Manual para uso de Sistema Contable Quickbooks

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 Tabla de Contenido
Introducción...................................................................................................................................................3
Módulo de clientes y cuentas por cobrar.......................................................................................................4
1. Para crear clientes en QuickBooks Online:.......................................................................................4
2. Para registrar facturas en QuickBooks Online:..................................................................................4
3. Para aplicar un pago de clientes en QuickBooks Online:..................................................................5
4. Para aplicar un anticipo de cliente en QuickBooks Online:..............................................................5
5. Para aplicar créditos a los clientes en QuickBooks Online:..............................................................6
6. Para generar un estado de cuenta de clientes en QuickBooks Online:..............................................7
Módulo de proveedores y proveedores..........................................................................................................8
1. Creación de proveedores....................................................................................................................8
2. Para registrar facturas de proveedores en QuickBooks Online:........................................................8
3. Para realizar pagos a proveedores en QuickBooks Online:...............................................................9
4. Para registrar un anticipo a proveedores en QuickBooks Online:.....................................................9
5. Si deseas registrar créditos a proveedores en QuickBooks Online:.................................................10
6. Para registrar los gastos de un cheque en QuickBooks Online:.......................................................10
7. Para generar reportes de proveedores y proveedores en QuickBooks Online:................................11
Módulo de Bancos.......................................................................................................................................12
1. Para emitir un cheque en QuickBooks Online:................................................................................12
2. Para registrar un depósito bancario en QuickBooks Online:...........................................................12
3. Para registrar una transferencia de fondos entre cuentas en QuickBooks Online:..........................13
4. Para conciliar cuentas en QuickBooks Online, como una cuenta bancaria:....................................13
Módulo Contable.........................................................................................................................................14
1. Para crear una cuenta contable en QuickBooks Online:..................................................................14
2. Para crear un asiento de diario contable en QuickBooks Online:....................................................15
3. Para generar reportes en QuickBooks Online:.................................................................................15

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Introducción

Este manual ha sido diseñado para proporcionarte una guía completa sobre cómo utilizar QuickBooks
Online, un software de contabilidad en línea que te ayudará a gestionar las finanzas de tu negocio de
manera eficiente y precisa.

En este manual, encontrarás instrucciones paso a paso, consejos útiles y ejemplos prácticos que te guiarán
a través de las diversas funcionalidades de QuickBooks Online. Desde la configuración inicial de tu
cuenta hasta tareas más avanzadas, como la creación de facturas, el seguimiento de gastos y la generación
de informes financieros, este manual te ayudará a aprovechar al máximo todas las características que
ofrece QuickBooks Online.

QuickBooks Online te permitirá llevar un registro detallado de tus transacciones financieras, conciliar tus
cuentas bancarias, administrar tus proveedores y cuentas por cobrar, generar informes financieros
precisos y mucho más. Ya sea que administres una pequeña empresa, un negocio en crecimiento o una
empresa establecida, QuickBooks Online te brindará las herramientas necesarias para una gestión
financiera exitosa.

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Módulo de clientes y cuentas por cobrar

1. Creación de clientes
2. Facturación
3. Aplicación de Pagos
4. Anticipos de clientes
5. Créditos a Clientes
6. Estados de Cuenta a Clientes

1. Para crear clientes en QuickBooks Online:

1.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
1.2. Acceder a la sección de clientes: En el menú de navegación, haz clic en "Clientes" para acceder a
la sección de clientes.
1.3. Agregar un nuevo cliente: Haz clic en el botón "Nuevo cliente" para comenzar a agregar un
nuevo cliente.
1.4. Ingresar los datos del cliente: Completa la información requerida en el formulario de creación
del cliente. Asegúrate de incluir al menos la información básica, como el nombre del cliente y su
dirección de correo electrónico.
1.5. Detalles adicionales del cliente: Si deseas agregar más detalles del cliente, como su dirección
física, número de teléfono, términos de pago u otra información relevante, puedes completar los
campos correspondientes.
1.6. Asignar una categoría de cliente: Si deseas categorizar tus clientes, puedes asignarles una
categoría específica para una mejor organización y seguimiento.
1.7. Guardar el cliente: Una vez que hayas ingresado toda la información necesaria, haz clic en
"Guardar" para crear el nuevo cliente en QuickBooks Online.
1.8. Revisar y editar clientes existentes: Además de agregar nuevos clientes, puedes revisar y editar
la información de los clientes existentes en la sección de clientes. Para hacerlo, simplemente
selecciona el cliente que deseas editar y realiza los cambios necesarios en su perfil.

2. Para registrar facturas en QuickBooks Online:

2.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
2.2. Configuración: Antes de comenzar a registrar facturas, asegúrate de que tu configuración esté
correctamente establecida. Verifica la configuración de impuestos, las listas de productos y
servicios, y los datos de clientes.
2.3. Crear un cliente: Si aún no has agregado el cliente para el cual deseas crear una factura, ve al
menú "Clientes" y selecciona "Agregar cliente". Ingresa los datos del cliente, como su nombre,
dirección y detalles de contacto.

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 2.4. Crear una factura: Ve al menú "Clientes" y selecciona "Facturas". Luego, haz clic en el botón
"Nueva factura".
2.5. Información del cliente: En la ventana de creación de facturas, selecciona el cliente para el cual
estás creando la factura. Si aún no has agregado el cliente, puedes hacerlo en este momento.
2.6. Detalles de la factura: Completa los detalles de la factura, como la fecha de emisión, el número
de factura, los términos de pago y la fecha de vencimiento.
2.7. Agregar productos/servicios: En la sección de "Líneas de factura", puedes agregar los productos
o servicios que estás facturando. Puedes buscarlos en la lista de productos/servicios que has
configurado previamente o agregar nuevos elementos.
2.8. Cantidad y precio: Para cada línea de producto/servicio, ingresa la cantidad, el precio unitario y
cualquier otro detalle necesario.
2.9. Impuestos: Si corresponde, selecciona los impuestos aplicables a la factura y asegúrate de que
los cálculos sean correctos.
2.10. Guardar y enviar la factura: Una vez que hayas ingresado todos los detalles, haz clic en
"Guardar y enviar" para guardar la factura y enviarla al cliente.

3. Para aplicar un pago de clientes en QuickBooks Online:

3.2. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
3.3. Registrar el pago: Ve al menú "Clientes" y selecciona "Recibos de pago". Haz clic en el botón
"Nuevo recibo de pago".
3.4. Información del cliente: En la ventana de creación de recibos de pago, selecciona el cliente para
el cual estás registrando el pago. Asegúrate de que el cliente coincida con la factura
correspondiente.
3.5. Detalles del pago: Completa los detalles del pago, como la fecha de pago, el número de recibo de
pago, el método de pago y la cuenta bancaria asociada.
3.6. Aplicar el pago a la factura: En la sección de "Aplicar a las facturas", selecciona la factura a la
que deseas aplicar el pago. Asegúrate de que el monto del pago coincida con el monto total de la
factura. Si hay varios pagos parciales o créditos, puedes dividir el pago entre diferentes facturas.
3.7. Revisar y guardar: Revisa los detalles del recibo de pago para asegurarte de que sean correctos.
Si todo está en orden, haz clic en "Guardar y cerrar" para registrar el pago.

4. Para aplicar un anticipo de cliente en QuickBooks Online:

4.2. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
4.3. Crear una factura de anticipo: Ve al menú "Clientes" y selecciona "Facturas". Haz clic en el
botón "Nueva factura" para crear una factura de anticipo para el cliente correspondiente.
4.4. Información del cliente: En la ventana de creación de facturas, selecciona el cliente para el cual
estás creando la factura de anticipo. Asegúrate de que el cliente sea el correcto.
4.5. Detalles de la factura de anticipo: Completa los detalles de la factura de anticipo, como la fecha
de emisión, el número de factura, los términos de pago y la fecha de vencimiento.
4.6. Agregar línea de anticipo: En la sección de "Líneas de factura", agrega una línea para el anticipo.
Ingresa el producto o servicio correspondiente al anticipo y el monto del anticipo en el campo de
cantidad o precio.

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 4.7. Guardar la factura de anticipo: Una vez que hayas ingresado todos los detalles, haz clic en
"Guardar" para guardar la factura de anticipo.
4.8. Registrar el pago: Ve al menú "Clientes" y selecciona "Recibos de pago". Haz clic en el botón
"Nuevo recibo de pago".
4.9. Información del cliente: En la ventana de creación de recibos de pago, selecciona el cliente para
el cual estás registrando el anticipo. Asegúrate de que el cliente coincida con la factura de
anticipo correspondiente.
4.10. Detalles del pago: Completa los detalles del pago, como la fecha de pago, el número de
recibo de pago, el método de pago y la cuenta bancaria asociada.
4.11. Aplicar el anticipo a la factura: En la sección de "Aplicar a las facturas", selecciona la
factura de anticipo a la que deseas aplicar el pago. Asegúrate de que el monto del pago coincida
con el monto total del anticipo. Si hay varios anticipos o créditos, puedes dividir el pago entre
diferentes facturas de anticipos.
4.12. Revisar y guardar: Revisa los detalles del recibo de pago para asegurarte de que sean
correctos. Si todo está en orden, haz clic en "Guardar y cerrar" para registrar el pago del anticipo.

4.13. Si deseas aplicar un pago de un cliente en QuickBooks Online sin una factura
previa, puedes seguir estos pasos:

4.13.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de
inicio de sesión.
4.13.2. Registrar el pago: Ve al menú "Clientes" y selecciona "Recibos de pago". Haz clic en el
botón "Nuevo recibo de pago".
4.13.3. Información del cliente: En la ventana de creación de recibos de pago, selecciona el
cliente para el cual estás registrando el pago. Asegúrate de que el cliente sea el correcto.
4.13.4. Detalles del pago: Completa los detalles del pago, como la fecha de pago, el número de
recibo de pago, el método de pago y la cuenta bancaria asociada.
4.13.5. Monto y descripción: En la sección "Líneas de recibo de pago", ingresa el monto del
pago en el campo correspondiente. Puedes agregar una descripción o notas adicionales si lo
deseas.
4.13.6. Aplicar el pago: En la sección de "Aplicar a las facturas", selecciona la opción "Sin
factura". Esto indicará que el pago se está aplicando sin una factura previa.
4.13.7. Revisar y guardar: Revisa los detalles del recibo de pago para asegurarte de que sean
correctos. Si todo está en orden, haz clic en "Guardar y cerrar" para registrar el pago.

5. Para aplicar créditos a los clientes en QuickBooks Online:

5.2. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
5.3. Crear una nota de crédito: Ve al menú "Clientes" y selecciona "Notas de crédito". Haz clic en el
botón "Nueva nota de crédito" para crear una nota de crédito para el cliente correspondiente.
5.4. Información del cliente: En la ventana de creación de notas de crédito, selecciona el cliente al
cual deseas aplicar el crédito. Asegúrate de que el cliente sea el correcto.
5.5. Detalles de la nota de crédito: Completa los detalles de la nota de crédito, como la fecha de
emisión, el número de nota de crédito y los términos de pago.

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 5.6. Agregar línea de crédito: En la sección de "Líneas de la nota de crédito", agrega una línea para el
crédito. Ingresa el producto o servicio correspondiente al crédito y el monto del crédito en el
campo de cantidad o precio.
5.7. Guardar la nota de crédito: Una vez que hayas ingresado todos los detalles, haz clic en "Guardar"
para guardar la nota de crédito.
5.8. Aplicar el crédito a una factura: Ahora puedes aplicar el crédito a una factura existente del
cliente. Ve al menú "Clientes" y selecciona "Recibos de pago". Haz clic en el botón "Nuevo
recibo de pago".
5.9. Información del cliente: En la ventana de creación de recibos de pago, selecciona el cliente al
cual deseas aplicar el crédito. Asegúrate de que el cliente sea el correcto.
5.10. Detalles del pago: Completa los detalles del pago, como la fecha de pago, el número de
recibo de pago, el método de pago y la cuenta bancaria asociada.
5.11. Aplicar el crédito: En la sección de "Aplicar a las facturas", selecciona la factura a la cual
deseas aplicar el crédito. Asegúrate de que el monto del crédito coincida con el monto total de la
factura. QuickBooks Online detectará automáticamente los créditos disponibles y te permitirá
seleccionarlos para aplicarlos al pago.
5.12. Revisar y guardar: Revisa los detalles del recibo de pago para asegurarte de que sean
correctos. Si todo está en orden, haz clic en "Guardar y cerrar" para registrar el pago y la
aplicación del crédito.

6. Para generar un estado de cuenta de clientes en QuickBooks Online:

6.2. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
6.3. Acceder al informe de cuentas por cobrar: Ve al menú "Informes" y en el campo de búsqueda,
escribe "Cuentas por cobrar" y selecciona la opción "Cuentas por cobrar detalladas".
6.4. Personalizar el informe: En la parte superior derecha del informe, haz clic en "Personalizar".
Aquí puedes ajustar las opciones del informe según tus necesidades.
6.5. Seleccionar el rango de fechas: En la sección "Fechas", selecciona el rango de fechas para el cual
deseas generar el estado de cuenta de los clientes.
6.6. Filtrar por cliente: En la sección "Filtros", puedes elegir filtrar el informe por cliente específico.
Si deseas generar el estado de cuenta para todos los clientes, deja el filtro en blanco.
6.7. Ordenar y agrupar: En la sección "Ordenar por" y "Agrupar por", puedes elegir cómo deseas
organizar y agrupar la información en el informe. Por ejemplo, puedes ordenar por cliente o por
fecha de vencimiento.
6.8. Personalizar las columnas: En la sección "Columnas", puedes seleccionar las columnas que
deseas mostrar en el informe. Puedes incluir detalles como el saldo inicial, transacciones, pagos,
saldo actual, entre otros.
6.9. Vista previa y generar el informe: Haz clic en "Vista previa" para obtener una vista previa del
informe con las opciones seleccionadas. Si todo se ve bien, haz clic en "Guardar y ejecutar" para
generar el estado de cuenta de los clientes.
6.10. Guardar o exportar el informe: Una vez generado el informe, puedes guardarlo como un
informe personalizado o exportarlo a diferentes formatos, como PDF o Excel, según tus
necesidades.

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Módulo de Gastos

1. Creación de proveedores
2. Facturas de Proveedores
3. Aplicación de Pagos a Proveedores
4. Avances a Proveedores
5. Notas de crédito de Proveedores
6. Gastos sin facturas
7. Reportes de proveedores y Proveedores

1. Creación de proveedores

1.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
1.2. Acceder al módulo de proveedores: En el menú de navegación, haz clic en "Gastos" y selecciona
"Proveedores" para acceder al módulo de proveedores.
1.3. Agregar un nuevo proveedor: Haz clic en el botón "Nuevo proveedor" para comenzar a agregar
un nuevo proveedor a tu lista.
1.4. Ingresar los datos del proveedor: Completa la información requerida en el formulario de creación
del proveedor, como su nombre, dirección y detalles de contacto.
1.5. Establecer los términos de pago: Si deseas establecer términos de pago específicos para el
proveedor, puedes hacerlo en la sección correspondiente. Por ejemplo, puedes indicar si los
pagos deben hacerse a 30 días, 60 días, etc.
1.6. Guardar el proveedor: Una vez que hayas ingresado toda la información necesaria, haz clic en
"Guardar" para crear el nuevo proveedor en QuickBooks Online.

2. Para registrar facturas de proveedores en QuickBooks Online:

1.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
2.2. Acceder al módulo de proveedores: En el menú de navegación, haz clic en "Gastos" y selecciona
"Proveedores" para acceder al módulo de proveedores.
2.3. Registrar una nueva factura: Haz clic en el botón "Nuevo gasto" y selecciona "Factura" en el
menú desplegable.
2.4. Seleccionar el proveedor: En la ventana de creación de la factura, selecciona el proveedor al cual
deseas registrar la factura. Puedes buscarlo en la lista de proveedores existentes o agregar uno
nuevo siguiendo los pasos mencionados anteriormente.
2.5. Ingresar los detalles de la factura: Completa los campos requeridos, como la fecha de emisión de
la factura, el número de factura y la fecha de vencimiento.
2.6. Agregar los productos/servicios facturados: En la sección de "Detalles de la línea", ingresa los
productos o servicios facturados por el proveedor. Puedes agregar cada ítem por separado,
indicando la cantidad, la descripción, el precio unitario y cualquier otro detalle necesario.

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 2.7. Guardar la factura: Una vez que hayas ingresado todos los detalles de la factura, haz clic en
"Guardar y cerrar" para registrarla en QuickBooks Online.
2.8. Revisar la factura registrada: Puedes acceder a la lista de facturas registradas en la sección de
proveedores o realizar búsquedas utilizando filtros y términos de búsqueda para encontrar
facturas específicas.

3. Para realizar pagos a proveedores en QuickBooks Online:

1.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
1.2. Acceder al módulo de proveedores: En el menú de navegación, haz clic en "Gastos" y selecciona
"Proveedores" para acceder al módulo de proveedores.
1.3. Realizar un nuevo pago: Haz clic en el botón "Nuevo gasto" y selecciona "Pago" en el menú
desplegable.
1.4. Seleccionar el proveedor: En la ventana de creación del pago, selecciona el proveedor al cual
deseas realizar el pago. Puedes buscarlo en la lista de proveedores existentes.
1.5. Ingresar los detalles del pago: Completa los campos requeridos, como la fecha del pago, el
método de pago utilizado (cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crédito, etc.) y la cuenta
bancaria desde la cual realizarás el pago.
1.6. Seleccionar las facturas a pagar: En la sección "Facturas a pagar", marca las casillas junto a las
facturas que deseas incluir en el pago. Puedes seleccionar una o varias facturas.
1.7. Verificar los montos y ajustar si es necesario: Revisa los montos de las facturas seleccionadas y
asegúrate de que sean correctos. Si es necesario, puedes ajustar los montos de pago en la
columna "Pagar".
1.8. Guardar el pago: Una vez que hayas verificado los detalles del pago, haz clic en "Guardar y
cerrar" para registrar el pago en QuickBooks Online.
1.9. Revisar el registro del pago: Puedes acceder a la lista de pagos registrados en la sección de
proveedores o realizar búsquedas utilizando filtros y términos de búsqueda para encontrar pagos
específicos.

4. Para registrar un anticipo a proveedores en QuickBooks Online:

1.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
1.2. Acceder al módulo de proveedores: En el menú de navegación, haz clic en "Gastos" y selecciona
"Proveedores" para acceder al módulo de proveedores.
1.3. Registrar un nuevo gasto: Haz clic en el botón "Nuevo gasto" y selecciona "Gasto" en el menú
desplegable.
1.4. Seleccionar el proveedor: En la ventana de creación del gasto, selecciona el proveedor al cual
deseas registrar el anticipo. Puedes buscarlo en la lista de proveedores existentes.
1.5. Ingresar los detalles del anticipo: Completa los campos requeridos, como la fecha del anticipo, la
cuenta bancaria utilizada y cualquier otra información relevante.
1.6. Agregar los productos/servicios del anticipo: En la sección de "Detalles de la línea", ingresa los
productos o servicios correspondientes al anticipo. Puedes agregar cada ítem por separado,
indicando la cantidad, la descripción y el precio unitario.
1.7. Guardar el anticipo: Una vez que hayas ingresado todos los detalles del anticipo, haz clic en
"Guardar y cerrar" para registrar el anticipo en QuickBooks Online.

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 1.8. Aplicar el anticipo a una factura: Si deseas aplicar el anticipo a una factura específica en el
futuro, puedes hacerlo siguiendo estos pasos:
a. Abre la factura a la cual deseas aplicar el anticipo.
b. Haz clic en el botón "Aplicar anticipo" en la parte superior derecha de la pantalla.
c. Selecciona el anticipo que deseas aplicar en la lista desplegable.
d. Verifica que el monto del anticipo sea correcto y haz clic en "Guardar y cerrar".
1.1. Revisar el registro del anticipo: Puedes acceder a la lista de anticipos registrados en la sección de
proveedores o realizar búsquedas utilizando filtros y términos de búsqueda para encontrar
anticipos específicos.

5. Si deseas registrar créditos a proveedores en QuickBooks Online:

5.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
5.2. Acceder al módulo de proveedores: En el menú de navegación, haz clic en "Gastos" y selecciona
"Proveedores" para acceder al módulo de proveedores.
5.3. Registrar un nuevo crédito: Haz clic en el botón "Nuevo gasto" y selecciona "Crédito" en el
menú desplegable.
5.4. Seleccionar el proveedor: En la ventana de creación del crédito, selecciona el proveedor al cual
deseas registrar el crédito. Puedes buscarlo en la lista de proveedores existentes.
5.5. Ingresar los detalles del crédito: Completa los campos requeridos, como la fecha del crédito, el
número de referencia y cualquier otra información relevante.
5.6. Agregar los productos/servicios del crédito: En la sección de "Detalles de la línea", ingresa los
productos o servicios correspondientes al crédito. Puedes agregar cada ítem por separado,
indicando la cantidad, la descripción y el precio unitario.
5.7. Guardar el crédito: Una vez que hayas ingresado todos los detalles del crédito, haz clic en
"Guardar y cerrar" para registrar el crédito en QuickBooks Online.
5.8. Aplicar el crédito a una factura: Si deseas aplicar el crédito a una factura específica, puedes
hacerlo siguiendo estos pasos:
a. Abre la factura a la cual deseas aplicar el crédito.
b. Haz clic en el botón "Aplicar crédito" en la parte superior derecha de la pantalla.
c. Selecciona el crédito que deseas aplicar en la lista desplegable.
d. Verifica que el monto del crédito sea correcto y haz clic en "Guardar y cerrar".
5.9. Revisar el registro del crédito: Puedes acceder a la lista de créditos registrados en la sección de
proveedores o realizar búsquedas utilizando filtros y términos de búsqueda para encontrar
créditos específicos.

6. Para registrar los gastos de un cheque en QuickBooks Online:

6.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
6.2. Acceder al módulo de gastos: En el menú de navegación, haz clic en "Gastos" y selecciona
"Proveedores" para acceder al módulo de proveedores.
6.3. Registrar un nuevo gasto: Haz clic en el botón "Nuevo gasto" y selecciona "Gasto" en el menú
desplegable.
6.4. Seleccionar el proveedor: En la ventana de creación del gasto, selecciona el proveedor al cual
estás emitiendo el cheque. Puedes buscarlo en la lista de proveedores existentes.

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 6.5. Ingresar los detalles del gasto: Completa los campos requeridos, como la fecha del gasto, el
número de cheque y cualquier otra información relevante.
6.6. Agregar los productos/servicios del gasto: En la sección de "Detalles de la línea", ingresa los
productos o servicios correspondientes al gasto. Puedes agregar cada ítem por separado,
indicando la cantidad, la descripción y el precio unitario.
6.7. Ingresar el monto del gasto: En la parte inferior de la ventana, ingresa el monto total del gasto.
6.8. Seleccionar la cuenta bancaria: En la sección "Cuenta", selecciona la cuenta bancaria de la cual
se emitirá el cheque.
6.9. Guardar el gasto: Una vez que hayas ingresado todos los detalles del gasto, haz clic en "Guardar
y cerrar" para registrar el gasto en QuickBooks Online.

7. Para generar reportes de proveedores y proveedores en QuickBooks Online:

7.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
7.2. Navegar al módulo de reportes: En el menú de navegación, haz clic en "Informes" ubicado en la
barra lateral izquierda.
7.3. Explorar los informes disponibles: En la página de informes, encontrarás diferentes categorías y
tipos de informes. Para generar informes de proveedores y proveedores, puedes hacer clic en la
sección "Proveedores y proveedores".
7.4. Seleccionar un informe: En la sección de proveedores y proveedores, elige el informe que deseas
generar. Algunos informes útiles incluyen:
7.5. Balance de proveedores: Muestra el saldo total que se debe a cada proveedor.
7.6. Detalle de proveedores: Proporciona un desglose detallado de todas las transacciones y saldos de
proveedores.
7.7. Resumen de proveedores: Ofrece un resumen de los saldos pendientes de las cuentas por pagar.
7.8. Personalizar el informe (opcional): Puedes personalizar el informe según tus necesidades
seleccionando diferentes opciones como fechas, proveedores específicos, detalles de las
transacciones, etc.
7.9. Generar el informe: Una vez que hayas seleccionado las opciones deseadas, haz clic en el botón
"Generar" para generar el informe.
7.10. Ver y guardar el informe: Una vez que se haya generado el informe, podrás verlo en
pantalla. Puedes navegar por las diferentes páginas y utilizar las opciones de filtro y búsqueda
para obtener la información específica que necesitas. Si deseas guardar el informe, puedes hacer
clic en el botón "Guardar personalización" y asignarle un nombre.
7.11. Exportar o imprimir el informe: Si deseas exportar el informe a un formato de archivo
(como PDF o Excel) o imprimirlo, puedes utilizar las opciones disponibles en la parte superior
derecha de la pantalla.

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Módulo de Bancos

1. Creación de Cheques
2. Depósitos Bancarios
3. Transferir Balances entre Cuentas Bancarias
4. Conciliar

1. Para emitir un cheque en QuickBooks Online:

1.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
1.2. Acceder al módulo de cheques: En el menú de navegación, haz clic en "Gastos" y selecciona
"Cheques" para acceder al módulo de emisión de cheques.
1.3. Crear un nuevo cheque: Haz clic en el botón "Nuevo cheque" para comenzar a crear un cheque.
1.4. Seleccionar el destinatario: En la ventana de creación del cheque, selecciona el destinatario o
beneficiario del cheque. Puedes buscarlo en la lista de proveedores o ingresar un nuevo
proveedor si es necesario.
1.5. Completar los detalles del cheque: Ingresa los detalles del cheque, como la fecha, el número de
cheque, la cuenta bancaria desde la cual se emitirá el cheque y cualquier otra información
requerida.
1.6. Agregar los detalles del pago: En la sección "Líneas de pago", ingresa los detalles del pago,
como la cuenta de gasto o el producto/servicio que se está pagando, la cantidad y el monto del
pago.
1.7. Verificar los detalles y el monto del cheque: Revisa los detalles y el monto del cheque para
asegurarte de que sean correctos. Puedes realizar ajustes si es necesario.
1.8. Guardar el cheque: Una vez que hayas verificado todos los detalles, haz clic en "Guardar y
cerrar" para registrar el cheque en QuickBooks Online.

2. Para registrar un depósito bancario en QuickBooks Online:

1.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
1.2. Acceder al módulo de depósitos: En el menú de navegación, haz clic en "Banca" y selecciona
"Depósitos" para acceder al módulo de depósitos bancarios.
1.3. Crear un nuevo depósito: Haz clic en el botón "Nuevo depósito" para comenzar a crear un nuevo
depósito bancario.
1.4. Seleccionar la cuenta bancaria: En la ventana de creación del depósito, selecciona la cuenta
bancaria a la cual se realizará el depósito. Si la cuenta no está configurada en QuickBooks
Online, puedes agregarla seleccionando la opción "Agregar nueva cuenta".
1.5. Ingresar los detalles del depósito: Ingresa los detalles del depósito, como la fecha del depósito y
el número de referencia del depósito proporcionado por el banco.

12
 1.6. Agregar las líneas de depósito: En la sección "Líneas de depósito", ingresa los detalles de cada
línea de depósito. Esto incluye el nombre del cliente o proveedor, la cuenta de ingreso asociada,
la cantidad y cualquier otra información relevante.
1.7. Verificar el total del depósito: Verifica que el total del depósito sea correcto en la parte inferior
de la ventana. QuickBooks Online calculará automáticamente el total de todas las líneas de
depósito ingresadas.
1.8. Guardar el depósito: Una vez que hayas verificado todos los detalles del depósito, haz clic en
"Guardar y cerrar" para registrar el depósito bancario en QuickBooks Online.

3. Para registrar una transferencia de fondos entre cuentas en QuickBooks Online:

1.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
1.2. Acceder al módulo de transferencias: En el menú de navegación, haz clic en "Otro" y selecciona
"Transferencias" para acceder al módulo de transferencias de fondos Crear una nueva
transferencia: Haz clic en el botón "Nueva transferencia" para comenzar a crear una nueva
transferencia de fondos.
1.3. Seleccionar las cuentas involucradas: En la ventana de creación de la transferencia, selecciona la
cuenta de origen desde la cual se transferirán los fondos y la cuenta de destino a la cual se
transferirán los fondos. Si alguna de las cuentas no está configurada en QuickBooks Online,
puedes agregarla seleccionando la opción "Agregar nueva cuenta".
1.4. Ingresar los detalles de la transferencia: Ingresa los detalles de la transferencia, como la fecha de
la transferencia, el monto transferido y cualquier otra información relevante.
1.5. Verificar los detalles: Verifica que los detalles de la transferencia sean correctos antes de
continuar.
1.6. Guardar la transferencia: Una vez que hayas verificado todos los detalles, haz clic en "Guardar y
cerrar" para registrar la transferencia de fondos en QuickBooks Online.

4. Para conciliar cuentas en QuickBooks Online, como una cuenta bancaria:

1.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
1.2. Acceder al módulo de conciliación bancaria: En el menú de navegación, haz clic en
"Contabilidad" y selecciona "Conciliar" para acceder al módulo de conciliación bancaria.
1.3. Seleccionar la cuenta a conciliar: En la ventana de conciliación bancaria, selecciona la cuenta
bancaria que deseas conciliar. Asegúrate de que la cuenta y el período de conciliación sean
correctos.
1.4. Comparar transacciones: En la pantalla de conciliación bancaria, verás una lista de transacciones
bancarias y su estado de conciliación. Compara las transacciones en QuickBooks Online con las
transacciones en tu estado de cuenta bancario.
1.5. Marcar transacciones conciliadas: A medida que revisas las transacciones, marca las que se
hayan reflejado en tu estado de cuenta bancario como "Conciliadas" en QuickBooks Online.

13
 Puedes hacerlo seleccionando la casilla de verificación junto a cada transacción o utilizando la
función de selección masiva.
1.6. Revisar y ajustar las transacciones: Si encuentras discrepancias entre las transacciones en
QuickBooks Online y las del estado de cuenta bancario, revisa los detalles y realiza los ajustes
necesarios. Puedes editar las transacciones existentes o agregar nuevas transacciones si es
necesario.
1.7. Verificar el balance conciliado: A medida que marcas las transacciones conciliadas, QuickBooks
Online calculará automáticamente el balance conciliado. Verifica que el balance conciliado
coincida con el balance de tu estado de cuenta bancario.
1.8. Guardar la conciliación: Una vez que hayas revisado y ajustado todas las transacciones, y el
balance conciliado sea correcto, haz clic en "Conciliar ahora" para guardar la conciliación
bancaria en QuickBooks Online.

Módulo Contable

1. Creación de Cuentas
2. Asientos de Diario
3. Generar Reportes Contables y Financieros

1. Para crear una cuenta contable en QuickBooks Online:

1.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
1.2. Acceder al módulo de contabilidad: En el menú de navegación, haz clic en "Contabilidad" para
acceder al módulo de contabilidad.
1.3. Acceder a la lista de cuentas: En la barra de herramientas superior, haz clic en "Cuentas" para
acceder a la lista de cuentas contables.
1.4. Crear una nueva cuenta: En la esquina superior derecha de la pantalla de la lista de cuentas, haz
clic en el botón "Nueva cuenta" para comenzar a crear una nueva cuenta contable.
1.5. Seleccionar el tipo de cuenta: En la ventana de creación de cuentas, selecciona el tipo de cuenta
que deseas crear. QuickBooks Online ofrece una variedad de tipos de cuentas, como clientes,
gastos, activos, pasivos, patrimonio neto, costos de ventas, entre otros.
1.6. Ingresar los detalles de la cuenta: Ingresa los detalles de la cuenta, como el nombre de la cuenta,
una descripción (opcional) y la cuenta principal (si aplica).
1.7. Personalizar la configuración adicional (opcional): QuickBooks Online te permite personalizar la
configuración adicional de la cuenta, como asignar una cuenta de impuestos, establecer un límite
de crédito (si es una cuenta de cliente), establecer una cuenta de recaudación (si es una cuenta de
proveedor), entre otras opciones.
1.8. Guardar la cuenta: Una vez que hayas ingresado todos los detalles de la cuenta, haz clic en
"Guardar y cerrar" para crear la cuenta contable en QuickBooks Online.

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2. Para crear un asiento de diario contable en QuickBooks Online:

El asiento de diario en QuickBooks Online se utiliza para registrar transacciones financieras que no se
pueden registrar directamente en otros módulos, como gastos, clientes, proveedores o cuentas por cobrar.
Aquí te explico cómo crear un asiento de diario:

2.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
2.2. Acceder al módulo de Asientos de Diario: En el menú de navegación, haz clic en "Contabilidad"
y selecciona "Asientos de Diario" para acceder al módulo de asientos de diario.
2.3. Crear un nuevo asiento de diario: Haz clic en el botón "Nuevo asiento de diario" para comenzar
a crear un nuevo asiento.
2.4. Ingresar los detalles del asiento: En la ventana de creación del asiento, ingresa los detalles del
asiento de diario, como la fecha del asiento, el número de referencia (opcional) y cualquier
descripción adicional que desees proporcionar.
2.5. Ingresar las cuentas y montos: En la sección "Líneas de asiento", ingresa las cuentas afectadas
por el asiento, ya sea ingreso, gasto, activo, pasivo, capital o cualquier otra cuenta. Ingresa los
montos correspondientes para cada cuenta.
2.6. Verificar el balance: QuickBooks Online calculará automáticamente el balance del asiento de
diario en la parte inferior de la ventana. Verifica que el balance sea igual a cero para asegurarte
de que el asiento esté equilibrado.
2.7. Guardar el asiento de diario: Una vez que hayas ingresado todos los detalles y verificado el
balance, haz clic en "Guardar y cerrar" para registrar el asiento de diario en QuickBooks Online.

3. Para generar reportes en QuickBooks Online:

3.1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de QuickBooks Online utilizando tus credenciales de inicio de
sesión.
3.2. Acceder al módulo de informes: En el menú de navegación, haz clic en "Informes" para acceder
al módulo de informes.
3.3. Explorar las categorías de informes: En la página de informes, encontrarás diferentes categorías
de informes disponibles, como ventas, compras, cuentas por cobrar, proveedores, inventario, etc.
Haz clic en la categoría relevante para el informe que deseas generar.
3.4. Seleccionar el informe: Dentro de cada categoría, encontrarás una lista de informes específicos.
Haz clic en el informe que deseas generar.
3.5. Personalizar el informe: Una vez que hayas seleccionado el informe, tendrás la opción de
personalizarlo según tus necesidades. Puedes seleccionar el rango de fechas, filtrar por cuentas
específicas, agregar o quitar columnas, entre otras opciones de personalización. Estas opciones
pueden variar según el informe seleccionado.
3.6. Ver el informe: Una vez que hayas personalizado el informe, haz clic en "Ver informe" o
"Generar informe" para visualizarlo en pantalla.

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3.7. Guardar o exportar el informe: Si deseas guardar el informe para futuras referencias o exportarlo
en formato PDF o Excel, puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la parte superior
derecha del informe.

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