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El área de compra en las empresas:

¡Descubre todo en esta guía completa!
Las funciones de compras están en el centro de una cadena de suministro exitosa y,
desde hace muchos años, los equipos de esta área han trabajado para reducir
costos y aumentar los ingresos.
Sin embargo, al hacerlo, se han enfrentado a muchas barreras, incluidos los
procesos de compra manuales y la falta de claridad, especialmente cuando se trata
de negociar los términos del contrato para los reembolsos.
Según un informe preparado por Harvard Business Review, el 24% de las empresas
no evalúan de manera efectiva las prácticas comerciales de sus proveedores,
citando los procesos de ingreso de datos tradicionales e incompletos como una
barrera importante.
Además, los términos del contrato de reembolso rara vez son los mismos de un
acuerdo a otro y puedan ser muy detallados y complejos. Por esta razón, el área de
compras debe tener una comprensión más clara de los requisitos del contrato de los
proveedores y el estado general de todos sus acuerdos.
Debido a que este proceso toca todas las funciones de la organización e impacta
directamente en los ingresos, es esencial mantenerlo en pleno funcionamiento y sin
problemas, revisando periódicamente lo que funciona y lo que debe optimizarse.
Esto ayudará a lograr una mayor eficiencia con el uso de tecnologías como la firma
electrónica.
Justo por su relevancia, en este contenido vamos a explicar en detalle los puntos
más relevantes sobre este tema, incluyendo:
● ¿En qué consiste el proceso de compras en una empresa?
● 8 pasos en el proceso de compras
● Área de compras: ¿Qué es y cuáles son sus funciones?
● Gestión de compras de una empresa: 8 tips para optimizar este proceso
● 4 ventajas de una gestión de compras efectiva para las empresas
¡Disfruta la lectura!
¿En qué consiste el proceso de compras en una

empresa?
El proceso de compra se refiere a los pasos involucrados en la realización de una
transacción comercial. Esto implica la solicitud de compra de bienes y servicios a
través de la cadena de suministro. Este concepto es diferente de un proceso de
adquisición particular.
Cuando una persona quiere adquirir un producto, la persona investigará para
comprar el producto con las características necesarias dentro de su presupuesto.
El proceso de compra para las empresas es similar, pero involucra a varias
partes interesadas y muchos más pasos. Con uno que sea formal, las
organizaciones pueden realizar un seguimiento y controlar los gastos directos e
indirectos.
Los beneficios de este término son muchos: te ayuda a colaborar y construir
relaciones duraderas con tus proveedores y también mantiene los registros
financieros listos para las auditorías.
Importancia de la organización de compras en los negocios
Una empresa puede gastar más en productos y servicios de lo que gana. En
términos generales, esta es la razón por la que es crucial en una organización.
Es un paso crítico para comprender la cadena de suministro, ya que ayuda a los
gerentes de negocios a localizar proveedores confiables que puedan entregar
bienes y servicios a precios competitivos para cumplir con sus requisitos. Por
ejemplo, si se reducen los gastos de compra, esto tendrá una influencia directa y
sustancial en el ahorro de la empresa.
Mientras que, si el precio de compra es alto, la cadena de suministro podría influir
en la rentabilidad y en la imagen de la compañía, por lo que es fundamental
optimizar el proceso de adquisición de la empresa reduciendo gastos.
La empresa también debe seleccionar a los proveedores que suministren bienes y
servicios de alta calidad de acuerdo con las demandas necesarias y que tengan el
potencial de entregarlos de manera consistente.
8 principales pasos en el proceso de compras

Sin duda, un método sistemático dentro de una corporación facilita que la empresa
obtenga bienes y servicios de los proveedores.
Esto hará que sea más sencillo para las empresas gestionar las relaciones con los
proveedores, seleccionar el mejor, decidir los requisitos y condiciones del acuerdo,
examinar los artículos adquiridos, entre muchas otras actividades.
Asimismo, la eficiencia del negocio aumentará con una gestión competente.
Entonces, aquí están los 8 pasos para poner en marcha este proceso:
1. Identificar requisitos, como qué bienes y servicios necesita la empresa.
2. Presentar una solicitud de compra, autorizarla y también aprobarla.
3. Reconocer y seleccionar vendedores o proveedores.
4. Negociar precios y condiciones del acuerdo comercial.
5. Realizar una orden de compra y un recibo de mercancías.
6. Recibir e inspeccionar los bienes entregados.
7. Gestionar envíos, recibir facturas y realizar el pago.
8. Registrar todo el proceso.
Área de compras: ¿Qué es y cuáles son sus funciones?

El departamento de compras de una empresa es el responsable de adquirir los
bienes, materias primas y servicios necesarios para operar la organización de
manera efectiva.
Entre las principales funciones de este departamento, encontramos:
1. Reducir costos
Esta es una de las principales funciones del área de compras. Este departamento
permite lograr ahorros inmediatos al elegir una combinación de proveedores que
puedan ofrecer los mejores precios y condiciones.
En este proceso, se dan por terminadas las relaciones con los proveedores que no
pueden brindar el nivel de calidad adecuado a los precios requeridos.
En paralelo, también puede proporcionar ahorros aprovechando las garantías y los
descuentos que a menudo olvidan los no especialistas.
Las compras también pueden ayudar a la empresa a ahorrar al proporcionar una
mayor transparencia en cómo gasta. Esto, a su vez, permitirá negociar mejores
contratos y liberar el flujo de efectivo.
2. Disminuir los potenciales riesgos y asegurar el suministro
La gestión de la cadena de suministro implica compartir y gestionar los riesgos con
los proveedores. Esto se puede hacer trasladando los riesgos a estos, que están
mejor capacitados para gestionarlos, o a través de la diversificación de la oferta.
El área de compras tiene por función determinar cuáles y cuántos bienes y servicios
son necesarios para el negocio, y evaluar cuáles son las medidas idóneas para
garantizar una óptima gestión.
A menudo, esto se reduce a una decisión económica, donde los riesgos más altos
pueden resultar en precios más bajos, o viceversa.
3. Administrar las relaciones
Comprar no se trata solo de compartir el riesgo, también se trata de compartir los
beneficios.
Transferir el riesgo a un proveedor o subcontratar un servicio a menudo requiere
una mayor gestión de la cadena de suministro. El desafío del departamento de
compras es lograr que el proveedor se interese en trabajar con el negocio,
haciendo que invierta en la relación a largo plazo.
Esta área también tiene que gestionar las relaciones dentro de la organización y
trabajar con las partes interesadas internas, como marketing, finanzas, logística y
distribución, para garantizar que todos estén alineados.
4. Mejorar la calidad
El área de compras también es la encargada de definir los niveles de desempeño a
los que la empresa debe apuntar en relación con la calidad, y luego hacer un
seguimiento de los resultados contra esos objetivos.
Con eso en mente, el equipo de compras tiene en cuenta aspectos como la
durabilidad, la apariencia del producto o la puntualidad de la entrega.
De esta forma, entre sus funciones encontramos que trabajan en estrecha
colaboración con los proveedores para desarrollar sus procesos y ayudarlos a
mejorar la calidad.
5. Perseguir la innovación
Debido a que el departamento de compras siempre está en contacto con una
variedad de negocios externos, se encuentra en una posición ideal para obtener
productos y servicios innovadores que pueden brindar una ventaja competitiva al
negocio: una ventaja en precio, calidad o conveniencia.
Además, desempeña un papel importante contribuyendo a obtener suministros para
productos o servicios innovadores desarrollados por la propia compañía.
Comercializar I+D (investigación y desarrollo) a menudo puede requerir una
estrecha cooperación con los proveedores.
6. Aprovechar la tecnología
Por último, el equipo de compras cumple un rol importante analizando posibles
áreas de mejora mediante la implementación de tecnología, ayudando a agilizar, por
ejemplo, la gestión de contratos con proveedores y el análisis de datos.

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