Parada de Planta Bajo Pmbook

DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS
DE PARADAS DE PLANTA BAJO LOS LINEAMIENTOS DEL PMI PARA

CIMELEC LTDA.
ESTEFANNY VELANDIA ALVAREZ
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERÍAS FÍSICO – MECÁNICAS
ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES
BUCARAMANGA
2015
DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS
DE PARADAS DE PLANTA BAJO LOS LINEAMIENTOS DEL PMI PARA
CIMELEC LTDA.
ESTEFANNY VELANDIA ALVAREZ
Trabajo de Grado para optar al título de
Ingeniero Industrial
Director
MSC. CARLOS EDUARDO DÍAZ BOHÓRQUEZ
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERÍAS FÍSICO – MECÁNICAS
ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES
BUCARAMANGA
2015
2
3
4
DEDICATORIA
A Dios por ser mi guía y mi fortaleza,
A mi hijo SANTIAGO por convertirse en la luz de mi vida y en ese motorcito

que me impulsa a seguir día a día
A mi padre RUBEN DARIO VELANDIA por su gran amor y su apoyo

incondicional.
A mi madre SOFIA ALVAREZ y mi abuela GLADYS LESMES por su

amor, su apoyo incondicional e incentivarme a la culminación de este proceso.
A mi compañero MARIO JOSÉ MORA por estar junto a mí y permitirme

compartir este logro con él.
Y a todas las personas que me acompañaron en este camino de formación

personal y profesional. Gracias
5
AGRADECIMIENTOS
A Dios por permitirme continuar en el camino y nunca dejarme desfallecer.
Al profesor CARLOS DÍAZ BOHÓRQUEZ por brindarme su acompañamiento,

conocimiento, experiencia y asesoría durante la ejecución del proyecto. A él mil
gracias.
Agradezco de manera especial a la empresa CIMELEC LTDA por brindarme la

oportunidad de desarrollar mi proyecto de grado en ella. En especial al Señor
HENRRY VILLEGAS y la Señora MERCEDES VANEGAS VILLEGAS por su
apoyo incondicional desde mi vinculación a la misma.
Al ingeniero RUBEN DARIO VELANDIA por brindarme su conocimiento,

experiencia y asesoría durante la ejecución del proyecto.
6
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 14
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ........................................................... 16

1.1 MISIÓN ..................................................................................................... 16
1.2 VISIÓN...................................................................................................... 17
1.3 OBJETO SOCIAL ..................................................................................... 17
1.4 POLÍTICAS DE CALIDAD......................................................................... 19
1.5 EXPERIENCIA .......................................................................................... 19
2. GENERALIDADES DEL PROYECTO ............................................................ 22

2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................... 22
2.2 JUSTIFICACIÓN ....................................................................................... 24
2.3 OBJETIVOS.............................................................................................. 25
2.4 METODOLOGÍA ....................................................................................... 26
3. MARCO REFERENCIAL ................................................................................ 28

3.1 MARCO DE ANTECEDENTES ................................................................ 28
3.2 MARCO TEÓRICO ................................................................................... 33
3.2.1 ¿Qué es un proyecto? ........................................................................ 33
3.2.2 ¿Qué es la dirección de proyectos? ................................................... 33
3.2.3 Proyectos de Paradas de planta ........................................................ 34
3.2.4 Paradas de planta para Ecopetrol s.a. ............................................... 34
3.2.5 ¿Qué es el PMBOK? .......................................................................... 36
7
4. DESARROLLO DEL PLAN DE PROYECTO .................................................. 39
4.1 INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 39
4.2 IDENTIFICACIÓN DE FALENCIAS EN CIMELEC LTDA. ........................ 41
4.3 DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE
PARADAS DE PLANTA ......................................................................................... 42
4.3.1 Objetivo de la metodología ................................................................. 42
4.3.2 Alcance de la metodología ................................................................. 42
4.3.3 Condiciones generales ....................................................................... 43
4.4 FASES Y ACTIVIDADES DEL PROCESO. .............................................. 43
4.4.1 Fase de inicio ..................................................................................... 44
4.4.2 Fase de planeación ............................................................................ 52
4.4.3 Fase de ejecución y control ................................................................ 68
4.4.4 Fase de cierre .................................................................................... 77
5. PLAN DE SEGURIDAD .................................................................................. 80
6. CONCLUSIONES ........................................................................................... 86
7. RECOMENDACIONES ................................................................................... 88
BIBLIOGRAFÍA. ..................................................................................................... 89
8
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1 Fotografías de trabajos realizados por CIMELEC LTDA......................... 17
Figura 2 Fotografías de trabajos realizados por CIMELEC LTDA......................... 18
Figura 3 Cronograma de paradas de planta para el año 2014 para Ecopetrol S.A.
............................................................................................................................... 36
Figura 4 Entradas, herramientas y Técnicas y Salidas del acta de constitución. .. 48
Figura 5 Cronograma de la parada de planta ....................................................... 51
Figura 6 Premisas HSE ........................................................................................ 81
Figura 7 Cronograma de comunicación ................................................................ 83
9
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Experiencia de CIMELEC en los últimos años. ......................................... 20
Tabla 2 Experiencia de CIMELEC en los últimos años. ......................................... 21
Tabla 3 Actividades de la fase de inicio. ................................................................ 44
Tabla 4 Interesados del proyecto. .......................................................................... 45
Tabla 5 Actividades del diseño básico de la planeación. ....................................... 53
Tabla 7 Matriz de valoración de riesgos – RAM..................................................... 61
Tabla 7 Actividades del diseño detallado de la planeación. ................................... 62
Tabla 8 Actividades de la Pre-ejecución ................................................................ 69
Tabla 9 Actividades de la fase de ejecución y control............................................ 71
Tabla 10 Actividades de la fase de Cierre. ............................................................ 77
Tabla 12 Índices y metas de HSE en aspectos de accidentalidad. ........................ 81
10
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A. Acta de Constitución

ANEXO B. Formato Perfil, Funciones y Responsabilidades.
ANEXO C. Formato de comunicación y sugerencias
ANEXO D. Formato para la identificación de peligros, valoración de riesgos,
impactos ambientales
ANEXO E. Formato Estructura de desglose de Trabajo.
ANEXO F. Formato de requisición de recursos
ANEXO G. Formato Requisitos de la Hoja de Vida.
ANEXO H. Formato Informe de Desempeño del Trabajo.
ANEXO I. Formato Solicitud de Cambio.
ANEXO J. Formato informe de Monitoreo de riesgos
ANEXO K. Formato control de costos
ANEXO L. Formato Control Mano de obra
ANEXO M. Formato Lecciones Aprendidas.
ANEXO N. Formato informe de costos
ANEXO O. Panoroma de factores de riesgos para trabajos comunes de obra civil
ANEXO P. Formato informe mensual HSE de la empresa
ANEXO Q. Carta cumplimiento de objetivos cimelec.pdf
11
RESUMEN
TÍTULO: “DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE

*
PARADAS DE PLANTA BAJO LOS LINEAMIENTOS DEL PMI PARA CIMELEC LTDA”
AUTORES:
**
VELANDIA ALVAREZ, Estefanny
PALABRAS CLAVES:
Proyectos, Parada de planta, PMI, PMBOK, Modelo de gestión, Metodología, Planeación, Tiempo.
DESCRIPCIÓN
En el mundo globalizado de hoy donde la competitividad ha venido generando la necesidad de

contar con plantas e industrias con altos índices de productividad, calidad, seguridad y medio
ambiente, con bajos costos, se hace evidente la búsqueda de nuevas metodologías y técnicas que
les permitan alcanzar estos índices y así poder mantenerse en el mercado.
Buscando la optimización de recursos, la rentabilidad, la sostenibilidad y la mejora continua en el

desarrollo de proyectos de paradas de planta. CIMELEC LTDA vio la necesidad de implementar
modelos de gestión de proyectos que faciliten y contribuyan con el desarrollo de los mismos.
Para atender estas necesidades, se propone una metodología para la gestión de proyectos de
parada de planta, que ofrece al equipo del proyecto las técnicas y herramientas necesarias para
llevar con éxito cada una de las etapas de la parada Permitiendo cumplir con los requerimientos, la
programación del tiempo y el costo presupuestado, dejando a un lado la administración tradicional
de forma empírica. La guía metodológica presenta un contenido flexible, que se adopta a cualquier
proyecto de parada de planta que la empresa desarrolle en la industria petrolera, que no superen
un tiempo de 4 meses.
La metodología emplea el enfoque del PMI consignado en la Guía De Fundamentos Para La

Dirección De Proyectos (PMBOK 5° edición), donde se identifican e implementan las diez áreas de
conocimiento propuestas para el desarrollo de cada uno de los grupos de procesos de parada:
inicio, planeación, ejecución, seguimiento, control y cierre. Se complementa con las herramientas
necesarias para la buena gestión de la parada y un plan de seguridad con estrategias para la
identificación, análisis y control de los riesgos presentes en un proyecto de parada.
*
Proyecto de Grado
**
Facultad de Ingenierías Fisicomecánicas. Escuela de Estudios Industriales y Empresariales.
Director: Carlos Eduardo Díaz Bohórquez
12
ABSTRACT
TITLE: “DEVELOPMENT OF A METHODOLOGY FOR PROJECT MANAGEMENT OF PLANT

*
SHUTDOWN UNDER THE GUIDELINES FOR THE PMI CIMELEC LTDA”
AUTHORS:
**
VELANDIA ALVAREZ, Estefanny
KEYWORDS:
Project, shutdown plant, PMI, PMBOK, Management Model, Methodology, Planning, Time.
DESCRIPTION
In today's globalized world where the competition has been generating the need for plants and
industries with high productivity, quality, safety and environment, with low costs, is evident the
search of new methodologies and techniques than allow to reach these rates so they can stay in
business.
Looking for resource optimization, profitability, sustainability and continuous improvement on the
development of projects Plant shutdowns. CIMELEC LTDA saw the need to implement project
management models to facilitate and contribute to the development of them.
It's proposes a methodology for Project Management on plant shutdown, which offers to the project
team the techniques and tools required to achieve with success, each stage of the plant shutdown,
complying all requirements, time programming and budgeted cost. Leaving aside the traditional
administration empirically. The methodology guide presents a flexible content, which is adopted to
any plant shutdown projects the enterprise carries on the oil industry, not exceeding a period of four
months.
The methodology uses the approach stated in the PMI PMBOK Guide 5th edition, which identifies
and implements the ten areas of knowledge for developing proposals for each stop processes
groups: initiation, planning, execution, monitoring and control and closure. It is complemented with
the tools necessary for the proper management of the stop and a safety plan.
*
Graduation Project
**
Faculty of Engineering physicomechanical. School of Industrial and Business Studies. Director:
Carlos Eduardo Diaz Bohorquez
13
INTRODUCCIÓN
A través de los últimos años se ha implementado en las empresas el enfoque de

mantenimiento como unidad de apoyo a la productividad y competitividad, lo que
ha hecho indispensable el desarrollo de proyectos como respuesta a análisis
preventivos y predictivos del estado de los equipos críticos en la empresa, de igual
forma dichos procesos deben ir acompañados de planes de acción, modificación a
los programas de mantenimiento, rediseño de equipos y paradas de planta.
Las paradas de planta proveen la oportunidad única para intervenir los activos que
normalmente no están disponibles durante la operación normal o que lo están en
un breve o escaso periodo de parada,1 lo que hace indispensable tener bien
definido el alcance y realizar una buena gestión en la planificación previa de los
trabajos a realizar.
Todo esto tiene en común la necesidad de que los trabajos sean ejecutados en
tiempo limitado y con recursos limitados, lo que se convierte en un gran reto para
empresas como CIMELEC LTDA, de implementar modelos de gestión que faciliten
y contribuyan al buen desarrollo de los mismos.
1
AMENDOLA, Luis, EN: Metodología de dirección y gestión de proyectos de paradas de planta de
procesos. [en linea]. Chile: agosto 2010 [Consulta: 25 febrero 2014]. Disponible en
<http://pmmlearning.com/images/stories/Articulos/articulo4/articuloparadasdeplantas.pdf>
14
El Project Management institute (PMI) es una organización internacional sin fines
de lucro que asocia profesionales relacionados con la gestión de proyectos, que
ha desarrollado el PMBOK (GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIÓN
DE PROYECTOS) como una recopilación de las mejores prácticas aplicables a la
gerencia de proyectos, documento ampliamente utilizable en el desarrollo de los
proyectos de mantenimiento con el objetivo de prevenir desviaciones en
presupuesto, cronograma y alcance como indicadores principales del éxito del
proyecto.
La Guía del PMBOK, contiene una descripción general de los fundamentos de la

gestión de proyectos reconocidos como buenas prácticas, aplicando conceptos
claves de gerencia de la calidad tales como “planear para asegurar el éxito”,
“Medir para controlar desviaciones”, “Hacer las cosas bien desde el comienzo” que
deben ser utilizados en cada etapa del proyecto en busca de garantizar el buen
desarrollo del mismo.2
En este documento se presenta una metodología, basado en los fundamentos de

la Guía del PMBOK 5a Edición del PMI, que permitirá a CIMELEC LTDA dirigir
eficientemente proyectos de paradas de planta. En esta se reúne un conjunto
completo, actualizado y práctico de herramientas, métodos, procedimientos y
sistemas necesarios para llevar a cabo cada una de las etapas de dicho proyecto,
especificando en cada capítulo la metodología utilizada para la obtención de los
resultados. De esta manera se hace cumplimiento a los objetivos planteados para
la ejecución de este proyecto.
2
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los Fundamentos para la Dirección de proyectos
5 ed. EEUU: PMI Publication.2013. p.2
15
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
CIMELEC LTDA, es una firma de Ingeniería, acreditada y certificada con las

normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 que con su experiencia en
construcción, Colabora con el desarrollo del país. Mediante la promoción humana
y tecnológica, logra calidad y precisión en el desarrollo de los proyectos que
acomete.
La firma está conformada principalmente por profesionales y personal técnico
administrativo, de larga trayectoria y con sólidos conocimientos en cada una de las
ramas en que se desempeñan. Su experiencia técnica la ha demostrado en estos
17 años que lleva de fundada con obras ejecutadas ante ECOPETROL S.A., y
otras empresas.
1.1 MISIÓN
CIMELEC LTDA, ofrece servicio de construcción y montaje de estructuras

metálicas, montajes electromecánicos y construcción de obras civiles para
empresas del sector público y privado, procurando ofrecer un servicio integral
enfocado en la satisfacción de las necesidades y requerimientos de sus clientes,
bienestar y seguridad de sus trabajadores y rentabilidad para la empresa
distinguiéndonos por nuestro cumplimiento y experiencia que acredita la calidad
de nuestros trabajos. 3
3
CIMELEC LTDA. Manual HSEQ. [diapositivas] Barrancabermeja, 2011. 21 diapositivas.
16
1.2 VISIÓN
CIMELEC LTDA, desea mejorar su competitividad ampliando la cobertura de sus

servicios a nivel nacional en un plazo no mayor de diez años y convertir a nuestra
empresa líder en prestación de servicio de ingeniería enmarcados en los principios
de calidad, seguridad y gestión ambiental fomentando el desarrollo de su talento
humano comprometidos con la satisfacción del cliente.4
1.3 OBJETO SOCIAL
Construcciones y mantenimientos de edificaciones, servicio de logística y limpieza

general de áreas institucionales, montajes y mantenimiento de equipo estático
tanques, torres, calderas y hornos industriales, montaje de equipos eléctricos en
general, montaje y tendido de tubería galvanizada para instrumentación,
comunicación, sistematización eléctrica, obras civiles, mantenimiento preventivo y
correctivo de plantas industriales, pintura de edificaciones y áreas industriales.
Figura 1 Fotografías de trabajos realizados por CIMELEC LTDA.
Fuente: Empresa CIMELEC LTDA.
4
17
Figura 2 Fotografías de trabajos realizados por CIMELEC LTDA.
18
1.4 POLÍTICAS DE CALIDAD
CIMELEC LTDA, provee servicios de ingeniería, con la tecnología y el recurso

humano competente para cada proyecto, siempre comprometidos con la empresa
demostrando credibilidad y dando cumplimiento a los plazos y especificaciones
exigidas por los clientes. Esto será logrado con una mejora continúan tanto
individual como colectiva en la organización.5
1.5 EXPERIENCIA
CIMELEC LTDA es una empresa certificada y acredita con las normas de calidad
ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 que lleva una trayectoria de 17 años de
experiencia desarrollando trabajos de ingeniería en empresas del sector privado y
público.
Sin duda alguna la mayoría de su experiencia está dada en ECOPETROL S.A.

empresa para la cual ha desarrollado más de 50 trabajos en plantas como Unibon-
Hidrogeno, Refinación, Parafinas, Ácidos, Foster, Agua 800-850-830, Residuales,
PTAR U400, Aromáticos, Etileno II, Cracking, UOP II, Calderas B- 2402 y Torres
enfriadoras TE-2940/45 con trabajos de consultoría, suministro, logística,
alistamiento, mantenimiento, construcción, reparación, instalación, limpieza y
pintura.
A continuación se presenta un cuadro en el que se relaciona la experiencia de los
últimos años de la firma.
5
19
Tabla 1 Experiencia de CIMELEC en los últimos años.
20
Tabla 2 Experiencia de CIMELEC en los últimos años.
21
2. GENERALIDADES DEL PROYECTO
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el mundo globalizado de hoy donde la competitividad ha venido generando la

necesidad de contar con plantas e industrias con altos índices de productividad,
calidad, seguridad y medio ambiente, con bajos costos, se hace evidente la
búsqueda de nuevas metodologías y técnicas que les permitan alcanzar estos
índices y así poder mantenerse en el mercado. Con el fin de cumplir con los
índices, aparece un término muy relevante en las empresas y en el que se
concentra la gran cantidad de recursos destinados a mantener la operatividad de
las mismas: El mantenimiento.
Son muchas las empresas contratistas que centran sus actividades al

mantenimiento de plantas y equipos, como lo es el caso de CIMELEC LTDA,
empresa contratista que ofrece servicio de construcción y montaje de obras civiles
para empresas del sector público y privado, pero sin lugar a dudas su cliente
principal es Ecopetrol, la principal y la más grande petrolera con la que cuenta el
país, lo que la hace una gran atractivo para que otras empresas se interesen en
llevar a cabo proyectos para dicha compañía, siendo este uno de los principales
problemas con los que cuenta la empresa dado que se mueve en un medio donde
la competencia es muy alta. Este hecho se convierte para la empresa en un gran
reto, el poder mantenerse en el mercado.
Desafortunadamente CIMELEC LTDA no ha podido participar en algunos

procesos de licitación debido a que no ha recibido los mejores resultados en los
últimos tres proyectos desarrollados.
Un ejemplo puntual fue en el desarrollo del último contrato de “SERVICIO DE

INSTALACIÓN DE CIEGOS Y FACILIDADES PARA CAMBIO DE CATALIZADOR
22
DE LOS REACTORES R-2651 Y R-2652 DURANTE LA PARADA TÉCNICA DE
LAS UNIDADES UNIBON-HIDROGENO DE LA GERENCIA REFINERÍA
BARRANCABERMEJA DE ECOPETROL S.A., UBICADA EN
BARRANCABERMEJA-SANTANDER-COLOMBIA, proyecto en el cual no se
obtuvo las utilidades esperas debido los contratiempos que se presentaron.
Primero la planta se detuvo y entraron en plan de emergencia; Ecopetrol tuvo que
intervenir a realizar labores quitando tareas que estaban previstas para ser
realizadas por CIMELEC. Por otro lado, la empresa no tenía un plan de acción que
le permitiera atender la emergencia en tiempo oportuno pues apenas se
encontraba en el proceso de planeación y no contaban con personal de
disposición inmediata lo que les hizo perder tiempo y actividades que a medida
que pasaban los días eran realizadas por Ecopetrol, esto género que se cambiara
el alcance y por ende los costos del contrato disminuyeran en un 15 %, lo cual no
favoreció a la empresa ya que de esta manera no se obtendría las utilidades
esperadas.
Una de las causas de que en los proyectos de paradas no se cumplan con los
objetivos esperados es que el alcance no es bien definido, por el contrario se
omiten tareas que son necesarias para cumplir con lo inicialmente establecido en
el proyecto. Son varios los factores que se vuelven indispensables en el desarrollo
de la parada, como lo son el tiempo que en la mayoría de casos en muy corto y el
costo del mismo. Cualquier desequilibrio en estos factores (alcance, tiempo y
costo) puede acarrear resultados pocos satisfactorios para la empresa e incluso
fatales ya que una mala gestión puede llevar a la empresa a la quiebra.
Para el diagnóstico de las falencias de la firma en este tipo de proyectos, se hizo

un acompañamiento continuo en el desarrollo de un proyecto de parada de planta
que se lleva a cabo en el momento, además se hizo una investigación exhaustiva
de proyectos anteriores con el personal de la firma y con los resultados de las
evaluaciones recibidas por parte del contratante.
23
2.2 JUSTIFICACIÓN
Actualmente las empresas se ven en la tarea de implementar planes de

manteniendo preventivo e incluso predictivo con el fin de conocer el momento
adecuado en que una pieza debe ser remplazada y así poder evitar contratiempos
en la producción. Sin embargo, gran parte de las empresas cuentan con equipos
cuyas condiciones de operación no permiten ser intervenidos, por lo cual, se ven
en la necesidad de programar la detención de la producción para atender a
aquellos equipos.
Como lo es el caso de Ecopetrol, empresa petrolera que para su buen

funcionamiento se ve en la necesidad de realizar paradas a la mayoría de sus
plantas, estas actividades representan un gran reto para Ecopetrol, puesto que se
deben realizar en un tiempo muy corto, que en la mayoría de los casos no supera
los cuarenta días. Allí los trabajadores a cargo deben abrir los equipos,
inspeccionarlos, reemplazar o sustituir partes y componentes, algunos de ellos de
tamaños y pesos extraordinariamente complejos. Todas estas operaciones deben
ejecutarse sin afectación a las personas, al medio ambiente o las instalaciones,
con calidad, sin reprocesos y ajustándose a los costos establecidos, lo que hace
necesario de una buena planeación.
Aunque se denomina un gran reto para Ecopetrol también lo es para aquellas

contratistas que estén interesadas en realizar dichos proyectos, como lo es el caso
de CIMELEC LTDA, empresa contratista dedicada a la construcción de obras
civiles. Debido a la dura competencia con la que cuenta la empresa, es que surge
la necesidad de implementar modelos de gestión para el desarrollo de sus
proyectos.
No obstante si no se cuenta con un buen modelo de gestión es posible que la

empresa incurra en altos costos por incumplimiento en los tiempos de entrega.
24
Con el fin de atender estas necesidades surge la propuesta de una metodología
para la gestión de los proyectos de parada de planta, la cual por medio de técnicas
y herramientas llevan al mínimo las posibilidades de fracaso.
2.3 OBJETIVOS
2.3.1 Objetivo General
Desarrollar una guía metodológica para la gestión de proyectos de paradas de

planta bajo los lineamientos del PMI con el fin de contribuir al mejoramiento
continuo de CIMELEC LTDA.
2.3.2 Objetivos específicos
Realizar una revisión literaria sobre metodologías del PMI.

Analizar cada una de las etapas de las paradas de planta con el fin de
implantar propuestas de mejora que aporten con el buen funcionamiento de la
parada.
Definir las técnicas y herramientas a utilizar en las diferentes fases del
proyectos en base a los lineamientos del PMI descritas en la guía PMBOK 5ta
edición.
Elaborar un modelo de gestión con las técnicas y herramientas necesarias
que contribuyan con el buen desarrollo de las paradas de planta.
Especificar por medio del plan de seguridad industrial las estrategias para la
identificación, análisis y la respuesta a los riesgos en los proyectos de parada de
planta.
25
2.4 METODOLOGÍA
Para la realización de dicho proyecto se hace un acompañamiento continuo en el

desarrollo de un proyecto de parada de planta que se está llevando a cabo en el
momento en la empresa. A continuación se relaciona una serie de pasos los
cuales definen la trayectoria de dicha investigación.
En primera instancia se hace un reconocimiento de la norma PMBOK,

conocimiento de los requisitos y protocolo de la misma.
Se realiza un análisis de cada una de las etapas de las paradas de planta
(Planeación, alistamiento, ejecución, control y cierre), identificando el tiempo que
dura cada una.
Se procede a la realización del diagnóstico de la empresa CIMELEC LTDA,
con el fin de identificar lo que posee la empresa según la norma.
Realización de entrevistas a gestores del proyecto con el fin de identificar
falencias en el proceso de la gestión de proyectos anteriores.
Análisis y tabulación de la información obtenida y comparación con la
norma para determinar el cumplimiento de la misma.
Propuesta que este caso hace referencia a la Guía, basada en las normas
descritas por el PMBOK incluyendo las técnicas y herramientas necesarias para
llevar a cabo cada una de las etapas del proceso.
- Guía EDT (Estructura de desglose del trabajo).
- Guía cronograma de actividades con fecha de comienzo y finalización.
- Matriz para definición de roles y responsabilidades.
- Bases de información para la gestión de recursos humanos.
- Generar datos de desempeño de trabajo tales como costo, cronograma,
avance técnico y de calidad y estado con el fin de facilitar la realización de
previsiones.
- Emitir solicitudes de cambio e implementar los cambios aprobados al
alcance, a los planes y al entorno del proyecto.
26
- Evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción
preventiva o correctiva y en su caso recomendar aquellas que se consideran
pertinentes.
- Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos
existentes del proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se
informe sobre su estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a
los riesgos.
- Mantener, durante la ejecución del proyecto, una base de información
precisa y oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y a su
documentación relacionada.
- Informar adecuadamente sobre el avance del proyecto y su estado a la
dirección del programa, cuando el proyecto forma parte de un programa global.
- Recopilar y documentar las lecciones aprendidas e implementar las
actividades aprobadas de mejora del proceso.
- Análisis con listas de verificación para la identificación de riesgos.
- Sistemas de gestión de registros para control de adquisiciones.
- Alimentar a diario la base de datos con el fin de tener el control y
conocimiento de lo que se va gastando a diario en adquisiciones, horas hombre,
transporte, alimentación, etc.
Plan de seguridad con estrategias para la identificación, análisis y la
respuesta a los riesgos.
Recomendaciones.
27
3. MARCO REFERENCIAL
3.1 MARCO DE ANTECEDENTES
En la empresa CIMELEC LTDA. No se han desarrollado proyectos de grado

anteriormente, motivo por el cual se presentan como marco de antecedentes
proyectos de grado, desarrollados por ingenieros tanto de la facultad de
Ingenierías Fisicomecánicas (industriales y mecánicos) de la Universidad Industrial
de Santander como también de la facultad de administración de empresas de la
Universidad de la Salle de Bogotá.
Proyecto de grado 1
Título: PLAN DE ACCIÓN PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO DE

SEGURIDAD ALIMENTARIA Y ASISTENCIA NUTRICIONAL DE LA FUNDACIÓN
ASOCIACIÓN CREANDO FUTURO “ASOCREF”, BAJO LOS LINEAMIENTOS
DEL PMBOK.6
Autores: YURLEY PAOLA ÁVILA MARÍN
Alcance: Este proyecto abarca el desarrollo y ejecución del plan de proyecto de

seguridad alimentaria y asistencia nutricional basado en los lineamientos del
PMBOK, identificando e implementando las nueve áreas del conocimiento
propuestas por él.
6
AVILA, Yurley. Plan de acción para el desarrollo del proyecto de seguridad alimentaria y
asistencia nutricional de la fundación asociación creando futuro "ASOCREF" bajo los lineamientos
del PMBOK. Tesis de grado Ingeniería Industrial. Bucaramanga: Universidad Industrial de
Santander. Facultad de ingeniería fisicomecánicas, 2013. 235 p.
28
Aportes: Después de revisar el documento se identificó que los principales aportes
que este le da a la realización del presente proyecto de grado son:
Identificación de falencias y fortalezas de la empresa frente a los

requerimientos de la gestión de proyectos según la metodología PMBOK.
Documentos entregables propuestos por la guía PMBOK para la dirección
eficiente durante los procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento,
cierre y control aplicados al proyecto de seguridad alimentaria y asistencia
nutricional.
Identificación e implementación de las nueve áreas del conocimiento
descritas por el PMBOK para la empresa.
Proyecto de grado 2
Título: PLAN DE GESTIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE

LEVANTAMIENTO ARTIFICIAL SELECCIONADO EN UN CAMPO COLOMBIANO
BAJO LOS LINEAMIENTOS DEL PMI.7
Autores: CATALINA ALEXANDRA PEREA PINEDA

ANDREA VICTORIA PEREZ ARIAS
Alcance: Este proyecto abarca el desarrollo de un formato financiero que permitirá

soportar los resultados determinantes de manera técnica y tomar una decisión en
términos de inversión y rentabilidad. Dicho formato contiene los métodos de
inversión que hoy en día requiere un operador de extracción de petróleos para
aceptar una oferta de implementación de sistemas y tiene en cuenta la tasa de
oportunidad con la que se restringen y se aceptan decisiones financieras.
7
PEREA, Alexandra y PEREZ, Victoria. Plan de gestión para la implementación del sistema de
levantamiento artificial seleccionado en un campo colombiano bajo los lineamientos del PMI. Tesis
de grado Ingeniería Industrial. Bucaramanga: Universidad Industrial de Santander. Facultad de
ingeniería fisicomecánicas, 2013. 301 p.
29
Respaldar el método screenning (software Muttor) de selección de sistemas

de levantamiento artificial relacionando variables técnicas existentes y variables
financieras.
Implementación del método de selección en el campo elegido y registro de
resultados.
Instructivo de planeación para implementación de Sistemas de
Levantamiento Artificial para un Campo Colombiano basado en los lineamientos
del PMI.
Plan de gestión para el sistema de levantamiento artificial seleccionado bajo
los lineamientos del PMI.
Proyecto de grado 3
Título: ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DEL PROCESO DE PARADAS DE

PLANTA DE LA REFINERÍA DE CARTAGENA S.A.8
Autores: ANDREA MARGARITA ESPINOSA FORTICH
Alcance: Actualización del manual del proceso de paradas de planta de la refinería

de Cartagena S.A., proporcionando una guía a los involucrados sobre las
diferentes fases y actividades que se deben llevar a cabo para un desarrollo
efectivo de dicho proceso. Cumpliendo con las premisas de calidad, seguridad,
tiempo, costos e integridad de la empresa.

8
ESPINOSA, Andrea Margarita. Actualización del manual del proceso de paradas de planta de la
refinería de Cartagena S.A...Tesis de grado Ingeniería Mecánica. Bucaramanga: Universidad
Industrial de Santander. Facultad de ingeniería fisicomecánicas, 2008. 115 p.
30
Manual de procesos actualizado en el cual se describe el alcance y los
objetivos de las actividades que se deben seguir en cada fase del proceso, así
como a los responsables de cada una de estas. También contiene el diagrama de
flujo del modelo de gerenciamiento del proceso, que explica el orden lógico de las
actividades a realizar durante la parada; por otro lado nombra las relaciones de las
diferentes dependencias y procesos de la refinería de Cartagena S.A. con el
proceso de Paradas de Planta y se definen los roles y responsabilidades de los
involucrados.
Proyecto de grado 4
Título: DISEÑO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DE

PROYECTOS DIRIGIDO A SOLUZIONA LTDA – BOGOTA BAJO ESQUEMA
PMI.9
Autores: ANYELINE LOZADA MARTINEZ

DIANA LISSETH MARTINEZ VELA
Alcance: Este proyecto propone una solución para la gestión de proyectos a través
del diseño de un manual para la compañía y para los gestores de proyectos con
procedimientos y herramientas para asegurar la repetitividad del éxito de los
mismos.

Diseño del manual corporativo de uso de la herramienta, donde se

muestren las diferentes fases a seguir durante la ejecución del proyecto.
9
LOZADA, Anyeline y MARTINEZ, Diana lisseth. Diseño y plan de implementación del modelo de
gestión de Proyectos dirigidos a SOLUZIONA LTDA – Bogotá bajo esquema PMI. Tesis de grado
administrador de empresas. Bogotá D.C. Universidad de la Salle. Facultad de administración de
empresas, 2009. 125 p.
31
Diseño de la guía para el establecimiento de la estructura de desglose del
trabajo o EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo).
Plan de implementación.
Proyecto de grado 5
Título: GUÍA PARA EL DESARROLLO DEL MANTENIMIENTO POR PROYECTO,

UN ENFOQUE PMI.10
Autores: JOLMAN LOZANO PICO
Alcance: Este proyecto abarca el desarrollo de una guía para el desarrollo del
mantenimiento por proyecto bajo los lineamientos del PMI.

Guía para el desarrollo del mantenimiento por proyecto, bajo un enfoque

PMI. Incluyendo el desarrollo de las actividades relacionadas con el Alcance,
Tiempo y los Costos.
Desarrollo del acta de constitución del proyecto.
Lista de herramientas y estrategias para la ejecución en cada una de las
fases del proyecto.
10
LOZANO, Jolman. Guía para el desarrollo del mantenimiento por proyecto, un enfoque PMI.
Tesis de grado especialista de mantenimiento. Bucaramanga: Universidad Industrial de Santander.
Facultad de ingeniería fisicomecánicas, 2009. 77 p.
32
3.2 MARCO TEÓRICO
3.2.1 ¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,

servicio o resultado único.11 En otras palabras un proyecto es un proceso único de
planificación que consta de un conjunto de actividades coordinadas y controladas,
que se emprende con el fin de alcanzar objetivos específicos dentro de los límites
que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos.
El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina
el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o
cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.
3.2.2 ¿Qué es la dirección de proyectos?
Es la disciplina que se encarga de dar cumplimiento a las actividades del proyecto

dentro del alcance, calidad, tiempo y costo previamente definidos, mediante la
aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas.
De acuerdo al PMI (Project Management Institute) se logra mediante la aplicación

e integración adecuadas de los 47 procesos de la dirección de proyectos,
agrupados de manera lógica, categorizados en cinco Procesos inicio, planificación,
ejecución, monitoreo y control y cierre.12 La relación entre estos procesos es tal
que si alguno de ellos cambia, es probable que al menos otro de ellos se ve
afectado; por ejemplo si el cronograma se acorta el presupuesto cambia, pues se
11
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los Fundamentos para la Dirección de
proyectos 5 ed. EEUU: PMI Publication.2013. p. 3.
12
Ibíd., p. 5.
33
necesitaría un incremento a fin de añadir recursos adicionales para completar la
misma cantidad de trabajo en menos tiempo.
La dirección de proyectos debe evaluar la situación, equilibrar demandas y
mantener una comunicación proactiva con los interesados a fin de entregar un
proyecto exitoso.
3.2.3 Proyectos de Paradas de planta
Un proyecto de parada de planta es un plan de actividades tendientes a ejecutar

trabajos que no pueden ser realizados durante la operación normal de la planta
de proceso y principalmente están orientados hacia el remplazo de partes o
componentes por vencimiento de su vida útil, inspección de equipos, incorporación
de mejoras o modificaciones y correcciones de fallos.13
Las paradas de planta proveen la oportunidad única para intervenir los activos que
normalmente no están disponibles durante la operación normal o que lo están en
un breve o escaso período de parada.14 La capacidad de pérdida puede ser
recuperada hasta una funcionalidad superior durante una parada de planta. La
cantidad de trabajo definido para una parada de planta se inicia cuando
identificamos las tareas de la lista de trabajo “worklist” que incluye
la planificación, programación, ejecución y dirección de la parada de planta.
3.2.4 Paradas de planta para Ecopetrol s.a.
Las paradas programadas son eventos de mantenimiento preventivo y correctivo

en los cuales se intervienen los equipos de la planta para asegurar su nuevo ciclo
operacional proyectado. En otras palabras, después de un mantenimiento de esta
naturaleza, la unidad recupera plenamente sus condiciones originales para operar
13
AMENDOLA, José Luís, DIRECCION Y GESTION DE PARADAS DE PLANTA, Editorial UPV.
Sevilla 2005.
14
SHELL GLOBAL SOLUTIONS INTERNATIONAL B.V. Guía para el gerenciamiento de paradas
de planta, sl: s.n, 2003. .p.118
34
confiablemente durante determinado período de tiempo, de acuerdo con los más
altos estándares de la industria.
Las paradas de planta obedecen a ciclos operacionales de las unidades. Se

pueden predecir y programar gracias a estándares internacionales, una serie de
mediciones y valoraciones de los materiales, estado de las partes y valoración de
los contaminantes que hacen que algunos insumos como catalizadores y
productos pierdan su eficiencia, rendimiento o calidad.
Las plantas tienen diferentes ciclos operacionales. Por ejemplo, la planta de

polietileno, las visco-reductoras o las unidades hidrotratadoras de residuos
pesados, entre otras, requieren intervención cada seis u ocho meses. Las
unidades de ruptura catalítica, cada 48 meses. Las de destilación primaria de
crudo, cada sesenta o más meses. El Programa Anual de Paradas de Planta se
elabora teniendo en cuenta el cruce de todos estos tiempos.15
Las paradas de planta son los eventos más especiales de la estrategia integral de
confiabilidad de la refinería. Sirven para restaurar al 100% la confiabilidad de los
activos y son producto de los análisis del desempeño a que se someten
permanentemente todos los sistemas por un equipo interdisciplinario constituido
por operadores, supervisores, técnicos de mantenimiento e ingeniería
El proceso de parar una planta exige el cumplimiento riguroso de siete fases que
empiezan el primer día de inicio de cada nuevo ciclo operacional. Estas fases son:
planeación temprana, definición del alcance de la parada, fase precontractual,
planeación detallada, alistamiento, ejecución, cierre y aseguramiento.
A continuación se presenta el cronograma de paradas de planta para el año 2014

de ECOPETROL S.A.
15
Disponible en Internet: <http://www.ecopetrol.com.co/especiales/carta127/refinacion.htm>
35
Figura 3 Cronograma de paradas de planta para el año 2014 para Ecopetrol S.A.
Fuente: Ecopetrol S.A.
3.2.5 ¿Qué es el PMBOK?
El PMBOK es una guía de los fundamentos de la dirección de proyectos

desarrollado por el Project Management Institute (PMI). Constituye la suma de
conocimientos de los profesionales dedicados a la administración de proyectos,
incluyendo prácticas tanto profesionales comprobadas y ampliamente aceptadas,
como practicas innovadoras con la finalidad de permitir al administrador del
proyecto aplicar conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas
que pueden tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto.
36
La Guía del PMBOK identifica ese subconjunto de fundamentos para la dirección
de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas. “Generalmente
reconocido” significa que los conocimientos y prácticas descritos son aplicables a
la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces, y que existe consenso sobre
su valor y utilidad. “Buenas prácticas” significa que se está de acuerdo, en general,
en que la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas puede
aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)

Quinta Edición proporciona pautas para la dirección de proyectos individuales y
define conceptos relacionados con la dirección de proyectos. Describe asimismo el
ciclo de vida de la dirección de proyectos y los procesos relacionados, así como el
ciclo de vida del proyecto
El PMBOK reconoce 5 grupos de procesos básicos y 10 áreas de conocimiento
comunes a casi todos los proyectos. Los procesos se colocan e interactúan a
través de un proyecto o fase y son descritos en términos de:
Entradas (documentos, planes, diseños, etc.)
Herramientas y Técnicas (mecanismos aplicados a las entradas)
Salidas (documentos, productos, etc.).
Los procesos de dirección de proyectos son aquellos que aseguran que el

proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia, estos se agrupan
en cinco categorías que son:16
 Procesos de iniciación: son aquellos procesos realizados para definir un

nuevo proyecto, mediante la obtención de la autorización formal para comenzarlo.
16
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los Fundamentos para la Dirección de
proyectos 5 ed. EEUU: PMI Publication.2013. p. 27.
37
 Procesos de planificación: son aquellos procesos realizados para establecer
el alcance, definir los objetivos y desarrollar el plan de acción para el cumplimento
de los mismos.
 Procesos de ejecución: son aquellos procesos realizados para completar el

trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, con el objetivo de cumplir
con las especificaciones del mismo.
 Procesos de control: son aquellos procesos requeridos para supervisar,

analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto, con el fin de identificar y
modificar áreas en las que el plan requieran cambios, implementar acciones
correctivas, preventivas y de control en aras de cumplir con los objetivos del
proyecto.
 Procesos de cierre. Son aquellos procesos realizados para finalizar todas

las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de completar
formalmente el proyecto. Asegurándose que las experiencias queden registras y a
disposición de futuros proyectos.
38
4. DESARROLLO DEL PLAN DE PROYECTO
4.1 INTRODUCCIÓN
El presente capitulo contiene el desarrollo del Plan de proyecto “metodología para

la gestión de proyectos de paradas de planta para CIMELEC LTDA”, la cual
describe un paso a paso el proceso de gestión de parada de plantas. Su objetivo
es cumplir con los requerimientos, la programación del tiempo y el costo
presupuestado, dejando a un lado la administración tradicional de forma empírica
y remplazándola por técnicas y herramientas más efectivas reconocidas como
“buenas practicas” que nos brinda el PMBOK guía desarrollada por el Project
Management Institute (PMI).
En este capítulo se describen las actividades que se llevan a cabo en el desarrollo

de la parada, el proceso de gestión definido por el PMBOK, incluyendo las
herramientas y técnicas a utilizar en cada una de las etapas y el plan de seguridad
industrial con las estrategias para la identificación de los riegos en los proyectos
de parada de planta.
Para desarrollar la metodología fue necesario identificar los grupos de procesos
existentes en un proyecto según la guía PMBOK como lo son procesos de Inicio,
de planeación, de ejecución, de control y cierre. Y realizar un ajuste de modo que
permitiera esquematizar un proyecto de paradas de planta en base a dichas
etapas.
Finalmente los grupos de procesos o etapas que se establecieron para un
proyecto de paradas de planta son:
 INICIO
 PLANEACIÓN
DISEÑO BÁSICO DE LA PLANEACIÓN
39
DISEÑO DETALLADO DE LA PLANEACIÓN
 EJECUCIÓN Y CONTROL
PRE- EJECUCIÓN
EJECUCIÓN Y CONTROL
 CIERRE
Para el caso de la planeación se establecieron las sub-etapas (diseño básico de la

planeación y diseño detallado de la planeación), puesto que antes de entrar a
realizar trabajos referentes a la planeación en necesario precisar las estrategias
para el desarrollo de los mismos.
En el caso de la ejecución y control se establecieron las sub-etapas de pre-

ejecución y ejecución y control, esto debido a que en la primera se realizan todas
las labores de alistamiento de personal y equipos para la ejecución, mientras que
en la segunda se desarrollan todos los trabajos que estaban previstos para la
parada y sus respectivos controles.
Al igual que la guía PMBOK, en la metodología las actividades son presentadas

mediante las diez áreas del conocimiento, puesto que es una forma clara y precisa
de dar a conocer el direccionamiento de cada actividad y permitiendo ejercer
control de cada uno de los aspectos que pueden afectar un proyecto de parada de
planta.
Para dar inicio a la asignación de actividades, se realizó un seguimiento a una

parada de planta que estaba ejecutando CIMELEC LTDA. En Ecopetrol S.A.,
Analizando cada uno de los pasos que se tenían en cuenta para el desarrollo de la
misma y haciendo énfasis en las falacias que recaía la firma en dicho proceso.
Esto con el fin de contribuir con la empresa brindando la metodología que facilite y
promueva un desempeño exitoso de la parada.
40
4.2 IDENTIFICACIÓN DE FALENCIAS EN CIMELEC LTDA.
Para identificar las falencias en las que recaía la empresa se hizo un

acompañamiento al proceso de gestión de la parada de planta del contrato
“SERVICIO DE INSTALACIÓN DE CIEGOS Y FACILIDADES PARA CAMBIO DE
CATALIZADOR DE LOS REACTORES R-2651 Y R-2652 DURANTE LA PARADA
TÉCNICA DE LAS UNIDADES UNIBON-HIDROGENO DE LA GERENCIA
REFINERÍA BARRANCABERMEJA DE ECOPETROL S.A., UBICADA EN
BARRANCABERMEJA-SANTANDER-COLOMBIA”.
Entre ellas tenemos que la empresa en su afán de ejecutar el proyecto se omitió

en la propuesta, actividades que eran indispensables en el desarrollo de la parada,
y al incluirlas incurría en costos que no estaban presupuestados.
Normalmente los proyectos de paradas de planta están compuestos por los

procesos de inicio, planeación, ejecución, control y cierre, pero a veces se
presentan apagadas en las plantas y entran en emergencia, suceso que requiere
intervención inmediata en la planta es decir que se inicia el proceso de ejecución.
Afortunadamente Ecopetrol cuenta con suministro disponible para hacer frente a la
emergencia, pero corre por cuenta de la empresa el tiempo que tarde en realizar el
empalme para continuar con las actividades.
Esto fue lo que le paso a la empresa con ese proyecto, la planta entró en
emergencia y Cimelec como contratista no tenía un plan de acción que le
permitiera atenderla en tiempo oportuno, pues apenas se encontraba en el
proceso de planeación y no contaban con personal de disposición inmediata. El
alistamiento se tomó mucho tiempo debido al desorden y la falta de información
que presentaban los trabajadores en sus hojas de vida. Lo que les hizo perder
tiempo y actividades que a medida que pasaban los días eran realizadas por
Ecopetrol, esto género que se cambiara el alcance y por ende los costos del
contrato disminuyeran.
41
Otras de las falacias que se encontró fue, que no llevaba un estricto control de los
costos, del alcance, del tiempo, de las adquisiciones ni de las maquinarias y
herramientas alquiladas, lo que generó que se pagara de más días de alquiler sin
ser utilizadas.
No se actualizaba día a día la base de costos por lo cual no se tenía una idea
clara de lo que se había consumido del presupuesto.
Es por ello que surge la necesidad de la metodología y de cada uno sus

entregables en pro de contribuir con el proceso de gestión de paradas de planta y
mitigar las falencias.
4.3 DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE
PARADAS DE PLANTA
4.3.1 Objetivo de la metodología
Proporcionar a los responsables del proceso de mantenimiento de paradas de

planta de Cimelec LTDA. La información relacionada con la diferentes fases y
actividades que a través de este se deben llevar a cabo, acompañada de técnicas
y herramientas necesarias para un desarrollo efectivo del proceso, con el menor
consumo de recursos y cumpliendo con las premisas de calidad, seguridad,
tiempo, costos e integridad de la empresa.
4.3.2 Alcance de la metodología
La metodología contiene la descripción de las actividades que se deben seguir en

todas las etapas del proceso de paradas de planta. Para cada actividad se define
el objeto, el alcance y el responsable.
42
4.3.3 Condiciones generales
 La metodología fue realizada de acuerdo las mejores prácticas del PMBOK

5ta edición.
 El proceso consta de cuatro fases, cada una de ellas cubre una estructura
de tiempo para el desarrollo de la parada de planta.
 La metodología aplica para todas las paradas de planta que Cimelec LTDA.
ejecute en la refinería de Ecopetrol S.A. que tengan intervalos de realización no
superior a 4 meses.
 La metodología se aplica a las paradas de planta programadas. No aplica a
las paradas de emergencia.
4.4 FASES Y ACTIVIDADES DEL PROCESO.
Una vez se tiene definido por Ecopetrol, que la empresa va a ser la ejecutora del
contrato para el mantenimiento de la parada se da inicio al proceso de gestión de
la misma. En cual se llevan a cabo un sinfín de actividades en cada una de las
fases de la parada.
Para establecer las actividades fue necesario identificar los grupos de procesos
existentes en un proyecto según la guía PMBOK como lo son procesos de Inicio,
de planeación, ejecución, de control y cierre. Y realizar un ajuste de forma que
permita esquematizar un proyecto de paradas de planta con base a dichas fases.
A continuación se presenta la secuencia de actividades en cada una de las fases
para desarrollo de la parada.
43
4.4.1 Fase de inicio
El propósito clave de esta etapa es alinear las expectativas de los interesados dar
visibilidad sobre el alcance y los objetivos, y mostrar como su participación en él
asegura el logro de sus expectativas y su beneficio económico.
A continuación se enuncias las actividades a desarrollar en esta fase y el
responsable de la misma.
Tabla 3 Actividades de la fase de inicio.
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Es el documento que autoriza el inicio de
Gerente-
Firmar acta de la parada y confiere al gerente la
gestoría
constitución. autoridad para asignar los recursos y las
técnica.
actividades del proyecto de parada.
Se define el equipo administrativo, estos
Selección del son los encargados de manejar el
equipo Gerente presupuesto, el manejo de personal, la
administrativo. comunicación con la gestoría técnica y
demás interesados del proyecto.
Nombrar el director
de obra y demás Se definen los que van a liderar el
personal que Gerente proceso para que se desarrolle
conforma el equipo satisfactoriamente.
mínimo.
Gerente -
Efectuar reunión de director de obra Con el fin de informar a los involucrados
inicio de la parada y equipo de los objetivos de la parada.
mínimo
Es preciso realizar un análisis detallado a
Análisis de
Gerente- documento generados de paradas
lecciones
equipo mínimo anteriores con el fin de evitar falencias
aprendidas
presentadas en las mismas.
Elaborar el Director de Contiene las fechas de inicio y
cronograma de la obra y equipo terminación de la apagada, días
44
parada de planeación mecánicos y arranque de la planta.
El plan contiene los hitos a cumplir

Elaborar el plan de Director de durante las fases de la parada, debe
hitos de la parada obra contener las fechas de las actividades a
realizar y los responsables.
Es el encargado del proceso de logística
de compra o alquiler de materiales,
Seleccionar el Equipo herramientas, maquinaria y equipos, y
equipo de compras administrativo este a su vez se encarga de realizar la
solicitud de materiales con amplios
tiempos de entrega.
Una de las actividades claves de esta fase es la identificación de los interesados y

la influencia que estos pueden tener en el proyecto. A continuación se presenta
una tabla en la que se identifican los roles y responsabilidades de los interesados
que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado del proyecto.
Tabla 4 Interesados del proyecto.
ROL RESPONSABILIDADES IMPACTO ESTRATEGIA PARA

RECIBIR APOYO O
REDUCIR
OBSTÁCULOS
Es la persona que Es de gran importanciaEsta dispuesto a
Gerente provee recursos y pues es el que provee proveer recursos
apoyo para el los recursos necesarios
adicionales para
desarrollo de la para el desarrollo de la
atender las
parada y es el parada. contingencias que
responsable de se puedan
facilitar su éxito. presentar.
Cliente Es el encargado de Es muy importante por Esta dispuesto a
(Ecopetrol aprobar el resultado es el que recibe el brindar las
s.a.) final de los trabajos producto final del asesorías
45
RECIBIR APOYO O
REDUCIR
OBSTÁCULOS
ejecutados en la proyecto y es el quien necesarias en
parada. aprueba o rechaza los cuanto a la
trabajos realizados en ejecución de los
la parada. trabajos en pro de
que se cumplan
con las
especificaciones
del contrato.
Son compañías Son muy importantes Esta dispuesto a
externas que celebran ya que la empresa comunicar a la
un contrato para depende de estos empresa en tiempo
proporcionar un servicios o productos oportuno cualquier
Proveedores producto o servicio para el desarrollo de la imprevisto que se
necesarios para el parada. Que no les pueda presentar
desarrollo de la cumplan puede generar y ceder a otro
parada. Entre esas retrasos en los trabajos proveedor el
tenemos las que y pérdidas para la contrato con el fin
proporcionan el empresa. de cumplir con los
servicio de transporte, tiempos
dotación, establecidos.
alimentación, alquiler
de herramientas
maquinarias o
equipos, etc.
Personas que tienen De ellos dependen que Esta dispuesta a
relación especial con la empresa puede brindar el recurso
Socios la empresa y brindan atender las económico
su apoyo contingencias que se necesario para
incondicional en el pueden presentar en el atender las
desarrollo de la desarrollo de la parada contingencias que
parada, aportando y continuar con los se puedan
recursos y trabajaos hasta presentar en el
experiencia. alcanzar los objetivos. desarrollo del
proyecto.
46
RECIBIR APOYO O
REDUCIR
OBSTÁCULOS
Equipo Son los encargados Son de gran Están dispuestos a
administrativo de manejar los importancia para el realizar auditorías y
recursos y desarrollo de la parada consultorías con el
presupuestos con los debido a que ayudan a fin de verificar que
que cuenta la realizar las actividades se cumplan con los
empresa para el a tiempo y dentro del objetivos, y
desarrollo de la presupuesto, un mal presentar planes de
parada. manejo de los mismos acción a los
puede generar grande imprevistos que se
pérdidas para la puedan presentar.
empresa.
Equipo mínimo Son los encargados De ellos dependen que Están dispuestos a
de liderar la parada se cumplan con los trabajar más tiempo
de planta; determinan objetivos de las del turno, en pro de
la forma de hacer las paradas. que se completen
actividades durante los trabajos
todas las fases del previstos en el
proceso de la parada PDT.
de planta.
Gestoría Son los encargados De ellos depende que Están dispuesto a
técnica de supervisar y se cumplan con los ceder en los plazos
verificar que se requerimientos exigidos de entrega de los
cumplan con las por ley. diferentes
especificaciones documentos.
técnicas del contrato.
Equipo de Son los responsables Una mala planeación Están dispuestos a
planeación de la planeación de la puede generar grandes realizar auditorías y
parada de planta, está pérdidas e incluso consultorías con el
conformado por el llevar a la empresa a la fin de verificar que
planeador general y quiebra. se cumplan con los
los planeadores de objetivos.
área o especialidad.
Equipo Son los responsables De ellos depende que Están dispuestos a
operativo de ejecutar las los trabajos se realicen trabajar más tiempo
actividades previstas en tiempo oportuno y del turno, en pro de
de la parada. se cumplan con los que se completen
objetivos de la parada. los trabajos
previstos en el
47
RECIBIR APOYO O
REDUCIR
OBSTÁCULOS
PDT.
Acta de constitución
El acta de constitución es un documento que autoriza formalmente la existencia de

un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para asignar los
recursos de la organización a las actividades del proyecto.
A continuación se describen las entradas, las herramientas y las técnicas a utilizar
en la constitución del acta.
Figura 4 Entradas, herramientas y Técnicas y Salidas del acta de constitución.
HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS
•Contrato. •Juicio de Expertos •Acta de constitución
•Factores del proyecto.
Ambientales de la
Empresa.
•Activos de los
procesos de
Organización.
Fuente: Autor
 Entradas:
Contrato: Efectuado entre la empresa proveedora del servicio la contratista que en
este caso es CIMELEC LTDA, y el contratante que sería Ecopetrol S.A.
Factores ambientales: los informes y trabajos previos realizados a la parada sirven
para definir estos requerimientos.
Activos de los procesos de la organización: Son los planes, los procesos, las
políticas, los procedimientos y las bases de conocimiento específicos de la
48
organización ejecutora (CIMELEC LTDA) y utilizadas por la misma. También
incluyen bases de conocimientos de la empresa como lecciones aprendidas e
información histórica.
 Técnica y herramientas:
Talleres facilitados: para consolidar el acta de inicio, se acordó con el director de
proyecto los objetivos, compromisos, alcance, requerimientos, en repetidas
reuniones llevadas a cabo para establecer con claridad las necesidades del
proyecto.
Juicio de expertos: se realizaron entrevistas y visitas con los expertos con la
intención de determinar detalles técnicos.
 Salidas:
Se constituye el Acta de Inicio del proyecto relacionando las necesidades, el
objeto principal, el valor inicial del contrato, el plazo de ejecución del contrato, las
fechas de inicio y finalización, consideraciones, requisitos y criterios de aceptación
por parte del cliente (Ecopetrol S.A). ANEXO A.
Recursos humanos
La empresa debe asegurarse de contratar el personal idóneo que posea las

habilidades requeridas para garantizar el éxito del proyecto. La participación de los
miembros del equipo en la planificación, aporta su experiencia al proceso y
fortalece su compromiso con el proyecto. A medida que se incorporan miembros
adicionales al equipo, su nivel de experiencia o su falta de experiencia puede
aumentar o disminuir el riesgo del proyecto. Es por ello que es muy importante
para el proceso de contratación del personal que se establezcan los perfiles, las
funciones y las responsabilidades de cada cargo, pues esto agilizaría el proceso y
garantizaría que se cuente con el personal calificado. Para ello se implementara
49
un formato llamado perfiles, funciones y responsabilidades que facilitaría este
proceso. ANEXO B.
El equipo administrativo es el responsable de manejar los recursos y presupuestos

con los que cuenta la empresa para el desarrollo de la parada, además son los
encargados de integrar toda la información de la parada y verificar que se esté
cumpliendo con el presupuesto. Trabaja de la mano del gerente y demás
interesados del proyecto.
El equipo mínimo es el encargado de liderar la parada de planta y trabajar en pro
de que se cumplan con los objetivos de la misma. Este está compuesto por
personal calificado en desarrollo de proyectos de paradas de planta y cumplen con
las especificaciones técnicas requeridas por Ecopetrol.
Los profesionales que los conforman dependen del tipo de planta a intervenir,
pueden aparecer más cargos o los mismos en rangos menores según lo requiera
el proyecto. Entre esos tenemos:
 Director de obra: es el responsable de la ejecución exitosa de todas las

actividades de la parada de una manera segura, en el tiempo previsto y dentro de
las metas establecidas.
 Coordinador de proyectos y paradas: proporciona al director de la parada
todo el soporte requerido mediante la asignación de recursos, logística,
infraestructura, administración de personal, administración de contratos,
requeridos para el desarrollo de la parada.
 Planeador general: encargado de la elaboración del plan detallado de
trabajo de la parada de planta.
 Planeador de área: planea las órdenes de trabajo correspondientes a su
especialidad.
 Coordinador de QA-QC: monitorea la ejecución del plan detallado de
inspección y del plan de aseguramiento y control de calidad.
50
 Coordinador de bodega de materiales y herramientas: suministra todos los
materiales y herramientas en el sitio y en forma oportuna durante la ejecución de
la parada.
 Coordinador HSE: responsable del gerenciamiento de HSE durante todas
las fases de la parada.
 Gestor de costos: hace un seguimiento y análisis diario de los costos de la
parada de planta para facilitar la toma de decisiones a líder de la parada.
 Supervisor de área: responsable de la calidad de los trabajo de su área o
especialidad durante la ejecución de la parada de planta.
 Jefe de logística: coordina los requerimientos totales a suministrar a la
organización de la parada con servicio y facilidades de apoyo.
 Gestor laboral: responsable del ingreso, capacitación dotación y reporte del
personal temporal necesario para la parada, así como también de su liberación al
finalizar el contrato.
Cronograma
El cronograma de la parada contiene las fechas y la duración de cada una de las

etapas de planeación, inicio y terminación de la apagada de la planta, días
mecánicos, arranque de la planta y días de guardia. Este se considera el plan de
vuelo de la parada y se pueden realizar en una hoja de Excel, como se muestra a
continuación.
Figura 5 Cronograma de la parada de planta
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

FECHA 18 19 20 …. … 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
DÍAS 2 DÍAS DESMO
PARADA 45 DÍAS DE MOVILIZACION Y 4 DÍAS DE A DÍAS DE
10 DÍAS-EJECUCIÓN ARRAN VILIZAC
PLANEACIÓN ALISTAMIENTO APAGADA GUARDIA
CADA IÓN
51
Las duraciones antes mencionadas corresponden a la Parada de la Planta de
Unibon y Generación de Hidrogeno, están son estimadas y podrán estar sujetas a
modificaciones dependiendo del tipo de planta a intervenir.
4.4.2 Fase de planeación
Comprende los procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo,
definir y refinar los objetivos y desarrollar la línea de acción requerida para
alcanzar dichos objetivos. Los procesos de planificación desarrollan el plan para la
dirección del proyecto y los documentos que se utilizará para llevarlo a cabo. Los
cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan
la necesidad de reconsiderar uno o más de los procesos de planificación y,
posiblemente, algunos de los de proceso de inicio.
La fase de planeación de subdivide en dos etapas (diseño básico de la planeación

y diseño detallado de la planeación), puesto que antes de entrar a realizar trabajos
referentes a la planeación en necesario precisar las estrategias para el desarrollo
de los mismos.
4.4.2.1 Diseño básico de la planeación
A continuación se establece el conjunto de actividades necesarias para realizar el

diseño básico de la planeación de la parada.
52
Tabla 5 Actividades del diseño básico de la planeación.

Analizar que puede afectar
negativamente la ejecución de la
Cuestionamiento
Equipo de parada y hacer un análisis detallado de
del alcance de la
planeación. la lista de trabajo con el fin de
parada.
establecer prioridades y la viabilidad
para cada uno de ellos.
Congelamiento del Se suspende la inclusión de
Planeador general.
alcance. actividades a la lista de trabajo.
Se definen las estrategias, las
Definir las
Coordinador QA- herramientas y los formatos a utilizar
estrategias del plan
QC en el control de calidad de los trabajos
de calidad.
a ejecutar.
Elaborar el
Planeador general- De acuerdo con los trabajos
presupuesto de los
gestor de costos requeridos.
contratos.
Se refiere a las órdenes de compra de
Hacer seguimiento
Jefe de compras los materiales o herramientas
a las compras.
solicitadas.
Se definen las premisas HSE, se
realiza el plan de hitos de HSE, se
Definir el plan HSE. Coordinador HSE definen los responsables y se
especifica cómo se van a realizar los
controles HSE.
Realizar
organigrama de
Se define el nivel de responsabilidad de
involucrados en la Director de obra
involucrados en la parada de planta.
gestión de la
parada.
Consiste en definir que puede salir mal,
Realizar el análisis
que puede causarlo, que se va a hacer
integral de los
Coordinado HSE para evitarlo, quien es el responsable
riesgos de la
hacer una valoración en la matriz RAM
parada.
y se define algunas observaciones.
53
Se ajusta el presupuesto después de
Ajustes del Programador- cuestionar el alcance y se realiza el
presupuesto. gestor de costos control de los costos incurridos hasta el
momento.
Integración
El proceso de integración es vital en el desarrollo de la parada, ya que depende de

él que el proyecto se lleve a cabo de manera controlada, de modo que se
complete, que se manejen con éxito las expectativas de los interesados y se
cumplan con los requisitos. Para ello se llevará a cabo reuniones diarias con el fin
de unificar, consolidar y comunicar las acciones cruciales para que el proyecto se
lleve a cabo de manera exitosa.
Además se elaborará informes semanales de cada área, los cuales serán con
corte al día viernes y serán entregados el primer día hábil de la posterior semana a
más tardar a las 8:00 a.m. Igualmente será un requisito la elaboración y entrega
del Informe Mensual con sus respectivos anexos estipulados en las
especificaciones de programación y control. Se realizará reuniones semanales con
el equipo mínimo en las cuales se estudiará los informes y se verificará que se
esté cumpliendo con lo previamente establecido. La periodicidad de las reuniones
puede cambiar según lo requiera el caso.
Por parte del equipo administrativo se alimentará la base de datos día a día
teniendo en cuenta lo que se va gastando en horas hombre, salarios,
alimentación, alquiler de herramientas etc., esto con el fin de verificar que se esté
cumpliendo con el presupuesto.
54
Comunicación
Se manejará una estrecha comunicación con todos los interesados del proyecto
mediante correos electrónicos, dispositivos móviles (radios) y reuniones
permanentes con el fin de garantizar que la información sea suministrada en el
formato adecuado, en el momento indicado y con el impacto apropiado.
El equipo mínimo es el encargado de comunicar al resto del personal las
decisiones y demás información que se maneje en el desarrollo de la parada.
Plan de aseguramiento y control de calidad (AQ/QC)
El equipo de planeación deberá elaborar el plan de aseguramiento de calidad el

cual incluye entre otros los siguientes aspectos:
 Matriz de responsabilidades. En la cual se define el grado de

responsabilidad de cada funcionario de dirección para cada una de las actividades
básicas de calidad del mantenimiento. Como la empresa ya lo tiene definido hace
la adaptación dependiendo el proyecto.
 Los procedimientos o instructivos acorde a cada especialidad y el alcance
del mantenimiento de la planta.
 Registro de calificación de procedimiento: es el que avala la aptitud
mecánica de la unión realizada es por ello que debe estar acompañado por los
resultados de los ensayos requeridos.
 Especificaciones de procedimientos de soldadura: determina las variables a
considerar en la realización de una soldadura específica, determina la ejecución
de la pruebas de calificación tanto de proceso y procedimiento como del operario
de soldadura.
 Registro de calificaciones de soldadores: este documento demuestra la
habilidad manual del soldador u operador para realizar la unión en producción.
 Plano y esquemas del equipo y las zonas del equipo a intervenir.
55
 Certificación y calificación de personal a participar en el mantenimiento:
cuando las actividades requieren personal especializado deben presentar los
certificados de aptitud y experiencia que lo acreditan.
 Establecer un procedimiento de No-conformidades que llegasen a
presentarse durante el mantenimiento de la planta.
 Definir el formato Acciones correctivas y Preventivas para dejar el registro
en las auditorias de calidad durante la parada.
 Certificados de calibración de equipos de medición. Con vigencia no
superior a un año y expedido por una institución reconocida a nivel nacional o
internacional.
 Certificados de calidad de materiales y productos.
 Para la elaboración de todos los anteriores documentos se pueden tomar
como referencia los procedimientos de Ecopetrol S.A., especificaciones técnicas,
normas internacionales (ACI, ASME, ASTM, ANSI, NSR 98, NEMA, NFPA, WPS,
PQR, ASME etc.).
Presupuesto
En esta actividad se determinan los recursos necesarios para la parada de planta.

Se presupuesta lo siguiente:
Mano de obra: se estiman los costos de la mano de obra a utilizar durante
la parada de planta de acuerdo a los datos históricos de las paradas anteriores y
teniendo en cuenta el alcance de la misma. Se determina una cantidad
aproximada de horas hombre para la parada y se analizan los tipos de trabajo que
se van a realizar. En el presupuesto de mano de obra se incluyen los costos
indirectos de transporte, alimentación, beneficios y viáticos.
Materiales y herramientas: se presupuestan de acuerdo a las
especificaciones y requerimientos de materiales y herramientas para la parada,
además se tienen en cuenta las recomendaciones de la parada anterior. Para
cada parada existen materiales que siempre se piden y herramientas que siempre
56
se utilizan. Los materiales de largos plazos de entrega también hacen parte de
este presupuesto inicial.
Contratos: se estiman de acuerdo a las especificaciones y requerimientos
de personal dados por Ecopetrol para la parada.
Consultorías: se debe presupuestar y cargar a la parada los gastos por
contratación de consultorías que trabajan en la parada.
Las técnicas y herramientas a utilizar en la estimación del presupuesto son:
 Información histórica: corresponde a la base de información de proyectos
anteriores desarrollados por la empresa.
 Juicio de expertos: el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa para
el entorno así como información de proyectos similares realizados con
anterioridad.
 Análisis de reservas: en el presupuesto se debe incluir reservas
denominadas provisiones para contingencias, que se destina a los riesgos
identificados y asumidos por la empresa.
Aparece la línea base de costos, que es la presentación de los costos asignados a

cada fase de ejecución del proyecto de acuerdo al consumo de materiales, mano
de obra o pagos programado proveedores, es el flujo de caja del proyecto.
Una vez evaluado el presupuesto se pueden presentar los siguientes casos:

El presupuesto aprobado es igual al solicitado: en este caso se continuará
con el proceso normal de la parada.
El presupuesto aprobado es menor que el solicitado: en este caso se debe
reevaluar el alcance o solicitar una adición presupuestal.
EL plan integral HSE
El plan integral HSE incluye lo siguiente:
57
 Plan de comunicación: describe la forma y con quien deben establecerse
canales de comunicación en el desarrollo de cada plan (plan de emergencia, plan
de reporte de incidentes, plan de seguridad industrial), para ello deben de
asegurarse que contenga:
Organigrama integrado de Ecopetrol, interventoría y listado de radios de
comunicación.
Canal de comunicación a implementar durante el desarrollo de plan de
gestión integral HSE.
Cronograma de reuniones a realizar durante la parada y el personal que
debe asistir a la reunión diría de HSE.
Cadena de llamadas en caso de emergencia.
Formatos a implementar para facilitar el plan de comunicación. ANEXO C.
 Plan de manejo ambiental: el equipo de planeación debe dirigir su esfuerzo
para garantizar que la evolución de aspectos e impactos ambientales, estén
orientado a prevenir, mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos
ambientales que causen en el desarrolla de cada actividad.
 Plan de manejo de emergencias: debe estar enfocado a la estrategia de
mantenimiento y contempla los siguientes aspectos:
Procedimientos de rescate para trabajos en alturas y trabajos a interior de
espacios confinados.
Disponibilidad de elementos de rescate listado en cada uno de los planes
de rescate.
Disponibilidad de guardias externos de espacio confinado.
Disponibilidad de extintores cargados necesarios para desarrollar los
trabajos en la planta.
 Plan de salud industrial: uno de las aportes más importante de plan de
salud industrial involucra el control de los exámenes de ingreso para determinar
que los trabajadores están aptos para realizar trabajos. Además contempla:
Actividades de medicina preventiva
58
Actividades de medicina del trabajo
Actividades de higiene y seguridad industrial
 Permisos de trabajo: los paquetes de permisos de trabajo deben elaborarse
para cada una de las actividades a realizar, el equipo de planificación deberá
determinar una lista de chequeo y comprobación para asegurar el contenido de los
documentos, con el fin de evitar reproceso y pérdidas de tiempo por las
devoluciones al estar incompletos o falta de información.
Cada paquete debe contener lo siguiente:
Formato de premisos de trabajo diligenciados.
Los certificados de apoyo que apliquen para el trabajo.
Análisis de trabajo seguro –ATS ó 3 Qué.
Plan de rescate.
Planes de izaje.
 Gestión de incidentes y fallas de control: determinar el recurso de personal
encargado de reportar, investigar y cerrar los incidentes y fallas de control que
ocurran en la ejecución de actividades.
 Especificaciones técnicas de los elemento de protección personal: se debe
elaborar un estudio de los elementos de protección personal requerida por oficio y
peligros particulares del área donde se llevan a cabo las actividades.
Se realizará el suministro a los trabajadores de los elemento de protección
personal y elaborará registro de entrega y entrenamiento de uso y mantenimiento
de los mismos, así como formatos de inspección periódicas para verificar el uso de
los mismos.
 Especificaciones técnicas de los elementos de rescate industriales:
determinar las actividades de alto riesgo a ejecutarse y conforme a esto establecer
los elementos de rescate.
59
Riesgos
El objetivo principal de la gestión de los riesgos es aumentar la probabilidad y el

impacto de eventos positivos, disminuir la probabilidad y el impacto de eventos
adversos que se puedan presentar en el desarrollo del proyecto. Para ello es
necesario la identificación de peligros, valoración de riesgos e impactos
ambientales en la parada de planta. En pro de contribuir y facilitar el proceso se
implementa el Formato identificación de peligros, valoración de riesgos, impactos
ambientales y jerarquización de controles. ANEXO D.
Para esto se utiliza la matriz de la valoración de riesgos (matriz- RAM). Esta es

una herramienta para la evaluación cualitativa de los riesgos y facilita la
clasificación de las amenazas a la salud, seguridad, medio ambiente, relación con
los clientes, bienes e imagen de la empresa. Los ejes de la matriz según la
definición del riesgo corresponden a las consecuencias y a la probabilidad.
La estimación de la consecuencia se basa en la búsqueda a “que ocurrió” o “que

pudo o podrá ocurrir; mientras que la estimación de la probabilidad se basa en
información histórica respecto de casos ocurridos anteriormente en similares
condiciones, sabiendo que las circunstancias nunca son exactamente las
mismas.17 A continuación se presenta la matriz de valoración de riesgos.
17
Tomado de:
http://www.ecopetrol.com.co/documentos/49610_Anexo_19._Instructivo_analisis_riesgos_VRP_I_0
13.pdf
60
Tabla 6 Matriz de valoración de riesgos – RAM.
Fuente: ECOPETROL S.A.
Análisis de riesgo: Una vez se tiene el documento que contiene la valoración y

caracterización de los trabajos a ejecutar se inicia el proceso de análisis de
riesgos ya sea ATS o 3QUE según aplique.
Un ATS (análisis de trabajo seguro) es el procedimiento formalizado mediante el

cual las personas involucradas en una tarea se unen para evaluar el trabajo,
identificar los riesgos asociados y recomendar prácticas de trabajo seguro y
medidas preventivas.
3QUE es una metodología para la valoración de riesgos, que debe ser usado
antes de la realización de un trabajo se basan en las siguientes preguntas:
¿Qué puede salir mal o fallar?
¿Qué puede causar que algo salga mal o falle?
61
¿Qué podemos hacer para evitar que algo salga mal o falle?
4.4.2.2 Diseño detallado de la planeación
se establece el conjunto de actividades necesarias para realizar la planeación

detallada de la parada y la elaboración del programa general de ejecución que
permite establecer el tiempo total de la parada de planta, incluyendo las
cantidades optimas de recursos a utilizar con el fin de mantener el control global y
detallado de los trabajos a ejecutar.
Tabla 7 Actividades del diseño detallado de la planeación.
Elaborar estrategia Establece la estrategia de

general de comunicación de los involucrados, los
Director de obra
ejecución de la organigramas y las reuniones a realizar
parada. durante la ejecución.
Se planean los recursos necesarios

Planear órdenes de para la ejecución de cada orden de
Planeador
trabajo. trabajo; de estos se encargan los
supervisores de cada especialidad.
Los paquetes de trabajo recopilan la
información de un trabajo específico.
Contiene el alcance del trabajo, los
materiales necesarios, plan de
Preparar paquetes
Planeador inspección y prueba, la planeación, los
de trabajo.
requerimientos, las herramientas,
procedimientos e instructivos,
procedimiento de HSE, procedimiento
de calidad.
62
Se realiza el programa que contiene la

Programación
Planeador secuencia de trabajos a desarrollar
general.
durante la ejecución de la parada.
En este taller se definen la mejor forma
de realizar los trabajos de la parada de
Efectuar taller de planta de acuerdo a la experiencia de
cuestionamiento de Director de obra los involucrados. Entre los participantes
la ruta crítica. están el planeador, los coordinadores
de cada área, ingenieros de
mantenimiento etc.
Realizar el plan detallado de trabajo
Realizar
que contiene el tiempo y los recursos
programación Planeador
necesarios para la ejecución de los
detallada.
trabajos.
Definir y aprobar
Definir ubicación de las instalaciones
localizaciones
Jefe de logística para la parada, como baños, cafeterías,
físicas y
materiales, etc.
campamentos.
Se define el personal que se necesita
Definir cantidad de Equipo de para la ejecución de la parada
personal. planeación incluyendo el rol y las
responsabilidades.
Definir las
Director de obra- Se definen herramientas a utilizar para
herramientas a
supervisor de área la ejecución de los trabajos.
utilizar.
Definir las
necesidades y
Jefe de logística Se solicita suministros a Ecopetrol.
requerimientos por
parte de Ecopetrol.
Estimación de Ajuste del presupuesto después de la
Gestor de costos
presupuestos. planeación.
Proceso de Adjudicar los contratos y afiliaciones
Gestor laboral
contratación. pertinentes del personal.
63
Elaboración de la Permite al equipo de la parada tener un
Programador-
línea base de tiempo y costo de los trabajos que se
gestor de costos
costos. van desarrollar.
Programa Detallado de Trabajo (PDT)
Se refiere al tiempo de ejecución presentado en forma de diagrama de barras,

establecido de acuerdo a la lógica de ejecución y a los hitos o Entregables
preliminares u otras prioridades que se establezcan para la Parada.
Para la elaboración del programa detallado de trabajo se debe tener en cuenta lo

siguiente:
 Organigrama: para garantizar una excelente ejecución de los trabajos de

mantenimiento de debe establecer las competencia y los perfiles del equipo
mínimo.
 El equipo planificador deberá realizar la verificación del alcance de los
trabajos de mantenimiento e identificación de las actividades a realizar
 Cronograma de apagada, días mecánicos, arrancada y guardia. El equipo
de planeación debe verificar si en este proceso existe algún requerimiento
especial para tener en cuenta.
 Estructura de desglose del trabajo (EDT) la cual es una estructura
exhaustica, jerárquica y descendente de los elementos en los cuales se divide la
parada, la cual será elaborada en Excel o Project. Los diferentes niveles de la EDT
deben ser claramente definido, medibles e independientes en su mismo nivel, para
permitir su fácil control. Para facilitar este proceso se implementa un formato
Estructura de desglose de trabajo. ANEXO E.
 Tiempos de las tareas a ejecutar.
 Secuencia lógica de actividades: desarrollar diagramas de redes lógicas
donde las actividades de la lista de trabajo tendrán predecesoras y sucesoras.
64
 El planificador de cada especialidad (eléctrica, instrumentos, estático, etc.)
deberá contemplar dentro del PDT las actividades y tiempos de inspección y
emisión de recomendaciones que realizará la empresa.
 Horarios de trabajo: determinar la fuerza laboral requerida y la
programación de los turnos de acuerdo a los calendarios de trabajo. Horarios
diurnos de 7 a.m. a 5 p.m. y nocturnos de 5 p.m. a 3 a.m. (contempla horas de no
trabajo en el almuerzo, cena y cambios de turno).
 Ruta crítica: el equipo planificador identificará dentro del PDT la ruta crítica
del mantenimiento (actividades, duración, recursos, calendarios secuencias lógica
y tiempos flotantes).
Es necesario hacer énfasis y concentrar esfuerzos en la buena planificación de la
ruta crítica del mantenimiento y sin dejar en un segundo plano aquellas
actividades que parecieran tener poca relevancia ya que están podrían en el
momento menos esperado afectar la duración de los días mecánicos.
 Línea base: una vez definido el programa detallado de trabajo se elaborará
la línea base tanto para la ruta crítica como para la totalidad del proyecto y así
realizar seguimiento durante la ejecución de los trabajos.
 Estimación de reservas de tiempos, costos y beneficios: una vez
determinada la duración, la ruta crítica y el costo del mantenimiento a ejecutar se
podrá realizar un análisis de reserva por parte del equipo de planeación, puede
decidir agregar tiempo adicional denominado reservas para contingencias,
reservas de tiempo o colchón, al cronograma de mantenimiento, en
reconocimiento al riesgo del cronograma. La reserva puede ser un porcentaje de
la duración estimada de la actividad, una cantidad fija de periodos laborales, o
puede desarrollarse mediante el análisis cuantitativo de los riesgos del
cronograma.
 Cuadros de control de seguimiento: para el monitoreo del avance de la
parada se deben elaborar cuadro de control donde se indique el equipo y las
principales actividades a ejecutar, identificando las fechas de inicio y terminación
programadas y ejecutadas.
65
Las técnicas y herramientas a utilizar en la elaboración del PDT:
Descomposición: es una técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance
del proyecto y los entregables del mismo en partes más pequeñas.
Planificación gradual: es una técnica de planificación que permite que los
paquetes de trabajo puedan descomponerse hasta el nivel de detalle.
Juicio de expertos: los miembros del equipo u otros expertos con
experiencia y habilidad en el desarrollo de enunciados del alcance de proyectos
detallados pueden aportar su experiencia a la hora de definir las actividades.
El plan de logística
El plan de logística incluye lo siguiente:
 De acuerdo al área de ubicación de los trabajos y fuerza laboral estimada

se determinará la ubicación estratégica comedores y alimentación, vestieres,
baños portátiles etc.
 Radios de comunicación (para el personal de coordinación, supervisión y
conductores): para garantizar comunicaciones efectivas dentro de la refinería y en
cumplimiento con el plan de comunicaciones, se debe determinar los usuarios y
las cantidades de radios a utilizar.
 Manejo de escombros, chatarra y basura: como resultado del plan de
manejo ambiental se deberá determinar áreas destinadas para la ubicación de
escombros, chatarra y basura, Incluyendo las reglas para el manejo transporte y
control de los mismos.
 Contemplar contratos para suministro de combustibles: esto con el fin de
garantizar el abastecimiento en el momento requerido.
 Zona de hidratación: se deberá disponer de agua potable y hielo para la
hidratación de los trabajadores y la ubicación de los puntos será en el área de los
trabajos.
 Plan de evacuación: identificar rutas de evacuación y puntos de encuentro
en áreas donde se desarrollará las actividades.
66
 Tráiler de reuniones, oficinas administrativas y almacenamiento de
materiales.
 Movilización del personal a las áreas de trabajo.
 Listado de herramientas mínimas requeridas detallando cantidades y
especificaciones de las mismas.
Las Adquisiciones
El gestor de materiales deberá identificar la mejor estrategia para realizar el

proceso de adquisición y compra de aquellos materiales que pueden afectas los
tiempos de la ruta crítica del mantenimiento, a través de la puesta oportuna de la
orden donde se incluyan todas las especificaciones necesarias del repuesto o
material a comprar. Además se revisará los materiales requeridos para estos
cumplan con las especificaciones técnicas. Se implementará un formato para la
requisición de recursos. ANEXO F
Dentro del proceso de compra, inventario y almacenamiento, se deberá crear y

manejar un catálogo de materiales para asegurar la rápida y fácil ubicación y
recuperación de un material requerido para la ejecución de los trabajos, a través
de la información asociada a los materiales de inventario.
Técnicas y herramientas para la planificación de las adquisiciones:
 Análisis de hacer o comprar: es una técnica utilizada para determinar si un

trabajo se puede realizar de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe
adquirirse por fuentes externas.
 Juicio de expertos: se utiliza para desarrollar o modificar los criterios que se
aplicarán en la evaluación de propuestas de los proveedores.
 Investigación de mercado: incluye el estudio de las capacidades de la
industria y de los proveedores específicos. Con el fin de equilibrar los riesgos
67
asociados a los proveedores capaces de suministrar los materiales o servicios
deseados.
Ajuste del presupuesto
Luego de realizar el taller de cuestionamiento del alcance y conocimiento de los

trabajos a realizar en la parada de planta se ajusta el presupuesto de la parada.
Para el control de los costos se realiza la curva “S”, para comparar los costos
presupuestados con los reales hasta el momento.
Mano de obra: se utiliza un formato en Excel que contiene valores

estimados de requerimientos de horas hombre para el mantenimiento de cada
equipo según su tipo, basado en el PDT, lo cual junto con el número de equipos a
intervenir permite establecer la cantidad de horas hombre que se requerirá para la
ejecución de los trabajos.
Materiales y herramientas: para el control de costos se genera un reporte
en Excel de la gestión de compradores hasta la fecha para determinar el valor real
de las solicitudes, además con este reporte se hace seguimiento a las solicitudes
de los materiales.
Contratos: antes de realizar el trámite de contratación se deben realizar los
presupuestos de los contratos de la parada, para esto se definen todos los ítems
para el alcance de los trabajos, indicando la cantidad estimada requeridas, unidad
de medición, costo unitario y costo total de cada uno.
Consultorías: se genera un registro de las horas hombre por el personal de
consultoría.
4.4.3 Fase de ejecución y control
Esta a su vez se subdivide en:
68
4.4.3.1 Pre – ejecución
Corresponde a la secuencia de actividades para el alistamiento y la ejecución de

los trabajos previos al inicio de la reparación e intervención de los equipos.
Tabla 8 Actividades de la Pre-ejecución

Consiste en seleccionar al
Asignación inicial de personal de la parada,
Planeador
recursos humanos. asegurando que cumpla con las
especificaciones requeridas
Asignar al personal los roles a
Organigrama de la Director de obra-
desempeñar durante la
parada. supervisor de área
ejecución de la parada.
Adecuación y preparación
Se alista las herramienta y
de herramientas y equipos
Supervisor de área equipos a utilizar en la ejecución
a utilizar en trabajos de la
de los trabajos
parada.
Se define los turnos de trabajo
Definir turnos de trabajos. Planeador de pendiendo los paquetes de
trabajo.
Se realizan las charlas HSE a
Desarrollar plan de los involucrados de la parada, de
Coordinador HSE
capacitaciones HSE. acuerdo a los planes de
capacitación
Se definen las estrategias de
Estrategias de Director de obra-
comunicación en la ejecución de
comunicación. supervisor de área
la parada.
Preparación de los Se preparan los permisos
Coordinador HSE
permisos de trabajos. necesarios para la parada.
Es donde se verifica el estado de
Evaluación previa a la
Equipo mínimo la planta antes de la ejecución
parada.
de los trabajos.
Seguimiento al plan para Seguimiento al plan para la
la alimentación de los Coordinador HSE alimentación de los trabajadores
trabajadores. en la planta incluyendo el
69
transporte de los mismos.
Movilización del personal que va
Movilización del personal. Coordinador HSE a ejecutar los trabajos en la
planta.
Movilización de materiales,
Campamentos y Gestor de
maquinarias, equipos y
movilización de recursos. materiales
herramientas al lugar de trabajo.
Adquirir el equipo de trabajo
Es el proceso de confirmar la disponibilidad de recursos humanos y obtener el

equipo necesario para completar las actividades de la parada. En este proceso se
describe y se guía la selección del equipo y la asignación de responsabilidades
para obtener un equipo competente.
Una vez se tengan definidos los diferentes cargos y la cantidad de personas

necesarias para ejecución de las obras, se inicia el proceso de selección de
personal. Para esto es necesario tener en cuenta los requerimientos del
contratante que en este caso sería Ecopetrol. Uno de ellos es, que el personal se
encuentre postulado a través de la plataforma del Sena, para ello es necesario
que la empresa gestione este proceso con anterioridad y defina los requerimientos
mínimos de experiencia y de documentación.
Para que este proceso se lleve a cabo de manera eficiente y con en el menor
tiempo se recomienda:
Que la empresa cuente con una base de datos actualizada del personal que
ha trabajado con en ella en los diferentes cargos.
Formato de check list de lo que debe incluir la hoja de vida. ANEXO G
Formatos de evaluación de desempeño.
70
Esto permitirá que la empresa realice este proceso en menor tiempo y le permita
atender cualquier contingencia que se puede presentar como requerimiento de
más personal etc. Además facilitaría el proceso de afiliaciones del personal a
salud, pensiones, seguridad social y caja de compensación.
4.4.3.2 Ejecución y control
Contiene el conjunto de actividades para la ejecución y la documentación de cada

uno de los trabajos previstos en el plan y programa general de la parada.
Tabla 9 Actividades de la fase de ejecución y control.

Ajustes de la Cuando surgen imprevistos es
estrategia según la Planeador general necesario la implementación de
desviación del plan. planes de contingencia
Cuestionar los Los trabajos adicionales que
trabajos emergentes Director de obra salgan durante las ejecución de la
durante la parada. parada deben ser cuestionados
Programación de Al final de cada turno se realiza la
Programador
turno. programación del turno siguiente.
Ejecutar la apagada
Debe ser acorde con el plan de la
de la unidad y la Planeador general-
pagada, para dar inicio a la
descontaminación de supervisor de área
ejecución de los trabajos
equipos y sistemas.
Ejecución de los Supervisor- equipo Se ejecutan los trabajos de
trabajos. operativo acuerdo al programa establecido
Con el fin de identificar trabajos
Reporte diario de
Supervisor emergentes (trabajos que no se
desempeño.
esperaban en la ejecución).
Realizar control de
Coordinador Se realiza el control de cálida a los
calidad durante la
QA/QC trabajos ejecutados en la parada.
parada.
71
Realizar control de
Rondas, charlas de seguridad,
HSE durante la Coordinador HSE
simulacros etc.
parada.
Generar reporte diario
Con el fin de conocer la cantidad
de consumo de los Gestos de
de materiales utilizados en la
materiales y materiales
parada
herramienta.
Se controlan los costos de
Hacer control de los Programador-
materiales, horas hombre,
costos de la parada. gestor de costos
herramientas, etc.
Planeador general-
Se reanuda la operación de la
Efectuar arrancada de supervisor y
planta de acuerdo a plan de
la unidad. cuadrilla de
arrancada
arranque
Efectuar la
Se retiran los recursos e
desmovilización de
Planeador general infraestructuras utilizadas en las
recursos e
parada
infraestructura.
Control del alcance y del cronograma
En necesario monitorear el estado y alcance de la parada, y gestionar los cambios

a la línea base del alcance. Con el fin de conocer de manera oportuna el avance
de los trabajos y por ende revisar que estos se estén realizando en los tiempos
establecidos según el cronograma. Esto permite la posibilidad de tomar acciones
correctivas en caso de que no se esté cumpliendo con los tiempos y atender las
contingencias que se puedan presentar.
Con el objetivo de realizar una dirección eficiente se recomienda la utilización de:
Formatos de informes de desempeño. ANEXO H.

Formatos de solicitudes de cambio. ANEXO I.
Realizar pronósticos de cronograma
72
Técnicas y herramientas para controlar el cronograma:
 Revisiones de desempeño: permite medir, comparar y analizar el

desempeño del cronograma, en aspectos como las fechas reales de inicio y
finalización el porcentaje completado y la duración restante para completar el
trabajo en ejecución. Para ello de utilizará la técnica de la ruta crítica que permitirá
comparar el avance a lo largo de la misma y por ende el estado del cronograma.
 Software de gestión: permiten hacer un seguimiento de las fechas
planificadas en comparación con las fechas reales, informar sobre las
desviaciones en el avance con respecto a la línea base y pronosticar los efectos
de los cambios del cronograma.
 Adelanto y retrasos: se utiliza durante el análisis de la red para encontrar
maneras de volver a alinear con el plan las actividades retrasadas del proyecto.
Control de calidad
En necesario monitorear y registrar los resultados de la ejecución de actividades

de calidad, afín de evaluar el desempeño y recomendar los cambios necesarios.
Es importante realizar un estricto control de calidad ya que de esto depende que
Ecopetrol reciba los trabajos realizados por Cimelec Ltda.
Es necesario que la persona encargada de esta área, en este caso el coordinador
QA-QC, cuente con los diferentes formatos exigidos por Ecopetrol para la
realización del control de calidad según el trabajo realizado.
Con el objetivo de realizar un control eficiente se recomienda:
Realizar mediciones de control de calidad

Presentar los resultados del control de calidad
Emitir solicitudes de cambio
Técnicas y herramientas para el control de la calidad:
73
 Inspección: consiste en revisar y evaluar el resultado final de los trabajos
realizados en el proyecto, para ello se acompaña de pruebas de inspección
especiales según el trabajo.
 Revisión de solicitudes de cambio aprobadas: todas las solicitudes de
cambio aprobadas deben revisarse para verificar que se implementaron tal como
fueron aprobadas.
Control de riesgos
Controlar los riesgos es el proceso de implementar planes de respuesta a los

riesgos dar seguimiento a los identificados, monitorear los riesgos residuales,
identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de
riesgos a través de la parada. ANEXO J.
El control de los costos
El control de los costos de la parada se hace desde la primera hasta la última fase.
Se inicia en las primeras etapas con la estimación y el presupuesto de los costos y
se finaliza en la última etapa con la elaboración del informe de los costos totales
de la parada. Se realiza utilizando el formato control de costos. ANEXO K.
Los objetivos de estimar y controlar los costos del proyecto son los siguientes
 Asegurar que los recursos utilizados durante el proceso se aproximen a los
planeados.
 Optimizar la utilización de recursos de la parada.
 Registrar los costos y gastos que se van a generar en la parada de planta,
para así poder tener el control sobre éstos a medida que se avanza en el proyecto.
 Llevar un control efectivo sobre los recursos estimados y utilizados en la
parada de planta.
74
 Pronosticar de manera oportuna cualquier desviación considerable en el
presupuesto aprobado, para que se puedan iniciar las acciones correctivas
pertinentes.
El control de costos se realiza durante todas las fases de la parada a los

siguientes ítems: mano de obra (incluye alimentación, transporte, beneficios y
viáticos), materiales y herramientas, contratos y consultorías.
Para el control de la mano de obra se utilizará hojas de Excel (ANEXO L), en las
cuales se reportan las horas hombre trabajadas diariamente por el personal
durante el alistamiento y ejecución de la parada de planta incluyendo las horas
extras trabajadas. Para ello es necesario que todos los trabajadores firmen las
planillas al inicio y al finalizar cada turno.
Para el control de los costos de materiales y herramientas se genera informes
diarios del consumo de los mismos durante la ejecución de la parada.
Para el control de los contratos se genera una hoja en Excel con las fechas de
abonos y pagos a proveedores, con el fin de conocer de manera oportuna lo que
se ha consumido del presupuesto y lo que queda.
Una vez se tenga el dato de los costos incurridos hasta el momento se genera la
curva de costos, se compara con la ideal y se verifica la desviación; esta debe de
ser controlada y se deben generar planes de contingencia en caso de que los
recursos de estén utilizando de manera diferente a la planeada. Para asegurar que
los recursos finales correspondan a los planeados.
Técnicas y herramientas para el control de las adquisiciones:
 Sistema de control de cambios del contrato: define el proceso por el cual la

adquisición puede ser modificada.
75
 Revisiones de desempeño de las adquisiciones: es una revisión del avance
del proveedor con el alcance y la calidad del producto, dentro del costo y el plazo
acordado, tomando el contrato como referencia.
 Inspecciones y auditorias: son auditorias solicitadas por el comprador con el
fin de verificar la conformidad de los entregables. Especialmente se utiliza en las
máquinas y equipos que se pretenden alquilar, con el fin que cumplan con las
normas de calidad requeridas.
 Sistemas de pago: se documentan en la cuentas por pagar y se deben
llevar a cabo cada uno de los pagos en las fechas establecidas en el contrato.
Control Integrado de Cambios
Como consecuencia de la comparación entre los resultados planificados y los

reales, pueden emitirse solicitudes de cambio para ampliar, ajustar o reducir el
alcance del proyecto, los requisitos de calidad y las líneas base del cronograma o
de costos. Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones preventivas o
correctivas, reparación de defectos o solicitudes de mejora. Las solicitudes de
cambio se procesarán ante el equipo mínimo para su revisión y es el director de
obra el encargado de tomar la decisión final. Dichas solicitudes serán presentadas
en su respectivo formato (véase anexo I).
Si las solicitudes de cambio aprobadas afectan al alcance del proyecto, será

necesario revisar y volver a emitir el enunciado del alcance la EDT/WBS, y si estas
afectan al proyecto más allá del alcance del mismo, será necesario revisar y volver
a emitir las correspondientes líneas base de costo y del cronograma para reflejar
los cambios aprobados.
76
4.4.4 Fase de cierre
Secuencia de actividades para cierre y finalización de la parada, como el registro

de información, cuantificación de costos, balance técnico económico y evaluación
de desempeño del proceso.
Tabla 10 Actividades de la fase de Cierre.
Actividad Responsable Descripción

En este taller se identifican las
Realizar taller de falencias en el proceso, se mira lo que
Director de obra -
lecciones estuvo bien y lo que tiene probabilidad
equipo mínimo
aprendidas de mejorar, luego se generan las
lecciones aprendidas del proceso.
Programador -
Costos totales de horas hombre,
Calcular costos del gestor de costos y
transporte, servicios médicos,
proyecto equipo
herramientas, consultorías etc.
administrativo
Liquidación de los
Se calculan los costos totales del
contratos y
Gestoría técnica contrato se efectúa el pago y luego se
evaluación del
evalúa al contratista
contratista
Realizar informes Se entregas los informes finales de
Equipo mínimo
finales HSE, calidad y demás.
Verificar si las
tareas están Se revisa que todos los trabajos
ejecutadas y la Planeador general planeados fueron ejecutados en la
información está parada y completados un 100%.
completa
El documento oficial que da por
Firmar acta fe
Gerente-gestoría terminado el contrato aceptando que
finalización de
técnica se cumplieron con los objetivos de la
contrato.
parada.
77
Actividad Responsable Descripción
Muestra los resultados del proceso
debe contener: aspectos HSE,
aspecto de planeación y control,
Realización del
Director de obra - resumen de eventos de las paradas,
informe final de la
equipo mínimo duración de la parada, utilización del
parada
talento humano, reporte de las horas
hombre utilizadas, reporte de
accidentalidad etc.
Taller de lecciones aprendidas
Se reúne el gerente y los demás interesados del proyecto para discutir e identificar
las falacias presentadas en el proceso, analizando lo que se hizo bien y lo que
puede mejorar para futuros mantenimientos de paradas de planta. Por último se
genera el documento de lecciones aprendidas. ANEXO M.
Costos finales
Luego de finalizados los trabajos se procede a realizar el informe final donde se

consolidan los costos totales incurridos durante la parada. ANEXO N.
Para conocer los costos finales de mano de obra se solicita un reporte de

utilización de horas hombre detallando costo de salarios y sobretiempos. Además
se solicita al equipo de logística el reporte de costos de transporte en buses y
taxis, consumo de alimentación en cafetería y aseo. Y se solicitan al gestor laboral
los costos médicos incurridos durante la parada.
El equipo administrativo es el encargado de unificar la información y entregar en
compañía del gestor de costos el informe final de los costos.
Se deben comparar los gastos finales con los planeados, en caso de que exista
mucha diferencia, se analiza a que se debe y se toman acciones correctivas para
la próxima parada.
78
Informes finales
Para concluir con el cierre de la parada es necesario entregar a gestoría técnica

los informes finales en los que se muestran los resultados del proceso de
mantenimiento de la parada. Entre ellos tenemos:
Entregables Generales
 Plan Detallado de Trabajo con todos sus anexos.
Entregables de Calidad
 Plan de calidad.
 Procedimientos (civil, mecánico, instrumentos y eléctrico).
 Matriz de responsabilidades.
 Plan de inspección y ensayos.
 Calibración de los equipos de medición vigente durante el contrato.
 Certificados de calidad de materiales y productos.
 Certificados calificación del personal.
 Procedimiento de recepción, inspección y almacenamiento de materiales.
Existen otros tipos de entregables según la especialidad; para la Especialidad

Eléctrica e Instrumentación tenemos:
 Protocolos de Calibración de instrumentación y pruebas de funcionamiento

de válvulas de corte y solenoides, realizadas en banco de pruebas.
 Protocolos de Montaje, instalación y conexionado de instrumentos. Entre
otros
79
5. PLAN DE SEGURIDAD
El plan de seguridad industrial o plan HSE (gerencia integrada por las direcciones
de salud ocupacional, seguridad industrial y protección ambiental), se desarrolló
teniendo en cuenta la naturaleza y magnitud de los riesgos e impactos
ambientales de los servicios prestados por la empresa en las paradas de planta.
Con el apoyo de la guía técnica colombiana GTC 45 para la identificación de los

peligros y La valoración de los riesgos en seguridad, fue posible conocer los
riesgos a los que están expuestos los trabajadores en una planta. Con el fin de
presentar el panorama de riesgos como formato para implementar en la empresa.
(Véase ANEXO 14)
Objetivos del plan
Servir como referente para la implementación y mantenimiento del sistema

de seguridad de la empresa.
Dar cumplimiento al sistema nacional en salud ocupacional, seguridad y
ambiente en Colombia
Lograr una comunicación eficaz entre las partes interesadas para contribuir
a la prevención y minimización de los riesgos presentes.
Minimizar los riesgos generados por las actividades asociadas con el
proyecto.
Disminuir los índices de: lesiones incapacitantes y prevenir la aparición de
enfermedades profesionales.
Este plan se desarrolla a fin de que la empresa pueda implementar una política de
cero accidentes que tenga como objetivo establecer estrategias de seguridad y
comportamiento motivado por el cumplimiento de las reglas, normas, estándares y
procedimientos HSE, para proteger la salud y la seguridad de todos los
trabajadores, el medio ambiente, los equipos y las instalaciones de la planta.
80
Premisas generales HSE
De obligatorio cumplimiento y son conocidas por la empresa para divulgación y

cumplimiento de su personal.
Figura 6 Premisas HSE
Fuente: disponible en: [http://www.ecopetrol.com.co/documentos/48676_Anexo_12_-

_Especificaciones_de_HSE.pdf]
Tabla 11 Índices y metas de HSE en aspectos de accidentalidad.
METAS
INDICADOR
ECOPETROL CIMELEC
Índice de frecuencia accidentes con pérdida 1,28 0

de tiempo (IF)
Índice de frecuencia accidentes; accidentes 15 <15
con pérdida de tiempo, sin pérdida de tiempo
81
METAS
INDICADOR
ECOPETROL CIMELEC
y primeros auxilios (IFG)

Índice de frecuencia accidentes con pérdida 6,11 0
de tiempo, con trabajo restringido o con
tratamiento médico (TRIF).
número de incidentes seguridad de proceso 0 0
(incendios y explosiones)
Número de accidentes ambientales 0 0
Gestión de incidentes y fallas de control 100% 100%
Número de trabajos suspendidos por 0 0
incumplimientos HSE
Proceso de comunicación del plan de seguridad
Debe existir una comunicación efectiva a todos y cada uno de los trabajadores en
los niveles jerárquicos sin excepción alguna. Mediante campañas de promoción y
prevención en seguridad, campañas de observación, autocuidado o
sensibilización, seguridad vial, charlas diarias, lecciones aprendidas, simulaciones,
dramatizados, actividades lúdicas, puntos informativos entre otros.
A continuación se presenta un cronograma donde se describe claramente el

personal que participará en la realización de la parada, desde la fase de
planeación y ejecución.
82
Figura 7 Cronograma de comunicación
INGENIERO GESTOR
RESIDENTE LIDER
LABORAL
DIRECTOR
GERENTE O
DE OBRA PROGRAMADOR
REPRESENTANTE ADMINISTRADOR
LEGAL DEL CONTRATO
COORDINAD INGENIERO
OR HSE QAQC
GESTORA
TECNICA HSE
Fuente: Autor.
Cabe resaltar que este depende de las a actividades a realizar en la planta por
tanto pueden incluir más personal.
Gestión de riesgos:
El proceso de gestión de riesgos consta de:
 Identificación de los riesgos: consiste en identificar el área de trabajo, las

condiciones del trabajo, la fuente y los posibles efectos que pueden presentarse al
realizar dicha actividad. Para ello se desarrolló una matriz de panorama de riesgos
el cual incluye la mayoría de riesgos a los que están expuestos los trabajadores de
la empresa según los trabajos que han realizado. (ANEXO O. Matriz panorama de
riesgos para trabajos de obra civil).
 Análisis de los riesgos: por medio del grado de peligrosidad y el factor

ponderado es posible conocer el grado de recuperación que tiene el riesgo con el
trabajador.
83
 Respuesta a los riesgos: consiste en proponer soluciones a los riesgos que
fueron analizados, con el fin de evitar que el personal encargado de los trabajos
de ejecución sufra daños que puedan ser irreversibles para la salud del mismo.
En pro de preservar la salud de los trabajadores se brindaran entrenamiento en el

uso de los EPP (elementos de protección personal), en el cuidado y
mantenimiento de los mismos. Además se realizaran las evaluaciones médicas
necesarias como exámenes de prevención, exámenes de promoción, actividades
educativas de auto cuidado, identificación y control de riesgos desde su inducción,
exámenes de ingreso, De retiro y exámenes por cambio de oficio.
Plan de cumplimiento ambiental:
Control de la contaminación (control de la contaminación del aire, control de la

calidad del agua, programa de manejo de residuos y desechos sólidos) protección
ambiental (protección de los recursos naturales, manejo de aguas lluvias, manejo
de botaderos y disposición de desechos, instalación de campamentos y
desmovilización).
Para ello de utiliza la MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS,

EVALUACIÓN Y CONTROL DE IMPACTOS AMBIENTALES
Evaluación y monitoreo
Para el proceso de evaluación y monitoreo se tendrán en cuenta:
 Indicadores de gestión tales como:

 medición y seguimiento de desempeño
 Manejo de incidentes
 Reporte de incidentes
84
 Reporte de fallas de control
 Visitas de seguridad
 Horas de capacitación
 Plan de auditorías e inspecciones planeadas.
Toda esta información será incluida en el formato de informe mensual HSE

estipulado por Ecopetrol S.A. ANEXO P.
85
6. CONCLUSIONES
El estándar del PMI, descrito muy metódica y sistemáticamente en la guía

PMBOK, es hoy en día una herramienta esencial para la correcta administración
de proyectos de todo tipo, con una aplicación práctica muy importante en
proyectos de paradas de planta. Al construir una colección sistemática de buenas
prácticas de gerencia, es altamente recomendable su adopción para una gestión
exitosa de proyectos.
Se diseñó una metodología para la gestión de proyectos de paradas de planta

para la empresa Cimelec Ltda., en la que se describen cada una de las
actividades que componen las fases de inicio, planeación, ejecución, control y
cierre, de la parada, y la interacción con las 10 áreas de conocimiento descritas en
la metodología PMBOK.
El plan brinda la información necesaria acerca de cómo se realizará el proyecto de

principio a fin, incluyendo las herramientas y estrategias necesaria a fin de cumplir
con los tiempos y recursos estipulados, disminuir la improvisación y aumentar la
probabilidad de éxito del proyecto.
La metodología para la gestión de proyectos de parada de planta incluyo dentro de

las herramientas formatos de informes de desempeño, de definiciones de roles y
responsabilidades, de lecciones aprendidas, de control de costos, de control de
riesgos, entre otros. Además incluye el panorama de riesgos para trabajos de
obras civiles.
86
La seguridad industrial es una labor que actualmente se viene realizando en todas
las empresas a fin de garantizar la integridad y el buen desempeño de sus
trabajadores. Es por ello que esta metodología implemento plan de gestión de
riesgos en el cual se establecieron las herramientas necesarias para la
identificación, el análisis y la planeación de respuestas a los riesgos que puedan
presentar en el desarrollo de la parada.
87
7. RECOMENDACIONES
Para obtener los mejores resultados se recomienda a la empresa que todos los
miembros de los diferentes equipos del proyecto conozcas la metodología de
gestión, permitiendo que todos los integrantes se comuniquen en un mismo
lenguaje.
Se recomienda a la empresa que antes de pasar la propuesta económica en el

proceso de licitación de contratos, realice un análisis detallado de las actividades a
realizar, los recursos a utilizar y la planta a intervenir. Esto con el fin de asegurar
que en la propuesta se contemplen todas las actividades y costos necesarios para
el desarrollo de la parada y además incluya un plan para las contingencias que se
puedan presentar.
Para fortalecer el perfil profesional del ingeniero industrial, se recomienda

implementar dentro del plan de estudios, una asignatura que le permita al
estudiante conocer las diferentes técnicas y herramientas que pueden ser
utilizadas en la gestión de diferentes tipos de proyectos a los que se puede
enfrentar en el ámbito profesional.
88
BIBLIOGRAFÍA.
AMENDOLA José Luís, Dirección y gestión de paradas de planta, Editorial UPV.

Sevilla 2005.
AMENDOLA, Luis, EN: Metodología de dirección y gestión de proyectos de

paradas de planta de procesos. [en linea]. Chile: agosto 2010 [Consulta: 25
febrero 2014]. Disponible en
http://pmmlearning.com/images/stories/Articulos/articulo4/articuloparadasdeplantas
.pdf
AVILA, Yurley. Plan de acción para el desarrollo del proyecto de seguridad

alimentaria y asistencia nutricional de la fundación asociación creando futuro
"ASOCREF" bajo los lineamientos del PMBOK. Tesis de grado Ingeniería
Industrial. Bucaramanga: Universidad Industrial de Santander. Facultad de
ingeniería fisicomecánicas, 2013. 235 p.
Disponible en Internet:
http://www.mantenimientomundial.com/sites/mmnew/bib/notas/AmendolaToc&Tool
s.pdf
ESPINOSA, Andrea Margarita. Actualización del manual del proceso de paradas

de planta de la refinería de Cartagena S.A...Tesis de grado Ingeniería Mecánica.
Bucaramanga: Universidad Industrial de Santander. Facultad de ingeniería
fisicomecánicas, 2008. 115 p.
89
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.
Documentación: Presentación de tesis, trabajos de investigación. 6 ed. Bogotá:
INCONTEC, 2008.42 p. (NTC 1486)

Documentación: Referencias bibliográfica, documentación y documento
electrónico.2 ed. Bogotá: INCONTEC, 1998.27 p. (NTC 4490)

Documentación: Especificaciones de referencia bibliográfica. 2 ed. Bogotá:
INCONTEC, 2008.38 p. (NTC 5613)
LOZADA, Anyeline y MARTINEZ, Diana lisseth. Diseño y plan de implementación

del modelo de gestión de Proyectos dirigidos a SOLUZIONA LTDA – Bogotá bajo
esquema PMI. Tesis de grado administrador de empresas. Bogotá D.C.
Universidad de la Salle. Facultad de administración de empresas, 2009. 125 p.
LOZANO, Jolman. Guía para el desarrollo del mantenimiento por proyecto, un

enfoque PMI. Tesis de grado especialista de mantenimiento. Bucaramanga:
Universidad Industrial de Santander. Facultad de ingeniería fisicomecánicas, 2009.
77 p.
PEREA, Alexandra y PEREZ, Victoria. Plan de gestión para la implementación del

sistema de levantamiento artificial seleccionado en un campo colombiano bajo los
lineamientos del PMI. Tesis de grado Ingeniería Industrial. Bucaramanga:
90
Universidad Industrial de Santander. Facultad de ingeniería fisicomecánicas, 2013.
301 p.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los fundamentos de la dirección

de proyectos: Guía del PMBOK. 5 ed. 2013. 595 p.
SHELL GLOBAL SOLUTIONS INTERNATIONAL B.V. Guía para el

gerenciamiento de paradas de planta, sl: s.n, 2003. 118 .p
YAMAL CHAMOUN, NICOLÁS. Administración profesional de proyectos La Guía.

Mc. Graw Hill. 2002.
91

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DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

DE PARADAS DE PLANTA BAJO LOS LINEAMIENTOS DEL PMI PARA

ESTEFANNY VELANDIA ALVAREZ

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

ESTEFANNY VELANDIA ALVAREZ

Trabajo de Grado para optar al título de

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

A Dios por ser mi guía y mi fortaleza,

A mi hijo SANTIAGO por convertirse en la luz de mi vida y en ese motorcito

A mi padre RUBEN DARIO VELANDIA por su gran amor y su apoyo

A mi madre SOFIA ALVAREZ y mi abuela GLADYS LESMES por su

A mi compañero MARIO JOSÉ MORA por estar junto a mí y permitirme

Y a todas las personas que me acompañaron en este camino de formación

A Dios por permitirme continuar en el camino y nunca dejarme desfallecer.

Al profesor CARLOS DÍAZ BOHÓRQUEZ por brindarme su acompañamiento,

Agradezco de manera especial a la empresa CIMELEC LTDA por brindarme la

Al ingeniero RUBEN DARIO VELANDIA por brindarme su conocimiento,

1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ........................................................... 16

2. GENERALIDADES DEL PROYECTO ............................................................ 22

3. MARCO REFERENCIAL ................................................................................ 28

5. PLAN DE SEGURIDAD .................................................................................. 80

Figura 1 Fotografías de trabajos realizados por CIMELEC LTDA......................... 17

Figura 2 Fotografías de trabajos realizados por CIMELEC LTDA......................... 18

Figura 4 Entradas, herramientas y Técnicas y Salidas del acta de constitución. .. 48

Figura 5 Cronograma de la parada de planta ....................................................... 51

Figura 6 Premisas HSE ........................................................................................ 81

Figura 7 Cronograma de comunicación ................................................................ 83

Tabla 1 Experiencia de CIMELEC en los últimos años. ......................................... 20

Tabla 2 Experiencia de CIMELEC en los últimos años. ......................................... 21

Tabla 3 Actividades de la fase de inicio. ................................................................ 44

Tabla 4 Interesados del proyecto. .......................................................................... 45

Tabla 5 Actividades del diseño básico de la planeación. ....................................... 53

Tabla 7 Matriz de valoración de riesgos – RAM..................................................... 61

Tabla 7 Actividades del diseño detallado de la planeación. ................................... 62

Tabla 8 Actividades de la Pre-ejecución ................................................................ 69

Tabla 9 Actividades de la fase de ejecución y control............................................ 71

Tabla 10 Actividades de la fase de Cierre. ............................................................ 77

Tabla 12 Índices y metas de HSE en aspectos de accidentalidad. ........................ 81

ANEXO A. Acta de Constitución

TÍTULO: “DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE

En el mundo globalizado de hoy donde la competitividad ha venido generando la necesidad de

Buscando la optimización de recursos, la rentabilidad, la sostenibilidad y la mejora continua en el

La metodología emplea el enfoque del PMI consignado en la Guía De Fundamentos Para La

TITLE: “DEVELOPMENT OF A METHODOLOGY FOR PROJECT MANAGEMENT OF PLANT

A través de los últimos años se ha implementado en las empresas el enfoque de

La Guía del PMBOK, contiene una descripción general de los fundamentos de la

En este documento se presenta una metodología, basado en los fundamentos de

CIMELEC LTDA, es una firma de Ingeniería, acreditada y certificada con las

CIMELEC LTDA, ofrece servicio de construcción y montaje de estructuras

CIMELEC LTDA, desea mejorar su competitividad ampliando la cobertura de sus

1.3 OBJETO SOCIAL

Construcciones y mantenimientos de edificaciones, servicio de logística y limpieza

Figura 1 Fotografías de trabajos realizados por CIMELEC LTDA.

Fuente: Empresa CIMELEC LTDA.

Fuente: Empresa CIMELEC LTDA.

CIMELEC LTDA, provee servicios de ingeniería, con la tecnología y el recurso

Sin duda alguna la mayoría de su experiencia está dada en ECOPETROL S.A.

Fuente: Empresa CIMELEC LTDA.

Fuente: Empresa CIMELEC LTDA.