo a lo señalado por el Decreto Legislativo Nº 681, modificado por la Ley Nº

26612, que regula el "Uso de Tecnologías avanzadas en materia de documentos e
información", se establece que cualquier información, incluida la de los servidores civiles,
puede ser archivada mediante la tecnología de microformas, sujeta a la disponibilidad
tecnológica de software y equipos necesarios, resguardando la seguridad e integridad de
datos informáticos.

La oficina de recursos humanos, o la que haga sus veces, abre un legajo en archivo físico
y/o digital por cada servidor civil.

El procedimiento de administración del legajo en archivo físico y digital considera las

siguientes etapas: organización del legajo, apertura del legajo, actualización de los
documentos contenidos en el legajo, custodia del legajo y verificación posterior del
mismo.

6.2.1. Organización del Legajo

El legajo en archivo físico y/o digital debe estar organizado por secciones con la
finalidad de agrupar documentos de orden similar que permitan una rápida
identificación. En el Anexo Nº 1 de la presente Directiva se detalla el contenido de
cada sección con un listado referencia! de los documentos a incorporar en las
‘. respectivas secciones del legajo.
o
o
Las secciones son las siguientes:
' GIMO
Sección 01 Datos personales y familiares
Sección 02 Incorporación (selección, vinculación, inducción, periodo de prueba)
Sección 03 Formación Académica y Capacitación.
Sección 04 Experiencia laboral.
Sección 05 Progresión en la carrera y desplazamiento.
Sección 06 Control de Asistencia.
Sección 07 Compensaciones.
Sección 08 Evaluación de desempeño.
Sección 09 Reconocimientos.
Sección 10 Procedimientos Administrativos Disciplinarios.

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Sección 11 Relaciones laborales individuales y colectivas.

Sección 12 Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)
Sección 13 Bienestar Social
Sección 14 Desvinculación
Sección 15 Otros

6.2.2. Apertura del legajo

a) Concluido el proceso de vinculación, la oficina de recursos humanos, o la que

haga sus veces, procede a la apertura del legajo de los servidores civiles,
independientemente de su régimen laboral, en archivo físico y/o digital, éste
último sujeto a la disponibilidad tecnológica de la entidad. Los primeros
documentos a incorporarse al legajo son los solicitados en el proceso de
vinculación.

b) La oficina de recursos humanos, o la que haga sus veces, solicita al servidor civil
la información adicional relacionada a sus datos personales, formación
académica, experiencia laboral u otro que sea necesario para complementar y
actualizar los documentos que integran el legajo, los cuales deben ser
presentados en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles, contados a partir
del día siguiente de efectuado el requerimiento.

c) La oficina de recursos humanos, o la que haga sus veces, debe verificar que los
documentos sean válidos, revisar si son originales, copias legalizadas o copias
autenticadas por fedatario de la entidad, de acuerdo a la naturaleza del
documento. Es necesario que cada documento que ingrese al legajo cuente con
el sello, firma y fecha de recepción del día en que se entrega a la entidad.

6.2.3. Actualización del Legajo

opa. DEL e
a) Es obligación de los servidores civiles presentar ante la oficina de recursos
11.
1 humanos, o la que haga sus veces, los documentos requeridos en el marco de
o cualquier modificación o adición a la información correspondiente al contenido
del legajo, dentro de los quince (15) días hábiles de conocido el hecho, salvo que
por la naturaleza del mismo se requiera mayor tiempo para tramitar la
• GD80
documentación.
b) La oficina de recursos humanos, o la que haga sus veces, debe realizar campañas
informativas sobre la responsabilidad de cada servidor civil de la actualización
de los documentos que integran el contenido de su legajo.
c) Se encuentra prohibida la eliminación o alteración de los documentos
contenidos en el legajo. La actualización que se requiera, debe realizarse
conforme a lo establecido en el presente acápite.
d) En caso la entidad pública tenga la administración de legajos en archivo físico y
digital, la oficina de recursos humanos, o la que haga sus veces, debe incluir de
manera simultánea la documentación en ambos tipos de legajos, para mantener
actualizado el aplicativo informático.

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6.2.4. Custodia de la información del legajo

a) Es un derecho del servidor civil acceder a la lectura de su legajo físico y/o digital,
solicitándolo a la oficina de recursos humanos, o la que haga su veces. La lectura
del legajo se realiza en el ambiente designado para la custodia del mismo,
pudiendo ser en la misma oficina de recursos humanos. Asimismo, podrá
solicitar copia de la documentación contenida en su legajo.

b) El titular de la entidad, los responsables de los órganos o unidades orgánicas en

línea jerárquica directa al servidor civil y el órgano de control interno pueden
dar lectura al legajo, con excepción de los datos sensibles y datos relacionados a
la salud, previa solicitud a la oficina de recursos humanos, o la que haga sus
veces. La revisión del legajo se realiza en el ambiente designado para la custodia
del mismo, pudiendo ser la misma oficina de recursos humanos.

c) El jefe de la oficina de recursos humanos, o la que haga sus veces, es

responsable de permitir el acceso al legajo en archivo físico y al aplicativo
informático de legajos digitales solo al personal que se encarga de la
administración de los legajos digitales, bajo responsabilidad administrativa.

d) La salida del legajo en archivo físico y/o digital fuera de los ambientes de la
oficina de recursos humanos, o la que haga sus veces, sólo puede ocurrir por
orden judicial o autorización del titular de la entidad. El incumplimiento de esta
disposición genera responsabilidad de quien autoriza la salida y recibe el legajo.

e) En caso el servidor civil sea destacado a otra entidad pública, ésta podrá solicitar
la copia total o parcial del legajo del servidor a la oficina de recursos humanos
de la entidad de origen, con excepción de la información de datos sensibles y
datos relacionados a la salud del servidor civil. Esta entrega de copias por parte
de la entidad de origen a la entidad de destino, será comunicada por la entidad
de origen al servidor civil. Al finalizar el destaque, el servidor civil podrá solicitar
la devolución de las copias.

6.2.5. Verificación posterior del legajo

a) Las oficinas de recursos humanos, o las que hagan sus veces, se reservan el
derecho a verificar la autenticidad y exactitud de los documentos presentados,
mediante el sistema del muestreo o en forma aleatoria, sin originar gasto alguno
al servidor civil.

b) De verificarse la existencia de información o documentación falsa o fraudulenta,

la oficina de recursos humanos, o la que haga sus veces, deberá proceder con las
acciones para la determinación de la responsabilidad administrativa del servidor
civil, de conformidad con las normas sobre la materia.

6.2.6. Transferencia de los legajos pasivos

Los legajos de los servidores civiles que tengan la condición de pasivo por más de

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tres (3) años serán remitidos al archivo central de la entidad, donde permanecerán
custodiados, previo inventario de transferencia del legajo. En caso de tratarse de
legajos en archivo digital será remitido al archivo central de la entidad utilizando la
microforma establecida, lo cual constará en el documento correspondiente.

6.3. ESPECIFICACIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LEGAJOS EN ARCHIVO FÍSICO

Para la administración de legajos en archivo físico, la oficina de recursos humanos, o la

que haga sus veces, puede tener como referencia las siguientes pautas para la
organización, manejo y la transferencia de los legajos de los servidores civiles.

6.3.1. Organización y manejo de los legajos en archivo físico

a) El legajo en archivo físico del servidor civil puede tener una cubierta de material
resistente y separadores que diferencien las secciones del legajo.

b) La caratula del legajo en archivo físico del servidor civil puede llevar impresa la
siguiente información:
■ Texto: "Confidencial"
• Nombre de la entidad y logotipo.
• La denominación "Legajo de Servidor Civil".
■ Los apellidos y nombres del servidor civil.

c) Los documentos contenidos en el legajo en archivo físico deben estar foliados

correlativamente en orden cronológico, de tal manera que el más reciente sea
ubicado sobre los otros dentro de la sección que corresponda. Todos los
documentos del legajo en archivo físico deben estar orientados en una sola
dirección.

d) Los legajos en archivo físico se pueden archivar en estantes o archivadores, en

orden alfabético-silábico (apellido paterno), numérico (código), por grupos,
régimen o condición laboral, de manera que permita una rápida identificación.

e) Los servidores encargados del manejo de los legajos en archivo físico deben
cumplir las normas del Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo
de la entidad, en el cual se podrá establecer, las condiciones adecuadas de
ventilación e iluminación, previsiones contra los riesgos de humedad o posibles
incendios, el uso de mascarillas, guantes y mandil para la manipulación de los
mismos, entre otros aspectos.

6.3.2. Transferencia de legajos en archivos físicos

Cuando un servidor civil accede a otro puesto en una entidad distinta en virtud de
un concurso público de méritos transversal para el régimen de la Ley Nº 30057; la
entidad de origen debe remitir el legajo en archivo físico a la entidad de destino a
la recepción de la resolución de progresión en la carrera o comunicación
correspondiente.

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6.4. ESPECIFICACIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LEGAJOS EN ARCHIVO DIGITAL

El artículo 1312 del Reglamento General de la Ley, señala que las entidades públicas
pueden llevar los legajos de los/las servidores/as civiles en archivos digitales. Asimismo,
los archivos pueden adoptar cualquier microforma, teniendo en cuenta las medidas de
protección y respaldo para evitar la pérdida de información. La implementación del legajo
en archivo digital se sujeta a la disponibilidad tecnológica de software y equipos
necesarios.
En el caso que la entidad pública solo cuente con la administración de legajos en archivo
digital, debe considerar las siguientes pautas, para la organización y la transferencia de los
legajos de los servidores civiles.

6.4.1. Organización del legajo en archivo digital

La entidad pública debe contar con un aplicativo informático de legajos digitales, en

el cual los legajos contengan quince (15) secciones sistematizadas y concordadas
con la organización establecida en el numeral 6.2.1 de la presente directiva.

6.4.2. Transferencia de legajos en archivos digitales

Cuando el/la servidor/a civil de una entidad que cuenta con legajos en archivos
digitales accede a otro puesto en otra entidad en virtud de un concurso público de
mérito transversal en el marco de la Ley Nº 30057, debe observarse lo siguiente:

a) Si la entidad de destino también cuenta con la administración de legajos en

archivo digital, la entidad de origen deberá remitir el legajo en archivo digital, a
la recepción de la resolución o comunicación correspondiente de la entidad de
destino.
b) Si la entidad de destino solo cuenta con la administración de legajos en archivo
físico, la entidad de origen deberá imprimir el legajo y remitírselo a la recepción
de la resolución o comunicación correspondiente.
En ambos casos, la entidad de origen deberá comunicar al servidor civil el modo y la
fecha de la transferencia del legajo.

6.5. APERTURA DE LEGAJOS DEL GRUPO DE FUNCIONARIOS DEL RÉGIMEN DE LA LEY DEL
SERVICIO CIVIL.

De conformidad con el artículo 1622 del Reglamento General de la Ley del Servicio Civil,
en el caso del grupo de funcionarios, la oficina de recursos humanos, o la que haga sus
veces solicitará los siguientes documentos:
- Copia de DNI
- Documentación que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos para acceder al
respectivo puesto de funcionario, establecidos en la Constitución Política del Perú y las
leyes sobre la materia.
- Certificado de antecedentes penales (*).
- Certificado de antecedentes judiciales (*).
- Ficha de datos del servidor civil

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El plazo para que el/la servidor/a civil perteneciente al grupo de funcionarios presente los
mencionados documentos ante la oficina de recursos humanos, o la que haga sus veces,
es de quince (15) días hábiles contados desde la publicación de su resolución de
vinculación correspondiente.

(*) Documentos que pueden ser presentados mediante declaración jurada, de acuerdo al
Decreto Legislativo N' 1246, lo que debe ser verificado por la entidad a través de la
Plataforma de Interoperabilidad del Estado — PIDE.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

PRIMERA.- EMPRESAS BAJO EL ÁMBITO DE FONAFE

FONAFE, en coordinación con SERVIR, podrá emitir lineamientos sobre la materia de la
presente Directiva para las empresas bajo su ámbito, tomando como referencia la presente
Directiva.

SEGUNDA.- PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LEGAJOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS TIPO B

a) De acuerdo a lo establecido en el artículo 52 del Reglamento General de la Ley, las oficinas
de recursos humanos de las entidades públicas Tipo A podrán dictar lineamientos a las
oficinas de recursos humanos de las entidades Tipo B, con la finalidad de articular
actividades relacionadas a la gestión del proceso de administración de legajos.

b) En los supuestos del literal a) y b) del numeral 6.4.2 de la presente directiva, las entidades
públicas tipo B, que no cuenten con un archivo central, deben remitir los legajos en
archivo físico o digital de sus servidores civiles al archivo central de la entidad tipo A. La
remisión de los legajos se debe realizar mediante documento que deje constancia de la
transferencia.

TERCERA.- DE LA CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA DE LA DIRECTIVA

SERVIR, a través de la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos, brindará
capacitación y asistencia técnica a las entidades públicas, a las oficinas de recursos humanos
en lo relacionado a las pautas para la implementación de la presente directiva.

DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA TRANSITORIA

ÚNICA.- IMPLEMENTACIÓN PROGRESIVA DE LA VIGENCIA DE LA DIRECTIVA

La implementación de la presente Directiva se rige por los siguientes plazos:

a) Las entidades públicas del gobierno nacional tienen dos años contados desde el día
siguiente de la publicación de la presente directiva.
b) Las entidades públicas del gobierno regional tienen tres años contados desde el día
siguiente de la publicación de la presente directiva.
c) Las entidades públicas del gobierno local tienen tres años contados desde el día siguiente
de la publicación de la presente directiva.

Excepcionalmente, aquellas entidades que incorporen servidores civiles bajo el régimen de la

Ley Nº 30057, deberán aplicar las normas establecidas en la presente directiva de manera
inmediata para la administración de sus respectivos legajos.

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ANEXO Nº 1

CONTENIDO DE LAS SECCIONES DEL LEGAJO

Sección 01. Datos Personales y Familiares

Contiene los documentos sobre los datos personales y familiares del servidor
civil. El legajo debe contener como mínimo, lo siguiente:

a) Ficha de datos del servidor civil.

b) Copia de Documento Nacional de Identidad — DNI, o de ser el caso copia de
título de nacionalidad, certificado de haber adquirido la nacionalidad por
matrimonio o visa de residencia en el país.
c) Copia de carnet de EsSalud o de seguro particular, si lo tuviera.
d) Certificado de discapacidad, emitido por Consejo Nacional para la
Integración de la Persona con Discapacidad- CONADIS.
e) Certificaciones y/o Licencias (licencia de conducir, otros)
f) Certificado de antecedentes judiciales.
g) Certificado de antecedentes penales.
h) Declaración Jurada de bienes y rentas, en caso corresponda.
i) Copia de partida de matrimonio o constancia de concubinato (unión de
hecho).
j) Copia del DNI del cónyuge o concubino (a).
k) Copia de DNI de los hijos menores de edad.
I) Certificado de incapacidad de hijos emitido por el CONADIS, en caso
corresponda.

Sección 02. Incorporación

Documentación relacionada al proceso de incorporación del servidor civil, que

contiene los documentos del proceso de selección del candidato elegido, de la
formalización del vínculo, de la inducción de personal y del período de prueba.
Así como documentación del proceso de desvinculación del servidor.

2.1. Documentación del Proceso de Selección:

a) Resultados de las respectivas etapas del proceso de selección por el que el
servidor civil ingresó a la entidad.

2.2. Documentación de Formalización del Vínculo

a) Resolución administrativa de designación.
b) Resolución administrativa de renovación.
c) Resolución administrativa del servicio civil de carrera.
d) Contrato.
e) Adenda.

2.3. Documentación de la Inducción del Personal

a) Registro de inducción
b) Cargo de entrega de perfil del puesto.

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c) Cargo de entrega de reglamento interno del servidor civil.

d) Cargo de entrega del código de conducta y ética.

2.4. Documentación del Período de Prueba

a) Comunicado de los resultados del período de prueba.

Sección 03. Formación Académica y Capacitación

Documentación de certificados o constancias de la formación académica,

grados o situación académica, colegiatura y habilitación profesional; así como
cursos de capacitación y programas de especialización.

a) Certificado oficial de estudios básicos.

b) Copia de títulos o grados de estudios superiores no universitario (técnicos)
o estudios superiores universitarios.
c) Colegiatura y habilitación profesional (de corresponder).
d) Títulos o diplomas de postgrado.
e) Diploma de grado académico de Maestría o Doctorado (de corresponder).
f) Certificados, constancias o diplomas de cursos y programas de
capacitación.
g) Constancias de participación en congresos, convenciones, seminarios,
talleres, fórums, simposios, conferencias, charlas y otros similares.
h) Otros documentos relacionados a la formación académica y capacitación.

Sección 04. Experiencia Laboral

Documentación sobre la experiencia laboral del servidor civil desde la

obtención del título profesional o técnico.

a) Certificación y constancias de trabajos anteriores en el sector público o

privado.
b) Resoluciones o memorándums sobre asignación de funciones.

Sección 05. Progresión en la Carrera y Desplazamiento

Contiene la documentación sobre la progresión en la carrera del servidor civil

de carrera y documentos sobre los desplazamientos o movimientos de los
servidores civiles a otros puestos de trabajo o funciones.

5.1. Documentación de Progresión en la Carrera

a) Resolución de progresión en la carrera.

5.2. Documentación de Desplazamiento

a) Designación.
b) Rotación.
c) Destaque.
d) Encargo de puestos o de funciones.

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Sección 06. Control de Asistencia

La documentación de la asistencia y permanencia de los servidores civiles,

contiene los permisos, suspensión, vacaciones, descanso médico, entre otros.

a) Suspensión del servicio civil perfecta e imperfecta.

b) Vacaciones.
c) Postergación de vacaciones por necesidad de servicio.

Sección 07. Compensaciones (Solo para los servidores civiles de la Ley Nº 30057)

Documentación relacionada a compensaciones económicas y no económicas,

pagos de aportes, retención de impuestos, entre otros.

a) Resolución de reconocimiento de tiempo de servicios.

b) Documentación referente al pago de compensaciones económicas y no
económicas.
c) Certificado de retención de quinta categoría, en caso corresponda.

Sección 08. Evaluación de Desempeño

Documentación del ciclo de evaluación de desempeño del servidor civil.

a) Formato de fijación de factores de evaluación.

b) Formato de registro de evidencias y formato de reunión de seguimiento.
c) Formato de notificación de la evaluación obtenida (calificación del
desempeño).
d) Actas de retroalimentación de resultados de desempeño y plan de mejora.

Sección 09. Reconocimientos

Documentación que pueda derivar en reconocimiento al mérito por

desempeño sobresaliente o acción destacada que transciende a las funciones
del servidor.

• GDSRVI • a) Cartas, oficios, memorando de felicitación, condecoraciones, o diplomas

otorgados en reconocimiento por excepcional participación en proyectos o
eventos.
b) Certificados de reconocimiento excepcional por labor docente

Sección 10. Procedimientos Administrativos Disciplinarios

Documentación de los procedimientos disciplinarios y otros a los que ha sido

sometido el servidor; incluye la documentación referente al Registro Nacional
de Sanciones de Destitución y Despido (RNSDD).

a) Documentos que formalizan y comunican las sanciones de amonestación

escrita, suspensión y destitución.

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b) Documentos por los que se declare fundado, infundado o improcedente

los recursos impugnatorios relativos a las sanciones impuestas.

Sección 11. Relaciones Laborales Individuales y Colectivas

a) Reclamos de servidores civiles.

b) Respuesta a controversias individuales.
c) Resolución, acta o documento en el que se indique la afiliación al sindicato.

Sección 12. Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)

a) Cargo de entrega del Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.

b) Registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales u otros
incidentes ocurridos al servidor civil.
c) Registro de exámenes médicos ocupacionales del servidor civil (sólo se
registra el hecho que se llevaron a cabo, más no los resultados).
d) Registro de inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros de
emergencia del personal donde participe el servidor civil.

Sección 13. Bienestar Social

a) Trámites y gestiones de seguro.

b) Trámites y gestiones de subsidios.
c) Afiliaciones a Entidades Prestadoras de Salud (EPS), otros.

h. DEI. Sección 14. Desvinculación

a) Resolución administrativa de término de designación.

b) Resolución administrativa de término del servicio civil de carrera.
S c) Memorando de término de vínculo del servicio civil.
d) Informe de gestión.
e) Formato de entrega de cargo/puesto.
f) Liquidación de beneficios sociales y/o pensión.
g) Carta de no renovación de contrato (régimen del Decreto Legislativo Nº
1057).

Sección 15. Otros

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 "EXPOSICIÓN DE MOTIVOS DEL PROYECTO DE DIRECTIVA "NORMAS DE GESTIÓN
PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LEGAJOS DE LOS SERVIDORES CIVLES"

Conforme al Decreto Legislativo Nº 1023 que crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil —
SERVIR que constituye el organismo rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos
Humanos del Estado, entendido como "el conjunto de normas, principios, recursos, métodos,
procedimientos y técnicas utilizados por las entidades del sector público en la gestión de los
recursos humanos" y por tanto, en ejercicio de esa rectoría establece, desarrolla y ejecuta la
política de Estado respecto del servicio civil.

Asimismo, el citado decreto legislativo ha establecido que el Sistema comprende las siguientes
materias: a) La planificación de políticas de recursos humanos; b) La organización del trabajo y
su distribución; c) La gestión del empleo; d) La gestión del rendimiento; e) La gestión de la
compensación; f) La gestión del desarrollo y la capacitación; g) La gestión de las relaciones
humanas; y, h) La resolución de controversias.

En tal sentido, mediante la Directiva Nº 002-2014-SERVIR/GDSRH "Normas para la Gestión del

Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos en las Entidades Públicas", se definió
el proceso de administración de legajos del Sistema de la siguiente manera:

"Administración de legajos: Comprende la administración y la custodia de la

información y documentación de cada servidor civil. El proceso incluye el registro, la
actualización, la conservación y el control de los documentos del servidor civil. Así como,
la administración y actualización de las declaraciones juradas de los servidores civiles.

Productos esperados: Legajo de servidores civiles (digital o físico)"

La regulación del referido proceso surge como necesidad de normar acciones que son comunes
en la administración de la información de los servidores civiles de las entidades públicas, a fin
de estandarizar y coadyuvar a la eficiencia en la gestión administrativa de personal,
promoviendo de esta manera una gestión eficiente por parte de las oficinas de recursos
humanos, quienes son los ejecutores de la implementación del Sistema.

En este orden de ideas, SERVIR propone contar con un instrumento que permita coadyuvar al
objetivo de la administración del legajo de servidores civiles, el cual consiste en establecer
normas y pautas que deben seguir las entidades públicas para la administración de la
información, a través de la apertura, organización, custodia y control de los legajos de los
servidores civiles.

Cabe mencionar que el presente proyecto de Directiva reemplazará el "Manual Normativo de

Personal Legajo de Personal" aprobado por la Resolución Directoral Nº 004-94-INAP/DNP.

Por lo expuesto se pone a disposición de los gestores de recursos humanos la presente

herramienta como instrumento de gestión de recursos humanos en el marco de la
implementación del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos.