República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para La Educación Superior Universitaria

Instituto Universitario Jesús Obrero “IUJO” Extensión Barquisimeto

Barquisimeto Estado Lara

DOCUMENTOS MERCANTILES

Autora: Lucía Freitez

C.I. 30.561.667

Profesora: Mariela Amaro

Barquisimeto, agosto del 2023

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 DOCUMENTOS MERCANTILES

Son documentos emitidos por una empresa la cual sirve para legitimizar las transacciones y para
documentar las operaciones en los justificantes de la contabilidad. Así pues Euroinnova (2010) expresa
que “Establecen la relación jurídica entre las partes en una operación, sus derechos y obligaciones y
permite el control de las operaciones de la contabilidad”, es decir que la pretensión del Documento
mercantil no es otra que la de dejar constancia escrita de una determinada transacción comercial y
certificar los registros realizados en la en la contabilidad, así como probar un hecho desde el punto de
vista negociable y no negociable.

En efecto los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y
crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, entre otros… los cuales se concentran en el
departamento de contabilidad, donde el profesional obtiene los datos necesarios para procesar las
cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Importancia

La documentación mercantil ayuda a mantener el orden de las actividades a través de los

registros contables, ya que estos permiten dar constancia de los gastos, ingresos e incluso de los
impuestos de una empresa, al momento de cualquier problema y sobre todo jurídico los documentos
mercantiles pueden servir de prueba de las operaciones mercantiles que realice alguna empresa con
algún cliente. Asimismo sirve para precisar la relación jurídica entre ambas partes que intervienen en una
transacción; es decir, a través del documento mercantil se expresan los derechos y obligaciones de las
partes implicadas, igualmente el uso de ellos es urgente dependiendo de la magnitud de la empresa de la
cual se habla, ya que la necesidad de tener un registro cuidadoso y exhaustivo de las transacciones de
una gran empresa o industria, para certificar el entendimiento a la hora de realizar alguna operación.

Es por ello cumplen algunas características tales como una vida útil, puesto que tiene un periodo
de duración, constancia formal son herramientas económicas que sirven para hacer un seguimiento de las
actividades económicas, asimismo especificar datos ya que tiene que contar con datos básicos, firmas en
ellos deben aparecer la firma de ambas partes implicadas, así se puede reconocer que las dos son
conscientes del trámite o acción realizada y la validación al ser una prueba tangible, dan validez a la
operación mercantil.

TIPOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Según IOE (International, online education) (2011) los documentos mercantiles se clasifican en:

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  Documento mercantiles negociables son aquellos que se refieren a toda documentación que se
puede convertir en dinero en efectivo, siendo ellos cheques, pagares y la letra de cambio. Por
esta razón se les conoce como documentos negociables, ya que se pueden negociar con
entidades financieras.

 Documento mercantiles no negociables son aquellos que sirven como base para los registros
contables, tales como la factura, recibos, albaranes, notas de debido y crédito, estos sirven para
formar parte de pruebas desde un punto de vista jurídico, en el derecho mercantil.

DOCUMENTO MERCANTILES NEGOCIABLES

Letra de Cambio (Giro)

Según Lorenzo Mossa (2003) manifiesta que “es un documento mercantil que garantiza que una
persona pagara a otra una cantidad de dinero en una fecha determinada” (p.22) es decir es el título
escrito por el cual una persona denominado librador, ordena a otra en denominado librado o deudor, el
pago de una suma de dinero en una determinada fecha de vencimiento, el pago de la letra puede
realizarse al propio librador o a un tercero llamado beneficiario o tomador a quien el librador ha
transmitido o endosado la letra de cambio.

De esta manera la estructura de la letra de cambio incluye los siguientes apartados:

 La denominación “letra de cambio”

 El lugar y la fecha de emisión de la letra

 La orden de pagar una suma determinada, con la cantidad indicada en letras y en cifras

 La fecha de vencimiento

 El lugar de pago

 El nombre y dirección del librador

 El nombre del beneficiario o tomador

 La firma, nombre y dirección del librador

 El acepto, fecha de aceptación y firma del aceptante

Así pues la importancia de la letra de cambio radica en la garantía de pago de crédito otorgados para

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el financiamiento y que el beneficiario pueda realizar el método de pago para facilitar transacciones de
compraventa, sobre todo en comercio exterior.

Pagare

Según Antonio Pavone La Rosa (2002) sostiene que el pagare “es un título de crédito que
compromete a pagar una cantidad a un beneficiario con límite de fecha” (p.14) es decir, que se trata de
un título de crédito ya que el poseedor podrá exigir el pago dentro de los términos que se haya acordado
para la emisión del documento. De esta manera interviene el emisor es quien se compromete a pagar la
cantidad pactada, el beneficiario es el receptor del importe, aquella persona que recibe el documento que
compromete al emisor y el avalista en ocasiones en la que un tercer sujeto interviene en el título de
crédito del pagare.

Por consiguiente la estructura del pagare debe consignar lo siguiente:

 La mención de ser pagare inserta en el texto del documento

 La promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero.

 El nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago

 La época y lugar del pago

 La fecha y el lugar en el que se suscriben el documento

 La firma del suscriptor o de la persona que firme a su ruego o en su nombre.

En efecto, su importancia radica que es un documento mercantil utilizado para respaldar operaciones
de compra venta y para préstamos personales que deberán liquidarse en una fecha determinada,
puesto que tiene como característica la acción cambiaria, que se refiere a que un cambio del pago se
devolverá al suscriptor el documento.

Cheque

La ley General de Títulos y Operaciones de Créditos (2003) establece que

El cheque es un título de crédito nominativo a la orden o al portador que consigna

la orden incondicional que da una persona llamada librador, de pagar a la vista
una suma determinada de dinero, a cargo de una institución de crédito llamado
librado, porque tiene fondos disponibles y autorización previa para hacerlo (p.55)

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 De esta manera, el cheque es un título de crédito, puesto que es necesario para ejercitar un cobro a
quienes desempeñan funciones en la empresa, este debe contar con estos requisitos:

 Lugar y fecha en que se expide

 La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero

 El nombre del librado

 Lugar del pago

 Firma

Igualmente la importancia del cheque va a radicar puesto que facilita las relaciones comerciales al
ser un documento de pago que ofrece seguridad y confianza, ya que cuando se hace un negocio de alto
valor no es practico ni seguro tener una gran cantidad de dinero en efectivo, lo que se soluciona con un
cheque, que representa el valor que en él se consigne, además el cheque ofrece modalidades
beneficiosas como el cheque cruzado, de gerencia o posfechado, de utilidad para determinadas
circunstancias, actualmente la utilización del cheque ha disminuido debido a las transferencias
electrónicas de dinero, que facilitan los pagos de negocios y mejoran la seguridad, sin embargo el cheque
sigue teniendo su importancia sobre todo por su calidad de título de valor.

DOCUMENTO MERCANTILES NO NEGOCIABLES

Recibo

El recibo es un documento utilizado para reflejar o dejar constancia de la realización de un pago

pendiente, es por ello que Silva y Vallejo (2001) expresaron que el recibo “acción y el resultado de recibir
u obtener algo”(p.16) , es decir que el objetivo de la creación de un recibo es demostrar o dejar
constancia de la realización de un abono que se encontraba en espera o pendiente, el recibo no tiene
carácter impositivo, su utilidad es únicamente informativa, por lo que no existe una finalidad tributaria,
considerándolo un efecto de comercio con características similares a la letra y al pagare, pudiéndose
endosarse y descontarse siempre que este aceptado, normalmente se realizan por duplicado
entregándose una copia al receptor y otra al emisor para tener ambos registros del recibo.

Asimismo el recibo de pago es un documento que contribuye a la mejora de la relación entre

vendedor y comprador aportando transparencia, en donde se recogen los siguientes datos:

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  El documento debe de ir encabezado por el titular, recibo de pago

 Los datos del emisor del documento

 Nombrar la factura o el concepto que se haya efectuado el pago

 El importe total que el comprador ha pagado y en el caso que fuese necesario la cantidad que
queda por pagar

 El medio de pago utilizado, así como la fecha en la que se recibió.

Igualmente se puede añadir la política de devolución o la información de garantía, también puede

añadirse el logo de la empresa, el correo corporativo y el número de teléfono para que se pueda
identificar con facilidad al vendedor. Así pues su importancia dentro de las empresas es servir para
justificar que una compra ha sido pagada, es decir, que el comprador ha entregado al vendedor la
cantidad de dinero en concepto de la adquisición de un producto o la contratación de un servicio.

Factura

Según Castillo (2007) expresa que “Una factura es un documento que respalda la realización de
una operación económica, que por lo general se trata de una compraventa”(p.34) , es por ello que es un
documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y que entre otras
cosas debe incluir toda la información de la operación tomando en cuenta que son las constancias
expedidas por el comerciante de las mercancías que ha vendido o despachado, ya sea a contado o a
crédito, en ejercicio de su actividad y/o donde se determina el número de las especies objeto de la
operación.

Asimismo Garrigues (2007), la factura como documento mercantil contiene la lista de “mercancías
objeto de un contrato con la mención de sus características por el hecho de describir la naturaleza, la
calidad, cantidad y condiciones de la mercancía objeto del negocio, el precio y los posibles descuentos
que concedan sobre la misma que hayan pactado las partes” (p.36) . Es decir la factura, tratándose de un
documento de naturaleza mercantil, debe contener la fecha de emisión del documento, la lista o
descripción de la mercancía objeto del contrato celebrado, la cual puede ser la compra-venta, debe
contener de manera expresa, la naturaleza y tipo de contrato que formaliza y por supuesto el precio por
la venta de ese bien o servicio prestado.

De este modo los elementos que componen una factura son:

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  Fecha de expedición del documento

 Numero de factura, que consta de una cadena única

 Nombre e identificación social del proveedor de los bienes o del proveedor de servicios

 Número de identificación fiscal (NIF) del proveedor de los bienes o del proveedor de servicios

 Nombre o identificación social de quien compro los productos o servicios

 NIF de quien compro los productos o servicios

 Descripción y cantidad de artículos o servicios

 Valor de la provisión de productos o servicios

 Tarifas aplicables

 Importe total de IVA pagado

 Si no se aplican impuesto, se debe proporcionar una justificación

 Fecha en la que se adquirieron los artículos o se prestaron los servicios, si la fecha de emisión
del documento no coincide con la fecha en que se realizó la acción.

Por consiguiente la factura es un documento de suma importancia, ya que desde allí se tiene el
control de las transacciones comerciales que se realizan entre proveedores y vendedores, entre
vendedores y clientes finales, no es más que un documento que debe emitirse cada vez que se compra
un bien o servicio sujeto a recaudación de impuestos, asimismo es una forma de mantener informados a
los involucrados en el proceso comercial sobre las adquisiciones, puesto que es un documento que
contiene todos los detalles de la compra, entre los principales se encuentran descripción, valores.
Cantidad y fecha de compra.

Vale

Según la Real Academia Española (1989) manifiesta que el vale es “papel o seguro que se hace
favor de alguien, obligándose a pagarle una cantidad de dinero” (p.56) es por ello que es un documento
administrativo, por el medio del cual un sujeto señala por escrito haber recibido objetos o dinero en
calidad de préstamos, es utilizado como promesa de pago, a través del cual el deudor contrae un
compromiso de pago como su acreedor sobre cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha que se

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estipule en el mismo documento.

De esta manera un vale debe contener

 Fecha

 Nombre del deudor

 Nombre del acreedor

 Cantidad de objetos dados en préstamos, incluyendo el estado físico en que se encuentren

 Firma de los involucrados.

Así pues es importante destacar que el vale se utilizan para movimientos internos y provisionales en
las empresas, de manera que se emplea para dejarlos en la caja es decir, cuando un empleado se le
entrega dinero para realizar una compra, este vale será reemplazado posteriormente por la factura
cuando esta se reciba, también se suele implementar cuando la persona que autoriza el vale es distinta
de la que lleva la caja de la empresa, de manera que el autorizante le firma un vale de caja al autorizado,
para que pueda retirar el dinero que se refleja en el mismo.

Notas de Entrega

Es un documento mercantil, no obligatorio, que tiene como finalidad de acreditar el momento y la

forma de entrega de un bien o la prestación de un servicio por parte de un proveedor a uno de sus
clientes, es por ello que Editorial Economía (2013) expresa que “es un tipo de documento que se utiliza
cuando existe una relación de compras entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las
partes hace entrega de artículos o productos a la otra” (p.15) , así pues para que esta tenga valor, tiene
que poseer algunos datos claves acerca de la entrega de artículos o productos tales como:

 Lugar y fecha de emisión

 Nombres domicilios y números fiscales tanto del comprador como del vendedor

 Número de la nota

 Detalle

 Descripción y cantidad de mercancías

 Firmas.

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 Para su mayor facilidad y empleo es de importancia mencionar que cumple algunos objetivos
esenciales dentro de una institución siendo estos; el comprador puede controlar que el despacho se
ajusta con el pedido que realizo, además le permitirá comparar posteriormente con la factura y verificar
su exactitud, asimismo al recibir la nota de entrega con la firma del comprador acusado recibo, obtiene
un aval de su conformidad, además le servirá para confeccionar posteriormente la respectiva factura y
cuando la nota de entrega se emite por triplicado, la tercera copia puede servir al transportista para
demostrar a exactitud en la entrega de la mercancía y así librarlo de responsabilidades.

Nota de Debido

Cuando se habla de los documentos mercantiles es esencial mencionar a la nota de débito, ya

que esta junto a la nota de crédito y la factura forman parte de los elementos esenciales que todo
contribuyente debe manejar, asi pues Haulmer (2018) asegura que “es un documento legal de carácter
comercial que es enviado al cliente por parte de vendedores o prestadores de servicios afectos al IVA y
que refleja un aumento en la cantidad de su deuda, no reflejado en una factura anterior” es decir es un
documento que reviste alcance tributario para los impuestos a remitir al Estado, cuando este corrige
montos.

Asi pues según SII (2001), la nota de debido se estructura de la siguiente manera:

 Nombre y NIT de la empresa que la emite

 Nombre de NIT del comprador

 Numero de nota

 Número de la factura que se corrige

 Fecha de emisión

 Cantidad, detalle y valor de la corrección

 Impuesto que se corrigen

 Valor total a debitar.

En efecto, la nota de débito es, entonces , el comprobante que emite el vendedor para comunicarle al
comprador que su deuda ha aumentado por gastos, intereses errores de facturación, cambios de costo,
modificaciones en cotizaciones entre otros… de allí radica la importancia puesto que mediante ella se le

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avisa al cliente que la empresa estará efectuando al momento del cobro de una determinada cuenta,
cuota o pagare un monto adicional al valor original, es decir la nota de debido notifica al cliente, faculta a
la empresa para incrementar el valor original en un documento.

Notas de Crédito

Para Abad Alberto (2020) en su página cita que “es un documento comercial con validez legal que
emite el vendedor o proveedor de un servicio, para anular una factura o realizar una corrección en ella,
como resultado de un saldo a favor del comprador” (p.01), por consiguiente es un documento
administrativo que sirve como comprobante entre una empresa y un cliente y ofrecerá una serie de
ventajas a ambos, en este documento se debe reflejar toda la información referente a este saldo a favor
que se la concedido al cliente, usado por los proveedores y la empresas, puesto que sirve para corregir
errores cometidos en alguna factura y ofrece ventajas ala cliente, ya que dejara a los usuarios conforme y
asegurara futuras ventas para la empresa.

Igualmente está estructurada de la siguiente manera:

 Datos completos de identificación de la empresa que vende y los del cliente (comprador)

 La fecha en la que se emite la nota de crédito

 El numero correlativo del documento

 La descripción de los productos que habían sido cobrados y los respectivos montos

 Detalle de la factura por la cual se hace el reembolso o acreditación y el motivo por el que se
emite la nota de crédito

 La indicación de los impuestos que genero el pago

 Monto total a acreditar al cliente.

De este modo es de suma importancia a la empresa ya que es un documento que tiene interés
contable porque anulan, total o parcialmente operaciones previas, el dinero que se acredita a favor del
cliente ya no puede ser considerado parte de la empresa, asimismo se envía al cliente conjuntamente
con una copia de la factura que está anulando y por último se muestra el monto o la cantidad que se
está reembolsando al cliente como saldo a su favor.

Providencias administrativas nros 0071 normas generales de emisión de facturas y otros documentos y

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 0141 normas relativas a imprentas y maquinas fiscales

Según Mundo Jurídico (2010) expresa que la providencia administrativa “ es una acto
administrativo que se dicta por un órgano administrativo, bien sea una autoridad administrativa, entidad
administrativa, y que tiene como objeto resolver un problema específico u ordenar la ejecución de una
tarea específica”, es decir que la providencia administrativa puede dictarse en respuesta a una solicitud
previa, por ejemplo una solicitud de permiso para realizar una determinada actividad o bien puede ser
dictada de oficio por la autoridad administrativa competente, asi pues los efectos suelen ser la imposición
de sanciones a las personas que no cumplen con lo establecido en la normativa el inicio de un
procedimiento sancionador y en algunos casos suponer el cese de un funcionario público.

En efecto según el Superintendente del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y

Tributaria (SENIAT) establece en su Artículo 1 que la providencia administrativa 0071 normas generales de
emisión de factura y otros documentos tienen por objeto establecer las normas que rigen la emisión de
facturas, ordenes de entrega o guías de despacho, notas de débito y notas de crédito de conformidad con
la normativa que regula la tributación nacional atribuida al SENIAT. Asimismo se establecieron sus
regímenes para los cuales será aplicable dicha providencia siendo parte de ellos; las personas jurídicas y
las entidades económicas sin personalidad jurídica, igualmente las personas naturales cuyos ingresos
anuales sean superiores a un mil quinientas unidades tributarias (1.500 UT) y las personas naturales cuyos
ingresos anuales sean iguales o inferiores a un mil quinientas unidades tributarias (1.500 UT), que sean
contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado.

De este modo la normas relativa a imprentas y maquinas fiscales para la elaboración de máquinas
fiscales, está prevista en la providencia SNAT 2018/0141, la cual fue publicada en la Gaceta oficial No.
41.518 en fecha 6 de noviembre del 2018, la cual derogo la providencia administrativa Nro. 0592, siendo asi
los principales cambios introducidos a raíz de su publicación, se refieren a aspectos tecnológicos de las
maquinas fiscales, siendo el más relevante la exigencia en forma obligatoria de la implementación de un
dispositivo de captura y transmisión de datos, como la unidad que puede estar de forma integrada o
externa a la maquina fiscal, con capacidad de conectarse a internet, que permite capturar los datos
contenidos en la memoria fiscal y transmitir los mismos al repositorio del Sistema Centralizado de
Facturación Electrónica, el cual debe cumplir con las especificaciones que al afecto establezca el SENIAT
en su portal fiscal, gracias a ello se tiene de manera organizada la declaración que realiza las empresas
sobre su facturas o los documentos mercantiles que establece la ley, siendo más avanzado y facilitando
el trabajo de los profesionales.

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 REFERENCIAS

Abad Alberto (2020) Cambios Normativos sobre la Emisión de Facturas y Documentos Equivalentes
{Documento en linea} consultado en file:///C:/Users/Mi%20pc/Documents/asbdahj/cap3.pdf

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Castillo (2007) “Evaluación de las estrategias y políticas implementadas por el SENIAT para la formación,
información y divulgación del marco legal y procedimental tributario conllevado por la gerencia de
tributos internos de la Región Central, sector Maracay. {Documento en Línea} Consultado en
file:///C:/Users/Mi%20pc/Documents/asbdahj/cap02%20(1).pdf

Editorial Economía (2013) Cambios Normativos sobre la Emisión de Facturas y Documentos Equivalentes.
{Libro en linea} Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín.
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Euroinnova (2010) Documentación mercantil profesionales en el área {Documento en Línea} en:

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000000000000%7D/cap02%20(1).pdf

Garrigues (2007) Aplicabilidad de la emisión y solicitudes de los documento mercantiles {Documento en

línea} Consultado en
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Haulmer (2018) Aplicabilidad de la emisión y solicitudes de los documento mercantiles {Documento en linea}
Consultado en
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IOE (International, online education) (2011) Administración mercantil cursos y finanzas {Documento en línea}
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La ley General de Títulos y Operaciones de Créditos (2003) Documentos mercantiles {Documento en linea}
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Lorenzo Mossa (2003) Elementos a considerar en la factura como mecanismo regulador en la Ley de
Impuesto al Valor Agregado Documento básico. Consultado el 22 de febrero del 2023 en
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Mundo Jurídico (2010) Normas Relativas a Imprentas y Máquinas Fiscales para la Elaboración de Facturas y
otros Documentos. Documento básico. Consultado el 19 de febrero del 2023 en
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Silva Vallejo (2001) Elementos a considerar en la factura como mecanismo regulador en la Ley de Impuesto
al Valor Agregado Documento básico. Consultado el 22 de febrero del 2023 en
file:///C:/Users/Mi%20pc/Documents/asbdahj/gestion%20comercial%20y%20tributaria.pdf

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