AGENCIAS Y SUCURSALES

Son lugares de negocio sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típ

Los objetivos de las empresas de abrir Agencias o Sucursales, entre otros son los siguientes:

Incrementar las Ventas,

Ampliar su radio de acción,

Tener el dominio de ciertas plazas

Contacto con los clientes,

Poner al alcance de los clientes los productos que maneja,

Conocer las necesidades del mercado,

Saber que productos son de mayor demanda,

Vender sus mercancias en otros lugares; y

Extender sus operaciones en lugares distintos de la casa matriz.

AGENCIA.

(Art. 264 C.Co.) Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder par

Es una entidad, física, o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa Matriz. Su

VENTAJAS.

Esta modalidad de comercialización de los productos representa un muy buena opción para muchas empresas:

No representa una cantidad representativa de gastos fijos, no costos adicionales por la inversión en construcciones e instalacio

La comisión representa un costo variable de vantas para la casa matriz. ( Depende de las ventas)

DESVENTAJAS

No es posible utilizarlas para todo los tipos de productos en el mercado,

Gran cantidad de cartera,

Costos de control y mantenimiento; y

La poca fidelidad de los agentes comerciales.

CONTROL.

La Casa Matriz debera llevar un control contable de las ventas, costos y gastos de cada uno de los agentes.

El valor de los fletes, seguros y demas gastos que origine el envio de mercancia a sus agentes, debera ser contabilizado por la c

CARACTERISTICAS.

Tiene surtido de muestras,

No mantiene existencias,

La Casa Matriz es la que cumple los pedidos,

La Casa Matriz es la que aprueba créditos y efectua cobros, (En algunos casos efectua cobros)

Fondo es reponible,

Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando no hay contrato de exclusividad con la empres

Cobran una comisión por las mercancias vendidas. La facturación de las ventas la efectua directamente la casa matriz, y el age

La estructura legal se constituye mediante un contrato entre el agenta comercial y la compañia fabricante o mayorista del pro

SUCURSAL

Art. 263 C.Co. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para

Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un pod

CARACTERISTICAS.

Es la creación de extensiones de la misma compañia, en aquellos lugares en donde se efectuen operaciones con los clientes,
Son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razón social,
Efectúan su propia facturación,
Tienen local propia, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que sera integrada cada cierto tiemp

CONTROL.

En cada sucursal la Casa matriz debera llevar un control en los siguientes aspectos:
Mercancias en existencias,
Utilidades o perdidas generadas,
Contabilidad

El grado de autonomía garantizado a una sucursal lo determina la Casa Matriz. L amyor parte de las sucursales mantienen sus

En ocasiones una sucursal puede tener autoridad para pagar a los proveedores por mercancias compradas por o para la sucur

CONTABILIDAD.

Es muy común que una compañia con sus oficinas principales por ejemplo en Bogotá D.C. (Casa MAtriz), tenga sucursales por

El analisis de la contabilidad la podemos dividir en dos partes:

1. Contabilización de las transacciones de la sucursal, las cuales unas veces serán con la oficina principal, y otras, con los partic
2. La Consolidación periodica de las cuentas de la oficina principal con las de la(s) sucursal(es) con el fin de preparar estados fin

CONTABILIDAD DE LA SUCURSAL.

Cuando una compañia abre una sucursal, y esta lleva sus propios registro de contabilidad, (control), que la sucursal llevara com

La diferencia entre la contabilidad de una sucursal y la de una compañia juridicamente independiente consiste en que la sucur

EJERCICIO.

Una compañia ubicada en la ciudad de Villavicencio, abre una sucursal en la ciudad de Restrepo en Enero 05 de 2024. La sucur

La sucursal funciona en un local en arrendamiento, inicia operaciones con $5.000.000 en efectivo y $50.000.000 en inventario

Otras Transacciones hechas por la sucursal.

1. Compra mercancias a crédito por $10.000.000

2. Vende a crédito $50.000.000
3. Vende de contado por $20.000.000
4. Recauda cartera por sus ventas por $42.000.000
5. Abona a proveedores por $7.500.000
6. Paga arrendamiento del local por $1.200.000 en efectivo
7. Envia a la sucursal dinero en efectivo por $40.000.000
 vidad, procedimiento típico de expansión.

s carezcan de poder para representarla.

tiva de la casa Matriz. Su función consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por tal razón el esta

nstrucciones e instalaciones,
ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de ventas.

clusividad con la empresa el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compañias, las cuales incluso manufacturen p

e la casa matriz, y el agente sólo registra contablemente el ingreso por las comisiones.

ante o mayorista del producto.

era de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para repres

erá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribira en el registro mercantil. A falta de d

iones con los clientes,

grada cada cierto tiempo a la de la Casa Matriz,

cursales mantienen sus propios registros de ventas, cartera, etc. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar muchos de sus gastos, m

adas por o para la sucursal. Sin embargo, la mayor parte de las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar.

z), tenga sucursales por ejemplo en las ciudades capitales de deptos. En algunos casos la Casa matriz mantiene todos los registros de la con

al, y otras, con los particulares; y

n de preparar estados financieros para la compañia en conjunto. (Consolidación).

ue la sucursal llevara como si fuera una empresa juridicamente independiente. Tendrá sus propios libros auxiliares, mayor, etc, y allí se reg

consiste en que la sucursal no lleva cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino la Casa Matriz. La C

ero 05 de 2024. La sucursal llevara sus propios registros, cerrara los libros y prepará estados financieros al final de cada mes.

0.000.000 en inventario de mercancias que le ha dado la principal.

asa matriz. Por tal razón el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.
s cuales incluso manufacturen productos similares; y

rios con facultades para representar la sociedad.

l registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendran las mismas atribuciones de los administradores de la principal.
pagar muchos de sus gastos, mientras que otras sólo se les permite hacer pequeños desembolsos, lo que equivale por lo regular a una Caja

y las cuentas por pagar.

ene todos los registros de la contabilidad, incluyendo los de las sucursales, caso en el cual la compañia lleva unicamente un juego de libros

xiliares, mayor, etc, y allí se registraran todas las transacciones que la afecten (particulares - Casa matriz).

duales, sino la Casa Matriz. La Cuenta que reemplaza a la de Patrimonio y que es llevada por la sucursal es la cuenta oficina Principal por P

nal de cada mes.

lo y crecimiento empresarial.
istradores de la principal.
quivale por lo regular a una Caja Menor.

unicamente un juego de libros. Sin embargo, otras empresas hacen que cada sucursal lleve su propio juego de registros contables, y en es

a cuenta oficina Principal por Pagar - (2310) Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Tambien se llevara una cuenta reciproca en la Casa Matriz, d
de registros contables, y en este caso la empresa tendra un juego de libros en conjunto, no solo para la oficina principal, sino también par

a reciproca en la Casa Matriz, denominada Sucursal por Cobrar (132015) Cuentas por Cobrar a Vinculados Economicos - Sucursales y siemp
cina principal, sino también para cada sucursal.

conomicos - Sucursales y siempre debe ser igual a la cuenta reciproca Oficina Principal por Pagar.
 EN LA SUCURSAL DB
11050501 Caja Principal 5,000,000
62053650 Despachos de la Principal 50,000,000
23100501 Cuentas por Pagar - Casa Matriz
22200505 Proveedores de Mercancia - Casa matriz

EN LA PRINCIPAL

En la Principal

13201501 Deudores - Vinculados Economicos - Sucursales Efectivo 5,000,000

13201502 Deudores - Vinculados Economicos - Sucursales M/cias 50,000,000
11100501 Bancos
41353650 Despachos a la Casa Matriz

1. Compra de mercancias a crédito por $10.000.000

62053601 Compra de Electrodomesticos 10,000,000

22050501 Proveedores de Mercancia

2. Vende a crédito la suma de $50.000.000

13050501 Deudores Clientes 50,000,000

41353601 Venta de Electrodomesticos

3. Vende de contado la suma de $20.000.000

11050501 Caja principal 20,000,000

41353601 Venta de Electrodomesticos

4. Recauda cartera por $42.000.000

11050501 Caja Principal 42,000,000

13050501 Deudores Clientes

5. Abona a proveedores $7.500.000 en efectivo

 22050501 Proveedores de Mercancias 7,500,000
11050501 Caja Principal

6. Paga $12.000.000 en efectivo por concepto de arrendamiento del local.

51201001 Arrendamiento Construcciones y edificaciones 12,000,000

11050501 Caja Principal

7. Envia la suma de $40.000.000 en efectivo, a la Casa Matriz como abono a la mercancia recibida.

En la Sucursal.

22050505 Proveedores Mercancias - Casa Matriz 40,000,000

11050501 Caja Principal

En la Casa Matriz.

11050501 Caja principal 40,000,000

13201502 Deudores Vinculados Economicos - Sucursales Mercancia

Si las compra, los Gastos y otras operaciones superan los topes para efectuar retención en la fuente, se debe desco

Suponemos el cierre de enero 31 de 2024, los saldos a esa fecha son los siguientes:

En la sucursal

SALDO
CODIGO CUENTA
DEBITO
11050501 Caja Principal 7,500,000
13050501 Deudores Clientes 8,000,000
22050501 Proveedores de Mercancias
22200505 Proveedores de Mercancias - Casa Matriz
23100501 Cuentas por Pagar - Casa Matriz
41353601 Venta de Electrodomesticos
51201001 Arrendamientos - Construciones y Edificaciones 12,000,000
62053601 Compras de Mercancias - Electrodomesticos 10,000,000
62053650 Despachos de Mercancias a Sucursales 50,000,000
87,500,000

Si se efectua cierre en el mes de enero de 2024, se debe cancelar las cuentas de resultado, cargar a inventarios la s
En la Casa Matriz

Al efectuar el cierre a enero 31 en la sucursal, en la Casa Matriz se contabiliza la utilidad de $18.000.000, como un

SALDO
CODIGO CUENTA
DEBITO
11050501 Caja Principal 40,000,000
11100501 Bancos
Deudores Vinculados Economicos - Sucursales
13201501 5,000,000
Efectivo
Deudores Vinculados Economicos - Sucursales
13201502 10,000,000
Mercancias
Venta Electrodomesticos - Despacho M/cias a
41353650
Sucursales
SUMAS IGUALES 55,000,000
CR

5,000,000
50,000,000

5,000,000
50,000,000

10,000,000

50,000,000

20,000,000

42,000,000
 7,500,000

12,000,000

40,000,000

40,000,000

la fuente, se debe descontar y contabilizar, así mismo si las operaciones generan iva este se debe contabilizar como recaudado o como de

SALDO CREDITO

2,500,000
10,000,000
5,000,000
70,000,000

87,500,000

, cargar a inventarios la suma de $20.000.000, y determinar la utilidad con un crédito a la cuenta 23100501 Cuentas por pagar a la Casa M
e $18.000.000, como un ingreso a Ingresos sucursal credito y un debito a la 13201501 Deudores Vinculado Economicos - Efectivo.

SALDO CREDITO

5,000,000

50,000,000
55,000,000
ilizar como recaudado o como descontable, según el caso. Las contabilizaciones de la retención e Iva son común y corriente es decir se afe

01 Cuentas por pagar a la Casa Matriz

o Economicos - Efectivo.
omún y corriente es decir se afectan las cuentas 2365 y 2408 respectivamente.
SUCURSAL

ESTADO DE RESULTADOS DEL 01-01 AL 31-01-2024

INGRESOS OPERACIONALES
Venta de Electrodomesticos 70,000,000
COSTO DE VENTAS
Inventario Inicial -
Compras 10,000,000
Despachos de la Casa Matriz 50,000,000
Mercancia Disponible para la Ventas 60,000,000
Inventario Final de Mercancias 31-01-2003
COSTO DE MERCANCIA VENDIDA 60,000,000
UTILIDAD BRUTA 10,000,000
GASTOS OPERACIONALES
Arrendamientos 12,000,000
TOTAL GASTOS OPERACIONALES 12,000,000
UTILIDAD OPERACIONAL - 2,000,000
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL 31-01-2024

ACTIVO
CORRIENTE
Caja 7,500,000
Deudores 8,000,000
Inventarios
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 15,500,000
TOTAL ACTIVO 15,500,000

Suponemos que el Balance de prueba de la Casa Matriz es el siguiente:

SUCURSAL

PASIVO
CORRIENTE
Proveedores 2,500,000
TOTAL PASIVO CORRIENTE 2,500,000
TOTAL PASIVO 2,500,000
PATRIMONIO
Proveedores - Casa Matriz 10,000,000
Cuentas por Pagar - Casa Matriz
TOTAL PATRIMONIO 10,000,000
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 12,500,000
Suponemos que el Balance de prueba de la Casa Matriz es el siguiente:

CODIGO CUENTA SALDO DEBITO

110505 CAJA 15,000,000
111005 BANCOS 100,000,000
130505 DEUDORES CLIENTES 30,000,000
13201501 VINC. ECON. SUCURSALES POR COBRAR - EFECTIVO 5,000,000
13201502 VINC. ECON. SUCURSALES POR COBRAR - MCIAS 10,000,000
138020 DEUDORES VARIOS 20,000,000
143536 INVENTARIOS 40,000,000
150405 TERRENOS 50,000,000
151605 EDIFICIOS 150,000,000
220505 PROVEEDORES
3105 CAPITAL SOCIAL
3705 SUPERAVITA GANANCIAS RETENIDAS
413536 VENTAS
620536 COMPRAS 160,000,000
62053650 DESPACHOS A SUCURSALES
51 GASTOS 27,000,000
TOTALES 607,000,000
SALDO CREDITO

10,000,000
300,000,000
67,000,000
180,000,000

50,000,000

607,000,000
HOJA DE TRABAJO PARA ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

Una hoja de trabajo para preparar estados financieros consolidados para la Casa Matriz y su sucursal o sucursale

1. Combinar activos y pasivos similares

2. Eliminar cantidades reciprocas
3. Eliminar utilidades entrecompañias si las hay.

La hoja de trabajo se usa, en especial , para facilitar la preparación de estados financieros consolidados. Por eso,

Los asientos de eliminación en este tipo de hoja de trabajo no se registran en los libros de la compañia ni en los d

Cuando una empresa tiene sucursales y las hace llevar sus propios registros contables, no solo establece respons

Esta consolidación no se hace en los registro formales de contabilidad, sino que se hace en papeles de trabajo (H

Para consolidar las cuentas de la Casa Matriz y la Sucursal, el contador primero lista un balance general a nivel de
Matriz y su sucursal o sucursales debe lograr lo siguiente:

ncieros consolidados. Por eso, la siguiente hoja de trabajo se divide en dos partes. La sección de ingresos se usa para preparar el estado d

ibros de la compañia ni en los de la oficina principal, ni en los de la sucursal. Se debe elaborar y preservar, junto con la hoja de trabajo en s

bles, no solo establece responsabilidad financiera independiente, sino que permite a la dirección de cada división separada de la empresa

e hace en papeles de trabajo (Hoja de trabajo); y luego se preparan los Estados Financieros consolidados.

ta un balance general a nivel de subcuenta, tanto de la sucursal(es) como de la Casa Matriz, en la fecha de corte que se dispone a consolid
e usa para preparar el estado de ingresos consolidado; el balance se usa para preparar un balance consolidado al final del periodo.

unto con la hoja de trabajo en si misma, una hoja de dos columnas que detallen estos asientos diarios, ya que estos documentos por lo reg

visión separada de la empresa empaparse de como le ha ido en su operación particular. A parte de los resultados financieros separados, t

orte que se dispone a consolidar.

ado al final del periodo.

ue estos documentos por lo regular constituirán el unico enlace que conecte los balances de prueba y los estados financieros. Las explicaci

ltados financieros separados, tambien debe determinar periodicamente su utilidad o perdida unificada y preparar estados financieros con
tados financieros. Las explicaciones a los asientos en la hoja de trabajo se ofrecen como notas de pie de pagina a continuación de cada ho

eparar estados financieros conjuntos (Consolidados). esto quiere decir que es necesario consolidar los registros de contabilidad de la Casa
gina a continuación de cada hoja de trabajo.

stros de contabilidad de la Casa Matriz con los de la(s) sucursal(es) proceso en el que unas cuentas se combinan y otras se eliminan (aquell
nan y otras se eliminan (aquellas que reflejan operacionen dentro de la compañia).
COMPAÑIA XXX

CONSOLIDACION ESTADOS FINANCIEROS CASA MATRIZ - SUCURSAL AL 31-01-2003

VENTAS
CASA MATRIZ SUCURSAL
CUENTA DEBE HABER DEBER
CAJA 15,000,000 7,500,000
BANCOS 100,000,000
DEUDORES CLIENTES 30,000,000 8,000,000
VINC. ECON. SUCUR. EFEC 5,000,000
VINC. ECON. SUCUR. MCIA 10,000,000
DEUDORES VARIOS 20,000,000
INV. INCIAL 40,000,000
TERRENOS 50,000,000
EDIFICIOS 150,000,000
PROVEEDORES 10,000,000
PROV. CASA MATRIZ
CUENTAS POR PAGAR CASA MAT
CAPITAL SOCIAL 300,000,000
UTILIADES RETENIDAS 67,000,000
VENTAS 180,000,000
COMPRAS 160,000,000 10,000,000
DESPACHO A SUCURSALES 50,000,000
DESPACHO DE CASA MATRIZ 50,000,000
GASTOS 27,000,000 12,000,000
SUBTOTALES 607,000,000 607,000,000 87,500,000
INVENTARIO FINAL. Matriz $50.000 Sucurs $20.000
SUBTOTALES
UTILIDAD DEL EJERCICIO
SUMAS IGUALES
 70.000,oo
SUCURSAL ELIMNACIONES ESTADO DE RESULTADOS BALANCE GENERAL
HABER DEBER HABER DEBE HABER DEBE HABER
22,500,000
100,000,000
38,000,000
5,000,000 0
10,000,000 0
20,000,000
40,000,000 0
50,000,000
150,000,000
2,500,000 12,500,000
10,000,000 10,000,000 0
5,000,000 5,000,000 0
300,000,000
67,000,000
70,000,000 250,000,000
170,000,000
50,000,000 0
50,000,000 0
39,000,000
87,500,000 65,000,000 65,000,000
70,000,000 70,000,000
249,000,000 320,000,000
71,000,000 71,000,000
320,000,000 320,000,000 450,500,000 450,500,000
0