Proceso de compras:

Conceptos básicos
SAP Business One, Versión 9.3

PÚBLICO

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Bienvenido al tema sobre los fundamentos del proceso de compras.

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 Objetivos

Al finalizar este tema, podrá:

▪ Enumerar los pasos básicos del proceso de
aprovisionamiento
▪ Utilizar un proceso de aprovisionamiento optimizado

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En esta sesión, observaremos un resumen del proceso de aprovisionamiento. Al final, podrá enumerar
los pasos del proceso de aprovisionamiento y comprar un artículo usando un proceso de
aprovisionamiento optimizado.
 Ejemplo empresarial

▪ Su empresa compra artículos de proveedores externos.

▪ Normalmente usted utiliza el proceso de aprovisionamiento completo.
▪ No obstante, en algunos casos, puede realizar el pedido por teléfono y su
proveedor entrega los artículos de forma inmediata.

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▪ Imagínese que su compañía compra artículos de proveedores externos. Normalmente usted utiliza
el proceso de aprovisionamiento completo.
▪ No obstante, a veces, necesita los artículos de inmediato. Realiza el pedido por teléfono y su
proveedor entrega los artículos de forma inmediata. Para agilizar el proceso no utilice el proceso
completo, use sólo un documento de compra para mantener el proceso lo más simple y veloz
posible.

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 Resumen el proceso de aprovisionamiento

Pedido de Pago
Pedido de entrada de Factura de
compra proveedores efectuado
mercancías

Proceso de cuatro partes básicas: pedir, recibir y pagar para mercancías o servicios.

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El proceso de compras no es simplemente realizar un pedido y pagar por lápices y sujetapapeles. En

cambio, la compra es el proceso de asegurar que un flujo constante de materiales necesarios llegue a
su empresa cuándo y dónde lo necesite. Como una aplicación de gestión empresarial global, SAP
Business One lo ayuda a realizar el proceso de compras, empezando con un pedido y siguiendo con
el resto de los documentos de compra. SAP Business One captura información automáticamente a
cada paso para que siempre conozca lo que hay en el inventario como también el estatus financiero
actualizado de su empresa. La visualización en tiempo real ayuda a identificar posibles insuficiencias
de stock antes de que sucedan. La información precisa del historial ayuda a realizar un seguimiento de
los proveedores que siempre cumplieron.
El gráfico muestra los procesos de cuatro partes básicas: pedir, recibir y pagar por las mercancías o
los servicios.
 Compra de artículos: Resumen del proceso

Pedido de Pago
Pedido de entrada de Factura de
compra proveedores efectuado
mercancías

▪ El pedido (PO) es el documento que le

proporciona al proveedor especificando
los artículos o servicios que desea
comprar.
▪ Representa su compromiso con el
proveedor.

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El pedido (PO) es el documento que proporciona al proveedor especificando los artículos o servicios
que desea comprar, incluidas las cantidades y los precios acordados. Representa su compromiso con
el proveedor para comprar los artículos.
 Compra de artículos: Resumen del proceso

Pedido de Pago
Pedido de entrada de Factura de
compra proveedores efectuado
mercancías

▪ Pedido de entrada de mercancías

es el documento que muestra la
entrega de las mercancías de un
proveedor.
▪ Se usa para actualizar la cantidad
de inventario y los precios.

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El pedido de entrada de mercancías es el documento que muestra la entrega de las mercancías del
proveedor a la empresa. Se usa para actualizar las cantidades y los valores del inventario.
 Compra de artículos: Resumen del proceso

Pedido de Pago
Pedido de entrada de Factura de
compra proveedores efectuado
mercancías

▪ La factura de proveedores es
el documento en el cual
Proveedores introduce la
solicitud de pago del
proveedor.

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La factura de proveedores es el documento en el cual su departamento de Proveedor introduce la

información de la factura del proveedor para solicitar que se realice un pago al proveedor.
 Compra de artículos: Resumen del proceso

Pedido de Pago
Pedido de entrada de Factura de
compra proveedores efectuado
mercancías

▪ El pago efectuado es el
documento que inicia un pago
a la cuenta del proveedor.
▪ La funcionalidad y los informes
para el procesamiento de
pagos pertenecen al módulo
Gestión de bancos.
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El pago efectuado es el documento que inicia un pago a la cuenta del proveedor. Hay, en general,
cuatro formas de efectuar un pago: efectivo, cheques, tarjetas de crédito y transferencias bancarias.
También hay disponibles otras formas de pago específicas del país. En SAP Business One, se puede
acceder a la funcionalidad y a los informes asociados con el procesamiento de pagos mediante el
módulo Gestión de bancos.
 Datos maestros clave en la compra: Proveedor

Cuando se utiliza: Contiene:

▪ Todas las ▪ Personas de

transacciones contacto
de compra ▪ Direcciones
▪ Transacciones ▪ Medio de pago
de
aprovisionamien ▪ Información
to financiero Proveedores contable
automáticas y
manuales

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Ahora miremos la información sobre los datos maestros claves necesarios para el pedido. La primera
parte de datos maestros necesarios es el proveedor.
El proveedor es uno de los tres tipos de datos maestros de interlocutores comerciales que se
mantienen en SAP Business One. Los datos del proveedor identifican quién provee las mercancías y
los servicios.
Utilice registros maestros de proveedor en todas las transacciones de compra. El proveedor también
se utiliza en las transacciones de aprovisionamiento financiero automáticas y manuales.
El registro maestro de proveedores contiene: detalles de la persona de contacto, direcciones,
condiciones de pago y otra información contable.
Puede buscar el proveedor apropiado en cualquier documento de compra. Si está autorizado, también
podrá introducir nueva información de proveedor al crear un documento de compra.
 Datos maestros clave en la compra: Artículos

Campos maestros del artículo útiles en la compra

▪ Proveedores por defecto
▪ Número de catálogo del fabricante
▪ Unidad de medida de compra
▪ Dimensiones del artículo
▪ Información fiscal
▪ Grupo aduanero de los artículos importados
▪ Enlace al análisis de compra

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Otra parte clave de los datos maestros en el proceso de compra son los datos maestros de artículo.
Los datos maestros del artículo identifican lo que se compra.
Con frecuencia, se compran, se incluyen en el inventario y se venden los mismos artículos. La
información es la misma, solamente se usa de forma diferente. Esta es la ventaja de usar un registro
maestro de artículo, el cual se puede copiar en cualquier documento de los módulos de compra, venta,
producción, MRP, inventario y servicio.
La cabecera del registro de datos maestros de artículo contiene información general acerca del
artículo, incluido un número de ID único asignado por el usuario, una descripción (incluida una
descripción en un idioma extranjero) y parametrizaciones para determinar el tipo de artículo, el grupo
al que pertenece y la lista de precios seleccionada. Las casillas de selección situadas a la derecha
indican si el artículo se mantiene en el inventario y si se ofrece para la compra o venta (en muchos
casos, ambas opciones son válidas).
La ficha General en la ventana Datos maestros de artículo cuenta con una combinación de
información sobre el fabricante del artículo, identificadores adicionales, métodos de envío y método de
emisión.
La ficha Datos de compras indica el proveedor usual que vende el artículo, cómo identificar el artículo
en un catálogo, las unidades de medida utilizadas para el artículo con fines de compra y las
dimensiones del artículo físico. Se encuentra también disponible la información sobre impuestos y
grupos de aduanas para la información importada. Si el artículo cuenta con un historial de compra,
puede hacer clic en el icono del gráfico, a la izquierda de la ficha, a fin de visualizar un análisis gráfico
de compras.
 Efectos en el inventario y en la contabilidad

Pedido de Pedido de
entrada de Factura de
compra proveedores
mercancías

Ninguna Cuenta de Cuenta de Cuenta de

contabilización existencias asignación asignación Proveedor

100 100 100 100

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Ahora observemos el proceso de aprovisionamiento y su efecto en el inventario y la contabilidad.

Cuando se crea un pedido, no existen contabilizaciones en el inventario y la contabilidad.
La primera contabilización se realizará cuando se registre un pedido de entrada de mercancías. El
pedido de entrada de mercancías crea un asiento que contabiliza el valor de las mercancías recibidas
en el Debe de la cuenta de stock y en el Haber de la cuenta de costes de asignación.
La cuenta de stock y la cuenta de costes de asignación se recuperan desde el campo Cuenta de
inventario y el campo Cuenta de asignación en la ficha Datos de inventario del registro maestro de
artículos.
La cuenta de costes de dotación es una cuenta de transferencia que se usa para controlar si los
pedidos de entrada de mercancías y las facturas de proveedores coinciden.
El balance total de la cuenta de asignación representa el valor de todos los pedidos de entrada de
mercancías pendientes que todavía no se copiaron a una factura de proveedores.
Luego, cuando se contabiliza la factura del proveedor, se cierra el pedido de entrada de mercancías.
En este punto, la factura de proveedores crea un asiento que contabiliza la cantidad facturada en la
columna del Debe de la cuenta de costes de asignación y en la columna del Haber de la cuenta del
proveedor.
De esta manera, la cantidad en la cuenta de costes de asignación desde el pedido de entrada de
mercancías está seleccionada y el sistema registra la cantidad que se le debe al proveedor.
 Proceso de aprovisionamiento optimizado

▪ Puede optimizar el proceso de

Factura de
compras mediante una factura de proveedores
proveedores independiente.

▪ Para órdenes urgentes, omita el

pedido y el pedido de entrada de
mercancías

▪ La factura de proveedores: Cuenta de

▪ Aumentará el stock existencias Proveedor
▪ Mostrará lo que se le debe 100 100
al proveedor

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A veces, es posible que deba optimizar o simplificar el proceso de compra para que sea más eficiente.
Quizás necesite obtener un artículo de inmediato. En ese caso, llame al proveedor y pídale que se lo
entregue hoy. Debido a la urgencia, saltea el pedido.
Cuando se entrega el artículo, también se entrega la factura del proveedor.
Por lo tanto, en lugar de crear un pedido de entrada de mercancías, introduzca una factura de
proveedor para procesar la recepción de los artículos en las existencias y la obligación de pagar al
proveedor.
En este caso, cuando contabiliza directamente la factura del proveedor sin crear primero un pedido de
entrada de mercancías, se omiten las contabilizaciones a la cuenta de costes de dotación. La
contabilización carga la cuenta de stock para mostrar el aumento en las existencias y el Haber a la
cuenta del proveedor para mostrar la necesidad de pagarle al proveedor.
Debido a que una factura de proveedor que no hace referencia a un pedido de entrada de mercancías
aumentará las existencias, es importante asegurarse de que no haya un pedido de entrada de
mercancías anterior si crea una factura de proveedor sin referencia.
 Resumen

A continuación, se detallan algunos puntos clave:

▪ Los cuatro pasos básicos del proceso de aprovisionamiento son: el
pedido, el pedido de entrada de mercancías, la factura de proveedor
y el pago efectuado.
▪ Los dos tipos clave de datos maestros en compras son los datos
maestros del proveedor y los datos maestros del artículo.
▪ En un proceso de compra optimizado, el único documento
obligatorio es la factura del proveedor.
▪ La factura del proveedor está diseñada para aumentar el inventario
cuando la factura no hace referencia a un pedido de entrada de
mercancías como documento de base.

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▪ Los cuatro pasos básicos del proceso de aprovisionamiento son: el pedido, el pedido de entrada de
mercancías, la factura de proveedor y el pago efectuado.
▪ Los dos tipos clave de datos maestros en compras son los datos maestros del proveedor y los
datos maestros del artículo.
▪ En un proceso de compra optimizado, el único documento obligatorio es la factura del proveedor.
▪ La factura del proveedor está diseñada para aumentar el inventario cuando la factura no hace
referencia a un pedido de entrada de mercancías como documento de base.

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