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MANUAL DE FUNCIONES
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1. TABLA DE CONTENIDO

1. TABLA DE CONTENIDO..................................................................................................1
1. INTRODUCCIÓN..............................................................................................................1
2. OBJETIVO........................................................................................................................1
3. ALCANCE.........................................................................................................................1
4. DEFINICIONES.................................................................................................................1
5. MARCO LEGAL O NORMATIVO.....................................................................................2
6. RESPONSABLES.............................................................................................................2
7. CONDICIONES GENERALES..........................................................................................2
8. DESCRIPCIÓN.................................................................................................................2
9. ANEXOS.........................................................................................................................21
10. HISTORIAL DE CAMBIOS..........................................................................................21

1. INTRODUCCIÓN
El manual de funciones es una herramienta administrativa que sirve como medio de consulta para
precisar la identificación y relaciones de trabajo, junto a las funciones y responsabilidades que posee
cada colaborador en la empresa.
Es un instrumento de trabajo en donde los colaboradores tendrán conocimientos sobre los cuales se
crean los cargos de la empresa, los cuales se alinean la misión y objetivos; permitiendo mejorar
aspectos en la contratación de empleados, ubicando a las personas en los lugares idóneos, de
acuerdo a las necesidades y requerimientos del puesto.
Se describe con detalle el nombre, perfil y competencias del cargo existe en ellos, como también
explica las jerarquías, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones pretendiendo tener un
orden más específico de tareas evitando la duplicidad de las mismas.
2. OBJETIVO
Dar a conocer las funciones y actividades de cada cargo, con el fin de no extralimitarse en sus
funciones y actividades del cargo, ajustándose a las normas de contratación.
3. ALCANCE
Dirigido a todos los empleados de planta y contratistas requeridos para las actividades y funciones
que se realicen en la empresa.
4. DEFINICIONES
 Funciones: Actividades particulares que realiza una persona o una cosa dentro de un sistema
de elementos, personas, relaciones, etc., con un fin determinado.
 Responsabilidades: Tarea descrita de manera específica y puntual a diferencia de las funciones
que son la base a partir de las cuales se desprenden las responsabilidades.
 Perfil del cargo: define las características, tareas y responsabilidades que involucra un puesto
de trabajo, así como las aptitudes, cualidades y capacidades que debe tener el profesional que lo
ocupe.
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5. MARCO LEGAL O NORMATIVO

Decreto 4725 de 2005. Reglamenta el régimen de registros sanitarios, permiso de comercialización y
vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso humano. Bogotá 2005.
6. RESPONSABLES
- Jefe de Gestión de procesos.
- Gerente.
- Director Técnico.

7. CONDICIONES GENERALES.
En aquellos casos en los cuales el personal se encuentre imposibilitado para realizar sus
actividades, la Gerencia se compromete a garantizar la disponibilidad inmediata de personal
profesional, técnico u operativo requerido de tiempo completo o parcial que se necesite para la
ejecución de la actividad, reuniendo siempre los perfiles descritos en el presente Manual.
Cuando sea necesario actualizar, modificar o ampliar las funciones y responsabilidades de
cualquier empleado, El Jefe de Gestión de procesos de la empresa será el responsable de
realizar las actividades de modificación y revisión, así mismo el Director Técnico podrá realizar
esta actividad en los casos que se requiera.
Como lineamiento normativo sanitario en el caso de incapacidad o vacaciones del Director
Técnico, este podrá ser reemplazado por otro profesional que cumpla el perfil requerido, sin ser
notificado el cambio ante el INVIMA, dejando registro en la carpeta del funcionario mediante
oficio de asignación del cargo u otrosí al contrato durante el tiempo que asuma el cargo.
En los casos que el Director Técnico requiera de una suplencia por ausencia esto podrá hacerse
si y solo si se encuentra en una situación de fuerza mayor o caso fortuito que se presente al
profesional, es decir, cuando es un acontecimiento que no se pueden atribuir por ser un evento
que no pudo haber sido previsto o que de haberlo previsto podría haberse evitado, pero sucede
inesperadamente, por lo tanto, se deben evaluar la suplencia temporal de la dirección técnica
tales como naufragio, terremoto, el apresamiento de enemigos, internado clínicamente,
accidentes, trabajos de parto, entre otros.
8. DESCRIPCIÓN
CARGO: GERENTE

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

PROCESO AL
NOMBRE DEL
GERENTE QUE ADMINISTRATIVO
CARGO
PERTENECE

▪
CARGO AL QUE GERENTE PERSONAS A
Jefe de gestión de
REPORTA CARGO
procesos

▪ Jefe de call center

▪ Jefe administrativo

▪ Auxiliar de servicios
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generales

▪ Recepcionista

▪ Director técnico

▪ Ingeniero de ensamble y
soporte técnico.
DESCRIPCIÓN DE CARGO
Líder encargado de los presupuestos y las operaciones de la empresa encargada de la estrategia
general, la gestión de personas, el establecimiento de políticas y el manejo integral de la
empresa mediante la administración de los recursos, en condiciones seguras y rentables,
Creando una cultura de servicio al cliente para obtener la satisfacción de este, junto al desarrollo
de sus colaboradores y contribuyendo al crecimiento de la empresa; a través del cumplimiento de
las metas institucionales, impulsando y apoyando la misión, objetivo, políticas de calidad y
generales establecidos.
PERFIL Y COMPETENCIAS
Profesional en:

▪ Administració
n de empresas

▪ Mercadeo.

▪ Finanzas/ Experiencia laboral o

profesional de dos (2) años
Economía.
EDUCACIÓN EXPERIENCIA en cargo o cuatro (4) en
cargos en el sector comercial
▪ Ingeniería
de salud.
Industrial.

▪ profesional en
áreas de la salud

▪ carreras
afines.
CONOCIMIENTOS HABILIDADES
▪ Conocimiento en ▪Capacidad de analizar
ESPECÍFICOS
DEL CARGO gerencia y situaciones, problemas y
evaluación de plantear alternativas de
proyectos solución.

▪ Finanzas. ▪Capacidad para tomar

decisiones racionales.
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▪ Contabilidad. ▪Habilidad para negociar.

▪ Gestión Ambiental. ▪Ser capaz de trabajar en

equipo, orientar y dirigir
▪ Planes de negocio grupos de trabajo.

▪ Indicadores de ▪Habilidad para planear y

gestión organizar su trabajo y el de

sus colaboradores.
▪ Administración de
▪Capacidad de investigar y
recursos
analizar la situación del
▪ Diseño de planes mercado y del entorno.
estratégicos.
▪Capacidad de identificar
oportunidades de
negocios.

▪Habilidad para generar y/o

apoyar iniciativas propias y
de los demás.

▪Habilidad para
comunicarse en forma
verbal y escrita.

▪Saber escuchar.

▪Habilidad para interactuar

con personas dentro y
fuera de la Organización.

▪Habilidad para reconocer,

compartir y asimilar los
logros personales y los de
lo demás.

▪Tener una actitud positiva

frente al fracaso o la
derrota (manejo de las
frustraciones).

▪Habilidad para presentar

situaciones con base y
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hechos ciertos.

▪Alta motivación al logro

▪Actitud positiva al cambio.

▪Que genere buena

aceptación ante los demás
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

▪ Planear, dirigir y organizar la verificación, evaluación y aprobación de los documentos del

Sistema de calidad de la empresa administrativos con el fin de que se encuentre formalmente
establecido dentro de la empresa.

▪ Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura de

autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo de la entidad, en el cumplimiento de la
misión de la empresa.

▪ Verificar que cada una de las actividades de la empresa, estén adecuadamente definidas, sean
apropiadas y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la organización.

▪ Verificar el cumplimiento de los planes, proyectos, programas y metas, recomendar los ajustes
pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementación.

▪ Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de
información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

▪ Liderar y asesorar a las dependencias en la identificación y prevención de los riesgos que

puedan afectar el logro de sus objetivos.

▪ Vigilar que la atención de quejas y reclamos se preste de acuerdo con las normas legales
vigentes.

▪ Analizar el listado de gestión comercial para diseñar estrategias.

▪ Garantizar la correcta y oportuna presentación de los análisis de ejecución de gastos

administrativos.

▪ Propender por el mantenimiento y adecuación de las instalaciones.

▪ Analizar zonas de influencia para conocer perfiles de clientes, segmentación y estrategias de

penetración

▪ Conocer el posicionamiento de los productos de la empresa frente a los de la competencia.

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▪ Velar por la buena presentación de la imagen corporativa de la empresa.

▪ Asesorar a las diferentes áreas sobre investigación de mercados que permitan detectar la
apertura de nuevos mercados.

▪ Impulsar, divulgar y apoyar la visión, misión, objetivos y principios generales de calidad,

transmitiendo y aplicando las políticas de la empresa.

▪ Diseñar y desarrollar estrategias que permitan el cumplimiento de la misión, objetivos y metas

de la empresa.

▪ Impulsar y asegurar el desarrollo integral de los colaboradores.

▪ Promover y garantizar una cultura de servicio, orientada al cliente.

▪ Proteger y conservar el patrimonio de la empresa y de sus clientes.

▪ Crear estrategias que aseguren el cumplimiento de las metas acordadas.

▪ Aplicar y garantizar el cumplimiento de las políticas y principios generales de la empresa.

▪ Respetar y hacer cumplir las normas de prudencia y sigilo del negocio.

▪ Ejercer responsablemente su representación legal.

▪ Analizar y aprobar los proyectos presentados por las áreas, de acuerdo con la

▪ autonomía y concurrencia de su cargo y las políticas vigentes.

▪ Informar a la junta de Socios sobre logros, obstáculos, oportunidades y amenazas del negocio
y de las actividades que se desarrollan a su cargo.

▪ Mantener y proteger la imagen corporativa, como principal representante de la institución.

CARGO: DIRECTOR TÉCNICO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

PROCESO AL
NOMBRE DEL
DIRECTOR TÉCNICO QUE OPERATIVO
CARGO
PERTENECE
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▪ Ingeniero De
CARGO AL QUE PERSONAS A
GERENTE GENERAL. Ensamble Y Soporte
REPORTA CARGO
Técnico
DESCRIPCIÓN DE CARGO
Coordinar, controlar, verificar y mantener los procesos de calidad de las actividades de
fabricación de equipos biomédicos, de acuerdo con la normas y políticas sanitarias junto a los
procedimientos internos, necesarios para asegurar que los productos fabricados cumplan con los
estándares de calidad requeridos por el cliente, contribuyendo al mejoramiento continuo el buen
manejo de los equipos biomédicos , garantizando el aseguramiento de la calidad y la vigilancia
en la etapa de postventa.
PERFIL Y COMPETENCIAS
profesional en:
Experiencia laboral o
▪ Ingeniera biomédica. profesional de dos (2) años
en cargos de dirección
▪ Electrónica. técnica de fabricación de
dispositivos médicos y/o
EDUCACIÓN EXPERIENCIA
equipos biomédicos o
▪ Ingeniería
cuatro (4) años en cargos
Mecatrónica relacionados en asuntos
regulatorios de dispositivos
médicos.

CONOCIMIENTOS HABILIDADES
▪ Conocimientos y ▪ Capacidad de analizar
ESPECÍFICOS
DEL CARGO manejo en situaciones, problemas y
normatividad sanitaria alternativas de solución.
específicamente en la
Decreto 4725 de ▪ Capacidad para tomar
2005, resolución 4816 decisiones racionales.
de 2008 y resolución
4002 de 2007, ▪ Ser capaz de trabajar en
equipo, orientar y dirigir
▪ Conocimiento en
grupos de trabajo.
plataformas para el
control de inventarios ▪ Habilidad para planear y
como SIIGO, SAP organizar su trabajo y el
entre otros. de sus colaboradores.

▪ Conocimiento en ▪ Ser capaz de trabajar

sistemas de Gestión bajo circunstancias
de Calidad. exigentes.

▪ Conocimientos en ▪ Capacidad de investigar

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PAG N. 8

y analizar la situación del

mercado y del entorno.

▪ Capacidad de identificar
oportunidades de
negocios.

▪ Habilidad para generar

y/o apoyar iniciativas
propias y de los demás.

▪ Habilidad para
comunicarse en forma
verbal y escrita.

procesos de ensamble ▪ Saber escuchar.

y procesos de
soldadura electrónica. ▪ Habilidad para
interactuar con personas
▪ Procesos de dentro y fuera de la
programación. Organización.

▪ Conocimientos en ▪ Habilidad para

electrónica básica y reconocer, compartir y
avanzada. asimilar los logros
personales y los de lo
demás.

▪ Tener una actitud

positiva frente al fracaso
o la derrota (manejo de
las frustraciones).

▪ Habilidad para presentar

situaciones con base y
hechos ciertos.

▪ Alta motivación al logro

▪ Actitud positiva al cambio

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

▪ Asesorar técnicamente al representante legal respecto de las características de los dispositivos

médicos, así como atender los requerimientos de la normatividad vigente frente a la calidad de
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los mismos;

▪ Apoyar el proceso de selección de proveedores y distribuidores de la empresa, participar en la

estructura de los procesos de compras de las materias primas nacionales e importadas para
lograr el cumplimiento de los requerimientos técnicos y regulatorios de los dispositivos
médicos.

▪ Asegurar que los dispositivos médicos almacenados se encuentren en las condiciones

establecidas y exista el soporte documental y los registros respectivos.

▪ Aprobar los procedimientos relacionados con las operaciones fabricación, ensamble control de
calidad, almacenamiento, acondicionamiento, despacho y distribución de los equipos
biomédicos.

▪ Asegurar que se realice la capacitación permanente del personal y que esta se adapte a las
necesidades.

▪ Verificar que los registros de producción, control de calidad, liberación, certificados de calidad,
almacenamiento y/o acondicionamiento y distribución sean diligenciados en cada etapa del
proceso.

▪ Supervisar las actividades de fabricación, corroborando que los controles en proceso se

encuentren realizándose satisfactoriamente.

▪ Realizar la aprobación y liberación del producto, así como la toma de decisión del estado de
calidad de los mismos durante la línea de fabricación de los equipos Biomédicos.

▪ Garantizar el mantenimiento de las áreas fabricación, almacenamiento y/o acondicionamiento y

en general, de las instalaciones.

▪ Asegurar que se lleven a cabo las debidas comprobaciones de procesos y las calibraciones de
los equipos e instrumentos de control, como también que esas comprobaciones se registren y
que los informes correspondientes estén disponibles.

▪ Garantizar, mediante seguimiento y control, la trazabilidad de los dispositivos médicos

distribuidos tanto para las actividades propias de la empresa como para el cumplimiento de los
programas de vigilancia de dispositivos médicos correspondientes a las autoridades sanitarias.

▪ Responsabilizarse de los procedimientos de atención de quejas y retiro de dispositivos médicos

del mercado. Así como del seguimiento a los incidentes adversos que presenten y su reporte a
la entidad sanitaria.

▪ Vigilar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente manual.

▪ Responsable del mantenimiento de la calidad de los equipos biomédicos ante la autoridad

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sanitaria.

▪ responsable del Programa de Tecnovigilancia que implemente y garantice los mecanismos y

herramientas para identificar, recolectar y gestionar información sobre eventos asociados a los
dispositivos médicos usados a nivel territorial, manteniendo los soportes estructurales,
informáticos y documentales necesarios para el buen desarrollo del programa en concordancia
con lo establecido en el programa de tecnovigilancia.

▪ Implementar de la gestión de eventos adversos con dispositivos médicos.

▪ Realizar seguimiento y gestión de los informes de seguridad, alertas y reportes que genera el
Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima.

▪ Desarrollar, mantener y fortalecer la Red de Tecnovigilancia en su área de influencia.

▪ Proponer y aplicar las medidas de prevención, vigilancia, control y seguimiento a los casos de
eventos o incidentes adversos detectados de acuerdo a lo señalado por el Instituto Nacional de
Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima.

▪ Desarrollar e implementar planes y programas de vigilancia y seguimiento activo a dispositivos

médicos que supongan alto riesgo de generación de eventos e incidentes adversos.

▪ Transmitir de manera inmediata al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y

Alimentos, Invima, todo reporte de evento o de incidente adverso serio cuando es del caso, de
acuerdo a lo establecido en la resolución 4816 de 2008.

▪ Realizar un informe trimestral al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos,

Invima, sobre los reportes periódicos recibidos incluyendo las medidas preventivas tomadas.

NOMBRE DEL CARGO: INGENIERO DE ENSAMBLE Y SOPORTE TÉCNICO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

INGENIERO DE
ENSAMBLE Y PROCESO AL
NOMBRE DEL
SOPORTE TÉCNICO QUE TÉCNICO
CARGO
PERTENECE

CARGO AL QUE PERSONAS A

DIRECTOR TÉCNICO. ▪ Ninguno.
REPORTA CARGO
DESCRIPCIÓN DE CARGO
Garantizar la calidad y cumplimiento de normas vigentes de los equipos biomédicos durante toda
su etapa de producción. Ejecutar el cumplimiento de los mantenimientos preventivos o
correctivos que sean programados por la empresa, de acuerdo con la política comercial. Brindar
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PAG N. 11

el servicio técnico especializado de los equipos biomédicos comercializados por la empresa.

PERFIL Y COMPETENCIAS
Experiencia laboral
▪ Ingeniero biomédico. comprobada como
ingeniero de soporte
▪ Electrónico. técnico en equipos
EDUCACIÓN EXPERIENCIA
biomédicos un año y 6
▪ Ingeniero meses en procesos de
ensamble de equipos
Mecatrónico
médicos.
CONOCIMIENTOS HABILIDADES
▪ conocimiento ▪ INDISPENSABLE
ESPECÍFICOS
DEL CARGO de los sistemas CONTAR CON
informáticos, los INSCRIPCIÓN A
dispositivos móviles y RECURSO HUMANO
otros productos ANTE EL INVIMA PARA
tecnológicos. SU CONTRATACIÓN.

▪ Experiencia en ▪ Capacidad de analizar

manejo de equipos situaciones, problemas y
biomédicos equipos alternativas de solución.
IPL y equipos de
estética, equipos ▪ Ser capaz de trabajar en
lipolaser. equipo, orientar y dirigir
grupos de trabajo.
▪ Experiencia en
ensamble, ▪ Habilidad para
programación de comunicarse en forma
programación de verbal y escrita.
microcontroladores,
ensamble de tarjetas ▪ Saber escuchar.
electrónicas en
equipos biomédicos ▪ Habilidad para interactuar
equipos IPL y equipos
con personas dentro y
de estética, equipos
fuera de la Organización.
lipolaser.
▪ Tener una actitud positiva
▪ Manejo en
frente al fracaso o la
sistemas ofimáticos
derrota (manejo de las
▪ Manejo de frustraciones).

equipos electrónicos y ▪ Alta motivación al logro

herramientas
▪ Actitud positiva al cambio
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PAG N. 12

▪ Responsabilidad.
Honestidad.

▪ Pulcritud.

▪ Buen trato, amabilidad

con público.

▪ correcta asesoría según

necesidad del cliente.

▪ Puntualidad.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

▪ Ensamblar los Equipos biomédicos y/o dispositivos médicos de acuerdo a las órdenes de
producción generadas.

▪ Asegurar que los equipos biomédicos fabricados se encuentren en las condiciones óptimas y
exista el soporte documental y los registros respectivos.

▪ Registrar los formatos de verificación de producto en proceso, control de calidad y formatos

de verificación de producto terminado.

▪ Verificar que los registros de producción, almacenamiento, etiquetado y distribución sean

diligenciados en cada etapa del proceso.

▪ Realizar las actividades soporte técnico de mantenimiento preventivo programado durante el

tiempo de garantía.

▪ Responder a las solicitudes de mantenimiento correctivo de los equipos biomédicos

solicitados por parte de la empresa.
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NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE CALL CENTER.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

PROCESO AL
NOMBRE DEL JEFE DE CALL
QUE COMERCIAL
CARGO CENTER
PERTENECE
CARGO AL QUE PERSONAS A
GERENTE N/A
REPORTA CARGO
DESCRIPCIÓN DE CARGO
Contribuir a la satisfacción del cliente mediante la gestión eficiente de las operaciones, la
formación continua del personal y el cumplimiento de los estándares de calidad.
PERFIL Y COMPETENCIAS

▪ Bachiller.
▪ Experiencia de 1 año n
EDUCACIÓN EXPERIENCIA Mercadeo o 6 meses en
▪ Técnico o tecnólogo
ventas.
en mercadeo y ventas.
CONOCIMIENTOS HABILIDADES
▪ Manejo en programas ▪ Capacidad de analizar
ESPECÍFICOS
DEL CARGO ofimáticos. situaciones, problemas y
alternativas de solución.
▪ Conocimiento en uso
de los dispositivos ▪ Habilidad para manejar
médicos la atención al público.

▪ Conocimientos en ▪ Ser capaz de trabajar en

cierre de ventas. equipo, orientar y dirigir
grupos de trabajo.
▪ Conocimientos
básicos en ▪ Habilidad para planear y
normatividad sanitaria. organizar su trabajo y el
de sus colaboradores.
▪ Conocimientos en
Logística. ▪ Ser capaz de trabajar
bajo circunstancias
exigentes.

▪ Capacidad de investigar
y analizar la situación del
mercado y del entorno.

▪ Capacidad de identificar
oportunidades de
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PAG N. 14

negocios.

▪ Habilidad para generar

y/o apoyar iniciativas
propias y de los demás.

▪ Habilidad para
comunicarse en forma
verbal y escrita.

▪ Saber escuchar.

▪ Habilidad para
interactuar con personas
dentro y fuera de la
Organización.

▪ Habilidad para
reconocer, compartir y
asimilar los logros
personales y los de lo
demás.

▪ Tener una actitud

positiva frente al fracaso
o la derrota (manejo de
las frustraciones).

▪ Habilidad para presentar

situaciones con base y
hechos ciertos.

▪ Alta motivación al logro

▪ Actitud positiva al cambio

▪ Capacidad de
persuasión.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

▪ Planear los recursos (físicos, humanos, tecnológicos) y las actividades relacionadas con el
funcionamiento del call center; acorde con la normatividad, la estrategia, los procedimientos y
lineamientos definidos por la Compañía para garantizar la correcta operatividad del call
center y el cumplimiento de los objetivos establecidos.
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PAG N. 15

▪ Implementar y ejecutar acciones relacionadas con el funcionamiento del call center acorde
con la normatividad, la estrategia, los procedimientos y lineamientos definidos por la
Compañía para garantizar la correcta operatividad del call center.

▪ Supervisar las actividades relacionadas con el funcionamiento del call center, acorde con la
normatividad, la estrategia, los procedimientos y lineamientos definidos por la Compañía
dentro de los tiempos establecidos a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos y altos
niveles de satisfacción

▪ Garantizar el cumplimiento de las políticas definidas para la gestión del call center acorde a
la estrategia, los procedimientos y lineamientos definidos por la Compañía con el fin de lograr
los objetivos establecidos en el trámite de las atenciones, interacciones y necesidades de los
usuarios, asegurando la calidad y correcto uso de los recursos asignados para este proceso.

▪ Evaluar, controlar y medir el desempeño individual y del equipo de trabajo, aplicando los
procedimientos definidos con el objetivo de identificar necesidades de entrenamiento,
capacitación, actualización y oportunidades de mejora de los Técnicos de Call Center

▪ Gestionar los insumos técnicos requeridos aplicando los procedimientos definidos para
garantizar la resolutividad de las llamadas.

▪ Ejecutar los indicadores del área con el objetivo de dar cumplimiento a la efectividad,
productividad y calidad de la gestión del call center que permitan ver el comportamiento y la
tendencia.

▪ Reportar cifras, indicadores, datos y tendencias según los procedimientos establecidos para
tal fin, con el objetivo de definir planes de acción que conlleven al logro de los objetivos y
metas propuestas.

▪ Consolidar la información de los resultados de la operación y generar informes reportando la

gestión del Call Center con el objetivo de identificar acciones de mejora y facilitar la toma de
decisiones de la compañía.

▪ Las demás que sean asignadas por el su jefe inmediato, acordes con el nivel y denominación
del cargo.

NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

AUXILIAR DE PROCESO AL
NOMBRE DEL
SERVICIOS QUE APOYO
CARGO
GENERALES PERTENECE
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CARGO AL QUE PERSONAS A

Jefe Administrativo ▪ Ninguno.
REPORTA CARGO
DESCRIPCIÓN DE CARGO
ejecutar las actividades de aseo, limpieza y desinfección en las diferentes áreas y zonas de la
empresa, de acuerdo a los procedimientos de aseo, garantizando el cumplimiento de la actividad
y frecuencias establecidas.
PERFIL Y COMPETENCIAS

EDUCACIÓN ▪ Ninguna. EXPERIENCIA ▪ Ninguna.

▪ Pulcritud.

▪ Responsabilidad.

CONOCIMIENTOS
▪ Honestidad.
ESPECÍFICOS ▪ Ninguno HABILIDADES
DEL CARGO
▪ Buen trato, amabilidad
con público.

▪ Puntualidad.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

▪ Realizar las actividades de limpieza y desinfección de las áreas de acuerdo a las frecuencias
establecido en el procedimiento de limpieza y desinfección.

▪ Dar cumplimiento a los procedimientos de limpieza y desinfección y diligenciamiento de

formatos.

▪ Velar por el cuidado de los productos en bodega en el momento del aseo y limpieza.

▪ Notificar al director técnico en el caso de evidenciar algún vector o roedor en las áreas de
almacenamiento.

▪ Apoyo a las diferentes funciones que le sean asignadas por la Gerencia.

NOMBRE DEL CARGO: JEFE ADMINISTRATIVO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

PROCESO AL
NOMBRE DEL JEFE
QUE ADMINISTRATIVO
CARGO ADMINISTRATIVO
PERTENECE
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PAG N. 17

▪ Auxiliar de Servicios
CARGO AL QUE PERSONAS A Generales.
GERENTE
REPORTA CARGO
▪ Recepcionista.

DESCRIPCIÓN DE CARGO
encargado de garantizar una Gestión eficiente y efectiva de las operaciones administrativas,
contribuyendo al crecimiento de la empresa; a través del cumplimiento de las metas
institucionales, impulsando y apoyando la misión, objetivo, políticas de calidad y generales
establecidos.
PERFIL Y COMPETENCIAS
Profesional en:

▪ Administració
n de empresas

▪ Mercadeo.

▪ Finanzas/ Experiencia laboral o

profesional de dos (2) años
Economía.
EDUCACIÓN EXPERIENCIA en cargo o cuatro (4) en
cargos en el sector comercial
▪ Ingeniería
de salud.
Industrial.

▪ profesional en
áreas de la salud

▪ carreras
afines.
CONOCIMIENTOS HABILIDADES
▪ Conocimiento en ▪Capacidad de analizar
ESPECÍFICOS
DEL CARGO gerencia y situaciones, problemas y
evaluación de plantear alternativas de
proyectos solución.

▪ Finanzas. ▪Capacidad para tomar

decisiones racionales.
▪ Contabilidad.
▪Habilidad para negociar.
▪ Gestión Ambiental.
▪Ser capaz de trabajar en
▪ Planes de negocio equipo, orientar y dirigir
grupos de trabajo.
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VERSIÓN: 01
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PAG N. 18

▪ Indicadores de ▪Habilidad para planear y

gestión organizar su trabajo y el de
sus colaboradores.
▪ Administración de
recursos ▪Capacidad de investigar y
analizar la situación del
▪ Diseño de planes mercado y del entorno.
estratégicos.
▪Capacidad de identificar
oportunidades de
negocios.

▪Habilidad para generar y/o

apoyar iniciativas propias y
de los demás.

▪Habilidad para
comunicarse en forma
verbal y escrita.

▪Saber escuchar.

▪Habilidad para interactuar

con personas dentro y
fuera de la Organización.

▪Habilidad para reconocer,

compartir y asimilar los
logros personales y los de
lo demás.

▪Tener una actitud positiva

frente al fracaso o la
derrota (manejo de las
frustraciones).

▪Habilidad para presentar

situaciones con base y
hechos ciertos.

▪Alta motivación al logro

▪Actitud positiva al cambio.

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PAG N. 19

▪Que genere buena

aceptación ante los demás
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

▪ Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura de

autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo de la entidad, en el cumplimiento de la
misión de la empresa.

▪ Verificar el cumplimiento de los planes, proyectos, programas y metas, recomendar los ajustes
pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementación.

▪ Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de
información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

▪ Liderar y asesorar a las dependencias en la identificación y prevención de los riesgos que

puedan afectar el logro de sus objetivos.

▪ Vigilar que la atención de quejas y reclamos se preste de acuerdo con las normas legales
vigentes.

▪ Analizar el listado de gestión comercial para diseñar estrategias comerciales y administrativas.

▪ Garantizar la correcta y oportuna presentación de los análisis de ejecución de gastos

administrativos.

▪ Propender por el mantenimiento y adecuación de las instalaciones.

▪ Conocer el posicionamiento de los productos de la empresa frente a los de la competencia.

▪ Velar por la buena presentación de la imagen corporativa de la empresa.

▪ Impulsar, divulgar y apoyar la visión, misión, objetivos y principios generales de calidad,

transmitiendo y aplicando las políticas de la empresa.

▪ Diseñar y desarrollar estrategias que permitan el cumplimiento de la misión, objetivos y metas

de la empresa.

▪ Impulsar y asegurar el desarrollo integral de los colaboradores.

▪ Promover y garantizar una cultura de servicio, orientada al cliente.

▪ Proteger y conservar el patrimonio de la empresa y de sus clientes.

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MANUAL DE FUNCIONES
FECHA APROBADO:
20/06/2023

PAG N. 20

▪ Aplicar y garantizar el cumplimiento de las políticas y principios generales de la empresa.

▪ Informar a la junta de Socios sobre logros, obstáculos, oportunidades y amenazas del negocio
y de las actividades que se desarrollan a su cargo.

▪ Mantener y proteger la imagen corporativa, como principal representante de la institución.

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PAG N. 21

CARGO: JEFE DE GESTIÓN DE PROCESOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

PROCESO AL
NOMBRE DEL JEFE DE GESTIÓN
QUE ADMINISTRATIVO
CARGO DE PROCESOS
PERTENECE
CARGO AL QUE PERSONAS A
GERENTE ▪ Ninguno.
REPORTA CARGO
DESCRIPCIÓN DE CARGO
Líder encargado del mantenimiento del sistema de gestión documental de la empresa,
identificación, diseño, implementación y mejora continua de todos los procesos de la empresa.
Encargada de la elaboración de los documentos del sistema de gestión de calidad documental a
través del cumplimiento de las metas institucionales, impulsando y apoyando la misión, objetivo,
políticas de calidad establecidas por la organización.
PERFIL Y COMPETENCIAS
Profesional en:

▪ Enfermería.

▪ Administració
n de empresas
Experiencia laboral o
▪ Finanzas/ profesional relacionadas al
cargo de cuatro (4) años o
Economía.
EDUCACIÓN EXPERIENCIA dos (2) en ofimáticos el
manejo de sistemas de
▪ Ingeniería
gestión de calidad
Industrial. documental

▪ profesional en
áreas de la salud

▪ carreras
afines.
CONOCIMIENTOS HABILIDADES
▪ conocimientos en ▪Capacidad de analizar
ESPECÍFICOS
DEL CARGO sistemas de gestión situaciones, problemas y
documental. plantear alternativas de
solución.
▪ Conocimientos en
normatividad ▪Capacidad para tomar
sanitaria vigentes. decisiones racionales.
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PAG N. 22

▪ Conocimientos ▪Habilidad para negociar.

básicos en ISO
9001:2015 o ▪Ser capaz de trabajar en
sistemas SIG. equipo, orientar y dirigir
grupos de trabajo.
▪ Conocimiento
básicos en ▪Habilidad para planear y
habilitación en organizar su trabajo y el de
salud. sus colaboradores.

▪ Gestión Ambiental. ▪Capacidad de investigar y

analizar la situación del
▪ Indicadores de mercado y del entorno.
gestión
▪Capacidad de identificar
▪ Administración de oportunidades de
recursos negocios.

▪ Diseño de planes ▪Habilidad para generar y/o

estratégicos y de apoyar iniciativas propias y
mejora continua. de los demás.

▪Habilidad para
comunicarse en forma
verbal y escrita.

▪Saber escuchar.

▪Habilidad para interactuar

con personas dentro y
fuera de la Organización.

▪Habilidad para reconocer,

compartir y asimilar los
logros personales y los de
lo demás.

▪Tener una actitud positiva

frente al fracaso o la
derrota (manejo de las
frustraciones).

▪Habilidad para presentar

situaciones con base y
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MANUAL DE FUNCIONES
FECHA APROBADO:
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PAG N. 23

hechos ciertos.

▪Alta motivación al logro

▪Actitud positiva al cambio.

▪Que genere buena

aceptación ante los demás
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

▪ Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de calidad de la empresa

con el fin de que se encuentre formalmente establecido dentro de la empresa.

▪ Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura de

autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo de la entidad, en el cumplimiento de la
misión de la empresa.

▪ Verificar que cada una de las actividades de la empresa, estén adecuadamente definidas, sean
apropiadas y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la organización.

▪ Verificar el cumplimiento de los planes, proyectos, programas y metas, recomendar los ajustes
pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementación.

▪ Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de
información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

▪ Vigilar que la atención de quejas y reclamos se preste de acuerdo con las normas legales
vigentes.

▪ Elaborar, revisar y Diseñar, documentos de acuerdo al sistema de elaboración de documentos

de la empresa.

▪ Vigilar el sistema de calidad documental de la empresa.

▪ Responsable de vigilar las actividades de mejoras continuas, acciones correctivas

evidenciadas en las auditorias.

▪ Responsable de la custodia y mantenimiento del sistema de gestión de calidad.

CARGO: SECRETARIA

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL SECRETARIA PROCESO AL ADMINISTRATIVO
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MANUAL DE FUNCIONES
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PAG N. 24

QUE
CARGO
PERTENECE
CARGO AL QUE PERSONAS A
GERENTE ▪ Ninguno.
REPORTA CARGO
DESCRIPCIÓN DE CARGO
Encargada de organizar, controlar y efectuar el seguimiento de la agenda, ingreso y salida de los
documentos y correspondencia del despacho del Jefe Inmediato.
PERFIL Y COMPETENCIAS
Profesional en:

▪ Técnica o
Experiencia laboral de 6
EDUCACIÓN tecnóloga en EXPERIENCIA
meses en el cargo.
secretariado.

▪ Bachiller.

CONOCIMIENTOS HABILIDADES
▪ manejo en Atención ▪Capacidad para tomar
ESPECÍFICOS
DEL CARGO al usuario. decisiones racionales.

▪ Manejo de ▪Habilidad para negociar.

herramientas
ofimáticas. ▪Capacidad de investigar y
analizar la situación del
mercado y del entorno.

▪Capacidad de identificar
oportunidades de
negocios.

▪Habilidad para generar y/o

apoyar iniciativas propias y
de los demás.

▪Habilidad para
comunicarse en forma
verbal y escrita.

▪Saber escuchar.

▪Habilidad para interactuar

con personas dentro y
fuera de la Organización.
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VERSIÓN: 01
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA APROBADO:
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PAG N. 25

▪Habilidad para reconocer,

compartir y asimilar los
logros personales y los de
lo demás.

▪Tener una actitud positiva

frente al fracaso o la
derrota (manejo de las
frustraciones).

▪Habilidad para presentar

situaciones con base y
hechos ciertos.

▪Alta motivación al logro

▪Actitud positiva al cambio.

▪Que genere buena

aceptación ante los demás
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

▪ Colaborar en la organización y atención de todo tipo de reuniones a la que tenga que asistir
el

▪ Gerente de acuerdo con la agenda de compromisos.

▪ Tomar dictados y digitar.

▪ Redactar y tramitar correspondencia de acuerdo con instrucciones impartidas por el Gerente.

▪ Recibir visitantes conociendo el asunto a tratar para establecer las entrevistas y preparar la
Proporcionar la información requerida por el público y concertar las entrevistas solicitadas.

▪ Velar por la buena imagen de la institución y por la adecuada presentación de la oficina

Actualizar y mantener al día el archivo de gerencia

▪ Velar por el buen funcionamiento de los equipos, materiales y suministros asignados a la

unidad Las demás funciones que se le asignen y que sean afines con la naturaleza del cargo

▪ Atención al cliente

▪ Atender las llamadas telefónicas

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PAG N. 26

9. ANEXOS
- Ninguno.
10. HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO

01 20/06/2023 CREACIÓN DE DOCUMENTO

CONTROL DE EMISIÓN
ELABORO REVISO APROBÓ
CARG JEFE DE GESTIÓN DE DIRECTOR TÉCNICO GERENTE
O PROCESOS
FIRMA
FECHA 20/JUNIO/2023 20/JUNIO/2023 20/JUNIO/2023