Servicio Nacional de Aprendizaje SENA REGIONAL SANTANDER OBSERVATORIO TECNOLOGICO ISO9001:2008 MDULO V.

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Sistema de Gestin de la Calidad

Fecha: Marzo 8 de 2009

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TALLER SEMANA 3

TALLER SEMANA 3. Cmo se llevan a cabo las auditoras internas?

APRENDIZ: EMAIL: FECHA: CODIGO CURSO: Ivan Rodrigo Regino Lance [email protected] 23/09/2011 260132

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la semana 3. Ponderacin: Este taller tiene un valor de 60 puntos. El taller debe ser enviado al Tutor por el link ACTIVIDADES en el enlace ver/completar actividad. Taller a desarrollar:

Como se llevan a cabo las Auditorias Internas?

GUIA PARA LA ELABORACIN Por lo general, un equipo de dos o ms personas que trabajan fuera del rea auditada llevan a cabo la auditora. Las auditorias tienen una agenda especfica y se concentran en un procedimiento o proceso especifico, no en una persona. La metodologa general para la realizacin de una auditoria es la siguiente: 1. Se selecciona el procedimiento o proceso a auditar. 2. Se determina quienes formarn parte del equipo auditor. 3. Se realiza la notificacin del objetivo y tema de la auditoria a la persona responsable del rea que se auditar y se establece la fecha, sitio y hora oportuna de realizacin de la misma para ambas partes. 4. Se revisa y analiza con mucho cuidado el procedimiento operativo o el procedimiento del proceso a auditar, con base en estos documentos se realizar una lista de verificacin para aplicar en el momento de la auditoria. 5. Se ejecuta la auditoria con la persona del rea encargada como gua. 6. Se comentan los hallazgos encontrados con la persona responsable del proceso auditado.

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7. Se realiza el Informe de auditoria el cual incluye entre otras cosas los hallazgos encontrados, las conclusiones y las recomendaciones siempre que stas ltimas estn definidas como un objetivo de auditoria. 8. Se realiza un informe de acciones correctivas si es necesario. 9. Se realiza el procedimiento establecido para la distribucin del informe de auditoria, repuesta, seguimiento y cierre de la auditoria.

Con base en lo anterior y de acuerdo a la informacin presentada en la semana 3 realice lo siguiente: 1. Seleccione en su organizacin un rea especfica para realizar el Proceso de
Auditoria.

REA A AUDITAR O PROCESO:

reas de operacin Servicio al cliente Compras - proveedores

2. Elabore la agenda para el proceso de auditora, concntrese en un proceso

especfico del rea seleccionada.

a) Seleccione el procedimiento o proceso a auditar: aqu el aprendiz debe realizar

una breve descripcin del proceso y anexar diagrama de proceso. DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR:

DESCRIPCIN PROCESO A AUDITAR: Compras - Proveedores: Para llevar a cabo este proceso es necesario asegurar la calidad en las compras para garantizar que todos productos o servicios adquiridos cumplen los requisitos necesarios de calidad. La mejor manera de garantizar la calidad en productos y servicios es basarse en la responsabilidad del proveedor, para fabricar un buen producto y

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aportar las pruebas de calidad correspondientes, para ello se debe realizar una evaluacin que debe contener los siguientes criterios, Calidad de los suministros, Fiabilidad del plazo de los suministros, flexibilidad del proveedor, fiabilidad de la informacin, competitividad (Nivel de precios) Para de esta manera el cliente seguir confiando en los productos que le llegan del proveedor. Adems esto puede tener un efecto positivo ya que el almacn puede hablar bien del proveedor y los clientes de nuestro negocio.

DIAGRAMA DE FLUJO SC C A A1 F GR A2 A3 = = = = = = = = Solicitud de cotizacin Cotizacin Aceptacin Archivo cotizacin Factura Gua de Remisin Archiva aceptacin Archiva Factura y Gua de remisin

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b) Determine segn el proceso los cargos de las personas que deben participar.
EJ. EN UNA EMPRESA MANUFACTURERA, en el proceso de REALIZACION DEL PRODUCTO, los cargos que pueden participar en la auditora pueden ser: Jefe de Produccin, Operarios, Jefe de Planta, Inspector de Producto, etc. CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

JEFE DE RECIBO JEFE DE SISTEMAS AUXILIARES DE ZONA

c) Haga memorando comunicativo dirigido a la persona encargada del proceso o

rea a auditar, explicndole lo que se pretende realizar. MEMORANDO

MEMORANDO No 001 Montera, 23 de Septiembre de 2011. A: TODOS LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE: CONTROL, Y ADMINISTRACIN DE CALIDAD

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PARA: AUDITORIA INTERNA OPERACIN RECIBO COMPRAS, PROVEEDORES Segn la auditora realizada en el REA DE RECIBO (COMPRAS PROVEEDORES) debemos considerar el concepto de no conformidad, que clasifica los siguientes criterios: Desviacin, es toda aquella situacin en la que se impide o dificulta seriamente la funcin del elemento observado o que revelan mala gestin y/o falta de Calidad de Servicio observado aspectos puntuales de mala gestin o falta de Calidad de Servicio. Plan de acciones correctivas Las acciones correctivas se generan a partir de las desviaciones durante el proceso de auditora. Es en este momento cuando podemos hablar de la creacin de los grupos de mejora continua, que son los que propondrn las acciones correctivas correspondientes. Siempre teniendo en mente que el objetivo es cumplir los requisitos especficos del sistema de gestin de calidad que se ha adoptado. Para dinamizar el sistema de mejora continua cada accin correctiva debera considerar lo siguiente: Designar un responsable de su implantacin Fijar una fecha lmite de realizacin Determinar un proceso de evaluacin que demuestre la eficacia de dicha accin. Seguimiento de acciones correctivas y cierre.

Las actividades llevadas a cabo para implementar las acciones correctivas deben registrarse de manera que tengamos evidencias de las mejoras conseguidas. En el caso de auditoras internas seguiremos durante los tiempos definidos la eficacia de las acciones correctivas. En las auditorias de certificacin, el auditor puede verificar en las posteriores auditorias de seguimiento el cumplimiento de las acciones correctivas propuestas por el almacn. Los resultados de una auditoria son una parte fundamental de la necesaria revisin que la direccin de todo almacn de cadena debe realizar de sistema de calidad,

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sea propio o no. Por ello, estemos o no estemos aplicando un modelo de gestin de la calidad, la aplicacin de auditoras peridicas nos ayudaran en la mejora continua del negocio. Atentamente, Ivn Regino Lance

3. Basados en el diagrama de proceso, elabore una lista de chequeo o verificacin

del proceso seleccionado en el punto 1. de este taller. ADJUNTE ACA LA LISTA DE CHEQUEO

Puntos a evaluar Estado higinico sanitario del rea de recepcin de productos Se verifica condiciones higinico sanitarias de los vehculos, la temperatura y las caractersticas organolpticas de los alimentos al momento de su recepcin y se llevan registros de los rechazos. Se realiza la verificacin del funcionamiento del termmetro (Revisar registros) El tiempo que permanece el producto en el recibo no es superior a 10 minutos Cuentan con lmparas de seguridad en el recibo Cuartos fros y bodegas limpias, en buen estado, sin encharcamientos, sin goteo sobre los productos y sin grietas en paredes, pisos y techo. Las materias primas e insumos se almacenan en condiciones sanitarias adecuadas, en reas independientes y debidamente marcadas o etiquetadas. Los materiales de envase y empaque estn limpios y se encuentran debidamente protegidos con bolsa plstica y los que estn en el proceso se encuentran bocabajo, en perfectas

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condiciones de almacenamiento y no han sido utilizados previamente para otro fin. Las averas, devoluciones y/o productos no aptos para el consumo se encuentran bien almacenados e identificados en el rea; se destruyen los productos no aptos para la venta de acuerdo a la norma interna de la compaa. Alimentos y recipientes colocados en estiba y separados de la pared Alimentos en recipientes limpios y tapados, perfectamente identificados. Cumpliendo con la resolucin de rotulado 5109 y con las tablas de vida til de la compaa y sin vencidos. Los alimentos en almacenamiento fro, se encuentran con la temperatura correspondiente (refrigeracin entre 0 a 4C, Fruver 4 a 8 C). El rea de Fruver y/o proceso del bufet esta separado, y se encuentran independiente, con una excelente limpieza y desinfeccin.

4. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller.

La auditoria de calidad es la herramienta bsica que se utiliza para el seguimiento y mejora de un sistema de gestin de la calidad. Asimismo es el punto de partida que contribuye a la mejora continua de la empresa y la adaptacin a las necesidades del cliente. Por tanto podemos afirmar que sin el proceso de auditora toda empresa de restauracin ser incapaz de asumir los objetivos de la mejora continua. Tal como define textualmente la norma ISO La auditoria es un examen metdico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar si estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos. Por tanto, no basta con tener buenas intenciones para llevar a cabo unas

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actividades y fijarse unos resultados, debemos comprobar y demostrar que lo hemos conseguido. En este artculo intentaremos clarificar el contenido de esta herramienta, y ver su aplicacin a una empresa de restauracin independiente de su tamao y estructura.

Muchas Gracias!!!