I.

ESQUEMA DE CONTENIDOS CONCEPTUALES

En este capítulo queremos compartir los siguientes temas:

➢ Proceso contable:
o Entrada de datos.
o Procesamiento.
o Salida de información.
➢ Comprobantes:
o Conceptos.
o Funciones e Importancia.
o Clasificación.
o Archivo.
o Conservación.
o Obligatoriedad.
o Contenido de los documentos.
o Los comprobantes en relación con el impuesto al valor agregado
o Secuencia de comprobantes comerciales en una operación de compra
de mercaderías.
o Comprobantes usuales: concepto, contenido, ejemplares e
importancia:
 Orden de compra
 Nota de venta
 Nota de pedido interno
 Remito
 Factura y ticket factura
 Factura electrónica
 Ticket
 Nota de débito
 Nota de crédito
 Orden de pago
 Recibo
 Nota de débito bancaria
 Boleta de depósito
 Nota de crédito bancaria
 Cheque
 Pagaré
 Minuta contable

II. OBJETIVOS
Con el análisis de este capítulo queremos lograr los siguientes objetivos:

 Repasar rápidamente cada una de las etapas del proceso contable.

 Conocer en detalle y analizar la primera etapa del proceso contable.
 Conocer cada comprobante comercial e identificarlo en relación con las
operaciones de la empresa.

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III. DESARROLLO TEMÁTICO

En este capítulo nos ocuparemos de la primera etapa que consiste en la entrada

de datos al sistema contable a través de los comprobantes, y de cada uno de estos
en detalle. Pero primero repasaremos rápidamente el proceso contable y sus
etapas.

PROCESO CONTABLE

El proceso contable es el conjunto de etapas sucesivas a través de las cuales

se obtiene información contable de todo tipo, permitiendo tomar decisiones.

➢ La entrada de datos al sistema contable: Los hechos u operaciones que se

producen en una empresa se captan a través de los comprobantes o
documentos, constituyendo estos el respaldo de dicho hechos u
operaciones.

➢ Procesamiento de los datos contables: Es necesario aplicar normas

contables, técnicas, métodos y recursos. En primer lugar debemos clasificar
los comprobantes de acuerdo a algún criterio elegido por el ente. En
segundo y tercer lugar procederemos a registrar (asentar en algún soporte)
los hechos u operaciones y ha realizar los cálculos necesarios que surjan.
Por último guardaremos tanto los comprobantes como lo registrado en
algún tipo de archivo (real, virtual, etc.)

➢ Salida de información: Como consecuencia del proceso anterior se obtiene

información contable, de todo tipo.

Conociendo los elementos que componen el sistema contable y las tres etapas del
mismo, estamos en condiciones de profundizar sobre la primera etapa “captación
de datos a través de los comprobantes”, analizando en profundidad la
documentación.

COMPROBANTES

CONCEPTOS

En primer lugar haremos una distinción entre formularios y

comprobantes:

Formularios: Puede ser definido como un trozo de papel,

cartulina u otro elemento (incluso el que aparece en la pantalla de una
computadora), que contiene información constante y que cuenta con espacios para
asentar la información variable proveniente de una operación. Algunos

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formularios deben ajustarse a la forma y contener la información requerida por la
Afip, mientras que otros son diseñados por la propia empresa.

Cuando un formulario es completado o sea se asienta en él la información

variable pasa a ser un comprobante o documento.

Vamos a definir los distintos tipos de documentos:

Documentos comerciales: “Podemos decir que los documentos comerciales

son comprobantes de transacciones comerciales que emiten los empresarios para
probar las operaciones mercantiles que han realizado, y sobre cuya base se
realizan las registraciones en los libros de contabilidad”

Documentos financieros: “El término financiero es utilizado para referirse

al movimiento de dinero, por lo que los documentos financieros son aquellos que
tienen relación con la circulación del dinero”.

Otros documentos: “Son aquellos que tienen un contenido variable y que

por la operatoria que se plasma en el mismo se debe certificar el contenido y deben
cumplir con ciertas reglas específicas a la operación”.

Comprobantes creados por la propia organización: “Son aquellos creados

por la organización para satisfacer las necesidades internas de su operatoria”

FUNCIONES E IMPORTANCIA

Los documentos cumplen las siguientes funciones determinando la

importancia de los mismos:

1. Función contable: constituyen la base de información para las registraciones

contables, proporcionando a la teneduría de libros los datos necesarios para
efectuarlas en los registros contables. Sirven de constancia de las
operaciones realizadas, comprobando lo que se ha efectuado y sirven de
información en cualquier momento, cuando están adecuadamente
archivadas, para recordar aspectos de una operación. Sin comprobante que
dé cuenta de una operación no hay datos fehacientes de la misma y no es
posible realizar las anotaciones correspondientes.
2. Función de control: facilitan la tarea de fiscalización y control, permitiendo
individualizar a las personas que intervienen en las negociaciones,
estableciendo responsabilidades, verificando la exactitud de las
registraciones contables, evitando el ocultamiento de operaciones y la
evasión fiscal.
3. Función jurídica: es un medio de prueba escrita de las transacciones
efectuadas y de sus correspondientes registraciones en los libros de
contabilidad, sirviendo de prueba frente a terceros.

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CLASIFICACION

Según su origen, podemos clasificar a los documentos en dos grandes

grupos:

a. COMPROBANTES INTERNOS: Son los que emite el empresario, es decir

que él los confecciona. A su vez los podemos sub-clasificar en:

❖ COMPROBANTES DE USO EXTERNO: Son los que se generan en

la empresa y van fuera de las fronteras de la misma. Por ejemplo
cuando emite facturas de venta, recibos de cobro, etc., guarda una
copia de los mismos para registrarlos en sus libros, controlar las
operaciones que ha realizado y consultarlos en caso de que necesite
ampliar alguna información incluida en esos documentos.

❖ COMPROBANTES DE USO INTERNO: Son los que se generan en

la empresa pero no salen de la frontera de la misma. Son aquellos
que se utilizan para registrar el movimiento dentro de la misma
empresa o de sus departamentos o sucursales. Por ejemplo, un
remito referido al traslado de mercaderías de la casa central a una
sucursal.

b. COMPROBANTES EXTERNOS: Son los emitidos por terceros y

recepcionados por la empresa, para constancia, control y registro de las
transacciones mercantiles que se han efectuado con ellos. Por ejemplo:
factura de compra, recibo de pago, etc.

ARCHIVO (Almacenamiento de comprobantes)

Archivar es colocar los documentos en lugares adecuados, de acuerdo con

algún criterio preestablecido, de modo que al ser requerido algún documento, éste
pueda ser localizado en forma rápida y cómoda. Por lo que es necesario contar con
un sistema de archivo que permita acceder en todo momento a la documentación,
teniendo en cuenta la importancia de la documentación respaldatoria sobre las
registraciones contables.

El archivo tiene importancia porque es una fuente de información

ordenada y porque se debe conservar la documentación para cumplir con normas
legales y reglamentarias.

Las formas de archivo son muy variadas y pueden ser por orden
cronológico, numérico, alfabético, por materias, geográficos, por combinación de
alguno de los anteriores, etc.

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CONSERVACION

Según el artículo 328 del Código Civil y Comercial de la Nación, expresa

que excepto que leyes especiales establezcan plazos superiores, deben conservarse
por 10 años los instrumentos respaldatorios, desde su fecha. Por lo tanto se refiere
a la fecha de la emisión inserta en los mismos.

OBLIGATORIEDAD

La obligatoriedad de recibir y emitir comprobantes surge tanto del Código

Civil y Comercial de la Nación, como de las disposiciones de la AFIP.

La AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) es una entidad que

surgió de la unión de DGI (Dirección General Impositiva) y de ANA
(Administración Nacional de Aduanas) que eran organismos de la administración
nacional. Sus funciones son aplicar, recaudar y fiscalizar los tributos establecidos
en las normas legales, así como los que se relacionan con el comercio exterior.

La Afip ha establecido requisitos que debe cumplir la documentación

comercial en relación a su forma y contenido, respecto a la CUIT (clave única de
identificación tributaria) que es un número que permite identificar a las personas
que intervienen en cada operación y en relación a la condición frente al impuesto
al valor agregado.

Según el Código Civil y Comercial de la Nación en sus artículo 320 y 321

establece:

“Están obligados a llevar contabilidad todas las personas jurídicas y privadas y quienes
realizan una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o
establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios. Cualquier otra persona
puede llevar contabilidad si solicita su inscripción y la habilitación de sus registros o la
rubricación de los libros, como se establece en esta misma Sección.
Sin perjuicio de lo establecido en leyes especiales, quedan excluidas de las obligaciones
previstas en esta Sección las personas humanas que desarrollan profesiones liberales o
actividades agropecuarias y conexas no ejecutadas u organizadas en forma de empresa. Se
consideran conexas las actividades dirigidas a la transformación o a la enajenación de
productos agropecuarios cuando están comprendidas en el ejercicio normal de tales
actividades. También pueden ser eximidas de llevar contabilidad las actividades que, por el
volumen de su giro, resulta inconveniente sujetar a tales deberes según determine cada
jurisdicción local.”

“La contabilidad debe ser llevada sobre una base uniforme de la que resulte un cuadro
verídico de las actividades y de los actos que deben registrarse, de modo que se permita la
individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras.
Los asientos deben respaldarse con la documentación respectiva, todo lo cual debe
archivarse en forma metódica y que permita su localización y consulta.”

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 La resolución general Nº 1415/03 de AFIP en su artículo primero
(operaciones alcanzadas) y segundo (sujetos obligados) establece la obligatoriedad
de emitir comprobantes:

ARTICULO 1º.- Establécese un régimen de emisión de comprobantes, de registración de comprobantes

emitidos y recibidos e información, aplicable a las operaciones que se detallan a continuación:

a) Compraventa de cosas muebles.

b) Locaciones y prestaciones de servicios.
c) Locaciones de cosas.
d) Locaciones de obras.
e) Señas o anticipos que congelen el precio de las operaciones.
f) Traslado y entrega de productos primarios o manufacturados
g) Pesaje de productos agropecuarios

ARTICULO 2º.- Están alcanzados por el presente régimen los sujetos -comprendidos en los artículos 5° y 6°
de la Ley N° 11.683 (personas existencia visible, personas jurídicas, asociaciones, empresas, sucesiones
indivisas, etc.), texto ordenado en 1998 y sus modificaciones-, que realicen en forma habitual las operaciones
mencionadas en el artículo anterior, inclusive quienes actúen como intermediarios.

La resolución general Nº 1415/03 de AFIP en su Titulo II artículo octavo

establece los comprobantes que deben emitir y entregar los sujetos:

ARTICULO 8°.- El respaldo documental de las operaciones realizadas y/o del traslado y entrega de bienes, se
efectuará mediante la emisión y entrega -en forma progresiva y correlativa- de los comprobantes, que para
cada caso, se detallan seguidamente:
a) Comprobantes que respaldan la operación realizada:
 1. Facturas.
 2. Facturas de exportación.
 3. Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales, emitido por el comprador de
dichos bienes.
 4. Recibos emitidos por profesionales universitarios y demás prestadores de servicios.
 5. Notas de débito y/o crédito.
 6. Tiques emitidos mediante la utilización de máquinas registradoras, por los pequeños
contribuyentes adheridos al Régimen Simplificado (Monotributo) hasta el día 12 de febrero de 1999,
inclusive, siempre que dichas máquinas hayan estado habilitadas y utilizadas, por los citados sujetos,
con anterioridad a la fecha mencionada.
 7. Tiques, facturas, tiques factura, notas de débito y demás documentos fiscales emitidos mediante la
utilización del equipamiento electrónico denominado "Controlador Fiscal", homologado por este
organismo, y las notas de crédito emitidas por medio de dicho equipamiento, como documentos no
fiscales homologados.
 8. Documentos equivalentes a los indicados precedentemente.
b) Comprobantes que respaldan el traslado y entrega de bienes: Factura, remito, guía, o documento
equivalente.
c) Comprobantes que respaldan la operación de pesaje de productos agropecuarios: tiques de balanza o
documento equivalente.
La obligación establecida en este artículo se cumplirá, en todos los casos, con independencia de la modalidad
de pago utilizada.

La resolución general Nº 1415/03 de AFIP en su artículo décimo cuarto

establece la cantidad de ejemplares mínimos obligatorios de los comprobantes a
emitir, y su destino:

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ARTICULO 14.- El comprobante que respalda a la operación realizada y/o el traslado y entrega de bienes
deberá emitirse, como mínimo, en DOS (2) ejemplares, original y duplicado.
El duplicado se ajustará a los requisitos del documento que le dio origen.
Los ejemplares del comprobante que se emita tendrán el destino que, para cada uno de ellos, se asigna
seguidamente:
a) Original: será entregado, en todos los casos, al adquirente, prestatario o locatario o, de corresponder, al
destinatario del bien.
b) Duplicado: quedará en poder del emisor para su procesamiento administrativo y contable.
Los sujetos responsables inscritos o exentos ante el impuesto al valor agregado que hayan adherido al régimen
especial de emisión y almacenamiento de duplicados de comprobantes electrónicos, de acuerdo con los
requisitos, condiciones y obligaciones establecidos por la Resolución General N° 1.361, emitirán -en soporte
papel- el original del comprobante.
El duplicado del comprobante emitido quedará almacenado electrónicamente y, a los fines fiscales, dicha
información tendrá el carácter de duplicado.

CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

El contenido de cada documento varía según la finalidad que cumple y de

acuerdo a si debe o no cumplir con las exigencias de la AFIP. En general y como
mínimo todo comprobante debe contener los datos del emisor, del receptor y de la
operación efectuada. Veremos los datos que deben contener los comprobantes
relacionados con las compras y ventas:

A – Datos del comprobante: Preimpresos

▪ Nombre del documento: Factura, Nota de crédito, Nota de débito, etc.

▪ Numeración: consta de 12 dígitos, los 4 primero dígitos para indicar el
punto de venta (lugar de emisión del comprobante) y los 8 últimos dígitos
indican el número del documento, que debe ser correlativo.
▪ Letra que identifica al documento “A” “B” “C” “E”. Se utiliza la letra “X” o
“R” para indicar que el documento no puede ser utilizado como factura.
▪ Las palabras “Original” y “Duplicado”

B- Datos del vendedor: Preimpresos

▪ Nombre y apellido o denominación social.

▪ Domicilio.
▪ Clave única de identificación tributaria ( CUIT).
▪ Categoría frente al IVA.
▪ N° de inscripción en el impuesto a los Ingresos brutos.
▪ Fecha de inicio de actividades.

C- Datos del comprador

▪ Nombre y apellido o denominación social.

▪ Domicilio
▪ Clave única de identificación tributaria ( CUIT)
▪ Categoría del cliente frente al IVA.

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D- Datos de la operación

▪ Fecha de la operación
▪ Descripción que permita identificar la operación (cantidades, detalle, precio
unitario y precio total).
▪ Alícuota y monto de los impuestos que correspondan a la operación (IVA,
Impuestos internos, etc).
▪ Condiciones de la venta (por ejemplo: contado, cuenta corriente).
▪ Relación con otros documentos (por ejemplo: remito, etc.)
▪ Otros datos específicos de cada operación.

E- Datos de la imprenta: Preimpresos

▪ Razón social o apellido y nombre.

▪ Clave única de identificación tributaria ( CUIT).
▪ Domicilio.
▪ N° de habilitación municipal.

F – Datos de la impresión de documentos: Preimpresos

▪ Fecha de impresión de los documentos.

▪ Primero y último número de los documentos impresos.
▪ Código de autorización de impresión (CAI), con la que la AFIP permite la
impresión de documentos, este código no es necesario en el caso de los
comprobantes con letra “C”.
▪ Fecha de vencimiento de los comprobantes.

LOS COMPROBANTES EN RELACIÓN CON EL IMPUESTO AL VALOR

AGREGADO (IVA)

EL IVA es un impuesto de carácter nacional que recae sobre la venta de

cosas muebles, las obras, locaciones y prestaciones de servicios.

La ley establece distintas categorías de responsables frente al IVA:

1) Responsable inscripto (RI): Es el encargado de cobrar este impuesto a sus

clientes en el momento de realizar una venta o prestar un servicio, pero solo
debe detallar el impuesto que cobra cuando le vende a otro R.I. En el caso de
vender a consumidores finales, exentos, monotributista y no alcanzados, no
discrimina el IVA. Debe presentar declaraciones juradas mensualmente y
depositar a favor de la AFIP el saldo que corresponda entre el IVA débito fiscal
y el IVA crédito fiscal, de existir.

2) Responsable exento: Es aquél que realiza una actividad o es un ente que por ley
está exenta expresamente de este impuesto.

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3) No responsable o no alcanzado: Es aquella persona o entidad que realiza una
actividad que no está comprendida en los objetos que la ley grava.

4) Responsable monotributista: Es una categoría especial, creada por ley, para

pequeños contribuyentes, o sea personas o empresas con escasa actividad.
5) Consumidor Final: Es la persona sobre la cual recae la totalidad del impuesto.
Es el que consume el producto que ha sido objeto de IVA en las distintas etapas
de la cadena de comercialización.

El tipo de comprobantes que se deben emitir (“A” “B” “C” “E”) depende de
la categoría frente al IVA tanto del receptor como del emisor:
EMISOR RECEPTOR DOCUMENTACION
TIPO
Responsable inscripto “A”
Monotributista
RESPONSABLE Responsable exento
INSCRIPTO No responsable “B”
Consumidor final

RESPONSABLE Empresa o persona del

INSCRIPTO (Exportador) exterior. “E”
RESPONSABLE
MONOTRIBUTISTA Todas las categorías “C”

RESPONSABLE
EXENTO O NO Todas las categorías “C”
ALCANZADO

El consumidor final solo puede ser receptor nunca emisor, ya que es la

persona que compra para consumo personal.

SECUENCIA DE COMPROBANTES COMERCIALES EN UNA OPERACIÓN

DE COMPRA DE MERCADERÍAS

Ver cuadro Nº 2 (al final del capítulo).

Ahora comenzaremos a ver cada uno de los comprobantes más utilizados,

analizando el concepto, contenido, ejemplares e importancia de los mismos.

COMPROBANTES USUALES

Aclaraciones previas: Respecto al contenido, en todos los casos, deberá analizarse el

modelo de cada comprobante. En relación a la cantidad de ejemplares, ésta queda a opción
de quién lo emite de acuerdo a su estructura administrativa, pero cumpliendo siempre con
el mínimo exigido (duplicado). Nosotros nos referiremos, a quién conserva cada uno de los
ejemplares exigidos como mínimo.

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ORDEN DE COMPRA

Concepto: Es el comprobante a través del cual el comprador efectúa un pedido de

mercaderías al proveedor, indicando los bienes que se desean comprar y los
precios y condiciones en que se está dispuesto a adquirir.
Contenido: Ver modelo Nº 1 (al final del capítulo).
Ejemplares: La orden de compra es extendida por el comprador, enviando el
original al proveedor y quedando en su poder el duplicado.
Importancia: La orden de compra original, no obliga al vendedor, pero si la
acepta sustenta la confección del remito (comprobante que se entrega junto con la
mercadería) y la factura.
El duplicado de la orden de compra, solo obliga al comprador si se le vende
en las condiciones estipuladas en éste, y permite:
- Controlar que las mercaderías enviadas por el proveedor junto con el remito
original, se adapten a las solicitadas en cuanto a cantidad y calidad.
- Verificar que el original de la factura emitida por el proveedor respete las
condiciones de venta.

NOTA DE VENTA

Este comprobante también llamado nota de pedido tiene la misma

finalidad, importancia y función que la orden de compra. La diferencia radica en
que generalmente cuando el cliente concurre a la empresa a levantar un pedido o
cuando las empresas utilizan vendedores que visitan a los clientes, se levanta el
pedido en una nota de venta, especificando la mercadería, precios y condiciones,
la cual es firmada por las dos partes.

NOTA DE PEDIDO INTERNO

Concepto: Comprobante interno de uso interno, confeccionado por aquél sector de

la empresa que necesita determinados bienes, materiales o insumos, a efectos de
solicitarlos, enviando el comprobante al sector almacenes o al sector que
corresponda de acuerdo a la estructura de la organización, para que procedan a la
adquisición de los mismos.
Contenido: Ver modelo Nº2 (al final del capítulo).
Ejemplares: Al tratarse de un comprobante interno de uso interno, la cantidad de
ejemplares dependerá de la organización de la empresa.
Importancia: Sirve como medio para solicitar la adquisición de bienes, materiales
o insumos, dejando constancia del sector que lo solicita, deslindando
responsabilidades en cuanto a la oportunidad del pedido, persona que lo autoriza,
fecha en que se necesita y bienes, materiales o insumos solicitados, facilitando los
controles de la empresa según su estructura organizativa.

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REMITO

Concepto: Es el comprobante que acompaña a las mercaderías vendidas en el

momento de su entrega al comprador, especificando la cantidad y calidad de las
mismas.
Contenido: Ver modelo Nº 3 (al final del capítulo).
Ejemplares: El remito lo emite el vendedor, enviando el original y duplicado junto
con la mercadería. Cuando el comprador recibe la mercadería efectúa los
correspondientes controles de calidad y cantidad. Si las mercaderías recibidas
concuerdan con las especificadas en la orden de compra y remito, el comprador
presta su conformidad firmando el duplicado del remito, el cual vuelve al
vendedor, quedando el original en poder del comprador. En caso de no haber
conformidad con las mercaderías recibidas, se procede a la devolución de la
misma, junto con los dos ejemplares del remito (sin firmar el duplicado).
Importancia: Con el remito original el comprador:
- Justifica el ingreso de las mercaderías en depósito.
- Controla la factura correspondiente.
Con el duplicado el vendedor:
- Justifica la salida de las mercaderías.
- Emite la factura correspondiente.
El remito conformado (firmado por el receptor de la mercadería) manifiesta
el perfeccionamiento del hecho económico, del cual surge para el comprador la
obligación de pagar y para el vendedor el derecho a cobrar.

FACTURA y TICKET FACTURA

Concepto: Es el comprobante que el vendedor o prestador de servicios en su caso,

confecciona o emite por las mercaderías entregadas o el servicio prestado. En base
a ella el cliente registra su compromiso de pago y el vendedor su derecho a cobrar.
Contenido: Ver modelos Nº 4, 5 , 6 y 7. (al final del capítulo).
Ejemplares: La factura se emite por duplicado, el original se entrega al comprador
quedando el duplicado en poder del vendedor.
De acuerdo a las normas impositivas en vigencia, se debe emitir factura
“A”, “B” o “C”, según la condición del comprador y vendedor en el IVA. En la
actualidad está permitido la utilización de ticket factura ( A ó B), éste tiene la
misma utilidad, contenido e importancia que la factura.
Importancia: Con la factura original el comprador:
- Procede a la registración contable.
- Controla la factura con el correspondiente remito y orden
de compra.
- Determina el precio de costo.
- Determina cuanto debe pagar al vendedor.
Con el duplicado el vendedor:
- Procede a la registración contable.
- Determina cuanto debe cobrar al comprador.

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FACTURA ELECTRÒNICA

Concepto: No varía el concepto de ésta, respecto al dado para factura. Desde hace
varios años la factura electrónica optimiza las prácticas de facturación de las
empresas que prestan distintos tipos de servicios. Estos requisitos respecto a la
forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la
autenticidad.
Contenido: Las facturas electrónicas como las de papel se ven afectadas por los
mismos requisitos legales e impositivos respecto a su contenido.
Importancia: Si bien la finalidad de esta no varía respecto a la de papel, podemos
decir que se diferencian por la manera en que se gestiona, valida y envía.
- Se gestiona a través de equipos informáticos.
- Se valida electrónicamente vía internet.
- Se pone a disposición mediante un sistema digital, por el
cual el vendedor podrá enviar electrónicamente al
comprador el documento que respalda la venta o la
provisión del servicio.
Todo este conjunto de actividades permite garantizar la autenticidad y la
integridad del documento electrónico.

TICKET

Concepto: Es un comprobante que algunos vendedores emiten cuando se realiza

una compra-venta al contado con consumidores finales.
Contenido: Ver modelos Nº 8 (al final del capítulo).
Ejemplares: El ticket se emite en un solo ejemplar que se entrega al cliente,
quedando asentada la operación en la memoria de la máquina que utiliza el
vendedor.
Importancia: Su importancia es la misma que la factura ya que reemplaza a esta en
los casos de ventas al contado a consumidor final.

NOTA DE DÉBITO

Concepto: Es el comprobante que la empresa vendedora o prestadora del servicio

envía a su cliente, donde le comunica que ha debitado o cargado un determinado
importe en su cuenta corriente por el concepto que en él se indica. Por ejemplo:
errores en defecto de la facturación, fletes, seguros, intereses por pago fuera de
término, etc.
Contenido: Ver modelo Nº 9 (al final del capítulo).
Ejemplares: Se utilizan los mismos ejemplares explicados en la factura.
De acuerdo a las normas impositivas en vigencia, se debe emitir nota de débito
“A”, “B” o “C”, según la condición del comprador y vendedor en el IVA, al igual
que en el caso de la factura.
Importancia: Con la nota de débito original el comprador:
- Procede a la registración contable.

42
 - Ajusta el precio de costo en el caso que incida en el mismo.
- Determina cuanto debe pagar al vendedor.
Con el duplicado el vendedor:
- Procede a la registración contable.
- Determina cuanto debe cobrar al comprador.

NOTA DE CRÉDITO

Concepto: Es el comprobante que la empresa vendedora o prestadora del servicio

envía a su cliente, donde le comunica que ha acreditado o descargado un
determinado importe en su cuenta corriente por el concepto que en él se indica.
Por ejemplo: errores en exceso en la facturación, devoluciones de mercaderías,
bonificaciones, descuentos, etc.
Contenido: Ver modelo Nº 10 (al final del capítulo).
Ejemplares: Se utilizan los mismos ejemplares explicados en la factura.
De acuerdo a las normas impositivas en vigencia, se debe emitir nota de crédito
“A”, “B” o “C”, según la condición del comprador y vendedor en el IVA., al igual
que en el caso de la factura.
Importancia: Con la nota de crédito original el comprador:
- Procede a la registración contable.
- Ajusta el precio de costo en el caso que incida en el mismo.
- Determina en cuanto se reduce su deuda con el vendedor.
Con el duplicado el vendedor:
- Procede a la registración contable.
- Determina a cuanto asciende el neto a cobrar al
comprador.

ORDEN DE PAGO

Concepto: Comprobante interno de uso interno (aunque algunas empresas

entregan un ejemplar al proveedor, cuando se le realiza un pago a éste), emitido
por el sector Tesorería en base a la documentación recibida del Departamento
Contable, para proceder a la cancelación de compra de bienes y servicios, gastos o
la cancelación de otras obligaciones por cualquier concepto, generalmente con la
emisión de un cheque de la firma.
Contenido: Ver modelo Nº11 (al final del capítulo).
Ejemplares: Al tratarse de un comprobante interno de uso interno, la cantidad de
ejemplares dependerá de la organización de la empresa.
Importancia: Sirve como medio de control interno para verificar que los pagos
realizados por Tesorería hayan sido correctamente imputados, y autorizados por
el responsable de ello, de acuerdo a la estructura de la empresa.

RECIBO

Concepto: El recibo es un comprobante de cobro por el cual una persona reconoce

haber recibido de otra un determinado importe, ya sea en dinero en efectivo,

43
cheque a su orden, pagaré, mercaderías u otros valores, con el objeto de cancelar
parcial o totalmente una deuda pendiente.
Contenido: Ver modelo Nº12 (al final del capítulo).
Ejemplares: El recibo se emite generalmente por duplicado. El original se entrega a
la persona que efectúa el pago y el duplicado queda en poder de quien recibe los
valores o bienes.
Importancia: Con el original el pagador:
- Demuestra la entrega de valores, es el medio de prueba
fundamental sobre el que se justifica la efectivización o
cancelación del compromiso que originó un determinado
pago.
- Controla la salida de fondos o de otros elementos.
- Procede a la registración contable.
Con el duplicado el cobrador:
- Procede a la registración contable
- Controla la entrada de fondos o de otros elementos.

NOTA DE DÉBITO BANCARIA

Concepto: Es el comprobante que el banco emite y envía a su cliente, donde le

comunica que ha debitado de su cuenta (corriente, caja de ahorro) un determinado
importe por el concepto que en él se indica. Por ejemplo: comisiones, gastos
emisión resúmenes, etc.
Contenido: Ver modelo Nº 13 (al final del capítulo).
Ejemplares: Se emite por duplicado, el original se entrega al cliente quedando el
duplicado en poder del banco.
Importancia: Con la nota de débito original el cliente:
- Procede a la registración contable.
- Determina el concepto y cuanto debe pagar al banco.
Con el duplicado el banco:
- Procede a la registración contable.
- Determina el importe que debita en la cuenta del cliente.

BOLETA DE DEPÓSITO

Concepto: Es el comprobante que una entidad bancaria extiende como constancia

de haber recibido un importe determinado en valores (efectivo y/o cheques) en
concepto de depósito, para ser acreditado en la cuenta del titular. La boleta de
depósito es una nota de crédito bancaria.
Contenido: Ver modelo Nº 14 (al final del capítulo).
Ejemplares: Se extiende en dos ejemplares. Una copia queda en poder del banco y
otra sellada y firmada por el cajero se entrega al depositante. Cuando se realiza un
depósito a través de cajero automático, el depositante introduce los datos de la
cuenta y valores que deposita, emitiendo el cajero dos ticket. El primer ticket se
adjunta con los valores a depositar en un sobre que se introduce en el cajero, este

44
ticket es el comprobante del banco. Una vez introducido el sobre, el cajero emite el
segundo ticket, comprobante que queda en poder del depositante.
Importancia: La boleta de depósito le sirve al depositante para tener una
constancia del depósito efectuado y realizar la registración contable y al banco
para acreditarlo en la cuenta correspondiente y proceder a la registración
respectiva.

En una institución bancaria podemos tener fondos depositados en:

- cuenta corriente
- caja ahorro
- plazo fijo.
Analizaremos brevemente cada uno de ellas.

1. Cuenta corriente: Los depósitos, generalmente no devengan ningún tipo

de interés, permiten a su titular mover sumas de dinero sin riesgos de
extravíos. Se realizan las extracciones mediante la emisión de cheques, los
cuales se convierten en medios de pago, según veremos más adelante.
2. Caja de ahorros: Los depósitos y las extracciones deben ser efectuados en la
caja del banco o por cajero automático. Devengan un interés moderado, el
que generalmente se acredita en la cuenta respectiva al finalizar cada mes
calendario.
3. Plazo fijo: Son depósitos realizados para retirar en una fecha determinada,
y por tal circunstancia devengan un interés, el que es abonado al
depositante junto con la devolución de la imposición, a su vencimiento.
Pueden ser renovados.

NOTA DE CREDITO BANCARIA (excepto las boletas de depósito)

Concepto: Es el comprobante que el banco emite y envía a su cliente, donde le

comunica que ha acreditado de su cuenta (corriente, caja de ahorro) un
determinado importe por el concepto que en él se indica. Por ejemplo: intereses,
errores por exceso de débitos, etc.
Contenido: Ver modelo Nº 15 (al final del capítulo).
Ejemplares: Se emite por duplicado, el original se entrega al cliente quedando el
duplicado en poder del banco.
Importancia: Con la nota de crédito original el cliente:
- Procede a la registración contable.
- Determina el concepto y cuál es el monto acreditado por el
banco.
Con el duplicado el banco:
- Procede a la registración contable.
- Determina el importe que acredita en la cuenta del cliente.

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CHEQUE

Concepto: “Es una orden de pago pura y simple, librada contra un banco, en el
cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria,
o autorización para girar en descubierto”
Contenido: Ver modelos Nº16 y 17 (al final del capítulo).
Personas que intervienen:

1. Librador: También denominado firmante, es quien emite el cheque, dando

de esa manera la orden de pago al banco.
2. Banco girado: Es la institución bancaria que debe efectivizar el pago, en la
cual el firmante tiene fondos depositados en cuenta corriente o
autorización para girar en descubierto.
3. Beneficiario: Es quien cobra el cheque.

Clases de cheque:

1. Común o corriente: Es pagadero a la vista y puede hacerse efectivo:

- Con su presentación y cobro ante el banco girado.
- A través de su depósito en la institución bancaria donde el
beneficiario posee cuenta corriente.
El término de presentación de un cheque corriente librado en la República
Argentina para su cobro es de 30 días contados desde la fecha de su
emisión.
2. De pago diferido: Es una orden de pago librada a una fecha determinada.
Contiene la fecha de emisión y la fecha a partir de la cual el cheque es
cobrable. El plazo de diferimiento no podrá ser menor a 1 día ni exceder los
360 días desde la fecha de emisión.
El término de presentación de un cheque diferido librado en la República
Argentina para su cobro es de 30 días contados desde la fecha de su
vencimiento.

Formas de extender el cheque y trasmitirlo:

1. Al portador: Se emite sin indicar el beneficiario, con la cláusula “al

portador” o sin ella. Se puede trasmitir por su simple entrega, sin necesidad
de endoso, el banco girado lo paga a quien lo presente al cobro. También
puede depositarse.
2. A favor de una determinada persona: Se emite consignando el nombre del
beneficiario, con la cláusula “a su orden” o sin ella. El cheque se trasmite
por vía de endoso. El beneficiario puede cobrarlo en ventanilla acreditando
su identidad o bien depositarlo.
3. A favor de una determinada persona con la cláusula “no a la orden”: Se
emite consignando el nombre del beneficiario con el agregado de la
cláusula indicada, lo cual significa que el banco sólo lo paga a la persona

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 cuyo nombre figura en el cheque. También puede depositarse. El cheque
con la cláusula “no a la orden” no puede trasmitirse por vía de endoso, sino
a través de una cesión de créditos.
4. Cheque cruzado: Se caracteriza por llevar al frente dos líneas paralelas
transversales en la parte superior izquierda. Este cheque nunca puede ser
cobrado en ventanilla y solo es posible hacerlo efectivo mediante un
depósito en un banco. También puede endosarse. El cruzamiento puede
ser:
- General: Cuando entre las dos líneas paralelas no se
efectúa ninguna mención. En este caso el cheque puede
depositarse en cualquier banco.
- Especial: Cuando entre las dos líneas paralelas se
menciona una entidad bancaria. En este caso el cheque
puede depositarse únicamente en el banco indicado.
El cheque cruzado en general puede transformarse en especial, pero el
cheque cruzado en especial no puede transformarse en general ya que el
tachado de la mención contenida entre las líneas se considerará no válida.
El cruzamiento se utiliza por razones de seguridad cuando hay riesgo de
pérdida o sustracción del cheque, evitando que una persona pueda cobrarlo
indebidamente.
4. Cheque certificado o conformado: Es el cheque que el banco girado
certifica, a pedido del librador o de cualquier portador, debitando de la
cuenta la suma necesaria para pagarlo. La certificación garantiza que el
cheque será pagado por el término de 5 días hábiles bancarios. Si vencida la
certificación el cheque no se cobra, el banco acredita en la cuenta del
librador el importe reservado, transformándose en “cheque común”. Para
que la certificación sea válida, el banco debe:
- Dejar constancia de la misma en el reverso del cheque.
- Entregar un formulario especial separado en donde conste
el trámite.
5. Cheque imputado: Es aquél en que el librador o portador enuncia al dorso
del mismo el destino del pago, indicando en forma precisa y concreta la
deuda que se quiere cancelar con la correspondiente firma. El cheque
imputado puede ser endosado solamente por el destinatario de la
imputación y en este caso el documento mantiene su negociabilidad.
6. Cheque para acreditar en cuenta: Es aquel por el cual el librador o el
portador pueden prohibir que el banco lo pague en dinero, insertando al
frente la cláusula “para acreditar en cuenta”. En este caso el banco girado
sólo puede liquidar el cheque por medio de un asiento de contabilidad, con
cargo al librador y crédito al beneficiario. El tachado de la cláusula se
tendrá por no válido. El cheque para acreditar en cuenta supera en
seguridad al cheque cruzado.

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Endoso

Es el acto mediante el cual el beneficiario de un cheque no vencido, lo trasmite a

otra persona firmándolo al dorso, transfiriéndole todos los derechos resultantes
del mismo, pudiendo nombrar o no a un nuevo beneficiario.

Por lo tanto el endoso puede ser:

- En blanco: El beneficiario se limita a firmar el cheque al
dorso quedando transferido “al portador”.
- Completo: La cesión del cheque se realiza consignando al
dorso los siguientes datos:
. Nombre del nuevo beneficiario o endosatario
. Lugar y fecha de transmisión
. Firma del endosante

Prescripción:

No se puede iniciar acciones judiciales para el cobro de un cheque, un año después

de la fecha en que expira el plazo de presentación para su cobro. En otras
palabras, si un cheque no es cobrado por distintas causas, se puede iniciar acción
judicial por su reembolso, hasta un año y treinta días después de su emisión o
vencimiento según la clase de cheque.

Ejemplares: En el cheque solo existe el original que es entregado por el librador al

beneficiario.
Importancia: El cheque sirve como medio de pago.

PAGARÉ

Concepto: Es una promesa de pago pura y simple (escrita), por la cual una
persona se compromete a pagar a otra, una suma cierta de dinero, en una
determinada fecha (futura).
Contenido: Ver modelo Nº 18 (al final del capítulo).
Personas que intervienen:

1. Librador: También denominado pagador, firmante, suscriptor, emisor, es la

persona que mediante su firma se obliga a cancelar el importe expresado, a
su vencimiento.
2. Beneficiario: Es la persona a cuya orden (nombre) se extiende el pagaré
para que a su vencimiento se le efectúe el pago.
3. Tenedor: También denominado portador, es la persona que posee el pagaré
por habérselo transferido el beneficiario mediante endoso. De esta manera
el tenedor adquiere el derecho a cobrar. Si el beneficiario no endosara el
documento, éste y el tenedor serían la misma persona.

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Vencimiento: formas alternativas de emisión

1. A la vista: El pago es exigible a la presentación del pagaré. En este caso es

extendido con la siguiente leyenda “A la vista pagaré ”
2. A días o meses vista: El documento debe ser cancelado a los tantos días o
meses contados a partir del día siguiente al de la fecha de su presentación y
aceptación por parte del librador. En este caso el pagaré sería extendido con
la siguiente leyenda “A quince días vista pagaré ”, por ejemplo.
3. A día fijo o determinado: El pago es exigible en la fecha establecida como
vencimiento. En este caso el pagaré sería extendido con la siguiente leyenda
“ El día 14 de Julio de 2005 pagaré ”, por ejemplo.
4. A días o meses fecha: El plazo de pago comienza a computarse a partir del
día siguiente al de la fecha de emisión del pagaré. En este caso sería
extendido con la siguiente leyenda “A los veinte días de la fecha
pagaré ”, por ejemplo.
Endoso

Es el acto mediante el cual el beneficiario o el tomador de un pagaré no vencido, lo

trasmite a otra persona firmándolo al dorso. El efecto del endoso es transferir
todos los derechos resultantes del documento, pudiendo en este acto nombrar o
no a un nuevo beneficiario.
Por lo tanto el endoso puede ser:
- En blanco: El beneficiario se limita a firmar el pagaré al
dorso quedando transferido “al portador”.
- Completo: La cesión del pagaré se realiza consignando al
dorso los siguientes datos:
. Nombre del nuevo beneficiario o endosatario
. Lugar y fecha de transmisión
. Firma del endosante.

Personas que interviene en el endoso:

1. Endosante: Es quien firma el pagaré al dorso.

2. Endosatario: Es quien recibe el documento, transformándose en el nuevo
beneficiario.

Ejemplares: Este documento se emite en un solo ejemplar. Cuando el mismo es

cancelado, el librador anula el pagaré rompiendo el lugar donde se consignó la
firma.

Protesto: Es el acto por medio del cual, de acuerdo a las disposiciones legales, se
deja constancia de la falta de pago del pagaré.
El protesto lo realiza un escribano a pedido del tenedor, a través de un acta
labrada, destinada a comprobar en forma auténtica la negativa de pago del
documento.

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El protesto debe efectuarse dentro de los dos días hábiles siguientes al día en el
cual el documento deba pagarse.
El portador debe dar aviso de la falta de pago a su endosante y al librador dentro
de los cuatro días hábiles sucesivos al día del protesto. A su vez cada endosante
debe informar del aviso recibido dentro de los dos días hábiles sucesivos a aquel
en que recibió el aviso al endosante que le precede, indicando los nombres y
domicilios de los que han dado aviso anterior y así, sucesivamente hasta llegar al
librador.
El protesto debe realizarse en el lugar donde el pago debe ser efectuado, es decir
en el lugar y dirección señalados en el documento.
Cláusula sin protesto: Esta cláusula inscripta en el pagaré significa que el
portador queda dispensado de realizar el protesto por falta de pago, quedando
habilitada la vía ejecutiva para su cobro.

Prescripción: Toda acción legal emergente del pagaré contra su librador prescribe
a los tres años contados desde su fecha de vencimiento.

Importancia: Es una promesa de pago.

MINUTA CONTABLE

Concepto: Es el comprobante interno que se utiliza para registrar asientos en el

Libro Diario. Las empresas grandes y medianas suelen dividir la registración
contable (ventas, compras, fondos, etc.) de cada una de esas divisiones surgirá una
minuta contable. También cuando la empresa carece de otros comprobantes
respaldatorios del hecho económico que se quiere asentar, se confecciona una
minuta contable (por ej. depreciación bienes uso).
Contenido: Ver modelo Nº 19 (al final del capítulo).
Ejemplares: La minuta contable, cuyo rayado es similar al del Diario General, se
emite en un solo ejemplar. Una vez asentada en el libro Diario, se procede a su
archivo de acuerdo a su numeración consecutiva.
Importancia: Sirve como respaldo interno de la operación registrada.

Para finalizar este capítulo, queremos hacernos ciertas preguntas con la

finalidad de repasar las etapas del proceso contable y los comprobantes.

IV. PREGUNTAS DE REPASO

Conteste las siguientes preguntas referidas a la aplicación de estos temas:

1. ¿Qué son los comprobantes comerciales?

2. Indique las diversas funciones que cumple la documentación.
3. ¿Cómo se clasifican los documentos según su origen?
4. ¿Cuál es la importancia de los comprobantes desde el punto de vista de la
función de control?

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5. ¿Por qué es importante el archivo?
6. ¿Durante cuanto tiempo debe guardarse la documentación probatoria?
7. ¿Qué es la AFIP y cuáles son sus funciones?
8. ¿Quién emite la factura?
9. ¿Qué función cumple un recibo?
10. ¿Qué documento se emite para comunicar que se han efectuado cargos en
la cuenta corriente del cliente?
11. ¿Qué es un cheque?
12. Explique cuál es la diferencia entre cheque común y cheque de pago
diferido.
13. ¿Qué es un pagaré?

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