INSTITUTO TECNICO COMERCIAL FE Y ALEGRIA CONTABILIDAD I

TEMA N° 3
MANUAL Y PLAN DE CUENTAS

3.1 DEFINICIÓN DE LA CUENTA

Se denomina cuenta a la agrupación metódica y sistemática de transacciones similares bajo un

mismo título común y apropiado. Ejemplo: Cuenta Caja (Cuenta el título común y Caja el
apropiado)

Las cuentas contables son una herramienta que posibilita la clasificación, análisis y registro de los
movimientos financieros de tu empresa. También, tienen la función de dar a conocer aspectos
económicos, financieros y patrimoniales de una organización de forma ordenada.

Por ello, las cuentas contables son el fundamento del sistema de contabilidad financiera de un
negocio y la ausencia de estas implica un obstáculo en el registro de las operaciones económicas,
análisis y generación de los estados financieros.

Todas las transacciones comerciales en una empresa necesariamente tienen que ser agrupadas de
acuerdo a su naturaleza para identificar y al mismo tiempo diferenciarlas de las demás, buscando un
factor común referida a la aplicación de normas de contabilidad y disposiciones legales, expuestas en
los estados financieros.

3.2 DEFINICIÓN DE PLAN DE CUENTAS.

Es el documento que contiene el listado de cuentas manejadas por una empresa o institución. Estas
cuentas deben estar ordenadas y codificadas de forma sistemática para facilitar la contabilización.

3.3 PARTES DE UNA CUENTA

EL DEBE Y EL HABER DE LAS CUENTAS. - En cualquier sistema de contabilidad están

conformadas por dos partes o por dos espacios, por dos columnas, una titulada “DEBE” que se expone
al lado izquierdo y la otra titulada “HABER” expuesta al lado derecho.

Tanto el debe como el haber sirven para practicar registros en términos de moneda expresadas en
cantidades referentes a las transacciones realizadas en una empresa a una determinada fecha. Sin
embargo; debemos distinguir entre ambas columnas, razón por la cual diremos:

• El Debe, tiene por finalidad registrar todas aquellas transacciones en términos de moneda que
representen algo, que recibe (ingresa) una empresa o una cuenta.
• El Haber, tiene por finalidad registrar todas las transacciones en términos de moneda
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que representen entrega o salida de una empresa o una cuenta.

ESQUEMATIZACION DE UNA CUENTA

DEBE HABER

Registra todo lo que recibe Registra todo lo que entrega

Una empresa o una cuenta una empresa o una cuenta

EJEMPLO DE APLICACIÓN

Para comprender lo expuesto tomaremos una cuenta, a la cual denominaremos “CAJA”. Por supuesto
sin referirse a la terminología utilizada en la actividad financiera. Razón por la cual, nuestro supuesto
es el siguiente:

Ejemplo: Un joven estudiante de la carrera de Contaduría General, le pide a su padre que le regale B s
100,00; quien le concede dicha solicitud, pero el joven ingeniosamente acude a su madre para que le
regale Bs 200,00.

Y dicho joven invita a su novia y un amigo, les invita a cenar y paga Bs180,00; luego les invita a
servirse unos jugos y cancela por cada uno Bs 20,00. Utilizando la finalidad expresa de las columnas
tituladas Debe y Haber el registro será:

CAJA
DEBE HABER
___________________________________________

100,00 180,00
200,00 60,00

Asimismo; el Debe y Haber sirve para determinar el saldo de una cuenta, obteniendo por diferencia de
las dos columnas, procedimiento que da lugar a determinar dos clases de saldo en función a las dos
columnas existentes, siendo estos:
• Saldo deudor
• Saldo acreedor

SALDO DEUDOR - Una cuenta tiene saldo deudor, cuando la sumatoria de valores expresados en
cantidades de la columna Debe es mayor a la columna Haber. Es decir, el saldo deudor es equivalente
al Debe menos el Haber.
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Para realizar la correspondiente demostración utilizamos el anterior ejemplo de la siguiente manera:

CAJA
DEBE HABER
___________________________________________

100,00 180,00
200,00 60,00

Bs 300,00 Menos Bs. 240,00

Por tanto; el saldo de la cuenta Caja es deudor y asciende a Bs 60,00

SALDO ACREEDOR. - Una cuenta tiene saldo acreedor, cuando la sumatoria de valores expresados
en cantidades de la columna Haber es mayor a la columna debe. Es decir Haber menos el Debe

Para realizar la demostración, utilizaremos otro ejemplo, con una partida del pasivo u Obligaciones

OBLIGACIONES
DEBE HABER
___________________________________________

200,00 1.000,00
200,00
300,00

Bs 600,00 Bs 1.000,00
Saldo Bs 400,00

3.4 REGLAS PARA EL MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS

TEORIA DEL CARGO O DEBITO

Se denomina cargo o débito, al acto de registrar el valor de una cuenta en la columna titulada debe. Sin
embargo, debemos realizar algunas puntualizaciones al respecto y diremos que las palabras cargo o
débito:
. No pueden utilizarse simultáneamente
• Son verbos (Cargar y debitar) pudiéndose conjugar en formas y tiempos existentes en gramática.
• Son palabras sinónimas.

Por lo expuesto, las expresiones que seguidamente presentamos, inducen única y expresamente a
practicar registros en la columna titulada debe:
Entonces podemos decir: Cargo a la cuenta, cargamos la cuenta, debito la cuenta, debitamos la cuenta,
debite la cuenta.
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TEORIA DEL ABONO O CREDITO. - Se denomina abono o crédito, al acto de registrar el valor
económico en la columna titulada haber.
Sin embargo, debemos realizar algunas puntualizaciones al respecto, y diremos que las palabras abono
o crédito:

No pueden utilizarse simultáneamente.

• Son verbos (Abonar y acreditar) pudiéndose conjugar en formas y tiempos existentes en
gramática.
• Son palabras sinónimas.

Por lo expuesto, las expresiones que seguidamente presentamos, inducen única y expresamente a
practicar registros en la columna titulada haber:

Abono la cuenta, abonamos la cuenta, abone la cuenta, acredito la cuenta, acreditamos la cuenta,
acredite la cuenta, etc.
3.5 Clasificación de cuentas contables
Las cuentas contables se pueden dividir en diferentes grupos:

• Según el grupo al que pertenecen.

• Según su naturaleza.
• Según el estado financiero que representan.

Clasificación según el grupo al que pertenecen

1. Activo: versa sobre los bienes económicos que posee una organización. Por esto, está compuesto
de bienes y derechos de cobro. Estas cuentas se debitan en el momento en que ingresan y se
acreditan cuando egresan.
2. Pasivo: son las deudas que contrae un negocio, es decir las obligaciones de pago que se
documentan. Estás se acreditan en el momento en que ingresan y se debitan cuando egresan.
3. Patrimonio neto: es el resultado de la diferencia entre el activo y el pasivo. Está compuesto por el
capital y reservas estatutarias, entre otras. Se acreditan en el momento en que ingresan y se debitan
cuando egresan.
4. Ganancias o resultados positivos: son los registros de las ganancias de la empresa. Un ejemplo
de ellos es cuando se cobra un interés por un pago tardío. Por ello, se acreditan cuando ingresan y
se debitan cuando egresan.
5. Pérdidas o resultados negativos: se refiere a los registros de la pérdida de dinero. Un ejemplo es
el pago de impuestos o pago de sueldos. Así, se debitan cuando ingresan y se acreditan cuando
egresan.

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Clasificación según la naturaleza de las cuentas

Es un modelo ya establecido para registrar las operaciones dependiendo de la cuenta. De esta manera,
según la naturaleza de la cuenta, el valor aumentará en un lado y disminuirá en el otro. Pueden ser de
naturaleza acreedora o deudora. Entre estas se encuentra:

• Cuentas de activos: son de naturaleza deudora, es decir aumentan su saldo cuando se les da un
débito y se reduce el saldo al acreditarse.
• Cuentas de pasivos: son de naturaleza acreedora, por lo que, aumenta su saldo con crédito y
disminuye cuando se les da un débito.
• Cuenta de capital o patrimonio: tienen un origen crédito. Así, el saldo de la cuenta aumenta cada
vez que se acredite y disminuirá cada vez que se haga un débito.
• Ingresos: tienen un origen crédito, incrementan el saldo cuando se acredita la cuenta y se
disminuye cuando hay algo un débito.
• Gastos: son de naturaleza deudora. Aumenta por el debe y disminuye por el haber.
• Costos: son de naturaleza deudora. Aumentan su saldo cada vez que se le da un débito y
disminuye su saldo cuando se acrediten.

Clasificación según su estado financiero

Es una clasificación que se basa en el estado financiero en que se presentan. Existen dos grupos:

1. CUENTAS DE BALANCE, Cuentas del estado de la situación financiera, entre las cuales se
encuentran activos, pasivos y patrimonio.
2. CUENTAS DE RESULTADO, Cuentas del estado de resultados, donde se ubican los ingresos,
los costos y gastos.
3. CUENTAS DE ORDEN, denominados también reguladoras cuya característica no modifica el
capital o patrimonio.

3.5.1 CUENTAS REALES O DE BALANCE. - Se denominan cuentas de balance, cuentas de

situación o cuentas reales, porque estas partidas tienen por finalidad reflejarnos en términos de
unidades monetarias la situación patrimonial y financiera de una empresa a una determinada fecha. Es
decir, cuando tiene y cuanto adeuda una empresa.

CARACTERÍSTICAS. - Estas cuentas se caracterizan principalmente por lo siguiente:

• Son cuentas residuales, por registrarse en éstas tanto a cargos como abonos y su saldo se
determina por diferencia.
• Son cuentas materiales, porque normalmente ocupan un lugar en el espacio, se las puede tocar,
medir, pesar, palpar en la mayoría de los casos.
• Perduran en los registros contables de una empresa por tiempo mayor a un año. Para mejor
estudio éstas cuentas se sub- clasifican en:
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• Cuentas de activo
• Cuentas de pasivo
• Cuentas de patrimonio
• Cuentas reguladoras

CUENTAS DE ACTIVO. - Bajo este rubro se agrupa aquellas cuentas que representen bienes, valores
y/o derechos que posee una empresa.

CUENTAS DE PASIVO. - Bajo este rubro se agrupa aquellas cuentas que representen obligaciones
de una empresa hacia terceras personas naturales y/o jurídicas.

CUENTAS DE PATRIMONIO. - Bajo este rubro debe agruparse aquellas cuentas que representen
aportes de capital, aportes pendientes de capitalización, reservas y/o resultados.

CUENTAS REGULADORAS. - Conocidas también como partidas regularizadoras bajo este rubro
deberán agruparse todas aquellas cuentas que representen operaciones destinadas a modificar el saldo
de ciertas cuentas con la finalidad de exponer un adecuado saldo, debiendo presentarse en balance
general con saldo negativo.

3.5.2 CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO. - Se denomina cuentas nominales, cuentas

de resultado o cuentas transitorias, porque estas partidas tienen por finalidad reflejarnos en términos
de unidades monetarias los resultados obtenidos por un determinado tiempo de trabajo. Cuando nos
referimos a los resultados, involucramos a las dos posibilidades que existen, es decir la utilidad o
pérdida.

CARACTERÍSTICAS. - Estas cuentas se caracterizan por lo siguiente:

• Son cuentas acumulativas, por registrarse en éstas normalmente en algunos casos únicamente
cargos y en otros abonos, su saldo se determina generalmente efectuando una sumatoria en la
columna debe o en la columna haber.
• Son cuentas inmateriales por no ocupar un lugar en el espacio, es decir no se las puede ver, tocar,
medir, pesar, palpar en la mayoría de los casos.
• Perduran en los registros contables de una empresa por tiempo máximo de un año.

Para mejor estudio éstas cuentas se sub-clasifican en:

• Cuentas de costo
• Cuentas de gasto
• Cuentas de ingreso

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CUENTAS DE COSTO. - Bajo este rubro se agrupan aquellas cuentas que representan aplicación de
recursos en el proceso de comercialización y/o de producción efectuados en una empresa al desarrollar
sus actividades, para ser recuperados en el momento de realizar la venta.

CUENTAS DE GASTO. - S e denominan también cuentas de egreso o perdida, bajo este rubro se
debe agrupar aquellas cuentas que representen gastos irrecuperables en el desarrollo de sus actividades.

CUENTAS DE INGRESO. - Se denomina también cuentas de ganancia, beneficio o renta, bajo este
rubro se agrupa aquellas cuentas que representen, ingresos, o ganancias obtenidas en una empresa
emergentes normalmente del giro específico de sus actividades.

3.5.3 CUENTAS DE ORDEN. – Las cuentas de orden son el registro utilizado para contabilizar las
transacciones que no afectan el activo, pasivo, patrimonio y resultados de la entidad, sin embatgo, es
necesario registrarlas para reconocer los valores ajeno, contingentes emitidos o como un instrumento
de control o recordatorio.

CARACTERÍSTICAS. - Estas cuentas se caracterizan por lo siguiente:

• No poseen capacidad de poder aumentar o disminuir el patrimonio de una empresa
• Son cuentas residuales, por registrarse cargos como abonos y su saldo se determina por
diferencia.
• Son cuentas materiales en algunos casos e inmateriales en otros.
• Pueden perdurar en los registros contables de una empresa por tiempo mayor a un año.

LEY DEL MOVIMIENTO DE CUENTAS. - La ley del movimiento de cuentas es el pilar

fundamental para practicar registros contables.

La ley del movimiento de cuenta, está conformada por los enunciados que tipifican lo siguiente:
• Activos que aumentan se cargan (Debe)
• Activos que disminuyen se abonan (Haber)
• Pasivos y/o patrimonio que disminuyen se cargan (Debe)
• Pasivos y/o patrimonio que aumentan se abonan (Haber)
• Gastos (egresos) que aumentan se cargan (Debe)
• Gastos (egresos) que disminuyen se abona (Haber)
• Costo que aumentan se cargan (Debe)
• Costo que disminuye se abonan (Haber)
• Ingresos que disminuyen se cargan (Debe)
• Ingresos que aumentan se abonan (Haber)

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ESQUEMATIZACION DE LA LEY DEL MOVIMIENTO DE CUENTAS. Podemos

esquematizarla en forma gráfica, razón por la cual los aumentos representaremos con el signo (mas)
(+) y las disminuciones con el signo menos (-) en forma alternada de izquierda a derecha y de arriba
hacia abajo. Simbología:
A = Activo
P = Pasivo
P* = Patrimonio
G = Gasto (egreso)
I = Ingresos
C = Costos
LEY DEL MOVIMIENTO DE CUENTAS
-------------------------------------- --------------------------------------------
DEBE HABER

A + A -
P y P* - P y P* +
Gasto + Gasto -
Ingreso - Ingreso +
Costo + Costo -

La ley que acabamos de citar, es perfectamente aceptable especialmente para cuentas de balance por
ser estas residuales. En cambio; tal situación no se suscita con cuentas de costo, gasto e ingreso por ser
estas acumulativas, razón por la cual diremos que normalmente las cuentas de costo y gasto se cargan,
en cambio las cuentas de ingreso se abonan, es decir:

LEY DEL MOVIMIENTO DE CUENTAS

----------------------------------------------------------------------------------
DEBE HABER
----------------------------------------------------------------------------------
Costo + Ingreso +
Egreso +
------------------------------------------------------------------------------

3.6 NOMENCLATURA DE CUENTA (BASE EFECTIVO)

CONCEPTO
La nomenclatura de cuentas, catálogo de cuentas o plan de cuentas, es un listado de las partidas que
apropia o posiblemente pueda apropiar una empresa, debiendo estar acorde al giro específico de sus
actividades y volumen de sus operaciones para de esta manera poder controlar adecuadamente las
transacciones suscitadas en ésta.

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Debemos puntualizar, que la nomenclatura de cuentas emerge como consecuencia de la preparación de

un manual de contabilidad.

MANUAL DE CONTABILIDAD
Se denomina manual de contabilidad al documento contable que describe claramente la naturaleza de
las cuentas.

Cuando nos referimos a la naturaleza de las cuentas, incluimos los siguientes componentes:
✓ Código
✓ Título de la cuenta
✓ Concepto de la cuenta
✓ Movimiento de la cuenta
✓ Saldo que debe presentar
✓ Exposición en estados financieros.

CODIGO
Se denomina código a la identificación numérica, alfabética o alfanumérica asignada a una cuenta para
su identificación.
El código de una cuenta emerge como consecuencia de realizar una adecuada codificación de éstas,
consistente en la asignación de números, letras o alfanumérico a todas y cada una de las partidas que
se apropian o posiblemente se puedan apropiar en una empresa, para que cualquiera de estas partidas
puede ser fácilmente identificada.
Para tal efecto; las cuentas deben estar codificadas en función a las estructuras de los estados financieros,
de acuerdo con lo siguiente:
- Grupo al que pertenece la cuenta
- Sub-grupo al que pertenece la cuenta
- Cuenta
- Sub-cuenta.
Ejemplo (aplicación en clase)

Por lo descrito anteriormente, podemos establecer que una codificación de cuentas tendrá un
determinado número de niveles acordes a la complejidad en su formulación, debiendo estar en directa
relación al sistema de contabilidad implantado en las empresas.
Es muy importante que la codificación de cuentas sea precisa, particularmente cuando se está
utilizando un sistema de registración computarizado, en razón que éste en su programación solo y
únicamente reconoce información numérica en sus diferentes niveles.
TITULO DE LA CUENTA
El título de cuenta representa el nombre específico asignado a una determinada partida contable.
Ejemplo: cuenta Caja

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CUENTAS DE ORDEN
Las cuentas de orden ya fueron estudiadas en el tema anterior y sabemos que se sub-clasifican en:
- Cuentas de orden deudoras
- Cuentas de orden acreedoras
Por lo expuesto anteriormente, estamos en condiciones de preparar una nomenclatura de cuentas, pero
debemos realizar la siguiente aclaración:

Para e xpl i c a r el procedimiento de registro de transacciones u operaciones comerciales en

contabilidad existen dos bases:
- Base efectivo
- Base devengado
Nosotros, prepararemos solo y únicamente de momento una nomenclatura de cuentas sobre la base del
efectivo puesto que la base del devengado será estudiada más adelante, esto por un aspecto didáctico.

CONTABILIDAD A BASE DE EFECTIVO Y DEVENGADO

A BASE DE EFECTIVO. Sobre esta base, las operaciones son registradas únicamente cuando se
produce el ingreso, gastos y otros (Pagados en efectivo o en cheque), independientemente del momento
en que se hayan originado. Las principales características se mencionan a continuación:
⎯ Son considerados como ingresos y gastos del periodo en el momento en que se
cobran y se pagan
⎯ Las compras de bines y servicios son considerados en el periodo en que se efectúan el
pago.
⎯ No se efectúan previsiones para cuentas incobrables
La aplicación de esta base es contraria al Principio del “Devengado”, sin embargo, es aplicable en las
entidades públicas que cubren sus gastos operativos con fondos transferidos el Tesoro General de la
Nación o con las transferencias de la coparticipación tributaria, como los Gobiernos Municipales.

A BASE DE DEVENGADO Entre los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA),

el de “Realización” asociado al de “Devengado” constituyen el fundamento de la contabilidad a base
de devengado o acumulado, ya que los ingresos y gastos de una empresa deben ser considerados y
registrados dentro el periodo contable al cual corresponde, independientemente de la fecha en que
efectivamente se cobren o se paguen; de esta manera obtener un resultado real del periodo. Las
principales características son:
⎯ Los ingresos y gastos se registran en el momento en que se incurren
independientemente de las fechas de cobro o pago.
⎯ Las compras y ventas de bienes y servicios se registran en el momento en que se
origina la transacción.
⎯ Se efectúan las previsiones para cuentas incobrables y las depreciaciones de los bienes de
uso de acuerdo a disposiciones en vigencia.
⎯ Se deben realizar otros ajustes de acuerdo a las disposiciones en vigencia.
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