Datos Personales

Citlalli Guadalupe Lozano Cervantes.
Código de alumno: 216118281
TÓPICOS SELECTOS II
Profesor: Alfonso Hernandéz Godinez.
Centro Universitario de Ciencias Sociales y Humanidades

Universidad de Guadalajara
EL ABC DE LOS ARCHIVOS
¿Qué son los archivos?
Los archivos se pueden definir en 3 conceptos:
El edificio que alberga documentos administrativos o históricos;
El conjunto de documentos organizados de acuerdo con la metodología

desarrollada por la ciencia archivística, y
La institución que administra y regula archivos, como es el caso del Archivo

General de la Nación o un Archivo General de un Estado.
Es importante mencionar que con la llegada de las tecnologías de la

información, los archivos son definidos de manera general como cualquier elemento
digital (documento, base de datos, video, audio, etcétera) el cual se guarda en una
memoria y que sólo puede ser leído (o reproducido) a través de una
máquina (computadora) y/o cualquier otro mecanismo o elemento tecnológico.
Los archivos: centros de información y casa de la memoria

histórica
Los archivos gestionan la producción de los documentos organizándose,
describiéndolos, conservándolos y dando acceso para la adecuada, para la toma de
decisiones. Estas controlan la inmensa masa de documentos para la eficacia y
eficiencia de las administraciones.
Los archivos administrativos y los históricos forman un proceso continuo que da

como resultado una visión integral de la archivística.Estas nacen hasta su destino
final se les asigna un valor de utilidad social y con base en ello se conservan como
históricos, en trámite o se eliminan.
Organización de los archivos

Los archivos se organizan de acuerdo a un esquema lógico.Debido a que son reflejo
de las funciones y atribuciones, como de las decisiones que se toman en las
instituciones gubernamentales.
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Estos poseen las instituciones públicas se agrupan y ordenan dando como resultado
un expediente. En las áreas administrativas de éstas instituciones se les conoce
como series documentales.
Se le conoce como fondo documental y se conserva en un archivo.De manera, se

van identificando las series con una nomenclatura fija y oficial, dando como
resultado un cuadro de clasificación, que es una guía segura y confiable para ir
estructurando un sistema de información. Esto da como resultado un código único,
como la CURP, que se integra con el código de la serie y el número de inventario.
Regulación en materia de archivos públicos
El Sistema Nacional de Archivos está compuesto por una red de archivos federales,
estatales y municipales. Hay una serie de leyes que sustentan la
conservación y el buen trato que se debe dar a los documentos públicos, como es el
caso de la Ley General de Bienes Nacionales o la Ley Federal sobre Monumentos y
Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos.En 28 estados de nuestro país
cuentan con una ley estatal de archivos. En estas leyes se establecen las bases
mínimas de actuación que deben cumplir los gobiernos estatales y municipales para
organizar y conservar los archivos públicos.
Asimismo existen normas internacionales, como la Norma Internacional de
Descripción Archivística,(ISAD G),General International Standard Archival
Description, que sirven de apoyo para el debido ejercicio en la administración de
documentos producidos, administrados y conservados por las dependencias.
Vinculación de los archivos con acceso a la información y

transparencia
Los archivos representan la base de la transparencia y son la materia prima
de acceso a la información.
Todos los actos administrativos de las autoridades, tanto federales como
locales (estados y municipios), se plasman en ese soporte que llamamos
documento.
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Los sujetos obligados de las leyes de transparencia deben documentar todo acto
que derive del ejercicio de sus facultades, competencia o funciones. Estos
documentos reflejan las decisiones, las adquisiciones de bienes y servicios, los
programas y planes de los gobiernos en general y de las dependencias
en particular, los registros contables de los ingresos y gastos, los contratos y las
ejecuciones de obras públicas, etcétera.
El archivo, base de una contraloría social y de la rendición de

cuentas
A través de los documentos se monitorea o se exige respuesta a los servidores
públicos: diputados, senadores,funcionarios de gobierno, jueces, partidos políticos,
etcétera.
La participación ciudadana en una democracia es esencial, para pedir cuentas sobre
las actuaciones de cualquier agente público, esto porque delega parte de la
soberanía del pueblo para beneficio de éste.
El archivo es un componente indispensable de un sistema de rendición de cuentas.

Este es el que alimenta de información a todos los demás integrantes del sistema
para construir un andamiaje sólido, encaminado a establecer responsabilidades,
entendidas éstas como respuestas de parte de los servidores públicos en materia
política, social y financiera.
Los archivos y los datos personales

De alguna manera o de otra, nuestros datos personales están almacenados en
archivos, que pueden ser físicos o digitales, considerando todos los formatos
existentes dentro de la administración pública o privada.
Las leyes de transparencia (federal y estatales), como la Ley Federal de Protección
de Datos Personales en Posesión de los Particulares, garanticen el tratamiento y
adecuado uso de nuestros datos personales. Estos deben ser protegidos y
conservados bajo estrictas medidas de seguridad.
Una de las garantías que la Constitución nos otorga en materia de datos personales
es la posibilidad de ejercer los llamados derechos ARCO: acceso, rectificación,
cancelación y oposición al manejo de nuestros datos personales.
4
Otras funciones de los archivos en la administración pública
Los archivos son parte importante en la estructura de la administración pública.
Estos ayudan a la eficiencia, a la eficacia y al ahorro de costos de las
administraciones públicas. Ya que los archivos son considerados como
verdaderos sistemas de gestión e incluso están orientados a la certificación de
calidad.
Sin estos archivos sería sería difícil una buena gestión de la administración
pública y el ejercicio del derecho de acceso a la información pública.
¿Cómo pueden las personas acceder a los archivos?

Para estar bien informados debemos tener presente que la mayor parte de trámites
y decisiones están constituidos por varios documentos que tratan un mismo asunto.
A esto le llamamos expedientes, los cuales agrupan todos los documentos que
tienen que ver con un tema, asunto o rubro.Se debe tener al alcance nuestro, de
acuerdo con la mayoría de las leyes de transparencia, la llamada Guía Simple de
Archivos.
Este primer instrumento ciudadano nos permite saber cómo están agrupados los
expedientes y de qué tratan en su conjunto; qué unidad administrativa los conserva
y quién es Los nombres de cada grupo de expedientes, que técnicamente se llaman
series documentales, reflejan las funciones de cada unidad administrativa y nos
orientan para solicitar información, de acuerdo con nuestra necesidad o
preocupación.
El segundo instrumento ciudadano contemplado por la mayoría de las normas

vigentes es el Índice de Expedientes Reservados. Este sirve para
dar seguimiento a los expedientes reservados en cuanto a su temática, asunto,
fundamento legal y motivación del por qué se reservó.
En conclusión los archivos de datos son sumamente importantes
5
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El edificio que alberga documentos administrativos o históricos;

El conjunto de documentos organizados de acuerdo con la metodología

La institución que administra y regula archivos, como es el caso del Archivo

Es importante mencionar que con la llegada de las tecnologías de la

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Se le conoce como fondo documental y se conserva en un archivo.De manera, se

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El archivo es un componente indispensable de un sistema de rendición de cuentas.

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En conclusión los archivos de datos son sumamente importantes

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