Tema 1

Control de Almacén
1. Introducción
Las Buenas Prácticas de Almacenamiento, constituyen un elemento fundamental dentro
de toda institución destinada al manejo de productos farmacéuticos, que engloba
políticas, actividades y recursos con el objeto mantener y garantizar la calidad,
conservación y el cuidado de los medicamentos reconocidos por Ley, para una buena
prestación de servicios de salud.
La presente norma surge como respuesta a la necesidad de proveer un instrumento
eficaz, destinado a establecer y evaluar las condiciones y prácticas involucradas en el
almacenamiento y es aplicable a industrias farmacéuticas, empresas importadoras,
distribuidoras, sucursales, establecimientos farmacéuticos, almacenes de instituciones
de salud de la Seguridad Social, Sector Público y Privado, Centros de distribución de
medicamentos y otros establecimientos del rubro farmacéutico.
El presente documento, está íntimamente ligado con otras normas y procesos
relacionados, como son las Normas de Buenas Prácticas de Manufactura, estudios de
estabilidad de medicamentos, procesos de distribución y cadena de frío, especialmente
para vacunas y productos biológicos, contribuyendo de esta manera a establecer un
sistema integral de garantía de calidad, que permita la utilización de medicamentos e
insumos afines en condiciones de oportunidad y calidad a fin de cumplir esa noble
función de proteger, sanar, diagnosticar o devolver la salud al paciente.

2. Objetivo
El objetivo de esta norma es el de establecer pautas y requisitos mínimos necesarios que
permitan garantizar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento, en
conformidad con lo establecido por la Ley del Medicamento, Ley 1737.

3. Alcance
Esta norma es aplicable a industrias farmacéuticas, empresas importadoras,
distribuidoras, sucursales, establecimientos farmacéuticos, almacenes de instituciones
de salud de la Seguridad Social, Sector Público y Privado, Centros de distribución de
medicamentos y otros establecimientos del rubro farmacéutico.

4. Componentes
Los elementos básicos necesarios para el cumplimiento de las Buenas Prácticas de
Almacenamiento, considerados en la presente Norma son:
 Personal
 Infraestructura
 Equipos y materiales
 Documentación
 Materiales, envases, y etiquetas
 Productos devueltos
 Retiro del mercado
 Despacho y transporte
 Reclamos
5. Personal
5.1 Los almacenes deben contar con el número adecuado de personal calificado bajo la
responsabilidad de un profesional Bioquímico–Farmacéutico, Químico Farmacéutico o
Farmacéutico, con la autoridad suficiente para diseñar, implementar y mantener un
sistema que garantice el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento
(BPA).
5.2 Las tareas específicas de cada persona deben definirse por escrito. Cada tarea debe
ser delegada a la persona idónea y no deben haber vacíos o superposiciones en las
responsabilidades relacionadas al cumplimiento de las BPA.
5.3 El personal de almacenes debe informar a su superior, acerca de las instalaciones,
equipos o personal, que considere pueda influir negativamente en la calidad de los
productos.
5.4 Debe proveerse a todo el personal la capacitación y entrenamiento apropiado en
BPA y documentos relacionados. La capacitación debe ser inicial y continua; y su
implementación debe ser evaluada periódicamente, llevando los registros respectivos.
5.5 Se deben establecer programas especiales de capacitación para el personal que
trabaja en áreas donde se manipulan materiales altamente activos, tóxicos y
sensibilizantes. Los programas de capacitación deben estar al alcance de todo el
personal involucrado y se debe llevar un registro de dichos programas.
5.6 Todo el personal debe recibir capacitación en las prácticas de higiene personal y
someterse a exámenes médicos regulares, los cuales deben registrarse con mayor
frecuencia para los que manejan materiales o productos peligrosos.
5.7 Cualquier persona con enfermedad transmisible o lesiones abiertas en superficies
descubiertas del cuerpo no debe trabajar en áreas de almacenamiento.
5.8 El personal debe llevar vestimenta de trabajo apropiada, incluyendo aditamentos
protectores de acuerdo a las necesidades propias de sus actividades laborales.
5.9 Debe prohibirse el fumar, comer, beber o masticar, como también el mantener
plantas, alimentos, bebidas, medicamentos u otros objetos de uso personal en el
almacén.
5.10 Deben adoptarse las medidas necesarias para impedir el ingreso de personas no
autorizadas a las áreas de almacenamiento.

6. Infraestructura
6.1 La infraestructura y el espacio físico, deben responder a las necesidades de
almacenamiento de la institución de acuerdo al volumen de medicamentos manejados, a
la racionalidad en el manejo y a los criterios de distribución.
6.1. En el diseño del almacén se debe considerar los siguientes aspectos:
a. Ubicación. El área de almacenamiento debe estar ubicada en un lugar donde se eviten
riesgos de contaminación de materiales o de productos.
b. Áreas. Según las condiciones del almacén, tamaño y tipo de materiales almacenados,
se debe contar con los siguientes espacios: recepción, despachos, administración,
servicios públicos, vestidores, controladores ambientales, espacio destinado a extintores
y área de almacenamiento propiamente dicha. El almacén propiamente dicho debe
contar con un área para cuarentena, área para material rechazado (medicamentos
deteriorados, vencidos, material rechazado en la recepción, etc.), área de
almacenamiento de materias primas, productos a granel y productos terminados, sitio
para material de riesgo (líquidos inflamables, tóxicos, corrosivos, etc), espacio para
elementos refrigerados y un sitio con llave destinado a los medicamentos controlados.
c. Fácil movimiento. El espacio en el interior del almacén debe facilitar el movimiento
del personal y de los productos. Son recomendables los diseños de una sola planta. Si se
utilizan divisiones, situar las paredes y las puertas de tal manera que faciliten el flujo. Se
debe procurar que las operaciones se desarrollen de manera unidireccional.
d. Condiciones ambientales. Para mantener las características (físicas, químicas,
microbiológicas, farmacológicas, etc. de los productos farmacéuticos, es necesario
controlar los factores ambientales: temperatura, radiaciones, luz, aire (CO2, CO, O2) y
humedad, según requerimiento del producto los cuales deben estar descritos en sus
etiquetas.
e. Las paredes, pisos y techos deben ser de fácil limpieza y diseñados de tal manera que
se evite el ingreso de insectos, aves, roedores, polvo y otros contaminantes.
f. Iluminación. Los almacenes deben garantizar una iluminación que de lugar a
condiciones agradables de trabajo. Sin embargo deben evitarse ventanales grandes o
claraboyas que permitan la entrada directa de la luz solar sobre los productos o estantes
ya que la radiación solar, además de elevar la temperatura ambiental, inestabiliza gran
parte de los medicamentos.
g. Ventilación. Se debe asegurar los cambios de aire necesarios o permitir la circulación
de aire adecuado a fin de evitar los riesgos de contaminación cruzada ocasionados por
poca ventilación.

h. Humedad relativa. Debe estar entre 60% y 70% a fin de mantener las condiciones
adecuadas para el almacenamiento de los productos farmacéuticos.
i. Temperatura. Se consideran condiciones normales de almacenamiento, un local seco,
bien ventilado a temperaturas entre 2ºC y 25°C o, dependiendo de las condiciones
climáticas hasta 30°C. Los rangos de temperatura de almacenamiento, utilizados como
guía y recomendados por la OMS.

6.3 Áreas de almacenamiento.

6.3.1 Los ambientes destinados a almacenamiento deben estar debidamente
identificados y debe tomarse precauciones para impedir que personas no autorizadas
ingresen en las áreas de almacenamiento.
6.3.2 El almacén deberá contar con áreas separadas, delimitadas o definidas destinadas a
mantener los medicamentos, materia prima e insumos en forma ordenada y en
condiciones adecuadas para conservar sus características de calidad, según corresponda.
a. Área de recepción: destinada a la revisión de los documentos y verificación de los
productos antes de su almacenamiento. Debe diseñarse y equiparse de tal forma que
permita realizar una adecuada recepción y limpieza de los embalajes si fuera necesario y
debe protegerse de las condiciones climatológicas.
b. Área de cuarentena: debe identificarse claramente y su acceso debe ser restringido a
personal autorizado. Cualquier sistema que reemplace a la cuarentena física debe
proveer una seguridad equivalente.
c. Áreas de almacenamiento de materias primas y productos a granel: deben estar
separadas de otras áreas, deben contar con el equipo necesario para su manejo adecuado
y con las condiciones apropiadas. Se deben tomar medidas necesarias para evitar la
contaminación cruzada.
d. Área de muestreo de materias primas: si el muestreo se hace en el área de
almacenamiento, el área de muestreo debe contar con el equipo necesario para su
manejo adecuado y con las condiciones apropiadas para el ingreso y extracción de aire.
Se deben tomar medidas necesarias para evitar la contaminación cruzada y proveer
condiciones seguras de trabajo al personal.
e. Área para productos que requieran condiciones especiales: temperatura, humedad,
luz, etc. de acuerdo a especificaciones.
f. Área para productos de baja, vencidos y devueltos, separadas y con acceso
restringido.
g. Área de materiales rechazados: los materiales rechazados deben identificarse y
aislarse para impedir su uso u operaciones en proceso, debiendo estar separadas y con
acceso restringido, tomándose las medidas necesarias para el efecto.
h. Área de materiales altamente activos, materiales radioactivos, otros materiales
peligrosos, sensibles, inflamables o explosivos, sólidos y líquidos combustibles y gases
presurizados: deben almacenarse bajo condiciones de alta seguridad (condiciones
especiales de temperatura y humedad), se deben identificar inmediatamente y almacenar
de acuerdo a instrucciones escritas.
i. Área para productos que requieran controles especiales(sustancias controladas): deben
almacenarse en áreas de acceso restringido, seguros y con llave cumpliendo con las
regulaciones nacionales e internacionales de sustancias controladas.
j. Área de embalaje y despacho: destinada a la preparación de los productos para su
distribución.
k. Área administrativa: destinada a la preparación y archivo de los documentos.
l. Áreas accesorias tales como servicios sanitarios, vestidores y comedor: deben
ubicarse fuera del área de almacenamiento.

7. Equipos y Materiales

7.1. El almacén debe contar con estantes, tarimas, armarios o vitrinas que guarden una
distancia adecuada entre ellos y separados de la pared para facilitar el manejo de los
productos, y la limpieza de los estantes. En ningún caso deben colocarse los productos
directamente en el piso.
7.2. Se debe contar con termómetros e hidrómetros de acuerdo a las características de
los productos a almacenarse.
7.3. Se debe contar con extintores e implementos exigidos en las normas de seguridad
industrial, ubicados en lugares de fácil acceso y según corresponda.
7.4. Se debe contar con botiquines de primeros auxilios, ubicados en lugares adecuados
y accesibles.
7.5. El almacén debe contar con los materiales de limpieza necesarios.
7.6. Los materiales deben almacenarse con rotación adecuada de manera que las
existencias más antiguas se usen primero. Debe seguirse el principio PEPE que indica
primero que expira primero que se entrega.
7.7. Para la ubicación de los productos en el almacén se debe considerar un sistema que
garantice la correcta ubicación y distribución de los productos tales como:
a. Se puede realizar la clasificación de los productos para su almacenamiento, teniendo
en cuenta la clase terapéutica, orden alfabético, forma farmacéutica u otra.
b. Fijo: Sistema por el cual cada ítem es colocado en un lugar específico.
c. Fluido: Sistema por el cual el almacén es dividido en varias zonas a las que se les
asigna un código informático, por lo que diferentes lotes de un ítem particular pueden
guardarse en lugares distintos.
d. Semifluido: Es una combinación de los dos anteriores.
8. Documentación
8.1. La documentación es una parte fundamental de las Buenas Prácticas de
Almacenamiento. Tiene por objeto definir las especificaciones de todos los materiales y
métodos de almacenamiento e inspección; asegurar que todo el personal involucrado en
el almacenamiento sepa lo que tiene que hacer y cuándo hacerlo; asegurar que todas las
personas autorizadas posean toda la información necesaria para la toma de decisiones; y
proporcionar a la auditoria los medios necesarios para investigar la historia de un lote
sospechoso de tener algún defecto. El diseño y la utilización de un documento dependen
de cada institución.
8.2 Todos los documentos deben ser diseñados, revisados, distribuidos y controlados
cuidadosamente.
8.3. Los documentos deber ser aprobados, firmados y fechados por las personas
autorizadas. Ningún documento debe modificarse sin autorización.
8.4. El contenido de los documentos debe estar libre de expresiones ambiguas: deben
expresarse claramente el título, la naturaleza y el propósito. Deben redactarse en forma
ordenada y deben ser fáciles de verificar. Las copias de los mismos deben ser claras y
legibles. Los documentos de trabajo reproducidos a partir de los originales no deben
contener errores originados en el proceso de reproducción.
8.5. Los documentos deben revisarse regularmente y mantenerse actualizados. Si se
modifica un documento, se debe establecer un sistema por el cual se impida el uso
accidental de documentos que hayan sido modificados.
8.6. Cuando en un documento deban registrarse datos, estos deben ser claros, legibles e
indelebles. Debe haber suficiente espacio para el ingreso de todos los datos solicitados.
8.7. Si se modifica un documento, la modificación debe ser firmada y fechada y se debe
poder leer la información original que ha sido modificada. En caso que sea apropiado,
debe expresarse el motivo de la modificación.
8.8. Debe mantenerse un registro de todas las acciones efectuadas o contempladas de tal
forma que se pueda tomar conocimiento de todas las actividades importantes
relacionadas con el almacenamiento de productos farmacéuticos. Todos los registros y
procedimientos se deben mantener por un año, como mínimo, después de la fecha de
vencimiento del producto terminado.
8.9. Está permitido registrar datos por medio de sistemas electrónicos de procesamiento
de datos, o bien por sistemas fotográficos u otros medios confiables.
8.10. Si la documentación se maneja a través de métodos de procesamiento de datos,
sólo las personas autorizadas podrán ingresar nuevos datos en la computadora o
modificar los existentes, se debe mantener un registro de las modificaciones y
supresiones; para el acceso al sistema debe establecerse un código u otro medio de
restringirlo, y el ingreso de datos importantes debe verificarse independientemente.
8.11. Los registros archivados electrónicamente deben ser protegidos mediante una
grabación de reserva en cinta magnética, microfilm, impresos u otros medios. Es
especialmente importante que, durante el periodo de retención, pueda disponerse
fácilmente de los datos pertinentes.
8.12. Los siguientes documentos deben ser conocidos y accesibles al personal
involucrado en el sistema de almacenamiento:
a. Manual de organización y funciones
b. Procedimientos específicos sobre: recepción, almacenamiento, distribución, medidas
sanitarias tales como procedimientos de limpieza detallando frecuencia y método,
reclamos, devoluciones, retiro de productos del mercado, baja y vencidos, política de
inventarios, auto inspecciones, capacitación y otros.
8.13 Deben archivarse todos los documentos generados referentes a: compras,
excepciones, procedimientos, registros y controles, despachos de productos y otros.
8.14 Instrucciones escritas y registros
8.14.1 Los procedimientos, instrucciones y registros que documentan las actividades de
las áreas de almacenamiento deben estar siempre disponibles. Deben describir
adecuadamente los procedimientos de almacenamiento, definir la ruta de los materiales
y la información del retiro del mercado de un producto requerido.
8.14.2 Debe existir información escrita para cada producto o material almacenado
indicando las condiciones recomendadas de almacenamiento, cualquier tipo de
precauciones para ser observadas y fechas de re-análisis. Los requerimientos de la
farmacopea y otras regulaciones nacionales actuales en lo que concierne a etiqueta y
recipientes deben respetarse en todo momento.
8.15 Etiquetado y recipientes
8.15.1 Las etiquetas colocadas en los recipientes, equipos o instalaciones deben ser
claras e inequívocas y preparadas de conformidad con el formato establecido por la
compañía.
8.15.2 Se debe utilizar etiquetas de colores, además de palabras, para indicar la
condición en que se encuentra el producto.
8.15.3 Todos los productos farmacéuticos terminados, según corresponda deben ser
identificados mediante la etiqueta, con los siguientes datos como mínimo:
a. El nombre del producto farmacéutico(no se aceptan códigos ni abreviaturas)
b. Nombre genérico y concentración, el número de unidades farmacéuticas, peso o
volumen
c. Número de lote asignado por el fabricante
d. Fecha de vencimiento en forma no codificada
e. Condiciones especiales de almacenamiento o manipulación que pudieran ser
necesarias
f. Nombre y dirección del fabricante o de la compañía o la persona responsable de
colocar el producto en el mercado
g. Número del Registro Sanitario
h. Nombre del Director Técnico
i. Tipo de venta
8.15.4 Todos los materiales deben almacenarse en recipientes que no afecten
adversamente la calidad del material y que ofrezcan protección adecuada de las
influencias externas.
8.16 Recepción de materiales entrantes
8.16.1. Sobre la recepción de los productos, se debe revisar los documentos presentados
por el proveedor que acompañan al producto, con el requerimiento u orden de compra
verificando la siguiente información:
a. Nombre del producto
b. Concentración y forma farmacéutica(cuando corresponda)
c. Fabricante
d. Presentación
e. Cantidad solicitada
f. Copia del certificado de control de calidad que incluya número de lote y fecha de
vencimiento.
g. Otros documentos e información establecida en la orden de compra o requerimiento
8.16.2 En el caso de materia prima e insumos se debe verificar:
a. Nombre genérico de la materia prima
b. Copia del certificado de control de calidad del fabricante cuyos datos deben coincidir
con los que figuran en la etiqueta del mismo
c. Denominación del insumo, grado o tipo
d. Nombre del fabricante y proveedor
e. Fecha de elaboración y vencimiento, para aquellas materias primas que así lo
requieran
f. Número de lote
8.16.3 La recepción de cada lote será certificada mediante un documento o
comprobante, de acuerdo a un formato previamente establecido, el mismo que debe
incluir por lo menos la siguiente información, según corresponda:
a. Nombre del producto
b. Forma de presentación
c. Nombre del fabricante
d. Nombre del proveedor
e. Cantidad recibida (número de empaques o recipientes y cantidad en cada empaque o
recipiente)
f. Fecha de recepción
g. Nombre y firma de la persona que entrega y de la que recibe
h. Certificado de control de calidad con el número de lote y fecha de vencimiento
8.16.4 En caso de existir discrepancias entre los documentos, se procederá de acuerdo al
procedimiento interno establecido para tal fin.
8.16.5 Cada empaque o recipiente debe inspeccionarse y registrarse cuidadosamente por
posible contaminación, alteración y daño, estos deben limpiarse y si fuera necesario
aislar para una investigación adicional.
8.16.6 Al momento de la recepción, se verificará la cantidad recibida y se realizará una
inspección de las características externas del producto. La inspección incluirá la revisión
de:
a. Embalaje
b. Envases
c. Rotulados
d. Contenido de acuerdo a lo establecido en el punto 8.16.6.5
8.16.6.1 En el embalaje se debe revisar:
a. Que no demuestre signos de deterioro del producto
b. Que no se encuentre abierto
8.16.6.2 En el envase secundario se debe revisar:
a. Que la identificación corresponda al producto
b. Que el envase esté limpio, no arrugado, quebrado o húmedo que indique el deterioro
del producto
c. Que no se encuentre abierto
8.16.6.3 En el envase primario se debe revisar:
a. Que no se observen manchas o cuerpos extraños
b. Que no se presenten grietas, rajaduras, roturas o perforaciones
c. Que el cierre o sello sea seguro o cuando lleve la banda de seguridad, ésta se
encuentre intacta
d. Que no se encuentren deformadas
e. Que corresponda a los requerimientos del producto en caso de condiciones especiales
8.16.6.4 Los rótulos deben ser legibles(español), indelebles, en caso de etiquetas estas
deben estar bien adheridas al envase y en ellos se debe revisar lo especificado en el
punto 8.15.3
8.16.6.5 En los productos farmacéuticos, siempre que no exista riesgo de alteración de
los mismos, el personal calificado debe revisar:
  Líquidos no estériles (jarabes, elixires, suspensiones, emulsiones, soluciones)
Homogeneidad del producto

 Presencia de gas u otros signos que podrían indicar contaminación del producto
 Partículas cuando corresponda
b. Líquidos estériles (inyectable de pequeño volumen, de gran volumen, oftálmicos,
según corresponda)
 Ausencia de partículas extrañas detectables visualmente
 Ausencia de turbidez en la solución
 Cambio de color
c. Sólidos no estériles (comprimidos, polvos, gránulos, grageas, comprimidos vaginales,
cápsulas)
 Uniformidad en las características específicas del producto (forma, color,
tamaño y marcas)
 Ausencia de manchas, roturas, rajaduras, pegajosidad o material extraño
incrustado o adherido al producto
 Existencia de cápsulas vacías, rotas o abiertas
 Que los polvos para reconstituir no estén apelmazados
d. Sólidos estériles (polvos y liofilizados para aplicación inyectable)
 Ausencia de material extraño
 Cambios en el color u otras características físicas que podrían indicar alteración
en el producto
8.16.6.6 En los productos afines a los productos farmacéuticos, siempre que el tipo de
envase lo permita y no altere su contenido, se debe revisar la homogeneidad, presencia
de cuerpos extraños, cambio de color, roturas, rajaduras o cualquier otro signo que
represente una alteración del mismo.
8.17. Muestreo

8.17.1 Los muestreos, según corresponda, deben realizarse únicamente por el personal
calificado estrictamente, de acuerdo a instrucciones escritas de muestreo. Los muestreos
deben ser representativos del lote.
8.17.2 Seguido al muestreo de mercadería, ésta debe experimentar un período de
cuarentena.
8.17.3 Los materiales deben permanecer en la condición de cuarentena hasta que se
obtenga por escrito un rechazo o liberación del mismo.
8.17.4 Deben tomarse las medidas necesarias para que los materiales rechazados no
puedan utilizarse. Estos materiales deben almacenarse separadamente de otros
materiales que están en espera de su destrucción o de su devolución al proveedor de
acuerdo a lo establecido.
8.18. Control y rotación de stock
8.18.1 Los registros de existencias (manuales o computarizados) deben mantenerse de
manera comprensiva, documentada y revisada periódicamente mostrando todos los
recibos y materiales de partida de acuerdo a un sistema específico que consigne el
número de lote y fecha de vencimiento de los productos y debe verificarse
periódicamente esta información, según política de la empresa.
8.18.2 Se debe establecer el control de existencias a través de inventarios periódicos de
los mismos, el que será de utilidad para:
a. Verificar el registro de existencias
b. Identificar las existencia de excedentes
c. Verificar la existencia de pérdidas
d. Controlar la fecha de vencimiento de los productos
e. Verificar condiciones de almacenamiento y estado de conservación
f. Planificar futuras adquisiciones
8.18.3. La conciliación periódica de existencias debe hacerse comparando la cantidad
real (actual) y la cantidad registrada. La no conciliación de los datos debe ser
investigada por la empresa.
8.18.4. Los materiales utilizados deben ser descartados para impedir que haya
falsificación o contaminación.
8.19. Control de materiales vencidos y fuera de uso
8.19.1. Todas las existencias de materiales fuera de uso deben verificarse regularmente
y tomarse todas las precauciones necesarias para impedir el uso de estos materiales
vencidos y su posterior destrucción, según procedimiento escrito.
9. Productos devueltos

9.1 Los productos devueltos deben manejarse de acuerdo a los procedimientos

aprobados para tal fin y mantener sus registros.
9.2 Las mercaderías devueltas deben ponerse en cuarentena y únicamente ser retornadas
a las existencias utilizables bajo la aprobación de un profesional farmacéutico, quien
hará una nueva evaluación de la calidad de la mercadería y motivo de la devolución,
según corresponda.
9.3 Cualquier mercadería devuelta debe ser identificada y registrada en los registros
correspondientes de existencias.

10. Retiro del mercado

10.1. Debe existir procedimientos escritos para el retiro del mercado en forma rápida y
efectiva de un producto cuando éste tenga un defecto o exista sospecha de ello.
10.2. Debe designarse a una persona como responsable de la ejecución y coordinación
de las órdenes de retiro de un producto, que tenga a disposición el personal suficiente
para realizar el retiro con la debida celeridad.
10.3. Los procedimientos para el retiro y devolución de productos deben ser revisados y
actualizados periódicamente.
10.4. Se debe contar con registros de la distribución, los cuales deben consignar
información suficiente para la recuperación del producto observado, a nivel de clientes
mayoristas y minoristas.
10.5. Se debe contar con instrucciones escritas que establezcan que los productos
sujetos de retiro o devoluciones según corresponda, se almacenen en un lugar seguro y
separado, hasta que se determine su destino final.
10.6. Debe registrarse el desarrollo del proceso de retiro y redactarse un informe sobre
el mismo, como también conciliarse los datos relacionados con las cantidades de
productos distribuidos y retirados.
10.7. Se debe notificar inmediatamente a la autoridad de salud el retiro de un producto
del mercado por un defecto real o sospecha de ello.
11. Despacho y transporte
11.1. El despacho de productos debe realizarse en forma tal que evite toda confusión y
contaminación cruzada, debiendo efectuarse las siguientes verificaciones:
a. Origen y validez del pedido
b. Que los productos seleccionados para el embalaje correspondan a los solicitados
c. Que el etiquetado no sea fácilmente desprendible
d. Que se identifiquen los lotes que van a cada destinatario
11.2. Deben existir procedimientos de embalaje por tipo de producto, para su adecuada
conservación durante el transporte, en particular para los productos termolábiles y
frágiles.
11.3. Los productos terminados se transportarán de modo que:
a. Conserven su identificación
b. No contaminen o no sean contaminados por otros productos o materiales
c. Se eviten derrames, rupturas o robos
d. Estén seguros y no sujetos a grados inaceptables de calor, frío, luz, humedad u otra
influencia adversa, ni al ataque de microorganismos, insectos, etc.
e. Si requieren almacenamiento a temperatura controlada, sean transportados por medios
especializados, apropiados, para no romper la cadena de frío
11.4 La distribución se debe realizar según el sistema FIFO (primero que entra, primero
que sale) y respetando el orden de las fechas de vencimiento (sistema PEPE) primero
que expira, primero que se entrega.
11.5 El despacho y el transporte de materiales debe efectuarse únicamente después del
recibo de una orden de entrega que tiene que ser documentada.
11.6 Debe establecerse procedimientos de despacho dependiendo de la naturaleza de los
materiales y productos y debe tomarse en cuenta las precauciones especiales.
11.7 Los registros para el despacho deberían retenerse, especificando por lo menos:
a. La fecha de despacho
b. El nombre de cliente y dirección
c. La descripción del producto, ejm. Nombre, dosis, forma y concentración (si es
pertinente), número de lote, fecha de vencimiento y cantidad
d. Condiciones de transporte y almacenamiento
11.8 Todos los registros del pedido deben ser fácilmente accesibles y disponibles.
12. Reclamos
12.1 Deben existir mecanismos que faciliten la presentación de reclamos y devoluciones
de parte de los usuarios; así como de procedimientos escritos para su atención y manejo
oportuno, que permitan asumir acciones correctivas inmediatas. El procedimiento
interno señalará las responsabilidades y medidas a adoptarse.
12.2 Se debe comprobar si el defecto, objeto del reclamo, compromete a otros lotes o a
otros productos. El procedimiento escrito debe describir las medidas que deben
adoptarse, incluyendo las posibilidades de que un producto sea retirado.
12.3 Cada reclamo debe ser registrado para permitir realizar un análisis estadístico; en
donde figure:
a. La naturaleza del reclamo
b. Los resultados de la investigación efectuada
c. Las medidas adoptadas (correctivas y preventivas)
12.4 Los registros de reclamo se revisarán periódicamente para determinar si se repite
algún problema específico que merezca especial atención y que talvez justifique su
notificación a la autoridad de salud o que el producto se retire del mercado.
ANEXO 1
El siguiente texto fue adoptado de OMS Comité de Expertos de Especificaciones de
Preparaciones farmacéuticas:
Almacenamiento y condiciones de etiquetado
Condiciones normales de almacenamiento:
Almacenamiento en un local seco, bien ventilado a temperatura entre 2ºC y 25ºC o
dependiendo de las condiciones climáticas, hasta 30ºC. Indicios de contaminación y luz
intensa tienen que ser excluidos.
Instrucciones definidas de almacenamiento:
Los productos terminados deben ser almacenados bajo condiciones definidas, a menos
que se especifique de otra manera, por ejemplo mantenimiento continuo de
almacenamiento en frío, podría tolerarse una desviación únicamente durante
interrupciones a corto plazo, por ejemplo, durante el transporte local.
Se recomienda las siguientes instrucciones:
 Sobre la etiqueta Significará
 No almacenar a más de 30ºC Desde 2ºC a 30ºC
 No almacenar a más de 25ºC Desde 2ºC a 25ºC
 No almacenar a más de 15ºC Desde 2ºC a 15ºC
 No almacenar a más de 8ºC Desde 2ºC a 8ºC
 No almacenar a menos de 8ºC Desde 8ºC a 25ºC
 Proteja de la humedad: No más de 65% de humedad relativa en condiciones
 normales de almacenamiento; proveer al material un
 recipiente resistente a la humedad.
 Proteja de la luz: Proveer un recipiente resistente a la luz
 Tema 2
Control de Pedidos

La gestión de compras es una de las áreas clave para obtener un control real del stock de
la farmacia.
Pero la gestión de compras no consiste solo en comprar producto y colocarlo en los
lineales. La gestión de compras va más allá, es un sistema eficaz para controlar desde la
realización del pedido y la entrada de producto en el almacén hasta la recepción de las
facturas.
2.1 Selección del surtido
A la hora de seleccionar el surtido de la farmacia se tiene como objetivo alcanzar la
máxima rentabilidad.
Para ello hay que tener en cuenta el espacio de exposición y de almacén, comprando el
mínimo número de productos y consiguiendo las máximas ventas. Y a la vez la
limitación que este espacio implica a la hora de la inclusión de nuevas referencias, ya
que debe existir una relación directa entre el número de referencias expuestas y el
espacio necesario de exposición para que el cliente perciba el producto dentro del lineal
(porcentaje adecuado de facings, productos iguales colocados en paralelo en el
lineal).Todo esto resulta crucial para obtener ventas exitosas.
Si esto no ocurriese la calidad de la exposición sería de baja calidad, corriendo el riesgo
de que se perciba la farmacia como poco ordenada o difícil a la hora de elegir el
producto en el lineal.
En la situación actual el objetivo respecto al surtido es, cubriendo, las necesidades del
cliente, reducirlo al máximo, manteniendo tan solo a los mejores proveedores.
2.2. Selección de los mejores productos

• Analizar su cuota de ventas en las farmacias, las ventajas comerciales que aportan, el
apoyo de venta, formación, medios de exposición, dinamismo promocional, la
flexibilidad comercial y el servicio al cliente.
• Negociando con ellos en la que se demanda ante todo herramientas para aumentar la
rotación (además de precios competitivos) a cambio de cifra de negocio acorde a la
inversión y exposición valorizante.
2.4. Planogramas de exposición
Para ayudar al farmacéutico a gestionar y analizar el surtido, la exposición y el stock de
la farmacia existe una herramienta de gestión básica a la hora de colocar el producto en
los lineales: el planograma de exposición, se trata de una representación gráfica de
cómo presentar los productos en el lineal, en las vitrinas o en los expositores
seleccionados. Permite seleccionar con criterio empresarial el surtido óptimo y eficaz de
la farmacia, su colocación y el espacio necesario para ello dentro de la farmacia.
Su aplicación ayuda a calcular el espacio que se debe dedicar a cada categoría y a
organizar los productos en los lineales basándose en las ventas reales de la farmacia en
los últimos 12 meses, en comparación con la media actual de la farmacia. Con el
resultado que se obtiene de las ventas y el beneficio de cada producto se detectarán los
productos óptimos, en cuanto a rentabilidad, en cada una de las categorías. De este
modo se podrá conocer cuáles son las categorías más rentables en la farmacia y dentro
de ellas, cuáles son los productos que mayores beneficios aportan.

Los planogramas no son herramientas estáticas, es importante acomodar el planograma

a los lanzamientos de productos, la época del año, la distribución de las marcas y, por
supuesto, la colocación lógica del producto para el cliente.
Uno de los objetivos fundamentales de la exposición de productos es establecer un
circuito de compras intuitivo y reconocible para el cliente, de modo que mediante la
colocación del lineal, consigamos encadenar ideas que despierten necesidades
complementarias.
El cliente visualiza rápidamente el producto que busca, por medio de una señalética
personalizada que le orienta. La colocación lógica favorece el proceso de compra.
A la hora de agrupar los productos, lo más importante es tener en cuenta los criterios del
cliente, no la comodidad. Una colocación tradicional sería la que sigue el personal de
farmacia en orden a su propia comodidad o razonamiento. Pero si se realiza previamente
un análisis de las necesidades del cliente, la colocación obedecerá a un proceso lógico
de compra por parte del cliente.
La agrupación ideal del producto es aquella que tiene en cuenta un criterio lógico y
secuencial de compra para el cliente por categorías y subcategorías.
2.5. Política de compras

A la hora de elegir el surtido que necesita la farmacia se debe establecer una correcta
política de compras que esté definida dentro de la estrategia comercial de la farmacia y
la relación con los proveedores.
Los cuales deben ser tratados siempre como colaboradores, porque aparte de conseguir
productos en las mejores condiciones, se debería obtener información y asesoramiento.
La estrategia comercial de la farmacia se define como aquellas prioridades que interesan
a la hora detomar la última decisión acerca de los vencimientos, los descuentos, los
escaparates, la formación, los folletos.
Esta estrategia comercial depende de varios factores:
 De los datos de estudios de mercado anteriormente realizados.
 Del propio interés de diferenciación y especialización, que lo indica según el
número de marcas y/o productos que hay que tener por categoría.
 De la capacidad de ventas y, por lo tanto, de compras.
 Del personal, si el equipo tiene una buena formación técnica y comercial se
puede apostar por un número de marcas más limitado porque podrán hacerse
ventas suplementarias.
 De una correcta selección de los proveedores: Los proveedores que posea la
farmacia determinarán en gran medida el éxito de ésta, por lo que a la hora de
elegirles se debe dedicar tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que
existan.
2.6. De la A a la Z en la gestión de la oficina de farmacia

Para realizar esta selección se siguen criterios tanto cuantitativos como cualitativos:
 En los aspectos cuantitativos se incluyen todos los factores que inciden en el
coste global de la compra, procurando el mayor margen de beneficio posible
(cantidades, portes, descuentos, bonificaciones, financiación…).
 En los aspectos cualitativos se observa tanto la calidad del servicio como el
valor añadido que aportan (cumplimiento de plazos, envíos completos, servicio
post-venta, buen trato, asesoramiento técnico, cursos de formació.). De nada
sirve un proveedor con precios bajos si la calidad de lo que ofrece es mala.
Teniendo en cuenta estos criterios se seleccionarán los que más se aproximen a las
expectativas de la farmacia. No es buena práctica establecer un solo proveedor, lo ideal
es contar con dos, uno principal y otro secundario y complementario. En cualquier caso,
esto dependerá siempre de la especialización de la farmacia y de la capacidad comercial
de la colaboradora.
En el caso de realizar compra directa a los laboratorios hay que tener en cuenta las
siguientes cuestiones:
 Se debe analizar previamente las cuotas de venta de cada laboratorio (es distinta
la negociación con líderes que con segundas filas)
 Se deben definir unos objetivos para negociar.
 Se debe primar el ganancia (es decir, ganar todos, no apretar en exceso al
proveedor).
 Se deben solicitar medios de descuento (descuentos, forma de pago) por encima
de otros.
 No comprar nunca más cantidad de la que se puede vender antes del
vencimiento de la factura generada.
 Ofrecer al laboratorio una imagen de profesionalidad, de que se tiene una
programación de ventas.
2.7. Gestión de stocks
La gestión de stocks constituye una de las actividades fundamentales en la gestión por
categorías. En una farmacia, donde el precio de venta está intervenido para las
especialidades, el incremento del beneficio se obtiene ante todo por la optimización de
las compras.
Conseguir una buena gestión de stock pasa indudablemente por una correcta gestión de
las compras.
Optimizando las compras se conseguiría reducir el número de pedidos y por tanto las
tareas anexas a los mismos: repaso y colocación de las mercancías. Además, el hecho de
mejorar en este aspecto redundará también en los proveedores ya que saldrían
beneficiados al realizar menos servicios a las farmacias con mayor resultado de ventas.
El objetivo de toda gestión de stocks debe ser reducir al mínimo los niveles de
existencias, pero asegurando el suministro del producto en el momento en que lo
necesita el cliente (calidad de servicio).
Antes de reducir el stock de la farmacia se deben de tener en cuenta dos cuestiones,
primera: de qué artículos hay stock sobrante (criterio cuantitativo) y segunda: de qué
stock se puede prescindir (criterio cualitativo).
El stock se mide por el coeficiente de rotación anual (CR), que es el número de veces
que se ha vendido el stock medio de la farmacia en un año. Coloquialmente se habla del
número de vueltas al stock.
Así, el stock se mide por el número de vueltas del mismo, esto es calculando el cociente
de las ventas en valores realizadas en 12 meses entre el stock actual. Este coeficiente
deberá ser superior a 7 y tender a 10 (esto dependerá del tipo de farmacia por su
ubicación, horario y porcentaje de venta libre). Esto significa que lo deberíamos tener
de stock es lo que se venda entre 52 y un máximo de 37 días.
El CR es uno de los parámetros utilizados para el control de gestión de ventas
Cuando se tiene el stock ideal es porque hay la cantidad suficiente de producto según la
demanda del mercado. Este stock ideal es el que permite cubrir las necesidades de los
clientes, pero con la mínima inversión y conseguirlo es cuestión de comprar en gran
cantidad los productos que se tienen la seguridad de que se van a vender (categorías de
destino, estacionales).
Un exceso de stock viene originado casi siempre por no tener una buena previsión de la
demanda (dependerá del Plan de Gestión de la farmacia realizar esta previsión de
manera acertada), pero en ocasiones un exceso de inversión en stock permite un
posicionamiento concreto de cara al cliente “farmacia que tiene de todo”, que me debe
permitir rentabilizar la inversión por el incremento de operaciones. Si no se adquiere
dicho posicionamiento, el stock debe ser el mínimo para no llegar a dar un mal servicio
(estableciendo criterios de contingencia cómodos para el cliente ante la situación de
faltas). Lo menos rentable para la farmacia sería quedarse a medias entre un
posicionamiento y otro.
El factor tiempo es fundamental para determinar el stock ideal, se debe calcular la
cantidad en función del tiempo en que esperamos que se vaya a vender. Así,
conseguiremos autofinanciarlo- venderlo antes de pagarlo y disminuiremos costos de
posesión inherentes al pedido.
2.8 Gestion de stock
1. Estableciendo familias y categorías de productos.
2. Clasificando cada una siguiendo los criterios ABCD.
3. Aplicando las fórmulas matemáticas y la gestión activa de stocks.
4. Midiendo los resultados.
2.9. Clasificación ABCD
Se trata de una clasificación de artículos de acuerdo a criterios preestablecidos que
guarda una estrecha relación con la importancia relativa de éstos en términos de venta.
El fin es establecer unas reglas de decisión distintas para la gestión de inventarios.
El fin de esta clasificación es identificar los productos que tienen mayor valor global,
los que necesitan mayor atención en términos de tiempo y control y permite determinar
el nivel de servicio y el grado de atención por parte del responsable de compras.
2.9. De la A a la Z en la gestión de la oficina de farmacia

Los artículos A. Son los que más se venden, al menos una unidad al día. Necesitan un
control máximo.
Está formado por un número reducido de artículos pero que representa un gran
porcentaje en cuanto al valor total del stock.
Se debe hacer un inventario con carácter mensual. Su reposición debe estar muy
vigilada. Se compran a un proveedor primario o directamente al laboratorio, en las
cantidades que nos aporten la máxima rentabilidad.
Suponen normalmente alrededor de 100 productos. Tienen carácter estratégico. En ellos
radica el beneficio de la farmacia dada su importancia en la cuenta de explotación.
El nivel de atención y control debe de ser muy elevado de forma que se eviten roturas
de inventario sin tener stocks de seguridad elevados. El stock mínimo será de
aproximadamente 5 unidades y el máximo será el número de productos vendidos antes
del vencimiento de la factura generada.
Los artículos B. Suponen el 10% del total de productos. Su rotación y rentabilidad son
intermedias, vendiéndose al menos 1 cada 15 días .
Su importancia es secundaria en relación con los artículos A. Se gestionan por medio
del ordenador, controlando mensualmente su evolución hacia productos A o C. El stock
mínimo es de una unidad y el máximo de 2. De todos modos la determinación de
pedidos también debe ser rigurosa y el inventario físico se debe hacer trimestralmente.
Entre los productos A y B está el 60% de las ventas totales de la farmacia.
Los artículos C. Tienen muy baja rotación -se venden entre 15 y una unidad al año (o
cada 6 meses) y suponen alrededor del 90% del número de referencias.
De baja rentabilidad, suponen un 30% de las ventas totales de la farmacia. Su papel está
más relacionado con el servicio o la calidad/prestigio. No debe ocupar tiempo su
gestión, ya que aportan muy poco a la rentabilidad de la farmacia. Las reglas de
decisión deben ser lo más simples posibles. Es recomendable disponer de un stock de
seguridad adecuado con objeto de minimizar los inconvenientes causados por una rotura
de inventario (basta con una unidad). Se debe hacer el inventario físico semestral.
Idealmente debe haber 1 unidad de cada uno de estos productos.
En función de la estrategia de la farmacia en relación al nivel de servicio relacionado
con el surtido:
 Farmacias de paso, elevado surtido, los artículos C incluyen productos que se
venden al menos 1 al año
 Farmacia de barrio, surtido medio, los artículos C incluyen productos que se
venden al menos 1 cada 6 meses
Los artículos D. Se vende menos de una unidad al año. Idealmente no debería haber
ninguno. Suponen tan solo el 10% de las ventas de la farmacia. Pueden dar faltas y su
inventario basta con que sea anual.
Para llevar una correcta gestión del stock se deben establecer unos stocks mínimos y
unos máximos y un control diferenciado de los mismos, esto supone realizar la
clasificación de las categorías de productos en los listados ABCD para saber que
productos son más rentables.
2.10. Stock máximo

Se refiere a la mayor cantidad de existencias que se pueden mantener en el almacén en

función de los costos que deben soportarse, y stock mínimo o de seguridad, se refiere a
la menor cantidad de existencias que se pueden mantener en el almacén para que no se
produzcan rupturas de stock.
Puede ocurrir que un producto con escaso margen pero elevada rotación nos deje más
beneficio que otro con un margen superior que se mueva muy poco. Una buena rotación
de existencias debe proporcionar el dinero suficiente para pagar la factura en el
momento en que ésta llegue (autofinanciación).
Otro indicador importante para una correcta gestión del stock es el stock medio, se
refiere al stock que por término medio se mantiene en almacén a lo largo del tiempo. Es
la media aritmética entre el stock inicial y el final en un periodo de tiempo para un
producto, en teoría debe ser 10 veces más bajo que la venta anual.
En todo caso, a la hora de realizar este cálculo sí conviene tener en cuenta si el
comportamiento de la demanda a lo largo del año es más o menos uniforme o si, por el
contrario, se detecta estacionalidad y los niveles de stock en los distintos períodos
varían de forma considerable.
Las situaciones de inventarios se caracterizan por una gran cantidad de artículos
mantenidos en stock. En estas situaciones existe una relación (determinada a partir de
situaciones empíricas) entre el porcentaje acumulado de artículos y su porcentaje de
contribución a la demanda total anual, expresada en términos monetarios, que presenta
una gran regularidad estadística. Es decir, que un pequeño porcentaje de los artículos de
la farmacia representa la mayor parte de la demanda total anual, expresada en
bolivianos, mientras que existe un gran porcentaje de artículos cuya contribución, en
bolivianos, a la demanda total anuales muy pequeña, como ya se ha visto en la
clasificación ABCD.
Como se ha indicado anteriormente, los problemas de los inventarios están directamente
relacionados con la incapacidad de efectuar previsiones, pero es necesario hacer una
previsión como soporte de la planificación de compras. Se debe anticipar o prever, una
determinada pauta de demanda aunque nunca será posible hacerlo con absoluta
precisión, pero con el análisis de los datos históricos se pueden identificar pautas
sistemáticas de comportamiento de la demanda y extrapolarlas para predecir una
demanda futura.
Hay que emplear herramientas de previsión: fórmulas matemáticas diferentes según las
farmacias y las circunstancias.
Lo más importante no es escoger el método de gestión más sofisticado sino el más
adecuado a las particularidades de cada farmacia (rural, de paso, 24 horas…).
Otros problemas en el inventario pueden ser una incorrecta gestión de las caducidades,
robos e incluso el desorden.
2.11. Adquisición
 Contar con la lista actualizada de los laboratorios farmacéuticos nacionales,
importadoras y distribuidoras de medicamentos legalmente establecidas.
 Contar con la lista de medicamentos, productos homeopáticos, cosméticos y
misceláneos con registro sanitario otorgado por el Ministerio de Salud y
Deportes a través de la Dirección de Medicamentos y Tecnología en Salud
contar con las listas de precios de medicamentos, de los laboratorios nacionales,
distribuidoras y comercializadoras legalmente establecidas en el país.
  Inventario de existencias de medicamentos, para asegurar que el paciente tenga
acceso a medicamentos en el momento que lo requiere y evitar pérdidas por
fechas de vencimiento.
 Tomar en cuenta la morbilidad para anticiparse a las fluctuaciones estacionarias
y patologías prevalentes de la zona donde se ubica el establecimiento.
2.12. Recepción
 Cuando llegan los medicamentos a la farmacia, estos deben mantenerse
separados de las existencias hasta que se realice la inspección y se de la
conformidad de acuerdo a la nota de remisión.
 Realizar una inspección completa de los medicamentos en el momento dede la
conformidad de acuerdo a la nota de remisión.
 Realizar una inspección completa de los medicamentos en el momento de
recepción; verificar:
- Precios unitarios y precios totales de acuerdo a la factura y nota de remisión
- Integridad de los envases
- Cantidad solicitada con la despachada
- Forma farmacéutica igual a la requerida
-Concentración
- Rotulación
- Fecha de vencimiento
- Número de lote
- Registrar el ingreso de los medicamentos en el libro correspondiente, firmado por el
profesional farmacéutico que realizó la recepción y la fecha.
 Tema 3
Día a día de la Documentación Farmacéutica

3.1. Introducción

La digitalización es una mecha imparable que se extiende a gran velocidad por todo tipo
de industrias y sectores, incluido el farmacéutico.
Las buenas prácticas en la gestión documental son importantes para todos los sectores,
pero para las compañías farmacéuticas, si cabe, lo es más. La composición incorrecta de
un medicamento, las instrucciones de uso desactualizadas o la consulta del historial
médico equivocado pueden acarrear graves riesgos para la salud y para la industria.
Recordemos que el sector farmacéutico es amplio e incluye a todas las empresas
dedicadas a la fabricación, preparación y comercialización de productos químicos
medicinales para el tratamiento y la prevención de enfermedades. Y como tal, no solo
gestiona datos relacionados con la salud, también maneja documentación laboral y de
propiedad, entre otras.

3.2. Flujos de trabajo en farmacia

La gestión de flujos de trabajo es una secuencia de tareas que pretende ayudar a
conseguir un objetivo empresarial más amplio, así como la automatización de los
procesos de trabajo desarrollados por una empresa en su día a día. Mediante los flujos
de trabajo se conecta a todos los trabajadores de la compañía con los procesos
relacionados con ella, instaurando un orden.

Este flujo puede ser global (afecta a toda la empresa) o parcial (afecta a una parte
concreta), dependiendo de si todos los trabajadores deben cumplir con unas reglas o no.

En una farmacia, existen multitud de actividades relacionadas con el registro de nuevos

pacientes, datos personales, gestión de recetas médicas, historial de compras, número de
pedidos, proveedores, análisis de nuevos medicamentos, fichas técnicas, dispensación a
hospitales, etc., que contribuyen a mejorar la productividad y la atención de los clientes.

Este flujo de actividad requiere la presencia de soluciones documentales que cumplan

con la legislación del sector y permitan obtener los certificados necesarios. Asimismo,
deben configurarse los flujos de trabajo y las reglas del sistema de gestión, lo que
muchas veces implica la búsqueda de un proveedor con experiencia en automatización
de dichos procesos

3.3. Gestión documental en laboratorios y farmacias

La actividad desarrollada por los laboratorios y las farmacias requiere un nivel muy
elevado de control y seguridad. Cualquier mínimo fallo en la fabricación o en la
atención puede provocar graves consecuencias. Por este motivo, la producción de
medicamentos es una tarea sujeta a multitud de revisiones y cambios.

Sin embargo, a veces nos resulta muy difícil normalizar los procesos de negocio,
malgastamos tiempo repitiendo tareas manuales de poco valor, queremos almacenar y
compartir archivos de forma segura o tenemos excesiva preocupación por la
organización y distribución de documentos. Estos problemas pueden resolverse por
medio de la implementación de los flujos de trabajo:

 Normalizar procesos. Se pueden definir los pasos de cada diseñado a medida

con estados que determinen la forma en la que quieres trabajar.
 Tareas manuales. Podemos automatizar las tareas repetitivas de los procesos de
negocio que más tiempo consumen en el trabajo diario de la farmacia, como: el
envío automático de correos electrónicos y la generación de documentación
desde plantilla. - Almacenar y compartir archivos de forma segura. Compartir,
almacenar y recoger documentos en la nube desde tu página web personalizada
para potenciar la colaboración con tus clientes, proveedores y colaboradores.
 Organización y distribución de documentos. Se pueden categorizar tus
documentos y efectuar búsquedas inteligentes con metadatos, así como averiguar
inmediatamente quién y cuándo ha recibido o leído una versión del documento.
 Dada la importancia del proceso, a veces, la composición de los medicamentos
solo puede ser revisada bajo condiciones muy específicas.

Por este motivo, el sistema de gestión documental de la farmacia debe ser capaz de
inhabilitar las modificaciones no autorizadas y permitir que los cambios puedan ser
revisados por varias personas, en caso de ser necesario. Los flujos de trabajo pueden
personalizarse para hacerlo posible automáticamente.

3.4. Gestión de ofertas comerciales de medicamentos

Supongamos que tu farmacia ha desarrollado nuevos productos y quieres enviar una
oferta comercial a uno o varios clientes. Los flujos de trabajo de este proceso quedarían
registrados automáticamente de la siguiente forma:

 El cliente solicita una oferta.

 La oferta es enviada.
 El cliente recibe la oferta y tiene dos opciones:
 Acepta. El proceso sigue adelante.
 Rechaza. El proceso termina.
El camino puede ser mucho más complejo, dependiendo de la actividad (auditoría,
atención al cliente, envío de pedidos, etc.). Los flujos de trabajo también permiten al
sector farmacéutico realizar auditorías manteniendo el control sobre:

 Las acciones llevadas a cabo dentro de la empresa.

 Cómo y cuándo se han realizado (fecha de producción de un lote de
medicamentos, primera revisión del prospecto, última modificación del mismo).
 El control de la trazabilidad permite a las farmacias y laboratorios hacer
seguimiento de los productos desde su origen hasta su destino.

Es posible controlar todo el proceso de trabajo, así como permitir que las partes
interesadas puedan trazar las tareas. Esto facilita la identificación de acciones
repetitivas, los cuellos de botella y las oportunidades de mejora.

Con la contratación de software de trazabilidad es posible tener un mayor control de la

producción y distribución de los medicamentos, así como de la documentación
relacionada.
3.5 Agilidad en la búsqueda de documentos
Las buenas prácticas en los laboratorios van más allá del cuidado y la higiene en la
investigación y fabricación de productos médicos. Además de la directriz obligatoria de
Buenas Prácticas de Laboratorio en cuanto al diseño organizativo de su trabajo, el sector
necesita soluciones de gestión documental para farmacia que abarquen: desde la
automatización de flujos de trabajo y procesos documentales hasta la digitalización de
documentos, el almacenamiento, la recuperación instantánea y la distribución, entre
otras cosas.

Las farmacias y laboratorios son una especie de pymes, con su departamento de

logística, recursos humanos, comercial y administración, entre otros. Todas las personas
que forman el equipo deben organizarse para sacar adelante la empresa. Sin embargo,
este sector no solo implica la dispensación de medicamentos y productos sanitarios, sino
que es mucho más que eso.

3.5.1. Logística: documentación de los pedidos confirmados, datos de devoluciones,

control de calidad, oferta y factura comercial, certificados, inventarios, etc.
3.5.2. Recursos humanos: contratación y despido de empleados, políticas de
documentación, remuneración, cartas de recomendación, etc.
3.5.3. Comercial: remisiones, facturas, cotizaciones, etc.
Administración: contrataciones, pagos a personal, nóminas, etc.
3.5.4. I+D: información relacionada con la actualidad del mercado de los
medicamentos, investigación de nuevos productos, evaluación de parámetros, ensayos
clínicos, etc.
3.5.5. Fabricación: etapas de producción, recetas de elaboración, prospectos,
certificados, licencias, etiquetas, procedimientos de ensayo, especificaciones,
revisiones, fórmulas, condiciones de almacenamiento, códigos, pruebas de laboratorio,
registros de auditoría, etc.

3.6. Garantizar la disponibilidad de los datos para su posterior consulta

Está en la gestión documental para farmacias, un proceso que consiste en almacenar,
administrar y controlar el flujo de documentos generados.. Al contar con un sistema de
organización centralizado, los empleados pueden acceder de forma ágil, rápida y
sencilla, ahorrando tiempo y costos.
La función de búsqueda es decisiva. Las farmacias necesitan acceder rápidamente a los
datos, ya sea del historial médico de un paciente, la consulta del número de serie de una
caja de suplementos o las últimas pruebas de laboratorio. De lo contrario, podría
acarrear graves consecuencias.

3.7. Resumen sobre la gestión de calidad en farmacias

Asegurar la calidad de los productos y la información es fundamental para el sector
farmacéutico. El flujo de trabajo es importante en un sistema de gestión documental
para farmacias por varios motivos:

 Permite el movimiento automatizado de la documentación.

 Establece correlaciones entre las tareas de la farmacia.
 Cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo
momento. Por ejemplo, la factura de un pedido puede estar en diferentes estados
(recibida, aprobada, pagada).
 Y además, garantiza el cumplimiento de la normativa, facilita el trabajo
colaborativo, ahorra tiempo y costes, mejora la productividad del trabajo de los
empleados y optimiza la circulación interna de información. En definitiva, el
control de los flujos supone la automatización plena de los procesos
empresariales.

Las normativas más importantes en el sector son las Buenas Prácticas de Fabricación
Automatizada y la ISO 17025: Requisitos generales para la competencia de los
laboratorios de ensayo y calibración. La correcta gestión documental favorece la
auditorías y las pruebas de calidad a la hora de demostrar el cumplimento de la ley.

El concepto de gestión documental para farmacias es muy amplio. El hecho de que

muchos proveedores de este producto ofrezcan diferentes soluciones integradas en el
sistema no significa que las empresas farmacéuticas estén obligadas a contratarlas todas.
 Tema 4
Preparación y Mantenimiento de Materiales de Laboratorio

4.1 Concepto de Laboratorio

Los laboratorios son espacios designados para llevar a cabo tareas experimentales que
pueden tener como objetivo el avance de la ciencia, pero también cumplen otras
funciones, como las de control de calidad o la optimización de ciertos procesos
previamente a su implementación industrial.
4.2. Tipos de laboratorio
Aunque cada ciencia cuenta con su propio tipo de laboratorio con sus necesidades y
especificaciones propias, a continuación te hablaremos de los laboratorios más
reconocidos.
4.2.1. Laboratorio clínico
En este lugar se trata todo lo relacionado con el mundo de la medicina. En él, los
profesionales analizan las diferentes muestras biológicas de humanos y animales por
igual. Usualmente, se encuentran situados en los hospitales. Los laboratorios clínicos
son vitales para progresar en el estudio, diagnóstico y tratamientos de las enfermedades.
Se convierten, de ese modo, en parte fundamental en la prevención y preservación de la
salud en la población.

Entre las muestras que se analizan en este tipo de laboratorio se encuentran la sangre,
tejidos, orina, heces, exudados etc., por lo cual se pueden reunir conocimientos de
disciplinas como la medicina, microbiología, hematología y otro sinfín que colaboran
para llegar a resultados satisfactorios.

4.2.2. Laboratorio de biología

Cuando nos referimos al laboratorio de biología, hablamos de aquel que trabaja con
muestras biológicas, pero cuyo fin último no se encuentra en las aplicaciones médicas
pues las muestras pueden provenir de cualquier tipo de especie. A lo que realmente se
dedican los profesionales en estos laboratorios es a analizar el origen biológico desde
niveles celulares, para saber cómo son las células de los organismos; también buscan
conocer los niveles sistémicos, con el afán de averiguar cómo se organizan los órganos
de un ser vivo.
El fin último, por lo tanto, es averiguar cómo es la estructura de los diferentes seres
vivos que habitan el planeta, identificando la forma en que están compuestos y cómo se
relacionan entre ellos.

4.2.3. Laboratorio de Química

Como su nombre lo indica, en los laboratorios de química se trabajan con compuestos,
mezclas o elementos de naturaleza química. Lo que se busca en ellos es comprender las
características de las sustancias químicas mediante la realización de experimentos,
confirmando de ese modo las distintas teorías que pueden tener al respecto.

De esa manera, se analizan y reconocen propiedades químicas como el punto de

ebullición y congelación, la densidad, radioactividad, pH, solubilidad etc. En este tipo
de laboratorios, de igual manera, cuentan con unas estrictas normas de seguridad debido
al peligro que suponen las sustancias que se estudian.

Así, abarcamos tres de los laboratorios más importantes que existen en el mundo de la
ciencia. No obstante, como adelantamos antes, cada una de las ciencias cuenta con su
propio laboratorio; de esa forma, podemos encontrar laboratorios de física, metrología,
suelos, calidad de agua, analíticos, bioseguridad, producción e investigación y
desarrollo.

4.3. Mantenimiento del Laboratorio

Para desarrollar correctamente cualquier trabajo en el laboratorio es necesario mantener
siempre limpio el material y la mesa de trabajo. El material debe estar limpio y seco
antes de empezar el experimento.
La limpieza del material se debe realizar inmediatamente después de cada operación ya
que es mucho más fácil y además se conoce la naturaleza de los residuos que contiene.
Para limpiar un objeto, en primer lugar se quitan los residuos (que se tiran en el
recipiente adecuado) con una espátula o varilla y después se limpia con el disolvente
apropiado. El agua con jabón es uno de los mejores métodos de limpieza.
Ocasionalmente, se utilizan ácidos, bases o disolventes orgánicos para eliminar todos
los residuos difíciles.
La última operación de lavado consiste en enjuagar todo el material con agua destilada.
El material limpio se seca en un soporte adecuado inclinado o vertical, colocando el
material boca abajo, o bien se utiliza una estufa de secado. En este último caso el
material debe ser introducido en la estufa sin tapones ni llaves.
Los residuos tienen que estar almacenados en los lugares dispuestos para tal efecto y no
se tienen que tirar nunca en los desagües ni en las papeleras del laboratorio.
Las reacciones en las que se genere algún gas nocivo se deben realizar siempre en la
vitrina con el aspirador en funcionamiento. La atmósfera del laboratorio debe
mantenerse lo más limpia posible.
En ningún caso se tirarán materiales sólidos a los desagües del laboratorio.
No retornar nunca el exceso de reactivo al recipiente de origen.

4.4. Indumentaria de Laboratorio

 Utilizar guardapolvo de manga larga. Mantener el guardapolvo abrochado.
 Debe evitarse el uso de lentes de contacto.
 Quienes tienen pelo largo, deben llevarlo recogido.
 No se deben llevar pulseras, colgantes, piercings (aros) o prendas sueltas.
 No llevar sandalias o calzado que deje el pie al descubierto.
 En caso de presentar alguna herida, esta debe estar cubierta, aunque se utilicen
guantes para trabajar.
 Es obligatorio el uso de guantes.
 obligatorio el uso de gafas de seguridad, para proteger los ojos.
Es necesario recogerse el pelo largo, llevar las uñas cortas y no usar anillos en las
manos. El calzado, sin tacones altos, tendrá que cubrir totalmente los pies.
Informaros de donde están los elementos de seguridad del laboratorio (extintores,
alarmas, salidas, lavaojos, etc.)

4.5. Elaboración de la Información

El desarrollo y los resultados de los experimentos que se realizan se escriben en una

libreta que llamamos diario de laboratorio. Este diario tiene dos finalidades principales:
en primer lugar, tener por escrito los procedimientos experimentales y los resultados
obtenidos y, en segundo lugar, que pueda ser leído y reproducido por otra persona que
desee repetir cualquier experimento descrito en el diario.
Es necesario dejar algunas páginas del principio en blanco para utilizarlas como índice
de contenidos. También es conveniente poner el nombre y la dirección del propietario
para que pueda ser localizado en caso de pérdida. Para asegurar que el material escrito
no se pierda el diario de laboratorio será una libreta cosida y las hojas estarán
numeradas.

Es conveniente escribir solamente en las páginas de la derecha de forma que todas las
páginas de la izquierda queden libres. De esta manera se pueden utilizar para escribir
notas posteriores al experimento, cálculos, previsiones, datos de caracterización u otras
informaciones. No se escribirá nunca con lápiz ni se utilizará corrector blanco. Las
correcciones que se hagan deben ser visibles.

Lo primero que se escribe en el diario de laboratorio es la fecha y el título del

experimento que se va a realizar. El título permite encontrar rápidamente un
experimento (o una etapa de un experimento largo y complicado).

El procedimiento experimental se anotará tal como se lleva a cabo en el laboratorio. No

se trata de copiar exactamente la receta que se ha encontrado descrita en la bibliografía;
a menudo encontraremos que es necesario modificar algún detalle porque no se dispone
de un producto o de un material de laboratorio concreto. Se anotarán las condiciones en
las que se desarrolla el experimento y los fenómenos que se observen (cambios de color,
aparición de precipitado o de turbulencia, aumento de la temperatura de reacción, etc.).
A veces será necesario dibujar (esquemáticamente) el aparato o montaje con el que se
realiza el experimento.

4.6. Materiales de Laboratorio

 Embudo de vidrio
El embudo es un instrumento empleado para canalizar líquidos y materiales sólidos
granulares en recipientes con bocas estrechas.
Pude ser de vidrio, plástico.
 Vaso precipitado
Un vaso de precipitados o vaso de precipitado es un recipiente cilíndrico de vidrio fino
que se utiliza muy comúnmente en el laboratorio, sobre todo, para preparar o calentar
sustancias y traspasar líquidos.
Generalmente de vidrio pero también hay de plástico y metal.
 Matraz volumétrico
Es un recipiente de vidrio que se utiliza sobre todo para contener y medir líquidos.
Se emplean en operaciones de análisis químico cuantitativo, para preparar soluciones de
concentraciones definidas.
Material de vidrio.
 Frasco de reactivo
Permite: guardar sustancias para almacenarlas los hay ámbar y transparentes los de
color ámbar se utilizan para guardar sustancias que son alteradas por la acción de la luz
del sol, los de color transparente se utilizan para guardar sustancias que no son afectadas
por la luz solar
Material de vidrio o plástico
 Probeta milimetrada
La probeta es un instrumento volumétrico que consiste en un cilindro graduado, es
decir, lleva grabada una escala por la parte exterior que permite medir un determinado
volumen.
Está formado por un tubo generalmente transparente de unos centímetros de diámetro y
tiene una graduación desde 5 ml hasta el máximo de la probeta, indicando distintos
volúmenes. En la parte inferior está cerrado y posee una base que sirve de apoyo,
mientras que la superior está abierta (permite introducir el líquido a medir) y suele tener
un pico (permite verter el líquido medido).
De vidrio.

 Pipeta
La pipeta es un instrumento volumétrico de laboratorio formada por un tubo
transparente, generalmente de vidrio, que termina en una de sus puntas de forma cónica,
y tiene una graduación (una serie de marcas grabadas) indicando distintos volúmenes.
Está calibrada en unidades convenientes para permitir la transferencia de cualquier
volumen desde 0.1 a 25 ml.
De vidrio
  Matraz Bola
Los matraces de fondo plano son matraces redondos, usualmente compuestos de un solo
cuello, que son utilizados para calentar compuestos en la destilación o en otras
reacciones. Normalmente sirven para contener líquidos y someterlos a altas
temperaturas. 250ml, 500ml, 1000ml, 2000ml.
De vidrio.

 Mechero de alcohol
Los mecheros de alcohol consisten en un recipiente de vidrio de forma redondeada, con
el fondo plano. En su parte superior posee un saliente cilíndrico por donde se enrosca un
tubo metálico de unos pocos milímetros de diámetro. A través de éste, se inserta una
mecha cuyo extremo posterior queda en contacto con el alcohol contenido en el
recipiente.
De vidrio o metal.

 Mechero de bunsen
El mechero bunsen es un instrumento utilizado en laboratorios para calentar muestras y
sustancias químicas. El mechero bunsen está constituido por un tubo vertical que va
enroscado a un pie metálico con ingreso para el flujo de gas, el cual se regula a través de
una llave sobre la mesa de trabajo. En la parte inferior del tubo vertical existen orificios
y un anillo metálico móvil o collarín también horadado.
De metal.

 Rejilla de asbesto

Es la encargada de repartir la temperatura de manera uniforme, cuando se calienta con

un mechero. Para esto se usa un trípode de laboratorio, ya que actúa como un sostenedor
a la hora de experimentar.
De metal.
 Pinzas para tubo de ensayo
Las pinzas para tubos de ensayo sirven para sujetar los tubos de ensayo mientras se
calientan o manipulan. Esto permite, por ejemplo, calentar el contenido del tubo sin
sostener el tubo con la mano.
De metal.

 Tubo de ensayo
Es un pequeño tubo de vidrio con una abertura en la zona superior, y en la zona inferior
es cerrado y cóncavo.
Esta hecho de un vidrio especial que resiste las temperaturas muy altas, sin embargo los
cambios de temperatura muy radicales pueden provocar el rompimiento de tubo (Pyrex).
En los laboratorios se utiliza para contener pequeñas muestras líquidas, y preparar
soluciones.
De vidrio.
 Matraz Erlenmeyer
El matraz de laboratorio es un recipiente de forma cilíndrica o cónica, hecho a base de
vidrio, cristal o plástico, terminado en un tubo estrecho o prolongado que sirve
principalmente para contener un determinado líquido sin el riesgo de que se pueda
verter.
De vidrio.
 Vidrio de reloj
Se conoce como vidrio de reloj o cristal de reloj a un instrumento de laboratorio
diseñado como una lámina circular de vidrio transparente. Su forma es cóncava-convexa
y su nombre proviene de su semejanza con el vidrio que recubría el rostro de los
antiguos relojes de bolsillo.
De porcelana.

 Portaobjetos

Lamina de vidrio rectangular de color transparente utilizada para almacenar muestras y

objetos con el fin de observarlas bajo el microscopio. Las dimensiones típicas de un
portaobjeto son de 75mm x 25mm, sin embargo están pueden variar dependiendo del
tipo de objeto o muestra (en geologia suelen utilizarse portaobjetos de 75 x 50 mm).
De vidrio.
 Mortero con pistilo
El Mortero tiene como finalidad machacar o triturar sustancias solidas.
El Mortero posee un instrumento pequeño creado del mismo material llamado “Mano o
Pilon” y es el encargado del triturado.
De porcelana o vidrio.
 Gradilla
Una gradilla es un utensilio utilizado para dar soporte a los tubos de ensayos o tubos de
muestras. Normalmente es utilizado para sostener y almacenar los tubos. Este se
encuentra hecho de madera, plástico o metal.
De plástico, madera, metal.
 Tripode
Se utiliza cuando no se tiene el soporte universal para sostener objetos con firmeza. Es
ampliamente utilizado en varios experimentos. La finalidad que cumple en el
laboratorio es solo una, ya que su principal uso es como herramienta de sostén a fin de
evitar el movimiento. Sobre la plataforma del trípode se coloca una malla metálica para
que la llama no dé directamente sobre el vidrio y se difunda mejor el calor.
De metal.
 Matraz de destilación
El Balón de Destilación o Matraz de Destilación es un instrumento hecho de vidrio
(Generalmente Pyrex), el cual puede soportar altas temperaturas. Este se compone de
una base esférica, un cuello cilíndrico y una desembocadura lateral que se origina de
este último
De vidrio.
 Tema 5
Preparación de Disoluciones

5.1. Introducción
Una disolución es una mezcla homogénea de dos o más sustancias donde el componente
que se encuentra en mayor proporción, generalmente líquido, se llama disolvente y a los
demás componentes (uno o varios) se les denomina solutos.
La composición de una disolución se puede expresar de diferentes formas :
 Tanto por ciento en peso (% en peso): gramos de soluto en 100 g de disolución.
- Gramos por litro (g/L): gramos de soluto en 1 litro de disolución.
 Molaridad (M): moles de soluto en 1 litro de disolución.
 Molalidad (m): moles de soluto en 1 kg de disolvente.
En el laboratorio hay que preparar disoluciones de una determinada concentración. Para
ello hay que pesar una cantidad determinada de sustancia sólida o medir un determinado
volumen de disolución concentrada y posteriormente diluir (agregar disolvente) hasta un
volumen determinado.
Para la medida de masas se utiliza la balanza y para la medida de volúmenes de líquidos
pipetas, buretas, probetas y matraces aforados.
Todo el material a utilizar debe estar perfectamente limpio.
 Disolvente. El disolvente es la sustancia en la que se disuelve el soluto,
generalmente es la más predominante. También se le conoce como solvente,
dispersante o medio de dispersión.
 Soluto(s). En este caso hablamos de la sustancia que es disuelta por el
disolvente. Una misma disolución puede tener más de un soluto disuelto en el
mismo disolvente. El soluto se encuentra en menor cantidad que el disolvente.

5.2. Materiales se necesitan para preparar una disolución

Para preparar disoluciones de concentración conocida, se deben utilizar los materiales
adecuados de la forma correcta.
 La balanza analítica
 El vidrio reloj
 El vaso precipitado
 La probeta
  El matraz aforado
 El embudo analítico
 La pipeta graduada
 La varilla de agitación
5.3. Preparación de una disolución en el laboratorio
Inicialmente, para poder preparar una disolución de concentración conocida, se debe
calcular la masa de soluto que se necesita para realizarla.
Por ejemplo, para preparar 500 mL de una disolución acuosa de glucosa, de
concentración 1,5 M, se debe tener presente en primer lugar, que el soluto glucosa y el
disolvente es agua, y que la concentración es 1,5 M, es decir, hay 1,5 mol de glucosa en
1 L de disolución.
Si hay 1,5 mol de soluto en 1 L de disolución, la relación que se establece para saber los
moles que hay en 500 mL de disolución o 0,5 L, es la siguiente:
Despejando, la relación anterior, se tiene que:
x = 1,5 mol • 0,5 = 0,75 mol
Esto indica que se necesitan 0,75 mol de soluto, sin embargo, las balanzas miden la
masa en gramos, por lo que hay transformar este valor. Para ello, se emplea la masa
molar de la glucosa que es 180 g/mol. Es importante recordar que los moles de soluto
son iguales a los gramos de soluto dividido por la masa molar del compuesto, por lo que
los gramos de soluto serán igual a:
m=M•n
Reemplazando, los datos en la fórmula anterior, se tiene que:
masa = 180 g/mol ∙ 0,75 mol = 135 g de glucosa
Ya conociendo la masa de soluto que se requiere para realizar la disolución, y el
volumen de ella que se va a preparar, se deben seguir los siguientes pasos:
 Se debe masar la cantidad de soluto determinada. Como en este caso, se trata de
un soluto sólido, se deposita en el vidrio reloj. El vidrio reloj se debe poner
limpio y seco sobre el plato de la balanza. Luego, con ayuda de una espátula, se
debe agregar el soluto, hasta llegar a la cantidad adecuada, en este caso 135 g.
 Luego, se deposita el soluto masado en un vaso precipitado, para agregar sobre
él, una pequeña cantidad de disolvente, que en este caso es agua, para facilitar
posteriormente, su transferencia al recipiente en el que se preparará la
disolución finalmente.
  Con ayuda de un embudo de vidrio y una varilla de agitación, se vierte el soluto
disuelto en un matraz de aforo. Para la disolución que se está preparando, se
utiliza un matraz de aforo de 500 mL. Es recomendable, añadir primero una
pequeña cantidad de disolvente al matraz, antes de depositar el soluto. Luego,
que este se ha depositado, se agrega disolvente hasta alcanzar la línea de aforo.
Para aforar correctamente una disolución se debe mirar la línea de aforo de forma
paralela a ella. En el caso, de una disolución coloreada, el menisco, o curvatura que
forma el líquido debe quedar bajo la línea de aforo, y cuando se trabaja con una
disolución incolora, como en este caso, la curvatura debe quedar sobre la línea de aforo.
 Finalmente, se homogeniza la disolución, tapando el matraz de aforo, para
invertirlo en reiterados ocasiones. De esta manera, aseguramos la correcta
disolución del soluto en el disolvente.
5.4. La solubilidad
Se expresa como la cantidad máxima de soluto que se puede disolver en un sistema
soluto-disolvente en equilibrio, a una temperatura y presión constante.
La solubilidad depende de los siguientes factores:
1. La naturaleza de las sustancias.
2. La Temperatura.
3. La presión.
4. Grado de división de las partículas.

5.4.1. La naturaleza de las sustancias

Ej. El NaCl en agua, la solubilidad es prácticamente nula y en alcohol es de 0.015
moles/L. Los disolventes polares disuelven más fácilmente los solutos polares.

El agua es considerada el solvente universal, puede disolver casi todo, sin embargo no
disuelve el aceite mineral, barniz, pintura, las grasas ya que son compuestos orgánicos.
Los solventes orgánicos tales como éter, acetona y el alcohol pueden disolver los
solutos orgánicos, esto es por la naturaleza de los enlaces que mantiene unido a los
compuestos de las sustancias. La mayoría de las sustancias orgánicas son compuestos
con enlaces covalentes no polares y se mantienen unidos por las débiles fuerzas de
Vander Walls. Los solventes con enlaces polares ejemplo el agua, son atraídos hacia los
solutos iónicos, los solventes no polares no son atraídos por los iónicos o polares. Lo
semejante disuelve lo semejante.
5.4.2. La influencia de la temperatura
La variación de la solubilidad de una sustancia con la temperatura, se relaciona con su
calor de disolución. Si este es positivo es endotérmico, aumentara la solubilidad al
aumentar la temperatura de la disolución. Si el calor de disolución es exotérmico, un
aumento de temperatura, desplazará el equilibrio de disolución, decreciendo la
solubilidad a esta nueva temperatura.
5.4.2. La influencia de la presión
La solubilidad de los sólidos y líquidos es prácticamente independiente de las
variaciones de la presión esto es por la poca compresibilidad y expansibilidad de estos
estados de la materia.
La solubilidad de un gas aumenta al aumentar la presión.
5.4.3. Grado de División de las Partículas
Este es un factor que afecta la velocidad de dilución.
La velocidad de disolución de un soluto en un disolvente dado depende de tres factores:
Tamaño de la partícula del soluto, velocidad de agitación y Temperatura.
5.4.4. Coeficiente de Solubilidad
La solubilidad de los sólidos en los líquidos se expresa por el número de gramos de
sustancia anhidra que pueden disolverse en 100 gramos de disolvente a una temperatura
dada.
Para las disoluciones de gases en líquidos, el coeficiente de solubilidad indica el
volumen de gas, medido a la temperatura y presión a las cuales se disuelve dicho gas,
que satura un litro de disolvente.
5.5. Propiedades de una disolución
Los componentes de una disolución no pueden ser reconocidos a simple vista. Tampoco
pueden ser separados por centrifugación, ni filtración, sino por métodos fraccionarios de
separación de fases, como son la evaporación, la destilación o la cristalización.

Esto se debe a que se trata de una mezcla homogénea, en la que no se dan reacciones
químicas, pero sí se obtiene un resultado distinto en apariencia y propiedades físicas a
sus sustancias antecesoras.

Tal como en otras mezclas, podemos también obtener diversos tipos de disoluciones (y
con ellas, distintos comportamientos) a través de la concentración final del soluto en el
solvente, pudiendo así hablar de:
  Disoluciones diluidas. Poco soluto en la misma cantidad de disolvente.
 Disoluciones concentradas. Abundante soluto en la misma cantidad de
disolvente.
 Disoluciones saturadas. Logran el equilibrio entre soluto y disolvente, sin que
se pueda añadir más soluto, al menos en ciertas condiciones dadas de
temperatura y presión.
 Disoluciones sobresaturadas. Son disoluciones que contienen más soluto del
que tendría la disolución saturada a cierta temperatura y presión. Si se aumenta
la temperatura de una disolución saturada, es posible agregar más soluto, pero si
se deja enfriar lentamente, se puede transformar en una disolución
sobresaturada.
Ejemplos de disoluciones
 Azúcar disuelto en agua.
 Sal disuelta en agua.
 Arena disuelta en agua.
 Alcohol disuelto en agua.
 Vinagre disuelto en agua.
 Gas carbónico disuelto en agua.
 Dióxido de azufre disuelto en agua.
 Hidrógeno disuelto en platino
 Tema 6
Separación de sustancias
6.1. Introducción
La separación de sustancias o separación de fases es un proceso físico mediante el cual
se pueden separar los componentes de una mezcla. Estos componentes no cambian
durante el proceso de separación, sino que continúan siendo los mismos, solamente que
luego de la separación los componentes se han separado.
La separación de mezclas es un proceso físico, no químico. Esto quiere decir que no se
constituyen sustancias nuevas luego de la separación de las mezclas, como sucede en los
procesos químicos, donde se combinan químicamente (se rompen y se forman enlaces
químicos) dos o más sustancias para formar otras nuevas.

Existen diferentes métodos entre los que se destacan la filtración, decantación,

destilación, evaporación, centrifugación, levigación, imantación, lixiviación selectiva,
flotación y la cristalización, entre otros. La elección del método para la separación
dependerá del tipo de mezcla que se desee separar ya que existen mezclas homogéneas
y mezclas heterogéneas.

6.2. Finalidades de la separación de mezclas

Las separaciones de las mezclas tienen diferentes finalidades u objetivos:

 Utilizar los componentes de una mezcla (homogénea o heterogénea) de manera

individual en otros procesos.
 Cuantificar por separado las sustancias que las componen.
 Realizar combinaciones de los distintos métodos de separación para mejorar o
facilitar la separación de mezclas complejas o difíciles de separar.
6.3. Fases de una mezcla
Existen al menos dos fases que componen las mezclas:

6.3.1. Fase dispersa. Es la fase que se encuentra en menor proporción en la mezcla.

Puede estar compuesta por una o más sustancias que se encuentran dispersas o disueltas
en otra (fase dispersante). Por ejemplo, en una disolución de sal en agua, la sal es la fase
dispersa o disuelta, mientras que el agua es la fase dispersante.
6.3.2. Fase dispersante. Es la fase que se encuentra en mayor proporción en la mezcla.
En ella pueden estar dispersas o disueltas una o más fases (fase dispersa). En el ejemplo
anterior, la fase dispersante sería el agua, porque está en mayor proporción y contiene a
la fase dispersa (la sal).
6.4. Tipos de mezclas
Existen dos tipos de mezclas:

6.4.1. Mezclas homogéneas. Se caracterizan porque no es posible distinguir sus fases a

simple vista (incluso con un microscopio). Las más comunes son las mezclas de sólidos
con sólidos o de líquidos en líquidos. Por ejemplo: la lavandina (que puede contener
diferentes cantidades de cloro), el café con leche, el azúcar en el agua, una limonada, la
tintura de yodo, entre otras. Se las conoce como soluciones.
6.4.2. Mezclas heterogéneas. Estas mezclas presentan discontinuidades, es decir, se
pueden distinguir sus diferentes fases. Algunos ejemplos de mezclas heterogéneas son el
cemento, el agua de mar, la arena en el agua, el agua y el aceite, el aceite y el vinagre. A
su vez, se pueden dividir en:
 Mezclas simples o gruesas. Los componentes se pueden distinguir o diferenciar
a simple vista. Por ejemplo, una ensalada de lechuga y tomate.
 Suspensiones. Las partículas de las sustancias sólidas son diminutas y no es
posible reconocerlas a simple vista, pero cuando la mezcla está en reposo por
determinado tiempo, es posible distinguirlas en el fondo del recipiente, pues
descienden a través del líquido. Por ejemplo, una mezcla de agua y talco.
Ejemplos de mezclas en la vida cotidiana
En nuestras vidas estamos continuamente en contacto con distintas mezclas, ya sean
homogéneas o heterogéneas. Por ejemplo:

 El agua de mar es una mezcla de cloruro de sodio (NaCl), agua y otros

componentes.
 El hormigón o concreto, empleado en la construcción, es una mezcla de
cemento, agua, arena y grava.
 Un café con leche, la base del desayuno de la mayoría de las personas, es una
mezcla.
 El bronce, es una mezcla de cobre y estaño llamada aleación.
6.5. Diferencia entre mezcla y reacción química
Una mezcla es la combinación de dos o más sustancias, pero esta combinación no
implica la formación de una o más sustancias nuevas, como ocurre en una reacción
química. En una mezcla, las sustancias mezcladas mantienen sus propiedades químicas
y su composición química sin cambio alguno.

Por otro lado, en una reacción química, las sustancias que reaccionan pueden romper
sus enlaces químicos para recombinarse de otra manera con otras sustancias (que
también rompieron sus enlaces) y así formar nuevos enlaces, lo que implica la
formación de nuevos compuestos químicos.
6.6. Tipos de separaciones
6.6.1. Decantación
La decantación es un método se emplea para separar líquidos que no se disuelven el uno
en el otro (como el agua y el aceite) o sólidos insolubles en un líquido (como agua y
arena).

Consiste en el uso de una ampolla o un embudo de decantación, donde se deja reposar la

mezcla hasta que el ingrediente más denso sedimente y vaya al fondo. Se abre la válvula
y se lo deja salir, cerrándola a tiempo para que permanezca el ingrediente menos denso
en su interior. Este método suele emplearse como primer paso hacia la obtención de
sustancias más puras.
6.6.2. Filtración
La filtración es un método útil para separar sólidos no solubles de líquidos. Consiste en
la utilización de un filtro (papel filtrador, piedras filtrantes, etc.) que permite el paso del
líquido por un medio poroso y retiene los elementos sólidos.

Así operan los filtros de agua de nuestras casas, o el papel de filtro donde vertemos el
café sólido antes de añadirle el agua caliente. El agua (que contiene las partículas más
finas del café) pasa a través del papel, y queda retenida en este las partículas más
gruesas del café.

6.6.3. Separación magnética

La separación magnética consiste en la separación de fases de acuerdo a su potencial
magnético. Algunas sustancias responden a los campos magnéticos y otras no, y de
acuerdo a esta diferencia se aplica un imán o electroimán a la mezcla, que permite atraer
un componente y dejar el otro intacto (por ejemplo, fragmentos de hierro en tierra,
mercurio en agua, trozos de metal en agua).
6.6.4. Tamizado
El tamizado opera de manera semejante al filtrado, pero entre sustancias sólidas de
distinto tamaño (como grava y arena, sal y palomitas de maíz, o arroz y piedritas).

Se usa una red o tamiz, cuyos agujeros permiten el paso de los fragmentos de menor
tamaño y retienen los más grandes. Dependiendo del material, puede emplearse como
primer paso en la obtención de sustancias puras o como paso definitivo.

6.6.5. Destilación
La destilación permite separar líquidos solubles entre sí, pero que tengan distinto punto
de ebullición (como el agua y el alcohol). La diferencia entre los puntos de ebullición de
los componentes a separar por este método debe ser aproximadamente de 80 ºC.

El procedimiento consiste en verter la mezcla en un recipiente y calentarla controlando

la temperatura para que solo el componente de punto de ebullición más bajo se evapore,
y sea llevado a través de un conducto (llamado columna de destilación) hacia otro
recipiente, esta vez refrigerado. Allí se condensará y volverá a su fase original.
A los líquidos obtenidos así se los conoce como destilados (agua destilada, alcohol
destilado).
6.6.6. Cristalización
La cristalización es un método ideal para separar sólidos disueltos en líquidos (sal en
agua, azúcar en agua). Consiste en evaporar el líquido hasta obtener en el fondo del
recipiente los cristales del sólido disuelto. Por ejemplo, así se obtiene la sal marina.
Dependiendo de la velocidad de la evaporación, los cristales serán más grandes o más
chicos.
6.6.7. Flotación
La flotación permite que la fase sólida de menor densidad flote en el líquido.
La flotación es el caso contrario de la decantación y consiste en permitir que la fase
sólida de menor densidad flote en el líquido para luego retirarlo manualmente o
mediante un tamiz. El perfecto ejemplo de ello es el procedimiento de limpiado de las
piscinas.
6.6.8. Cromatografía
La cromatografía es un método que se utiliza para separar mezclas complejas que no
responden a ningún otro método de separación. Emplea la capilaridad como principio:
proceso que permite el avance de una sustancia a través de un medio específico. Se
identifican así a las dos fases de la mezcla como fase móvil (la que avanza) y fase
estacionaria (sobre la que se avanza).
El funcionamiento de esta separación depende de la afinidad de los componentes de la
mezcla por ambas fases, y de acuerdo a esta afinidad, la separación será más rápida o
más lenta. Por ejemplo, al derramar café sobre una tela, el café avanza ocupando una
gran cantidad de superficie.

En la actualidad existen distintos métodos de cromatografía:

 Cromatografía de papel. La fase estacionaria se compone de una tira de papel de
filtro y la fase móvil está constituida por un disolvente que contiene la muestra a
separar. Se colocan unas gotas del disolvente que contiene la muestra sobre un
extremo del papel y se espera a que avance el líquido. Luego se deja secar, y si
los distintos componentes de la muestra tienen colores diferentes, se podrá
observar sus distintas posiciones sobre el papel.
 Cromatografía de capa fina. La fase estacionaria está compuesta de un material
absorbente adherido a una placa que puede ser de vidrio, aluminio u otro
material. La fase móvil es un líquido que actuará como eluyente. El
procedimiento consiste en colocar la muestra sobre la placa y luego sumergir en
el eluyente una parte de esta. Los componentes se separarán por diferencia de
afinidad entre el eluyente y el componente adherido a la placa.
 Cromatografía de columna. La fase estacionaria consiste en un material sólido
absorbente que se coloca como relleno en una columna de vidrio (aunque en la
actualidad existen columnas de otros materiales, por ejemplo, acero inoxidable).
La fase móvil se constituye de un eluyente y la separación de los componentes
de la muestra depende de la afinidad que tienen sus componentes por ambas
fases. Por lo general, el eluyente pasa a través de la columna por gravedad,
aunque se han desarrollado métodos modernos donde es impulsado por bombas
que aplican presión.
 Tema 7
Facturación de recetas

7.1. Introducción
Se considera receta médica, a toda prescripción emitida por un profesional en medicina,
odontología y medicina veterinaria, con fines terapéuticos, debiendo contener las
siguientes características:

 Escrita en castellano y con texto legible, conteniendo el nombre, firma,

matrícula y dirección del profesional.
 Deberá precisar el nombre completo y la edad del paciente.
 Especificará el nombre genérico del medicamento prescrito, opcionalmente, el
nombre comercial, la fórmula farmacéutica, concentración del principio activo y
dosificación, así como la duración del tratamiento y especificaciones, para
llevarlo adelante.
Así mismo, en caso necesario deberá indicar las precauciones particulares a respetar por
el paciente. En caso de medicamentos psicotrópicos, el profesional deberá tomar en
cuenta que la receta quedará retenida en el establecimiento farmacéutico.
Artículo 89°.- El profesional farmacéutico deberá dispensar los medicamentos de
acuerdo a prescripción del facultativo.
Cuando presuma que en la receta existe error, no la despachará sin antes solicitar al
Médico, Odontólogo o Médico Veterinario, la aclaración pertinente.
Artículo 90°.- En la preparación de recetas magistrales los Regentes Farmacéuticos
dejarán establecidos métodos y procedimientos de preparación siendo responsables de la
estabilidad y actividad de los mismos.

Artículo 91°.- Se considera RECETA VALORADA aquella que es de uso exclusivo

para la prescripción de estupefacientes, debiendo cumplir las características enunciadas
en el art. 87 del presente reglamento.
Se considera RECETA ARCHIVADA aquella receta médica que debe consignar la
prescripción específica de Psicotrópicos cumpliendo las características enunciadas en el
art. 87, así mismo se deberá consignar los siguientes datos del paciente: Carnet de
Identidad, Domicilio y Teléfono.
Artículo 92°.- El profesional farmacéutico puede informar y ofrecer al usuario el mismo
medicamento genérico prescrito, sobre la base de disponibilidad y mejor precio. Ante
posibles modificaciones de presentación farmacéutica, concentración de principio activo
u otros similares, se requiere autorización expresa del profesional que extendió la receta.

Artículo 93°.- Se autoriza el expendio de medicamentos aprobados expresamente como

medicamentos de Venta libre (OTC) en farmacias, farmacias populares, institucionales,
botiquines locales comerciales diversos legalmente establecidos.

El sistema de facturación electrónica en Bolivia se llama Sistema de Facturación Virtual

o SFV. El SIN ha establecido 3 modalidades de facturación que sustituyen a los
anteriores modelos de Facturas computarizadas, oficina virtual, electrónica web y
electrónica por ciclos.
7.2. Factura
Nota Fiscal o Documento Equivalente deberá emitirse consignando el nombre o razón
social o nombre comercial, NIT o los datos numéricos del Documento de Identidad,
exceptuando Servicios de Terminal Aeroportuaria Nacional o Internacional en la
modalidad de Facturación Electrónica por Ciclos.

Quienes tengan un ingreso mayor o igual a 23 UIT deben emitir facturas electrónicas y
boletas electrónicas a partir del 1 de enero de 2022, Quienes ingresen un monto menor a
23 UIT facturarán y generarán boletas de venta electrónica a partir del 1 de junio de
2022
 Tema 8
Transmisión de Información

8.1. Introducción
En la oficina de farmacia, se producen constantes intercambios de mensajes entre
diferentes públicos por lo que la comunicación se debe trabajar como una herramienta
estratégica.

Tener una buena estrategia de comunicación te puede hacer llegar a más clientes y
conseguir fidelizar a aquellos que visitan con menos frecuencia tu oficina de farmacia.

Aunque no seas un profesional de la comunicación, debes tener en mente una

planificación a medio y largo plazo con acciones que puedan diferenciar a tu farmacia
del resto y hagan ver a tus clientes un valor añadido que otras no tienen.

Para llevar esto acabo, también es importante el equipo. Es decir, si un miembro de tu

equipo, por ejemplo, centraliza la comunicación digital, se le puede sacar mucho más
rendimiento a este cana, se le debe ofrecer apoyo formativo, con cursos de varios
presupuestos, y que, sin duda, revertirá en beneficio de tu farmacia.

El plan de comunicación consta de 5 elementos básicos que debes seguir si quieres

mejorar la relación con tus clientes y ofrecerles un servicio de calidad. Se trata de la
auditoría, objetivos, públicos, acciones y retroalimentación.

8.1.1Auditoria. El primer paso del plan de comunicación debe ser el análisis del
entorno en el que se sitúa tu farmacia. Debes conocer al detalle tu organización, así
como también hacer un estudio de la competencia y el posicionamiento que tienes frente
a ella.
8.1.2. Objetivos. El plan de comunicación de tu farmacia no tendría sentido si no se
incluyen unas metas concretas. Los objetivos deben ser metas asequibles, medibles y
creíbles. Por ejemplo, la presentación de un nuevo servicio o la promoción de un nuevo
producto.
8.1.3. Públicos. En este punto se entrará en detalle de cada público de la farmacia. Hay
que separar claramente los públicos externos, entre los cuales se incluyen los clientes y
los proveedores, y los internos, es decir, tus farmacéuticos, ya que una buena
comunicación también se define a partir de la relación con los empleados.

8.1.4. Acciones. Una vez concretados los objetivos y los públicos, debes definir cómo lo
debes hacer. Es decir, decidir de qué quieres hablar, en qué canal se van a publicar los
contenidos, en qué fechas… Además de revisar el impacto de tus publicaciones o
reasignar tareas en el caso de que algún miembro de tu equipo se sienta desbordado con
estas tareas.

8.2. Evaluación y retroalimentación

El plan de comunicación no tiene una vigencia limitada. El análisis continuo es
imprescindible para detectar nuevas necesidades y poder implementar nuevas acciones
dirigidas a públicos diferentes. Indicadores como el ROI (retorno de la inversión) te
indicará el beneficio que ha tenido para tu farmacia la puesta en marcha de las acciones
y herramientas como Google te dirán cómo han funcionado tus promociones en la
página web, en caso de tener una.

La puesta en marcha del plan de comunicación te ayudará a cumplir con los objetivos
que te has marcado a nivel empresarial. En próximos artículos iremos desgranando los
elementos clave de una buena comunicación. La comunicación ha dejado de ser un
elemento poco relevante para los negocios y es cada vez más importante para
diferenciarse de los demás competidores.