UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA

FACTULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE AUDITORIA

CAMPUS CENTRAL

CURSO DE ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

Docente:Msc. Ing. Francisco Antonio Sasvín

Girón

ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO

Nombres Apellidos Carné

Bautista Cifuentes Angela Ana Lucía 1032-20-9992

GUATEMALA, 23 DE FEBRERO DE 2,024

 Introducción al Acta de Constitución del Proyecto:
Cimientos para el Éxito Empresarial

La ejecución exitosa de proyectos en el entorno empresarial no es fruto del azar,

sino el resultado de una planificación meticulosa y una gestión eficiente. En este
contexto, el Acta de Constitución del Proyecto emerge como el documento
fundacional que da forma y estructura a cada iniciativa. Este "certificado de
nacimiento" del proyecto no solo le otorga autoridad, sino que también establece las
directrices fundamentales que guiarán su camino hacia el logro de objetivos.

El Acta de Constitución del Proyecto es mucho más que un simple formulario

burocrático; es la brújula que orienta a los equipos y partes interesadas en la
dirección correcta. Desde la delimitación del alcance hasta la identificación de los
actores clave y la definición de los objetivos, este documento desempeña un papel
esencial en la formulación y ejecución de estrategias.

En esta investigación profunda del Acta de Constitución del Proyecto,

examinaremos su importancia, los elementos críticos que lo componen y cómo su
cuidadosa elaboración sienta las bases para el éxito de cualquier proyecto. Prepárese
para sumergirse en el mundo de la planificación estratégica, donde cada palabra y
detalle en el Acta de Constitución marca la diferencia entre un proyecto exitoso y uno
que enfrenta obstáculos innecesarios. ¡Bienvenido a la primera piedra en la
construcción de proyectos triunfantes!.
 • Qué es un Acta de constitución de proyecto (Project
Charter)

El Acta de Constitución del Proyecto, también conocida como Project Charter en

inglés, es un documento formal que autoriza formalmente la existencia de un
proyecto y proporciona al gerente del proyecto la autoridad para asignar recursos y
tomar decisiones sobre el proyecto. Es un documento crucial que establece las bases
para el proyecto y define su alcance, objetivos, participantes clave, roles y
responsabilidades, así como los criterios de éxito.

Un Project Charter generalmente incluye los siguientes elementos:

• Nombre del Proyecto: Un nombre descriptivo y único para el proyecto.

• Descripción del Proyecto: Una breve descripción del propósito y los objetivos
del proyecto.

• Justificación del Proyecto: Una explicación de por qué el proyecto es

necesario y cómo se alinea con los objetivos estratégicos de la organización.

• Alcance del Proyecto: Una declaración clara de lo que está incluido y excluido
en el proyecto. Define los límites del proyecto.

• Objetivos del Proyecto: Declaraciones claras y medibles que describen lo que

el proyecto busca lograr.

• Entregables del Proyecto: Productos o resultados tangibles que se espera que

el proyecto entregue.

• Stakeholders (Participantes clave): Identificación de las personas u

organizaciones interesadas en el proyecto, junto con sus roles y
responsabilidades.
 • Restricciones y Premisas: Factores que pueden limitar las opciones del
proyecto (restricciones) y suposiciones sobre las cuales se basa el plan del
proyecto (premisas).

• Cronograma de Alto Nivel: Una visión general del calendario del proyecto,
indicando las fechas clave y las etapas principales.

• Presupuesto de Alto Nivel: Una estimación inicial de los costos asociados con
el proyecto.

• Riesgos Iniciales: Identificación de los posibles riesgos que podrían afectar el

éxito del proyecto.

• Aprobación: Las firmas de las partes interesadas clave, indicando su

aprobación del proyecto y su compromiso con él.

El Acta de Constitución del Proyecto es un documento formal, y una vez aprobado,

sirve como referencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto para garantizar que
todos estén alineados con los objetivos y las expectativas establecidas al principio.

¿Quién se encarga de elaborar el Acta de constitución del

proyecto?

La responsabilidad de elaborar el Acta de Constitución del Proyecto recae

típicamente en el patrocinador del proyecto o en el gerente del proyecto, aunque en
algunos casos puede ser encargada a un equipo de planificación del proyecto. Aquí
hay un desglose de las posibles responsabilidades:

• Patrocinador del Proyecto: El patrocinador del proyecto es la persona o

entidad que proporciona el respaldo y los recursos necesarios para el
proyecto. Por lo general, es responsable de autorizar el proyecto y de
asegurarse de que esté alineado con los objetivos estratégicos de la
organización. A menudo, el patrocinador tiene un papel clave en la
elaboración o aprobación del Acta de Constitución del Proyecto.
 • Gerente del Proyecto: El gerente del proyecto es la persona responsable de
planificar, ejecutar y cerrar el proyecto. Puede ser el encargado directo de
elaborar el Acta de Constitución del Proyecto, asegurándose de que refleje con
precisión los objetivos y requisitos del proyecto.

• Equipo de Planificación del Proyecto: En algunos casos, especialmente en

proyectos más grandes, el equipo de planificación del proyecto puede ser
asignado para colaborar en la elaboración del Acta de Constitución. Este
equipo podría incluir a expertos en el dominio, analistas de negocios y otros
profesionales relevantes que pueden contribuir con su experiencia.

Independientemente de quién lo elabore, es esencial que el Acta de Constitución del

Proyecto sea revisada y aprobada por las partes interesadas clave, incluido el
patrocinador del proyecto, antes de que se dé inicio al proyecto. La aprobación
formal del Acta de Constitución establece la base para la gestión del proyecto y
garantiza que todas las partes estén alineadas con los objetivos y el alcance del
proyecto.

• Colaboración de Stakeholders: Es crucial involucrar a las partes interesadas

clave en el proceso de elaboración del Acta de Constitución del Proyecto. Esto
puede incluir a representantes del equipo del proyecto, patrocinadores,
clientes, usuarios finales y otros grupos afectados por el proyecto.

La participación de las partes interesadas ayuda a garantizar que sus expectativas y

requisitos se reflejen con precisión en el acta.

• Identificación de Requisitos y Restricciones:

Durante la elaboración del acta, se deben identificar y documentar los requisitos del
proyecto, así como las restricciones y premisas que pueden afectar su ejecución.
Los requisitos incluyen las funciones y características que se espera que tenga el
producto o servicio del proyecto, mientras que las restricciones son limitaciones
impuestas por factores como el tiempo, el presupuesto, los recursos y las
regulaciones.
 • Análisis de Riesgos Iniciales:

La identificación y documentación de riesgos iniciales es una parte esencial del acta.

Esto implica identificar posibles eventos que podrían tener un impacto negativo en
el proyecto y desarrollar estrategias para abordarlos.
Al considerar los riesgos desde el principio, el equipo de proyecto puede estar mejor
preparado para gestionar y mitigar posibles problemas a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.
• Establecimiento de Criterios de Éxito:

El Acta de Constitución del Proyecto debe incluir criterios claros y medibles que
definan el éxito del proyecto. Estos criterios sirven como referencia para evaluar si
el proyecto ha alcanzado sus objetivos y metas.
• Aprobación Formal:

Después de la elaboración del acta, se presenta a las partes interesadas clave para su
revisión y aprobación formal. La firma del acta por parte del patrocinador del
proyecto y otras partes interesadas clave indica su compromiso y respaldo al
proyecto.
• Comunicación Continua:

A lo largo del proyecto, el Acta de Constitución sirve como un documento de

referencia y debe ser comunicado de manera continua a medida que se toman
decisiones y se gestionan cambios en el proyecto.
¿Qué contiene el acta de constitución de un proyecto (Project
Charter)?

El Acta de Constitución del Proyecto, o Project Charter en inglés, es un documento

clave que establece la autoridad y el contexto para un proyecto. Contiene
información esencial que proporciona una base para la planificación, ejecución y
control del proyecto. A continuación, se detallan los elementos típicos que se
encuentran en un Acta de Constitución del Proyecto:

• Nombre del Proyecto:

Proporciona un título descriptivo y único para el proyecto.

• Descripción del Proyecto:

Ofrece una explicación clara y concisa del propósito y los objetivos del proyecto.

• Justificación del Proyecto:

Describe las razones y beneficios que respaldan la realización del proyecto. Indica
cómo el proyecto se alinea con los objetivos estratégicos de la organización.

• Alcance del Proyecto:

Establece los límites y las fronteras del proyecto, definiendo qué está incluido y qué
está excluido.
• Objetivos del Proyecto:

Declara los resultados esperados y las metas específicas que el proyecto tiene la
intención de lograr.
 • Entregables del Proyecto:

Enumera los productos, servicios o resultados tangibles que se espera que el

proyecto entregue.
• Stakeholders (Participantes clave):

Identifica a las personas u organizaciones interesadas en el proyecto, junto con sus

roles y responsabilidades.
• Restricciones y Premisas:

Detalla factores que pueden limitar las opciones del proyecto (restricciones) y
suposiciones sobre las cuales se basa el plan del proyecto (premisas).
• Cronograma de Alto Nivel:

Proporciona una visión general del calendario del proyecto, destacando fechas clave
y etapas importantes.
• Presupuesto de Alto Nivel:

Ofrece una estimación inicial de los costos asociados con el proyecto.

• Riesgos Iniciales:

Identifica los posibles riesgos que podrían afectar el éxito del proyecto.
• Aprobación:

Incluye las firmas de las partes interesadas clave, indicando su aprobación del
proyecto y su compromiso con él.

El Acta de Constitución del Proyecto es un documento formal que sirve como punto
de referencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Proporciona la autoridad para
el gerente del proyecto y garantiza que todas las partes interesadas tengan una
comprensión común del propósito, alcance y objetivos del proyecto.
 ¿Cómo se elabora el acta de constitución del proyecto?

La elaboración del Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) es un

proceso fundamental que implica la colaboración de diversas partes interesadas para
definir y establecer la base del proyecto. Aquí hay una guía paso a paso para elaborar
el Acta de Constitución del Proyecto:

1. Identificación de Partes Interesadas y Patrocinador del Proyecto

1.1 Identificar a las Partes Interesadas:

Reúne a todas las personas u organizaciones que tendrán un interés directo o
indirecto en el proyecto. Esto puede incluir a los usuarios finales, clientes, equipos
ejecutivos y cualquier otra entidad afectada por el proyecto.

1.2 Designar al Patrocinador del Proyecto:

Identifica a la persona o entidad que proporcionará el respaldo y los recursos
necesarios para el proyecto. El patrocinador es crucial para autorizar el proyecto y
respaldar la elaboración del Acta de Constitución.

2. Desarrollo de la Descripción del Proyecto

2.1 Define el Nombre del Proyecto:

Proporciona un título claro y descriptivo para el proyecto.

2.2 Redacta la Descripción del Proyecto:

Explica de manera detallada la razón de ser del proyecto, sus objetivos y cómo se
alinea con la estrategia organizacional.
3. Establecimiento de Objetivos y Entregables
3.1 Define Objetivos Claros:
Establece metas específicas y medibles que el proyecto busca lograr.

3.2 Enumera los Entregables del Proyecto:

Identifica los productos o resultados tangibles que se espera entregar al final del
proyecto.

4. Identificación de Restricciones y Premisas

4.1 Identifica Restricciones:

Enumera los factores que podrían limitar las opciones del proyecto, como
restricciones de tiempo, presupuesto o recursos.

4.2 Establece Premisas:

Enumera las suposiciones clave que se están haciendo al comenzar el proyecto.

5. Identificación de Stakeholders

5.1 Enumera los Stakeholders:

Identifica a todas las personas u organizaciones interesadas en el proyecto, junto
con sus roles y responsabilidades.

6. Desarrollo del Cronograma y Presupuesto de Alto Nivel

6.1 Esboza un Cronograma de Alto Nivel:

Proporciona una visión general de las principales fases y fechas clave del proyecto.
6.2 Estima un Presupuesto de Alto Nivel:
Proporciona una estimación inicial de los costos asociados con el proyecto.

7. Identificación de Riesgos Iniciales

7.1 Identifica Riesgos:

Enumera los posibles riesgos que podrían afectar al proyecto y comienza a
desarrollar estrategias de mitigación.

8. Redacción y Revisión del Acta

8.1 Redacta el Acta de Constitución:

Utiliza la información recopilada para redactar el documento del Acta de
Constitución del Proyecto.

8.2 Revisa y Ajusta:

Revisa el acta con las partes interesadas clave para obtener comentarios y realizar
ajustes según sea necesario.

9. Obtención de Aprobaciones y Firmas

9.1 Presenta el Acta a las Partes Interesadas:

Presenta el Acta de Constitución del Proyecto a las partes interesadas para su
revisión.

9.2 Obtiene Aprobaciones y Firmas:

Obtén la aprobación formal y las firmas de las partes interesadas clave, incluido
el patrocinador del proyecto.
10. Distribución y Comunicación

10.1 Distribuye el Acta:

Distribuye el Acta de Constitución del Proyecto a todas las partes interesadas y
equipos relevantes.

10.2 Comunicación Continua:

Asegúrate de que el contenido del Acta sea comprendido y utilizado como
referencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

La elaboración del Acta de Constitución del Proyecto es un proceso colaborativo

y requiere la participación de las partes interesadas clave. Este documento servirá
como un marco de referencia esencial durante la ejecución del proyecto.

¿Cuál es la importancia del acta de constitución del proyecto

(Project Charter)?

El Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) es un documento crucial

en la gestión de proyectos, y su importancia radica en varios aspectos clave:

• Autorización del Proyecto:

El Acta de Constitución del Proyecto es emitida y aprobada por el patrocinador

del proyecto o una entidad autorizada. Esta aprobación formal otorga la autoridad
para llevar a cabo el proyecto y asigna los recursos necesarios.
• Definición del Propósito y Objetivos:

Proporciona una descripción clara y detallada del propósito del proyecto y de sus
objetivos. Esto asegura que todos los miembros del equipo del proyecto y las partes
interesadas tengan una comprensión compartida del propósito y las metas que se
buscan alcanzar.
 • Establecimiento del Alcance:

Define los límites y el alcance del proyecto, evitando malentendidos sobre qué está
incluido y qué no. Esto ayuda a prevenir desviaciones no deseadas y garantiza que el
equipo se enfoque en la entrega de resultados específicos.
• Clarificación de Roles y Responsabilidades:

Identifica a las partes interesadas clave y establece sus roles y responsabilidades

en el proyecto. Esto reduce la ambigüedad y mejora la colaboración y coordinación
entre los miembros del equipo.

• Establecimiento de Criterios de Éxito:

Define los criterios que se utilizarán para evaluar si el proyecto ha sido exitoso.
Estos criterios proporcionan una medida objetiva para determinar si se han
cumplido los objetivos del proyecto.

• Riesgos y Mitigación:

Identifica los riesgos iniciales del proyecto y comienza a desarrollar estrategias de

mitigación. Esto permite una gestión proactiva de los riesgos a lo largo del ciclo de
vida del proyecto.
• Comunicación y Compromiso:

Sirve como un medio para comunicar de manera formal y documentada la

intención y el enfoque del proyecto a todas las partes interesadas. Las firmas de
aprobación indican el compromiso de las partes interesadas con el proyecto.
• Orientación para la Toma de Decisiones:

Proporciona una base para la toma de decisiones durante la ejecución del

proyecto. Los miembros del equipo y las partes interesadas pueden referirse al Acta
de Constitución para comprender la visión general y los parámetros del proyecto.
 • Facilita la Planificación Inicial:

Proporciona información esencial que sirve como punto de partida para la

planificación más detallada del proyecto, incluidos el cronograma, el presupuesto y
la estrategia de ejecución.

• Historial Documentado:

Sirve como un registro histórico del proyecto, documentando su autorización,

objetivos y alcance. Esto es valioso para referencias futuras, auditorías y lecciones
aprendidas.

Ejemplificar el Acta de Constitución para cualquier proyecto.

Proyecto: Implementación de un Sistema de Gestión de Clientes (SGC)

1. Nombre del Proyecto:

Implementación del Sistema de Gestión de Clientes (SGC) "ClientX".

2. Descripción del Proyecto:

Este proyecto tiene como objetivo implementar un Sistema de Gestión de Clientes

(SGC) para mejorar la eficiencia en la gestión de relaciones con los clientes. El SGC
"ClientX" permitirá el seguimiento y la organización eficiente de la información del
cliente, mejorando la comunicación y la toma de decisiones.
3. Justificación del Proyecto:

La implementación del SGC es esencial para mejorar la satisfacción del cliente,

optimizar las operaciones internas y proporcionar una plataforma centralizada para
la gestión efectiva de la información del cliente. Esto alineará la organización con las
mejores prácticas de la industria y mejorará la competitividad en el mercado.
4. Alcance del Proyecto:

Incluye la selección e implementación de un sistema de gestión de clientes, la

migración de datos existentes, la capacitación del personal y la integración con
sistemas existentes. No incluye la actualización de hardware o la expansión física de
las instalaciones.

5. Objetivos del Proyecto:

Implementar el SGC "ClientX" dentro de un plazo de 6 meses.

Mejorar la eficiencia en la gestión de relaciones con los clientes en un 20%.
Garantizar la capacitación de todo el personal relevante en el uso del nuevo sistema.

6. Entregables del Proyecto:

Sistema de Gestión de Clientes "ClientX" implementado y operativo.
Datos de clientes migrados con precisión.
Personal capacitado en el uso del nuevo sistema.

7. Stakeholders (Participantes clave):

Director de Tecnología (DT).
Gerente de Proyecto (GP).
Departamento de Ventas y Servicio al Cliente.
Proveedor del SGC.
Restricciones y Premisas:

8.1. Restricciones: Presupuesto limitado a $100,000.

8.2. Premisas: Disponibilidad continua del personal para la capacitación.
9. Cronograma de Alto Nivel:
Inicio del Proyecto: 1 de marzo de 2020
Implementación del SGC: 1 de junio de 2020
Finalización del Proyecto: 1 de septiembre de 2020

10.Presupuesto de Alto Nivel:

$100,000, distribuido entre la adquisición del SGC, servicios de consultoría,
capacitación y contingencias.

11. Riesgos Iniciales:

Posible resistencia al cambio por parte del personal.
Posibles desafíos en la migración de datos.

12. Aprobación:
Este Acta de Constitución del Proyecto ha sido revisada y aprobada por el Director
de Tecnología (DT) y el Gerente de Proyecto (GP).