¿Qué es la Gestión

Documental?
Escrito por Joan Honig 27 dic 2022

Temas: Gestión Documental, Estrategia Empresarial

La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para

organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo
dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato
impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo,
información sobre la inscripción en entes gubernamentales y muchos otros registros.

A lo largo de esta lectura podrá obtener más respuestas sobre qué es la gestión de
documentos, incluidas las características clave de un sistema eficaz y su
funcionamiento.

Importancia de una gestión

documental sólida
En promedio, las empresas que carecen de procesos eficientes de gestión
documental malgastan unos 20.000 dólares debido a problemas relacionados con los
documentos. En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos 18
minutos de media en buscar los documentos o el papeleo que necesitaban para
completar una tarea.

Como parte de la transformación digital, un sistema de gestión de documentos

(DMS) eficaz permite a los empleados organizar los archivos para:

• Garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los documentos

que necesita en tiempo real.
• Proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y
otras garantías.
• Sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.
• Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel.

Características principales de un
gestor documental eficaz
Hacer que la gestión de documentos funcione en beneficio de su empresa requiere
un sistema realmente eficaz. Limitarse a escanear todo desde el archivador a Google
Drive solo traslada los mismos problemas del papel a los archivos digitales. En su
lugar, considere la posibilidad de buscar un software de gestión documental que
admita funcionalidades importantes como las que se indican a continuación.

Indexación para búsquedas eficientes

Las soluciones de gestión documental le permiten indexar y clasificar los
documentos empresariales para que sean más fáciles de encontrar. En primer lugar,
conozca lo que le importa a su empresa. ¿Quiere poder consultar todos los
documentos relacionados con una fecha determinada o un número de cliente?
¿Necesitará encontrar documentos de un determinado tipo? Todos estos son
ejemplos de posibles campos de índice que puede crear para maximizar la capacidad
de búsqueda. La gestión documental también debe permitir búsquedas por palabras
clave y texto completo.

Los sistemas de gestión documental más robustos permiten automatizar la

indexación para que el personal no tenga que etiquetar manualmente cada elemento.
Por ejemplo, si un proveedor médico recibe un lote de órdenes del Dr. Sánchez, esas
órdenes se pueden indexar automáticamente con, por ejemplo, la fecha, el tipo de
documento "órdenes del médico" y la información del Dr. Sánchez. En el futuro, el
personal podrá consultar fácilmente esos documentos buscando cualquiera de los
términos relacionados en el índice.

Flujo de trabajo automático

Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y
designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible. La gestión de
flujos de trabajo también especifica qué procesos inician un flujo de trabajo; por
ejemplo, el almacenamiento de una factura recibida.

Determinados plazos o un cambio en el estado de un documento en el sistema de

gestión documental también pueden activar flujos de trabajo. Un sistema de gestión
de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los gestores y
empleados puedan ver cada paso. Los flujos de trabajo que son buenos candidatos
para optimizar, son los que suelen contener numerosas tareas y pasos recurrentes
que pueden definirse fácilmente.

La gestión de los expedientes de los empleados, la tramitación de facturas y la

gestión de contratos son excelentes puntos de partida, ya que su automatización se
traducirá en un gran aumento de la productividad y en un ahorro de costes
cuantificable. Por ejemplo, el flujo de trabajo automatizado integrado con el
software de RR.HH. puede comprobar si los documentos, como los contratos de
trabajo, las revisiones del rendimiento y otros documentos importantes, se han
remitido, cumplimentado, firmado y guardado correctamente.

Capacidades de integración
Puede obtener aún más valor de su software de gestión documental si lo integra con
otro que ya utilice. DocuWare se ha integrado con éxito a 500 aplicaciones
diferentes. Por ejemplo, puede transferir datos de procesamiento de facturas desde el
sistema de gestión documental a Sage, QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics y
otro software de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de
relaciones con los clientes (CRM).

Digital records, forms and workflows can also be used by your human resources
management and payroll systems. And with email integration, you’re no longer
working on projects from your inbox which leads to long, frustrating searches for
information. Emails and attachments can be indexed and stored in the correct project
file directly from your inbox.

¿Cómo funciona un sistema de

gestión documental?
Entender cómo funciona un sistema de gestión documental puede ayudarle a decidir
cuál es el más adecuado para su empresa. El resumen que figura a continuación
cubre los aspectos básicos.
Capture y procese documentos para gozar
de una oficina sin papeles
El software de gestión documental utiliza varios métodos para capturar documentos
electrónicos y convertir archivos en papel a formato digital. Estos sistemas
funcionan mediante diversos métodos de captura de documentos, entre los que se
incluyen:

• Escaneo: Es posible escanear documentos en papel desde una fotocopiadora

multifunción, un escáner de alta velocidad o de sobremesa y un smartphone.
Estos escaneos pueden indexarse automáticamente, archivarse, enviarse al
empleado responsable o utilizarse para activar un flujo de trabajo.
• OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se
trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que
pueden ser utilizados por el software empresarial.
• Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y
almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta de
proyectos correcta, directamente desde la bandeja de entrada.
• Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros
sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos
documentos pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice un flujo
de trabajo para distribuirlos a la persona adecuada.
• Formularios electrónicos: Los formularios en línea, cómodos y
estandarizados, sustituyen a los anticuados documentos en papel, los PDF de
difícil navegación y la introducción manual de datos, propensa a errores. Los
formularios digitales externalizan la introducción de datos a la persona que
rellena el formulario y los campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a
buscar la información que falta.

Seguimiento y gestión documental para

aumentar la productividad
Una vez que los documentos están en el sistema, puede realizar su seguimiento y
gestión, lo que aumenta la eficacia de los procesos internos, mejora la seguridad y
reduce los errores.

A continuación te explicamos cómo:

• Controles de acceso: Un software de gestión documental sólido permite

crear controles de acceso basados en el cargo o el inicio de sesión. Por
ejemplo, una persona del departamento de ventas no tiene por qué ver todas
las facturas que maneja el departamento de contabilidad. Limitar el conjunto
de documentos con los que puede trabajar cada cargo o persona le permite
mantener a salvo los documentos confidenciales y proteger la privacidad de
clientes y empleados.
• Registros de auditoría: Los registros de auditoría permiten saber quién ve,
modifica o imprime los documentos que cumplen los requisitos de
conformidad. Estos registros también permiten saber cuántos documentos
procesa una persona o un equipo en un periodo de tiempo, lo que facilita el
establecimiento de objetivos y la medición de resultados.
• Gestión de versiones: Una vez activado el control de versiones, cuando un
usuario autorizado abre un documento para editarlo, su estado aparece como
"checked out". A partir de ese momento, el documento es de sólo lectura para
los demás usuarios. Cada vez que se vuelve a registrar un documento, recibe
automáticamente un nuevo número de versión.
Almacene documentos de forma segura
para la recuperación en caso de catástrofe
Los documentos digitales son más seguros que los de papel. En primer lugar, las
copias digitales no se rompen, desgastan ni destiñen. No se pueden extraviar, robar o
dejar en la sala de descanso por accidente para que todo el mundo pueda verlos. En
segundo lugar, la gestión de documentos digitales se basa en los protocolos de
seguridad y encriptación más actualizados, por lo que, cuando envías documentos
confidenciales, no son tan vulnerables a los hackers como lo serían si los escanearas
y los enviaras por correo electrónico.

Tipos de sistemas de gestión

documental
Su decisión sobre si elegir un sistema basado en la nube, local o híbrido dependerá
de muchos factores, como de la infraestructura de TI de su organización, el coste
potencial de actualizar su hardware y el ancho de banda y la experiencia de su
equipo. Las cuestiones presupuestarias también entran en juego. La información que
figura a continuación le ayudará a decidir qué es lo mejor para su empresa.
Ventajas de cambiarse a un sistema en la
nube
Con el software Cloud, los documentos y datos se alojan en una ubicación central en
servidores en la nube. En lugar de comprar y gestionar tú mismo los recursos, los
adquieres como solución SaaS, pagando normalmente una suscripción mensual o
anual. No tiene costes iniciales de licencia, y las cuotas de soporte y mantenimiento
están incluidas.

Tenga en cuenta:

• Los costes iniciales son menores porque no hay que invertir en hardware y
recursos adicionales. Además, la compra de hardware es un gasto de capital
que no puede deducirse del impuesto sobre la renta, mientras que los
servicios de suscripción son gastos de explotación que sí pueden deducirse.
• No necesita un equipo técnico interno para gestionar el sistema. Todo se hace
por usted, dejando sus recursos informáticos libres para otros proyectos. Los
documentos están disponibles en tiempo real en la nube y se puede acceder a
ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una
colaboración más eficaz.
• Las copias de seguridad de los archivos se realizan en varios servidores de
centros de datos geográficamente dispersos, lo que significa que si las
conexiones o los servidores de una zona se ven afectados, otros servidores de
la red en la nube se encargan de gestionar la carga.

¿Por qué elegir un software de gestión

documental in situ?
Si su empresa dispone de amplios recursos informáticos, puede tener sentido
implantar su sistema de gestión documental y automatización de flujos de trabajo en
su propio centro de datos, junto con el resto de sus aplicaciones.

Tenga en cuenta:

• La implantación de software local requiere una gran inversión inicial en

licencias de software, además del coste de la aplicación, el soporte
informático y el hardware.
 • Usted tiene el control absoluto del software y de los documentos que
almacena, lo que significa que puede elegir entre confiar el mantenimiento y
la asistencia a su equipo de TI o trabajar con su proveedor de software.
• No necesitas acceso a Internet para seguir trabajando con los documentos
internos; si tu red interna sigue funcionando, el personal puede seguir
trabajando en cierta medida cuando se caiga Internet.

A veces una combinación de ambos es lo

que mejor encaja

Otra posibilidad es implantar un modelo híbrido que combine servicios en la nube

con software local. Por ejemplo, un sistema basado en la nube puede utilizarse como
copia de seguridad de almacenamiento de documentos para un sistema local o un
desarrollo en la nube puede integrarse con un ERP local.

¿Cómo beneficiará la gestión de

documentos a su empresa?
Una gestión documental eficaz ofrece muchas ventajas, entre las que se incluyen el
ahorro total, una mayor satisfacción del cliente, un aumento de la moral de los
empleados y un cumplimiento más sencillo de las normativas legales.

Con DocuWare, empresas de todos los tamaños aumentan su capacidad de

innovación automatizando las tediosas tareas manuales que desvían a los empleados
del trabajo estratégico y la toma de decisiones críticas.

Empiece su transformación digital con

DocuWare
Obtenga más información sobre las funciones de gestión documental de DocuWare.
Consulte nuestra guía para crear una oficina sin papel en sólo 90 días y póngase en
contacto con nosotros hoy mismo para programar una demostración y obtener más
información sobre por qué DocuWare es adecuado para su empresa.