CAPÍTULO V

LA PROPUESTA

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE ALCANCES EN LA

CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS EN EL SECTOR PETROLERO

1. Conceptualización de la Propuesta

Consiste en una serie de pasos sistematizados, establecidos para

elaborar los alcances destinados a la contratación de una obra o servicio a fin
de garantizar la obtención de un documento con alto nivel de definición, el
cual contribuya al desarrollo exitoso de las actividades posteriores como el
cálculo del presupuesto base, el proceso de contratación así como ejecución
y administración del contrato. Estos, deberán ser adaptados por los usuarios
en cada caso en particular acorde a la caracterización del alcance a desarrollar,
vinculado estrechamente a la estrategia de contratación previamente
seleccionada. La metodología se encuentra fundamentada en los procesos
expuestos por el PMI (2013) en la Guía del PMBOK.

2. Objetivo de la Propuesta

Estandarizar el procedimiento para la elaboración de los alcances

objetos de contratación, incluyendo contenido, formato, redacción y estilo
del documento, en las Empresas Mixtas de la División Costa Occidental
del Lago, pertenecientes al sector petrolero, desarrollados por los líderes
de proyectos y sus equipos técnicos, en cualquiera de las fases del
proyecto según las necesidades.

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3. Alcance de la Propuesta

La propuesta va dirigida a los líderes de proyectos y equipos técnicos

de las Empresas Mixtas de la División Costa Occidental del Lago pertenecientes
al sector petrolero, de igual forma, podrá ser implementada por cualquier otra
organización de la industria u otro sector que requiera de la contratación de
obras o servicios. Finalmente, será de fácil uso para cualquier otro ente u
órgano público tras previa aprobación.

4. Procedimiento de la Propuesta

La metodología para la elaboración de alcances en la contratación de

obras y servicios en el sector petrolero se divide en seis (6) pasos
fundamentados en los procedimientos expuestos por el PMI (2013):
Planificación, Recopilación de Requisitos, Definición del Alcance, Creación de
la Estructura Desagregada de Trabajo (EDT), Validación del Alcance y
Documentación de Lecciones Aprendidas.

Figura 1. Pasos de la metodología

Fuente: Elaboración propia (2016)
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4.1. Planificación

Determinada la necesidad de acudir a un proceso de contratación, la

Gerencia Técnica es la encargada de elaborar el alcance del contrato,
conformado principalmente y sin limitarse a ello por las especificaciones
técnicas, cómputos métricos, requisitos de la organización así como
condiciones generales.
En primer lugar, se debe determinar la duración de la actividad tomando
en consideración la magnitud y complejidad del alcance a desarrollar. Las
técnicas propuestas para estimar el tiempo de ejecución de esta tarea son
los estudios de bases de datos, contentivas de las horas-hombres invertidas
en la elaboración del documento para otras contrataciones de características
similares así como el juicio de expertos.
La duración será calculada en horas-hombre, recordando que esta es
afectada por la cantidad de personas asignadas para su ejecución. Durante
el desarrollo la actividad, se deberá llevar un control de las horas-hombre
reales implementadas para alimentar la base de datos antes mencionada,
convirtiéndose en referencia para la elaboración de futuros alcances.
Con respecto a la asignación del personal, debe realizarse en
consonancia con las competencias del individuo junto con la magnitud y
complejidad del alcance, identificando tanto sus conocimientos como
habilidades, a manera de obtener un buen desempeño. Además, es de
importancia contemplar cursos de formación relacionados a esta actividad,
así como, con los trabajos contemplados como productos o entregables, en
caso que aplique y según necesidades detectadas.
Una vez determinada la duración de esta tarea y asignado el personal
responsable de su ejecución, se procede a estimar los recursos financieros
requeridos, orientados al pago de los honorarios profesionales, formación del
personal y traslado del mismo al sitio de la obra o prestación del servicio
según sea el caso para su solicitud y aprobación.
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Finalmente, se continua con la creación de un plan donde se establece

cómo será definido y validado el alcance de la obra o servicios objeto de
contratación. Para ello, el líder de proyecto convoca reuniones con el
personal del Equipo Técnico de Trabajo (ETT), el patrocinador del proyecto,
representantes del equipo de construcción, unidad de contratación, SIAHO,
asuntos laborales así como todo aquel interesado con el alcance y el proceso
de contratación, administración del contrato y/o evaluación de desempeño
del ente ejecutor que pueda aportar información o ideas importantes para
tomar en cuenta, según las necesidades.
A fin de establecer cómo se definirá el alcance, se documenta el
objetivo del contrato, el alcance general así como su caracterización, esta
última vinculada a la estrategia de contratación a implementar, especificada
por lo general en el Plan para la Ejecución del Proyecto (PEP) o en el
Documento de Soporte de Decisión (DSD) correspondiente. De lo contrario,
se establecerá en las reuniones concernientes a este paso. En este
sentido, quedará definida la caracterización del alcance a desarrollar, de la
siguiente manera:
a. Según su objeto: referida a la naturaleza de la contratación, es decir, si
es la ejecución de una obra o la prestación de servicios.
b. Según su magnitud: indicando si será un alcance que contemplará la
ejecución total del proyecto, o de lo contrario, una fase, área, disciplina, o
servicio en específico.
c. Según su forma de pago: si es suma global, costos reembolsables o de
precio unitario. También se indica si los pagos serán efectuados por avance o
producto entregado.
Otros aspectos a considerar en relación a cómo se definirá el alcance,
pero sin limitarse a ellos, son los siguientes:
1. La ubicación de la obra o prestación del servicio.
2. Establecer el sistema de trabajo.
3. Determinar el régimen laboral.
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4. Establecer relaciones laborales en el marco legal aplicable: Ley

Órganica del Trabajo (L.O.T), Convención Colectiva Petrolera (C.C.P.),
Convención Colectiva de Trabajo (C.C.T.), Contrato Colectivo de la industria de
Construcción (C.C.C) o cualquier otro régimen explicativo.
5. Especificar que suministrará la compañía y la contratista.
6. Supuestos y restricciones iniciales.
Para determinar los supuestos de la obra o servicio objeto de contratación,
primero se identifican los factores externos de importancia incidentes en la
ejecución del alcance del contrato, luego son valorados mediante un análisis de
relevancia y posibilidades de cumplimiento, por último se decide cuáles serán y
se incluyen en el plan de definición y validación del alcance.
Con respecto a la validación del alcance, se especifican las
herramientas a aplicar: lista de verificación, validación por expertos, mesas
de trabajo o índice del grado definición del alcance (PDRI). La selección de
una o la combinación de estas, se realiza acorde a la caracterización del
documento a desarrollar según criterio del líder de proyecto y el ETT.
La lista de verificación contiene los puntos que debe contemplar el
alcance según la metodología propuesta para confirmar fácilmente su
inclusión en el documento; la validación por expertos refiere a la revisión del
contenido del alcance por personal de amplia experiencia externo al ETT pero
perteneciente a la compañía; las mesas de trabajo están orientadas a la
discusión del documento convocadas por el líder de proyecto e involucrando
al ETT y a personal de alta experiencia.
Por último, el índice del grado de definición del alcance tiene por
objetivo verificar el desarrollo de cada una de las áreas de importancia del
documento a cierto nivel de tal forma de inferir que el alcance objeto de
contratación ha sido definido lo suficiente, por ende, determinar viable su
implementación exitosa.
Es importante hacer uso de las lecciones aprendidas en la elaboración
de alcances anteriores, muchas de estas surgen durante la administración
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del contrato y representan una fuente fundamental para la mejora continua

de dichos documentos.
Toda decisión tomada en este paso deberá ser documentada, por lo
cual se presenta un formato para su fácil completación con la información
concerniente (ver Anexo C). Adicionalmente, se propone una normativa para
la elaboración de alcances en cuanto a formato, redacción y estilo se refiere
(ver Anexo D).

Responsable

La responsabilidad de implementar este paso, es del líder del proyecto de

las empresas mixtas del sector petrolero de la División Costa Occidental del
Lago. Una vez conformado el ETT, serán responsables junto con el líder, de la
elaboración del plan de definición y validación del alcance.

Recursos

Las empresas cuentan con la infraestructura, hardware, software y

materiales de oficina requeridos para el desarrollo de las actividades
correspondientes a este paso, tales como computador, impresora, hojas,
bolígrafos, entre otros. Por otra parte los formatos requeridos se encuentran
en los Anexos C y D de la presente propuesta.

Tiempo

El tiempo de ejecución de la planificación dependerá de la magnitud y

complejidad del alcance a desarrollar. No obstante, se visualiza en un corto
plazo menor a 15 días, durante el cual, una vez asignado el personal
responsable por parte del líder del proyecto se deberá iniciar en forma
paralela con la recopilación de requisitos.
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4.2. Recopilación de Requisitos

Luego de conformado el ETT o asignado el personal responsable de la

elaboración del alcance, en paralelo con el desarrollo del plan de definición y
validación del alcance, se procede a recopilar los requisitos concernientes a
los aspectos listados a continuación, pero sin limitarse a ellos:
1. De los productos o entregables de la obra y/o servicios objetos de
contratación, incluyendo la entrega de documentos como informes, dossier
de construcción, entre otros.
2. Aquellos referentes al desempeño de la contratista para cumplir
exitosamente con las actividades, señalando sin limitarse a estos:
a. Códigos y normas que deben cumplir.
b. Labor (personal supervisorio, administrativo, técnico, artesanal),
materiales, equipos (livianos y/o pesados) y herramientas.
c. Requisitos de seguridad, higiene y ambiente como certificaciones,
procedimientos, análisis de riesgo en el trabajo (A.R.T), plan de emergencia,
entre otros.
Para ello la metodología propuesta incluye dos plantillas de matrices de
trazabilidad, las cuales son tablas donde se ingresa información clave como
la codificación, descripción, criterio de aceptación, prioridad, fuente, estado
actual y fecha de completación de los requisitos, entre otros (ver Anexo E).
Mediante estas se vincula cada requisito con los objetivos de la contratación,
y/o con los entregables a fin de asegurar el valor agregado al alcance, además,
provee un medio para el control, seguimiento y verificación de su cumplimiento
durante el inicio, desarrollo o cierre del contrato según sea el caso.
La recopilación de requisitos se puede obtener mediante la
implementación de técnicas de creatividad como tormenta de ideas, mapa
conceptual, o entrevistas, cuestionarios, encuestas y grupos de opinión. La idea
de este paso es listar todos los aspectos de importancia a incluir en el
documento final, adicionales a las especificaciones técnicas y cómputos
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métricos, que indican al contratista quienes, cómo, y con qué deben contar a fin
de ejecutar la obra o prestar los servicios bajo las expectativas del cliente,
otorgando al alcance un grado mayor de definición. Está práctica permitirá
mitigar la exclusión de instrucciones relevantes dirigidas al ente ejecutor y con
ello las controversias que se pueden presentar.

Matriz de Trazabilidad de Requisitos: Productos, Calidad, Seguridad,

Hiegiene y Ambiente (SHA)

Conformada por ocho columnas correspondientes a los atributos de los

requisitos: código, descripción, criterio de aceptación, interesado, fuente,
prioridad, estado actual y fecha de completación; más dos columnas destinadas
a la trazabilidad con los objetivos de la contratación y los entregables de la EDT;
deben ser completadas con la información descrita a continuación:
a. Código: carácter numérico o alfa numérico asignado al requisito para
su identificación, por ejemplo 001, 002, 003 ó P01, P02, P03 y así
sucesivamente, en donde la letra puede ser implementada para identificar el
tipo al cual pertenece (producto, calidad, SHA u otros).
b. Descripción: se indica en que consiste el requerimiento, describiendo
los procedimientos de trabajo, metodología o estándares que incorporan el
requisito según sea el caso.
c. Criterio de aceptación: lista las condiciones específicas que deben
cumplirse para registrar el requisito como completado.
d. Interesado: nombre, apellido y unidad a la cual pertenece la persona
que solicita el requerimiento.
e. Fuente: documento que soporta la inclusión del requisito (norma,
procedimiento, buena práctica, plano, correo electrónico, otros).
f. Prioridad: indicar la relevancia de incluir el requisito, esta puede ser alta,
media o baja.
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g. Estado actual: puede ser incluido, completado, aceptado, descartado,

solicitado, diferido, entre otros.
h. Fecha de cumplimiento: es llenado una vez haya sido completado y
aceptado por el representante de la compañía.
i. Objetivos de Contratación: aquí se establece la trazabilidad entre el
requisito y los objetivos específicos del contrato determinados en el plan de
definición y verificación del alcance.
j. Entregables (EDT): productos o entregables de la EDT en los cuales
está inmerso el requisito. Puede especificarse tanto el nombre del elemento
como su código.

Matriz de Trazabilidad de Requisitos: Labor, Materiales, Equipos y

Herramientas

Compuesta por ocho columnas referentes a las atribuciones del

requerimiento: código, descripción, cantidad, criterios de aceptación,
prioridad, interesado, fecha de cumplimiento y observaciones; adicionales a
dos columnas orientadas a la trazabilidad con los objetivos de la contratación
y los entregables de la EDT. Las mismas deben completarse con la
información descrita a continuación:
a. Código: carácter numérico o alfa numérico asignado al requisito para
su identificación, por ejemplo 001, 002, 003 ó L01, L02, L03 y así
sucesivamente, en donde la letra puede ser implementada para identificar el
tipo al cual pertenece (labor, materiales, equipos, herramientas).
b. Descripción: se indica en que consiste el requisito según sea el caso,
por ejemplo lista de personal requerido por la contratista para el correcto
cumplimiento de los objetivos del contrato (supervisorio, administrativo, técnico,
artesanal) o las funciones que deben cumplir.
c. Cantidad: número de personal, materiales, equipos o herramientas
requeridos según el caso.
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d. Criterio de aceptación: lista las condiciones específicas que deben

cumplirse para registrar que el requisito ha sido satisfecho, por ejemplo la
experiencia del personal, condiciones de los equipos y herramientas, otros.
e. Prioridad: indicar la relevancia de cumplir con el requisito, esta puede
ser alta, media o baja.
f. Interesado: nombre, apellido y unidad a la cual pertenece la persona
que solicita el requerimiento.
g. Estado actual: puede ser incluido, descartado, solicitado, aceptado,
entre otros.
h. Fecha de cumplimiento: es llenado una vez el personal, materiales,
equipos o herramientas se encuentran a disposición para la correcta ejecución
de las actividades.
i. Observaciones: comentario de relevancia para su seguimiento.
j. Objetivos de Contratación: aquí se establece la trazabilidad entre el
requisito y los objetivos específicos del contrato determinados en el plan de
definición y verificación del alcance.
k. Entregables (EDT): productos o entregables de la EDT en los cuales
está inmerso el requisito. Puede especificarse tanto el nombre del elemento
como su código.

Responsables

La responsabilidad de ejecutar este paso, es del personal encargado de la

elaboración del alcance, sea el líder del proyecto de las empresas mixtas del
sector petrolero de la División Costa Occidental del Lago, o el ETT designado.

Recursos

Las empresas cuentan con la infraestructura, hardware, software y

materiales de oficina requeridos para el desarrollo de las actividades
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correspondientes a este paso, tales como computador, impresora, hojas,

bolígrafos, entre otros. Por otra parte los formatos requeridos se encuentran
en el Anexo E de la presente propuesta.

Tiempo

El tiempo de ejecución de la recopilación de requisitos será a mediano

plazo, con duración máxima de tres (03) meses, dependiendo de la magnitud
y complejidad del alcance a desarrollar. Será iniciada una vez asignado el
personal responsable de la elaboración del alcance, en un máximo de cinco
(05) días posteriores al inicio de la planificación.

4.3. Creación de la EDT

Una vez recopilado los requisitos se identifican los productos finales y

se aplican técnicas de descomposición del trabajo para obtener la EDT. La
descomposición se realiza por niveles, donde los entregables principales se
representan en los niveles superiores, desagregándolos posteriormente en
actividades más manejables. Cada nivel descendiente representa una
fracción más detallada y fácil de controlar.
Para obtener el nivel de descomposición adecuado para el alcance de un
contrato determinado, es importante tomar en cuenta aspectos relevantes como
la magnitud y complejidad de la obra o servicio objeto de contratación con la
finalidad de lograr un buen control una vez que el contrato haya sido iniciado.
La desegregación puede hacerse según el producto final a obtener, las
disciplinas o áreas involucradas acorde al caso. Independientemente a la
forma implementada, es necesario determinar la secuencia de ejecución de
las actividades.
La EDT debe ser desarrollada de manera vertical, desagregando cada
entregable hasta llegar al nivel más bajo deseado para luego continuar con
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otra rama. El nivel superior corresponde por lo general a paquetes de trabajos

determinados en la EDT del proyecto, mientras los niveles inferiores
representan las actividades requeridas para su completación. Su
representación gráfica debe ser en forma de tabla, conformada por dos
columnas correspondientes al código y descripción de cada actividad que se
deberá realizar para completar la obra o servicios objeto de contratación. Esta
será la entrada principal para el desarrollo de la hoja de presupuesto.
No existen limitaciones en el número de actividades, pues se deben
incluir todas aquellas requeridas para completar el producto principal. Lo que
no aparece en la EDT se supone no se realizará, por tanto, no será
responsabilidad de la contratista cumplir con tareas adicionales a las
contempladas en el documento. Con respecto a la cantidad de niveles, se
recomienda desagregar hasta un máximo de cuatro niveles.
Una manera de garantizar la calidad de la EDT es apoyándose en
expertos del área de proyectos o similares que cuenten con la capacitación,
conocimientos y experiencias relevantes. Esta consulta a expertos puede ser
reflejada también al utilizar plantillas predefinidas las cuales proporcionan
orientación sobre cómo desglosar los entregables comunes de una manera
efectiva. Dichas plantillas pueden ser específicas de la compañía, disciplina,
así como provenir de la experiencia adquirida en proyectos similares.

Responsables

La responsabilidad de realizar este paso, es del personal encargado de la

elaboración del alcance, sea el líder del proyecto o el ETT designado.

Recursos

Las empresas cuentan con la infraestructura, equipos y materiales de

oficina requeridos para el desarrollo de las actividades correspondientes a
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este paso, tales como computador, impresora, hojas, bolígrafos, hoja de

cálculo, entre otros.

Tiempo

El tiempo de ejecución de la creación de la EDT dependerá de la

magnitud y complejidad del alcance a desarrollar, iniciará una vez culminada
la recopilación de requisitos, con duración máxima de tres (03) meses.

4.4. Definición del Alcance

Una vez recopilado los requisitos y creada la EDT, se procede a definir

el alcance objeto de contratación, para ello se determina cuáles de los requisitos
serán o no incluidos, a fin de asegurar que todo el trabajo necesario para su
completación ha sido contemplado, por tanto aquella actividad no encontrada en
el documento no será considerada parte del alcance.
Seguidamente, se inicia con la redacción del documento, el cual deberá
ser explicito, claro, cumpliendo con la normativa para la elaboración de alcances
propuesta (ver Anexo D), presentando las especificaciones técnicas, incluyendo
entre otros de manera objetiva y precisa los requerimientos de calidad, los
aspectos laborales, de seguridad, higiene y ambiente, todos obtenidos
previamente en los pasos 1 y 2.
Las especificaciones técnicas contienen la descripción detallada de los
productos o entregables a ser suministrados por la contratista, consultora o
proveedor, señalando la forma de medición y pago de la obra o servicios objetos
de contratación. Para ello se propone lo siguiente:
1. Hacer uso de modelos de alcances existentes, escogiendo aquellos
que pudieran ajustarse en mayor grado a las condiciones de la contratación.
2. Ubicar los documentos y planos fuentes de información para la correcta
descripción de los productos o entregables, como normas, criterios de diseño,
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hojas de datos de equipos e instrumentos, manuales de fabricantes, planos de

detalle, diagramas, entre otros.
3. Organizar los productos de una manera lógica, por ejemplo, para el
caso de un alcance de responsabilidad única (IPC), iniciar con los productos de
ingeniería, continuando con los correspondientes a la procura y finalizando con
la construcción. De igual forma, para cada área realizar la descripción de las
actividades de manera sistematizada como se ilustra en la figura 2.

Figura 2. Especificaciones técnicas para alcance IPC

Fuente: Elaboración propia (2016)

4. Indicar claramente las responsabilidades propias de la compañía y del

contratista por cada punto desarrollado a fin de evitar controversias.
5. Señalar explícitamente los supuestos, restricciones y exclusiones del
alcance objeto de contratación.
6. Para las especificaciones técnicas desarrolladas por partidas, se
deben dividir por cada actividad a desarrollar. En caso de requerir agrupar
varias en una sola, evitar incluir más de tres por punto, pues se debe tomar
en cuenta que sean de fácil medición, control, y en un tiempo de entrega a
corto plazo, todo esto a fin de evitar complicaciones en la administración del
contrato así como garantizar el pronto pago de las actividades completadas y
previamente aceptadas por el representante de la compañía.
7. Cuidar el lenguaje utilizado en la redacción, pues minimiza malas
interpretaciones del contenido del documento, ayuda a resolver problemas,
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además, es de suma importancia para conceder ventajas relativas o proteger a

alguna de las partes a la hora de resolver diferencias ante la ley.
Para culminar con la definición del alcance, se desarrolla la hoja de
presupuesto, contentiva de una tabla constituida por diez (10) columnas,
correspondientes al código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio
unitario, desglosado en materiales, equipos, labor, administración así como la
utilidad, presentando de último el total, por cada actividad que se deberá
realizar para completar la obra o servicios objeto de contratación.
Los cómputos métricos deben estar sustentados en la mejor
información estadística disponible objeto del contrato, dado que servirán de
base para el cálculo del presupuesto base y la preparación de la oferta del
contratista. El modelo de alcance presentado en el Anexo F, contiene la
descripción de cada punto para ser utilizado como guía durante su redacción.

Responsable

La responsabilidad de realizar la definición del alcance recae en el

personal asignado para la actividad, bien sea el líder del proyecto de las
empresas mixtas del sector petrolero de la División Costa Occidental del Lago.
o el ETT conformado.

Recursos

Las organizaciones cuentan con la infraestructura, hardware, software

y materiales de oficina requeridos para el desarrollo de las actividades
correspondientes a este paso, tales como computador, impresora,
procesadores de palabras, hojas de datos, entre otros, más los requisitos y
la EDT creada en el paso anterior los cuales son la entrada principal para
desarrollar el contenido del documento, así como el modelo de alcance
propuesto en el Anexo F y la EDT.
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Tiempo

El tiempo de ejecución para esta actividad dependerá de la magnitud y

complejidad del alcance a desarrollar. No obstante, se visualiza en un
mediano plazo menor a seis (06) meses, y será iniciado luego de haber
culminado la creación de la EDT.

4.5. Validación del Alcance

Finalmente, una vez completado el documento debe ser verificado su

contenido y grado de definición, aplicando las herramientas previamente
seleccionadas en el paso 1, indicadas en el plan de definición y validación del
alcance: lista de verificación, validación por expertos, mesas de trabajo,
índice de grado de definición (PDRI) o la combinación de estos.
Con respecto a la lista de verificación, el modelo presentado en el
Anexo F incluye la tabla de contenido la cual servirá como herramienta de
chequeo. En el caso de las mesas de trabajo, se deberá integrar un equipo
multidisciplinario el cual incluya al ETT y personal de alta experiencia
pertenecientes a la compañía.
Debe ser considerado todo comentario o corrección proveniente de
este paso a fin de mejorar el documento. Será responsabilidad del líder de
proyecto la aprobación del alcance una vez incluido los comentarios para
ser entregado a las unidades de estimación de costo y contratación
quienes procederán a elaborar el presupuesto base así como completar el
pliego de condiciones.

Responsable

La responsabilidad de solicitar la validación del alcance, es del líder del

proyecto de las empresas mixtas del sector petrolero de la División Costa
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Occidental del Lago, mientras la realización de la actividad será del propio líder
junto con el ETT conformado y personal de alta experiencia de la organización
pero ajeno al proyecto.

Recursos

Las empresas mixtas de la División Costa Occidental del Lago del

sector petrolero, cuentan con la infraestructura, hardware, software y
materiales de oficina requeridos para el desarrollo de las actividades
correspondientes a este paso, tales como computador, impresora,
procesadores de palabras, entre otros.

Tiempo

El tiempo de ejecución para la validación del alcance dependerá de su

magnitud y complejidad. No obstante, será realizado en un plazo máximo de
15 días luego de haber culminado la redacción del documento. Por tanto la
solicitud de la actividad deberá hacerse con anticipación, a fin de contar con
la disponibilidad del personal de alta experiencia ajeno al proyecto.

Figura 3. Validación del alcance

Fuente: Elaboración propia (2016)
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4.6. Documentación de Lecciones Aprendidas

Después de culminado, aprobado y entregado el documento, se

procederá a recopilar, validar, consolidar, por último documentar las
lecciones aprendidas durante la elaboración del alcance y será
responsabilidad del líder del proyecto junto con su ETT su registro y
divulgación al resto del personal el cual participó en la actividad así como el
resto de los integrantes de las unidades interesadas. Esto se realizará
mediante diferentes medios entre los cuales se propone pero sin limitarse a
ello: reuniones, correos así como ubicación en el servidor.
Para asegurar la ejecución de este paso de forma efectiva, la
identificación y documentación de las lecciones aprendidas deberá hacerse
continuamente durante la elaboración del alcance, a fin de evitar que alguna
información de carácter importante sea olvidada. Puede incluir información
sobre técnicas que funcionaron bien, las cuales pueden ser aplicadas en la
elaboración de documentos para contrataciones futuras así como decisiones
y acciones tomadas con resultados no satisfactorios.
La identificación y documentación previa se realizará de manera
individual por todo el personal responsable de la ejecución de la actividad, la
cual una vez finalizada el líder del proyecto convocará reuniones donde se
procederá a la recopilación, validación y consolidación de la información final
a registrar. Esta última será realizada por la persona designada por el líder
de proyecto o en su defecto por el mismo.
Tal como se mencionó en la sección 4.1, el registro de las horas-
hombre implementadas para el desarrollo del alcance formará parte de las
lecciones aprendidas, ya que servirá de referencia para la planificación de
actividades futuras.
Por otra parte, el formato presentado en el Anexo G deberá ser
desarrollado en un libro Excel a fin de ser utilizado para crear un registro
centralizado de las lecciones aprendidas, levantadas durante la elaboración
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del alcance objeto de cualquier contratación requerida en la ejecución de

distintos proyectos.

Responsable

La responsabilidad de aplicar este paso, es del líder del proyecto de las

empresas mixtas del sector petrolero de la División Costa Occidental del Lago
así como de los integrantes del ETT.

Recursos

Las empresas cuentan con la infraestructura, hardware, software y

materiales de oficina requeridos para el desarrollo de las actividades
correspondientes a este paso, tales como computador, procesador de
palabras, impresora, hojas, bolígrafos, entre otros. El formato requerido
propuesto para la actividad se encuentra en el Anexo G.

Tiempo

El tiempo de ejecución para la documentación de las lecciones

aprendidas será continuo, desde el inicio de la planificación hasta la
validación del alcance, y se contará con un plazo máximo de un (01) mes
para su completación, la cual será lograda con su divulgación mediante la
aplicación de las técnicas antes mencionadas.

A continuación se presenta un cronograma para la implementación de

la metodología, donde se observa la duración máxima propuesta la cual será
ajustada por el líder del proyecto dependiendo de la magnitud y complejidad
del alcance a desarrollar así como la cantidad de personal asignado para la
actividad. Los tiempos de ejecución de cada paso son mostrados en la figura 4.
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Figura 4. Cronograma de la metodología

Fuente: Elaboración propia (2016)

5. Factibilidad de la Propuesta

La metodología propuesta para la elaboración de alcances en la

contratación de obras y servicios, permite realizar la actividad de una manera
organizada, determinando y documentando aspectos importantes de la
contratación a ser incluidos en el documento final, a fin de mitigar las
exclusiones, deficiencias así como ambigüedades en la descripción del mismo.
Desde el punto de vista técnico, la metodología propuesta es factible
puesto que solo se necesita de la disposición del líder de proyecto junto con el
ETT, y la coordinación de estos junto con todo aquel implicado en el proceso
de contratación, administración del contrato y/o evaluación de desempeño
del contratista, así como personal de alta experiencia en capacidad de
aportar información o ideas importantes para tomar en cuenta.
En cuanto a la factibilidad económica, esta se encuentra soportada por
la disponibilidad de infraestructura, así como las herramientas hardware y
software. De igual forma, es sustentada por la capacidad financiera que
poseen las compañías para proporcionar la formación y capacitación
requerida por el personal responsable de la elaboración de alcances para la
contratación de obras y servicios.