PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN Y

MEJORA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DE LA EMPRESA SYSTEMGROUP S.A.S.

Autor
Mónica Liliana Sanabria Chipatecua
Ingeniera Electrónica
-
Helber Daniel Suesca Cortes
ingeniero Catastral

Universidad Distrital Francisco José De Caldas

Especialización en Gestión de Proyectos de Ingeniería
Facultad de Ingeniería
Bogotá, Colombia
abril de 2024
PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN Y MEJORA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
LA EMPRESA SYSTEMGROUP S.A.S.

Contenido

1. ANÁLISIS DE CONTEXTO ......................................................................................... 4

2. OBJETIVOS ............................................................................................................... 5

2.1 OBJETIVO GENERAL ......................................................................................... 5

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................ 5

3. ESTUDIO DE MERCADO ........................................................................................... 6

3.1 SEGMENTO DEL MERCADO ............................................................................. 6

3.2 MERCADO META ............................................................................................... 8

3.3 Antecedentes..................................................................................................... 10

3.4 DEMANDA......................................................................................................... 11

3.5 METODOLOGÍA ................................................................................................ 13

3.5.1 Alineación del proyecto............................................................................... 13

3.5.2 Recolección de la información .................................................................... 14

3.5.3 Caracterización de los procesos ................................................................. 14

3.5.4 Priorización de los procesos a automatizar ................................................. 15

3.5.5 Revisión de alternativas de automatización tercerizar o crear un área

tecnología. ................................................................................................................ 16

3.5.6 Soluciones .................................................................................................. 17

4. FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE MERCADOTECNIA ............................... 18

4.1 TAMAÑO Y ESTRUCTURA ............................................................................... 19

5. CREACIÓN DEL ÁREA TECNOLÓGICA.................................................................. 20

5.1 UBICACIÓN DE NUEVA ÁREAS DE TECNOLOGÍA EN SYSTEMGROUP ...... 21

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5.2 PROPUESTA DE ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA ESTRATÉGICA E

INNOVACIÓN .............................................................................................................. 22

5.3 CARGOS ........................................................................................................... 22

DIRECTOR DE TI: ....................................................................................................... 22

LÍDER DE DESARROLLO: .......................................................................................... 23

DESARROLLADOR DE SOFTWARE: ......................................................................... 23

DISEÑADOR WEB ....................................................................................................... 24

ANALISTA DE DATOS: ................................................................................................ 25

LÍDER DEL PROYECTO: ............................................................................................. 25

PRESUPUESTO INICIAL ............................................................................................. 26

5.4 TERCERIZAR ...................................................................................................... 27

6. COMPORTAMIENTO DEL MERCADO META.......................................................... 27

6.1 PLAN DE POSICIONAMIENTO DEL PRODUCTO ............................................ 29

7. MICROENTORNO .................................................................................................... 30

8. MACROENTORNO .................................................................................................. 32

8.1 Políticas y legales .............................................................................................. 32

8.2 Sociales y culturales .......................................................................................... 33

8.3 Economía y demografía ..................................................................................... 33

8.4 Tecnología ......................................................................................................... 35

8.5 SERVICIOS ....................................................................................................... 36

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1. ANÁLISIS DE CONTEXTO

La empresa Systemgroup S.A.S, es una Outsourcing de servicios, ubicada en la ciudad de

Bogotá, específicamente en la Av. de las Américas #58-51, esta empresa tiene más de 25
años en la industria de la administración y compra de cartera, con amplia experiencia y
reconocimiento en el mercado comercial.

Systemgroup S.A.S, es una empresa que está en la vanguardia tecnológica para sus
clientes externos en todos los procesos y los servicios de administración de cartera a
empresas bancarias y de la cobranza de la cartera propia de la compañía, por medio del
desarrollo, soporte y mantenimiento a los aplicativos que le permitan a la empresa realizar
tal gestión de cobranza por medio de CRM (gestión de las relaciones con los clientes).

El objetivo es automatizar y mejorar los procesos administrativos de Systemgroup S.A.S, la

empresa ha observado que los procesos administrativos internos están causando retrasos
y reprocesos, muchos de estos procesos se realizan de forma manual, lo que aumenta el
riesgo de errores y falta de control; el objetivo es automatizar estos procesos utilizando
soluciones tecnológicas para reducir el tiempo y los recursos, mejorar la satisfacción de los
empleados y clientes, aumentar la competitividad, rentabilidad y resiliencia. La metodología
incluye alinear el proyecto, recopilar información, caracterizar y priorizar los procesos a
automatizar y revisar las alternativas de automatización. La propuesta también destaca la
necesidad de establecer un área de tecnología o externalizar el proceso de automatización.

Ante esta situación, se plantea la propuesta de automatizar los procesos administrativos de

la empresa, con el objetivo de reducir el tiempo y los recursos utilizados en tareas repetitivas
y rutinarias, así como mejorar la satisfacción de los empleados y clientes. Esto permitirá
aumentar la competitividad, rentabilidad y resiliencia de la empresa, brindando un mejor
servicio y fomentando la innovación y mejora continua de los procesos.

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2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Proponer la automatización de los procesos administrativos de la empresa Systemgroup

S.A.S mediante la implementación de soluciones tecnológicas, con el fin de mejorar la
eficiencia, elevar la calidad y fortalecer la competitividad de la organización.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Desarrollar un análisis interno con el propósito de identificar los procesos

susceptibles de ser automatizados.
• Realizar una revisión de herramientas, técnicas y tecnologías que permitan
automatizar los procesos administrativos.
• Proponer el diseño para la automatización y mejora de los procesos de la compañía.
• Hacer una evaluación financiera y técnica para la implementación de la
automatización de los procesos administrativos.

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3. ESTUDIO DE MERCADO

3.1 SEGMENTO DEL MERCADO

La propuesta de automatización de Systemgroup S.A.S. se enfocará principalmente en

identificar grupos específicos de clientes potenciales que podrían beneficiarse de las
soluciones de automatización, por tal razón se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos
para la segmentación.

1. Segmentación Demográfica: Se dirigiría a empresas medianas y grandes en

sectores como financiero, seguros y tecnología, el enfoque principal estará en
aquellas empresas con alta fuerza laboral con un número significativo en la cantidad
de personas y procesos administrativos intensivos: esta propuesta pretende ayudar
a las empresas a reducir retrasos y errores, causados en la mayoría de veces por
la ejecución tareas manuales, mediante la implementación de la automatización de
procesos internos, con la opción de la creación de un departamento de tecnología
dentro de la empresa y el análisis detallado de costos para la automatización, estos
serían aspectos importantes para satisfacer las necesidades de empresas con estas
características.

2. Segmentación Geográfica: El enfoque inicial será en el mercado local, iniciando

con Bogotá con planes de expansión a otras ciudades capitales como Cali, Medellín
y Barranquilla, y posteriormente a otros países de América Latina, la expansión
podría considerarse como una fase futura del proyecto de automatización de
procesos de Systemgroup S.A.S, ya que Inicialmente, el enfoque en el mercado
local (Bogotá) lo que permitirá a la empresa implementar y perfeccionar la
automatización de procesos de manera eficiente y efectiva antes de considerar la
expansión a otros países. Al concentrarse en el mercado local, la compañía podrá
adaptar y personalizar la automatización de procesos para satisfacer las
necesidades específicas de sus clientes locales, lo que ayudará a establecer una

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base sólida y exitosa antes de diversificarse y penetrar los mercados internacionales

en América Latina.

El enfoque inicialmente en el mercado local de Systemgroup S.A.S. permitirá

obtener una mejor comprensión de las regulaciones locales, las preferencias del
cliente y las dinámicas del mercado, lo que permitirá generar un valor agregado que
ayudará expandirse a otros países de la región, un enfoque inicial en el mercado
local permitirá a Systemgroup S.A.S. consolidar y optimizar sus procesos de
automatización antes de embarcarse en una expansión a otros países de América
Latina.

3. Segmentación Psicográfica: se enfocará principalmente en el estudio de los

atributos psicológicos, sociológicos y comportamentales de los clientes, nos
centraremos principalmente en los líderes empresariales innovadores y
progresistas, buscamos atraer a individuos que valoran la innovación, la eficiencia
y la productividad en sus equipos; buscaremos que estos líderes estén dispuestos
a adoptar e implementar nuevas tecnologías y soluciones para la mejora de sus
procesos internos; al comprender sus motivaciones, preferencias y
comportamientos, se puede personalizar la propuesta de valor y el mensaje de
marketing para satisfacer sus necesidades y/o deseos específicos, esta
segmentación psicográfica nos ofrece una oportunidad para conectar de una mejor
manera con este grupo objetivo y generar un mayor interés en las soluciones
tecnológicas propuestas.

4. Segmentación Conductual: nuestra estrategia de segmentación está alineada

perfectamente con los objetivos de automatización y mejora de procesos para la
empresa Systemgroup S.A.S. ya que se dirige a organizaciones que históricamente
han mostrado interés o han realizado inversiones en soluciones tecnológicas con el
propósito de optimizar los procesos, se está apuntando a un mercado que ya
reconoce el valor de la tecnología para la mejora en su funcionamiento interno, los
procesos y tareas que ejecutan. Al incluir las organizaciones que valoran la mejora
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continua y la innovación. nuestra propuesta está dirigida hacia un sector que con
alta probabilidad de que esté dispuesto a aceptar métodos de trabajo innovadores
e invertir en soluciones que les permitan mantener su competitividad en el mercado,
la estrategia de segmentación propuesta puede resultar beneficiosa ya que enfoca
los esfuerzos en dirigir las estrategias de marketing y ventas hacia un segmento
particular de clientes con mayor probabilidad de mostrar interés en las soluciones
ofrecidas por Systemgroup S.A.S, o que incrementará las probabilidades de éxito
del proyecto de automatización y la mejora de procesos.

5. Segmentación por Beneficios: el proyecto estará enfocado principalmente las

empresas que buscan beneficios específicos como la reducción de los costos
operativos, la mejora en la precisión y la gestión de los datos, así como la liberación
de recursos humanos para tareas más estratégicas y complejas, estos beneficios
permitirán mejorar la eficiencia operativa y la competitividad de las empresas
(clientes), especialmente aquellas que realizan procesos tediosos y/o repetitivos. La
automatización de procesos permitirá a las empresas optimizar sus recursos, reducir
errores y agilizar sus operaciones, y a su vez mejorar la satisfacción del cliente y la
calidad de los servicios ofrecidos.

3.2 MERCADO META

Nuestro mercado objetivo será aquel que tenga mayores y mejores beneficios de las
soluciones ofrecidas por Systemgroup S.A.S. se incluirán grandes y medianas empresas
en los sectores de finanzas, seguros y tecnología; ya que estas empresas por lo general
suelen tener procesos laborales que demandan mucho tiempo y esfuerzo, las cuales
podrían obtener grandes beneficios al implementar la automatización, a continuación se
mencionan los factores que se tuvieron en cuenta para la segmentación del mercado
objetivo:

1. Empresas Medianas y Grandes, directamente relacionadas con los sectores de

finanzas, seguros y tecnología, las cuales presentan una gran cantidad de

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transacciones y procesos administrativos a diario, las industrias en estos sectores

suelen enfrentar desafíos en la gestión de sus operaciones debido a la complejidad
de sus actividades, por tal razón la automatización de los procesos administrativos
aportará beneficios significativos en términos de eficiencia, reducción de costos y
mejora de la competitividad, la implementación del proyecto buscará optimizar las
operaciones de estas empresas para que puedan mejorar su desempeño y ofrecer
un mejor servicio a sus propios clientes.
2. Organizaciones con Procesos Administrativos Complejos, la propuesta de
automatización de Systemgroup S.A.S. será ideal para empresas que manejan una
gran cantidad de datos y requieren una mejor precisión y mayor eficiencia en su
gestión, las empresas del sector financiero, de seguros y tecnología, se
beneficiarían de la mejora en la realización de los procesos internos, gracias a la
reducción de errores y la disminución en la cantidad de tareas que se realizan de
forma manual y de forma repetitiva, además de una mejora significativa en la
eficiencia, entonces, al enfocarnos en la automatización de procesos clave, se
logrará una gestión más eficiente de la información, lo que llevaría a una mayor
productividad y una mejor competitividad en el mercado.
3. Líderes Empresariales Innovadores: son los ejecutivos y gerentes que están
buscando activamente mejorar sus operaciones y que están dispuesto a adoptar
nuevas tecnologías, estos serán considerados como clientes potenciales para
compañía Systemgroup S.A.S. los líderes empresariales se beneficiarán de las
soluciones de automatización propuestas, ya que buscan mejorar la eficiencia,
reducir costos y aumentar la competitividad de sus empresas, entonces al estar en
sectores como finanzas, seguros y tecnología, es probable que valore más la
implementación de tecnologías innovadoras para optimizar sus procesos internos
que las empresas de otros sectores. Esta propuesta de automatización. podría ser
atractiva para este grupo de stakeholders, ya que ofrece soluciones que mejoran
significativamente las operaciones, reducen errores y aumenten la productividad, lo
cual está alineado con los objetivos de los ejecutivos y gerentes.
4. Mercado Local e Internacional : la propuesta de automatización de procesos
administrativos de Systemgroup S.A.S se enfocará principalmente en mejorar la
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eficiencia interna de la empresa y en optimizar sus operaciones actuales de forma

local, sin embargo, con el tiempo se buscará la expansión a mercados
internacionales, principalmente en América Latina, lo cual será una gran oportunidad
a futuro para la empresa, el enfoque inmediato se dirige a fortalecer las operaciones
internas y mejorar la competitividad en el mercado local, luego de lograr la
optimización de los procesos administrativos y se cuándo se haya implementado
con éxito la automatización propuesta, la empresa podría estar en una mejor
posición para considerar estrategias de expansión hacia mercados internacionales,
la experiencia adquirida en la implementación de tecnologías avanzadas de
automatización y en la mejora de la eficiencia operativa interna serían activos
valiosos para el crecimiento futuro.

3.3 ANTECEDENTES

En la era moderna, las organizaciones se enfrentan a un entorno empresarial altamente

competitivo y en constante evolución. La necesidad de optimizar los procesos internos,
minimizar los errores y mejorar la toma de decisiones basadas en datos precisos se ha
convertido en un imperativo para la supervivencia y el crecimiento empresarial.

La empresa (Systemgroup, s.f.) durante sus 25 años, no ha registrado hasta el momento

iniciativas que permitan la mejora de los procesos internos, ya que durante muchos años la
alta gerencia se ha enfocado en complacer a sus clientes externos en la gestión y
administración de cobranza, adicional a esto ha estado dirigida por personas mayores que
están acostumbrados a ver siempre el funcionamiento de la empresa de la misma forma y
no habían considerado nuevas iniciativas y han invertido en la parte tecnológica interna de
la compañía, si no que se han enfocado más en mejorar únicamente las necesidades de
los clientes externos, permitiendo estar a la vanguardia tecnológica en el sector de los Call
Center por medio de nuevas herramientas como en la creación de CRMs propios por cada
campaña que maneja la compañía, creación de Bots para la implementación de WhatsApp
en su página, permitiendo la reducción de asesores para la comunicación con los clientes
reduciendo costos y mejorando la pronta respuesta a sus clientes, adicionó una nueva
forma de detectar el trato del asesor con el cliente por medio de los sistemas de Speech
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Analytics permitiendo analizar el contenido de las llamadas para detectar patrones o realizar
análisis con base en las palabras o frases dichas por el cliente o por el propio agente de
Contact Center, partiendo de 2 partes: la transcripción de las palabras y el análisis del
contenido, siendo capaces de hacer un análisis cada vez más completo como un análisis
en tiempo real, análisis sobre textos de correos electrónicos o SMSs, entre otros.

Estos sistemas han Posicionado a Systemgroup de acuerdo con la entidad COLCOB

(Asociación Colombiana del Ecosistema Crediticio y BPO), como una de las mejores
empresas más conocidas y rentables en el negocio de la cobranza de cartera, ya que tiene
alrededor de 150 clientes en Colombia para todo el tema de administración de cartera y
cuenta con más de 300 carteras propias, y ha podido abrir nuevas sucursales en otros
países como lo son Perú, México y Chile, esto con ayuda al aliado tercerizado tecnológico
que ha permitido realizar todos los proyectos de las iniciativas innovadoras que hoy en día
está creciendo en ese Core de negocio. Pero su enfoque a los clientes externos ha
descuidado lo más importante que son las áreas internas que tiene la compañía mejorando
sus procesos.

La automatización de estos procesos puede generar ventajas como la disminución de

gastos y tiempos de ejecución de actividades, el incremento de la eficiencia y productividad
empresarial, la digitalización y supervisión detallada de uno o más procesos, la reducción
de errores humanos, y la creación de empleos especializados en el campo.

3.4 DEMANDA

Systemgroup cuenta con diez áreas principales, cada una desempeña un papel
fundamental en el mantenimiento del sólido posicionamiento de la empresa en la industria
de cobranzas. Estas áreas además tienen la responsabilidad de brindar estabilidad laboral
a los empleados, equipándolos con las herramientas necesarias para llevar a cabo sus
funciones de manera efectiva. No obstante, al examinar las labores cotidianas de los
trabajadores, se ha detectado que muchas de estas operaciones se llevan a cabo
manualmente y requieren un tiempo considerable para ser completadas. Este enfoque

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manual conlleva con frecuencia la aparición de errores humanos y reprocesos en sus

actividades diarias.

Por tanto, hemos identificado la necesidad de automatizar varios procesos internos de la

compañía, buscando incrementar la agilidad y eficiencia en cada actividad realizada por
cada uno de los integrantes del equipo de trabajo. Esto implica reducir las tareas repetitivas
y reorientar a los empleados hacia actividades que requieran más sus habilidades y
conocimientos dentro de la empresa. En el organigrama actual de Systemgroup que se
presenta a continuación, se resaltan las distintas áreas que conforman la organización. Este
organigrama será el punto de partida para introducir mejoras significativas en nuestra
estructura y operaciones internas.

Figura 1. ORGANIGRAMA DE LAS ÁREAS SYSTEMGROUP

Como se puede apreciar en el organigrama de la empresa, se cuenta con 10 áreas

principales y 12 subáreas en las que, aproximadamente el 70% de las tareas cotidianas de
los empleados se llevan a cabo de manera manual utilizando herramientas como hojas de
cálculo de Excel, documentos de Word y formatos impresos, entre otros. Estas
herramientas pueden ser reemplazadas por opciones más eficientes y que generen un
mayor valor.

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Con esta propuesta se estudiará cada una de las áreas de la organización, identificando los
procesos más repetitivos y manuales que los empleados realizan día a día, tales como
tramitar documentos o comunicaciones internas o externas, elaborar documentos y
comunicaciones a partir de órdenes recibidas, información obtenida y/o necesidades
detectadas entre otras, de acuerdo con el rol que cada empleado desempeña en la
organización, mejorando la calidad y la competitividad de la empresa. A través de la
utilización de tecnología y software, se busca mejorar y acelerar los procesos
administrativos, disminuir los costos y errores humanos, además de fomentar la
comunicación y colaboración entre los diferentes departamentos.

La automatización de estos procesos puede generar ventajas como la disminución de

gastos y tiempos de ejecución de actividades, el incremento de la eficiencia y productividad
empresarial, la digitalización y supervisión detallada de uno o más procesos, la reducción
de errores humanos, y la creación de empleos especializados en el campo.

3.5 METODOLOGÍA

Nuestra propuesta busca mejorar y automatizar los procesos administrativos de

Systemgroup S.A.S mediante el uso de las siguientes metodológicas fundamentales, estas
ayudarán a identificar los procesos en cada área que se requieren mejoras y
automatización, con el objetivo de mejorar la eficiencia de los empleados y las actividades
internas diarias.

3.5.1 Alineación del proyecto

En la fase inicial, es crucial establecer y comprender claramente el propósito y los objetivos

del proyecto, también se debe designar de manera precisa a los responsables que estarán
a cargo de gestionar todo el ciclo del proyecto, abarcando desde su inicio y planificación
hasta la ejecución, seguimiento, control y cierre, asimismo, es necesario plantear de
manera detallada las sesiones pertinentes para asegurar una comunicación efectiva y una
dirección coherente durante todas las etapas del proyecto.

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3.5.2 Recolección de la información

En la segunda fase de la propuesta se llevará a cabo la recopilación y análisis de

información precisa para identificar los procesos internos que están causando retrasos y
reprocesos en la empresa, esta etapa es fundamental para la investigación, ya que permitirá
determinar los tiempos que cada persona tarda en realizar sus procesos y cuáles de ellos
están siendo afectados por una mala gestión; se asegurará que los datos recopilados en
esta etapa sean confiables y contengan información valiosa para el análisis estadístico, de
manera que se puedan tomar decisiones basadas en la información obtenida.

Con el fin de lograr estos resultados, se llevarán a cabo entrevistas con los empleados de
la empresa que realizan diversos procesos en las áreas correspondientes, esto permitirá
que ellos mismos indiquen, según su rol dentro del proceso y cuáles de sus actividades
diarias consideran que son realizadas de forma manual y están generando retrasos en los
resultados de su trabajo; esto brindará un alto nivel de confianza en los datos obtenidos.
Además, se enviarán encuestas a los empleados a través de sus correos corporativos, ya
que esto garantiza que lleguen a todos sin problemas.

3.5.3 Caracterización de los procesos

En esta fase se llevará a cabo la identificación y análisis de los procesos administrativos

internos que son críticos para el funcionamiento de la empresa y que están experimentando
demoras y reprocesos, además, se realizará una representación visual de los procesos
actuales mediante diagramas de flujo detallados, que mostrarán las distintas etapas,
interacciones y responsabilidades de los participantes, cada paso de los procesos
identificados será documentado minuciosamente, especificando las entradas, salidas,
roles, recursos y posibles puntos de error o demora. A través de este análisis, se buscará
identificar los riesgos y problemas asociados con los procesos actuales, especialmente
aquellos que podrían estar contribuyendo a las demoras y reprocesos.

Además, se llevará a cabo una evaluación de rendimiento en la que se establecerán los

indicadores clave de desempeño (KPI) 1 para medir la eficiencia y efectividad de cada
proceso. También se realizará un análisis comparativo para identificar las mejores prácticas
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de la industria y buscar oportunidades para optimizar y mejorar los procesos actuales; el

objetivo es determinar qué áreas se beneficiarían más de la automatización, priorizando
aquellas que se realizan de forma manual y son propensas a errores.

3.5.4 Priorización de los procesos a automatizar

Durante esta fase, se llevará a cabo la selección de los procesos que serán automatizados,
considerando un análisis exhaustivo de las características, beneficios y costos de cada uno,
así como los objetivos y necesidades de la organización, para lograr esto se utilizarán los
siguientes criterios para establecer la prioridad de los procesos de Systemgroup SAS que
necesitan ser automatizados:

• El impacto del proceso en el valor agregado para el cliente interno y externo,

para esto se debe dar prioridad a los procesos que tienen una mayor influencia en
la satisfacción y la fidelización de los clientes y/o empleados, así como en la
generación de ingresos y la diferenciación competitiva de la organización.
• El nivel de madurez y estandarización del proceso: se debe dar prioridad a los
procesos que están bien definidos, documentados, medidos y controlados, ya que
son más fáciles de automatizar y ofrecen mejores resultados. Los procesos que son
ineficientes, complejos o ambiguos, requieren de una mejora previa antes de
automatizarlos.
• El volumen y la frecuencia del proceso: se debe dar prioridad a los procesos que
tienen una alta demanda, una alta repetitividad y una baja variabilidad, ya que son
los que más se benefician de la automatización, al reducir el tiempo, el error y el
esfuerzo humano.
• El retorno de la inversión del proceso: se debe dar prioridad a los procesos que
tienen un mayor beneficio en relación con el costo de la automatización,
considerando tanto los beneficios tangibles (como el ahorro de recursos, la mejora
de la calidad y la productividad) como los intangibles (como la innovación, la
motivación y la reputación).

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3.5.5 Revisión de alternativas de automatización tercerizar o crear un área

tecnología.

Para lograr la automatización de los procesos administrativos identificados en las distintas

áreas, es necesario contar con un equipo que se encargue de ejecutarlos adecuadamente
y que proporcione soluciones óptimas que generen una mayor eficiencia en dichos
procesos.

En consecuencia, se evaluarán dos opciones para llevar a cabo la automatización de los

procesos administrativos. La primera opción es contratar una empresa externa o
subcontratada que tenga la experiencia y las herramientas necesarias para llevar a cabo la
automatización de los procesos y la segunda opción es la creación de un área interna de
tecnología, que se encargara del desarrollo de la automatización de los procesos.

Para tomar una decisión de que alternativa se realizara para este proyecto de
automatización de procesos administrativos, es necesario estudiar los siguientes aspectos:

• El presupuesto disponible: en el cual se debe analizar el costo-beneficio de cada

opción, teniendo en cuenta los recursos financieros, humanos y materiales que se
requieren para implementar y mantener el sistema de automatización.
• El nivel de complejidad del proceso: se debe evaluar el grado de dificultad,
variabilidad y personalización que tiene el proceso a automatizar, así como el nivel
de integración que se necesita con otros sistemas o aplicaciones.
• El tiempo de ejecución del proyecto: se debe estimar el plazo que se tiene para
diseñar, desarrollar, probar e implantar el sistema de automatización, así como para
capacitar y acompañar a los usuarios.
• La experiencia y el conocimiento del equipo: se debe valorar la capacidad y la
competencia del personal interno y externo para llevar a cabo el proyecto de
automatización, así como la disponibilidad y el compromiso que tienen con el mismo.

Entre otros aspectos importantes para llegar a tomar la decisión adecuada.

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3.5.6 Soluciones

En la fase final de este proceso, se procederá a la descripción detallada de las tecnologías

esenciales que impulsarán la automatización, con el claro objetivo de eliminar o reducir de
manera sustancial los procesos que en la actualidad dependen de la ejecución manual, este
paso crítico implica una cuidadosa selección y aplicación de herramientas tecnológicas que
no solo aborden las necesidades específicas de la empresa, sino que también promuevan
la eficiencia y la calidad en el entorno operativo.

Es crucial subrayar que la correcta automatización de procesos requiere una comprensión

detallada del flujo de trabajo, esto implica tener una visión clara de quiénes participan en el
proceso, la naturaleza de la información manejada, las acciones específicas realizadas y el
resultado final esperado, esta comprensión profunda del proceso sienta las bases para la
identificación precisa de la herramienta de automatización más adecuada, asegurando que
esta satisfaga de manera efectiva las necesidades particulares de la empresa.

En este sentido, la claridad en el flujo de trabajo no solo simplifica la implementación de la

automatización, sino que también optimiza su desempeño al alinear de manera más precisa
las capacidades de la herramienta con las características específicas de cada paso del
proceso. Además, facilita la identificación de posibles puntos de mejora y la toma de
decisiones informadas durante la fase de implementación, la comprensión integral del flujo
de trabajo, por ende, no solo es un requisito previo para la automatización efectiva, sino
también un factor clave en la maximización de sus beneficios operativos.

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4. ANALISIS DE INTERESADOS

Durante este proceso se identificarán y comprenderán todas las partes interesadas

(Stakeholders) que estarán afectadas por la automatización en Systemgroup S.A.S.
Además se realizará un análisis detallado de sus roles, expectativas, influencia y posibles
resistencias; durante este proceso se enumerarán todas las personas, equipos y entidades
externas relacionadas con el proyecto, posteriormente se realizará una clasificación o
categorización de los Stakeholders según su nivel de influencia y su interés en el proyecto
para posteriormente a través de entrevistas y encuestas obtener la información detallada
sobre las percepciones, necesidades y expectativas de cada grupo, esta información se
consignará en una matriz la cual permitirá visualizar la influencia y el interés de cada
Stakeholder, facilitando la priorización de esfuerzos de gestión, estaremos atentos a
identificar y solucionar las posibles inquietudes o preocupaciones (resistencias),
desarrollando estrategias para abordarlas proactivamente.

Durante el análisis preliminar se identificaron 2 tipos de Stakeholder.

4.1 CLIENTES INTERNOS

Los clientes internos se refieren a los equipos o departamentos dentro de la propia empresa,
Systemgroup S.A.S en este caso, que estarán directamente afectados por el proyecto de
automatización, son aquellos grupos cuyos roles y responsabilidades se ven influidos por
el cambio en los procesos debido a la introducción de la nueva tecnología, estos son los
colaboradores, directivos, y empleados de la empresa.

Estos clientes internos llevan a cabo actividades específicas para que la empresa pueda
realizar sus tareas y lograr resultados satisfactorios utilizando los bienes y/o servicios
proporcionados por la compañía.

La implementación de esta solución permitirá agilizar y optimizar los procesos

administrativos de la empresa, lo que se traducirá en una reducción de tiempos y recursos,
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una mayor satisfacción tanto de los empleados como de los clientes, y un aumento en la
competitividad, rentabilidad y resiliencia de la compañía.

4.2 CLIENTES EXTERNOS:

Los clientes externos son aquellos que no forman parte directa de la organización interna
de Systemgroup S.A.S. pero que están afectados de alguna manera por el proyecto de
automatización, los clientes externos pueden ser proveedores, clientes directos e
inversionistas o aquellas organizaciones o empresas cuyas carteras son administradas por
la empresa, como también las personas o empresas que tienen deudas gestionadas por la
compañía.

Estos clientes externos estarán directamente relacionados con el proyecto principalmente

en su interacción y comunicación con la empresa, la gestión de las expectativas y las
comunicaciones con estos Stakeholders externos será esencial para el éxito y la aceptación
del proyecto.

5. FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE MERCADOTECNIA

5.1 TAMAÑO Y ESTRUCTURA

Para lograr la automatización de los procesos administrativos identificados en las distintas

áreas, es necesario contar con un equipo que se encargue de ejecutarlos adecuadamente
y que proporcione soluciones óptimas que generen una mayor eficiencia en dichos
procesos.

En consecuencia, se evaluarán dos opciones para llevar a cabo la automatización de los

procesos administrativos. Una opción es contratar una empresa externa o subcontratada
que tenga la experiencia y las herramientas necesarias para llevar a cabo la automatización
de los procesos, la otra opción es crear un departamento interno de tecnología que se
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encargue del desarrollo de la automatización de los procesos, para tomar una decisión en
este proyecto de automatización de procesos administrativos, es necesario estudiar los
siguientes aspectos:

El presupuesto disponible: en el cual se debe analizar el costo-beneficio de cada opción,

teniendo en cuenta los recursos financieros, humanos y materiales que se requieren para
implementar y mantener el sistema de automatización.

El nivel de complejidad del proceso: se debe evaluar el grado de dificultad, variabilidad y

personalización que tiene el proceso a automatizar, así como el nivel de integración que se
necesita con otros sistemas o aplicaciones.

El tiempo de ejecución del proyecto: se debe estimar el plazo que se tiene para diseñar,
desarrollar, probar e implantar el sistema de automatización, así como para capacitar y
acompañar a los usuarios.

La experiencia y el conocimiento del equipo: se debe valorar la capacidad y la competencia

del personal interno y externo para llevar a cabo el proyecto de automatización, así como
la disponibilidad y el compromiso que tienen con el mismo.

Entre otros aspectos importantes para llegar a tomar la decisión adecuada.

6. CREACIÓN DEL ÁREA TECNOLÓGICA

Para la alternativa de la creación de una nueva área de tecnología, el objetivo es que se

puedan realizar la automatización y mejoras de los procesos administrativos que tienen las
áreas internas de la compañía.

Para iniciar con esta área de tecnología se debe determinar a qué gerencia estará a cargo
de esta nueva área la cual su objetivo será la validación de que todas estas iniciativas se
alineen a las necesidades de la compañía y que se cumpla el objetivo principal que será la

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LA EMPRESA SYSTEMGROUP S.A.S.

automatización y mejora de las áreas administrativas internas de Systemgroup. Por lo tanto,

inicialmente se propone que el área de estrategia sea la encargada que se realice tal control
y seguimiento para que las áreas tengan una mejora en los procesos. Esta gerencia cuenta
con el área de proyecto que es la encargada de controlar los proyectos que se tercerizan
con el aliado tecnológico externo y un área de procesos que es el encargado de realizar y
actualizar los procedimientos internos de la compañía y es la encargada de que se cumplan
los manuales y formatos que cada área interna maneja.

A continuación, mostramos como quedaría distribuida esta gerencia de estrategias con esta
nueva área de tecnología.

GERENCIA ESTRATÉGICA E

INNOVACIÓN

TTECNOLOGÍA PROYECTOS PROCESOS

6.1 UBICACIÓN DE NUEVA ÁREAS DE TECNOLOGÍA EN SYSTEMGROUP

Esta nueva gerencia tendrá el nombre de Gerencia estratégica e innovación, ya que la idea
es que esta área sea la encargada de proveer a la compañía de nuevas iniciativas
tecnológicas que lleguen a las áreas, además la idea es que con ayuda del área de
procesos se actualicen los manuales y formatos de los procesos a automatizar que antes
se hacían manuales, y que por medio del área de proyectos se tenga un control y
seguimiento del cumplimiento de las nuevas iniciativas que se desarrollaran con la nueva
área de tecnología.

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PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN Y MEJORA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
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A continuación, se presenta la propuesta del organograma para la gerencia de estrategia e

innovación la cual me detalla los cargos que se manejarían por cada área.

6.2 PROPUESTA DE ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA ESTRATÉGICA E

INNOVACIÓN

En el organigrama propuesto en la anterior, se puede observar que en la nueva área de

tecnología hay cinco cargos nuevos los cuales se deberán contratar de acuerdo a las
funciones que se designen teniendo en cuenta las necesidades que se tengan para la
mejora de los procesos y un nuevo cargo en el área de proyectos, estos cargos nuevos se
describen a continuación con algunas de las funciones que tendrán que realizar para
cumplir con el objetivo del proyecto.

6.3 CARGOS

DIRECTOR DE TI:

El director será el responsable de gestionar a nivel global las operaciones técnicas,

incluyendo la gestión del equipo a su cargo para alcanzar en conjunto los determinados

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objetivos internos que tiene la compañía e informar de los avances y/o cualquier
irregularidad que se presente al gerente de estrategia e innovación.

Sera el encargado de Gestionar medidas de seguridad eficaces para minimizar los riesgos
para la seguridad, Aumentar los niveles de satisfacción de los usuarios finales mediante la
mejora constante de las aplicaciones pertinentes, adicional de garantizar que la empresa
dispone de una política apropiada de recuperación en caso de desastre y de planes de
contingencia adecuados, garantizar que las tecnologías se utilizan de forma eficiente,
rentable y segura reportando al gerente de estrategia e innovación cualquier situación que
se presente en el área y realizara la Evaluación e implementación de nuevos sistemas e
infraestructuras que considere la alta gerencia implementar.

LÍDER DE DESARROLLO:

Este profesional desempeñará un papel fundamental al recibir los requerimientos

provenientes del líder de proyectos tecnológicos, su labor consistirá en comprender tanto
la necesidad en cuestión como el proceso actual que se lleva a cabo. Trabajará en estrecha
colaboración con su equipo para idear una solución que satisfaga de manera efectiva la
necesidad identificada reportándole al director de desarrollo cualquier situación que se
presente.

Será el punto de contacto para solicitar al líder del proyecto una sesión de entendimiento
en caso de que surjan ambigüedades, dudas en relación con los requerimientos y Llevar a
cabo actualizaciones, migraciones y sustituciones de servicios de hardware y software si es
requerido. Esta comunicación abierta y efectiva garantizará que se alcance un
entendimiento completo y permitirá que el equipo de desarrollo pueda avanzar de manera
eficaz en la implementación de la solución.

DESARROLLADOR DE SOFTWARE:

Sera él encarga de diseñar, crear y elaborar software mediante el uso de lenguajes de

programación. De acuerdo con la necesidad de la compañía asegurando que los sistemas
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operativos informáticos funcionen de manera eficiente y correcta realizando continuamente

pruebas de funcionalidad.

Realizara Colaboración con los clientes internos sobre los informes necesarios y
supervisión del proceso con el apoyo del líder de desarrollo, que en conjunto con el líder de
proyectos organizara las actualizaciones y reparaciones de aplicaciones de software
existentes si se requieren. Su responsabilidad principal será desarrollar todas las soluciones
internas requeridas por la compañía mediante el uso de RPA (Automatización de Procesos
Robóticos). Además, estará a cargo de crear y adaptar programas informáticos para futuras
soluciones internas que puedan surgir en el futuro. Su experiencia y destrezas serán
fundamentales para proporcionar soluciones tecnológicas que respondan a las
necesidades de la empresa y aseguren la eficiencia en los procesos.

DISEÑADOR WEB

Es el responsable de crear y diseñar todo tipo de sitios web de forma sean atractivos para
los usuarios y que cumplan con las necesidades de su cliente. Su función principal es
conseguir que los sitios sean estéticos al mismo tiempo qué prácticos, Planificar y diseñar
la estructura de las páginas o aplicaciones web, Desarrollar los elementos gráficos que van
a formar parte de los sitios web, armonizar la parte gráfica de la web con la marca,
Implementar criterios de usabilidad y de accesibilidad, Supervisar la interactividad del sitio
entre otras.

El diseñador web asumirá la responsabilidad de diseñar y desarrollar las nuevas

plataformas que la empresa pueda concebir en el futuro, además, estará a cargo de la
actualización y mejora del diseño de las plataformas ya existentes en la organización,
incluyendo la página web de la empresa. En particular, en esta propuesta, se le
encomendará el diseño de la plataforma de autogestión de la compañía, con el objetivo de
crear un espacio más atractivo y funcional para los usuarios, mejorando la experiencia en
la interacción con la empresa, adicional será el encargado de diseñar la forma visual en que
los tableros de control de la compañía se verán para que los usuarios puedan entender
visualmente la información que esta en estos.
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ANALISTA DE DATOS:

Es quien desempeñará un papel crucial al transformar los datos de la compañía en

información valiosa que respalde la elaboración de estrategias para enfrentar los desafíos
del mercado. En el contexto de esta propuesta de automatización de procesos, su función
será consolidar todas las tablas actualmente dispersas en hojas de Excel y presentarlas en
tableros interactivos a través de Power BI los cuales permitirá presentar los resultados del
análisis de manera clara y concisa a la empresa para que puedan tomar mejores decisiones
con relación al negocio. Esta iniciativa permitirá centralizar los indicadores en paneles de
control, lo que simplificará el acceso a información relevante y contribuirá a una mejor toma
de decisiones en toda la organización.

El analista de datos será el responsable de analizar grandes conjuntos de datos para

identificar tendencias y patrones. Requiere un conocimiento profundo de herramientas y
técnicas de análisis, así como comprensión de estadística y modelado de datos
comunicando resultados a los directivos, gerentes y otros miembros del equipo que lo
requieran. Es un papel clave en los procesos de elaboración de propuestas y en la creación
de valor para las empresas en la era de los datos masivos. Además, El tendrá además la
labor de recopilar y limpiar grandes conjuntos de datos que tiene la compañía para
garantizar su exactitud y análisis.

LÍDER DEL PROYECTO:

El Líder de Proyecto es el responsable de garantizar el cumplimiento de los objetivos de los

proyectos asignados, gestionando y coordinando con todas las partes interesadas de la
compañía. Éste cumple además un rol significativo, actuando como facilitador de los
procesos de cambio para el Cliente y el equipo de tecnología.

Este líder asumirá la responsabilidad de supervisar y controlar las iniciativas tecnológicas

de la compañía de automatización de los procesos internos. El objetivo será recopilar los
requisitos específicos de cada área, una vez recopilada esta información, se la transmitirá
al líder de desarrollo, quien se encargará de idear la solución más eficiente y adecuada.
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PRESUPUESTO INICIAL

PRESUPUESTOS PARA LA CREACIÓN DE LA NUEVA AREA DE

TECNOLOGIA
PERSONAL REQUERIDA (valor por mes)
CANTIDA CARACTERISTICAS VALOR unitario TOTA
D L
1 LÍDER DE PROYECTOS $ 4.000.000 $ 4.000.000
1 LÍDER DE DESARROLLO $ 4.000.000 $ 4.000.000
1 DESARROLLADOR $ 3.500.000 $ 3.500.000
1 ANALISTA DE DATOS $ 3.000.000 $ 3.000.000
1 DISEÑADOR $ 2.500.000 $ 2.500.000
Valor $ $
total 17.000.000, 17.000.000,
00 00
ESTRUCTURA FISICAS (valor unico)
CANTIDA CARACTERISTICAS VALOR unitario TOTA
D L
5 Equipos de Cómputo (Laptops o PC de $ 2.500.000 $ 12.500.000,00
escritorio)
5 Diademas (Auriculares con micrófono) $ 80.000,00 $ 400.000,00
5 Mesas De Trabajo $ 300.000,00 $ 1.500.000,00
5 Teclados $ 70.000,00 $ 350.000,00
5 Ratones (Mouses) $ 50.000,00 $ 250.000,00
Valor $ 3.000.000 $ 15.000.000
total
Estructura Tecnológica (Licencias valores mensuales)
CANTIDA CARACTERISTICAS VALOR unitario TOTA
D L
5 LICENCIAS OFFICE 365 $ 70.000,00 $ 350.000,00
2 LICENCIAS POWER BI $ 50.000,00 $ 100.000,00
1 LICENCIAS PARA ADOBE CREATIVE CLOUD $ 100.000,00 $ 100.000,00
1 LICENCIAS UiPath $ 1.000.000 $ 1.000.000,00
Valor $ 1.220.000 $ 1.550.000
total
VALOR TOTAL PROYECTO INICIAL $ 33.550.000,00

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LA EMPRESA SYSTEMGROUP S.A.S.

6.4 TERCERIZAR

Realizando un análisis inicial para este artículo se realiza la búsqueda de empresas que
ofrezcan el servicio de la automatización de procesos administrativos en el cual se tiene
como base la empresa de XOLIT S.A.S para realizar el estudio básico para la oferta de esta
alternativa.

Xolit S.AS es una empresa que tiene como filosofía es el generar cambios en los
ecosistemas de TI, para hacer más sostenibles las empresas y traer progreso a nuestra
región, bajo sus tres unidades de negocios:

Soluciones Estratégicas: Generando soluciones tecnológicas a la medida de las

necesidades, objetivos e intereses de sus clientes. Para esto, utilizan las mejores
herramientas y definimos estrategias ágiles empleando inteligencia artificial, automatización
de procesos e implementaciones avanzadas de blockchain o computación cognitiva.

Soluciones de Gestión TI: Sin importar el tamaño de la organización, Xolit tiene los
procesos, herramientas y talento para cuidar su información y garantizar a sus clientes, la
continuidad de su negocio por medio de la mejor administración de la información
tecnológica, con beneficios costo eficientes.

Consultoría Estratégica: Empleamos un activo de proceso propio y ágil que permite

conocer el “sueño” de sus clientes. Lo analizan al detalle y como resultado se obtiene un
diagnóstico que permite implementar un plan de transformación digital que está
completamente adaptado a la medida de la empresa.

7. COMPORTAMIENTO DEL MERCADO META

Se caracteriza principalmente por la necesidad de optimizar procesos internos para mejorar

la toma de decisiones y minimizar errores, en un entorno empresarial altamente competitivo

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y en constante evolución, Systemgroup S.A.S, con más de 25 años en la industria de la

administración y compra de cartera, busca automatizar sus procesos administrativos
internos para aumentar la eficiencia, la satisfacción de empleados, clientes y mantener su
competitividad.

Demanda: en la actualidad las organizaciones buscan constantemente formas de optimizar

sus procesos internos y mejorar su eficiencia operativa, por ende la automatización de
procesos es una de las soluciones más buscadas, ya que puede ayudar a reducir costos,
minimizar errores y agilizar las operaciones; para el caso de Systemgroup S.A.S, la
propuesta de automatizar y mejorar los procesos administrativos está alineada con a dar
respuesta a la demanda creciente del mercado, especialmente en sectores como el
financiero, el asegurador y el tecnológico; adoptando tecnologías innovadoras y estrategias
de automatización, las empresas pueden mejorar su competitividad y adaptarse a un
entorno empresarial cada vez más dinámico y exigente.

Oferta : la propuesta de la empresa se centra en automatizar y mejorar los procesos

administrativos de la compañía a través de soluciones tecnológicas, nuestro objetivo
principal es identificar y priorizar los procesos a automatizar, implementar soluciones
tecnológicas y establecer un nuevo departamento de tecnología o externalizar el proceso
de automatización, lo que nos permitirá mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la
competitividad en el mercado, particularmente en empresas medianas y grandes
pertenecientes a los sectores financiero, de seguros y tecnológico.

Impacto en Clientes: la automatización de los procesos administrativos propuesta por

Systemgroup S.A.S. no solo busca mejorar la eficiencia operativa y reducir costos, sino
también mejorar la interacción y comunicación con los clientes externos e internos, la
automatización de tareas, puede agilizar la respuesta a las consultas de los clientes,
mejorar la precisión en la gestión de la información y puede facilitar la colaboración entre
los equipos internos, estos aspectos puede influir positivamente en la satisfacción y
fidelización de los clientes, lo que es fundamental para el crecimiento y la competitividad de
la empresa.

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LA EMPRESA SYSTEMGROUP S.A.S.

7.1 PLAN DE POSICIONAMIENTO DEL PRODUCTO

Nuestro plan tiene en cuenta la flexibilidad y adaptabilidad en un entorno empresarial en

constante evolución, ya que se anticipa y responde a los constantes cambios del mercado
y las necesidades de los clientes, se garantiza la relevancia y competitividad del producto,
se desarrolla mediante la implementación un proceso de medición y seguimientos continuos
del impacto del posicionamiento del producto y se ajusta a la estrategia en consecuencia
para mantener la efectividad en el mercado; mantener una actitud receptiva y proactiva que
será fundamental para garantizar el éxito continuo de la empresa en un entorno dinámico.

7.1.1 ESTRATEGIA DE POSICIONAMIENTO

Con el fin de diferenciar nuestro producto de la competencia y posicionarlo de manera

efectiva en el mercado, desarrollaremos una estrategia de posicionamiento que destaque
las siguientes características únicas:

Personalización: se destaca la capacidad del producto para adaptarse a las necesidades

específicas de cada cliente, donde se incluirá la posibilidad de personalizar funcionalidades,
interfaces o procesos para satisfacer los requerimientos y las necesidades individuales de
cada empresa.

Facilidad de uso: nuestros productos serán simples e intuitivos en comparación con las
soluciones de la competencia, se resalta la facilidad en la implementación, con una interfaz
amigable y una curva de aprendizaje reducida para garantizar una rápida adopción por
parte de los usuarios.

Integración con tecnologías existentes: se promoverá la capacidad del producto para

integrarse de manera eficiente con sistemas y tecnologías ya presentes en las diferentes
empresas, donde se destaque la interoperabilidad, la compatibilidad con las diferentes
plataformas y la facilidad de integración con herramientas y software existentes.

Finalmente se comunicará de manera efectiva estos puntos de diferenciación a través de

los canales de comunicación mencionados en el contexto, como las cascadas de

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información, la intranet organizativa, el correo electrónico, las líneas telefónicas directas y

Teams, además se utilizarán las historias de usuario para ilustrar cómo el producto puede
resolver de manera personalizada y sencilla las problemáticas de los clientes, se mantendrá
una estrategia de posicionamiento dinámica y adaptativa a las necesidades cambiantes del
mercado y los clientes con el fin asegurar el éxito a largo plazo dentro un entorno
competitivo.

8. MICROENTORNO

PROVEEDORES:

Systemgroup S.A.S está considerando dos opciones para la automatización de procesos:

crear un departamento interno de tecnología o externalizar el proceso a una empresa como
Xolit S.A.S. por ello para llevar a cabo el proyecto de automatización de procesos, es
importante buscar proveedores de software que puedan ofrecer soluciones tecnológicas
que se adapten a las necesidades específicas de la empresa, además se requerirá
hardware para la infraestructura tecnológica necesaria para implementar las soluciones de
software seleccionadas, por ende será fundamental buscar proveedores de hardware
confiables que puedan proporcionar los equipos necesarios para respaldar el proceso de
automatización de procesos de Systemgroup S.A.S. adicional a esto, la empresa podría
requerir de proveedores de servicios de consultoría, formación e implementación para
apoyar en la planificación, ejecución y puesta en marcha del proyecto de automatización de
procesos, los proveedores especializados podrían brindar asesoramiento experto,
capacitación al personal y soporte durante el proceso de implementación para garantizar el
éxito del proyecto.

CLIENTES:

La propuesta tiene como meta inicial un enfoque en compañías de tamaño mediano y

grande de los sectores financiero, de seguros y tecnológico, con especial atención en

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instituciones financieras como bancos, aseguradoras y firmas de inversión, además se

consideran entidades del sector bancario como bancos, cooperativas y cajas de ahorro,
como parte de los clientes potenciales a los que se dirigirá la propuesta de automatización
y mejora de procesos administrativos.

COMPETIDORES:

Luego de realizar un análisis detallado y teniendo en cuenta las implicaciones legales,

análisis competitivo y factores macro y microambientales, fue posible inferir que
Systemgroup S.A.S. competirá en el mercado de proveedores de software de
automatización, consultores de gestión y empresas de outsourcing, empresas como IBM,
Microsoft, UiPath y Automation Anywhere son competidores en el mercado creciente de los
software de automatización. Además, existen firmas consultoras y empresas de
externalización que ofrecen servicios similares a los de Systemgroup S.A.S., por todo lo
enterior es importante que la compañía esté al tanto de la competencia y desarrolle
estrategias que le permitan diferenciarse, ofrecer un valor único a sus clientes y mantenerse
competitivo en el mercado de automatización de procesos y externalización de servicios.

INTERMEDIARIOS:

Con el fin de alcanzar a los potenciales clientes se tendrán en cuenta las siguientes
alternativas:

• Alianzas comerciales: Establecer acuerdos estratégicos con otras empresas del

sector para promover los servicios de automatización de procesos y llegar a una
base de clientes más amplia a través de referencias y recomendaciones.
• Eventos: Participar en ferias comerciales, conferencias o seminarios relacionados
con la tecnología, la automatización de procesos o los sectores objetivo (financiero,
asegurador, tecnológico) para presentar los servicios de la empresa y establecer
contactos con posibles clientes.
• Medios especializados: Publicitar en revistas, sitios web o boletines especializados
en tecnología, negocios, finanzas o sector de interés para llegar a una audiencia
específica interesada en soluciones de automatización.
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• Agencias de marketing: Contratar servicios de agencias de marketing digital para

diseñar estrategias de difusión en línea, como campañas de publicidad en redes
sociales, motores de búsqueda o sitios web relevantes para llegar a potenciales
clientes de manera efectiva.

9. MACROENTORNO

9.1 POLÍTICAS Y LEGALES

• Protección de datos personales: La automatización puede implicar el manejo de

datos personales. Asegúrate de cumplir con las leyes de privacidad y protección de
datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión
Europea o leyes similares en otros lugares.
• Seguridad cibernética: Implementa medidas de seguridad sólidas para proteger
los sistemas automatizados contra amenazas cibernéticas. Esto incluye el uso de
firewalls, cifrado y autenticación de dos factores.
• Transparencia y trazabilidad: Documenta los procesos automatizados y asegúrate
de que sean transparentes. Los auditores y reguladores deben poder rastrear cómo
se toman las decisiones y qué datos se utilizan.
• Gestión del cambio: La automatización puede cambiar la forma en que las
personas trabajan. Comunica claramente los cambios a los empleados y bríndales
capacitación para adaptarse a las nuevas herramientas.
• Evaluación de riesgos: Realiza evaluaciones de riesgos para identificar posibles
problemas y mitigarlos antes de implementar la automatización. Considera los
riesgos operativos, financieros y legales.
• Documentación y auditoría: Mantén registros detallados de los procesos
automatizados y realiza auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento y la
eficacia

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9.2 SOCIALES Y CULTURALES

• Impacto en el empleo: La automatización puede afectar los puestos de trabajo

existentes. Es importante considerar cómo se reubicarán o capacitarán los
empleados cuyas tareas se automatizan. La transición debe ser lo menos traumática
posible.
• Cambio cultural y resistencia al cambio: La adopción de nuevas tecnologías a
menudo enfrenta resistencia. Es fundamental fomentar una cultura organizacional
que valore la innovación y la adaptabilidad. La capacitación y la comunicación clara
son esenciales para superar la resistencia al cambio.
• Equidad y acceso: La automatización no debe exacerbar las desigualdades
sociales. Asegúrate de que todos los empleados tengan acceso a las herramientas
y la capacitación necesarias para aprovechar la automatización.
• Impacto en la comunidad: Considera cómo la automatización afectará a la
comunidad en la que opera la organización. ¿Se crearán o destruirán empleos
locales? ¿Cómo se relacionará la empresa con la comunidad?
• Preservación de la identidad cultural: La automatización no debe erosionar la
identidad cultural de la organización. Mantén prácticas y tradiciones importantes
incluso cuando se automatizan procesos.
• Ética y valores organizacionales: Define claramente los valores éticos que
guiarán la automatización. ¿Qué decisiones pueden tomar los sistemas
automatizados? ¿Cómo se manejarán los errores? La ética debe estar en el centro
de la automatización.
• Participación y consulta: Involucra a los empleados en el proceso de
automatización. Escucha sus opiniones y preocupaciones. La participación puede
generar soluciones más efectivas y aceptadas.

9.3 ECONOMÍA Y DEMOGRAFÍA

• Impacto en el empleo: La automatización puede afectar los puestos de trabajo

existentes. Es importante considerar cómo se reubicarán o capacitarán los
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empleados cuyas tareas se automatizan. La transición debe ser lo menos traumática

posible.

• Cambio cultural y resistencia al cambio: La adopción de nuevas tecnologías a

menudo enfrenta resistencia. Es fundamental fomentar una cultura organizacional
que valore la innovación y la adaptabilidad. La capacitación y la comunicación clara
son esenciales para superar la resistencia al cambio.

• Equidad y acceso: La automatización no debe exacerbar las desigualdades

sociales. Asegúrate de que todos los empleados tengan acceso a las herramientas
y la capacitación necesarias para aprovechar la automatización.

• Participación y consulta: Involucra a los empleados en el proceso de

automatización. Escucha sus opiniones y preocupaciones. La participación puede
generar soluciones más efectivas y aceptadas.

• Impacto en el empleo: La automatización puede afectar los puestos de trabajo

existentes. Es importante considerar cómo se reubicarán o capacitarán los
empleados cuyas tareas se automatizan. La transición debe ser lo menos traumática
posible.

• Cambio cultural y resistencia al cambio: La adopción de nuevas tecnologías a

menudo enfrenta resistencia. Es fundamental fomentar una cultura organizacional
que valore la innovación y la adaptabilidad. La capacitación y la comunicación clara
son esenciales para superar la resistencia al cambio.

• Equidad y acceso: La automatización no debe exacerbar las desigualdades

sociales. Asegúrate de que todos los empleados tengan acceso a las herramientas
y la capacitación necesarias para aprovechar la automatización.

• Participación y consulta: Involucra a los empleados en el proceso de

automatización. Escucha sus opiniones y preocupaciones. La participación activa
puede generar soluciones más efectivas y aceptadas.

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9.4 TECNOLOGÍA

• Robotic Process Automation (RPA): El RPA utiliza software robots para

automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas. Estos robots pueden interactuar
con aplicaciones, extraer datos y realizar acciones sin intervención humana1.

• Inteligencia Artificial (IA): La IA permite la automatización inteligente al aprender

de patrones y tomar decisiones. Algunas aplicaciones incluyen chatbots,
procesamiento de lenguaje natural y análisis predictivo.

• Gestión de Procesos Empresariales (BPM): El BPM se enfoca en optimizar y

estandarizar los procesos empresariales. Utiliza herramientas y tecnologías para
modelar, automatizar y monitorear flujos de trabajo.

• Automatización de Documentos: Herramientas como OCR (reconocimiento

óptico de caracteres) y procesamiento de documentos automatizan la captura,
clasificación y extracción de datos de documentos.

• Blockchain: Aunque principalmente asociado con criptomonedas, el blockchain

también se utiliza para automatizar procesos de registro, seguimiento y verificación
de transacciones y contratos.

• Plataformas Low-Code/No-Code: Estas plataformas permiten a los usuarios crear

aplicaciones y flujos de trabajo sin necesidad de programación intensiva. Facilitan
la automatización rápida y personalizada.

• Automatización de Flujo de Trabajo (WFA): El WFA se centra en la

automatización de flujos de trabajo end-to-end. Puede incluir aprobaciones,
notificaciones y seguimiento de tareas.

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9.5 SERVICIOS

• Beneficio Básico: optimización de tiempo y recursos al eliminar tareas

manuales repetitivas, lo que conlleva a una mayor eficiencia en la gestión de
cobranzas.
• Producto Genérico: un software de gestión de cobranzas automatizado que
permite el registro de deudas, seguimiento de pagos, generación de reportes y
recordatorios automáticos de pagos vencidos.
• Producto Esperado: un sistema de gestión integral que no solo automatiza las
tareas administrativas de cobranza, sino que también incluye herramientas de
análisis predictivo para identificar patrones de pago, estrategias de recuperación
de deudas más efectivas y una interfaz amigable para los usuarios.
• Producto Aumentado: un sistema de inteligencia artificial (IA) integrado que
utiliza algoritmos avanzados para personalizar las estrategias de cobranza
según el comportamiento de cada deudor, optimizando así la recuperación de
deudas de manera más efectiva y minimizando los riesgos de morosidad.
• Producto Potencial: plataforma de gestión financiera completa que no solo se
centra en la cobranza, sino que también abarca áreas como la gestión de riesgos
crediticios, análisis de datos financieros en tiempo real, y recomendaciones
automatizadas para la toma de decisiones financieras estratégicas.

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