INTRODUCCIÓN A LAS MACROS

¿Qué es una macro?

Una macro es un conjunto de comandos que se pueden aplicar con un único clic. Pueden automatizar casi todas las
tareas que se puedan realizar en el programa que se esté utilizando e incluso permiten realizar tareas que no creía
posibles.

¿Son las macros un tipo de programación?

Las macros son programación, pero no es necesario ser programador ni tener conocimientos de programación para
utilizarlas. La mayoría de las macros que se pueden crear en los programas de Office se escriben en un lenguaje
llamado Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, conocido como VBA. Las macros VBA son las que tratamos en
este artículo.

¿Cuándo se deben utilizar macros?

Las macros ahorran tiempo y amplían las posibilidades de los programas que utiliza a diario. Se pueden utilizar
macros para automatizar tareas de producción de documentos repetitivas, para agilizar tareas aparatosas o para crear
soluciones como automatizar la creación de los documentos que tanto usted como sus compañeros utilizan con
regularidad. Los usuarios que estén familiarizados con el lenguaje VBA pueden utilizar macros para crear
complementos personalizados que incluyan plantillas o cuadros de diálogo, o incluso guarden información para
utilizarla en distintas ocasiones.

Para automatizar una tarea repetitiva, puede grabar rápidamente una macro (Macro: acción o conjunto de acciones
utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para
Aplicaciones), en Microsoft Office Excel. También puede crear una macro utilizando el Editor de Visual Basic
(Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para
Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar
sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso) en Microsoft Visual Basic, para escribir sus
propios scripts de macro o para copiar toda o parte de una macro en una nueva macro. Una vez creada una macro,
puede asignarla a un objeto (como un botón de la barra de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda
ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si ya no usa una macro, puede eliminarla.

¿QUE DESEA HACER?

A. Grabar una macro

B. Crear una macro mediante Microsoft Visual Basic
C. Copiar parte de una macro para crear otra
D. Asignar una macro a un objeto, gráfico o control
E. Modificar una macro
F. Eliminar una macro
G. Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido
H. Ejecutar automáticamente una macro al abrir un libro

A. GRABAR UNA MACRO

Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones que
desea que realice la macro. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de opciones.

NOTA: La cinta de opciones es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office.

 Introducción a las Macros

 Si la ficha Desarrollador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.
2. En la categoría Personalizar cinta de opciones, bajo Fichas principales, active la casilla de verificación
Desarrollador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo
siguiente:

1. En la ficha Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede
ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

NOTA: Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a
cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las
macros.

 Pasos para crear la macro:

1. En la ficha Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

NOTA: El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores pueden ser
letras, números o caracteres de subrayado. No pueden usarse espacios en un nombre de macro; puede
utilizarse un carácter de subrayado para separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una
referencia de celda, puede aparecer un mensaje de error indicando que el nombre de la macro no es válido.

3. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro
Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee utilizar.

NOTA: La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada
equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de
método abreviado que utilicen las teclas CTRL que ya están asignadas en Excel, vea Teclas de función y de
método abreviado de Excel.

4. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.

SUGERENCIA: Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de
macros personal. Cuando selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros
personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno previamente, y guarda la macro en este libro. En
Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\
Excel\XLStart. En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\
nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart
se abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro
del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma
que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

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 Introducción a las Macros

5. Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción.

6. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

7. Realice las acciones que desee grabar.

8. En la ficha Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación.

SUGERENCIA: También puede hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra de
estado.

B. CREAR UNA MACRO MEDIANTE MICROSOFT VISUAL BASIC

1. En el grupo Código de la ficha Desarrollador, haga clic en Visual Basic.

2. De ser necesario, en el Editor de Visual Basic, en el menú Insertar, haga clic en Módulo.

NOTA: Se crean módulos automáticamente para todas las hojas del libro.

3. En la ventana de código del módulo, escriba o copie el código de macro que desea utilizar.

4. Para ejecutar la macro desde la ventana del módulo, presione F5.

5. En el Editor de Visual Basic, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel cuando
termine de escribir la macro.

C. COPIAR PARTE DE UNA MACRO PARA CREAR OTRA.

1. Abra el libro que contiene la macro que desee copiar.

2. En la ficha Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee copiar.

4. Haga clic en Modificar.

5. En la ventana de código del Editor de Visual Basic, seleccione las líneas de la macro que desee copiar.

SUGERENCIA: Para copiar toda la macro, asegúrese de incluir las líneas Sub y End Sub en la selección.

6. En el menú Edición, elija Copiar.

SUGERENCIA: También puede hacer clic con el botón secundario y seleccionar Copiar, o puede
presionar [CTRL + C].

7. En el cuadro Procedimiento de la ventana de código, haga clic en el módulo en el que desea colocar el
código.

8. En el menú Edición, elija Pegar.

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 Introducción a las Macros

SUGERENCIA: También puede hacer clic con el botón secundario y seleccionar Pegar, o puede presionar
[CTRL + V].

SUGERENCIA: El archivo de libro de macros personal (Personal.xlsb) no se puede modificar porque es un

libro oculto que siempre está abierto. Primero debe mostrarlo utilizando el comando Mostrar. También puede
abrirlo en el Editor de Visual Basic presionando [ALT +F11].

D. ASIGNAR UNA MACRO A UN OBJETO, GRÁFICO O CONTROL

1. En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario en el objeto, gráfico o control al que desea asignar
una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

E. MODIFICAR UNA MACRO

1. En la ficha Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

2. Seleccione el libro que contiene la macro que desea modificar en la lista Macros en. Por ejemplo, haga clic
en Este libro.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee modificar.

4. Haga clic en Modificar.

F. ELIMINAR UNA MACRO.

 Primero debe abrir el libro donde se encuentra la macro, siguiendo los siguientes procedimientos:

 Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.

 Si la macro que quiere eliminar está almacenada en el libro de macros personal (Personal.xlsb) y este libro
se encuentra oculto, proceda de la siguiente manera para mostrarlo:

1. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Mostrar.

2. En Mostrar libro, haga clic en PERSONAL y después en Aceptar.

 Para eliminar la macro realice el procedimiento siguiente:

1. En la ficha Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

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 Introducción a las Macros

2. Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en. Por ejemplo, haga clic
en Este libro.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar.

4. Haga clic en Eliminar.

G. EJECUTAR UNA MACRO HACIENDO CLIC EN UN BOTÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

DE ACCESO RÁPIDO.

1. Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

2. Haga clic en Barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en la lista Comandos

disponibles en, seleccione Macros.

SUGERENCIA: Para omitir los pasos 1 y 2, también puede darle clic derecho en la Barra de
herramientas de acceso rápido y a continuación, Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

3. En la lista, haga clic en la macro que creó y, a continuación, en Agregar.

4. Para cambiar la imagen del botón de la macro, seleccione la macro en el cuadro donde la agregó y haga clic
en Modificar.

5. En Símbolo, haga clic en la imagen de botón que desea.

6. Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el botón, escriba el nombre
que desea en el cuadro Nombre para mostrar.

7. Haga clic en Aceptar para agregar el botón de la macro a la barra de herramientas de acceso rápido.

8. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón de la macro.

H. EJECUTAR AUTOMÁTICAMENTE UNA MACRO AL ABRIR UN LIBRO

Si graba una macro y la guarda con el nombre "Auto_abrir", la macro se ejecutará cada vez que se abra el libro que
contiene la macro. Otra forma de ejecutar automáticamente una macro al abrir un libro es escribir un procedimiento
de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) en el evento Open del libro usando el Editor de Visual Basic
(Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para
Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar
sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso.). El evento Open es un evento de libro
integrado que ejecuta su código de macro cada vez que se abre el libro.

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 Introducción a las Macros

 CREAR UNA MACRO AUTO_ABRIR

1. Si desea guardar la macro con un libro determinado, abra primero ese libro.

2. En la ficha Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba Auto_abrir.

4. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.

SUGERENCIA: Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de
macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros
personal (Personal.xlsb), si aún no existe, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, este libro se
guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. En Microsoft
Windows XP, este libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de
programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros almacenados en la carpeta XLStart se abren
automáticamente al iniciar Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros
personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se
abran cuando se inicie Excel.

5. Haga clic en Aceptar y realice las acciones que desea grabar.

6. En la ficha Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación.

SUGERENCIA: También puede hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra de
estado.

NOTAS:
 Si en el paso 6 eligió guardar la macro en Este libro o en Libro nuevo, guarde o mueva el libro a una de las
carpetas XLStart.

 La grabación de una macro Auto_abrir tiene las limitaciones siguientes:

 Si el libro en donde se guarda la macro Auto_abrir ya contiene un procedimiento de VBA en su evento
Open, el procedimiento de VBA del evento Open reemplazará todas las acciones contenidas en la
macro Auto_abrir.
 Las macros Auto_abrir se omiten cuando se abren libros mediante programación utilizando el método
Open.
 Una macro Auto_abrir se ejecuta antes de que se abra cualquier otro libro. Por lo tanto, si graba
acciones que desea que realice Excel en el libro predeterminado Libro1 o en un libro cargado desde la
carpeta XLStart, la macro Auto_abrir producirá un error cuando reinicie Excel porque la macro se
ejecuta antes de abrir los libros de inicio y el predeterminado.
 Si encuentra estas limitaciones, en vez de grabar una macro Auto_abrir, debe crear un procedimiento de
VBA para el evento Open como se describe en la sección siguiente de este artículo.
 Si desea iniciar Excel sin ejecutar una macro Auto_abrir, mantenga presionada la tecla SHIFT al abrir
el programa.

 CREAR UN PROCEDIMIENTO DE VBA PARA EL EVENTO OPEN DE UN LIBRO

El ejemplo siguiente utiliza el evento Open para ejecutar una macro al abrir el libro.

1. Guarde y cierre todos los libros abiertos.

2. Abra el libro donde desea agregar la macro o cree un nuevo libro.

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 Introducción a las Macros

3. En la ficha Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic.

4. En la ventana Explorador de proyectos, haga clic con el botón secundario en el objeto ThisWorkbook y, a
continuación, haga clic en Ver código.

SUGERENCIA: Si la ventana Explorador de proyectos no está visible, en el menú Ver, haga clic en
Explorador del proyecto.

5. En la lista Objeto situada encima de la ventana Código, seleccione Libro.

De esta manera se crea un procedimiento vacío para el evento Open, como el siguiente:

Private Sub Workbook_Open()

End Sub

6. Agregue al procedimiento las líneas de código siguientes:

Private Sub Workbook_Open()

MsgBox Date
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Date
End Sub

7. Cambie a Excel y guarde el libro como libro habilitado para macros (.xlsm).

8. Cierre y vuelva a abrir el libro. Al abrir de nuevo el libro, Excel ejecuta el procedimiento Private Sub
Workbook_Open, que muestra la fecha actual en un cuadro de mensaje.

9. Haga clic en Aceptar en el cuadro de mensaje.

Observe que la celda A1 de la Hoja1 también contiene la fecha, como resultado de ejecutar el procedimiento
Private Sub Workbook_Open.