Gestin total de la productividad 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Introduccin La productividad y su importancia Eficiencia y efectividad Ingresos y productividad De las productividades parciales a la total Necesidad de una Gestin Total de la Productividad Mejoramiento de la productividad Principios de la Gestin Total de la Productividad Anexos

1. Introduccin Durante la dcada del '50 del siglo pasado la direccin de las empresas concentraban sus esfuerzos y estrategias en el rea de manufactura, y en la dcada posterior dadas las condiciones imperantes en el mercado tom impulso el enfoque centrado en el marketing. En el transcurso de los aos setenta y primeros aos de los ochenta la gestin financiera ocup un puesto relevante dada la importancia que tomaron las operaciones de fusiones, adquisiciones, y diversificaciones de riesgos por parte de las corporaciones. Con la invasin de productos japoneses, y dada la continua prdida de participacin en el mercado por parte de las empresas cobro una importancia crtica y fundamental la preocupacin creciente por la calidad y la gestin participativa. Dada la brecha existente entre las compaas japonesas y las estadounidenses, ests ltimas trataron de dar alcance o bien mantener la ventaja competitiva en el caso que correspondiera, mediante la puesta en prctica de la reingeniera de procesos, la cual implicaba un salto de carcter cuantitativo y cualitativo en la gestin de los procesos productivos de la empresa. A partir de los ltimos aos de la dcada del noventa y en la primera dcada del presente siglo la concentracin estratgica se concentra a un mismo tiempo en la calidad, la tecnologa y la productividad total. La necesidad de lograr un equilibrio y armona tanto en el plano de las estrategias como en el marco de la gestin de los negocios dio lugar a la necesidad de desarrollar la gestin total de la productividad (conocido tambin

como administracin de la productividad total). La gestin total de la productividad puede definirse como el proceso de administracin que sigue las cuatro fases del "ciclo de la productividad", a efectos de incrementar la productividad total y reducir los costes totales unitarios de productos y servicios dentro del ms alto nivel posible de calidad.

El ciclo de la productividad est conformado por las actividades de medicin, evaluacin, planeacin y mejora de la productividad. La medicin de la productividad es la primera fase crtica dentro del proceso de la productividad. La actividad de evaluacin es una comparacin de los logros obtenidos tanto frente a los niveles planeados, como as tambin frente a los valores registrados en el pasado por la empresa y los verificados por empresas competidoras.

La planeacin de la productividad trata con los niveles de determinacin de la productividad. Esta planeacin persigue la mejora en la performance de los diversos indicadores tanto en el corto como en el largo plazo, a los efectos de mejorar la productividad y rentabilidad de la compaa. Cmo ltima actividad tenemos las acciones concretas para la puesta en prctica de los planes trazados. La clave para poner en prctica la Gestin Total de la Productividad radica en actuar y medir de manera simultanea el impacto de los cambios realizados sobre todos y cada unos de los componentes que participan en el proceso productivo. El desarrollo de sta nueva metodologa de gestin obedece al impulso y creatividad del Dr. David Sumanth, quin articul y combin una serie de sistemas y metodologas de trabajo tales como el TQM, el TPM, el "Just in Time", la reingeniera, los crculos de calidad, el benchmarking y el Desarrollo Organizacional, para dar lugar a ste nuevo sistema de gestin y anlisis. Si bien el Dr. Sumanth le dio a su mtodo el nombre

de "Administracin para la Productividad Total" consideramos menester que al igual que en materia de Calidad la Gestin de la Productividad debe ser problema y objetivo de todos los sectores e individuos de la organizacin, por tal motivo el concepto de "Gestin Total" es en principio ms claro y apropiado. Las lecciones que no debern olvidarse en torno a sta nueva filosofa son: La calidad no es un lujo sino una absoluta necesidad, siendo esta una condicin necesaria pero no suficiente. Si los productos y/o servicios no incorporan una calidad total, el futuro de una empresa es sin lugar a dudas incierto. En los mercados expuestos a una competencia global, las empresas que no estn dispuestas a un compromiso continuo con una alta calidad, tendrn que "tirar la toalla". 2. La productividad y su importancia El nivel y la tasa del crecimiento de la productividad de cualquier pas tienen mucho que ver con su nivel o calidad de vida, tasa de inflacin, tasa de desempleo y con todos aquellos indicadores econmicos que proporcionan una semblanza del grado de bienestar social y econmico. En la actualidad, la productividad y la calidad son consideraciones de inters nacional, tanto para los pases desarrollados, como para los que estn en desarrollo. En el afn de lograr las metas y objetivos en materia de productividad deben converger los esfuerzos tanto de gobernantes, como de dirigentes, empresarios, tcnicos, cientficos y trabajadores. A nivel de empresas, aquellas que logren un nivel de productividad mayor al del promedio nacional de su industria, tienden a contar con mayores mrgenes de utilidad. Y si dicha productividad crece ms rpidamente que la de la competencia, los mrgenes de utilidad se incrementarn todava ms. En tanto que para aquellas cuyos niveles y tasas de crecimiento de productividad sean notablemente inferiores a sus promedios industriales corren graves riesgos en cuanto a su competitividad y permanencia.

La calidad y la productividad guardan una relacin fundamental, la cual a su vez se ve reflejada tanto en los costos y en los niveles de servicios, lo cual termina reflejndose en la ventaja competitiva. Una fbrica tradicional suele invertir como promedio entre un 20 y un 25 por ciento de su prosupuesto operacional en encontrar y corregir errores de calidad en sus productos. Por tal razn es que la mayora de los expertos en materia de Costo de Calidad, sealan que las prdidas debido a productos defectuosos se encuentran entre el 20 y el 30 por ciento de sus ventas. Por ello la mejora de la calidad genera directamente un notable incremento en los niveles de productividad. Contrariamente al mito difundido de que la mejora de la calidad afecta la productividad, la productividad mejorar notablemente al mejorarse la calidad de los productos y sus procesos. 3. Eficiencia y efectividad Una mejora en la eficiencia no garantiza una mejora en la productividad. La eficiencia es una condicin necesaria pero no suficiente para alcanzar mayor productividad. De hecho, tanto la efectividad como la eficiencia son necesarias para ser productivo. La eficiencia es la proporcin de los resultados generados en relacin con los estndares de resultados prescritos. La efectividad, en cambio, es el grado en que se logran metas u objetivos de inters para la empresa. La efectividad significa definir las metas u objetivos pertinentes y despus alcanzarlos. Si se logran nueve de cada diez objetivos, la efectividad es de un 90%. Se puede ser muy eficiente sin ser productivo. Un ejemplo clsico es el del mdico que amputa la pierna a un paciente en la mitad del tiempo habitual y luego presume diciendo que ha sido doblemente eficiente de lo que era. Sin embargo, las enfermeras tienen otra ptica del asunto, debido ello a que el profesional amputo la pierna equivocada. As pues la efectividad del doctor fue cero, ya que no alcanz el objetivo adecuado de operar la pierna correcta, aun cuando mejor su eficiencia en un 100%. Resulta por lo tanto obvio que el doctor fue todo menos productivo. Dicho de

otra forma, para ser productivo hay que ser a la vez efectivo y eficiente, en ese orden. 4. Ingresos y productividad Toda empresa se fija objetivos en materia de ingresos por ventas. De hecho, la mayora de las empresas parecen estar obsesionadas por discutir sus niveles de ventas con base mensual, semanal e incluso diaria. Sin embargo, rara vez demuestran el mismo celo por supervisar sus niveles de productividad. Realizar un anlisis de correlacin entre los niveles de ingresos y los de productividad resultan a todas luces fundamental para monitorear de manera efectiva la performance de la empresa. 5. De las productividades parciales a la total Encarar la medicin de solo un componente de aquellos que participan en la generacin de la produccin es factible si se mantienen fijos en el tiempo todos los "n 1" componentes, algo que por cierto resulta en principio difcil de concebir. Muchos factores inciden en la productividad, as si por ejemplo la cantidad de horas se mantienen fijas pero se altera el monto abonado, se generar dentro de ciertas condiciones un efecto de motivacin que incrementar el rendimiento de los trabajadores. De tal forma si calculramos la cantidad de "x" producto fabricado por hora y lo dividiramos por la cantidad de horas insumidas podramos ver reflejados una mayor productividad. Pero si tuvisemos debidamente en cuenta el incremento salarial se podra llegar a observar un incremento o no de la productividad, dependiendo tal situacin si el incremento en la cantidad producida fue superior o igual al incremento salarial. Otra cuestin a considerar es el incremento en la productividad de la mano de obra generado gracias a la incorporacin de maquinarias de mayor tecnologa, pero se deja de considerar en tales clculos que ocurre con la productividad de las maquinarias. De tal forma si el incremento en la produccin no compensare el incremento en capital estaramos ante un decremento o disminucin de la productividad del capital.

Queda reflejado con lo expuesto en los prrafos anteriores la complejidad que a las mediciones de la productividad le es propia. A los efectos de superar tales circunstancias se ha desarrollado una frmula que contempla a la totalidad de los insumos. Productividad Total = Resultado Tangible Total / Insumo Tangible Total La productividad total tambin se conoce como productividad multifactorial. La productividad multifactorial se calcula sumando todas las unidades de input a los efectos de conformar el denominador: Productividad = Output / (Trabajo + Material + Energa + Capital + Varios) Para hacer factible el clculo de la productividad multifactorial, los inputs individuales (denominador) pueden expresarse en unidades monetarias y sumarse. 6. Necesidad de una gestin total de la productividad Si bien muchas empresas analizan la productividad de manera parcializada y calculan la misma en relacin a un solo factor (monofactorial), hacer ello no slo resulta incorrecto y inconducente, sino que contribuye a confundir y distorsionar los anlisis. Muy poca atencin se presta a un anlisis global e integral de la productividad y los costes, cuando ello debiera ser uno de los objetivos crticos a monitorear. Controlar de forma permanente la performance de la productividad, los costos, la calidad, el nivel de los servicios y los grados de satisfaccin es fundamental si se pretende lograr una ventaja competitiva sostenida. En un mundo en constante y profundos cambios en lo tecnolgico, social, poltico, econmico y cultural, cambian las necesidades de los consumidores, se alteran las bases tecnolgicas de los productos y procesos, cambian las necesidades ambientales y psicosociales de los consumidores. Estos cambios redundan luego en modificaciones a las normas legales y reglamentaciones. El mundo est por tales razones en

continua ebullicin y las empresas se ven atrapadas en la misma. La nica forma de lograr el xito es mediante un cambio radical en la forma de pensar de sus directivos y funcionarios que luego deber trasladarse al resto de los empleados de la corporacin. Una nueva y distinta manera de ver y analizar la productividad, una forma diferente de gestionarla y promoverla, sern las bases sobre la cual ha de edificarse la competitividad del presente y futuro de la empresa. Abandonar los patrones antiguos de pensamiento, reenfocando la productividad sobre un pensamiento orientado a los procesos, enfocado en los sistemas y basado en datos concretos y no en suposiciones, resulta clave para lograr una mejora continua en los niveles de productividad y con ello en los niveles de costes, permitiendo de tal forma hacer efectiva la "curva de experiencia", con lo cual se logra desplazar a los competidores de los mercados, obteniendo consecuentemente una mayor cuota de mercado. Slo una gestin total de la productividad que evite por un lado las improductividades en los diversos procesos, estn estos vinculados directamente a la produccin o no, y logren a travs del trabajo en equipo de la organizacin como un todo aumentar la productividad de la empresa mediante una mayor y mejor fluidez de los recursos y energas, ha de permitir una rentabilidad que sea compatible con la conquista de mercados en el mediano y largo plazo. 7. Mejoramiento de la productividad El mejoramiento de la productividad bajo la Gestin Total de la Productividad (GTP) implica llevar de manera sistemtica los siguientes pasos: 1. Seleccionar el conjunto de tcnicas ms apropiadas para el mejoramiento de la productividad en funcin de las caractersticas propias de la empresa y su entorno. 2. Desarrollar un plan de implementacin conducente a poner en prctica las tcnicas seleccionadas. Del estudio e investigacin desarrollado por el Dr. Sumanth existen aproximadamente 70 tcnicas divididas en cinco categoras fundamentales basadas en: la tecnologa, en los materiales, en los

empleados, en el producto y en los procesos o tareas. (Ver Anexo). Para la seleccin del juego ms apropiado de tcnicas es menester tomar debidamente en consideracin: El sentido comn, a menudo respaldado por la experiencia. Utilizacin de modelos matemticos. Y metodologas semicuantitativas, resultantes de combinar de manera efectiva lo mejor de las dos anteriores consideraciones. Es fundamental tomar siempre en cuenta al momento de seleccionar las tcnicas ms apropiadas: Las limitaciones presupuestarias o financieras El tiempo mnimo establecido para la recuperacin de la inversin Y, el tiempo mximo para implementar las tcnicas seleccionadas En cuanto a las estrategias a considerar para aumentar los niveles de productividad, se tienen a tales efectos las siguientes. Estrategia 1: aumentar la produccin, utilizando el mismo nivel de insumos. Estrategia 2: aumentar la produccin y disminuir los insumos. Estrategia 3: para el mismo nivel de produccin, disminuir los insumos. Estrategia 4: aumentar la produccin a una tasa ms rpida que los insumos. Estrategia 5: disminuir los insumos a una tasa ms rpida que la produccin. Las estrategias 3 y 5 son reactivas, en especial la nmero 5, mientras que las estrategias 1, 2 y 4 son proactivas. Por lo general las empresas que se caracterizan por una pobre gestin y liderazgo, adoptan la estrategia 5 como su ltimo recurso de supervivencia. En cambio las empresas de excelencia seleccionan las consideradas proactivas, siendo la mejor o ideal la estrategia 4 enfocada a aumentar la produccin a una tasa ms rpida que los insumos utilizados. Con el transcurso del tiempo y dada determinadas condiciones tecnolgicas, caractersticas del sistema y de los procesos, y marco socio-cultural, toda empresa desarrolla una curva de "productividad total", debiendo luego determinar su ubicacin en dicha curva a los

efectos de aplicar la estrategia ms conveniente. 8. Principios de la Gestin Total de la Productividad Los doce principios en los cuales se basa la GTC para generar productos y servicios con una calidad superior, costos unitarios bajos y tiempos de respuesta rpidos son: Principio 1: Calidad / perfeccin. Buscar en la calidad (perfeccin) del diseo la calidad de conformidad y la calidad del desempeo. Principio 2: Orientacin hacia el cliente. Escuchar atentamente lo que dicen los clientes, aprender de ellos con diligencia, darles lo que desean en lugar de lo que puedes ofrecer sin disgustarlos. Dejar una positiva impresin en sus mentes acerca de la empresa, sus productos o servicios, y la organizacin. Enfocarse en deleitarlos, no simplemente en satisfacerlos. Principio 3: El valor de los empleados. Considerar a la gente que trabaja en la empresa como un activo, proporcionndoles armona y seguridad en el trabajo. Principio 4: Curva de aprendizaje. Siempre que sea posible, los niveles de productividad y los costos de produccin deben planearse sobre las bases de las curvas de aprendizaje. Principio 5: Disear productos y servicios con una estrategia deliberada para estandarizar y simplificar sus componentes. Principio 6: Benchmarking. Tomar lo mejor de las tecnologas de por lo menos tres competidores en cuanto a diseo de productos, servicios y procesos de produccin, y tratar de mejorar lo que la competencia ya ha logrado. Principio 7: Miniaturizacin. Intentar la miniaturizacin siempre que se factible, utilizando tecnologa basada en microprocesadores en el diseo de servicios y de procesos. Principio 8: Investigacin y desarrollo. Proseguir agresivamente con la investigacin en materia de productos y procesos, trabajando muy de cerca con instituciones acadmicas y de investigacin general, para desarrollar ideas que mejoren la productividad. Principio 9: Planeacin de la mezcla de productos. Crear una mezcla de productos o servicios que resulten ganadores en productividad total y en la participacin de mercado sobre una base consistente. Principio 10: Secreto. Las ideas novedosas y las estrategias de

mejoramiento de la productividad, en especial las desarrolladas en la empresa, deben mantenerse en absoluto secreto. Principio 11: Mutuo beneficio. Por cada accin o decisin que se tome, hay que preguntarse de qu manera beneficia ello a la empresa, a sus propietarios, al personal, a los clientes, a los proveedores y a la comunidad. Principio 12: Consistencia. Resulta mucho mejor ser consistente que ser perfecto ocasionalmente. 9. Anexo 1 - Reglas para lograr el xito en la Gestin Total de la Productividad Regla 1: Tratar a las personas con respeto y confianza. Regla 2: Ser innovador y no un imitador, ser en lder y no un seguidor, en todos los productos y servicios. Regla 3: Aplicar sistemticamente la regla de las "3 P", por la cual el xito depende de la Planeacin, la Preparacin y la Paciencia. Regla 4: Implementar un programa de participacin en las ganancias en funcin a la los resultados en materia de productividad total. Regla 5: Ser plenamente optimista al gestionar el cambio. Regla 6: Administrar la tecnologa con un sentido total e integrador. Regla 7: Enfocarse y pensar en trminos sistmicos e interdisciplinarios, y no en pensamientos y actitudes funcionales. Regla 8: Hacer prevalecer el trabajo en equipo por sobre las actitudes individualistas. Regla 9: Practicar la administracin con el ejemplo. Regla 10: Imponerse objetivos altos. Buscar permanentemente el salto cuantitativo y cualitativo. 10. Anexo 2 Lista de tcnicas de mejoramiento de la productividad total Tcnicas basadas en tecnologas 1. Diseo asistido por computadora 2. Manufactura asistida por computadora 3. CAM integrada 4. Robtica

5. Tecnologa lser 6. Tecnologa de energa 7. Tecnologa de grupos 8. Grficas computacionales 9. Simulacin 10. Administracin del mantenimiento 11. Reconstruccin de maquinarias 12. Tecnologa de la conservacin de la energa 13. Tecnologa digital 14. Telecomunicaciones 15. Bioingeniera 16. Programacin orientada a objetos 17. Fibras pticas 18. Ingeniera de software asistida por computadora 19. Tecnologa RISC 20. Ingeniera simultnea / ingeniera concurrente 21. Video conferencias de escritorio Tcnicas basadas en materiales 22. Control de inventarios 23. Planeacin de requerimientos de materiales 24. Inventarios justo a tiempo 25. Administracin de materiales 26. Control de calidad 27. Sistema de manejo de materiales 28. Reciclamiento y reutilizacin de materiales Tcnicas basadas en empleados 29. Incentivos financieros individuales 30. Incentivos financieros grupales 31. Prestaciones personales 32. Promocin de empleados 33. Enriquecimiento del puesto 34. Ampliacin del puesto 35. Rotacin del puesto 36. Participacin de trabajadores 37. Mejoramiento de habilidades personales 38. Administracin por objetivos 39. Curvas de aprendizaje

40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54.

Comunicaciones Mejora de las condiciones de trabajo Capacitacin Educacin Percepcin del desempeo Calidad de supervisin Reconocimiento Castigos Crculos de calidad Cero defectos Administracin de tiempos Flexibilidad de tiempos Semana de trabajo reducida Armonizacin Trabajo en casa

Tcnicas basadas en el producto 55. Ingeniera de valores 56. Diversificacin de productos 57. Simplificacin de productos 58. Investigacin y desarrollo 59. Mejora en la confiabilidad del producto 60. Benchmarking 61. Promocin y publicidad Tcnicas basadas en procesos o tareas 62. Ingeniera de mtodos 63. Medicin del trabajo 64. Diseo del puesto 65. Valuacin de puestos 66. Diseo de seguridad del puesto 67. Factores humanos (ergonoma) 68. Programacin de produccin 69. Procesamiento de datos asistido por computadora 70. Reingeniera