Administraciòn de Documentos 1 Unidad

TALLER DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SENA
PRESENTADO POR: FRANCISCO PINEDA BELTRAN
PRESENTADO A: MARIA EUGENIA GRANADOS RODRIGUEZ
MONTERÍA CÓRDOBA – COLOMBIA

14/09/2023
INTRODUCCIÓN
El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo

plasmar terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo
como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y
aplicación en medio actual, El archivo es fundamental en la evolución de cultural,
social, política y científica de la humanidad más representa la conservación de
los documentos y consulta de la información, actualmente el archivo es funcional y
de fácil manejo para su consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aún más
su modo de información.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la
información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial
de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su
importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
Archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.
IMPORTANCIAS DE LOS ARCHIVOS
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a
la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos
de competitividad al contar con herramientas sustentables de la
información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son
características de los documentos que componen un archivo:
Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de

documentación.
Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales:
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera

eficiente.
Exactos:
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.
Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la
información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial
de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su
importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas. Cualidades de
los archivos Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a
la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos
de competitividad al contar con herramientas sustentables de la
información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son
características de los documentos que componen un archivo:
Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de

documentación.
Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales:
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera

eficiente.
Exactos:
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. Los archivos se
clasifican según su uso y organización
Según su uso Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de
la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.
Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se

realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.
CLASIFICACIÒN DE LOS ARCHIVOS
Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de
la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.
Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se

realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente
Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo

inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser
útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
ORGANIZACIÒN EN LAS EMPRESAS
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es

la organización que la empresa
elijay el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o de
scentralizada con control central.
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio

archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardolos documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está

centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por
encontrarse en el archivo central.
SU CICLO VITAL.
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de

sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión
Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta

administrativa por toda la organización.
Archivo central
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos

de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero
siguen en vigencia.
Archivo histórico
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de

conservación permanente
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
se clasifican en:
1. Archivo general de la nación.

2. Archivo general del departamento.
3. Archivo general del municipio.
4. Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse
a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y

selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de
los documentos de archivo son los que están plasmados como evidencia histórica
y son tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.

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El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo

Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de

Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera

La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de

Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera

Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

Según su uso Archivo activo

Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se

CLASIFICACIÒN DE LOS ARCHIVOS

Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se

Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio

Descentralizado con control central

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de

Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta

Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos

Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1. Archivo general de la nación.

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y

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