La Biblia Access 2007

Cristopher Rodrguez Villalobos, M.
Ed
Biblia de Access 2007
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T e m a r io
1. Elementos bsicos de Access7200 2. Crear, abrir, cerrar una base de dats 3. Crear tablas de datos 4. Modificar tablas de datos 5. Propiedades de los campos 6. Las relaciones 7. Las consultas 8. Las consultas resmenes 9. Consultas referencias cruzadas 10. Consultas de accin 11. Los formularios 12. Los informes 13. Los controles de formulario e informe 14. Las macros 15. Configurar la interfaz 16. Herramientas de Access 17. Importar y Exportar Datos
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UNIDAD 1
Elementos Basicos De Access 2007
Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema. Arrancar y cerrar Access 2007 Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa. Desde el icono de Access 2007 del escritorio Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aqu. Compaginar dos sesiones. Aqu te explicaremos cmo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con el Access 2007. 1 Se supone que la sesin con el curso est abierta. 2 Abrir la sesin de Access 2007. 3 Pulsar con el botn derecho sobre cualquier parte vaca de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla. 4 Elegir la opcin Mosaico vertical. Observa como la pantalla ha quedado dividida en dos partes, como en la figura:
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5 Una vez tenemos las dos sesiones con el tamao adecuado, basta hacer clic con el ratn para pasar de la una a la otra. Para volver a dejar las ventanas con su tamao normal, hacer clic en el botn Maximizar de la ventana del navegador o en el de Access Esto va bien con monitores grandes ( de 17" o ms), con monitores pequeos quizs prefieras dejar las ventanas con su tamao normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador) o pulsando el botn correspondiente a la sesin en la barra de tareas en la ltima lnea de la pantalla. Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access . La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
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LAS BARRAS La barra de Ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. La barra de Acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer . Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.
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Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento Pg. 5
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en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. LAS BARRAS (CONT.) El Botn de Office
Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Pg. 6
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Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A. Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin abrir
Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha.
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UNIDAD 2
CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS
Conceptos bsicos de Access : Base de datos Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos. Tablas de dato: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser: Campos Cdigo Nombre Registro 1 1 Registro 2 2 Registro 3 3 Registro 4 4 Luis Marta Francisco Mara Apellidos Grande Lilos Fran Dardeno Juan Lpez Huesca Buevo Direccin C/ Germanas, 23 C/ Mayor, 34 C/ Valle, 56 C/ Franciscano, 67 C.P. 46723 46625 46625 46521
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Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625. Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES. Infor mes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. Pginas: Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso ms avanzado. Macros: Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un formulario. Mdulos: Un mdulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Crear una base de datos Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
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Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access. Selecciona la opcin Base de datos en blanco. En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.
A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.
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En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aqu. Ms opciones al abrir bases de datos. Botones del cuadro de dilogo Nuevo y Abrir. Cuando se abre el cuadro de dilogo Nueva base de datos o el cuadro de dilogo Abrir base de datos aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los explicamos: Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, a la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior dentro del rbol de carpetas. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como esta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a este. Nos permite buscar en la web con el buscador de Microsoft. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que especificar un nombre para esa carpeta. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre:
Iconos grandes: se visualizan los archivos como iconos grandes Iconos pequeos:se visualizan los archivos como iconos pequeos Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin. Propiedades:para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
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Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma. Si quieres ver cmo funciona el Panel de Exploracin te explicamos aqu El Panel de Exploracin Diferentes vistas del Panel
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El Panel de Exploracin es la herramienta de Access 2007 que nos permitir acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos. Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del Panel esta organizada por grupos donde el elemento ms importante es una tabla. A partir de esa tabla se muestran el resto de objetos relacionados a ella. Por ejemplo, en la imagen vemos el grupo Alumnos encabezado por la Tabla Alumnos. En la misma categora tambin encontramos el Formulario Alumnos y el Informe Alumnos, ambos relacionados con la tabla con el mismo nombre. El Panel de Exploracin puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en el botn Para volver a mostrar el panel bastar con volver a pulsar el botn (esta vez en el sentido contrario ) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo de la ventana. Haciendo clic sobre la cabecera del panel men de visualizacin: podemos acceder al
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En el momento de creacin y trabajo con la base de datos, quiz la vista ms cmoda sea la ordenacin por Tipo de objeto. De esta forma, los elementos de la base de datos se organizan no conforme a su tabla o tablas relacionadas sino dependiendo del tipo de objeto al que pertenecen. Veamos un ejemplo con la siguiente imagen:
Los elementos que se muestran en este panel son exactamente los mismo que vimos en la vista anterior. En este caso aparecen divididos en tres grupos: Tablas, Formularios e Informes. De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es ms sencillo encontrar un objeto que sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos Cerrar la base de datos. Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Cerrando Access: Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos. Sin cerrar Access:
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En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos.
Abrir una base de datos. Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos: Desde el Botn de Office : Ir al Botn de Office . Elegir la opcin Abrir...
Desde los documentos recientes del Botn de Office : Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir. Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Acce ss: Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio Todos los Programas aparecer la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos reciente. Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace base de datos que quieres abrir. Ms... para buscar el archivo de la
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En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo:
Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.
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UNIDAD 3
CREAR TABLAS DE DATOS
Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2007. Crear una tabla de datos. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio. Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc... Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:
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Aparecer la vista de Diseo de la tabla:
En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Pg. - 4 -
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Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campy en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Crear tablas de datos Crear una tabla de datos (cont.). Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Pg. - 5 -
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Tipos de datos.
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales. Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.
Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
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Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores Verdadero/Falso o Activado/desactivado). (S/No,
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia:el texto que aparece como informacin sobre herramientas. Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l. Si deseas informacin sobre el asistente para bsquedas te explicamos aqu. El asistente para bsquedas Objetivo Profundizar en la opcin Asistente para bsquedas y describir la pestaa Bsqueda de las propiedades de los campos de una tabla. El asistente para bsquedas En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que est extraido de una lista de valores vlidos para ese campo. Por ejemplo un campo Sexo con los valores H o M, un campo Provincia con los valores (Alava, Albacete, Alicante, etc...). Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos que definamos nosotros (sera el caso del campo sexo) o tambin puede ser una lista de valores extraidos de una tabla existente en nuestra base de datos (podra ser el caso del campo Provincia si tenemos una tabla de provincias). En Access podemos definir esta lista de valores vlidos de una forma cmoda y rpida utilizando el Asistente para bsquedas. Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de diseo de tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos extraidos de la lista y seleccionar el tipo Asistente para bsquedas...
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A continuacin aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si queremos obtener los valores de una tabla o consulta o si queremos escribir los valores.
Columna de bsqueda basada en una lista de valores Si contestamos la segunda opcin (Escribir los valores que desee) aparece la siguiente pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna:
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Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botn Siguiente> para pasar a la ltima pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la columna.
Slo queda hacer clic en el botn Finalizar. La pestaa Bsqueda- Lista de valores Con el asistente hemos definido el campo con una lista de bsqueda basada en una lista de valores, esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaa Bsqueda de la siguiente manera:
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Las propiedades ms importantes nos indican lo siguiente: Mostrar control: Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos en el campo, este aparecer como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que permita desplegar la lista de valores. Tipo de origen de la fila:En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido. Origen de la fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un punto y coma Columna dependiente:podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna. Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor S coger la primera fila de valores como fila de encabezados. Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma. Filas en lista: indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista. Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si indicamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor. Mostrar solo valores de origen de la fila:Mustra slo los valores que coinciden con el origen de la fila. Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente.
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A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla. La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el born anterior
Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
Guardar una tabla. Para guardar una tabla, podemos: Pg. - 11 -
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Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido. Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio. Cerrar una tabla. Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men emergente.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaa.
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UNIDAD 4
MODIFICAR TABLAS DE DATOS
Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella. Modificar el diseo de una tabla. Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo. Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo. o bien,
Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. Por ltimo, guardar la tabla. Introducir y modificar datos en una tabla. Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcin en el men contextual. Pg. - 13 -
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Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:
Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla. Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.
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Desplazarse dentro de una tabla. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: Para ir al primer registro de la tabla. Para ir al registro anterior en la tabla. Para ir al registro siguiente en la tabla. Para ir al ltimo registro de la tabla. Para crear un nuevo registr que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO. Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado. Buscar y reemplazar datos. Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botn Find de la pestaa Inicio:
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Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con l. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus podemos indicarle Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo. Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara). Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Despus cerrar el cuadro de dilogo. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en el botn Reemplazar del marco Buscar de la pestaa Inicio. Pg. - 16 -
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O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaa Reemplazar. Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:
La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin. Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo.
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UNIDAD 5
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Introduccin Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos. Tamao del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255.
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Para los campos Numrico, las opciones son: almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Byte (equivalente a un carcter) para
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao. Formato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero genera: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Pg. - 19 -
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Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos personalizados. Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Nmero o Moneda. Mscara de entrada Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras te explicamos aqu. Personalizar mscaras de entrada de los campos Objetivo. Profundizar en la asignacin de mscaras de entrada a los campos de una tabla. Mscaras de entrada. Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar mscaras de entrada de forma automtica mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias mscaras de entrada. La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;).
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Seccin Descripcin Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver Primera una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la mscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuacin. Especifica si Access 2007 almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales Segunda (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Especifica el carcter que Access 2007 muestra para el espacio en el que el usuario debe Tercera escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puedes utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (" "). Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada. Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres Carcter 0 9 # L ? A a & C .,:;-/ < > ! Definicin Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra o dgito (entrada opcional). Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha. Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).
Ttulo Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Pg. - 21 -
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Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento Valor predeterminado El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Regla de validacin Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella. Para conocer un poco ms sobre te explico aqui El Generador de Expreoines. Definicin: El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudar a escribir cualquier expresin en Access, por ejemplo las expresiones de validacin para campos. Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La nica clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access. Pero vayamos por orden. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos ser esta pantalla:
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Utilizando el generador Todo lo que escribas ser comparado contra el valor sobre el que se ejecute la validacin. As que, normalmente, todas empezarn por uno de los smbolos incluidos en la botonera de comparacin . Como puedes ver los smbolos que introducirn en la caja de texto (donde vemos nuestra expresin final) son Igual, Mayor que, Menor que y Diferente de. todas formas podemos ayudarnos de los cuadros ms abajo y buscar el tipo de operador que queremos utilizar:
Como puedes ver navegar por estos mens es muy sencillo. De izquierda a derecha ves seleccionando la categora del elemento que quieras introducir y finalmente cuando tengas el elemento seleccionado pulsa el botn Pegar (o haz doble clic sobre l) y el elemento se pegar en el campo de texto de la Expresin. Utilizando este podrs incluir los mismos elementos que utilizando los botones e incluso an ms. chemosle un vistazo a la carpeta Funciones. Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el operador + para la suma de valores. Funciones del generador Si desplegamos la carpeta Funciones nos encontraremos con otra que tambin deberemos desplegar: Funciones incorporadas. Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudar a incluir en tus validaciones funcionalidades varias entre Conversin de valores, Fecha y Hora, Generales, Matemticas y tratamiento de Texto. Igual que antes debers buscar la categora que encaje con lo que ests buscando y finalmente, cuando encuentres la funcin, incluirla en la Expresion. Pg. - 23 -
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En el ejemplo que puedes ver en la imagen hemos realizado una validacin sobre un campo de Fecha, y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que la fecha actual (que sera lo que nos devolver la funcin Fecha()).
Cuando tengas la expresin completa slo debers pulsar el botn Aceptar y sta se aadira como expresin de validacin a nuestro campo. Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre parntesis despus del nombre de la funcin, para saber si la funcin requiere argumentos, en la parte inferior del cuadro de dilogo Generador de expresiones, aparece el formato de la funcin, en nuestro caso, como la funcin que hemos elegido no requiere argumentos vemos: Fecha() Si hubisemos elegido en la categora Matemticas, la funcin Redondear, nos aparecera abajo Redondear(Nmero;Precisin), indicndonos que entre parntesis debemos escribir el Nmero que queremos redondear (o el nombre del campo que contiene ese valor) y separados por un punto y coma la Precisin (es decir el nmero de decimales que queremos conservar). Texto de validacin: En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Requerido: Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Permitir longitud cero: Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos. Indexado: Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Pg. - 24 -
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Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados. Los ndices: Un ndice en informtica es como el ndice de un libro donde tenemos los captulos del libro y la pgina donde empieza cada captulo. No vamos a entrar ahora en cmo se implementan los ndices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero s daremos unas breves nociones de cmo se definen, para qu sirven y cundo hay que utilizarlos y cuando no. Un ndice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma ms rpida adems de proporcionar una ordenacin distinta a la natural de la tabla. Un ndice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarn segn los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un ndice sobre la columna poblacion de una tabla de clientes, el ndice permitir recuperar los clientes ordenados por orden alfabtico de poblacin. Si el ndice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarn por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarn por la segunda columna, y as sucesivamente. Por ejemplo si definimos un ndice sobre las columnas provincia y poblacion se ordenarn los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin, apareceran los de ALICANTE Denia, los de ALICANTE Xixona, VALENCIA Benetsser, y finalmente los de VALENCIA Oliva. El orden de las columnas dentro de un ndice es importante, si retomamos el ejemplo anterior y definimos el ndice sobre poblacion y provincia, apareceran los de VALENCIA Benetusser, seguidos de los ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por poblacin y los clientes de la misma poblacin se ordenan por el campo provincia. Ventajas e inconvenientes. Ventajas: Si una tabla tiene definido un ndice sobre una columna Access puede localizar mucho ms rpidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna. Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestin tambin ser mucho ms rpido. Inconvenientes: Al ser el ndice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco ms de espacio en disco. Cuando se aaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los ndices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor. Por estas razones no es aconsejable definir ndices de forma indiscriminada. Pg. - 25 -
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Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la columna sobre la cual se define el ndice es una columna que se va a utilizar a menudo para buscar u ordenar las filas de la tabla. Por eso una regla bastante acertada es definir ndices sobre columnas que se vayan a utilizar a menudo para recuperar u ordenar las filas de una tabla. El Access de hecho crea automticamente ndices sobre las columnas claves principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utilizan a menudo para recuperar filas concretas. Cmo definir un ndice. Los ndices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la vista Diseo de tabla. Si el ndice se basa en un slo campo. Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado. Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:
No: no tiene ndice. S (Con duplicados) : se define un ndice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna. S (Sin duplicados): se define un ndice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna. Si el ndice se basa en varios campos. Tenemos que abrir la ventana ndices con haciendo clic en el botn Indices que se encuentra en la pestaa Diseo:
Al hacer clic sobre el aparecer una ventana como esta:
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En la primera columna se pone el nombre del ndice, en la segunda columna el nombre del campo sobre el que se basa el ndice, y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente). Si el ndice se basa en varias columnas se pone el nombre del ndice en una primera lnea con el primer campo que contiene y en las lneas siguientes se indican los dems campos que forman el ndice. En nuestro ejemplo tenemos dos ndices definidos sobre la tabla, el ndice PrimaryKey lo ha creado Access cuando hemos definido el campo codigo como clave principal, y nosotros hemos definido otro que hemos llamado prov_local sobre los campos provincia y localidad. Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos. De esta forma el ndice se podr utilizar para recuperar los datos por orden alfabtico de provincia y dentro de cada provincia por localidad empezando por la letra z. Para definir el ndice basta realizar la misma operacin que para crear campos, posicionarse en una fila de la columna Nombre de ndice, escribir el nombre del ndice, pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o haciendo clic a la derecha del campo aparece la flecha que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Orden (esta columna, como solo tiene dos valores posibles, haciendo doble clic se pasa de Ascendente a Descendente y viceversa.) En la parte inferior tenemos las propiedades del ndice: Principal: indica si el ndice es el de la clave principal o no. nica: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. nica = S significa que no admite valores duplicados. Ignorar Nulos: si ponemos que s las filas que tengan el valor nulo en el campo sern excluidas del ndice. Para modificar ndices ya definidos o borrar ndices o crear nuevos ndices utilizar la misma mecnica que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.
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UNIDAD 6
LAS RELACIONES
En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos. Si no sabes lo que es una relacin en bases de datos, te introducimos algunos conceptos bsicos para entender las relaciones aqu. Conceptos bsicos sobre relaciones. Bases de datos relacionales. Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseo de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin). Tipos de relaciones. Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin. Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin. Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos.
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Crear la primera relacin. Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaa Herramientas de base de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
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Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas). Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguientes:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Integridad referencial La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2007 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2007 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Poblacion que me indica en qu poblacin vive el habitante, las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Poblacion, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tabla Poblaciones. Pg. - 30 -
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La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar en cascada los campos relacionadoH:ace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Onteniente se cambiarn a Ontinyent. Eliminar en cascada los registros relacionados: se elimina un registro de la tabla Cuando principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla Poblaciones, automticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarn de la tabla de Habitantes. Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados. Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones. Aadir tablas a la ventana Relaciones. Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. Aadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo. Quitar tablas de la ventana Relaciones. Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Despus podemos elegir entre: Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men contextual que aparecer.
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Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo.
Modificar relaciones. Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin Modificar relacin... del men contextual que aparecer, o bien:
Hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones.
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Eliminar relaciones. Si lo que queremos es borrar la relacin podemos: Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del men contextual.
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Hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR. La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos. Limpiar la ventana relaciones Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuacin. Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:
Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la ventana. A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin Mostrar directas que explicaremos a continuacin. Mostrar relaciones directas Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men contextual que aparecer,
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Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa Diseo.
Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones. Visualizar todas las relaciones Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: Hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo del men contextual que aparecer,
Pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo.
Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.
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UNIDAD 7
LAS CONSULTAS
En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de registros de tablas creadas con Access 2007. Tipos de consultas. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Consultas especficas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL, con el que aprenders a realizar estas consultas. Crear una consulta. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas. La vista Diseo.
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Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin: Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones. Aadir campos Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
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Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada. Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca de la cuadrcula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos'). Definir campos calculado: Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una funcin. Encabezados de columna Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta. Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. En la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta tendr en el encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizar el mes de la fecha de la factura (tenemos un campo calculado que utiliza la funcin mes( ), funcin que obtiene el mes de una fecha). Cambiar el orden de loscampos Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando. Para mover una columna arrastrndola:Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada). Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha ratn y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada. . Pulsar el botn del
Para mover una columna cortndola:Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic). Hacer clic sobre el icono en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna. A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo. Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+V). Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla May pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas las columnas que se encuentren entre las dos. Pg. - 38 -
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Guardar la consulta Podemos Guardar la consulta Haciendo clic sobre el botn de la barra de Acceso Rpido, o bien, Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office . Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn Ejecutar la consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin: Haciendo doble clic sobre su nombre. Desde la vista diseo de la consulta: Haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones). Modificar el diseo de una consulta Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta: Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta. En el men contextual seleccionar Ordenar las filas Para ordenar las filas del resultado de la consulta: Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin. Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso. Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente. El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la columna localidad. Pg. - 39 -
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El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna. Seleccionar filas Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta. Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia". Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =.Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas. Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste. Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
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Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros. Las condiciones: A continuacin te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una condicin. Los operadores de comparacin:Estos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparacin ser nulo (ni verdadero ni falso). El operador Entre Tiene la siguiente sintaxis: Expresin Entre valor1 Y valor2 Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. Normalmente la expresin ser un nombre de campo. Ejemplo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y #04/06/62#, en la cuadrcula QBE se pondra:
El operador In Tiene la siguiente sintaxis: Expresin In (valor1, valor2, ...) Examina si el valor de la expresin es uno de los valores incluidos en la lista de valores escritos entre parntesis. Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podramos poner la condicin Poblacin In ('Alicante'; 'Elche'; 'Elda'; 'Onda') Pg. - 41 -
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Consultas con parmetros A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro. Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:
En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera:
Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor. Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn Parmetros de la pestaa Diseo.
En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato. Pg. - 42 -
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La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario. Las consultas multitabla Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas. Combinar tablas Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, Pg. - 43 -
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estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta. Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definidad entre ellas. Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente. Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera:
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan. Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo: En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado. Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa. La composicin externa La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera: Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta. Combinar las dos tablas por los campos de unin: Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin
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Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener. Si seleccionamos la opcin 2,
, la combinacin aparecer de la siguiente forma:
Si seleccionamos la opcin 3
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La combinacin aparecer de la siguiente forma:
El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.
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UNIDAD 8
LAS CONSULTAS DE RESUMEN
Definicin En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen. En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de Diseo.
En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total:
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Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha:
Las funciones de agregado Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones. La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor. La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del resultado.
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La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos. Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior. Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones. La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:
Agrupar registros Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una nica fila resultado. La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales. Pg. - 49 -
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Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin. Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin. Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico grupo. Incluir expresiones La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de columna. Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor. En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)-Mn(nhoras) pero no Max(suma(nhoras)). Incluir criterios de bsqueda La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguiente forma: Pg. - 50 -
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Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta. Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin.
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UNIDAD 9
LAS CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS
Introduccin Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla. Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato ms compacto como el siguiente:
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Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de importes). Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente. El asistente para consultas de referencias cruzadas Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el botn Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear:
Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparecer:
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Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde coger los datos. En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas. Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas. El asistente para consultas de referencias cruzadas (cont.)
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En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas. Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cmo quedar la consulta; hemos seleccionado el campo nhoras y vemos que en la consulta aparecer una fila por cada valor distinto del campo nhoras. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hayan en el origen de la consulta. Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana:
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar una columna con el valor como encabezado de columna. En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que al seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos. El asistente para consultas de referencias cruzadas (cont.) Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo Fecha, el asistente nos permite refinar un poco ms el encabezado de columna con la siguiente ventana: Pg. - 55 -
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Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales no por cada fecha sino por mes, ao o trimestre por eso el asistente nos pregunta en esta ventana qu tipo de agrupacin queremos. Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecer una columna por cada mes del ao en vez de por cada fecha distinta. Aqu tambin podemos apreciar el efecto en la zona inferior de la ventana. Despus de pulsar el botn Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:
En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de columna y fila. Pg. - 56 -
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En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin de agregado. Por ejemplo hemos seleccionado Codigo Curso y la funcin Cuenta, por lo tanto en cada interseccin tendremos el nmero de cursos iniciados en ese mes con ese n de horas. Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de resumen. El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestro ejemplo me dara el nmero total de cursos con el n de horas de la fila. Para que el asistente aada esta columna tenemos que activar la casilla S, incluir suma de filas.
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UNIDAD 9
LAS CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS
El asistente para consultas de referencias cruzadas (cont.)
En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre tambin ser su ttulo. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo: o bien.
Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de consulta donde podremos modificar la definicin de la consulta. La vista Diseo
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La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz. Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente. Normalmente nosostros no tendremos que cambiar el diseo, si acaso el ttulo de las columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.
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UNIDAD 10
LAS CONSULTAS DE ACCIN
Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes. Eliminar mensajes de confirmacin Como ya hemos visto, cuando se ejecuta una consulta de accin Access nos avisa de los cambios por si queremos cancelar la operacin. En ocasiones estos mensajes pueden no ser necesarios y podemos preferir que se ejecute la consulta sin pedirnos confirmacin. Esto lo podemos conseguir cambiando las opciones de Access. Para ello desplegar el Botn de Office y seleccionar Opciones de Access.
Aparecer la ventana Opciones de Access , hacer clic sobre la categora Avanzadas.
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En la seccin Confirmar podemos: Activar o desactivar los mensajes de Cambios en los registros, son los mensajes que aparecen cuando va a: Eliminar registros
Modificar registros
Insertar registros
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Insertar en tabla nueva
Activar o desactivar los mensajes de Eliminaciones de documento, mensajes que aparecen cuando se eliminan objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios,...) por ejemplo
Activar o desactivar los mensajes de Consultas de accin, mensajes que aparecen cuando abrimos una consulta de accin desde la ventana Base de datos, por ejemplo
A continuacin te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin. Puede que tu configuracin de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas. Habilitar el contenido de la base de datos Segn la configuracin de Access, puede que nos impida ejecutar consultas de accin, para evitar que se puedan ejecutar cdigos peligrosos o dainos. Al intentar ejecutar una de estas consultas, nos aparece este mensaje:
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Pero si usamos bases de datos de confianza, y sobre todo las bases de prueba que estamos creando nosotros mismos al seguir este curso, podemos cambiar la configuracin para que nos permita ejecutar este tipo de consultas. Para hacerlo, cuando se muestra la Advertencia de seguridad, pulsamos el botn Opciones...
Marcando la opcin Habilitar este contenido y pulsando Aceptar, podremos ejecutar las consultas de accin, en esta base de datos y hasta que la reiniciemos. Tambin, podemos indicarle que las bases contenidas en una carpeta son seguras, y entonces el contenido siempre estar habilitado. Para ello, pulsaremos en el Botn de Office , Opciones de Access, y dentro de estas, eligiremos Centro de confianza. Ya, en la pantalla del Centro de Confianza, pulsaremos el botn Configurar centro de confianza... Deberemos seleccionar la opcin Ubicaciones de confianza en la seccin de la izquierda
Para poder aadir una carpeta, pulsamos Agregar nueva ubicacin.
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Ahora, escribiendo la ruta de la carpeta, o buscndola con el botn Examinar, y pulsando Aceptar, siempre estar habilitado el contenido de las bases de datos que estn en la carpeta (o subcarpetas, si marcamos la casilla de verificacin Las subcarpetas de esta ubicacin tambin son de confianza). Consultas de creacin de tabla. Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas. Para crear una consulta de Creacin de tabla: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla. Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:
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Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta:
La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear: Consultas de actualizacin. Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin.
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Para crear una consulta de actualizacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla que queremos actualizar. Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo:
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo. La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en campos del origen, tambin podra ser un parmetro Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada. La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando. Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin de bsqueda. Pg. - 66 -
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Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se actualizarn todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda [Cdigo curso] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [cdigo curso] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizar el campo cdigo curso al valor nulo en los registros donde cdigo curso sea igual a cero. Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6) Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono actualizacin de la tabla. . Al ejecutar la consulta se realizar la
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en l la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia. En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Poblacin. Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizar, para calcular la expresin, los valores antes de la actualizacin. por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera [precio] * 1,1 (esta expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)). Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. Por ejemplo supongamos que hemos aadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el nmero de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podramos crear una consulta para actualizar ese campo con el nhoras del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo nhoras del curso en el que est matriculado el alumno, por eso habra que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedara as:
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Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo. Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, ndices, etc... Pg. - 68 -
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Consultas de actualizacin. Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin. Para crear una consulta de actualizacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla que queremos actualizar. Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo:
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo. La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en campos del origen, tambin podra ser un parmetro. Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada. La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando. Pg. - 69 -
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Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin de bsqueda. Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se actualizarn todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda [Cdigo curso] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [cdigo curso] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizar el campo cdigo curso al valor nulo en los registros donde cdigo curso sea igual a cero. Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6) Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono actualizacin de la tabla. . Al ejecutar la consulta se realizar la
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en l la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia. En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Poblacin. Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizar, para calcular la expresin, los valores antes de la actualizacin. por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera [precio] * 1,1 (esta expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)). Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. Por ejemplo supongamos que hemos aadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el nmero de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podramos crear una consulta para actualizar ese campo con el nhoras del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo nhoras del curso en el que est matriculado el alumno, por eso habra que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedara as: Pg. - 70 -
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Consulta de datos anexados. Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla. Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla. La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a grabar y lo que vara es que ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor. Para crear una consulta de datos anexados: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar. Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo:
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Pg. - 71 -
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Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos registros. Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos que queremos. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta.
La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:. Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino. Pg. - 72 -
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En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido en esa columna. En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresin vlida. Podemos incluir un criterio de bsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarn en el destino. Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarn a nulo (su valor predeterminado). Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:. Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Cdigo Curso el valor de la expresin [Cdigo Curso] + 1000 para que no se generen cdigos duplicados que ocasionaran errores (suponiendo que los cdigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000). Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla tambin devuelve el mismo error. Si la tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.
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Consulta de eliminacin Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de bsqueda especificado. Para crear una consulta de eliminacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. Haz clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo:
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de bsqueda. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos eliminar los registros. En este caso tambin debemos cambiar las
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propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de
propiedades de la pestaa Diseo y cambiando la propiedad Registros nicos a S.
En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Por ejemplo:
Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia (Dnde Poblacin = "Valencia"). Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria. Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.
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Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn . Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin. Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar. Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.
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LOS FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su diseo. Introduccin. Para crear un formulario tenemos varas opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Grficos dinmicos abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos dinmicos. Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente. El asistente para formularios. Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:
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En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
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En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin. El asistente para formularios (cont.).
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:
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En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:
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Editar datos de un formulario Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin en el men contextual. O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario. Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla. La vista diseo de formulario La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin Nos aparece la ventana Diseo de formulario: en el men contextual.
El rea de diseo consta de tres secciones: La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en Pg. - 81 -
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una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn Encabezado o Pie del formulario de la pestaa Organizar:
Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior. La pestaa Diseo de formulario En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.
El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra
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Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo. Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final. Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario. En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado.
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn de Access.
para acceder a la ayuda
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LOS FORMULARIOS
La seccin Controles y campos Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. En el panel Controles y campos de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrir un asistente para crearlos. El resto de la seccin se compone de los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Para insertar un hipervnculo tenemos el botn Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Cuadro combinado . En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando Pg. - 84 -
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aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. Botn de opcin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro Casilla de verificacin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino este otro Botn de alternar , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Botn de comando . Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas. Control pestaa , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestaas. Control imagen de registro. para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar
Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente registro a otro. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un
Salto de pgina , el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la vista Preliminar y a la hora de imprimir. Lnea para aadir una lnea en el formulario. Pg. - 85 -
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Rectngulo
para aadir un rectngulo al formulario.
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn Trabajar con controles Seleccionar controles. Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la pestaa Diseo.
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa. Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla Maysculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar. Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).
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Aadir controles Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la Lista de campos haciendo clic en el botn Agregar campos existentes en la pestaa Diseo. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo. Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen. Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la seccin Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado. Copiar controles Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles de un mismo tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio (tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C). Luego pgalos en el formulario utilizando el botn Pegar de la pesaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl + V. Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de controles. Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Propiedades en el men contextual. Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta. Pg. - 87 -
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Para mover nicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta. Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos. Trabajar con controles (cont.) Cambiar el tamao de los controles. Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao, a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado. Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de ellos, se cambiarn todos.
Con el botn Autoformato que se encuentra en la pestaa Organizar podemos cambiar con un clic el aspecto de nuestro formulario asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios. Tambin podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botn Subformulario de la pestaa Diseo (junto al resto de los controles). Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo). Adems de poder utilizar la pestaa Organizar para modificar el formato de nuestros formularios podemos aprovechar unas cuantos opciones que nos sern muy tiles para mejorar la presentacin de los objetos que creemos:
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Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula pero tenemos una opcin del men Formato que nos permite realizarlo de forma ms cmoda. Seleccionamos los controles de la seccin Alineacin: izquierda, derecha, arriba, abajo. Podemos utilizar el botn automticamente. para que los controles se alineen
Utiliza las opciones de la secciTamao para ajustar el tamao de los controles. Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer. Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido. A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula. Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto. Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto. Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho. Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho. Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin. Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero. Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles, adems de moverlos libremente por el rea de diseo, podemos utilizar unas opciones de la seccin Posicin. Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir). Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).
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UNIDAD 12
LOS INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms facilmente la informacin y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez creado. Introduccin. Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informess que encontrars en la pestaa Crear:
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin. Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente. El asistente para informes. Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:
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En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn El asistente para informes (cont).
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En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo. Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo). En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel. Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. El asistente para informes (cont).
En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser Descendente. Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin. Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente ventana:
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En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin. En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin. El asistente para informes (cont).
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En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para informes:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin o bien Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe. La vista diseo de informe La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn Nos aparece la ventana diseo:
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El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina. La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar:
Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin. Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones. La pestaa Diseo de informe Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones: Pg. - 96 -
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Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseo y finalemente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora. Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante. Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario. Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn La seccin Controles y campos
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Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. En la pestaa Diseo encontrars los mismo controles que vimos en el tema anterior:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Para insertar un hipervnculo tenemos el botn Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios. Botn de alternar , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Botn de opcin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro Casilla de verificacin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino, este otro Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Cuadro combinado Control pestaa de formularios. Control imagen registro. , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botn de comando y . Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad
para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al cambiar de
Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente registro a otro. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un
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Salto de pgina , el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se haya llegado al final de la pgina. Tambin podemos agregar un subinforme . Un subinforme es un informe que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se denomina subinforme. Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior. Lnea para aadir una lnea en el informe. Rectngulo para aadir un rectngulo al informe. Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior. Imprimir un informe Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access. Imprimir directamente Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploracin para seleccionarlo. Despliega el Botn de Office y colcoca el ratn sobre la flecha que aparece junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir. Abrir el cuadro de dilogo Imprimir Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. Y seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office. Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:
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Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin. En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien slo algunas pginas. Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final. Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros. En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc... Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias columnas, etc... Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada. Abrir e l informe en vista previa Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva. Para abrir la vista previa tienes dos opciones: Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office , colocar el ratn en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men desplegable. Pg. - 100 -
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Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y seleccionar la opcin en el men contextual.
O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas. La ventana Vista previa
En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora. Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina. En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar) con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:
El botn
reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla,
permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla. enva el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo. Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS. Pg. - 101 -
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Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora. Agrupar y ordenar Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin para los registros que aparecern en el informe. Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en Vista Diseo y hacemos clic sobre el botn de la pestaa Diseo. Se abrir la seccin Agrupacin, orden y total que te mostramos a continuacin:
Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo. Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenacin dentro de un grupo. Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y agrupacin. Con las flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.
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UNIDAD 13
LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME
Propiedades Generales de los Controles En temas anteriores vimos cmo crear formularios e informes utilizando el asistente, tambin hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos, alinearlos, etc En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedades para conseguir formularios e informes ms completos.
Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos: Nombre: Aqu indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que t quieras, pero asegrate de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo ms tarde. Un buen mtodo sera asignarle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu control se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto. Podramos llamar a la etiqueta curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un mismo campo. Visible: Si la propiedad se establece a No el control ser invisible en el formulario. Por el contrario, si lo establecemos a S el control s que ser visible. Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy til para cargar informacin en el formulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el diseo. Tambin podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos pulsando, por ejemplo, un botn. Pg. - 103 -
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Mostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad para establecer cundo un control debe mostrarse. De este modo podemos hacer que se muestre nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir (muy til por ejemplo para los botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el formulario impreso). Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su posicin. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de su borde superior. Normalmente sus unidades debern ser introducidas en centmetros. Si utilizas otras unidades de medida, como el pxel, Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros. Ancho y Alto: Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura. De nuevo la unidad de medida utilizada es el centmetro. Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el nmero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botn que aparecer a la izquierda. Entonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar el color que prefieras. Estilo de los bordes:Cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran.
Color y Ancho de los bordes:Establece el color del borde del control y su ancho en puntos. Propiedades Generales de los Controles (cont)
Efecto especial:Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace tomar una forma predefinida por Access. Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color del fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se vern invalidadas debido a que el efecto elegido necesitar unos valores concretos para estas propiedades. Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el Efecto especial dejar de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada. Pg. - 104 -
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Nombre y Tamao de la fuente:Establece el tipo de fuente que se utilizar en el control y su tamao en puntos. Estas propiedades actan Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor (de delgado a grueso), si debe mostrarse en cursiva o si se le aadir un subrayado. Texto de Ayuda del control:Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre como ayuda contextual a un control.
Texto de la barra de estado:Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control. Un ejemplo muy claro de su uso sera que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aqu su nombre. ndice de tabulacin: Una de las propiedades ms interesantes de los controles. Te permite establecer en qu orden saltar el cursor por los controles del formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El primer elemento deber establecerse a 0, luego el salto se producir al control que tenga un valor inmediatamente superior. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. Puedes arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades ndice de tabulacin de los controles se configurarn de forma automtica. Tambin accedemos a este cuadro pulsando el icono Etiquetas y Cuadros de Texto en la pestaa Organizar.
Ya hemos visto cmo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la mayora de las veces estar representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada. Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente ser el contenido de un campo del origen de datos. Pg. - 105 -
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La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Ttulo. La propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de texto, es la propiedad Origen del control. Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un valor en el control, estar modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del registro activo.
Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se convertir en independiente. Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =. Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla slo tenemos precio unitario y cantidad.
En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). Tambin es posible realizar clculos con constantes, por lo que nuestro origen de datos podra ser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operacin. Cuadros Combinados y Cuadros de Lista
Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de los valores. El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un cuadro de texto con un tringulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para controles. Su uso es muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente antes de crear el control sobre el formulario o informe haciendo clic en su icono en la pestaa Diseo. Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado se lanzar un generador automtico del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentar las propiedades del control para que muestre los datos que desees. Pg. - 106 -
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En el tema 3, con el asistente para bsquedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros combinados y de lista, aqu repasaremos las propiedades ms importantes. Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la fuente de donde sacaremos los datos de la lista. Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta. Si seleccionamos Lista de valores el control mostrar un listado de unos valores fijos que nosotros habremos introducido. La opcin Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta. En cualquier caso se debern indicar qu campos o valores sern mostrados con la siguiente propiedad: Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta o tambin podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de la lista. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta. Si, por el contrario, habamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas: "valor1";"valor2";"valor3";"valor4"... Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna. Encabezados de columna:Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a S, coger la primera fila de valores como fila de encabezados. Ancho de columnas:Permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma. Ancho de la lista:Indica el ancho total de la lista. Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor. Filas en lista: Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro combinado. Seleccin mltiple:Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida. Si seleccionamos Ninguna el modo de seleccin de la lista ser nico, es decir slo podremos seleccionar un valor. Si seleccionamos Simple permitiremos la seleccin mltiple y todos los elementos sobre los que hagas clic se seleccionarn. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre l. Pg. - 107 -
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Seleccionando Extendida permitiremos la seleccin mltiple, pero para seleccionar ms de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MAYUS y dejndola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos sern seleccionados. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro de lista. Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Cambiar a...
Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prcticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los orgenes de datos. Esta opcin tambin est disponible en el men contextual de los cuadros de texto. El Control Grupo de Opciones Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirn para mostrar al usuario un conjunto limitado de alternativas representadas por Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de alternar. Si queremos utilizar este grupo de controles la forma ms sencilla ser insertando un control de tipo Grupo de opciones . Dentro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo botn de opcin, casillas de verificacin o botn de alternar como deseemos. La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee y slo puede elegir una opcin cada vez de entre el grupo de opciones.
En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial. El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla. Los controles de opcin que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la opcin, que ser el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos. Por tanto, debers establecer la propiedad Valor de la opcin para cada uno de los controles de opcin de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control del control Grupo de opciones. La propiedad Valor de la opcin slo admite un nmero, no podrs introducir texto por lo que este tipo de controles unicamente se utilizan para asociarlos con campos numricos. Pg. - 108 -
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En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningn campo. Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de dilogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuacin alguna accin basada en esa entrada. La propiedad Valor de la opcin slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn de opcin no est en un grupo de opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opcin. En su lugar, el control tiene la propiedad Origen del control y deber establecerse para un campo de tipo S/No, modificando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario. Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos controles con la opcin de Asistente para controles activada. As, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzar el generador y con un par de pasos podrs generar un grupo de controles de forma fcil y rpida. Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrndolo sobre el rea de diseo, a continuacin arrastra sobre l los controles de opcin, y finalmente tendrs que rellenar la propiedad Valor de la opcin de cada control de opcin y la propiedad Origen del control del grupo de opciones. El Control Pestaa Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar esa informacin en varias pestaas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaa:
Un control Pestaa es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina. De esta forma cuando el usuario elige una pgina, sta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de cambios. Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada pgina individualmente. Una vez insertado el control Pestaa deberemos hacer clic sobre el ttulo de una de las Pginas para modificar sus propiedades. El ttulo de la pgina se podr modificar a travs de la propiedad Nombre. Para insertar elementos dentro de una pgina deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar, solamente debers colocar el cursor sobre la pgina hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control: Pg. - 109 -
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Cuando termines slo tendrs que cambiar de pgina haciendo clic sobre su ttulo y rellenarla del mismo modo.
Es posible aadir nuevas Pginas o eliminarlas, para ello slo tienes que hacer clic derecho sobre el control Pestaa y seleccionar Insertar pgina para aadir una nueva pgina o hacer clic en Eliminar pgina para eliminar la pgina activa. Si tienes ms de una pgina incluida en el control Pestaa debers utilizar la opcin Orden de las pginas... en el men contextual para cambiar su disposicin. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicin de la pgina seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms hacia la derecha. Pg. - 110 -
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Cuando hayas terminado pulsa el botn Aceptar y podrs ver el control Pestaa con las Pginas ordenadas. Las Herramientasde Dibujo Nuestro siguiente paso ser echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarn a mejorar el diseo de los formularios o informes que creemos: las Lneas y los Rectngulos. En ambos casos su creacin es la misma (e igual tambin para el resto de los controles). Basta con seleccionar el control o y luego dibujarlo en el formulario o informe. Para ello slo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras que empiece el control, y sin soltar el botn del ratn, desplazamos el cursor hasta que el control alcance el tamao deseado. En el caso del control Lnea la tecla MAYUS nos ser de mucha utilidad. Si mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores podremos crear lneas sin inclinacin, es decir, completamente horizontales o verticales. Estos controles debern ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar secciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos diseos ms limpios y organizados, lo cual, adems de causar que el usuario se sienta ms cmodo trabajando con el formulario o informe, har que realice su trabajo de una forma ms rpida y ptima. Las propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles. Lo nico que aadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente, un diseo cargado con demasiados controles Lnea y Rectngulo al final resultan difciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que est realizando el diseo, t. Imgenes y Marcos de Objeto En este apartado veremos cmo mostrar imgenes (o otro tipo de objetos) en un formulario o informe de Access. Para ello nos serviremos de los controles Imagen, Marco de objeto independiente y Marco de objeto dependiente. Pero antes de comenzar partiremos desde los principios bsicos. Primero que nada deberemos saber que una imagen no es ms que un tipo de objeto que se ha creado en otra aplicacin y que ms tarde utilizaremos en Microsoft Access. De este mismo modo, Access permite la visualizacin de otros tipos de documentos (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDF's, etc...) y su inclusin en un formulario o informe. Por tanto, Access nos va a permitir mostrar este tipo de informacin en nuestros documentos de una forma muy sencilla. Veamos cmo... El control Imagen nos va a servir para mostrar imgenes en nuestros trabajos. Para ello slo tendrs que seleccionar el control en la pestaa Diseo y dibujarlo sobre el formulario o informe. En este momento se abrir un cuadro de dilogo donde tendrs que seleccionar la imagen que quieras mostrar:
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Aqu elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botn Aceptar. La imagen estar lista para utilizarse en el formulario o informe. Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus propiedades. Vemoslas: Imagen: Aqu deber indicarse la ruta de la imagen en nuestro disco duro. En un principio visualizars la ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior. Modo de cambiar el tamao: En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones, Recortar, Extender y Zoom. Si seleccionamos la opcin Recortar slo se mostrar un trozo de la imagen que estar limitado por el tamao del control Imagen. Si hacemos ms grande el control se mostrar ms parte de la imagen. Seleccionando la opcin Extender har que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. Esta opcin deforma la imagen para que tome exactamente las dimensiones del control. Con la opcin Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. El tamao de la imagen se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del control.
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Distribucin de la imagen:Esta propiedad nos permitir escoger la alineacin de la imagen dentro del control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha. Esta opcin es ms til cuando mostramos la imagen en modo Recortar. Mosaico de imgenes: Puede tomar los valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos esta opcin para que se rellenen los espacios vacos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta. Direccin de hipervnculo: Puedes incluir una direccin a un archivo o pgina web para que se abra al hacer clic sobre el control. Por ltimo hablaremos de la propiedad ms interesante del control Imagen: Tipo de imagen. El Tipo de imagen puede ser Incrustado o Vinculado. Seleccionando un tipo u otro decidiremos si Access almacenar el objeto dentro del archivo de la base de datos o simplemente lo vincular y la imagen deber existir siempre en un archivo externo de imagen. En otras palabras, un archivo incrustado forma parte del archivo de la base de datos y por tanto los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarn nicamente en el archivo en la base de datos. Un archivo vinculado se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella. Si modificamos el archivo de imagen que corresponde al objeto vinculado, cuando abras la base de datos la imagen se actualizar y mostrar los cambios realizados. Imgenes y Marcos de Objeto (cont.) Los controles de Marco extienden la funcionalidad del control Imagen y lo hacen todava ms verstil. En un principio, el control Marco de objeto independiente es muy parecido al control Imagen. Permite la inclusin de un objeto dentro de un formulario o informe. En este caso el control de Marco de objeto independiente es capaz de insertar casi cualquier tipo de objeto en l. La forma en la que lo insertaremos ser el mismo. Deberemos seleccionarlo en el Cuadro de Controles y colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho esto se abrir un cuadro de dilogo:
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Aqu se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la opcin de seleccionar un archivo ya existente. El listado que aparece en Tipo de objeto: muestra todos los tipos de objeto que Access es capaz de incluir dentro del control. Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrar con una pequea previsualizacin que podremos tratar como hicimos con el control Imagen. En el caso contrario, si marcamos la opcin, el control Marco de objeto independiente se mostrar como el icono de la aplicacin que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo de Word, se mostrar as Las propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes: Tipo de presentacin: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, o Icono para que se muestre el icono de la aplicacin encargada de abrir el archivo. Activacin automtica: Aqu podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el archivo contenido en el marco. Podemos elegir entre Doble clic, Manual y RecibirEnfoque. Normalmente las dos ltimas opciones requerirn de un trabajo de programacin adicional, pero al encontrarse fuera del mbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opcin. Si seleccionamos la opcin Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el control o, con este seleccionado, pulsando la combinacin de teclas CTRL + ENTER. Activado: Selecciona S o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no. Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a S, el objeto se abrir en modo de slo lectura. Podr ser modificado, pero sus cambios no sern guardados. Esta funcin es muy til para mostrar informacin que slo queremos que sea leda. Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro gusto. Por ltimo la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo est siendo tratado como un archivo vinculado o incrustado. Esta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo informativo, no podremos modificarla. En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. Slo existe un modo de que, al insertar el objeto, ste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente.
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En el momento en el que estamos insertando el objeto desde un archivo deberemos marcar la casilla Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado directamente desde fuera. El Marco de objeto dependiente es muy similar a un objeto vinculado. La nica diferencia es que este control deber vincularse siempre a un campo de una tabla o consulta utilizando su propiedad Origen del control. De este modo, podemos, por ejemplo, incluir las fotos de los productos y almacenarlos en la misma tabla que el resto de su informacin. Una de las caractersticas que derivan de este hecho es que para cada uno de los registros (filas) de la tabla se almacenarn imgenes (u objetos) diferentes. Este objeto tiene las mismas propiedades que el anterior. Es imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo Objeto OLE, para que sea capaz de almacenar la informacin del archivo y guardarla en la tabla As, una vez creado el formulario, podremos incluir el tipo de archivo que queramos simplemente haciendo clic derecho sobre el control y seleccionando la opcin Insertar objeto...
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Se abrir el cuadro de dilogo que vimos anteriormente cuando queramos insertar un objeto en un Marco independiente. En este caso, de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno existente. Si decidimos abrir uno que ya existe se nos dar la opcin de Vincularlo en vez de Incrustarlo. Ten en cuenta que si quieres que el Marco muestre correctamente una imagen esta deber ser del tipo BMP y este tipo de imagen suele ocupar bastante... As que, resumiendo, ests son las consideraciones que debers tener en cuenta cuando utilices controles de Imagen o Marcos de objeto: En un formulario o informe podemos incluir una imagen o un objeto. Tanto los objetos dependientes como los independientes pueden ser vinculados o incrustados. Cuando incrustamos un objeto en un formulario o informe, Access lo guarda en un archivo en la base de datos, por lo que un archivo incrustado siempre estar disponible. Si cambiamos de ruta un archivo vinculado, Access no ser capaz de encontrarlo. Deberemos actualizar tambin la ruta almacenada en la base de datos. Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modificarlo desde la base de datos, pero los cambios se almacenarn en un archivo externo. Incrustar archivos muy grandes no es aconsejable, pues hace que la base de datos pese ms y sea ms lenta. El Botn de Comando En este apartado hablaremos de los Botones de Comando, que con diferencia es uno de los controles que ms nos ayudarn a realizar determinadas acciones. Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son pulsados. Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchsimas acciones en un solo botn gracias a la integracin de este programa con el lenguaje de programacin Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a travs del Asistente Pg. - 116 -
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para controles . Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botn de Comando nos aparece una cuadro de dilogo. Veremos paso a paso cmo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.
En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botn. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categoras. Selecciona la Categora que creas que se ajusta ms a lo que quieres realizar y luego selecciona la Accin en la lista de la derecha. Pulsa Siguiente para continuar.
Ahora podrs modificar el aspecto del botn. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el botn, o mostrar una Imagen. Pg. - 117 -
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En el caso de escoger Imagen, podrs seleccionar una entre las que Access te ofrece. Marca la casilla Mostrar todas las imgenes para ver todas las imgenes que Access tiene disponible para los botones. Tambin podras hacer clic en el botn Examinar para buscar una imagen en tu disco duro. Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar, y que aparezca la pantalla que veremos en la siguiente pgina... El Botn de Comando (cont.)
En esta ltima pantalla le daremos un nombre al control Botn de Comando para poder reconocerlo ms tarde en la lista de controles. Pulsa Finalizar para terminar. Al ser tan fcil aadir Botones de comando con el Asistente este control se convierte en una forma muy verstil de aadir acciones a tus formularios e informes. Como podrs ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varias acciones que podrs realizar. Con la categora de Exploracin de registros podrs moverte de forma rpida por todos los datos del formulario, buscando registros o desplazndote directamente a alguno en particular. Utiliza las acciones de Operaciones con registros para aadir nuevos, duplicarlos, eliminarlos, guardarlos o imprimirlos. Del mismo modo podrs jugar con los formularios aplicndoles filtros y actualizndolos. En cualquier momento podrs aadir un botn para abrir, cerrar o imprimir informes, formularios y consultas. Controles ActiveX Access tambin nos ofrece la posibilidad de aadir un sinfn de controles que podrs encontrar desplegando la lista de controles ActiveX haciendo clic en el botn Ms controles de la pestaa Diseo. Debido a que existen muchsimos de estos controles, y a que sus propiedades son prcticamente nicas en cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas Pg. - 118 -
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haciendo clic derecho sobre el control seleccionando la opcin Propiedades.
(una vez est sobre el formulario o informe) y
En algunos controles (en la imagen el control Calendario) podrs acceder a un men de propiedades ms amigable accediendo a travs de su men contextual:
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UNIDAD 14
LAS MACROS
Introduccin Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc... Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuracin por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar acciones malintencionadas. Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos aadir la ubicacin de est al Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de accin. Crear una Macro Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarn un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar automticamente sin necesidad, en principio, de interaccin por nuestra parte. Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos. Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de la pestaa Crear. Se abrir la Vista de diseo de Macro. Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la misma dinmica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten. Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin y Comentario, aunque puede que aparezca tambin la columna Argumentos, que se puede mostrar y ocultar, y que explicaremos ms adelante. Pg. - 120 -
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En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin de entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional sobre el por qu de la accin o un comentario sobre su efecto. Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin. Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una despus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten. Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la accin de apertura debera ir antes de la de cierre. En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin. para insertar
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin. Cuando la Macro est terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Ms tarde podremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.
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Acciones ms utilizadas En este apartado veremos las acciones ms utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener informacin sobre acciones que aqu no tratemos. Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus opciones:
A continuacin veremos las acciones ms comunes, puedes ver la descripcin de sus argumentos de accin haciendo clic en. Esta accin abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos. AbrirFormulario Del mismo modo que la accin anterior, abre un formulario. AbrirInforme Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe. Esta accin permite abrir una tabla. AbrirTabla Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta accin busca el primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes BuscarRegistro utilizar esta accin para avanzar en las bsquedas que realices. Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios BuscarSiguiente indicados en la accin BuscarRegistro anterior. No tiene argumentos. Esta accin cancela el evento que produjo la ejecucin de la macro. No CancelarEvento tiene argumentos. Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto que se encuentre Cerrar abierto. Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar CuadroMsj con el usuario. Introduce esta accin en una Macro para detener su ejecucin. No tiene DetenerMacro argumentos. Vers su utilidad ms adelante. Esta accin detendr todas las Macros que se estn ejecutando en ese DetenerTodasMacros momento. No tiene argumentos. Esta accin es muy til para ocultar al usuario las operaciones que se *Eco estn realizando con una Macro. Permite la activacin o AbrirConsulta Pg. - 122 -
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EjecutarComando *EstablecerValor IrARegistro Maximizar Minimizar Salir
desactivacin de la visualizacin de las acciones en pantalla. Utiliza esta accin para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de herramientas. Una accin muy til que te permitir modificar los valores de los campos. Te permitir saltar a un registro en particular dentro de un objeto. Esta accin maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access. Al contrario que la anterior, esta accin minimiza la ventana activa convirtindola en una barra de ttulo en la parte inferior de la ventana de Access. Esta accin hace que Access se cierre.
* Algunas de estas acciones no se muestran si no est pulsado el icono Mostrar todas las acciones, en la banda de Diseo de Macros. Acciones Condicionadas Ahora que ya conocemos las acciones y cmo introducirlas y ordenarlas, veremos un modo que nos ayudar a crear acciones con muchas posibilidades. Para ello utilizaremos las condiciones. Puedes activar este modo haciendo clic en el botn de Condiciones en la pestaa de Diseo.
La vista de Diseo de Macro cambiar para tomar este aspecto (observa como se ha aadido una columna a la izquierda):
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En esta columna podremos introducir condiciones para que la accin establecida en la fila se ejecute o no segn el resultado de la consicin. Por ejemplo si escribimos [Formularios]![Cursos]![Cdigo Curso] = 4 en la columna Condicin, su accin slo se ejecutar en el caso de que la condicin sea afirmativa, es decir, que el cdigo de curso sea igual a 4. Esto nos abre muchas posibilidades, sobre todo si lo combinamos con los puntos suspensivos (...). Si escribimos una condicin y resulta verdadera se ejecutar la accin que se encuentre en la misma fila, Pero qu pasa si queremos que la condicin ejecute ms de una accin? Muy fcil, escribe puntos suspensivos en la columna Condicin para todas aquellas acciones siguientes que quieres que se ejecuten al resultar afirmativa la condicin. Si la condicin diese como resultado falso, la Macro saltar a la siguiente accin que no tenga puntos suspensivos en la columna Condicin. En el campo Condicin tambin podemos incluir expresiones ms complejas, como: [Formularios]![Cursos]![Fecha Inicio] Entre #2-Mar-2006# Y #9-Nov-2007# para indicar si la fecha se encuentra en un intervalo, o EsNulo([Formularios]![Cursos]![nhoras]) para realizar la accin si no hay nada guardado en el campo nhoras. Puedes unir varias condiciones utilizando los operadores Y y O como vimos en el tema de consultas. Aunque a primera vista el uso de Macros en Access pueda parecer algo limitado, veremos en las prximas pginas que podemos crear grupos de macros y definir bucles repetitivos que nos permitirn realizar operaciones mucho ms complejas. Grupos de Macros Cuando tenemos muchas macros, puede llegar a ser dificultoso localizar una macro dentro de la ventana Base de Datos. Al igual que es ms cmodo agrupar los archivos en carpetas, puede ser til agrupar nuestras macros en grupos de macros que contengan macros relacionadas. Tambin los grupos de macros pueden ser tiles para definir macros a modo de subrutinas dentro de una macro principal. Para definir un grupo de macros haremos uso de la opcin Nombres de macro en la pestaa Diseo. Si activas el botn vers que la Vista de Diseo de Macros cambia para aadir una nueva columna a la izquierda:
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Esta columna nos da la opcin de crear diferentes macros dentro de una Macro principal. Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1:
Macro1 aparecer en la ventana Base de Datos como una macro, pero realmente ser un grupo de macros formado por las macros nombre1, nombre2 y nombre3. A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4, accion5, accion6 y accion7 simplemente llamando a la macro Macro1.nombre2. Sencillo, verdad? Observa que para llamar a una macro que forma parte de un grupo de macros, hay que primero indicar el nombre del grupo y despus el nombre de la macro separados por un punto. Crear Bucles Si una macro se puede asemejar a un programa porque consiste en una serie de acciones que se ejecutan segn un determinado orden, y que adems incluye alternativas (gracias a la columna Condicin), nos faltaba un concepto imprescindible en programacin, el concepto de estructuras repetitivas (bucles). Pues bien, ahora aprenderemos un nueva accin que nos permite en cierta medida resolver el problema. Se trata de la accin EjecutarMacro.
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EjecutarMacro: Nos da la posibilidad de llamar a una macro desde dentro de otra macro y repetir la ejecucin de dicha macro, definiendo as un bucle repetitivo. Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar. Por ejemplo, en el caso anterior, Macro1, Macro1.nombre1, Macro1.nombre2 o Macro1.nombre3. Podemos indicar que la Macro se ejecute ms de una vez escribiendo en Nmero de repeticiones un nmero que indique cuntas veces queremos que se repita la ejecucin de la macro (el nmero deber ser mayor que 1). En Expresin de repeticin podremos introducir una expresin condicional para que se repita la ejecucin de la macro mientras la condicin se cumpla (sea verdadera). Se evalua la condicin antes de ejecutar la macro as que si al empezar, la condicin no se cumple, la macro no se ejecutar. Ojo con los bucles infinitos! si utilizas el argumento Expresin de repeticin la condicin que pongas deber depender de un parmetro que cambie dentro de la macro que se repite, sino podrs entrar en un bucle que no se acabe nunca!! Para componer la condicin se nos dar la opcin de utilizar el Generador de Expresiones. Ahora veremos una estructura que ilustrar el uso de la combinacin de ambas tcnicas.
Como puedes ver en la imagen, si reproducimos esta estructura seremos capaces de generar un bucle. Veamos que hemos hecho. En un punto de la macro necesitamos ejecutar unas acciones que se repitan hasta determinado momento. Para lograrlo lo que hacemos es incluir una llamada a la macro repite que se encuentra en Macro1. Por lo que en el argumento Nombre de macro de la accin EjecutarMacro escribiremos Macro1.repite. En el argumento Expresin de repeticin escribiremos la condicin que ha de cumplirse para que se vuelva a repetir el proceso. En caso de que la condicin sea falsa, el proceso dejar de repetirse y continuar con la lista de acciones que siguen hasta la accin DetenerMacro que terminarla ejecucin de la macro. Observa que al final de la macro Macro1.repite, hemos incluido la accin Cerrar, si como argumento de la accin pusisemos la macro Macro1, este bloque solamente se ejecutara como mucho una vez ya que la macro se cerrara antes de que se pueda repetir el bloque. Pg. - 126 -
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Depuracin de errores Cuando creamos una Macro con diferentes condiciones y saltos de ejecucin puede que al final la comprobacin de que acta correctamente sea cada vez ms dificil. Access incorpora una herramienta que permite seguir la ejecucin de la Macro paso a paso pudiendo en cada momento ver qu procesos se estn llevando a cabo y los resultados que recibe de la base de datos. Para activar esta opcin solamente deberemos de hacer clic sobre el botn de Paso a paso en la pestaa Diseo. Una vez activada, cada vez que se ejecute una macro en el sistema lo har en modo Paso a paso.
Cuando una Macro se ejecuta de este modo para cada accin que realiza produce una salida de informacin que nos llega a modo de Cuadro de dilogo:
Como puedes ver en la imagen este cuadro de dilogo te mostrar el Nombre de la macro que se est ejecutando. Si tiene condicin, y en caso afirmativo, en qu consiste dicha condicin y su estado de coincidencia (Verdadero: o Falso:).Tambin podrs ver el Nombre de la accin que se va a ejecutar, y los Argumentos que tiene. En la imagen la funcin EstablecerValor cambiara el valor del campo Nombre Curso a "Diseo Web" si la condicin no hubiese dado falso. Para continuar con la reproduccin Normal de la Macro pulsa Continuar. Si pulsas Paso a Paso seguirs en el mismo modo. Puedes detener la Macro pulsando el botn Detener. En cualquier momento en la reproduccin de una Macro puedes detenerla tambin utilizando la combinacin de teclas CTRL + INTRO. Esto te puede ser muy til si una Macro entra en un bucle infinito y el sistema deja de responder. AutoKeys o Mtodos abreviados de Teclado
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Las Macros tambin te permitirn crear mtodos abreviados de teclado. Esto es, podremos asignar a travs de una Macro diferentes acciones mediante una combinacin de teclas. El modo de construir una Macro que actue de este modo es muy sencillo. Slo tendrs que seguir los siguientes pasos: 1. Crea una nueva Macro y llmala AutoKeys. 2. Activa la opcin Nombres de Macro para aadir la columna con el mismo nombre. 3. En la columna Nombre de Macro debers indicar la combinacin de teclas que activarn las acciones que escribas en la columna Accin. De este modo podrs crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de acciones.
En vez de Combinacin1, Combinacin2, Combinacin3, etc... debers escribir la combinacin de teclas que quieres que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis que encontrars en la siguiente tabla: Sintaxis de la CombinacinCombinacin de Teclas ^C or ^1 {F3} ^{F3} +{F3} {INSERT} ^{INSERT} +{INSERT} CTRL+C CTRL+1 F3 CTRL+F3 MAYUS+F3 INSERT CTRL+INSERT MAYUS+INSERT
El modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. Simplemente tendremos que escribir los nombres de las teclas que forman la combinacin en la columna Nombre de Macro. Lo nico que debers tener en cuenta es que la tecla CTRL se escribir como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que contengan ms de una letra debern ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con combinaciones. Pg. - 128 -
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Por ejemplo, END sera el equivalente a la combinacin de teclas E+N+D, mientras que {END} equivaldra a pulsar la tecla FIN. Es interesante asociar combinaciones de teclas a la accin EjecutarMacro para permitir lanzar una macro con slo pulsar unas teclas.
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UNIDAD 15
CONFIGURAR LA INTERFAZ
Introduccin La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar con la base de datos. En esta unidad aprenderemos cmo deberemos configurar Microsoft Access 2007 para que una persona que vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda realizar nicamente aquello que sea conveniente para nosotros: los creadores y administradores de la base de datos. Aprenderemos a crear categoras y grupos en el panel de exploracin. Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde un men no es tan complicado como parece. En resumen, veremos cmo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo cuando se abre. Nota: Aunque Access tambin nos permite personalizar la cinta de opciones, aadiendo y quitando controles, hacerlo requiere de conocimientos de XML, por lo que no lo explicaremos en este curso. Personalizar la barra de acceso rpido
Ya hemos visto qu es la barra de acceso rpido, y como agregar los controles ms frecuentes, pulsando en Ms acciones , en la pestaita a su derecha.
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En la pestaa Comandos disponibles en: podremos elegir una categora o ficha, para que se muestren todas sus acciones. Es interesante destacar que tambin podremos incluir las macros que haya disponibles en la bsae de datos. Otra forma de agregar acciones, es haciendo clic derecho sobre la Banda de opciones, y eligiendo la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Si realizamos esta accin sobre un icono, se aadir la funcin de este en un icono, mientras que si lo hacemos sobre la parte inferior de un cuadro de opciones, se aadiran todas las acciones de ese grupo en un icono, deplegndolas al pulsarlo. En la pestaa Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, podremos decidir si los cambios se aplican a todoas las bases de datos que abaramos con Access o slo para la base de datos actual. Personalizar el panel de exploracin. Hemos ido conociendo el panel de exploracin a lo largo del curso. En l, aparecen listados los elementos de nuestra base de datos. Podemos elegir una categora (por ejemplo, Tipos de objeto), y dentro de sta un grupo (como Tablas). Ahora, aprenderemos a crear nuestras propias categoras y grupos. El primer paso es crear nuestra propia categora. Access nos proporciona la categora Personalizado para este uso, que podemos modificar o renombrar. Pero tambin podemos crear una categora propia. Para hacerlo, hacemos clic derecho en la parte superior del Panel de explopracin, y en el desplegable elegimos Opciones de exploracin , accediendo as a una ventana como esta:
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Pulsando Agregar elemento, creamos una categora nueva. Pulsando Cambiar nombre, cambiamos el nombre de la categora seleccionada (se pueden renombrar las categoras creadas por nosotros y la categora Personalizado). Al pulsar Eliminar elemento, eliminamos la categora seleccionada. Por defecto, Access nos crea el grupo Objetos no asignados, donde se mostrarn todos los elementos que no pertenezcan a ningn otro grupo. Para crear nuestros propios grupos, hay que pulsar Agregar Grupo, e introducir el nombre del nuevo grupo. Igual que las categoras, podemos borrar grupos pulsando Eliminar grupo, o cambiar su nombre seleccionndolo y pulsando Cambiar nombre de grupo. Una vez creaedos los grupos deseados, pulsaremos Aceptar. Ahora, pulsando en la parte superior del Panel de exploracin, podremos elegir nuestra nueva categora. Al principio, los grupos no tienen objetos, y todos aparecen en Objetos no asignados. Para incluirlos en un grupo, o moverlos entre grupos, slo habr que hacer clic sobre un objeto, y arrastrarlo hasta el grupo deseado, o hacer clic derecho sobre el elemento, y escoger la opcin Agregar a grupo... Opciones de aplicacin En este apartado veremos cmo configurar las opciones de Inicio. Estas opciones se encuentran en el cuadro de dilogo opciones de aplicacin , slo se aplican al archivo de Access activo (es decir, al archivo de la base datos con el que estamos trabajando) y actan sobre el modo en el que se abrir la base de datos . Pg. - 132 -
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Para abrir el cuadro de dilogo Opciones de Access, haz clic en el Botn de Office en el botn Opciones de Access. Vers la siguiente ventana:
Desde aqu podremos configurar todas las opciones del archivo de la base de datos. En el cuadro de texto Ttulo de la aplicacin puedes escribir el texto que se muestre en la Barra de ttulo de la ventana. En Icono de la aplicacin podrs establecer un icono para que se muestre al lado del ttulo en la Barra de ttulo y para que se convierta en el icono del archivo. Tambin podrs ver el icono del archivo en el Explorador de Windows y en el Escritorio. Para asociar un icono slo tienes que hacer clic en el botn Examinar y seleccionar una imagen de tu disco duro. Ten en cuenta que el archivo debe ser de tipo .ico o .cur. Si estableces un icono para la aplicacin podrs activar tambin la opcin Usar como icono Formulario e informe, que activada har que los iconos de la barra de ttulo de los Formularios e Informes con los que se trabaje en la base de datos tomen tambin el icono indicado en Icono de la aplicacin. Pg. - 133 -
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En el siguiente desplegable podrs hacer que se Muestre un formulario automticamente al abrir la base de datos. Nota: Ten en cuenta que las acciones de la Macro AutoExec se ejecutan despus de la configuracin de Inicio. Si abres ventanas con esta macro, estas quedarn por encima de la definida en Inicio. Tambin podrs elegir si la barra de estado es visible o no. Para ello haz clic sobre la casilla Mostrar barra de estado para activarla o no. Finalmente, selecciona la opcin Usar las teclas especiales de Access (abajo a la derecha) para activar o desactivar las combinaciones de teclas que realizan diferentes acciones sobre la base de datos. Opciones de aplicacin (cont) Ms abajo encontrars otras opciones:
Podrs activar o desactivar el uso del Panel de Exploracin haciendo clic en la casilla Mostrar panel de exploracin. Si la desactivas, cuando se abra el archivo de la base de datos, el panel desde donde hemos trabajado durante todo el curso (la que muestra todas las Tablas, Consultas, Fomularios, etc...) habr desaparecido. Puedes cargar una banda de opciones diferente programada desde el editor de VisualBasic (F11). En la opcin Barra de men contextual podrs seleccionar una barra definida como Men Contextual para que aparezca cuando hagas clic derecho sobre cualquier parte de la ventana de Base de datos. Este men deber ser codificado del mismo modo con el editor de VisualBasic. Si activamos la casilla de Permitir el uso de mens no restringidos, en la banda de opciones se permitirn determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los comandos de Salir o Cerrar y la disposicin de las ventanas en Mosaico o Cascada. Pg. - 134 -
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Desactivando la opcin Permitir el uso de mens contextuales predeterminados, el usuario al abrir la base de datos slo podr ver la barra de men contextual que hayas indicado en el desplegable Barra de men contextual. Configurar la Interfaz Toda esta configuracin ser muy til a la hora de trabajar con una base de datos como si fuera una aplicacin. Puedes configurarla de forma que slo se muestren formularios con los que trabajar. Si creas barras de herramientas de acceso rpido con suficiente habilidad sers capaz de acceder a todas las opciones y comportamientos de la base de datos y ser como si estuvieses trabajando con una aplicacin propia! Recuerda que la configuracin que indiques en Inicio (opciones de aplicacin) afectar al modo en que el archivo de la base de datos se abre. Por tanto si eliminas o escondes objetos y barras de herramientas no podrs verlos si abres la base de datos normalmente. Para saltarte la configuracin de Inicio de un archivo de Access debers mantener la tecla MAYUS pulsada mientras haces doble clic sobre el icono del archivo en el Explorador de Windows para abrirlo, y no soltarla hasta que la base de datos se haya cargado completamente. Para lograr mayor funcionalidad y poder conseguir mayor efectividad recuerda que puedes acceder a las Propiedades de los Formularios e Informes haciendo clic derecho sobre su selector en la Vista de Diseo de Formulario o Informe.
Aqu podrs modificar los valores de las propiedades Emergente y Modal de la ventana del Formulario o Informe. Abrir un objeto en una ventana Emergente supone que slo podr visualizarse la vista Formulario o Informe. Las Vistas de Diseo estarn desactivadas. Si seleccionas S en Modal, la ventana al abrirse inhabilitar el resto de ventanas hasta que no se cierre. En otras palabras ser la nica ventana con la que sea posible trabajar. Desde la ventana de dilogo de Propiedades tambin podrs decidir si los botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar se muestran o no.
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Nota: Al utilizar estas opciones deberemos asegurarnos de que el objeto de Formulario o Informe disponga de los suficientes comandos (por ejemplo en forma de botones o barras de herramientas) para que el usuario pueda cerrarlos guardando los cambios que ha realizado. Panel de Control Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudarn a mejorar la forma en la que el usuario interactuar con nuestra base de datos es el Panel de Control. Crear un Panel de Control nos ayudar a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de datos. En esta imagen podemos ver una pgina del Panel de control justo despus de haberlo creado con el Administrador:
Pero veamos cmo podemos crearlo. Haz clic la pestaa Herramientas de base de datos y haz clic sobre el botn Administrador del panel de control.
Si an no creaste un Panel de Control, Access te preguntar si quieres crear uno. Pulsa S para continuar. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
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Desde aqu configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que aparezcan en el Panel de Control.Como puedes ver en la imagen, el panel de control estar organizado en una o varias pginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias pginas mejorar el manejo del mismo, estaremos creando mens con submens. Para crear nuevas pginas slo tienes que hacer clic en el botn Nueva... y escribir el nombre que quieres dar a la nueva pgina.La pgina del panel de control que marques como predeterminada ser la que se muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de Control. Si quieres que otra pgina creada por t sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) seleccinala en el listado y pulsa el botn Predeterminado. Puedes eliminar pginas que no estn definidas como Predeterminado seleccionndolas y pulsando el botn Eliminar. Pero veamos cmo configurar una pgina del Panel de Control para que muestre los accesos y comandos que nosotros queramos. Para ello slo tendrs que seleccionar del listado la pgina que quieras configurar y pulsar el botn Modificar... Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
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Desde aqu podrs modificar el Nombre de esta pgina de control. Esto es bastante recomendado pues es el ttulo que mostrar la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que estamos modificando es una pgina que ser un submen. Es recomendable que el usuario sepa en cada momento en qu lugar se encuentra para que no se sienta desorientado. Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo. Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que necesitemos. Como puedes ver, el listado de Elementos de este panel de control en un principio se encuentra vaco. Deberemos agregar todos los elementos que queremos que se muestren utilizando el botn Nueva... Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Rellenar los datos para la creacin de un elemento es basante sencillo. Deberemos darle un nombre en la propiedad Texto que debe ser suficientemente descriptivo para que el usuario sepa qu accin ejecuta el elemento. Luego en Comando seleccionaremos la accin que queremos que se lance al pulsar el botn del elemento que aparecer en el Panel de Control. Las opciones son muy sencillas: Ir al panel te permitir abrir una pgina de Panel de Control para que cuando se pulse el botn de este elemento se muestre dicha pgina. Como hemos dicho antes, utiliza esta opcin para organizar mejor los elementos del Panel de Control. Si seleccionas la opcin Abrir el formulario en modo Agregar podrs elegir un formulario en el desplegable que se mostrar ms abajo. Esta opcin abrir el formulario que selecciones en modo Agregar. Es decir, no se vern los registros existentes, slo se abrir el formulario para que puedas insertar nuevos registros. Abrir el formulario en modo Edicin te permitir abrir el formulario que escojas de forma que se muestren todos los registros existentes y as poder modificarlos. Esta opcin tambin te permitir agregar nuevos registros. Pg. - 138 -
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La opcin Abrir el informe te permitir abrir un Informe en Vista Preliminar. Combina esta accin aadindole una barra de herramientas al Informe para que el usuario pueda imprimirlo. Te ser muy til. Seleccionando Disear aplicacin hars que al pulsar el botn de este elemento se lance el cuadro de dilogo de Administrador de Panel de Control (con el que estamos trabajando en estos momentos). Esta opcin no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modificar el Panel de Control libremente. La opcin Cerrar la aplicacin sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos haciendo clic en un elemento del Panel de Control. Tambin puedes Ejecutar una Macro que especifiques seleccionando dicha opcin en el desplegable. Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los botones de Mover arriba y Mover abajo en el cuadro de dilogo Modificar pgina del panel de control. Una vez hayas acabado de configurar todas las pginas del Panel de Control cierra el cuadro de dilogo. Vers que se han creado un par de elementos nuevos en tu base de datos. Si vas al listado de Tablas encontrars una llamada Swichboard Items, esta tabla almacena la configuracin de las pginas y los elementos que forman parte del Panel de Control. No debers modificar esta tabla bajo ningn concepto si no quieres que el Panel de Control deje de funcionar correctamente. Si quieres realizar algn cambio acude de nuevo al Adminisitrador del Panel de Control en el men Herramientas. En el listado de Formularios vers que se ha aadido un nuevo formulario con el nombre Panel de Control. Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este apartado. Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseo seleccionando el formulario y haciendo clic en el botn Diseo Nota: Cuando crees un Panel de Control es aconsejable que lo lances al principio de la aplicacin seleccionndolo en el desplegable Mostrar formulario/pgina del cuadro de dilogo Inicio (Herramientas Inicio).
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UNIDAD 16
HERRAMIENTAS DE ACCESS
Introduccin En esta unidad veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access que nos ayudarn a optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos. Veremos herramientas que nos permitirn mejorar el rendimiento de la base de datos encontrando y corrigiendo errores de diseo, reparando la base de datos, otras herramientas nos permitirn documentar la base de datos, hacer copias de seguridad, etc... Analizar Tablas Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseo de datos. Este curso no pretende ensear a disear una base de datos (ms que un tema necesitaramos un curso entero) pero podemos apuntar algunas caractersticas que deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseo. Uno de los objetivos a alcanzar cuando se disea una base de datos es que no exista redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, a parte de generar ms espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos. Vemoslo con un ejemplo: Imagenemos una tabla de facturas con los campos nmero de factura, fecha, importe, iva, cliente, domicilio del cliente, telfono del cliente, ms datos del cliente... Cuando un cliente tenga varias facturas, su nombre, direccin, telfono y ms datos estarn repetidos en la tabla; y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendr el mismo nombre, domicilio, telfono, etc en todas sus facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia. Qu nos puede provocar esta redundancia? 1. Ms espacio ocupado en disco. 2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, lo que genera mayor tiempo de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida cambiarlo en una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el telfono incorrecto). 3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habra que volver a introducir sus datos con el engorro que supondra y el peligro otra vez de equivocarnos y generar otro error en los datos. ... Podramos enumerar ms problemas pero pienso que habr quedado claro que la redundancia no es buena y que cuando diseemos nuestras tablas hay que evitarla.
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La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo de nuestras tablas. Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas, relacionndolas, y de esta forma podrs almacenar tus datos de una forma ms eficaz eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se creara una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente concreto estaran almacenados una sla vez y las tablas de facturas y clientes estaran relacionadas por el campo cdigo de cliente. Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un diseo mejorado. Como cualquier programa corrector, este nos ayudar ya que puede detectar muchos errores pero no se garantiza al final una base de datos ptima porque casi siempre existen determinadas circunstancias que el programa no podr "adivinar". Cualquiera que haya utilizado un corrector ortogrfico sabe que te corrige la mayora de las faltas pero no te garantiza un documento libre de faltas de ortografa al cien por cien. Para ejecutar la herramienta, en el men Analizar tabla de la pestaa Herramientas de base de datos.
Analizar Rendimiento Esta opcin permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de datos te dar varios consejos sobre cmo alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos. brela desde la pestaa Herramientas de base de datos, y seleccionando Analizar rendimiento.
Analizar los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios que deberan realizarse para que la base de datos sea ms eficiente. Cuando haces clic sobre la opcin aparece este cuadro de dilogo:
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SI quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo ms aconsejable es seleccionar la pestaa Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botn Seleccionar todo para que analice los cambios que deberan hacerse en todos y cada uno de los objetos. Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, ser conveniente analizar nicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic sobre la pestaa del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecer marca la casilla del o de los objetos que quieres analizar. Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botn Aceptar y Access te devolver un informe sobre qu modificaciones deberas de hacer para optimizar la base de datos.
Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendacin o Idea y leer una nota sobre el anlisis en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el recuadro Notas del anlisis:. Pg. - 142 -
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En nuestro caso el resultado nos ha devuelsto dos Ideas y una Sugerencia que podramos aplicar. Si Access devuelve alguna Sugerencia o Recomendacin podemos seleccionarla y pulsar el botn Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los cambios aconsejados. En este caso el resultado aparecer marcado con el smbolo de Resuelto. Sencillo, verdad? El Documentador Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseo de la base de datos, puede ser til tener documentada toda la informacin referente a las caractersticas de cada objeto de la base de datos, esta documentacin la podramos realizar a mano, y sera una tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentacin. Nosotros le indicaremos qu objetos y cules de sus caractersticas queremos documentar y Access obtendr toda la informacin en un formato que luego podremos imprimir y archivar. Accede a esta herramienta desde la pestaa Herramientas de base de datos, y haz clic en la opcin Documentador de base de datos.
Se abrir el cuadro de dilogo Documentador:
Esta opcin, igual que en la anterior nos dar a elegir entre todos los objetos de la base de datos (Todo tipo de objetos) o por tipos de objetos. Cada tipo de objetos tiene sus propias caractersticas y a travs del botn Opciones... podremos indicarle qu caractersticas queremos que nos documente. Pg. - 143 -
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Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus caractersticas, hacemos clic en el botn Aceptar, Access nos devolver el informe solicitado en vista previa. Compactar y Reparar Una herramienta muy til que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar.
Como puedes ver en la imagen para utilizarla debers acceder al Botn de Office , seleccionar la opcin Administrar y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos... Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez ms voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el tiempo. El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos. La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo que har que la base de datos funcione mejor. Esta herramienta recuerda un poco al Defragmentador de Windows, reorganizando el archivo y compactndolo para eliminar huecos y que funcione mejor. La compactacin tambin restablecer el orden de los campos autonumricos del final de la tabla . Por ejemplo, imagina que tienes un campo autonumrico que contiene registros del 1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que creasemos tomara el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11. Compactando la base de datos, Access restablecer el nmero del ltimo registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente Pg. - 144 -
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registro que introduzcas tomar el valor 9, pues es el siguiente libre despus del ltimo registro. Esta renumeracin no afectar a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir que si borramos el registro 4, seguir habiendo un hueco entre el 3 y el 5. Todos estos cambios no afectarn al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, har que funcione mucho mejor. La herramienta Compactar y reparar tambin se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algn tipo de dao e intentar repararlo. Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos acte de forma imprevisible o dejen de funcionar algunas acciones. Otras Herramientas Copia de Seguridad Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas informacin de importancia que quieres mantener. Cuando se trata de una empresa, es facil comprender el desastre que sera perder toda la informacin almacenada en la base de datos, pero tambin a nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran cantidad de informacin que nos importa y podemos pensar en cunto supondra volver a introducirla toda! Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en algn momento sufres una prdida de informacin (bien porque se estropee el equipo en el que se trabaja habitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del usuario) tengas una copia a mano que te ayude a hacerle frente. Recuerda tambin que es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco diferente de donde se encuentra la original. As evitars pasar un mal trago si lo que se estropea es el disco. Access tambin te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos en cualquier momento para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la original. Para realizar una copia de seguridad slo tendrs que acceder al Botn de Office , seleccionar la opcin Administrar y hacer clic sobre Realizar copia de segurdad de la base de datos.
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Access te preguntar en qu lugar quieres crear la copia y con qu nombre. Convertir Base de Datos Esta opcin nos permite cambiar el formato de la base de datos para que sea compatible con otras versiones de Microsoft Access. Para acceder a ella selecciona el Botn de Office , luego Guardar como y finalmente selecciona el formato al cual quieras transformar la base de datos:
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Esta herramienta slo te ser til y conveniente si quieres trabajar en versiones anteriores al formato de tu base de datos, pues las nuevas versiones de Office soportan el formato de las ms antiguas. As que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2002-2003 y necesitas que funcione en un Access 97 s debers convertirla. Sin embargo si tienes una base de datos en formato 97 no har falta que la conviertas a formato 2000 si trabajas con Access 2000 porque ste ser capaz de leerla y trabajar con ella. Crear archivo ACCDE Si diseas una base de datos para que sea utilizada por terceros, otra de las herramientas muy tiles que podrs utilizar en Access 2007 es la de Crear ACCDE . Esta opcin es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de datos sin poder modificar nada del diseo de la base de datos. Un archivo ACCDE desactiva la opcin de modificar o crear nuevos formularios, informes o mdulos. Adems los comandos de importacin y exportacin (los veremos en el siguiente tema) tambin estarn deshabilitados. Sin embargo el usuario podr seguir utilizando los formularios para actualizar los datos y abrir informes para visualizarlos de forma normal. Ten en cuenta que si creas un archivo ACCDE no hay vuelta atrs, a partir del .mde no puedes obtener el .accdb que lo gener. Por eso es conveniente que mantengas una copia de la base de datos en formato normal (.accdb) para poder realizar all todos los cambios que puedan surgir a lo largo del tiempo. Para crear un archivo ACCDE tendrs que acudir a la pestaa Herramientas de base de datos y hacer clic en la opcin Crear ACCDE.
Nota: Para poder convertir un archivo en ACCDE deber tener un formato de Access 2007. Utiliza la herramienta Convertir Base de datos para ello. Opciones de la Base de Datos
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Para personalizar el aspecto y comportamiento predeterminado de Access tenemos el cuadro de dilogo Opciones de Access. No estudiaremos todas las opciones existentes porque sera muy largo y tedioso, adems algunas opciones no entran en los objetivos de este curso, pero os ensearemos las que nos parecen ms tiles. Puedes acceder a l desde el Botn de Office y haciendo clic en el botn Opciones de Access. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo con diferentes categoras situadas a la izquierda:
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Si nos movemos a la categora Avanzadas podremos ver estas opciones:
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Aqu podemos modificar aspectos generales de la aplicacin, como los Mrgenes de impresin, o el nmero de Archivos usados recientemente que deben recordarse... Opciones de la Base de Datos (cont.) Recuerda que en el tema 10 utilizamos la pestaa Modificar/Buscar para deshacernos de los avisos de confirmacin de eliminaciones, actualizaciones o creacin de nuevos registros por parte de las consultas de accin.
En la categora Hoja de datos encontrars parmetros que definan el aspecto predeterminado de la vista Hoja de datos.
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A estas alturas del curso estars ya familiarizado con la mayora de las opciones que aparecen aqu.
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UNIDAD 17
IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS
Importar datos Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente. Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar una opcin de la seccin Importar.
Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn Access. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
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Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botn Aceptar. En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.
En la imagen vers que el botn Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre l y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde all podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los objetos. Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrs acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar. Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de texto simplemente deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto. En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la forma en la que est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te podrs guardar esa descripcin y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas caractersticas utilizando el botn Importaciones guardadas. A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coindicir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar. Pg. - 153 -
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Obtener Datos por Vinculacin Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actua como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexin para poder ver y editar sus datos aunque sta se encuentre en un archivo diferente. Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una restriccin, no podremos cambiar su estructura (su diseo). Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexin con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrs trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarn reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectuen en la base de datos origen, quedar reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estars copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedar ninguna conexin entre tu tabla y la del origen de la importacin. Para importar una tabla vinculada slo debers acceder a la pestaa Datos externos y hacer clic en el botn Access de la seccin Importar para recuperar datos de otra tabla de Access. En el cuadro de dilogo que se abrir selecciona la opcin Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro: Pg. - 154 -
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Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Aceptar. La tabla se aadir automticamente a tu base de datos. Las tablas vinculadas se visualizarn con este smbolo en la ventana Base de datos.
Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante tiles para mantener la parte de datos separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes. Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la informacin en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo de Access con formularios e informes que accedan a esa base de datos y trabajen modificando y recabando informacin. Es til verdad?. El Administrador de Tablas Vinculadas Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser til poder cambiar la ubicacin del origen de esas tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas. Para acceder al cuadro de dilogo Administrador de Tablas Vinculadas tendrs que hacer clic en la pestaa Herramientas de base de datos y luego hacer clic en Administrador de tablas vinculadas:
Esta herramienta nos permitir actualizar nuestra base de datos cuando la ubicacin de la tabla vinculada haya cambiado. Veamos cmo funciona. Pg. - 155 -
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Este es el aspecto que muestra el Administrador. Desde aqu podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en Aceptar y Access actualizar las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra base de datos. Para cambiar la ubicacin de las tablas originales slo tenemos que marcar la opcin Preguntar siempre por la nueva ubicacin. Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntar dnde debe buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de datos, el programa la recordar y actualizar la estructura y ubicacin de las tablas. FIN
FUENTE: AULACLIC
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A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

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En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos.

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Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

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Guardar una tabla. Para guardar una tabla, podemos: Pg. - 11 -

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En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

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Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:

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Byte (equivalente a un carcter) para

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