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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SANTO DOMINGO
FACULTAD DE HUMANIDADES DIVISIÓN DE POSTGRADO Y EDUCACIÓN PERMANENTE ESCUELA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
MAESTRÍA EN COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA Y RELACIONES PÚBLICAS
Diagnóstico de Comunicación del Archivo General de la Nación (AGN)
Tema
Investigación Diagnóstica en Comunicación y Relaciones Públicas
Asignatura
Laura Valdez Merán
Gloria Migueludis Calderón Ariel Eduardo Cabral Pimentel José Daniel Candelario de la Cruz Manuel Antonio de León
Sustentantes
Mtro. José David Contreras
Docente
Santo Domingo, República Dominicana
Domingo 28 de enero, 2024 Fecha de entrega INTRODUCCIÓN ¿QUÉ SABER DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN)?
Fachada del Archivo General de la Nación (AGN)
El Archivo General de la Nación (AGN) es la principal institución archivística del
país, donde se custodian documentos que datan desde la fundación de la
República Dominicana, así como otros heredados de la época colonial, que
forman una parte significativa del patrimonio documental del país.
El AGN tiene la doble función de ser archivo intermedio y archivo histórico de la
administración pública. Además, como archivo general, le corresponde la
protección de todo tipo de documentos de origen público y privado de interés
para la memoria cultural e histórica nacional.
Este valor histórico patrimonial de documentos antiguos que preserva el AGN
con originalidad desde 1606, los cuales han sido producidos por instituciones
establecidas desde la época colonial, es una riqueza incalculable.
El Archivo General de la Nación ya tiene aproximadamente 28 millones de
documentos digitalizados. Cuenta con una biblioteca que posee más de cien
mil libros disponibles para todo público y se han digitalizado tres millones de
fotografías y en la biblioteca digital se agregaron 1,760 títulos durante el año
2022, con los que suman 10,758 los libros que están disponibles para los
usuarios.
La hemeroteca digital cuenta con 1,165 artículos de varias revistas que pueden
ser consultadas, mientras que se emitieron 872 certificaciones sobre
informaciones registradas en los documentos que custodia esa institución
encargada de los archivos históricos de la nación.
“Desde el Archivo de la Nación se hace todo lo que esté al alcance para
acercar a la cultura a jóvenes y a los niños”, destacó su director, el historiador
Roberto Cassá.
Historia
El 23 de mayo de 1935 fue creada la Ley de Organización del Archivo General
de la Nación, núm. 912, promulgada por el entonces dictador Rafael Leónidas
Trujillo, con la cual se constituyó dicha institución. Luego, el 2 de julio, se votó
su Reglamento Interno, mediante el Decreto 1316.
A partir del año 2000 y por disposición en la Ley 41-00, la entidad quedó
adscrita al Ministerio de Cultura (otrora Secretaría de Estado). Sin embargo,
debido a la promulgación de la Ley General de Archivos 481-08 y del
Reglamento de Aplicación contenido en el decreto 129-10, el AGN se ha
convertido en una entidad de derecho público, con personalidad jurídica,
autonomía funcional, estructura y patrimonio propios que garantiza sus
funciones básicas de recibir, organizar, conservar y difundir el patrimonio
documental de la nación.
Desde el 2005 y por iniciativa del presidente a la sazón, Leonel Fernández, la
institución inició un proceso intensivo de renovación a fin de rescatarla de más
de cuatro décadas de abandono y postergación, según recoge la página web:
https://agn.gob.do/
De acuerdo con el portal en línea, se han emprendido, asimismo, procesos de
modernización para transformarla en un efectivo instrumento al servicio del
Estado para la toma de decisiones y de los ciudadanos como custodio y
garante de sus derechos.
El Archivo General de la Nación está configurado en diversos departamentos,
según sus funciones. Estos son:
Departamento de Hemeroteca y Biblioteca
Departamento de Materiales Especiales
Departamento de Referencias
Departamento del Sistema Nacional de Archivo e Inspectoría
Departamento de Descripción Departamento de Conservación y Servicios Técnicos
Departamento de Investigación
Departamento Administrativo Financiero
Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación
ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Fuente: AGN. OBJETIVOS Objetivo General:
Analizar la figura comunicacional utilizada por el Archivo General de la
Nación (AGN).
Objetivos Específicos:
Entender la competencia y atribuciones del Archivo General de la
Nación.
Conocer la operatividad del Archivo General de la Nación y su
institución.
Discernir las funciones Archivo General de la Nación, como entidad de
soporte histórica y sus características.
Señalar el funcionamiento de los canales de comunicación utilizados por
Archivo General de la Nación.
MARCO TEÓRICO
ANÁLISIS FODA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN)
Fortalezas:
Excelente organización a nivel departamental.
Programas de capacitación y especialización constante a los empleados. Credibilidad y respeto institucional. Programas culturales en escuelas y universidades. Tecnificación y modernización. Ley General de Archivos. Modernos aparatos y programas tecnológicos. Buen sistema de digitalización de documentos.
Oportunidades:
Crecimiento de la empleomanía. Mejora de salarios. Presupuesto para proyectos. Mayor conocimiento de la institución a nivel externo. Mayor visibilidad en los medios de comunicación.
Debilidades:
Poco conocimiento de la institución, su misión y visión, a nivel externo.
Comunicación limitada. Bajo presupuesto. Vulnerabilidad del Estado. La carrera técnica en archivística aún no ha sido reconocida por el Estado de manera pública. Espacio físico limitado. Pocos archivos centrales regionales.
Amenazas:
Incertidumbre ante cambios de gobiernos.
Inclemencias del tiempo que pudieran afectar la planta física y los archivos. CONTEXTO DE LA INSTITUCIÓN
Misión
Cumplir el mandato otorgado por ley como órgano rector del Sistema Nacional
de Archivos, de dirigir y controlar la política archivística y de organizar,
conservar, custodiar y difundir el patrimonio documental de la nación, al ofrecer
servicios culturales que garanticen los derechos de accesibilidad a la
ciudadanía, la eficacia administrativa y la investigación histórica.
Visión
Ser una institución de alta competencia en la operatividad y calidad en los
procesos archivísticos, que contribuya a su consolidación como entidad rectora
para asesorar la gestión, el desarrollo y la optimización de los servicios
documentales del Sistema Nacional de Archivos de República Dominicana.
Valores
Incorporados
● Sentido de Pertenencia ● Responsabilidad
● Integración
● Honestidad
● Respeto
● Profesionalidad
● Lealtad
● Transparencia
Deseados
● Creatividad
● Competitividad
● Innovación
Principales aportes a la sociedad
El AGN es la principal institución archivística del país, donde se custodian
documentos que datan de la fundación de la República y otros heredados de la
época colonial, que forman una parte significativa del patrimonio documental
dominicano.
Tiene la doble función de ser archivo intermedio y archivo histórico de la
administración pública. Además, como archivo general, le corresponde la
protección de todo tipo de documentos de origen público y privado de interés
para la memoria cultural e histórica nacional.
Ofrecen los servicios de: asesoría técnica a instituciones, certificación de
documentos, consulta y reproducción de documentos, fondos y colecciones
digitales, formación y capacitación, fototeca, hemeroteca, venta de
publicaciones, entre otros.
Hipótesis
El Archivo General de la Nación (AGN), institución fundada en 1935, y cuyo
propósito es custodiar documentos que datan de la fundación de la República y
otros heredados de la época colonial, forma una parte significativa del
patrimonio documental dominicano.
El AGN nunca ha estado caracterizado por polémicas ni se ha visto envuelto en
escándalo alguno en la administración pública. Sin embargo, en la actualidad
su principal propósito es ignorado por la sociedad dominicana. El público
externo desconoce a qué se dedica esta entidad estatal.
MARCO METODOLÓGICO (ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS)
De un universo de 298 empleados, que componen el AGN, el grupo 1 decidió
delimitar y escoger una muestra representativa de 15 personas para analizar y
evaluar la comunicación interna de la institución.
Nos basamos como equipo en un sondeo con 13 preguntas cerradas de
selección múltiple. Las encuestas, aplicadas el pasado viernes 12 de enero de
2024, arrojaron los siguientes resultados:
A la pregunta: ¿Qué opinión tienen los empleados del AGN? los 15
participantes respondieron que “excelente”, lo que se traduce en que los
colaboradores del AGN guardan una opinión favorable de la institución para la
cual laboran.
En otro orden, y a la pregunta de que, si el Archivo comunica eficazmente,
13 encuestados respondieron que sí, mientras que otros dos contestaron “No” y
“En proceso” respectivamente. Asimismo, 15 colaboradores coincidieron en
afirmar que el AGN tiene presencia en el ciberespacio, y más
específicamente en las redes sociales.
La situación actual de la institución es comunicada respectivamente a
través de boletines, redes sociales y murales, según las respuestas de los
participantes del sondeo. Cinco personas respondieron boletines; otros cinco,
redes sociales, mientras que el cinco por ciento restante, murales.
Además, los 15 encuestados respondieron que la institución capacita
permanentemente a su empleomanía.
A la pregunta: ¿Cómo es su relación con los compañeros de trabajo?, los
15 participantes respondieron que muy buena.
Otras preguntas:
¿Qué importancia le da a la buena relación entre compañeros de trabajo?
15 respondieron que “muy importante”.
¿Posee el Archivo una política de mejorar sus servicios?
12 sí, Un no; uno en proceso.
¿Conoce usted las principales competencias del Archivo General de la
Nación?
15 respuestas afirmativas.
¿Recibe la institución quejas del público externo?
Nueve respuestas positivas. Seis negativas.
¿Cómo está la motivación del equipo que gestiona el Archivo General de
la Nación?
Buena: 14 respuestas. Regular: Una.
¿Cómo se asignan las responsabilidades a los empleados?
Memorandos: 5 respuestas.
Intranet: 5 respuestas.
Murales: 5 respuestas.
¿Cómo se establecen las políticas de la institución?
De la Rosa, José Miguel. Publicado el 26 de enero de 2023. El Archivo
General se encamina a digitalización de los datos históricos. Recuperado el 12 de enero de 2024 en: https://eldia.com.do/el-archivo- general-se-encamina-a-digitalizacion-de-los-datos-historicos/
Fernández Collado. La Comunicación en las organizaciones. México.
Editorial Trillas. 1991. RECOMENDACIONES
Gestionar un aumento del presupuesto de la institución.
Presupuestar una partida para promocionar en AGN solo en redes
sociales.
Ampliar el personal de la Dirección de Comunicaciones y redes.
Revisar la identidad corporativa del AGN (valorar: Visión y Misión;
cambio de color del edificio).
Promocionar más las fechas históricas y documentaciones importantes
en medios de comunicación tradicionales realizando trabajado sobre las
mismas a los fines de consolidar la imagen del Archivo.
Lograr alianzas estratégicas con las universidades y/o escuelas de
comunicación a los fines de coordinar pasantías en las aéreas de redes
y RRPP.
Aumentar la frecuencia de publicaciones sobre documentos históricos en
periódicos de circulación nacional (podrían firmar acuerdo con
Efemérides Patria con esos fines).
Construir un nuevo edificio acorde al crecimiento y la capacidad
demandada. ANEXOS Modelo de encuesta por selección múltiple para ser aplicadas en el Archivo General de la
Nación (AGN). Nota: Las respuestas serán tratadas con confidencialidad.
1. ¿Qué opinión tienen los empleados del Archivo General de la Nación?
A) Excelente B) pésima C) Regular
2. ¿Comunica eficazmente el Archivo General de la Nación a sus empleados?
A) Sí B) No C) En proceso
3. ¿Posee redes sociales el Archivo General de la Nación?
A) Sí B) No C) En proceso
4. ¿De qué manera se comunica la situación actual de la institución?
A) Boletines B) Murales C) Redes sociales D) Otros E) No hay comunicación
5. ¿Capacita el Archivo en su departamento?
A) Sí B) No C) En proceso
6. ¿Cómo es tu relación con tus compañeros dentro de la organización?
A) Buena B) Mala C) Regular
7. ¿Qué importancia le da a la buena relación entre compañeros de trabajo?
A) Muy importante B) Importante C) Indiferente
8. ¿Posee el Archivo una política de mejorar sus servicios?
A) Sí B) No C) En proceso
9. ¿Conoce usted las principales competencias del Archivo General de la Nación?
A) Sí B) No C) En proceso
10. ¿Recibe la institución quejas del público externo?
A) Sí B) No
11. ¿Cómo está la motivación del equipo que gestiona el Archivo General de la Nación?
A) Buena B) Mala C) Regular
12. ¿Cómo se asignan las responsabilidades a los empleados?
A) Correo electrónico B) Memorandos C) Boletines D) Murales E) Otros
13. ¿Cómo se establecen las políticas de la institución?
A) Llamadas B) Correo electrónico C) chat online D) Redes sociales E) Otros
Vestíbulo del Archivo General de la Nación. Se observa una exposición de importantes documentos
históricos atesorados por la institución.
Fotografía tomada el 12 de enero de 2024.
Exposición sobre el coronel Francisco Alberto Caamaño Deñó en el vestíbulo del AGN.
Fotografía tomada el 12 de enero de 2024.
Colaboradora del Archivo General de la Nación en plenas labores.
Fotografía tomada el 12 de enero de 2024.
Colaboradores del Archivo General de la Nación en labores.
