Ejemplo de Manual de

Organización/está prohibida su
reproducción

Manual de
Organización
Elaborado por: Dra. María del
Pilar Guillén Rosario
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 2

CAPÍTULO 1. ANTECEDENTES GENERALES ................................................................................ 3

1.1 Nuestra Historia ................................................................................................................... 3

1.2 Objetivo General .................................................................................................................. 4

1.3 Objetivos específicos ............................................................................................................ 4

1.4 Filosofía empresarial ............................................................................................................ 5

1.4.1 Misión ............................................................................................................................... 5

1.4.2 Visión................................................................................................................................. 5

1.4.3 Valores .............................................................................................................................. 5

1.5 Justificación .......................................................................................................................... 6

CAPÍTULO 2. LA ORGANIZACIÓN .............................................................................................. 7

2.1 Organigrama anterior .......................................................................................................... 7

2.2 Organigrama actual ............................................................................................................. 8

2.3 Descripción de Puestos......................................................................................................... 9

 INTRODUCCIÓN

XXXXXXXXXXX es una empresa familiar, que nace de la visión de Don Pedro Emilio Gutiérrez
Barreiro y la C. María de Monserrat García Parrazal con la finalidad de ser la empresa de mayor
reconocimiento en el gremio de la construcción en el municipio de Xalapa, Veracruz; comercializando
materiales como cemento, varilla, armex, cal y otros productos, ofreciendo materiales de buena
calidad al mejor precio y distinguiéndose por los tiempos de entrega más rápidos en la zona.

Esta visión logró poner a XXXXXX en la preferencia de ingenieros, arquitectos, constructores y

público en general cuyo objeto sea la construcción y/o la remodelación en todas sus vertientes.

A través de los años han ido perfeccionando la atención al cliente y los procesos de entrega, esto ha
sido el plus con el que la empresa se ha logrado colocar en la preferencia de los clientes.

Hoy la empresa se renueva, se reinventa y busca crecer, ha modificado su administración para

adaptarse a las nuevas tendencias de comercialización y logística, fungiendo como líder de proyecto,
en esta nueva etapa, la C. María de Monserrat García Parrazal.

Como parte de esta renovación se ha hecho necesaria una reestructura orgánica, que es
precisamente la finalidad de este Manual de Organización, en el cual se presenta la nueva filosofía
de la empresaria, en conjunto con la nueva estructura organizacional, la cual le permitirá afrontar
este reto de crecimiento y expansión.
 CAPÍTULO 1. ANTECEDENTES GENERALES

1.1 La Historia

La empresa Materiales Ixtlixochitl, S.A. de C.V. es la que antecede a Matsander 10, S.A. de C.V.
Tiene sus inicios en el año de 1979 aproximadamente, sus socios fundadores fueron Don Pedro
Emilio Gutiérrez Fernández y Don Antonio Ruiz Gutiérrez primos y de origen español; su giro
comercial comenzó como una distribuidora de materiales para la construcción, contando con un
personal de 10 estibadores para carga y descarga de material.

Siendo los únicos distribuidores del Cemento Cruz Azul en Xalapa y sus alrededores cuando
comenzaron llegaban entre tres y cuatro tráileres a la semana con 30 a 50 toneladas de cemento
cada uno, para su venta. Se tenían dos camionetas para el reparto de material y se recogían 10
toneladas de cal diariamente en la calera Banderilla.

Los dueños atendían y vendían personalmente a sus clientes, creando un vínculo de confianza
inconmesurable, siendo los primeros clientes la Constructora Aguayo, y la Constructora CAPCE; a
la par que los fraccionamientos “Lucas Martin” e INMECAFE que, en ese entonces, se estaban
fraccionando. Poco a poco se fue ampliando la cartera de clientes tanto locales como foráneos.

Con el paso de los años, se adquirió una nave industrial en el número 401 de la Av. México, en la
colonia Revolución, para recibir y almacenar mercancía. Cuando se tenía que vender algún material
de esa bodega, se pedía autorización al contador en las oficinas centrales ubicadas en Ixtlixochitl 9,
en el centro de la Ciudad de Xalapa y se procedía a su reparto y/o entrega.

En el año de 2018, la administración decide expandirse y diversificarse, dando de alta a la C. María

de Monserrat García Parrazal como persona física con el mismo giro comercial que Materiales
Ixtlixochitl, S.A de C.V. haciendo crecer su cartera de clientes con este cambio.

María de Monserrat, de ahora en adelante “Materiales Monserrat”, adquiere la distribución parcial de

Cementos Cruz Azul; aunque ambas empresas habían estado trabajando de manera simultánea,
Materiales Monserrat es quien captó la mayoría de las ventas de este producto, teniendo como
clientes a importantes constructoras, despachos arquitectónicos y público en general dedicado a la
construcción, creando un gran auge entre los redistribuidores de Xalapa y los alrededores.

A raíz de este crecimiento y redistribución de la cartera, la administración decide reposicionarse

sacando al mercado una nueva razón social: Matsander10, S.A. de C.V. y el 4 de septiembre del
2020 se constituye con la finalidad de fusionar Materiales Ixtlixochitl, S.A. de C.V. y María de
Monserrat García Parrazal, quedando al frente de la administración la C. María de Monserrat García
Parrazal. Costó 3 meses la transición y, finalmente, en diciembre de 2021, MatSander10, S.A. de
C.V. se abre al mercado.

Actualmente MatSander10 tiene toda la cartera de clientes tanto de Materiales Ixtlixochitl, S.A. de
C.V., como de Materiales Monserrat, y se encuentra haciendo cambios en procesos administrativos
y de personal, para agilizar y optimizar el funcionamiento de la empresa.

Gracias a la visión y al liderazgo de su nueva Directora General, la C. María de Monserrat García

Parrazal la empresa ha comenzado su camino a la modernización, promoviendo la transformación
interna que requiere la administración, mejorando así la atención al cliente, las ventas, el manejo de
inventarios y otros procesos en aras de ser competitivos en el mercado en el que se desenvuelven.

1.2 Objetivo General

El presente manual representa un instrumento que servirá de apoyo en el proceso de reconstrucción

organizacional, además de proporcionar la información necesaria sobre cada uno de los puestos que
la organización requiere, sus funciones generales y las actividades a desempeñar en cada uno de
ellos.

1.3 Objetivos específicos

1. Presentar una visión en conjunto de la empresa.

2. Facilitar el estudio de sus problemas organizativos.
3. Identificar las responsabilidades de cada puesto.
 4. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para evitar duplicidad y
omisiones.
5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo
6. Servir como guía para la capacitación de personal de nuevo ingreso.
7. Facilitar la inducción de personal.
8. Optimizar el aprovechamiento de los recursos de la empresa.
9. Servir como standard de medición de la eficiencia en el desempeño de cada puesto.

1.4 Filosofía empresarial

Para Matsander10, S.A de C.V. y su nueva administración, es muy importante contar con una
identidad que haga que su personal se sienta parte de la empresa y reconozca los valores
empresariales, su misión y su visión, y la haga propia.

La filosofía que se construye en esta nueva etapa de transformación organizacional pretende dar
formalización a la estructura y que esta, a su vez, genere un impacto positivo en sus clientes, lo que
se traduce en una imagen positiva que potencialice el prestigio de la empresa.

1.4.1 Misión

Comercializar productos para la industria de la construcción al mejor precio y con la mejor logística
de entrega en cuanto a tiempos y calidad en el servicio, buscando la entera satisfacción del cliente.

1.4.2 Visión

Colocarnos como la empresa líder en venta de materiales para la construcción en Xalapa y sus
alrededores mediante un crecimiento sostenido y fomentar una cultura organizacional socialmente
responsable cumpliendo siempre con estándares de calidad en el servicio.

1.4.3 Valores
 ü Responsabilidad
ü Honestidad
ü Respeto
ü Calidad en el servicio
ü Liderazgo
ü Compromiso
ü Lealtad

1.5 Justificación

La función del Manual de Organización según Rodríguez (1995), es la de detallar la estructura

organizacional de la empresa, explicando los perfiles de puestos, así como la dependencia jerárquica
y la relación entre ellos, las líneas de autoridad, la responsabilidad, las funciones y las actividades
de cada una de las unidades de la organización, incluyendo gráficas de organización y descripción
de los puestos.

Como ocurre con todos los cambios, el cambio en la administración y la alta dirección generó
desestabilidad en la organización, por lo que se hizo necesario desarrollar un manual que le diera
rumbo y clarificara las actividades del factor humano, asignándoles un rol específico, y evitando
duplicidad de funciones o cargas de trabajo excesivas por no estar bien delimitadas sus funciones.

Este Manual se realiza bajo la supervisión y dirección de la administración de la empresa, analizando

en primera instancia la estructura actual prevaleciente para nombrar y jerarquizar los puestos
identificados y distinguir las posibles carencias. Además, servirá como una presentación de la
organización, y como una guía para las personas que laboren en esta empresa, para que tengan
conocimiento del puesto que tienen y las funciones, responsabilidades y actividades que tienen que
realizar para el desempeño del mismo.
CAPÍTULO 2. LA ORGANIZACIÓN

2.1 Organigrama anterior

GERENCIA
GENERAL

ASESORÍA Y
CONSULTA
EXTERNA

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL
Y FINANZAS DE VENTAS DE COMPRAS CLIENTE

RESPONSABLE DE
ALMACÉN

OPERARIOS DE
ALMACEN
2.2 Organigrama deseable
 2.3 Descripción de Puestos

2.3.1 Director General

NOMBRE DEL PUESTO: DIRECTOR GENERAL.

JEFE INMEDIATO: No aplica.

SUBORDINADOS:

• Director Comercial
• Director Administrativo
• Jefe operativo

OBJETIVO DEL PUESTO: Organizar la administración general de la empresa de Matsander10, S.A.

de C.V.

FUNCIONES GENERALES: Planear, organizar, dirigir y controlar todas las funciones y actividades
relacionadas con la eficiencia de la empresa y sus filiales.

UBICACIÓN EN LA EMPRESA:
ACTIVIDADES:

1. Desarrollar los planes estratégicos de la empresa.

2. Coordinar y autorizar todas aquellas inversiones que se requieran para crecer y mantenerse
dentro del mercado.

3. Formular los objetivos estratégicos y políticas.

4. Negociar los acuerdos contractuales.

5. Proteger y defender los intereses corporativos.

6. Representar oficialmente a la empresa, en convenciones, convenios, créditos, cámaras de

comercio, etc.

7. Evaluación de las operaciones de la empresa, y las sucursales.

8. Atender a los asesores externos.

9. Supervisar las actividades realizadas por los subordinados inmediatos.

10. Establecer los lineamientos generales (políticas y reglas) de funcionamiento de la empresa

y las sucursales.

11. Analizar la información proporcionada por cada director y encargado de sucursal en cuanto
a su funcionamiento.

12. Atender a clientes especiales.

13. Atender a proveedores especiales.

14. Realizar otras actividades inherentes a su puesto.

RELACIONES INTERNAS:

¿Con que puesto o área? ¿Para qué?

1 Asesoría contable externa Planeación general, toma de decisiones

financieras.

2 Director Administrativo Control administrativo.

3 Director comercial Elaboración de estrategias de ventas.

4 Jefe operativo Organización de la estructura administrativa y

operativa.

5 Encargados de sucursales Supervisión de sucursales.

RELACIONES EXTERNAS:

¿Con que área/organización? ¿Para qué?

1 Proveedores Compra de mercancía, negociación de precios.

2 Clientes Servicio al cliente, ofertas y promociones

3 Gobierno Permisos y trámites.

4 Instituciones bancarias Pagos, depósitos, préstamos.

HORARIO LABORAL:

8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Observaciones:

Horario flexible.

GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO:

Concepto Descripción Grado

1 Por documentos. En cuanto a expedientes, créditos, Alto
pagos.

2 Por información Ética. Alto

confidencial.

3 Por supervisión. Control de procesos mediante una Alto

efectiva y correctiva supervisión.

4 Por el trabajo de otros. Capacidad de liderazgo. Alto

5 Por relaciones internas Capacidad de negociación con Alto

y externas. empleados, clientes, proveedores.

6 Por recursos Manejar con eficiencia y eficacia el Alto

financieros. capital de la empresa.

PERFIL POR COMPETENCIAS:

ESCOLARIDAD:

Mínima Deseable

Bachillerato Maestría

ESPECIALIDAD:

Óptima Compatible

Administración Contabilidad y Finanzas.

ACTITUDES:

ü Líder
ü Entusiasta
ü Sociable
ü Amable
 ü Comprometido

HABILIDADES:

ü Trabajo en equipo
ü Manejo y facilidad de palabra
ü Gestión y negociación

EXPERIENCIA:

Mínima en Años, meses.

Elaboración de planeación anual 2 años

Elaboración y análisis de presupuesto

Ventas y compras

Marketing

Manejo de Inventarios

Conocimiento sobre procesos de distribución

Conocimientos generales de contabilidad y

administración.

Conocimiento en materiales para la

construcción

DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR:

SI NO x