Autodiagnóstico

DATOS GENERALES
1- Personas de Contacto

Nombre y Apellido Cargo Teléfono Correo Electrónico

Esteban David Jimenez Murillo Administrador 317-2865844 [email protected]

2- Datos de la empresa

SA x
SRL
Razón Social Interrapidisimo Forma Jurídica SH
SAS
Año de Creación 2000 Coop

Antigüedad en la actividad principal (en años) 24 Pertenece a un grupo empresario: Si

No x

Cantidad de empleados 3 La empresa cuenta con instalaciones propias Si x

No
Tamaño de la empresa según categorización SEPyME (facturación anual) Micro empresa

Rubro/sector al que pertenece Servicios

DOMICILIO LEGAL
Dirección Cra 3 # 5-35 barrio centro Código Postal No tiene
Provincia Cesar Fax Nº No tiene
Localidad San Alberto Página Web No tiene

OBSERVACIONES
A medida de que se realiza el autodiagnostico de la franquicia de interrapidisimo ubicado en el municipio de San Alberto- Cesar, se observa varias falencias en cada una de las areas en donde se debe de an
una manera mas detallada, realizando un plan de marketing proponiendo métodos y planificaciones operativas

Integrantes
Carol Yuliana Cristancho
Karen Tatiana Herrera
Luisa Fernanda Lopez
Electrónico
[email protected]
as areas en donde se debe de analizar en
 Autodiagnóstico
Sub
Área Área Nº Pregunta Evaluación Observaciones

Misión:Prestar los servicios de Mensajería, Giros y Carga,

con los más altos
estándares de calidad a través de su red logística
integral.
Visión: Garantizar la presencia directa en todos los
municipios de Colombia y ampliar la red
1 ¿Están definidas la misión, visión y políticas? Están definidas, escritas y publicadas. permanentemente, prestando los servicios de
INTERRAPIDÍSIMO, con los más altos estándares de
Calidad.
Política de Calidad , el Sistema Integrado de Gestión
Empresarial
SIGE; Política de Seguridad y Salud en el trabajo.

OBJETIVO ORIENTADO AL CLIENTE

•Mantener estrategias de comunicación efectiva con los
clientes.
•Prever lo que el cliente va a necesitar contando con la
información detallada y las observaciones que se ha
2 ¿Se establecen periódicamente objetivos y Los objetivos son transmitidos informalmente al personal. realizado en la prestación del servicio.
estrategias para alcanzarlos? OBJETIVOS ORIENTADOS AL SERVICIO
•Establecer un modelo de optimización en las rutas de las
entregas y recogidas de las encomiendas a partir de la
reducción de tiempos muertos mediante la puesta en
marcha de un proceso de observación

Pocos empleados estan comprometidos , porque la

¿Están comprometidos los empleados con los mayoría de sus empleados conocen los objetivos de la
3 objetivos de la organización? Pocos empleados están comprometidos.
Gestión de Dirección

organización, pero no se comprometen para poder

DIRECCIÓN

cumplirlos como la empresa lo desea.

Su desempeño se muestra a final de cada mes al
¿Cuentan con indicadores para monitorear el momento de hacer la liquidación, en donde muestran la
4 desempeño de la organización? Se cuenta sólo con indicadores económicos y/o financieros.
información de paquetes entregados y enviados
La conocen a través de datos documentados procedentes de
distintas fuentes, también participan en cámaras y/o federaciones Transporte y Mensajería
5 ¿Se conoce la situación del sector al que pertenece del rubro y/o tienen vinculación con organismos públicos La forma jurídica de la empresa
su empresa? relacionados. Monitorean y/o proyectan las variables más es Anónima y pertenece al sector económico con código
importantes. CIIU 5310, Actividades Postales Nacionales.

Grupos Formales: Grupos creados por decisión de la

administración para
6 ¿Está definida la estructura de la organización? Está definida y comunicada pero no se cumple. obtener metas específicas en la organización.
(Roles, responsabilidades, organigrama) Grupos Informales: Grupos que surgen de los esfuerzos
individuales y que se desarrollan alrededor de intereses
comunes y amistades más que de forma deliberada

7 ¿Se están formando sucesores? No aplica.

 Es importante conocer la clasificación de residuos ya que
con las actividades diarias se generan desechos los
cuales deben llevar un orden al desecharlos aportando
siempre a el reciclaje como unas de las mejores
alternativas del manejo de residuos mejorando la
¿Cuál es la política de la empresa respecto al La política establecida incorpora el cumplimiento a las normativas economía del mundo y concientizando a las personas de
8 cuidado del medio ambiente y al compromiso vigentes del cuidado del ambiente y se planifican acciones sociales la gran labor que se cumple al reciclar. El compromiso
social? dentro de la comunidad. ambiental de interrapidisimo esta manifestado en el
programa “CUIDADO Y MEJORAMIENTO DE NUESTRO
PLANETA “en el que se alistan todos los mecanismos
para la disminución de dichos impactos que generamos
garantizando con los requisitos legales.

Dar manejo al presupuesto para las adquisiciones que

1 ¿Cuenta la empresa con presupuestos financieros Cuenta con presupuesto financiero y contrastan con el plan de se llevan a cabo, Gestionar los procesos con el fin de
(Flujos de Fondos proyectados)? actividades frecuentemente. poder mantener la estabilidad económica de la empresa,
Gestión financiera

siempre velando por brindar calidad a los consumidores.

¿Conoce el plazo de financiación promedio

2 otorgado por los proveedores? No aplica.

Los clientes cuentan con un crédito o la facilidad de que

¿Cuenta con una política de crédito a clientes y Cuentan con una política solo a clientes con cierta antigüedad y el cliente pague cuando el paquete sea entregado,
3 evalúa plazos y cobranzas? antecedente. Seguimiento parcial de cobranzas. Interrapidisimo pide la totalidad del paquete más el
envío.

¿Poseen un sistema de costos y lo mantienen Cuentan con un sistema de costos que es revisado y actualizado Generan seguimiento a los ingresos y egresos de la
4 actualizado? periódicamente, y se utiliza para la toma de decisiones. entidad con el fin de poder llevar un mejor control
financiero

Interrapidísimo utiliza la tecnología de Novasoft para

administrar, gestionar, optimizar e integrar todos sus
5 ¿Qué variables tiene en cuenta para calcular el Consideran todos los componentes del costo directo y algunos del procesos y operaciones financieras, administrativas,
costo? costo indirecto. logísticas, de ventas y compras en una misma solución. A
través del Software ERP de Novasoft, Interrapidísimo ha
podido seguir operando en tiempos de teletrabajo.
Gestión de costos

Para llevar a cabo el proyecto de la empresa se

determina la inversión inicial tanto de activos fijos,
6 ¿Conocen los costos fijo y variable de producción? Los conocen. Evaluan y deciden planes y acciones para su mejora diferidos y capital de trabajo. Para poder dar
cumplimiento a la demanda de las actividades
requeridas por la empresa.
ADMINISTRACIÓN

Con la información suministrada y los cálculos de las

ventas, los costos y los gastos causados se construyen los
7 ¿Conocen el punto de equilibrio? Conocen el punto de equilibrio y lo utilizan para tomar decisiones. estados financieros básicos para conocer la situación
financiera proyectada del punto y asi poder tomar
decisiones.

¿Se controla el costo de inventario (Materia Prima,

8 Producto en Proceso, Producto Terminado? No aplica.

¿Se organizan y realizan acciones en el área de

9 producción para reducir costos? No aplica.

¿Antes de comprar materias primas, comparan

10 cotizaciones de diversos proveedores? No aplica.
Gestión de compras
ADM

Gestión de compras
• Entrega de una visión completa de la solución que
implantar.
11 ¿Cuentan con un sistema de auditoria de Parcialmente. Cuentan con un sistema orientado a la calidad o • Implantación del sistema.
proveedores? tiempos de entrega solamente. • Controles de calidad.
• Auditoría del entorno técnico y del entorno de
desarrollo.

No cuentan con documentos estandarizados donde

¿Que medios utiliza como soporte del flujo de comuniquen la información, se hace mediante espacios
12 información? La información se transmite verbalmente. libren reuniendo a los colaboradores y manteniendo un
dialogo empatico.
Gestión administrativa

SOFTWARE ERP SE UTILIZA PAFRA LAS GESTIONES DE

LA EMPRESA 100%
son los sistemas de
13 ¿Cuenta con sistema informático de gestión? Cuentan con un software de gestión permanentemente actualizado. información gerenciales que integran y manejan muchos
de los negocios asociados con las operaciones de
producción y de los aspectos de distribución de una
compañía en la producción de bienes o servicios.

En muchas ocasiones los empleadores no comunican bien

Están distribuidas las tareas y se producen algunas ineficiencias en las tareas y roles de manera clara, en donde los
14 ¿Cómo es la eficiencia de las tareas administrativas? la generación de información. colaboradores en ocasiones se confunden o dejan de
hacer su labor asignado a hacer otro.

¿Conocen las capacidades de sus empleados y Conocen la capacidad de los empleados y poseen un plan de Al momento de emplear hace una prueba diagnostica y
1 cuentan con un sistema de formación para el capacitaciones basado en el análisis de las necesidades de cada practica en como desempeñaria el cargo que se le asigne.
desarrollo de capacidades? puesto.

¿Dispone de personal con conocimientos y El personal puede operar varios equipos y pueden realizar varias A el personal se le asigna cada puesto laboral, se les
2 capacidad para realizar distintas tareas? tareas, pero no lo aprovechan. brinda información a nivel general de cada uno de ellos,
pero solo se centran en realizar el trabajo correspondido

3 ¿Cuentan con un sistema que evalúe la capacidad y Evalúa el desempeño esporádicamente sin una sistemática. El empleador se encarga de hacer un analisis
el desempeño de los empleados? esporadicamente de cada uno de sus colaboradores
RECURSOS HUMANOS

Gestión de Recursos Humanos

¿Tiene algún sistema para recibir sugerencias de los No se cuenta con un procedimiento. Se analizan las propuestas En pocos ocasiones el colaborador se acerca al
4 empleados? surgidas por iniciativa de los empleados. empleador a hacer alguna sugerencia u observación e
igualmente pasa este procedimiento con el empleador.

¿Conoce el grado de satisfacción e insatisfacción de Los empleadores no tienen un seguimiento de grado de

5 sus empleados respecto de su trabajo y dentro de la No conoce el estado de ánimo de los empleados. satisfacción o conocimiento de como se encuentren sus
organización? empleados

Las principales observaciones que realiza el empleador al

6 ¿Existe un procedimiento y criterios para la Posee un procedimiento informal para la selección de personal. El momento de seleccionar personal son: si tiene
selección de personal? criterio de evaluación no varía con el puesto. conocimientos en herramientas office, habilidad al digitar
y habilidades comunicativas.

¿Se realiza un entrenamiento con supervisión a los Sí, hay entrenamiento supervisado, pero no hay un plan formal El tiempo de capacitación y seguimiento es de 7 días
7 empleados nuevos? ¿Está definido el tiempo de documentado. habiles.
adaptación que se requiere para cada puesto?

¿Es suficiente el control de seguridad en el área de No cuentan con un control de seguridad de los
8 trabajo? No hay control de seguridad en el área de trabajo empleados en el area y en tiempo laboral.
¿Tienen establecido algún sistema que permita Las empresas competidoras se encuentran al frente del
1 conocer el mercado de su empresa, productos e Por intuición. establecimiento, en donde pueden observar el flujo de
información de empresas competidoras? gente que tiene el competidor
¿Conoce cuál es/ son el/los mercado/s objetivo/s de
2 la empresa? No aplica.
Mercado

¿Conocen las ventajas competitivas (diferenciación) Una de sus ventajas competitivas son la puntualidad de
3 de su empresa y sus productos respecto a sus Si, utiliza fuentes formales para conocerlo entrega de los envios y precios competitivos en el
competidores? mercado (son asequibles al cliente)
 Mercado
¿Tiene identificados los clientes que le generan la Si tienen identificados a los clientes frecuentes en donde
4 mayor parte de la facturación? Tienen un sistema de relevamiento y lo realizan esporádicamente. se les brinda una mejor atención y cuenta con una base
de datos de todos los clientes
¿Tiene identificado los productos que generan la
5 mayor cantidad de ventas en cantidades e No aplica.
Precio y Producto
importes?
¿El precio de venta se determina teniendo en
cuenta los costos, el precio de la competencia y el
6 precio que esta dispuesto a pagar la demanda para No aplica.
fijar el precio de venta?
¿Cómo son los precios de los productos de la
7 empresa en relación a la competencia? Más bajos. Cuentan con precios bajos en los envios para los clientes
8 ¿Realizan actividades de promoción? No aplica.
Promoció

9 ¿Se analiza el costo-beneficio y se mide el impacto

n

No aplica.
de las acciones de promoción?
¿Cómo son los plazos de entrega en relación a la
10 competencia? No aplica.
COMERCIALIZACIÓN

Distribución

¿Se cumplen los plazos de entrega pactados con el El porcentaje de cumplimiento es alto, y esto constituye un factor de Si cumplen con los tiempos establecidos de entrega, en
11 cliente o establecidos por la empresa? diferenciación en relación a la competencia. algunas ocasiones se entrega antes de la fecha ya
estipulada por el sistema

¿Es elevado el costo de distribución? ¿Se realizan Cuando el paquete es demasiado pesado, la persona
12 acciones para disminuirlo? Es bajo en relación al resto de los costos. encargada toma la decisión de bajar de a uno o dos kilos,
para que sea un poco mas economico al cliente
13 ¿Cuentan con una planificación de ventas? No aplica.
¿La planificacion se revisa para períodos
14 determinados? No aplica.
Política de ventas

Interrapidisimo tiene un seguimientos de paquetes

15 ¿Realizan estimación de ventas? Las ventas se estiman informalmente. enviados y entregados, en los que establecen la
estimación de paquetes enviados para la mejora de venta

¿Aplica estrategias en los períodos en los que No cuentan con estrategias en los periodos en donde se
16 disminuyen las ventas? (estacionalidad) No. disminuyan las ventas
Solo se comunica de manera interna en como se podrian
17 ¿Se motiva a la fuerza de ventas? Se motiva pero sin un sistema establecido motivar la fuerza de ventas, pero en muy pocos casos son
aplicadas
Las politicas de interrapidisimo solo se encuentran de
¿La política de la empresa se basa en satisfacer las manera privada, ya que a las franquicias no les brindan
18 necesidades de los clientes? Sí, pero su definición es informal. esa información, internamente se establecieron las
politicas de satisfacción al cliente.
Satisfacción del cliente

Los clientes frecuentemente realizan quejas o peticiones

personalmente con los empleados o la persona
19 ¿Cómo evalúa la satisfacción de los clientes? Informal y esporádicamente. encargada. En otras ocasiones la persona encargada
realiza una serie de pregunta de satisfacción con el
servicio personalmente.

¿Se escuchan y atienden los reclamos de los Los reclamos son registrados. Se atienden y se analizan sus causas. Si se escuchan y se atienden los reclamos de los clientes,
20 clientes? Se realiza un seguimiento de los mismos. la mayoria de eso son por la calidad en la atención al
cliente
21 ¿Se brinda un servicio de post-venta? No aplica.
Se realiza es una serie de recomendaciones en como se
22 ¿Se capacita al personal en Atención al Cliente? Si, esporádicamente. No existe documentacion. debe manejar las situaciones negativas, sin generar un
conflicto mayor.
¿Cuentan con todas las instalaciones y servicios No cuentan con el suministro de gas, puesto que no es
1 necesarios? Hay restricciones menores. escencial para prestar los servicios de la emoresa
A medida del tiempo va tomando control sobre las
Infraestructura

¿Cómo son las condiciones de higiene y seguridad Considera que aún tiene algunas falencias en relación a lo que
2 del establecimiento? establece la normativa vigente. condiciones de la sede, buscando mejorar y cumplir con
la normativa.
 Infraestructura
¿Se cuenta con un Lay-out adecuado, sin grandes no cuenta con un plano como tal, no hay organización a
3 distancias y contraflujos? Hay restricciones menores. pesar que sus espacios son amplios.

¿Cómo considera las condiciones de orden y Las condiciones son buenas y el personal está comprometido con el Hace falta organización y compromiso con cada uno de
4 limpieza de la planta? mantenimiento del orden y la limpieza. los integrantes, no tienen en cuenta el orden y limpieza
de la sede.

No llevan un control sobre los productos que compran

para sus necesidades en la sede, así que por esta razón
no aplica un sistema de gestión de inventario y con
5 ¿Cuentan con un sistema de gestión de inventario? No tienen un sistema para su gestión. respecto a los suministros (adhesivos y citas de
interrapidisimo no llevan un control dentro de la
franquicia y no tiene costo aluguno, son brindados desde
la racol central
Inventario

¿Cómo considera los niveles de inventario de

6 materia prima, producto en proceso y producto No aplica.
terminado?
¿Conoce la rotación de inventario de su empresa y
7 utliza esa información? No aplica.

¿Se lleva a cabo la revisión de inventario real y

8 físico? No aplica.

¿Es adecuada la señalización de lugares para el

9 almacenamiento del inventario y el espacio No aplica.
destinado a los productos?

A medida que se va agotando los productos que se

requieren para envolver los pedidos, se va solicitando al
proveedor, así que no hacen acuerdos de tiempos de
10 ¿Se establecen los tiempos de entrega de parte de No se establecen tiempos de entrega. entrega.
los proveedores, y se controla su cumplimiento? Se hace la sugerencia que lleven un control
Materiales y proveedores

sobre estos productos y establezcan fechas de entraga

con los proveedores.

¿Están documentadas las especificaciones de Cada uno de los empleados conoce la función de cada
11 calidad que debe cumplir la materia prima? No existe documentación. Todos conocen las especificaciones. uno de los productos que se suministran en la empresa
para el embalaje.

¿Pueden conseguir materias primas con las No hay problemas de disponibilidad de MP en la cantidad y calidad No se presentan problemas, puesto que no se tiene una
12 especificaciones de calidad y cantidad requerida? requerida. cantidad exacta de pedido de productos

¿Se verifica la cantidad y calidad de la materia prima No tienen en cuenta la cantidad de productos que
13 ingresada? Sólo se verifica la cantidad y no se registra. ongresan y como no se maneja un sistema de gestión, no
se lleva control.
La mayoría de los equipos de computo presentan fallas
Se realiza mantenimiento cuando se producen las fallas y no se en donde el mantenimiento lo hacen de manera
14 ¿Existe una política de mantenimiento? analizan las causas. continua, en este momento tienen proyectado combiar
PRODUCCIÓN

los equipos del establecimiento.

¿Los operarios de producción participan en la No cuentan con operarios de producción, solo se contrata
15 gestión de mantenimiento? No participan. o se comunican con una persona que sea experta en el
Maquinaria e instalaciones

matenimiento de los equipos

¿Cuenta con registros de mantenimiento de Solo se registran los gastos que produjo el
16 máquinas e instalaciones? No se registran ni se analizan causas de problemas. mantenimiento en los equipos o en instalaciones
¿Se cuenta con información de nuevas tecnologías No obtienen ninguna información respectos a nuevas
17 relativas a equipos y procesos? No cuenta con información. tecnologías relativas a equipos

¿Es competitiva la tecnología de producción de su Teniendo en cuenta que en San Alberto no disponen de
18 empresa? La tecnología es similar a la de los competidores locales. una gran tecnología, los equipos son relativamente
iguales en cuanto a capacidad y procesamiento

La gerente de la franquicia no lleva la gestión financiera

¿Estudian las inversiones en equipos e instalaciones respecto al establecimiento, pero si hace un analisis de
19 en base a una estrategia a largo plazo? Hacen estudios de inversión de manera intuitiva no sistémica. mejora en las instalaciones sin ninguna plazo en
especifico
 ¿Existe un Sistema de Planeamiento y Control de
20 producción estructurado y se mantiene? No aplica.

¿Cómo se comunica la programación de la

21 producción? No aplica.
Proceso
¿Se registran y analizan los resultados de
22 producción? No aplica.

23 ¿Están estandarizados los métodos de producción? No aplica.

24 ¿Están estandarizados los tiempos de producción? No aplica.

¿Están definidas las especificaciones de calidad que

25 debe satisfacer el producto? No aplica.

26 ¿Cómo considera el nivel de fallas y retrabajos? No aplica.

Calidad

¿Se pone atención sobre la calidad a lo largo de

27 todo el proceso? No aplica.

¿Se llevan registros de los defectos surgidos en

28 todos los procesos de producción? No aplica.

¿Organizan y realizan acciones de mejora de calidad Existen mejoras cuando se presenta alguna falla en
29 en el lugar de trabajo? Sólo para resolver problemas puntuales. espeficico
¿Conoce los tipos de Residuos (Sólidos, Líquidos y
30 Atmosféricos) que se generan a partir de las No aplica.
operaciones?
¿Tienen identificados cuales son los sectores o
31 procesos donde se generan, y las cantidades No aplica.
asociadas a los mismos?
Residuos

¿Conoce las responsabilidades legales que implica la

32 generación de Residuos Peligrosos / Especiales y No aplica.
realiza las gestiones según lo establecido?

¿Qué aspectos conoce y se consideran importantes

33 en referencia al Tratamiento de los residuos? No aplica.

¿Se realizan medidas correctivas o se induce a

34 realizar acciones preventivas? No aplica.
 Autodiagnóstico
Situación de su Empresa Área Sub Área Puntaje Sub
Área
Puntaje Área Puntaje
General

DIRECCIÓN Gestión de Dirección 3.5 3.5

Gestión financiera 4.5
Gestión de costos 4.8
ADMINISTRACIÓN 4.0
Gestión de compras 3.0
Gestión administrativa 2.7
Los gráficos aquí presentados son el resultado del procesamiento de la información que usted brindó. Muestran, gráficamente,
su mirada sobre la situación de su empresa. RECURSOS HUMANOS Gestión de Recursos Humanos 2.6 2.6
De los mismos, es posible interpretar que, si alguna de las áreas presenta la máxima calificación, es probable que usted todavía
no haya podido visualizar una oportunidad de mejora en este aspecto de su empresa, por lo que se recomienda revisar o
consultar con un especialista externo. Mercado 3.4
Si una de los áreas tiene una calificación relativamente menor que los otros, se encuentra ante la presencia de un indicador que Precio y Producto 5.0
ésta área debe recibir mayor atención.
Promoción
Si por el contrario un área es mucho mayor que el resto, ésta se ha desarrollado más que los demás puntos y probablemente de COMERCIALIZACIÓN 3.7 3.3
una manera ineficiente porque las limitaciones podrían presentarse en el resto de las actividades de la empresa. Distribución 5.0
Los gráficos que muestran una distribución concéntrica, con igual grado de desarrollo y potencial de crecimiento en cada una de Política de ventas 3.0
las áreas, son las que reflejan una gestión integral más armónica, equilibrada y sustentable.
Satisfacción del cliente 3.3
Infraestructura 3.5
Inventario 1.0
Materiales y proveedores 2.7

PRODUCCIÓN Maquinaria e instalaciones 2.0 2.6

Proceso
Calidad 3.0

Situación de su Empresa Residuos