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4 Administración de cuentas por cobrar

La administración de cuentas por cobrar es el proceso de gestionar y controlar los créditos
que una empresa otorga a sus clientes y las deudas pendientes que estos tienen con la
empresa. Este proceso es fundamental para asegurar que la empresa reciba los pagos de
manera oportuna y mantenga una buena salud financiera.
Los componentes para una buena administración de cuentas por cobrar son:
1. Políticas de crédito
2. Condiciones de crédito
3. Políticas de cobranza
4.4.1 Políticas de crédito:

Las políticas de crédito son un conjunto de reglas establecidas por las

instituciones financieras para evaluar la solvencia y capacidad crediticia de los
clientes. Estas políticas tienen como objetivo principal proteger a los prestamistas
y mitigar el riesgo de impago.
Una buena política de crédito generalmente busca cuatro objetivos:
 Determinar a qué clientes se les otorga crédito y se les factura.
 Establecer las condiciones de pago para las partes a las que se extiende el
crédito.
 Definir los límites que se establecerán en las cuentas de crédito pendientes.
 Describir los pasos o procedimientos que se utilizan para hacer frente a las
cuentas morosas.
Las políticas de crédito se dividen en tres tipos:
 La política de crédito conservadora prioriza la seguridad y minimización de
riesgos.
 La política de crédito agresiva busca aumentar la cartera de préstamos y
captar nuevos clientes.
 La política de crédito selectiva busca un equilibrio entre la seguridad y la
captación de nuevos clientes.

4.4.2 Condiciones de crédito:

Las condiciones de crédito son los términos y acuerdos bajo los cuales una
empresa otorga crédito a sus clientes. Estas condiciones especifican los requisitos
y expectativas para el pago de bienes o servicios proporcionados a crédito. Las
condiciones de crédito son fundamentales para gestionar el riesgo de crédito y
asegurar un flujo de caja saludable.
A continuación, se presentarán algunos requisitos para obtener un crédito para
una persona física y una empresa PYME:
Persona física:

 Ser mayor de 18 años

 Documento oficial de identidad (INE, PASAPORTE, Licencia de conducir)
 1 año de antigüedad (mínimo) en tu trabajo
 Contrato indefinido
 Buen historial crediticio
 Referencias personales
 Número de celular personal
 Finalidad de uso del crédito
Para una PYME:
 Antigüedad del negocio: Tu empresa deberá tener una antigüedad mínima en
funcionamiento, el tiempo específico dependerá de la entidad y de si eres
cliente de ella.
 Si eres persona física con actividad empresarial: Normalmente se solicita tener
entre 25 y 70 años con identificación oficial vigente.
 Si eres persona moral: Por lo general, deberás presentar un acta constitutiva
de tu Pyme y un poder notarial del representante legal de la empresa, ambos
con el sello de inscripción en Registro Público, y contar con una identificación
oficial vigente del representante legal.
 Comprobar ingresos: Deberás presentar los últimos estados de cuenta de la
entidad en la que la empresa tenga su cuenta bancaria. Si el monto es
elevado, es posible que también tengas que presentar los estados financieros
de los últimos ejercicios fiscales completos y uno parcial con una antigüedad
no superior a los tres meses.
 Constancia de situación fiscal: Un documento que comprueba que la situación
fiscal del negocio está en norma ante la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público.

Además de los requisitos para la solicitud de un crédito se encuentran las

condiciones que se establecen para una vez obtenido el crédito las cuales
consisten en lo siguiente:
Plazo de pago: El período de tiempo que se otorga al cliente para pagar la factura,
generalmente expresado en días. Por ejemplo, "neto 30 días" significa que el pago
es debido en su totalidad 30 días después de la fecha de la factura.
 Descuentos por pronto pago: Incentivos ofrecidos a los clientes para que paguen
antes del vencimiento. Por ejemplo, "2/10, neto 30" significa que el cliente puede
tomar un descuento del 2% si paga dentro de los primeros 10 días, de lo contrario,
el monto total es debido en 30 días.
Tasa de interés por pagos atrasados: La tasa de interés que se aplicará a los
pagos que se realicen después de la fecha de vencimiento. Esto se incluye para
desalentar los pagos tardíos y compensar a la empresa por el tiempo adicional
que debe esperar para recibir el dinero.
Límites de crédito: El monto máximo de crédito que se concede a un cliente. Este
límite se establece basándose en la capacidad financiera del cliente y su historial
de crédito.
Condiciones de facturación: Detalles sobre cómo y cuándo se enviarán las
facturas, incluyendo la frecuencia de facturación (mensual, semanal, etc.) y el
método de entrega (electrónica, correo postal, etc.).
Política de devoluciones y ajustes: Procedimientos y condiciones bajo las cuales
se aceptan devoluciones, se emiten notas de crédito o se realizan ajustes en las
facturas.
Garantías o colaterales: Requisitos adicionales que pueden incluir la exigencia de
garantías o colaterales para asegurar el crédito, especialmente en casos de
clientes con historial crediticio limitado o dudoso.
Condiciones de incumplimiento: Cláusulas que detallan las acciones que la
empresa puede tomar en caso de que el cliente no cumpla con las condiciones de
crédito, como la suspensión de futuros créditos, el inicio de procedimientos de
cobranza, o acciones legales.
4.4.3 Políticas de cobranza:
Las políticas de cobranza son decisiones administrativas, técnicas y legales
diseñadas y adoptadas por una empresa, plasmadas en procedimientos
destinados para cobrar o recuperar los valores, en términos de unidades
monetarias, de créditos otorgados a sus clientes, tanto vigentes como vencidos.
Cualquier sistema de cobranzas para que tenga éxito, debe generar efectivo.
Una buena política de cobranza de tener los siguientes objetivos:

 Una adecuada política crediticia, para minimizar gastos de cobro por clientes
difíciles o de dudosa recuperación.
 Una recuperación del crédito sin afectar la permanencia del cliente.
 Tener cuidado de ser demasiado agresiva en su gestión de cobros.
 Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa, estén
determinados por su política general de cobranza. En el ámbito de políticas de
cobranzas se pueden distinguir tres clases: políticas rígidas, políticas flexibles y
políticas racionales.

Las políticas de cobranza se dividen en tres tipos:

Políticas rígidas de cobranza: Se caracterizan por la otorgación de créditos en

períodos cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva,
orientadas a reducir pérdidas en cuentas incobrables o de dudoso cobro.

Políticas flexibles de cobranza: Se caracterizan por la otorgación de créditos

generosos, considerando la competencia, no presionan enérgicamente durante el
proceso de cobro y son menos exigentes en requisitos y períodos para el pago de
los compromisos.

Políticas racionales de cobranza: Se caracterizan por la otorgación de créditos,

destinados a generar un flujo normal de cobranzas, se implanten para alcanzar el
objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en
general. Este objetivo incide en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la
empresa. Se otorgan créditos a plazos razonables según características de los
clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los
cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.

4.5 Administración de Inventarios

La administración de inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de bienes

al momento de requerir su uso o venta, basada en métodos y técnicas que
permiten conocer las necesidades de reabastecimiento óptimas. El inventario es el
conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para comerciar,
permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un periodo
económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos
circulantes de toda organización.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además
de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación
de servicios; empaques y envases.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios;

de aquí viene la importancia del manejo de inventario. Este manejo tanto físico
como contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así
como también conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de
la situación económica de la empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento. La ventaja
principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con
mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar:

 Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y

rendimiento).
 Peligro de obsolescencia.

El objetivo de la administración de inventarios tiene dos aspectos que se

contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario. Por
otro lado, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente
para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de
producción y venta funcionen sin obstáculos.