Unidad 1 .Teoría de Sistemas .

El Término “Sistemas”

El vocablo sistema ha sido utilizado desde tiempos lejanos y, atendiendo a su

sentido amplio, los sistemas no constituyen nada nuevo para la historia del
hombre. En la vida moderna se utiliza la palabra sistema en disciplinas muy
diversas y su aplicación se ha generalizado enormemente.

Oímos hablar o leemos sobre el sistema solar, sistemas económicos, políticos,

sociales, sobre sistemas de transportes, de comunicación, sistemas contables,
sistema circulatorio, sistema respiratorio, etc. y si bien los sistemas se estudian
desde hace siglos, la formulación actual del concepto de sistemas tiene su origen
en la Teoría General de los Sistemas (TGS) publicadas durante la década de
1950, por el biólogo Ludwig Van Bertalanffy en el intento de lograr una
metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos.

La TGS parte del hecho de que la mayoría de los objetos de la física, de la

astronomía, de la biología, de la sociología forman sistemas, es decir conjuntos
de partes diversas que constituyen un todo organizado.

A partir de esta idea inicial, la teoría de Von Bertalanffy se ha desarrollado

ampliamente y se ha transformado en una metateoría, que permite aplicaciones
particulares a las ciencias sociales como a tantas otras.

Es importante aclarar que la idea de sistema, parte de una concepción generada

por el hombre, para poder estudiar y contextualizar diversos fenómenos del
medio ambiente en que se encuentra. El concepto central de este enfoque gira
en torno a lograr uniformidad metodológica y semántica en el campo científico,
facilitando la interrelación entre las distintas ciencias. En general, podemos
definir a un Sistema como “Grupo de partes y objetos que actúan de manera
interrelacionada, que forman un todo y que se encuentran bajo la influencia de
fuerzas en alguna relación definida”.

En 1964 en la Systems Science Conference se propuso y aprobó la siguiente

definición de sistema: “Un sistema es un conjunto de diversos elementos
humanos y mecánicos integrados para lograr un objetivo común mediante el
manejo y control de materiales, información, energía y personas”

Ahora bien, desde esta disciplina, nuestro propósito es analizar este concepto
de “sistemas” en la aplicación concreta de las actividades administrativas, pero
primero abordaremos algunos conceptos claves de la TGS para entender los
aportes del enfoque sistémico al estudio de las organizaciones.

En primer lugar, la TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden
ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se
presenta cuando se estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:

1. Los sistemas existen dentro otros sistemas: cada sistema existe dentro de
otro más grande. Existe una jerarquía en los sistemas. Esto significa que siempre
estamos inmersos en un sistema más grande (llamados suprasistemas) y que
dependemos del mismo para nuestro desarrollo. A la vez existen sistemas más
pequeños (subsistemas) que el nuestro y del mismo modo en que dependemos
del suprasistema, dependemos en gran parte del subsistema

2. Los sistemas son mayoritariamente abiertos, esto es consecuencia de la

anterior premisa. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor,
recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los
sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de intercambio con su entorno,
que son los sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra,
esto es, pierde sus fuentes de energía

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Cuando hablamos

de estructura de un sistema nos referimos a las relaciones y vinculaciones
existentes entre los elementos de un sistema. Los objetivos y mecanismos de
funcionamiento están predeterminados y responden para lo cual fueron
construidos.

Propiedades de los Sistemas

Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente

relacionadas. De ahí, se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y
globalismo (o totalidad).
-Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los
elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que
trata siempre de alcanzar un objetivo. Entonces una serie de elementos reunidos
que formen un conjunto, pero sin perseguir un objetivo o propósito común, no
constituye un sistema (Larden, 1976)

-Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con

probabilidad producirá cambios en las otras. Hay una relación de causa/efecto.

Características de un Sistema

De estos cambios y ajustes, se derivan las siguientes características de los

sistemas:

-Entropía: Es la tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración.

Es decir, a medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en
estados más simples. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Pero, Si
aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de
la configuración y del orden. De aquí nace la entropía negativa, o sea, la
información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

-Homeostasis: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la
tendencia de los sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios internos
y externos del ambiente. O sea, la homeostasis son procesos cuyo objetivo es
mantener en equilibrio de forma constante el medio interno, que es aquel espacio
donde tiene lugar toda la actividad. La base del equilibrio es la comunicación y
la consecuente retroalimentación

-Equifinalidad: Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas

condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. No
importa el proceso que reciba, el resultado es el mismo.

-Sinergia: Propiedad que tienen los sistemas por la cual se verifica que el todo
es mayor que la suma de las partes. Dicho de otra manera, la combinación de
los esfuerzos genera mejores resultados finales que si actúan por separado.

Parámetros de un Sistema
Los sistemas constan de parámetros sin los cuales no se puede hablar de un
sistema: entradas, procesos, salidas y retroalimentación Los parámetros son
constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la
descripción dimensional de un sistema o componente del sistema.

Las entradas o input son los ingresos que impulsan el arranque del sistema. Es
todo material o energía para que opere el sistema.

Los procesos o throughput son el conjunto de operaciones que se llevan a

cabo dentro del sistema. Los procesos convierten las entradas en salidas o
resultados. Generalmente cuando el interior del sistema no puede ser
visualizado o revelado, o los elementos internos se desconocen y sólo pueden
ser conocidos “por fuera”, a través de manipulaciones externas o de observación
externa se utiliza el concepto de “caja Negra”

Muchos problemas científicos o administrativos se tratan inicialmente por el

método de la caja negra actuando únicamente en las entradas y salidas, es decir,
en la periferia del sistema y, posteriormente, cuando se transforma en caja
blanca (cuando se descubre el contenido interno), se trabaja en los aspectos
operacionales y de procesamiento, o sea, en los aspectos internos del sistema.

Las salidas u output son los resultados del sistema, la razón por la cual existe.
Las salidas deben ser coherentes con los objetivos del sistema

La retroalimentación o feedback es el mecanismo de retorno de los sistemas

cuyo objetivo es controlar, mantener o sostener al sistema. Dicho, en otros
términos, la retroalimentación es un mecanismo sensor que permite al sistema
orientarse frente al ambiente externo a fin de poder detectar los desvíos que
deben corregirse para alcanzar el objetivo. Sirve para comparar la forma como
un sistema funciona en relación con el estándar establecido para que funcione.
Cuando ocurre alguna diferencia (desviación o discrepancia) entre ambos, la
retroalimentación se encarga de regular la entrada para que la salida se
aproxime al estándar establecido

Ambiente un sistema siempre está en un contexto o ambiente, de donde obtiene

las entradas y a donde van las salidas. En consecuencia, entre el ambiente y el
sistema hay una interrelación e interdependencia. Los límites separan los
sistemas del ambiente. Todo lo que está dentro de los límites forma parte del
sistema, pero los limites o fronteras pueden no ser físicas y en muchas ocasiones
son determinados de manera arbitraria según el nivel de percepción, intención,
objetivos y conocimientos del observador. Por otra parte, cuando se habla de
límites no se puede dejar de lado el concepto de permeabilidad de los límites. La
permeabilidad de los límites definirá el grado de apertura del sistema respecto al
ambiente (Volpentesta).

Tipos de Sistemas

Existen numerosos y diversos tipos de sistemas, pero nosotros enfocaremos en

la clasificación elemental de sistemas abiertos y cerrados.

Los sistemas abiertos son aquellos que intercambian información, energía y

materiales con su ambiente. Tienen la característica de adaptarse a los cambios
en el ambiente con el fin de preservar su existencia.

Los sistemas cerrados son herméticos a cualquier influencia ambiental, son

autocontenidos, no interactúan con el ambiente por lo cual no pueden ser
influidos ni influyen en él. La tendencia natural de un sistema cerrado es al
desgaste “entropía” porque no existen entradas ni retroalimentación que
fomenten la adaptación. Aunque no puede existir un sistema verdaderamente
cerrado, algunos autores consideran que un sistema cerrado es aquel sistema
cuyo comportamiento es totalmente determinístico y programado y que operan
con un pequeño intercambio de materia y energía con el medio ambiente.

La Teoría de Sistemas Aplicada a las Organizaciones

La organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica

interacción con su medio ambiente, sean los clientes, los proveedores, los
competidores, las entidades sindicales, y otros agentes externos, influyendo
sobre él y viceversa. Por lo tanto, las organizaciones son sistemas sociales
abiertos ya que una de los aspectos que distingue a una organización es su
permanente y dinámica interacción con su entorno. Como sistemas las
organizaciones tienen entradas, procesos, salidas y retroalimentación.

Como sistema la organización tiene propósitos definidos que son el motivo de su

existencia, estos objetivos son siempre la satisfacción de alguna necesidad de
la sociedad. La estructura le da coherencia y determina las acciones que se
desarrollan en la organización, pero además toda vez que se propicia algún
cambio en alguna parte de esa organización debe tenerse en cuenta no solo las
modificaciones que se producen en el funcionamiento de la misma por los
cambios deseados, sino también las alternativas no contempladas que afectan
al conjunto (globalidad).

Pero, como sistema social que involucra a seres humanos, un cambio en las
reglas de interacción produce efectos previsibles e imprevisibles, producto de las
conductas humanas como reacción al cambio.

Como sistema la organización logra sus objetivos de diferentes maneras

(Equifinalidad). Por su constante interacción con el entorno las organizaciones
desarrollan la capacidad adaptativa con respecto a los cambios que se generan
en éste (homeostasis).
Finalmente, con el fin de asegurar la supervivencia, la organización debe
moverse para evitar la entropía desarrollando entropía negativa. Para lograrlo y
como sistema abierto que es, tiene la posibilidad de importar del entorno más
energía de la que necesita con el fin de utilizarla para mantener el orden interno.

Si recordamos que una organización puede definirse como un conjunto de

elementos, compuesto principalmente por personas, que actúan e interactúan
entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para que los recursos humanos,
financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y
regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales
pueden ser de lucro o no.

La diferencia esencial entre las organizaciones y agrupaciones sociales (por

ejemplo, la familia o un grupo de amigos de la secundaria) radica en:

• La división del trabajo, del poder y de las responsabilidades de la comunicación;

que no son obra de las casualidades, sino que fueron trazadas de acuerdo a un
plan para alcanzar objetivos específicos.

• La presencia de uno o más centros de poder que controlan los esfuerzos

concentrados de la organización y los dirigen hacia esos fines

• La administración como ciencia, que busca respuestas y soluciones que

permitan a cualquier tipo de organización crecer y mejorar en el tiempo.

Las Empresas son un tipo de organización en la cual se coordinan trabajo y

capital y que, valiéndose del proceso administrativo, produce y comercializa
bienes y servicios en un marco de riesgo. Además, busca armonizar los
intereses de sus miembros, crear, mantener y distribuir riqueza entre ellos.

Clasificadas por su actividad las empresas pueden ser industriales,

agropecuarias, comerciales y de servicios. Las empresas a su vez se diferencian
según sus propias características; pueden ser privadas, estatales o mixtas
(según la integración de su capital); nacional, extranjera o mixta (según el origen
de su capital); grandes, medianas o pequeñas (según su tamaño); unipersonal o
colegiada (según su forma jurídica).

El Entorno Organizacional
Como sistemas abiertos que interactúan en forma dinámica con sus ambientes,
recibiendo influencias de éste y viceversa, la organización, mediante sus
acciones también influye en este contexto, a fin de lograr la homeostasis
(equilibrio) con las fuerzas ambientales. A los fines didácticos algunos autores
distinguen, cuando se habla de este tema, entre el contexto interno propio de la
actuación y dominio de la organización, del contexto externo.

El entorno es infinito e incluye todo lo que está fuera de la organización. Se define

como todos los elementos que existen fuera de los límites de la
organización y que tienen el potencial de afectarla en todo o en parte.

CONTEXTO GENERAL o MACROENTORNO

El entorno general, llamado también macroentorno, comprende los elementos

externos que suelen influir en la totalidad o en la mayor parte de las
organizaciones de forma indirecta.

Funciona como un contexto amplio que afecta a todos los componentes e

integrantes de modo genérico, aunque algunos sectores u organizaciones
puedan experimentar más influencias y presiones que otros.
Todas las organizaciones están sujetas a su efecto, generalizado y amplio, que
repercute intensamente en todas las decisiones administrativas. Estas variables
presentan las características las siguientes características:

 no son controlables por la organización,

 influyen en forma indirecta –como ya había explicado-,
 son impersonales y actúan en máxima incertidumbre siendo no
predecibles ni reconocibles fácilmente.

CONTEXTO INMEDIATO o MICROENTORNO

También se denomina contexto específico o ambiente de tarea o microambiente.

Es el contexto más cercano e inmediato a cada organización, por lo que cada
organización va a tener un ambiente particular de trabajo donde desarrolla sus
operaciones, obtiene sus insumos y coloca sus productos o servicios. Es la parte
del ambiente que resulta directamente necesaria para que una organización
alcance sus metas, es único y cambia al mismo tiempo que las condiciones
circundantes. Las variables o elementos que componen al ambiente específico
de una organización influyen en ella en forma directa y se caracterizan por:

ser controlables,

específicos para cada organización,

son actores clave,

su comportamiento es predecible y son reconocibles.

CULTURA Y CONTEXTO INTERNO

Al análisis del contexto de la organización previa identificación de cada variable

que lo compone y la determinación del grado de influencia que presenta
para con la organización, también el administrador deberá de analizar el
contexto interno , formado por el dueño, los accionistas, el consejo directivo, los
empleados que trabajan dentro de la institución y por la cultura
organizacional, ya que juegan un papel determinante al momento de definir e
implementar planes y políticas para competir en los mercados.
La cultura de una organización construye la identidad de esa organización, y al
igual que con la identidad de las personas se va construyendo con el tiempo, no
es tangible, pero, su manifestación, SI es observable.

El análisis de la cultura en una organización explica la forma en que se trabaja

allí y el comportamiento interno y con su entorno que tiene esa organización.
Una definición de cultura sería "conjunto de normas, valores y formas de pensar
compartidos por los miembros de una organización en todos sus niveles que
caracteriza el comportamiento dentro de la organización y a la vez es una
presentación de cara al exterior de la imagen de la empresa"

Una de las características de la cultura organizacional es su carácter simbólico.

La cultura como dijimos, es algo intangible, aunque sus manifestaciones sí son
observables. En este sentido, la cultura de una organización está constituida por
una red de símbolos o costumbres que guían y modulan, en distinto grado, los
comportamientos de quienes trabajan en ella y, sobre todo, de las personas que
se van incorporando.

Estos elementos simbólicos se manifiestan en todos los niveles y departamentos

de la organización, desde las relaciones personales y sociales hasta las normas
de contabilidad. Mediante los elementos simbólicos de la cultura, la organización
y sus miembros establecen procesos de identidad y exclusión.

LA ORGANIZACIÓN Y SUS SISTEMAS

Desde el punto de vista sistémico, comprobamos que una organización es un

sistema. Como se explicó anteriormente los sistemas son parte de otros
sistemas y en el caso de las organizaciones también verificamos que son a su
vez, subsistema de un sistema mayor, y que están compuestas de subsistemas
que se encuentran relacionados entre sí. Los distintos subsistemas que integran
una organización pueden clasificarse desde diferentes perspectivas1. En este
caso nos enfocaremos en el enfoque socio-técnico que representa la
organización como un sistema compuesto por cinco subsistemas: directivo,
tecnológico, social, estructural y cultural
En la figura expuesta se representa cómo todos los subsistemas se influyen entre
sí. Un cambio en uno de los subsistemas influencia al resto y provoca cambios
en los mismos para buscar una nueva situación de equilibrio.

El éxito de una organización (es decir, cuando el funcionamiento económico le

permite obtener beneficios para sobrevivir en primer lugar y luego crecer en el
transcurso del tiempo, se apoya en diversos factores entre los que se destacan:

Un “producto” o “servicio”, entendiéndose por tal, a la actividad principal a que

se dedique esa organización; que pueda ser colocado en

Un “mercado”, o sea que exista un público usuario o consumidor de esos

productos o servicios,

Una “tecnología” utilizada para generar esos productos o servicios y colocarlos

en el mercado,

Una estructura organizacional que sustenta el funcionamiento de la misma

Una “estructura financiera” o sea el Capital disponible necesario para acceder

a la tecnología que le permita producir eficientemente,

Una “dirección” activa y dinámica que establezca objetivos, estrategias y

controle su cumplimiento.

La gestión del conocimiento (knowledge management); este es un factor

quizás de más reciente aplicación pero que junto a los recursos humanos resulta
indispensable para sobrevivir en la competitividad.
Todos estos elementos son necesarios, pero en las Organizaciones del presente,
se necesita dos elementos más: los sistemas administrativos y los sistemas de
información.

Así, dentro de este marco conceptual los sistemas de información son el conjunto
de componentes (personas, equipos, redes que vinculan y por donde fluye la
información) interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan, recuperan
y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una
organización.

Los sistemas de información ayudan a administrar los procesos fundamentales

y las particularidades de cada organización. La importancia de un sistema de
información radica en la eficiencia para correlacionar una gran cantidad de
datos ingresados a través de los sistemas administrativos (procesos
diseñados para cada área con el objetivo de producir información válida para la
posterior toma de decisiones) ya que los sistemas de información se
alimentan de los procesos y herramientas de estadística, probabilidad,
inteligencia de negocio, producción, marketing, entre otros para llegar a la
mejor solución.

Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los

sistemas de información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores
del conocimiento a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear
nuevos productos.

Por otra parte “los sistemas administrativos se definen como la red de

procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al
logro de los fines de una organización” (Alberto Larden)

Dicho de otra manera, el Sistema Administrativo en una organización constituye

un continuo de procedimientos que determinan operaciones y tareas, que
incluyen información y decisiones haciendo posible que la organización cumpla
con sus objetivos.

Así el concepto de Sistema Administrativo está íntimamente relacionado con los

procesos

Las múltiples operaciones, integrantes de los sistemas administrativos, son las

que van configurando la actividad administrativa y permiten coordinar la
operatoria de la organización, dado que “si bien una buena organización
administrativa no asegura por sí sola el éxito, la ausencia de ella impedirá la
adecuada combinación de los otros factores”.

Un sistema administrativo eficiente otorga previsibilidad, orden secuencial y la

posibilidad de identificar en qué etapa se encuentra cada operación.

La mayor parte de los datos que circulan por las organizaciones se generan en
el continuo procesamiento de todos los acontecimientos o transacciones que en
ellas se realizan. Aquellas tareas y trabajos que día a día se ejecutan de manera
establecida y que permiten que las organizaciones puedan realizar aquello para
lo cual fueron creadas, son fuente de una gran parte de los datos que circulan
por su interior.

Esas transacciones rutinarias se estructuran en procedimientos que permiten

realizar las actividades básicas de las organizaciones: comprar, pagar, producir,
vender, cobrar. El sistema administrativo de una organización no solo permite
realizar estas actividades sino también obtener una gran cantidad de datos sobre
ellas.

Por último, encontramos al sistema estructural compuesto de diferentes

elementos que indican como son divididas y coordinadas las tareas y actividades
de una organización. Al analizar el sistema estructural observamos las formas
en que se divide el trabajo, la forma en que se dividen las tareas, como se
asignan las responsabilidades entre los miembros y como son las relaciones
jerárquicas

Es fundamental que el analista entienda el vínculo que existe entre la estructura

organizacional (producto de la división del trabajo) y los sistemas administrativos
y de información (producto de la coordinación de las relaciones entre las
divisiones/áreas a través de la información). Entender esta relación es
imprescindible para poder hacer un correcto análisis ya que, la organización es
un TODO INTEGRADO

ANÁLISIS ESTRUCTURAL Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

En toda organización existen personas y elementos materiales que a través del

desarrollo de alguna actividad obtienen un fin determinado. El elemento
humano, los bienes materiales y las actividades son los componentes infaltables
en todas las organizaciones. Ahora, el empleo de estos recursos debe hacerse
combinando dos factores condicionantes: el tiempo y la tecnología.

Los problemas de la distribución de funciones y de asignación de

responsabilidades están incluidos en el “Análisis de la Estructura”, una vez
completado el proceso de diseño estructural, obtenemos una visión estática de
la organización; es decir que tenemos a todos los individuos ubicados,
conociendo las relaciones de autoridad, subordinación, coordinación y
comunicación formales que los vinculan. Las tareas han sido ya distribuidas y los
bienes físicos asignados. La toma de decisiones y el correlativo grado de
responsabilidad por los resultados también ya están definidos en los capítulos
de atribuciones y responsabilidades; pero en realidad la empresa todavía no ha
comenzado a funcionar.

Hasta aquí, definida ya la estructura, cada uno de los componentes sabe “Qué”
es lo que deben hacer, y “Quien” lo debe hacer, pero no saben aún el “Cómo” y
“Cuándo” se pretende que las tareas asignadas sean realizadas.

Si no existe precisión en las formas y los tiempos de ejecución, es posible que la

misma sea totalmente anárquica. Cada individuo hará las tareas asignadas de
la manera que a su mejor saber y entender deba ejecutarlas, definiendo él
mismo, un circuito.

Esta heterogeneidad en la ejecución de tareas traerá aparejados importantes

problemas de coordinación, originándose situaciones como que las diferentes
formas de cumplir la tarea provoquen diferentes resultados, tiempos de ejecución
y costos o, que la seguridad y conservación patrimonial dependa del celo que
ponga el encargado de esos bienes
Frente a estos problemas, el interrogante que se presenta es el tema del “Cómo”
ejecutar las tareas asignadas, puesto que tenemos a la estructura orgánica
representada en un organigrama y analógicamente comparada con el esqueleto
o estructura de un edificio. Este enfoque estructural es eminentemente estático.

Para ponerlo en funcionamiento, en forma equivalente, se hacen necesarios los

conductos y cañerías por donde fluirán la energía eléctrica, el gas, el agua, las
comunicaciones telefónicas, etc. que son indispensables para hacerlo habitable.

En los estudios de Sistemas y Procedimientos, estos “conductos, canales,

caños”, etc. reciben el nombre de “Circuitos” o “Rutinas” transportando un fluido,
que no es electricidad, gas o agua sino básicamente “Documentación” e
“Información”.

Luego, el conjunto de estas rutinas o circuitos se integran en los “Sistemas de

Administrativos y de Información”, que constituyen una red de canales que
vinculan cada uno de los componentes de la organización, fluyendo a través de
ella todo tipo de comunicaciones, ya sea escritas, (memorándums, formularios,
soportes magnéticos, digitales, cartas, etc.) o simplemente orales, (órdenes,
instrucciones, y todo tipo de comunicación verbal).

Por lo tanto, el “Análisis de Sistemas” se ocupa de desarrollar los mejores

métodos y prácticas de trabajo para aplicar en los sistemas administrativos.
Intenta encontrar respuestas adecuadas a los interrogantes de ¿Cómo y
Cuándo? realizar eficientemente las tareas asignadas en el Manual de
Organización.

Ahora, esta división en capítulos de “Análisis Estructural” y “Análisis de Sistemas

y Procedimientos”, se formula sólo a los efectos de su estudio conceptual, no
representa una realidad física.

Al entrar a una empresa uno no encuentra una línea que separe qué es la
estructura y qué son los sistemas ya que en realidad son dos aspectos de un
único cuerpo de conocimientos que persigue una única finalidad: Brindar a la
organización las herramientas para cumplir con sus objetivos
Asimismo, cada uno de estos capítulos, tiene métodos de trabajo y herramientas
que le son propias:

a) En el “Análisis Estructural” la unidad de estudio es el “Departamento, sección,

división, gerencia” en particular, o sea la unidad de organización a la que se
asigna un conjunto equilibrado de funciones que ocupen todo su tiempo
disponible, le permita cubrir sin sobrecargas las tareas asignadas aprovechando
de la mejor manera posible las ventajas de la especialización. Completado este
análisis se obtiene como producto un gráfico que vincula a todos los integrantes
de la organización, (“Organigrama”); y un manual que describe loque cada uno
debe realizar en ella, denominado “Manual de organización”

b) En el “Análisis de Sistemas”, la unidad básica de análisis es la “tarea o

conjunto de tareas” que conforman un circuito o rutina. Se enfoca no ya a un
departamento en particular, sino la atención se centra en un grupo de tareas
homogéneas y repetitivas, examinando la actuación que le cabe a cada sector
en los procesos que hacen a la consecución integral de la tarea o proceso. Se
pretende poner de manifiesto la continuidad en la participación de cada sector,
independientemente del nivel jerárquico de las unidades de organización
establecidos por el análisis estructural.

El producto obtenido es un gráfico que representa el fluir de la información por

los diversos sectores, en relación a un tipo de tarea repetitiva, (“Cursograma”); y
un “Manual de Procedimientos” que describen cómo y cuándo cada uno de los
sectores intervinientes debe ejecutar las tareas o labores que en su conjunto
hacen al circuito o proceso bajo análisis. En resumen, lo anteriormente
explicado se puede resumir en un cuadro como el siguiente: