Unidad 3

CICLO DE CONTROL DE
ALIMENTOS Y BEBIDAS

Objetivo de la unidad:
Estudiar el sistema administrativo de A & B en
específico sistema de compras y manejo de
almacén.
 CICLO DE CONTROL DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Para tener un control de costos de forma eficiente, es necesario

para la operación de un lugar de restauración, se debe contar con
un sistema administrativo que controle los procesos y operación.

Planear: determinar los sistemas, procedimientos y tiempos

por utilizar, para lograr el objetivo del control de costos.
Comparar: durante un tiempo determinado se comprarán los
resultados reales con los planeados.
Corregir: con los resultados, se modificará o enriquecerá lo
planeado; y comenzar así otra vez el ciclo.

El ciclo de control servirá para la supervisión de:

 Requisiciones
 Compras
 Recibo de mercancía
 Almacenaje
 Salidas de almacén
 Elaboración de alimentos y bebidas
 Ventas
 Reportes de costos

Por lo que seguirá el siguiente flujo:

2
Página
 COMPRAS
RAE: Comprar. 1. Adquirir una cosa con dinero.
El proceso de compras es vital para la economía
de cualquier empresa, por lo que es importante
contar con un departamento que se encargue solo
de este proceso, conociéndolo como
departamento de compras.
El departamento de compras está directamente
vinculado en la cadena de factores que
determinan el éxito o fracaso de un restaurante.
El precio de venta y la calidad de los alimentos
que se sirven en el restaurante dependen en gran
parte del precio de compra.
Tomando en cuenta que tanto el restaurante
como el bar constantemente necesitan diversos artículos, no tan solo en lo que se refiere a los
alimentos y bebidas, sino artículos de limpieza, utensilios de cocina, vajilla, mantelería, uniformes,
etc., se debe contar con un departamento de compras, quien se encarga de adquirir todos los artículos
en cuestión, los cuales deberán de obtener de proveedores adecuados y a un precio razonable.
Normalmente el encargado de compras o, en algunos casos, el chef son los responsables de realizar
tales adquisiciones; en algunos casos, esta responsabilidad se comparte entre el chef a cargo de los
alimentos, y el gerente de compras, a cargo de otros artículos.
El personal de este departamento deberá estar familiarizado con los alimentos y condiciones del
mercado, en términos de precios y disponibilidad. El encargado de compras deberá trabajar
estrechamente con el encargado de planear el menú, y hacer sugerencias en función de los precios,
calidad y disponibilidad. El departamento de compras, esta normalmente sujeto a un mecanismo en la
adquisición de los productos, el cual consiste en:
3
Página
 • La creación de una relación en la que se señalen los artículos que
el restaurante suele necesitar, actualizándola en su oportunidad.
• El establecimiento de un sistema de recepción de los artículos en
cuestión.
• La apertura de un kárdex con la clasificación de los artículos.
• La realización de reportes del flujo de los artículos.

El departamento de compras debe contar con cotizaciones de varios proveedores, posteriormente, toma
una decisión con base no tan solo en el precio, sino en la calidad y el servicio.
“Un factor tan importante como el precio de compra de los artículos, es el rendimiento o la cantidad de
alimentos cocinados, es decir, el número de porciones que se pueden obtener de una línea de
productos”.
Por ejemplo, una pieza de carne por la que se pagó un precio bajo y que tiene mucha grasa y hueso,
obviamente no rinde lo que rendiría una pieza más cara con menos desperdicio.
Un restaurante, indudablemente ha creado relaciones con
un determinado grupo de proveedores. No obstante, es
conveniente intercambiar información con otras
instituciones de la misma naturaleza, para establecer
comparaciones en materia de precios de compra, calidad y
servicio de otros proveedores periódicamente.
Existen ciertos riesgos y circunstancias que el encargado
de compras deberá tomar en cuenta al comprar
determinados alimentos, esto se refiere, a los artículos
perecederos.
Tales artículos incluyen aves, carne, verduras y frutas
frescas. Especialmente en los restaurantes gourmet, el
encargado de compras inspecciona personalmente en el
mercado todos los artículos perecederos, es decir, aquellos que son susceptibles de echarse a perder,
para determinar su estado.
Con objeto de llevar sus registros contables adecuadamente, un restaurante, al igual que cualquier otra
negociación, deberá disponer de documentos de control como la requisición, orden de compra y orden
de requisición por mencionar algunos.
De igual manera, debemos dar paso a los modelos de control disponibles de manera electrónica.
En restaurantes y hoteles, el denominado jefe de compras será el responsable de cuidar que este
proceso se lleve de la mejor manera, por esto deberá contar con las siguientes características:
4
Página
 -Tener experiencia y capacidad de compras
-Ser honesto y confiable
-Poseer inteligencia y buen gusto
-Dominar la comunicación
-Conocer de alimentos y bebidas
-Tener carácter firme, pero criterio abierto a cambios
-Conocer de contabilidad, administración y recursos humanos.

La llamada centralización de las compras se considera una herramienta que apoya al proceso de
comprar ya que se concentra la autoridad en una persona o departamento.
Por lo contrario, la descentralización de las compras permite que las empresas repartan las compras en
varias personas.

POLITICAS DE COMPRAS
Las políticas de compra son las actitudes que regirán o
directrices por seguir para poder lograr el objetivo
planeado.
Donde es importante señalar que cada empresa
establece sus propias políticas con la finalidad de que
constituyan elementos de dirección, dando como
resultados fluidez en sus operaciones.
Estas políticas son dictadas por la alta dirección de los
negocios, tomando en cuenta las sugerencias del jefe de compras.
Las políticas estarán sujetas a cambios, modificaciones y cancelaciones, ya que deben mantenerse al
día para no volverse obsoletas.

ESPECIFICACIONES ESTÁNDAR DE COMPRAS

Son las características concisas de compras de los productos, en cuanto a: color, calidad, peso, tamaño,
presentaciones, cantidades, deseados para lograr una uniformidad para la producción de los alimentos.
Los factores que se especifiquen, deben ser descritos con suficiente claridad y detalle, para que todas
las personas que tengan necesidad de usarlas les sirva como guía.
Una vez hechas las especificaciones, lo recomendado es que el Chef ejecutivo conozca a detalle las
5

especificaciones para que de esta manera las preparaciones siempre sean uniformes y consistentes.
Página
 Otras personas que deben conocer las especificaciones: Gerente de compras, Gerente de A y B, el
CAB (Contralor de Alimentos y Bebidas) y el proveedor.
Ejemplo de Especificaciones estándar de compras:

REQUISICION DE MERCANCIAS
Dentro del proceso de compras, es importante realizar la requisición de mercancías partiendo de la
necesidad que tenga el almacén, verificando las existencias, considerando que esta debe hacerse
cuando tengamos el mínimo o se requiera cubrir algún evento especial.
En el caso de elaborar la requisición para eventos especiales se toman en cuenta los costos históricos,
recuerda que los viste en la primera unidad.
La requisición es entonces la solicitud de materiales necesarios para la operación de un área específica
a través de un formato físico.

DESCRIPCION DE FORMATO DE REQUISICION DE MERCANCIAS

6
Página
 1. Encabezado: nombre del formato, nombre de la empresa y logotipo, fecha en la que se
elabora.
2. Será la clave de cada producto, según el sistema determinado, puede ser por letras, por
números o combinado. (tres dígitos por mínimo)
3. Se anotará la base de control, conteo y uso dentro de los almacenes y áreas de producción.
(kilogramos, litros, piezas, manojo, paquete etc.)
4. Nombre del producto, siguiendo el orden de cómo este colocado físicamente en el almacén,
kárdex.
5. Será el número de unidades contadas según la verificación física.
6. Se notará la cantidad del producto o mercancía según las necesidades de producción.
7. Se anotará el precio que se tenga de la última compra.
8. Se anotará las cotizaciones de varios proveedores para ser comparadas.
9. Se anotará el número de proveedor que de mejor precio, calidad y servicio.
10. Firmas de conformidad.

Requisición de abarrotes y bebidas

Nombre de la empresa:
Fecha:
Existencias Precio
Clave Articulo Unidad Solicitado Inventario Proveedor
Mínimo Máximo Stock unitario
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

(11)
Almacenista Gerente de A y B Jefe de compras
7
Página

1. Será la clave de cada producto, según el sistema determinado, puede ser por letras, por
números o combinado. (tres dígitos por mínimo)
 2. Nombre del producto, siguiendo el orden de cómo este colocado físicamente en el almacén,
kárdex.
3. Se anotará la base de control, conteo y uso dentro de los almacenes y áreas de producción.
(kilogramos, litros, piezas, manojo, paquete etc.)
4. Se anotará la cantidad de mercancías necesarias para hacer frente a una determinada venta
dentro de un periodo.
5. Se anotará la cantidad de mercancías necesarias para hacer frente a una mayor venta dentro de
un periodo.
6. Es la cantidad ideal de mercancías en existencia en el almacén.
7. Se anota la determinación con base en la cantidad que resulte de resaltar de la máxima en el
inventario, teniendo presente que la existencia es el límite inferior.
8. Cantidad de unidades que se tenga en el almacén, según el recuento físico.
9. Se anota el último precio de adquisición del producto.
10. En esta columna se anota el proveedor seleccionado para hacer la compra.
11. Firmas: almacenista elabora formato, Gerente de A y b autoriza, Jefe de compras lleva a cabo
el proceso de compra.

MAXIMOS Y MINIMOS
El almacenista efectuará inventarios físicos cada semana, con el fin de determinar sus necesidades,
basándose en los mínimos y máximos que deberán regir para cada uno de los productos.
1. Mínimo: es la existencia de mercancías que se tendrán en el almacén para hacer frente a
las ventas en un periodo determinado.
2. Stock: es la existencia ideal que deberá tener el almacén.
3. Máximo: es la existencia de mercancías que tendrá un almacén, para hacer frente a una
sobre venta en un periodo determinado.
Para calcular el mínimo se tomará como base las recetas estándar, se verifican los ingredientes que
cada platillo utiliza de acuerdo con la popularidad de éstos, determinado de un promedio de consumo
por 15 días, los cuales se multiplican por cada ingrediente.
El máximo con base del mínimo se saca el 50% y se le agrega a la cantidad. Para el stock se toma la
media del mínimo y máximo.
8
Página
 ORDEN DE COMPRA
Para obtener un mejor control de la adquisición de mercancías, así como para evitar errores de entrega
y condiciones de los proveedores, las empresas utilizan la orden de compra, que es un formato en el
cual quedan por escrito los acuerdos de compra entre la empresa y el proveedor.

El sistema para su elaboración es el siguiente:

a) El comprador recibe requisiciones de mercancía del almacenista, debidamente requisitadas
y autorizadas.
b) Solicita cotizaciones a los diferentes proveedores con el fin de escoger al que ofrezca
mejor precio, mayor calidad y servicio más eficiente.
c) Elabora el formato orden de compra en el cual anotara los precios, condiciones de pago y
de entrega.
d) Anexa a la orden de compra la(s) requisición(es) del almacén, enviándola al contralor,
para efectos de la autorización financiera.
e) Después se distribuye al proveedor, al almacenista y a contabilidad.
El uso de este sistema da como resultado una mejor estructuración del proceso de compras y mejora
9

las relaciones entre las personas involucradas en dicho proceso.

Página
 Diagrama de distribución de formato:
10
Página
 Orden de compra
(1) NOMBRE DEL HOTEL O RESTAURANTE

(2)Datos del proveedor (3)No.# orden de compra

Fecha de la orden de Fecha de entrega Forma de pago
compra (4) (5) (6)
Flete (7) No# de factura o remisión del proveedor (8) Fecha de entrega (9)
Unidad Articulo Cantidad Precio unitario Importe
(10) (11) Pedida Recibida (14) (15)
(12) (13)

(16) Suma
Instrucciones para la entrega: (20) Descuento (17)
Impuesto (18)
Total (19)
Comprador (21) Recibió(22) Autorizó (23)

DESCRIPCIÓN DE FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

1. Datos del restaurante: nombre o razón social del restaurante, domicilio y teléfono o logotipo.
2. Datos del proveedor: nombre o razón social del proveedor, dirección, teléfonos, así como el
nombre del representante o conducto por el cual se hizo el acuerdo.
3. Número de orden de compra: folio con el cual se controlará el formato. Además, el proveedor
tomara en cuenta este número para todos los trámites de entrega y cobro o algún otro concepto
en relación con la compra.
4. Fecha de la orden de compra: se anota la fecha en que el comprador elaboro el formato.
5. Fecha de entrega: el comprador anota la fecha en que el proveedor prometió entregar la
mercancía.
6. Forma de pago: describe la forma de pago en que la empresa se obliga a pagar al proveedor.
7. Flete: se especifica la forma en que debe enviarse la mercancía, es decir, flete pagado, en
vehículo del proveedor, de la propia empresa, flete por cobrar, etc.
8. Número de factura o remisión del proveedor: este concepto lo llenara el almacenista al recibir
la mercancía.
9. Fecha de entrega: este concepto lo llenara el almacenista al recibir la mercancía.
10. Unidad: es la unidad que maneja el almacén o que sirve de base para el manejo del producto.
11. Artículos: descripción del producto por comprar.
12. Cantidad pedida: el comprador anota la cantidad de unidades solicitadas.
13. Cantidad recibida: el almacenista anotara la cantidad real de unidades recibidas.
14. Precio unitario: será el valor por unidad pactada entre el comprador y el proveedor.
11

15. Importe: el comprador anotara el resultado de multiplicar la columna 13 por la 14.

Página

16. Suma: será la suma de los importes de todos los productos ordenados.
17. Descuento: en caso de algún descuento pactado, se anota su importe en este renglón.
 18. Impuesto: se anota el valor del impuesto y tasa determinada correspondiente al tipo de
mercancías.
19. Total: es el resultado de 16 menos 17 más 18, que será el valor total de la compra ordenada y
que, a la vez, coincidirá con el valor de la factura o remisión que enviará el proveedor.
20. En este se escribirá cualquier instrucción para que el proveedor la cumpla.
21. , 22, 23, refiere a las firmas de control.

RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS
En el control de costos, un elemento principal es el almacén de alimentos y bebidas, ya que los
sistemas de recepción y almacenaje dependen las primeras medidas destinadas para contener los
costos.
Es necesario contar con áreas específicas y bien diseñadas para este fin, las cuales deben contar con
una buena iluminación y ventilación, libre de humedad, los muros deben estar recubiertos de
materiales que permitan la limpieza y no deberá estar cerca de calderas o generadores de calor.
La zona de recepción debe ser accesible para los transportes de los proveedores; la distancia entre la
zona de recepción y el lugar de almacenamiento deberá ser mínima con la finalidad de no perder
tiempo durante este proceso.
Recuerde que al momento de recibir y firmar la nota de remisión o factura del proveedor se da por
aceptada la mercancía, por lo que es muy importante asignar a una persona para recibir a los
proveedores y revisar la mercancía.
Los procedimientos generales para la recepción son:
Recibir la mercancía en los horarios establecidos (estos pueden formar parte de las políticas de la
empresa).
Solicitar a los proveedores que facturen por separado alimentos y bebidas.
Verificar que las facturas o notas de remisión cuenten con original y copia.
Revisar que los documentos anteriores correspondan a lo señalado en la orden de compra. Los
procedimientos específicos para la recepción son:
Contar con básculas que funcionen correctamente.
Revisar que los productos que vengan en piezas se cuenten en forma individual. Pesar las
mercancías de forma neta, o sea sin empaques.
Los empaques que vengan cerrados, deberán abrirse con el fin de comprobar posibles faltantes,
roturas o golpes.
Comparar la mercancía con las especificaciones estándar de compra.
Marcar la fecha de entrada de todos los productos.
En caso de dudar de la calidad del producto.
Si los productos corresponden o se apegan a la orden de compra y a las especificaciones
12

estándar, se sellarán o firmarán de conformidad las facturas.

En caso de tener que devolver algún producto al proveedor se deberá elaborar un documento
Página

debidamente autorizado.
 ALMACEN
El almacén es el lugar asignado para guardar todos
aquellos artículos que el restaurante utiliza para su
operación (activos). El almacén deberá estar debidamente
acondicionado para el tipo de artículos de que se trate.
(Perecederos y no perecederos).

Recuerdas ¿Cuáles son los alimentos perecederos y no

perecederos?
Los espacios destinados para los almacenes, deberán:
 Tener una ventilación adecuada o aire acondicionado, para controlar la temperatura.
 Supervisar que los productos estén retirados de zonas de alta temperatura.
 Deben contar con una zona de entrada y salida de transporte para descarga.
 Los muros y pisos deberán estar recubiertos con material fácil de limpiar.
 Contener los estantes necesarios, así como mobiliario o recipientes para los productos a
granel.
 Evitar que entren los rayos solares.

Una de las responsabilidades del encargado de un restaurante consiste en hacer un constante inventario
o recuento de todos los artículos del almacén o almacenes.

Los inventarios periódicos ayudan a controlar el uso adecuado de los alimentos y abastecimiento y
equipo. A través del inventario se puede detectar faltantes y prevenir el robo de los artículos del
almacén.

El almacén hará diariamente un reporte de entradas y salidas del almacén, para que el departamento de
contabilidad haga los registros necesarios; asimismo, anexaran al reporte las notas de remisión
correspondientes.

Los almacenes tienen, por lo general un horario para recibir la mercancía, el cual suele ser durante las
primeras horas de la mañana, para poder disponer de la mercancía de consumo inmediato y tener
suficiente tiempo para realizar una eficiente supervisión física de esta.

La operación de un restaurante es muy complicada, razón por la cual es necesario implantar un sistema
adecuado para la compra, recepción y almacenaje de la mercancía. Generalmente en los hoteles y
grandes restaurantes, se utiliza un Reporte de Recepción de Mercancías en el que se indica la cantidad
exacta de productos que entran a la empresa a través de los proveedores y que van a formar parte del
inventario de la misma.
13
Página
 ALMACENAJE DE MERCANCIAS
Los productos deberán tener una rotación de: perecederos hasta 72 horas y los no perecederos hasta 15
días.
Las compras de los productos serán las necesarias para mantener los inventarios bajos, sin obstaculizar
la producción, ya que tener un exceso de mercancías representa tener capital inactivo, costo de
almacenamiento, intereses del capital invertido, mermas, deterioros y pérdidas de mercancías.
La higiene y limpieza en los almacenes e instalaciones debe ser constante para evitar fauna nociva,
suciedad o acumulación de basura. Por lo que se recomienda:
 Revisar constantemente las áreas del almacén para verificar la limpieza y la debida
colocación de los productos.
 Utilice sistemas de rotación PEPS.
 Verificar cualquier señal de deterioro, manchas o posibilidad de descomposición.
 Limpiar los artículos, estantes, pisos y muros periódicamente.
 Al terminar de recibir las mercancías, limpiar las básculas, mesas y piso donde se
colocaron los productos.
 Lavar los refrigeradores y congeladores con agua y jabón y enjuagar perfectamente, se
puede usar agua con bicarbonato.
 Las cámaras de conservación, se deben lavar por lo menos 1 vez por semana.
 Las cámaras de congelación, se deberán lavar cuando tengan la menor existencia para
poder descongelar y limpiar totalmente.
 Contratar empresas especializadas para realizar de manera periódica la fumigación y
revisión de posibles plagas o fauna nociva.

Recuerda que es importante, una vez que se ha fijado un horario para la recepción, no dejar la
mercancía sin llevar al almacén correspondiente para evitar pérdidas o que se descomponga por la
exposición prolongada a la ZTP. (Zona de temperatura peligro de los alimentos).

ALMACENES Y TEMPERATURAS
Cabe mencionar que existen diferentes criterios al respecto de las temperaturas ideales para los
almacenes, por lo que se sugieren las siguientes:
Tipo de almacén Mercancías Temperatura
Abarrotes Abarrotes y secos 20° a 26°C
Cámara de Refrigeración Frutas, verduras y vegetales frescos 4° a 6° C
Embutidos, huevo, lácteos y derivados 3°C a 4°C
Carnes, aves, pescados y mariscos 0° a 1°C
Cámara de Congelación
Productos congelados -18° a –20°C
Materiales Equipos, mesas, plaque, loza, mantelería etc. 20°C
14

Cava Vinos 13° a 17°C

Limpieza Jabón, desengrasante, limpiadores, etc. 20°C
Página
 SALIDAS DE ALMACEN
Toda salida de almacén deberá realizarse con un documento, con el cual se entregará cualquier
producto, este formato se le conoce como requisición de mercancía, pero al confundirse con el anterior
formato se le conocerá como orden de salida de almacén.
Orden de salida de almacén
Nombre del hotel o restaurante
Fecha de orden: (1) Fecha de entrega de orden: (2)
Departamento (3) Entregado por: (4)
Clave Articulo Unidad de Cantidad Cantidad Precio Importe
medida solicitada entregada unitario
(5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

(12)
Nombre y firma solicitante Nombre y firma de autorización

Descripción de formato:
1. Se anotará la fecha de elaboración de la orden.
2. Se anotará la fecha en el momento que se entregue la orden.
3. Es el departamento al que se hace la solicitud.
4. Es el responsable del almacén y la entrega.
5. Será la clave de cada producto, según el sistema determinado, puede ser por letras, por
números o combinado.
6. Descripción del artículo que se solicita.
7. Será la base de conteo o manejo de producto.
8. Será el número de unidades solicitadas.
9. Se anotará las unidades entregadas.
10. Se aplica el último precio de la unidad, registrado en el kárdex.
11. Es el resultado de multiplicar la columna 8 por la 10.
15
Página
 CONTROLES PARA PRODUCCION DE ALIMENTOS
Cada cocina deberá contar con una planeación de producción diaria de los platillos que conforman su
carta o menú, esto es para evitar sobrantes en la producción, lo que ocasiona mermas, mala
presentación e incluso echar a perder determinados materiales.
La planeación se hace considerando la popularidad o demanda de platillos que se sirven diariamente
por un lapso de dos a cuatro semanas.
Otro control es utilizar las recetas estándar para elaborar los platillos, ya que estas determinan:
Ingredientes que intervienen en la preparación del platillo.
Cantidad de cada uno de ellos, o tamaño de porción.
Costos de los ingredientes que se utilizan.
Sistemas de preparación de los ingredientes.

Si se cuenta con departamento de carnicería:

Se deben controlar las porciones.
El responsable del área debe efectuar cortes de acuerdo a la porción señalada.
Cada corte una vez pesado, deberá envolverse en plástico vita film.

En caso de consumos por el personal de cocina:

Concientizar al personal de lo que ocasiona el consumo furtivo de alimentos.
Enseñar al personal a que avisen lo que coman para tomarlo en cuenta y no afecte a la producción.
Dar de comer a horas adecuadas para evitar antojos al momento de las preparaciones.

Para almacenar mercancías en las cámaras de congelación o refrigeración:

Guardar los productos siempre en recipientes con tapa.
Todo corte de carne, siempre envolverlo en plástico vita film, para evitar se seque, contamine o
cambie sus características organolépticas.
No colocar alimentos en el piso.
Darles rotación a los productos.
Revisar la temperatura de las cámaras.
16
Página
 SISTEMAS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS
1. Lista o relación ordenada de los bienes y pertenencias de una persona o comunidad
La toma de los inventarios físicos en el
departamento de alimentos y bebidas
de los restaurantes, es de suma
importancia para la contraloría de
costos y el departamento de
contabilidad, ya que con base en estos
el CAB o responsable del negocio,
podrá elaborar los reportes de costos
mensuales, comprobar la veracidad de
las existencias registradas en su
sistema o kárdex, con lo que se tiene en
los almacenes físicamente. En contabilidad les servirá para desarrollar sus estados de resultados
mensuales, mismos que son vitales para la toma de decisiones de los ejecutivos o propietarios.
Los inventarios se elaboran en el hotelería cada fin de mes; otros tipos de negociación de la
gastronomía los efectúan cada semana.
El hecho de levantar los inventarios cada mes en el restaurante, es por varios motivos: evitar el
personal que se desvirtúe de sus labores cotidianas, periodos extra para desarrollarlos, no entorpecer la
producción en las cocinas y bares. Este último aspecto es una de las principales causas que ocasionan
los inventarios, pues se trabaja las 24 horas del día y los 365 días del año, por lo que no puede darse el
lujo de parar la venta para desarrollar esta labor.
La toma de inventarios no se puede dejar pendiente ningún mes, pues ocasionaría graves problemas de
control como faltantes, roturas, robos, extravíos, etc., que en un momento dado en el lapso de un mes
ocasiona problemas investigar o determinar el porqué de las anteriores causales, pues en un lapso
mayor, sería más difícil aclararlos. Además de que, al hacerlo mensualmente, los almacenes y el
encargado estarán al día en cuanto al movimiento adecuado de las mercancías, o sea, la rotación,
limpieza, almacenaje, etc. lo que da como resultado evitar malos manejos por parte del personal, ya
que estarían conscientes de que existe un buen control y supervisión de los mismos por parte de la
empresa.
Las áreas en las que deberán desarrollarse los inventarios son:
Almacenes de alimentos y bebidas.
Cada una de las cocinas de las áreas de venta de alimentos.
En cada bar.
En los stands y displays donde se tengan alimentos o
En los snack bar.
En las cavas.
17

En los gueridones, si es que se tienen insumos.

Página

En cualquier otro lugar donde existan alimentos y bebidas.

 La persona encargada de planear esta actividad es el
CAB o si es un lugar más pequeño el Gerente o
hasta el mismo Chef Ejecutivo, para lo cual con
varios días de anticipación estudian los horarios más
factibles en cada una de las áreas anteriores, con el
fin de evitar obstruir sus funciones o labores, tan
pronto los determina, los pondrá a la consideración
del contralor general y del gerente de alimentos y
bebidas para su conocimiento y aprobación; de
inmediato el CAB pasara un escrito a cada uno de
los responsables de las áreas en el que se detalla el
horario que le corresponde para que estén debidamente preparados y lleven a cabo su inventario. Así
mismo, se le enviara copia al departamento de contabilidad para que mande al personal que ayudara y
supervisara la toma de dichos inventarios.
Es conveniente que el jefe de almacenes o almacenista, estén debidamente enterados en los horarios en
los que se va a desarrollar esta actividad, con la anticipación necesaria para que se prevenga en los
conceptos siguientes:
Dar aviso a los proveedores del día y el horario en que se podrán recibir las mercancías por efecto
del inventario, tal vez hasta el día último de mes o antes, con un horario más restringido que el normal.
Recordar a todos los responsables de las áreas de producción, como chefs y cantineros, requerir
sus mercancías unas horas antes de lo acostumbrado y haciendo notar que no se podrá surtir
absolutamente nada posterior a ese horario del día ultimo del mes.
Revisar el almacén para que todos los productos estén debidamente colocados en sus estantes, es
decir, por grupos y que sean del mismo tipo y presentación
Verificar que los insumos no estén revueltos unos con otros, o que no estén en su lugar
correspondiente.

SISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO POR MEDIO DE ETIQUETAS

Para efectuar el inventario en el almacén de alimentos el sistema por medio de etiquetas, es conocido y
usado no solo en los restaurantes sino en cualquier tipo de empresa, industria, etc., ya que es el más
exacto, debido a que cuenta con varios controles, como dos y tres conteos que comparan entre ellos,
evitan posibles olvidos de tomar en cuenta algunas mercancías, facilita el costeo de las mismas, todo
esto da como resultado un inventario más exacto y libre de errores.
18
Página
 Etiqueta para la toma de inventarios:

Cabe señalar que estas etiquetas pueden imprimirse por el restaurante con los datos o informaciones
que se requieran. Cuando el almacenista recibe por escrito con varios días de anticipación, en el que se
le comunica la orden de efectuar el inventario con sus respectivos horarios, solicita al departamento de
contabilidad la dotación de etiquetas. Dicha entrega se hará a cambio de una firma del almacenista con
la que muestra estar de acuerdo con la cantidad de etiquetas recibidas, después de haber verificado la
numeración, para que no haya algún faltante, pues esto ocasionaría graves problemas.
El almacenista colocara una etiqueta en cada grupo o conjunto de mercancía que sean del mismo tipo,
del mismo gramaje y del mismo proveedor o marca, atándola en el estante, al lado o al frente de este
conjunto El almacenista podrá colocar las etiquetas con uno o dos días de anticipación, esto con el fin
de evitar que con las prisas pueda dejar mercancía sin etiquetar, lo que ocasionaría faltantes en
inventario. Cabe recordar que dicha etiqueta deberá colocarse aun en la mercancía que tenga una sola
unidad.
Previo al inventario, el departamento de contabilidad, enviara dos personas para apoyar y supervisar la
toma correcta de los inventarios en todas las áreas de alimentos y bebidas. Para empezar el inventario
19

en el almacén, el CAB (o el encargado de levantar el inventario) determinara dos parejas de personas,

que pueden ser uno de contabilidad y el almacenista y la otra el ayudante del almacén y otra persona de
Página

contabilidad.
 Se comenzará el inventario en el horario fijado, para lo cual entrará al almacén la primera pareja y se
dirigirán a la etiqueta que contenga el folio más bajo o sea esta era con la que se inició el conteo.
Una de las personas desprenderá la primera parte de la etiqueta y comenzará a llenar los conceptos, de
acuerdo con lo que la segunda persona le indique y según lo que se verifico físicamente de las
existencias. Tan pronto como terminen esta primera parte, la guardan en su carpeta y continúan con el
siguiente grupo de mecánicas, en caso de algún faltante, debe avisarse de inmediato al CAB para su
verificación.
Núm. 001
Articulo Chícharos
Unidad Lata de 375 g
Cantidad 58
Marca o proveedor Herdez
Precio Unitario

Importe

Fecha 08/julio/2016
Nombre y Firma Luis González
Etiqueta de inventarios 1ª parte
Esta pareja seguirá levantando el inventario con cada una de las etiquetas con su grupo de mercancías
correspondientes, sin dejar de seguir la continuidad numérica, hasta terminar la última, que será con la
que termina el inventario. La pareja revisará que no falte ningún folio y que todos los conceptos estén
debidamente llenados, incluyendo el nombre y firma del que dicto e inmediatamente se le entregaran al
CAB para su revisión.
Tan pronto como salió la primera pareja de efectuar el primer conteo, inmediatamente después entrará
la segunda pareja, también se dirigirá a la primera pareja, es decir, con la numeración más baja y
empezará el segundo conteo. Una de las personas desprenderá la segunda parte de la etiqueta, teniendo
cuidado de no arrancar o despegar la tercera parte, y empezará a llenar sus conceptos de acuerdo con lo
que la otra persona le indique, según lo que está verificando físicamente.

Núm. 001
Articulo Chícharos
Unidad Lata de 375 g
Cantidad 55
Marca o proveedor Herdez
Nombre y Firma Marcos Sánchez
20

Etiqueta para toma de Inventario 2ª Parte

Página
 En este caso se llenan todos los conceptos, incluyendo el nombre y
firma; como en el caso del primer conteo, continuaran con la
siguiente etiqueta y así sucesivamente, hasta llegar a la última con la
que se dará por terminado el segundo conteo. Las dos personas
revisaran que se tenga la continuidad numérica y que no falte ningún
concepto por llenar, para proceder a entregarlo al CAB para su
revisión.
El CAB al recibir los paquetes de las partes uno y dos, en su oficina
llevara el cortejo de ambas, que consistirá en colocar cada paquete
enfrente de él e ir verificando que coincidan las dos partes en los cuatro primeros conceptos que
contienen la segunda parte, además del folio que estén debidamente firmados para efecto de alguna
aclaración posterior. Esta comparación de cada paquete se hará de una en una, hasta terminar. En caso
de alguna disparidad, se llamará a las personas que firmaron la primera y segunda partes para que
verifiquen el error, para lo cual se les dará las dos partes y buscaran dentro del almacén el folio
correspondiente en la tercera parte que estará debidamente pegada al estante donde están las
mercancías que se van a verificar, se lleva a cabo el tercer conteo y en la parte donde se encuentre el
error, con un lápiz rojo, se cerrara con un circulo y al lado se pondrá la cantidad o el concepto correcto
y la firma de la persona que encontró el error ( en algunos restaurantes este tercer conteo lo realiza el
CAB).
Cuando el CAB finiquita la revisión de las
partes y está completamente seguro de su
veracidad, llevará a cabo la confrontación con
los saldos que tiene en su sistema o kárdex,
mismos que deberán coincidir, siempre y
cuando se hayan llevado los sistemas y
procedimientos determinados en el almacén.

Se compararán los saldos de cada tarjeta de kárdex con

la primera parte de la etiqueta por cada renglón de las
hojas tabulares en su caso, los cuales deberán coincidir.
En caso de no suceder esto, se tendrá que llamar al
almacenista, para verificar y aclarar dicha diferencia, ya
sea positiva o negativa. Cabe aclarar que la base para
confrontar estas dos partes es lo que se tiene registrado
en el kárdex o sistema, esto es porque el CAB lleva sus
registros con base en los formatos de reporte diario de
mercancías recibidas y en las salidas del almacén que,
para registrarse en el kárdex, deberán estar perfectamente revisados, libres de errores y además los
21

movimientos de las tarjetas son a base de número y pueden manejarse con calculadoras o por el
sistema. En cambio, en el almacén se manejan mercancías y materias primas que se manejan
Página

manualmente, dando mayores probabilidades de tener errores, robos, malos manejos, etc.
 Motivos por los que no coinciden los inventarios físicos con lo registrado en el sistema:
Cuando los saldos de inventario físico son mayores que los del kárdex, se dice que es una diferencia
positiva (de más), y cuando son menores se dice que es negativa (de menos).
Una vez determinado lo anterior, se procede a presentar los motivos o causas por los que existen las
diferencias:
Positivas (de más):
Se contaron mercancías de más que se tenían como muestra y se llevó a prueba a las áreas de
elaboración, el almacenista no aviso con tiempo.
Se recibieron mercancías a las 18:00 horas. del día último, para un evento muy importante del día
primero, además, es muy laborioso y el almacenista olvido decirles a las personas que levantaron el
inventario que no las tomaran en cuenta.
En algunas ocasiones, al almacenista dio mercancía de menos a las áreas de elaboración y olvido
entregarlas.
Negativas (de menos):
Al almacenista se le echó a perder carne que estaba en conservación y no dio aviso, pensando que
nadie se daría cuenta.
El encargado del almacén tomó mercancías para hacer algún trueque con otra área o para sí mismo
Entregó mercancías de más y no se dio cuenta.
Cabe aclarar que cuando, por algún motivo o accidente no imputable al almacenista, se le echa a perder o
destruye algún producto, este deberá avisar a su jefe inmediato y al CAB, para que se levante un acta
administrativa y puedan darse de baja los productos en libros y en existencias.
Tan pronto como se determina el porqué de la diferencia el CAB, costeará dichas diferencias, para
reportarlas a su jefe inmediato superior y comunicarlo al gerente de alimentos y bebidas para tomar
decisiones, es decir qué hacer con la diferencia, ya que sea dándola de baja o de alta en libros y en
existencias para que coincidan. Todos estos movimientos se harán por escrito y debidamente
autorizados por las personas correspondientes.
Al terminar la revisión de ambas partes, el CAB llevará a cabo el costeo de las mercancías, o sea, de
las existencias físicas encontradas en el almacén, para lo cual puede seguirse cualquier de los dos
sistemas siguientes:
a) Costear directamente en la primera parte de la etiqueta, que como se vio anteriormente,
tiene precisamente los conceptos para hacerlo.
b) Vaciar primeramente cada una de las etiquetas con todos sus conceptos en hojas tabulares
y posteriormente costear precisamente en cada renglón que correspondería a cada etiqueta.
22
Página
 Las ventajas y desventajas de los dos sistemas son:
 En el sistema a se evita realizar más trabajo para vaciar las etiquetas en las hojas tabulares.

 Las desventajas son la posibilidad de extraviar alguna etiqueta al manejarlas, pensando

que son una gran cantidad de ellas. Otra, es no poder visualizar un conjunto de etiquetas,
como cuando están detalladas en las hojas.
 En el sistema b las ventajas son trabajar más fácilmente y con mayor rapidez en cuanto al
costeo, debido a que se evita manejar con cada una de las etiquetas, con peligro de que se
resuelvan o se extravíen. Otra seria transportarlas, ya que es más fácil manejan un
conjunto de hojas y no cientos de etiquetas, además de contar con una copia de respaldo.
 Otras desventajas son un trabajo de más para su vaciado en las hojas, pues lo que se
necesita es terminar rápidamente el costeo del inventario. Además, existe la posibilidad de
cometer algún error al vaciar la etiqueta en las hojas tabulares.
Con este sistema de etiquetas se podrá efectuar la toma de inventarios tanto para alimentos como para
bebidas en los almacenes, pero en algunos hoteles, las bebidas se llevan con otro control que se llama
de inventarios perpetuos, y para levantar los inventarios se seguirá otro sistema.

SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS

Este sistema se lleva en contabilidad, y como su nombre
lo indica, significa llevar un inventario permanente,
basándose en entradas, salidas y saldos, además del costo
de las mismas. Como se dijo anteriormente, en los hoteles
se aplica generalmente para llevar el control de las
bebidas, ya que obliga al almacenista a comparar
permanentemente lo existente con el saldo que se tiene
por escrito.
En los almacenes se utiliza una tarjeta que se llama bin
card o tarjeta de estante, anaquel, etc. . Estas tarjetas se
colocan al lado de cada conjunto de botellas que sean del
mismo tipo de bebida, misma presentación y marca,
teniendo cuidado de que estén siempre a la vista, pero a
la vez que no se extravíen para lo que se aconseja colocarlas en un gancho o en un marco junto a las
botellas. Estas tarjetas nos dan varias informaciones, como movimientos de entradas y salidas,
inclusive para saber las entregas o consumos de cada uno de los bares, lo que sirve como una guía para
las compras o para determinar los mínimos y los máximos.
Para cuando se tiene el sistema de cómputo, seria básicamente el mismo sistema de e inventarios
23

perpetuos del que se ha hablado hasta el momento. Los tipos de tarjetas que vayan a utilizarse, deben
Página

determinarse de acuerdo con la información que requieren la empresa.

 En primer lugar, es necesario tener una lista de inventarios de todas y cada una de las bebidas que se
tienen en existencia, además de llevar la misma secuencia de cómo están colocadas en los estantes
dentro del almacén. Estas listas se pueden hacer manualmente, tenerlas impresas previamente o
efectuar una relación impresa por la computadora. En algunos hoteles llevan un formato como lista de
inventarios, por varios meses.
Una pareja puede efectuar el recuento, para lo cual una de las personas dicta los conceptos y la otra
anota en la lista de inventarios y a la vez checa con la tarjeta de estante o bin card, que los saldos
coincidan con el inventario físico, esto será la forma de revisa dichos inventarios.
Al momento de salir una deferencia, se marcará en el renglón correspondiente con un lápiz rojo, para
que el CAB, cuando reciba los listados, de inmediato verifique el error y lo enmiende.
Cuando el CAB recibe las listas de inventarios terminados por la pareja, llevara a cabo el costeo de los
artículos para lo cual se basará en sus tarjetas de kárdex o del sistema, y posteriormente totalizara todas
las hojas para determinar el costo total del inventario.

SISTEMA DE TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS EN COCINA

El sistema para efectuarlo en estas áreas será totalmente diferente de los vistos para los almacenes,
esto se debe a que, cuando se toman los inventarios, generalmente están preparando alimentos para los
clientes, pues no se pueden dar el lujo de parar la producción para desarrollar esta acción y la única
solución es hacerlo cuando haya menos movimientos o afluencia de clientes, por eso se planean los
horarios, para tomar en cuenta esta posición, también se tendrá muy en cuenta la rapidez para hacerlo,
para no entorpecer el trabajo de las personas que laboran en la cocina.
En estas áreas no se puede, de ningún modo, verificar la existencia o compararlas con alguna otra
información. Para saber si están correctas, lo único que se hace es tomar el inventario lo más exacto
posible, sin que falte algún producto, ya sea en su estado natural o elaborado. Para realizarlo es
necesario contar con personal de suma experiencia y que conozco las materias primas que se manejen
en las cocinas, de otra manera no tendría la veracidad que se requiere y se busca.
Se necesitan dos personas que pueden ser el CAB y uno de contabilidad o el Chef ejecutivo con el
CAB. La pareja tendrá que emplear una persona que tenga la capacidad para hacerlo, una de ellas se
dedicará a escribir lo que la otra la indique, para lo que tendrá que determinar de qué material se trata,
si está en su estado natural, o el nombre de la preparación cuando está elaborada, además de haberlo
pesado, medido o contado. Para esto se tendrá a la mano una báscula y un recipiente para medir los
líquidos y así tener exactitud en el inventario.
Para las anotaciones de las existencias, previamente se tendrán hojas tabulares o algún formato
impreso para estos menesteres, en este caso no se podrá tener listas de inventarios en virtud de que no
puede seguirse una secuencia en los insumos como en el caso del almacén, ya que en las cocinas estos
24

materiales están colocados de acuerdo con el modo en cómo se utilizan para las preparaciones. A
continuación, se sugieren los encabezados que deberán llevar estas hojas tabulares.
Página
 Es necesario determinar el itinerario que se va a seguir para la toma del inventario y no variarlo, esto
es para evitar por todos los medios que falte considerar alguna área de la cocina para contar y medir los
insumos que contenga. Se recomienda hacerlo siguiendo un sistema lineal, empezando de izquierda a
derecha o viceversa, también podría ser de adelante hacia atrás o al contrario, siempre siguiendo líneas
paralelas. El objetivo es verificar absolutamente todo, además de estar al pendiente de que el personal
no cambie de momento los materiales de un lugar a otro.
Al terminar el conteo de la primera cocina, se seguirá con las restantes de acuerdo con el horario de
terminado, se juntaran las hojas tabulares por cocina y se le entregaran el CAB para su costeo, lo que
se hará de acuerdo con su kárdex cuando son materiales que estén en su estado natural, y cuando se
trate de materiales elaborados como salsas, aderezos, platillos terminados, etc., se costeara basándose
en sus recetas estándares, este costeo se hará por cada producto y se multiplicara por la cantidad para
que dé el importe.
Al terminar todas las hojas, se sumarán los importes y se obtendrá el valor toral del inventario de la
cocina respectiva y sumando cada una de ellas se determinará el total del inventario de las áreas de
producción.

SISTEMA DE TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS

EN OTRAS ÁREAS DE A Y B
Displays: Se usan para exhibir en forma agradable y vistosa
determinados alimentos, en su estado natural o, en algunos casos, los
platillos totalmente terminados, teniendo cuidado de mantenerlos en
hielo molido y con envoltura de papel vita film, para una buena
presentación y conservación. Para levantar el conteo se utilizan las
hojas tabulares, (ver ejemplo de hoja tabuladora, en el área de
formatos) anotando una de las personas de la pareja lo que la otra le
dicte de acuerdo con lo que se está inventariando.

Stands: ubicados como estaciones del salón comedor para

respaldo de los meseros y garroteros, para tener a la mano su
equipo de servicio y además varios tipos de alimentos para
consumo del cliente, entre otros: mantequilla, azúcar, sal,
pimienta, salsa inglesa, mostaza, aderezos, mermeladas, mieles,
rodajas de limón, frutas y en algunos casos, bebidas para
flameos, etc. Para levantar el inventario, se utilizarán las hojas
tabulares por medio de dos personas: una que cuente y dicte y
25

otra que anote las existencias.

Página
 Snack Bar: Estas áreas de venta se utilizan en algunos hoteles
para tener alimentos terminados o semi-terminados, que se
muestran en una barra, para que el cliente escoja y tome
directamente lo que desee y al final de la barra pagará al cajero el
valor de lo que tomo. Los alimentos son variados y pueden ser,
por ejemplo, todo tipo de dulces y chocolates, paletas y helados
polucionados individualmente; palomitas, donas, pastelillos,
gelatinas, hamburguesas, hot dogs, (para calentarse en horno de
microondas) sándwiches, papas fritas, ensaladas de frutas, etc.,
para llevar a efecto el inventario, se seguirá el mismo sistema anterior.
Gueridones: Son los carros que se utilizan para
hacer los flameos de alimentos frente al comensal, en
algunos casos se tienen alimentos o bebidas para llevar
a cabo dicha labor, por tanto, también se tendrán de
inventariar siguiendo los mismos pasos que los
anteriores.
No hay que olvidar, que la idea primordial es levantar inventario de todos los alimentos para su venta
que se encuentren en cualquier lugar dentro del hotel, restaurante o negocio, ya que de otra manera
estaría incompleta.
Tan pronto se terminen de levantar las existencias de alimentos en todas las áreas, las hojas tabulares
se pasaran al CAB para que lleve a cabo los costeos de los productos, para lo que utilizará el kárdex o
el sistema si son productos en sus estado original y las recetas estándares si son productos elaborados,
al terminar de costear todos y cada uno de ellos, determinará el importe y luego sumará esta hoja por
hoja, para determinar el costo, ya sea por cada uno de los espacios determinados anteriormente o en
forma general y así se obtendrá el costo total del inventario de esas áreas.
26
Página
Página
27