U.D.

9 – GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA COMPRAVENTA

1. DOCUMENTACIÓN DE LA COMPRAVENTA

En el proceso de compraventa se lleva a cabo la adquisición de productos o servicios necesarios para la actividad de
la empresa y en él se genera documentos para dejar constancia la realización de actividades.

ACCIÓN DOCUMENTO
Se detecta la necesidad de productos o Petición de oferta
servicios
↓
Se recibe información y selecciona el Pedido
mejor proveedor
↓
La mercancía es transportada a las Nota de entrega o albarán
instalaciones del cliente
↓
Si todo está correcto, se factura la Factura
compraventa

2. DOCUMENTOS PREVIOS AL PEDIDO

Documento para solicitar ofertas

Antes de realizar cualquier compra se debe solicitar información para poder elegir la oferta más conveniente para la
empresa. Para ello se puede utilizar cualquier método de comunicación como correos electrónicos o cartas
comerciales y en la redacción se debe de seguir el siguiente orden:

- Identificación de quién escribe y del destinatario.

- Mencionar como se ha tenido la información de la empresa y sus productos.

- Solicitud detallada de sobre el producto o servicio que se necesita.

- Muestra de interés por mantener relaciones comerciales.

- Agradecimiento de antemano por la respuesta.

VER EJEMPLO 1 DEL LIBRO (pág. 190-191)

Documento de oferta o presupuesto

Es el documento que proporciona la información solicitada en la petición de oferta. Este documento suele venir
acompañado de un catálogo de productos con ofertas comerciales.

Presupuesto de obra o servicio

En la realización de obras o en la prestación de servicios como la reparación de un vehículo se entregará antes de su
realización un documento en el que se detalle las condiciones de la operación y los precios aplicables.
Generalmente, se pide su aceptación por escrito para poder comenzar.

HAZ LA ACT. 2 (pág. 211)

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3. EL PEDIDO.

Es un documento que realiza una empresa solicitando bienes o servicios a un proveedor de acuerdo con unas
condiciones previamente acordadas.

El pedido lo expide el comprador y lo envía al vendedor para que lo acepte, se puede enviar por cualquier
medio de comunicación y en él se relacionan las mercaderías que se quieren comprar con la oferta comercial
propuesta para la operación.

TIPOS DE PEDIDO

Según el momento y el tipo de aceptación por parte del vendedor:

- Propuesta de pedido: el pedido está a la espera de ser aceptado por parte del vendedor, que tendrá que
revisar las condiciones propuestas y si las acepta, ya se considerará pedido en firme.
- Propuesta en firme: Si anteriormente a la emisión del pedido, ambas partes han acordado unas condiciones
de compraventa o existe un contrato de compraventa que recoge todas las condiciones, cuando se realiza el
pedido ya se considera aceptado.

CONTENIDO Y FORMATO

1. Identificación de las partes: ambas partes tienen que estar identificadas incluyendo su NIF.
2. Datos del documento: nº de documento y fecha de emisión.
3. Condiciones: plazo y lugar de entrega, forma de envío, condiciones de pago y observaciones (gastos,
descuentos, etc).
4. Datos de la mercancía: código del producto, cantidad, descripción del producto, precio unitario y total de
cada producto.
5. Firma: muestra el compromiso de las partes.

FORMULARIO DE PEDIDO

Se deben realizar dos copias para ambas partes, incluso pudiendo hacer una tercera para archivar y controlar las
operaciones comerciales.

VER EJEMPLO 2 DEL LIBRO (pág. 193)

HAZ LA ACT. 3 (pág. 211)

EXPEDICION DE LA MERCANCÍA

El proveedor tiene que enviar la mercancía al comprador por los medios de transporte acordados, sea con medios de
transporte propios o mediante empresas de transporte externas.

EL CONTRATO DE TRANSPORTE: LA CARTA DE PORTE

El contrato de transporte de mercancías es aquel por el que el porteador se obliga frente al cargador a trasladar las
mercancías de un lugar a otro y ponerlas a disposición de la persona designada, a cambio de un precio.

Partes que intervienen:

• Cargador: quien contrata en nombre propio la realización del transporte, este suele coincidir con el
proveedor.
• Porteador: quien está obligado a realizar el transporte, el transportista.

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 • Destinatario: la persona a quien el transportista debe entregar las mercancías en el lugar de destino, suele
ser el comprador.

La carta de porte es el documento que materializa el contrato de transporte por carretera y tiene las siguientes
características:

- Lugar y fecha de emisión

- Nombre y dirección del cargador y porteador.
- Lugar y fecha de la recepción de la mercancía por el porteador.
- Lugar y fecha prevista de entrega de la mercancía en destino.
- Nombre y dirección del destinatario.
- Información de la mercancía como bultos, cantidad (peso u otra unidad).
- Precio del transporte y quien lo paga:
o Portes pagados: a cargo del cargador.
o Portes debidos: a cargo del destinatario cuando no se pagan inmediatamente de la descarga.
o Contra reembolso: a cargo del destinatario cuando se pagan en el momento de recepción de la
mercancía.

VER EJEMPLO 3 DEL LIBRO (págs. 195-196)

HAZ LA ACT. 4 (pág. 211)

4. EL ALBARÁN

Cuando el vendedor envía la mercancía al comprador, la envía junto con el albarán, que es el documento que
justifica la entrega de la misma.

El albarán es un documento emitido por el vendedor en el que se relacionan las mercaderías enviadas y que se
adjunta al envío del pedido con la finalidad de acreditar la salida de la mercancía del almacén y su entrega al
comprador.

CONTENIDO Y FORMATO

El documento del albarán debe contener los siguientes datos:

Identificación de las Datos identificativos del proveedor con NIF

partes Datos identificativos del comprador con NIF
Datos del documento Número de albarán y fecha de emisión
Datos de la mercancía Código del producto, cantidad, descripción detallada, precio
unitario e importe total
Condiciones de la venta Lugar de entrega, identificación del transportista, número de
bultos y observaciones
Firma Para mostrar la conformidad del cliente con la entrega

Se emiten 3 ejemplares (original y dos copias):

- Original y copia que ha de firmar el comprador, él se queda el original y la copia firmada se entrega al
transportista.
- Otra copia para el vendedor.

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TIPOS DE ALBARÁN

• Albarán sin valorar: no se valora económicamente solo aparece la descripción de la mercancía.

Normalmente se suele hacer llegar la factura en ese momento, ya sea físicamente o de forma online.
• Albarán valorado: incluye el importe unitario de los productos entregados y el importe total, también se
pueden incluir los impuestos aplicables.

VER EJEMPLO 4 DEL LIBRO (pág. 198)

HAZ LA ACT. 5 (pág. 211)

5. LA FACTURA

CONCEPTO Y FUNCIONES

La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa de bienes o la prestación de

servicios. La emite el vendedor o persona que presta el servicio, a cargo del comprador.

Los empresarios y profesionales deben emitir facturas por las operaciones que realicen y conservar una copia. Estos
son los casos en los que es o no obligatorio:

Supuestos obligatorios Supuestos no obligatorios

El destinatario sea empresario o profesional En determinadas operaciones exentas de IVA
Si el destinatario lo exige En operaciones de empresarios acogidos al recargo de
equivalencia.
En las exportaciones exentas de IVA En operaciones de empresarios acogidos al régimen
simplificado de IVA.
En las entregas intracomunitarias de bienes exentas de Las autorizadas por el Departamento de Gestión
IVA Tributaria de la Agencia Tributaria.
Si el destinatario es una Administración Pública o En operaciones de empresarios acogidos al régimen
persona jurídica que no actúe como empresario especial de agricultura, ganadería y pesca.
En determinadas ventas de bienes que tengan Las operaciones financieras y de seguros con algunas
instalación o montaje. excepciones.
En ventas a distancia y ventas de bienes de impuestos
especiales como alcohol, tabaco o gasolina

FORMA Y REQUISITOS

Toda factura debe contener una serie de requisitos:

 Número y serie (si tiene). La numeración de las facturas debe de ser correlativa.
 Fecha de expedición.
 Nombre, apellidos, número de identificación, domicilio y razón social, tanto del que expide la factura como
del destinatario.
 Descripción de las operaciones, base imponible del impuesto, incluyendo el precio unitario de dichas
operaciones, así como cualquier descuento o rebaja no incluido en el precio.
 El tipo impositivo aplicado.
 La cuota tributaria que se repercuta que debe estar por separado.
 La fecha en que se hayan efectuado las operaciones, se haya recibido el pago anticipado, si es diferente a la
de facturación.

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* NOTA: si se aplican diferentes tipos impositivos, deberán aparecer por separado las bases imponible en las que se
va a aplicar cada uno de ellos.

Factura simplificada

Es un tipo de factura más abreviada que se puede expedir en determinadas operaciones autorizadas por la Agencia
Tributaria . Es este tipo de factura no es necesario incluir los datos del destinatario de las operaciones y aparece el
importe total de la contraprestación, el tipo impositivo y opcionalmente puede aparecer “IVA incluido”. Respecto a
las operaciones facturadas no es necesario hacer una descripción completa de ellas, solo con identificar el tipo de
bien o servicio prestado es suficiente.

PROCESO DE CÁLCULO DE LA FACTURA

VER FIGURA/ESQUEMA PÁG 202 DEL LIBRO

Para el cálculo de la factura hay que tener en cuenta una serie de aspectos como:

- Se deben agrupar los productos según cuántos tipos de IVA se van a incluir en la factura, ya que cada uno
debe tener su base imponible.
- Hay que considerar los descuentos y los gastos que se deben incluir, ya que por ejemplo en el caso de
suplidos, éstos se deben incluir en el total de la factura pero no en la base imponible. Un ejemplo de suplido
es el pago de las cuentas anuales que la asesoría realiza en el Registro a nombre del cliente y que éste
deberá pagarle posteriormente.

VER EJEMPLO 5 DEL LIBRO (pág. 203)

VER EJEMPLO 6 DEL LIBRO (pág. 204) “Factura con dos tipos de IVA”

VER EJEMPLO 7 DEL LIBRO (pág. 205) “Factura con recargo de equivalencia”

HACER ACT. 6 (pág. 211)

TIPOS DE FACTURAS

Factura electrónica Es aquella que se ajusta a lo establecido y que ha sido expedida y recibida en
formato electrónico. Su expedición está condicionada a que el destinatario haya
dado su consentimiento.
Factura recapitulativa Es un documento que permite incluir en una sola factura distintas operaciones
realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que sean
dentro del mismo mes natural.
Factura rectificativa Es un documento que se genera para reflejar alguna corrección en la factura
ordinaria o alguna devolución de mercancía.
La factura rectificativa es obligatorio cuando:
- La factura original no cumpla alguno de los requisitos.
- Se haya producido modificación en la base imponible por devolución de
envases, por descuentos y bonificaciones posteriores.
- Se haya repercutido incorrectamente las cuotas impositivas.
* Si la causa de la modificación de la base es por devoluciones de envases, no es
necesario hacer la factura rectificativa, ya que se puede restar el importe en
una factura posterior.
Factura proforma Es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada de
una venta que si es aceptada por el comprador, será origen de un contrato de
compraventa. Se suele utilizar en el comercio internacional.
El formato es el de cualquier factura pero indicando que es proforma

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VER EJEMPLO 8 DEL LIBRO (Pág. 207) “Factura rectificativa”

HACER ACT. 7 (pág. 211)

PLAZOS DE EXPEDICIÓN DE LAS FACTURAS Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN

Según el Código de Comercio las facturas deben conservarse durante 6 años a partir del último asiento realizado en
los libros.

A efectos del IVA, la Ley del IVA establece la obligación de conservar las facturas 4 años.

VER CUADRO DEL LIBRO (pág. 208) “Plazos de expedición de las facturas”

6. LOS LIBROS DE REGISTRO

Los empresarios y profesionales sujetos a IVA deben llevar una serie de libros de registro obligatorios, para poder
realizar la autoliquidación del impuesto de forma precisa y que la Administración pueda comprobar la veracidad de
las declaraciones. En estos libros de debe incluir:

- Las operaciones realizadas.

- El importe total del IVA repercutido.
- El importe total del IVA soportado.

Los libros de registro son:

• Libro registro de facturas expedidas.

• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

HAZ LAS ACTIVIDADES 1, 2, 3 y 4 (pág. 212)