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Contenido
1. Definir un problema. ........................................................................................ 2
2. Plantear la solución del problema ................................................................... 4 3. Sistema de información ................................................................................... 5 4. Niveles de relación .......................................................................................... 6 5. Diccionario de datos ........................................................................................ 6 6. Implementación del sistema de Información ................................................... 6
1 PRIMERA ENTREGA
El objeto de este taller es la implementación de un sistema de gestión de
información para el control de inventarios en una empresa distribuidora de productos de aseo, el cual permita mejorar dicho proceso.
Al proceder a la sistematización de la información relacionada con este proceso
no solo lograremos minimizaran las fallas en cuanto a la cantidad de trabajo al realizarse más rápido y con mayor seguridad por medio sistematizado sino que se implementara un proceso de inteligencia de negocios, basado en la implementación del sistema transaccional, flujo de consulta y captura de datos, reportes de gestión e indicadores de gestión.
1. Definir un problema.
Las organizaciones empiezan a darse cuenta que el uso de tecnología es parte
integral del modelo de negocio de las empresas. Ante ello surgen necesidades para satisfacer los requerimientos puntuales, desarrollar e implantar proyectos que involucran a los sistemas de información.
La implementación de estos dentro de las empresas, juega un papel muy
importante ya que permite la interacción más directa y eficiente, logrando de esta manera la mejora de los procesos y la optimización del uso de los recursos.
La distribuidora de productos de aseo es una pequeña empresa donde existen
fallas en el registro y control de la mercancía, ya que esta se realiza de manera deficiente (manual) y como consecuencia de esto el control es muy ambiguo y poco confiable, por ello la empresa requiere de un sistema de información que controle realmente la mercancía que entra como la que sale, con este sistema de información se evitarían los problemas que se presentan a menudo, como que se agote la existencia de algún producto, se desconozca el stock, los productos mas vendidos, el costo del inventario, etc.
PROBLEMAS A RESOLVER
• Control de entradas y salidas de productos
El control de inventarios es un factor que influye en la reducción de costos de las
microempresas, por tal motivo se debe tener en cuenta este aspecto tan importante, para que de esta manera se obtengan mejores utilidades y beneficios para la organización.
Actualmente no existe un buen control en el manejo de los productos de la
empresa por la inexistencia de un sistema que controle automáticamente las
2 entradas y salidas de estos. De esto se derivan problemas como la incapacidad para conocer la cantidad de inventario adecuado por referencia, puntos de reorden, etc.
• El Inventario
Por ser un procedimiento manual se genera desgaste de personal, tiempos
excesivos y costosos en esta tarea y alta posibilidad de equivocarse. El uso de un sistema de información computarizado permite eliminar problemas en el manejo del inventario.
2. Plantear la solución del problema
La sistematización de la información brindará alternativas que permitan no solo el
desarrollo de la empresa sino también incrementar la calidad en el manejo de la información y también la utilización de la misma en la toma de decisiones importantes, elemento vital para el crecimiento de la distribuidora y la reducción de costos enfocada a la eficiencia operacional y mejoras de sus actividades.
Esta implementación permitirá llevar el control del inventario de la distribuidora,
logrando que los usuarios estén satisfechos por la rapidez al momento de solicitar información sobre la mercancía existente, mejorar la manera de realizar el inventario ya que se minimiza el tiempo de conteo de los diferentes productos y se van a tener estadísticas importantes para la toma de decisiones de acuerdo a los diferentes escenarios que se puedan manejar.
La base de toda empresa es el control de los productos que entran y salen; de
aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo permitirá a la compañía mantener el seguimiento oportunamente, así como también conocer en todo momento de manera confiable información sobre el estado de la situación económica de la empresa.
Se pretende con este taller realizar un modelo de inventario para la mejora del ciclo logístico en la organización y plantear los modelos necesarios que permitan minimizar el impacto de los inconvenientes presentados, así como corregir y mejorar el sistema actual para que funciones de manera eficaz y eficiente
Se busca brindar un mecanismo de planificación que permite prever situaciones
futuras que permitan competitividad, eficiencia y de esta manera aportar a la estabilidad de la compañía.
La fuente primaria de información en nuestro caso son los documentos manuales
realizados habitualmente por la empresa. En tal sentido, hemos trasladado una muestra de la información de los mismos a una hoja de cálculo, la cual será la base para realizar el modelamiento del sistema de información.
ALCANCE
3 Realizar un modelo de inventario para la mejora del ciclo logístico de una distribuidora de productos de aseo en el cual se pueda llevar un registro controlado y actualizado de la información de cada producto existente en el inventario, con la finalidad de tener control, organización e información confiable y correcta.
Diagnosticar la situación actual del ciclo de la empresa a través de la recolección
de datos.
Clasificar los materiales existentes en la distribuidora que intervienen en el
sistema.
Validar el comportamiento de la demanda de los productos que intervienen en el
sistema para la toma de decisiones.
3. Sistema de información
Dado el alcance dado para este sistema de información, hemos
determinado usar las siguientes tablas:
• TipoArticulo Esta tabla almacena la información de los tipos de artículos que distribuye la empresa. Se incluye en el sistema pues será utilizada para generar información consolidada de ingresos, salidas y stock por tipo de artículos.
• UnidadesMedida Esta tabla almacena la información de las diferentes unidades de medida que nos permiten cuantificar los productos que están en distribución. Hace parte del sistema con la finalidad de conocer datos nominales de stock, espacio ocupado, inventario adecuado, etc., por tipo de artículo, artículo, movimientos de entrada o salida.
• Articulos Esta es una tabla maestro que nos permite registrar cada artículo que se va a mover en el inventario guarda los siguientes atributos que permiten conocer las cifras totales por artículo, así como datos relativos al artículo como su unidad de medida, su stock, su costo, su nombre, etc. Es clave para el proceso de inteligencia de negocios pues muchos de los análisis se realizarán para cada uno de los artículos registrados en el sistema.
• Transacciones En esta tabla registraremos los diferentes tipos de transacciones que utilizaremos para registrar los movimientos de inventario de los artículos. En conjunto con la tablas de movimientos y detalle de
4 movimientos permitirá generar información consolidada de movimientos y tomar decisiones basadas en la información que se genere con ellas.
• Movimientos Esta tabla transaccional registra los datos generales o maestro de los diferentes movimientos de inventario que ocurren. Son los datos que no se repiten en cada transacción: tipo de transacción, refdocumento y fecha.
• DetalleMovimientos En esta tabla transaccional registraremos el detalle de los diferentes movimientos de entrada y salida de inventario que normalmente realiza la empresa, Con sus respectivos atributos: cantidad, hora, código del artículo, tipo y número de documento, etc. Su inclusión en el sistema de información permite generar información consolidada de los diferentes tipos de movimientos para los diferentes artículos, especialmente la posibilidad de mostrar tendencias de movimientos y predecir comportamientos futuros.
4. Niveles de relación
Ver Gráfico en la hoja niveles_relacion del archivo de Excel
(Primer_Entrega_Proyecto_Grupal.xls)
5. Diccionario de datos
Ver en la hoja diccionario_datos del archivo de Excel
(Primer_Entrega_Proyecto_Grupal.xls)
6. Implementación del sistema de Información
Ver en la hoja implementacion del archivo de Excel
